Conduite et gestion de projet

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France) 1

Conduite et gestion de projet

Comment structurer, conduire et gérer un projet

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)


Prénom

OLM / ONM

Fonction JCE

Profession Expérience de conduite ou de participation à un projet : Oui/Non

PRESENTATION


VOS ATTENTES?????????????


OBJECTIF PÉDAGOGIQUE

A l’issue de la formation les participants seront capables de:- structurer- conduire- gérer

un projet selon une méthode définie.


Le déroulé de la formation

1. Définition de l’environnement projet

2. Le rôle des acteurs du projet

3. Les principaux livrables dans la gestion de projet

4. La gestion de la planification d’un projet

5. La méthode « 3P »


Activité : Que vous évoque la « gestion de projet » ?

?


Quelques termes à définir…

• Qu’est ce qu’un projet ?

• Qu’est ce qu’un objectif ?

• Qu’est ce qu’un chef de projet ?

• Quels sont les avantages de la gestion en mode projet ?

• Qui sont les acteurs d’un projet ?

• Comment gérer le risque ?

• Etc ……


Qu’est ce qu’un projet ?• C’est une façon particulière de traiter un problème ou

un sujet, elle repose sur l’anticipation.

• Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des contraintes de réalisation.

• Un projet a toujours un début et une fin


Qu’est ce qu’un projet ?Exemples de grands projets historiques :

– Le débarquement en Normandie

– Le lancement de la fusée Ariane

– Apollo

– Etc……


Qu’est ce qu’un projet ?

PROJETCOMMANDE

RESSOURCES

OBJECTIFS

PRODUITS

BESOINS


Qu’est ce qu’un objectif ?• Un objectif est une contrainte que l’on va imposer au

projet afin qu’il se réalise dans un cadre donné.

• Un projet comporte 3 niveaux d’objectifs:– Les objectifs de qualité– Les objectifs de temps– Les objectifs de coût.

Temps

Coût

Qualité

Performance

• Un objectif est toujours SMART.


Qu’est ce qu’un objectif SMART ?

TEMPOREL

4Limité dans le temps4Révisable

REALISTE

4Prise en compte de la situation actuelle

4Intégration du contexte de l’objectif

MESURABLE

4Critères internes ou externes

4Quantitatif / Qualitatif

SPECIFIQUE

4Suffisamment précis4Formulé positivement

OBJECTIF

ATTEIGNABLE

4Ambitieux, suppose un effort, un engagement 4Est-il motivant ?


Qu’est ce qu’un chef de projet ?• C’est celui qui est désigné et qui s’engage à

organiser et à fédérer les ressources :

– Humaines– Matérielles– Financières– Temporelles…

Afin d’atteindre les objectifs définis.


C’est quoi un chef de projet ?


Qui sont les acteurs du projet ?

En dehors du chef de projet :

• Le demandeur : le commanditaire,• Les experts,• Les ressources.

L’équipe de projet idéale est hétérogène (Le réalisateur, Le guide, L’ancien, Le sage, Le créatif)


Les avantages de la gestion en mode projet ?• Cela permet de donner un maximum de chances voire toutes les chances au projet d’aboutir.

• L’état d’esprit d’un projet :– Travailler en équipe– Être transparent– Avoir des objectifs SMART– Mesurer et accepter les risques– Rechercher la performance


Comment gérer le risque ? Identifier les risques tout au long du processus

Recenser l’effet ou l’impact du risque avéré

Mesurer et pondérer les risques identifiés (AMDEC, . ..)

Repérer les risques majeurs

Réaliser l’analyse causale des risques majeurs

Mettre en place des moyens de couverture des risques majeurs.


Etude des outils d’un projet => Quelques livrables

• La formulation de la commande => La commande

• La fixation des objectifs => La note de cadrage

• La communication => Le plan de communication

• La planification des coûts => Le planning et budget détaillés

• L’analyse des risques => La grille d’analyse des risques

• La conduite de réunion => Le compte rendu de réunion

• La revue de projet => Le compte rendu de revue de projet

• La présentation du projet => La fiche de reporting

• La gestion des tâches et reporting => La grille de bilan

Activité :


Une pause s’impose


Activité A :VOYAGER AVEC DES MEMBRES DE SON OLM :

Quelles sont les bonnes questions à se poser pour organiser une journée de sortie avec les membres de son OLM ?

