Plan

Introduction Les types de réunions en fonction de la tâche Avant réunion Pendant la réunion Après réunion Conclusion

Introduction

« Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de

personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un

problème et de prendre des décisions collectivement. »

Les types de réunions en fonction de la tâche

Réunions de discussion:

Obtenir des résultats, des conclusions, des décisions communes.

L’animateur canalise la discussion vers les objectifs à atteindre.

Réunions d’information :

Transmettre de l’information de façon ascendante (interview collective), descendante (conférence), horizontale (mise en commun entre collègues), oblique (responsable ne passe pas par la hiérarchie pour s’adresser à un collaborateur d’un autre département).

L’animateur aura le souci de clarté et de précision.

Réunions de créativité:

Aborder en petits groupes des problèmes de manière différente, trouver des solutions originales.

L’animateur est le catalyseur des idées, et aide chacun à prendre la parole librement. Exemples de techniques d’animations:

brainstorming, …etc. .

Réunions de motivation :

Susciter la mobilisation des participants autour d’un thème, d’une action.

L’animateur est dynamique et enthousiaste, et communique cela.

Réunions de sondage :

Ecouter les avis de chacun pour prendre une décision ultérieure ou tester certains éléments.

L’animateur prévient les généralisations hâtives, et est attentif à l’amplification de la rumeur et aux fuites.

Réunions de formation :

Aborder un thème en vue de l’apprendre ou de faire apprendre.

L’animateur est dynamique, bien préparé, et surtout possède la connaissance à faireacquérir.

Réunion de coordination :

Informer sur l’évolution d’un projet ou d’une activité

L’animateur distribue équitablement le temps de parole des

participants et évite les enlisements possibles des échanges.

Réunion de négociation:

Gérer un conflit entre des membres de groupes différents.

L’animateur distribue le temps de parole de façon équilibrée aux différentes parties, évite les débordements, reste impartial par rapport au conflit.

Avant la réunionAvant la réunion

Opportunité de la réunion:

Quel est l’objectif de la réunion ? Le temps investi équivaut-il à son enjeu ? D’autres moyens?

Réunion téléphonique Lettre informative version papier ou électronique Rencontres individuelles, … Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via Internet)

suffirait-elle

Périmètre de la réunion:

Nombre et qualité des participants  :

Réunir un nombre restreint de participants;Harmoniser le profil des participants.

Durée : la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures;

Ordre du jour  : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés.

Date et réservation de la salle

Une date: Les participants sont disponibles; Au minimum 15 jours à l’avance.

La salle: Capacité de la salle (en terme de places assises) ; Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation

ou d’animation) ; Besoin d’un accès à Internet ; Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo

projecteur).

Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;

Cercle ou polygone Ellipse ou rectangle Hémicycle ou U

Prévenir les participants:

Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant: l’heure de début et de fin de la réunion le lieu:

Transmettre un plan d’accès (les principales facilités: arrêt de bus, gare);

un document préparatoire: situant le contexte, quelques questions clés.

Convocation  : pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé.

Invitation  : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

INVITATION À UNE RÉUNION 1. LETTRE 2. NOTE INTERNE ou MEL

Date de l’envoi

Emetteur

Destinataire

Objet : TITRE DE LA RÉUNION (comportant une indication de l’objectif)

Formule d’appellation

Informations à donner dans des phrases, mises en valeur par la disposition : Lieu, date, heure, durée Réunion organisée par Participants Ordre du jour

- - - -

Préparation nécessaire: Pièces jointes:

Formule de politesse

Signature

De : NOM, Prénom, fonction, service Date : A: M., Mme, Melle, MM. ou Mmes NOM, fonction, service Objet : titre sous forme de résumé (thème et objectif) Informations données sous forme de phrases ou liste Réunion organisée par …, lieu, date, heure, durée Participants Ordre du jour - - - - Préparation nécessaire: Autres informations ou consignes Pièces jointes:

Pendant la réunion

• Les caractéristiques d’un groupe de réunion

•Méthodologie et démarche d’une réunion

Objectif: sécuriser les participants et créer une ambiance détendue, mais de

travail.

1. Prise de contact

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de

permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la

fonction de chaque intervenant.

2. Le lancement

Désignateurs d’un rapporteur: Il est souhaitable de « désigner un

volontaire » pour la rédaction du compte-rendu.

Désignateur de l’animateur

Feuille d’émargement :

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de

mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de

permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement.

