Animation, communication, travail d’équipe

Manip. Freemind, outil de représentation graphique des idéesAnimer une réunion…etc

Françoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015)1

2

La communication du projet

Vendre son projet S’assurer de l’appui du commanditaire tout au

long du projet Informer l’équipe projet et les acteurs

concernés Pallier aux risques et freins (humains le plus

souvent)

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Définir les axes, cibles et moyens de communication

Mettre en place tous les canaux d’échanges d’informations entre les acteurs.

Promotionnelle Opérationnelle

Informative

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Ce plan doit respecter la politique, stratégie et tactique de communication définies au préalable

Afin de renforcer le caractère unique et fédérateur du projet :

L’identifier avec nom + logo (l’ensemble des documents du projet doivent être identifiés par l’ensemble des acteurs – nom + logo doivent y figurer)

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Phase 6 : Pilotage

Etapes : Lancement - Réalisation

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1/ Lancement Cette phase de pilotage

nécessite le moins de dépenses de ressources.

L’energie se concentre sur la réalisation du produit

Gde régularité ds la gestion de la doc + gde discipline dans la prépa et tenue des réunions

C’est le moment où le plan de com va être mis en oeuvre

Clef du projet = mobilisation des acteurs /motivation

Lancer la réalisation

Mettre en oeuvre le plan de communication

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Lancer la réalisation Une réunion de lancement au niveau des acteurs

opérationnels (équipe projet)

Une réunion d’information

La communication des documents -dernière version- (planning, note de cadrage, plan de com ou PC)

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Mettre en oeuvre le plan de communication Entre mise au point du PC et démarrage de phase

réalisation, le comportement des acteurs peut évoluer prévoir chgts possibles

Lancer la mise en oeuvre des actions de com. prévues au début de cette phase (et préparer celle de toutes les actions qui vont se réaliser pdt la phase de pilotage)

Communiquer ni trop tôt ni trop tard

Ne jamais oublier qu’une mauvaise communication agit directement sur les acteurs, leur motivation et donc sur le projet et les objectifs

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Actions à entreprendre pour cela

Vérifier si le PC est toujours d’actualité

Ajouter ou supprimer des actions de communication

Valider l’impact sur la planification

Communiquer aux acteurs principaux les modifs

Faire valider au commanditaire ou au Comité de pilotage

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2/Piloter la réalisation du produit Récupérer l’info concernant

ce qui a été réalisé (“reporting”)

Intégrer ce qui a été réalisé dans les documents de suivi

Comparer ce qui a été prévu et ce qui a été réalisé

Planifier les réajustements éventuels

Les communiquer

Et en plus…..

Management de l’équipe projet

MAJ de la planification

MAJ de la documentation projet

Mise en oeuvre des réunions prévues dans le PC

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2/Piloter la réalisation du produit

Observer

Comparer

Intégrer

Enregistrer

Réajuster

Communiquer

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2/Piloter la réalisation du produitActions à entreprendre Conseils

Mettre à jour de manière régulière les outils de cartographie des ressources humaines

Réajuster en permanence la stratégie de communication

Phase difficile = tenir les bonnes résolutions prises pdt la phase de prépa. et respect des engagements pris.

Recadrer rapidement les ressources qui dérapent (retard..) car le projet est piloté.

Un chef de projet à l’écoute (ressources humaines, cas individuel)

Pas de décision hâtive ! Conserver le caractère formel

des réunions même si sympathie /acteurs

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Organiser des réunions efficaces

Source : R. Bachelet cours Outils basiques

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1/ Participants / Rôles à tenir

La réunion va-t-elle se dérouler ?- Fixer une date ni trop ni trop tard p.e via DOODLE…avec les bons participants ?- Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Pourquoi investit-on du temps ?- Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4 de préparation- Avant de commencer, balayer les objectifs de la réunion Deux rôles à tenir - L’animateur est le garant de l’efficacité/temps et de l’OJ- Le secrétaire rédige et envoie le compte rendu Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?- Un compte rendu doit déboucher sur des objectifs d’actions précis

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2/Qu’est-ce qu’un bon objectif ?CAMERA Cadré (spécifique,

précis, défini) Approuvé, consensuel Mesurable, critère de

validation donné Échéance précise dans

le temps, daté Réaliste, faisable …mais Ambitieux

Cf objectifs SMART

On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre)

Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « de prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager.

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3/ Quatre types de réunionRéunion technique Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes

du domaine, client… But : approfondir des points précis Séquences : OJ, traitement point/point, objectifs Durée : peut prendre du tps !

Réunion de chantier Participants : avec les encadrants, le comité de pilotage But : présenter l’avancement Séquences : OJ, présentation, questions, (délibération), bilan Durée : jamais plus d’une heure

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3/ Quatre types de réunion

Réunion interne :- Participants : toute

l’équipe projet- But : suivre l’avancement- Séquences : OJ,

traitement point/point, objectifs

Stand-up meeting- Participants : membres

disponibles- But : faire un point rapide- Séquences : tour de

table, traitement pt/pt, objectifs

- Durée : très courte

Contrôle : le travail étant réparti au sein de différents pôles, chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine.