• 3 Post-it / personne

• 1 idée / post-it

• 3 mots maxi / post-it

• Ecrire en MAJUSCULE

5 min de préparation


Activité B :Vous venez de finir brillamment un projet. En tant que chef de projet, vous êtes chargé par votre direction d’organiser un évènement convivial pour remercier votre équipe projet.

Quelles sont les 3 premières questions à se poser pour organiser cet évènement ?

• 3 Post-it / personne

• 1 idée / post-it

• 3 mots maxi / post-it

• Ecrire en MAJUSCULE

5 min de préparation


Les 7 bonnes questions de base d’un chef de projet

Le « Q-Q-O-Q-C-C-P »1. QUI : quels sont les acteurs du projet ?

2. QUOI : quelle est la mission, en quoi consiste le projet ?

3. OÙ : quel est le lieu ou les lieux concernés par le projet ?

4. QUAND : quelles sont les dates de début, de fin ?

5. COMMENT : quelles sont les modalités de réalisation ?

6. COMBIEN : quel est le coût ou le budget du projet ?

7. POURQUOI : quel est l’objectif ou la finalité du projet?


Activité : Déballage

Quelles sont les techniques

ou outils de gestion de projet

que vous connaissez ?

5 min d’échanges


Des exemples de techniques et outils de gestion de projet

• PERT : Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project) evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».

• GANT : Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d'un réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s'agit d'une représentation d'un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter graphiquement l'avancement du projet

• MS PROJECT : Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft. MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer le suivi des projets pendant leur réalisation. Project permet ainsi au chef de projet d’assurer une gestion de projet professionnelle, et ainsi garantir le respect des délais et du budget.


La méthode « 3P »3 phases pour 1 méthode

Fabriquer

le produit

Préparer Piloter Progresser

1 2 3

La méthode « 3P »

Temps

Fabriquer

le produit


1 2 3


Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps


PHASE 1 : PREPARER

Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps

Fabriquer

le produit


1 2 3


Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps


PHASE 1 : PREPARER en 7 étapes


PHASE 2 : PILOTER

Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps

Fabriquer

le produit


1 2 3


Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps


PREPARER

PHASE 2 : PILOTER en 2 étapes


PHASE 3 : PROGRESSER

Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps

Fabriquer

le produit


1 2 3


Fabriquer

le produit


1 2 3


Temps


PROGRESSER

PHASE 3 : PROGRESSER en 1 étape

PILOTERPREPARER


Objectifs

Planning

Risques

P1

Reporting

Réalisé

P2 BilanP3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Objectifs

Planning

Risques

P1

Reporting

Réalisé

P2 BilanP3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3 phases pour 1 méthode : CONCLUSION DE LA METHODE


Activité : Travail en sous-groupe EXEMPLE DE PROJET

Organiser un voyage des membres de ton OLM pour

participer au prochain congrès mondial JCI.


Les 10 points à retenir

Conduite et gestion de projetComment structurer, conduire et gérer un projet


1. Un projet est un ensemble fini qui a un début et une fin.

2. Le chef du projet s’engage sur l’atteinte des objectifs.

3. 80% des échecs sont liés à des objectifs pas clairs ou à

des rôles mal définis.

4. Le triangle de la performance est composé des objectifs

de Qualité, de Coût et de Temps.

5. L’état d’esprit d’un projet doit être centré sur l’état

d’esprit d’équipe et l’atteinte des objectifs.

Les 10 points à retenir (1/2)


6. La gestion de projet nécessite la mise en œuvre des

techniques de gestion de temps, de gestion des

ressources humaines.

7. Il vaut mieux peu de ressources pour un projet que

beaucoup de ressources partagées avec d’autres

projets.

8. Tous les acteurs du projet ont un rôle important.

9. La documentation est primordiale.

10.Le temps passé sur un projet est un gain de temps pour

les projets suivants.

Les 10 points à retenir (2/2)


EVALUATIONQU’EN PENSEZ - VOUS ???


Misaotra

Conduite et gestion de projet

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