Entre-aide : En cas de blocage, la réunion permet d’exprimer le pb et l’ensemble du groupe cherche à résoudre la situation.

2 fois/semaine – le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages

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4/ Les comptes-rendus de réunion

1/Contenu- Informations, décisions, actions

2/Conseils- Modèles de comptes rendus

- Voir fiches pratiques utilisables via google docs (partageable, modifiable)

- En mind map au format Freemind, flash, Mindmeister (payant)

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Le compte-rendu, les « plus » La cohérence : le modèle CR est standard Les objectifs sont détaillés (voir modèle « Todolist »)

- Responsable / livrable concret et précis /date de fin/charge de travail …

Suivi : Commencer par balayer la « todolist » en cours La simplicité : si les CR sont courts, plutôt que de multiplier

les fichiers morcelés, les enchaîner sur le même doc. partagé La rapidité d’action : le CR est envoyé aux participants et

aux absents sous 48h- L’approbation est demandée …par défaut (si nécessaire merci de bien vouloir amender avant le XX/XX)

Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez utiliser le modèle : check-list : efficacité d’une réunion projet

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21

Représentation graphique des idées

Mindmap et cartes conceptuelles

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Le mind map (source cours en ligne : Rémi Bachelet http://gestiondeprojet.pm )

Une carte conceptuelle (concept map en anglais), dont la variante simplifiée est la mind map ou carte heuristique, est un diagramme qui représente les liens entre différents concepts. En gestion de projet, elle permet d’animer des brainstorming ou des réunions.

Mieux travailler individuellement et en groupe sur des sujets complexes.

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La carte conceptuelleObjectifs d’une carte conceptuelle :

Représenter et organiser l'univers d’une question de départ, d'un texte…

Fournir une image plus «parlante» pour l'esprit, quand le langage écrit et oral atteint ses limites.

Faciliter l'apprentissage et l'appropriation de concepts difficiles

Travailler en groupe et communiquer ses idées en public

Deux types de cartes : en graphe = Carte conceptuelle / Concept map en arbre = Carte heuristique / Mind map

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Chapitre 1 : Fondamentaux des cartes

conceptuelles

Qu’est-ce qu’une carte conceptuelle ? Le résultat attendu

Comment évaluer sa qualité Types de cartes selon leur forme générale

Chapitre 1/3

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La carte conceptuelle : quoi, pourquoi ?

Carte conceptuelle

Représentation graphiqueest

Concept(s)

1 individu ou +

composée de Perçu(s) par

dépasser les limites descriptives du langage

parlé et écrit

Structurer / hiérarchiser un grand

nombre d’infos

Permet de

relations interconnectés

Cerveau gauche + droit sollicite

AnalytiqueLogico-déductif

abstractionlangage

synthétique

globalactionimagesFonctionne en mode

créativité

compréhension

mémorisation

Ce qui favorise

Schéma par Caroline Verzat

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Évaluer une carte conceptuelle

Bonne carte conceptuelle

concept(s)si

pertinents

bien sélectionnés

Pas d’oubli importantHierarchisés général

spécifique

Qualité visuelle

Regroupés par équivalence

Bien organisés

Schéma équilibré

liensPas

d’oubli importan

t

nature du lien

bien repéréspertinents

sont

=

et si sont

=

causalité

subordinationexemple

attribut

condition

….

peut être

double portée Explication du

contexte

générique (transférable)

=

ont

et si

Couleurs, gras, encadrés, images… faisant ressortir la

structure

Deux conditions

explicitent

Schéma par Caroline Verzat

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La structure des cartes reflète un type de théorie explicative

« chaîne »

Raisonnement séquentiel et

causal

« étoile »

« réseau »

Acquisition de connaissances

cloisonnées

Interconnexion des concepts

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Chapitre 2 :Développer et présenter une carte conceptuelle

Aspect général d’une carte basique bien présentée

Énoncé d’une proposition et choix des mots de liaison

Méthode de conception par étapes

Solution logicielle proposée Exemples de cartes

Chapitre 2/3

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Aspect général d’une carte basique

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Une carte plus sophistiquée

Cours de méthodologie de la recherche : Carte source au format VUE

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Propositions(unités de sens)

Concept (un nom)

... affecte ... ... cause ... ... contredit ... ... dépend de ... ... est associé avec ... ... est ... ... est composé de ... ... est un intrant de ... ... est un phénomène de ... ... est un symptôme de ... ... est une condition pour ... ... est une conséquence de ... ... est une manifestation de ... ... est une partie de ... ... est une propriété de ... ... inclus ... ... influence ... ... produit ... …

Concept (un nom)

Mot de liaison (un verbe)

Deux propositions1) Les ondes transportent de l’information2) Les ondes transportent de l’énergie

Diapositive reprise de André Laflamme

Cartes conceptuelles, proposition de mots de liaison « L’analyse des relations » de Christian Barette, 2002

Énoncé d’une proposition

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Méthode de conception par étapes1. Élaborez et faites valider la question de départ à laquelle

votre carte conceptuelle tentera de répondre. Claire et précise Pertinente/utile Ciblée : faisable / temps et connaissances disponibles

2. Recensez les concepts Généraux associés à la question de départ, Puis les concepts plus spécifiques par ex. ceux associés, non à la

question de départ, mais qui permettent de détailler les concepts généraux .

3. À partir de cette liste, établissez le schéma d’ensemble de la carte.

Regroupez et hiérarchisez les concepts.

4. Reliez les concepts entre eux pour former des propositions.

Validez pour que cela fonctionne selon différents sens de lecture.

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Méthode de conception par étapes(suite)5. Enrichissez en ajoutant des exemples ou des ressources

url, images, etc..

6. Révisez votre travail ajout de sous-concepts, de relations, boîte pour faire des regroupements, forme, couleur et taille de police unique pour tous les exemples.. donner un titre « accrocheur » à la carte

7. Imaginez étape par étape la manière dont vous allez présenter la carte et préparez la réponse aux questions/objections prévisibles.

8. Présentez et partagez votre carte conceptuelle

N’oubliez pas ! une bonne carte ce n’est pas juste des relations entre des concepts, une bonne carte « raconte »

quelque chose, elle expose une thèse

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Thomas Briand

Carte au format LUCIDCHART

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Chapitre 3 : Les cartes heuristiques ou mind maps

Une alternative aux cartes conceptuelles

Brainstorming, Prise de notes Gestion de projet

Solutions logicielles Exemples

Chapitre 3/3

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Les cartes heuristiques• ≠ du modèle relationnel, • représentation hiérarchique de la mind map• Plus rapide : une seule relation = la décomposition

• Utile pour mettre des idées au clair lors d’une réunion, faire un brainstorming, analyser rapidement un problème …

Schéma : source

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Exemple plus développé

Mind map de brainstorming de définition de projet en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et éditable au format Freemind

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Réaliser vos Mind maps

La solution idéale est Freeplane  : C'est un logiciel libre et multi-plateformes. Une alternative « cloud computing / groupware » :

MindMeister

Exemples d’utilisation de Freeplane: Mind map de brainstorming de définition de projet (cf. page

précédente). Schéma de compte-rendu de réunion en pdf, en svg, en flash, sur

Mindmeister et au format Freemind

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Utilisation de Freeplane En édition :

C’est très rapide Déplacer les bulles en les attrapant avec la souris (drag and drop) Entrée : créer une nouvelle une bulle au même niveau Inser : créer une bulle au niveau inférieur

Texte d’une bulle Changer tout le texte d’une bulle : taper un texte lorsque la bulle est

sélectionnée Éditer le texte : F2 Ctrl-k : insérer un lien Clic droit : couleurs etc..

Présentation rapide Mise en forme/mise en forme automatique

En présentation : Cliquez sur un nœud pour ouvrir/fermer les bulles-filles

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WikiMindMap

Carte heuristique automatique Par exemple, de l’article [[carte heuristique]] de Wikipédia

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Conclusion

Conseils

Retour sur les objectifs

Pour en savoir plus Liens et ressources

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ConseilsNe confondez pas carte conceptuelle et mind map

.. et utilisez le bon outil Résumer un texte => mind map Traiter une question complexe => carte conceptuelle

N’oubliez pas de commencer par définir votre question de départ

Claire et précise Pertinente/utile Ciblée : faisable / temps et connaissances

disponibles

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Éventail d’utilisationS’organiser

Réfléchir

Usage collectif

Usage individuel

Se préparer :• Aller à l’essentiel dans

un programme de travail,

• Concevoir une présentation orale ou le plan d’un rapport

Trouver des idées :• Animer un

brainstorming

Apprentissage individuel:• Prendre des notes• Mémoriser, survoler un texte long • Résumer des informations• Chercher des solutions à un

problème

Gestion de projet :• Animer une réunion• Lister les tâches• Répartir le travail• Prioriser, planifier

Communiquer :• Présenter des idées à un

public• Faire un compte-rendu• Clarifier les éléments d’une

négociation

Apprentissage collectif :• Analyser ensemble les

ramifications d’une question complexe

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Pour en savoir plusGuide rapide pour réaliser une carte conceptuelle

Site de Marc Couture A Summary of Literature Pertaining to the Use of

Concept Mapping Techniques and Technologies for Education and Performance Support

La théorie qui sous-tend les cartes conceptuelles et la façon de les construire

https://framindmap.org/, Xmind, Cmap Tools Liste d'outils gratuits de Mind Mapping

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Sources images www.planetecampus.com www.unimedia.fr marcjulie.com la-formation-en-continu.errefom.fr