Récapitulatif du relevé de décision précédent

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la

réunion précédentes peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour

suivi de l’avancement de leur réalisation.

Rappel de l'ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler

brièvement l’ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet

et les intervenants.

3. Le travail du groupe

Ne pas dépasser 1 heure sans pauseFavoriser la participation de tousFaire le point régulièrement

Mettre à l'aise

Rédiger un relevé de décision

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des

participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises

au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement

passif 

Date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la

présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue

de la ou des réunion (s) suivante (s).

•Les méthodes d’animation:

1) Mode directif: L’animateur décide du plan à suivre; Questions/réponses régulées par l ’animateur

2) Mode non directif: Aucune intervention de l’animateur Le groupe s’auto-régule

•Les comportements

• La gestion des participants

Par le silence:

•La gestion des participants: suite

Par la parole:

•La gestion des participants: suite

Par la position dans la salle:

Faire taire un bavard

Faire parler un silencieux

Faire cesser un aparté

Eviter d’être en face

Se placer en face

Se rapprocher

•La gestion des participants: suite

Par le regard:

Faire taire un bavard

Faire parler un silencieux

Faire cesser un aparté

Eviter de croiser son regard

L’encourager du regard

Réprouver du regard

•La gestion des participants: suite

Par un geste de la main:

Faire taire un bavard

Faire parler un silencieux

Faire cesser un aparté

Arrêter Donner la main Calmer de la main

Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des activités, des propos échangés lors d'une réunion, lors d'une conférence.

Remarque :Nous nous intéresserons ici au compte-rendu de réunion

objectifs  : Acter des décisions

Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux

excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de

pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.

Capitaliser l’information, pour mémoire

Qui l'écrit? Pour qui? Pourquoi? Temps de réalisation Longueur

contenu et structure Identification

Nom et coordonnées du groupe concerné Identification de la réunion (nature, numéro d'ordre, etc.)

Titre du documentDate, heure, lieu Présences, absences, remplacements

contenu et structure Résumé des échanges, discussions et

décisions: Résumé à organiser selon l'ordre du jour qui a été suivi, en

retenant seulement l'information essentielle relativement aux points suivant: Points statutaires d'ouverture

Points faisant l'objet de la réunion

Points statutaires de clôture

Nom du rédacteur du compte rendu

Démarche à suivre

Préparation Assurez-vous de prendre suffisamment

de notes au cours de la réunion Organisez vos notes afin qu’elles soient conformes au

déroulement de la réunion.

Prenez soin de noter les éléments les plus importants :

Prenez beaucoup de notes.

Déterminez les renseignements à rapporter dans le compte rendu

À partir de vos notes, sélectionnez les renseignements

pertinents pour la rédaction du compte rendu.

Si vos notes sont incomplètes, consultez au besoin d’autres

participants de la réunion.

Plan Structurez le compte rendu d'après

l’ordre du jour suivi lors de la réunion

Utilisez l’ordre du jour comme plan général du compte rendu.

Assurez-vous que les sections du compte rendu ainsi que leurs

titres correspondent aux points de l’ordre du jour.

Rédaction Résumez chaque sujet abordé à la réunion.

À partir de la sélection effectuée dans vos notes, rédigez un

court texte à propos de chaque point de la réunion.

Présentation Numérotez les points,

de préférence en conformité avec la numérotation de l'ordre du jour.

Révision Realisez le texte à tête reposée :

une première fois pour le contenu, une deuxième fois pour la langue, l'expression et la présentation.

COMPTE-RENDU DE REUNION

Références : Date :

LIEU ET DATE DE LA REUNION : OBJET DE LA REUNION : PARTICIPANTS : - - - - - - - -

- - - - - - - -

DIFFUSION DU COMPTE-RENDU : (participants + hiérarchie + personnes concernées) - - - - - - - -

- - - - - - - - -

PROCHAINE REUNION : Date : Lieu : Objet : Rédacteur :

Visas :

Modèle depage de garde

Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants,

pour validation.

si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu

final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

Conseil de rédaction il n'est pas nécessaire de rapporter littéralement les propos des

participants.

Il doit y avoir concordance entre la structure du compte rendu de

réunion et l'ordre du jour qui a été suivi lors de cette réunion.

Rédiger le compte rendu au présent de l'indicatif, comme si on suivait

le déroulement de la réunion en direct.

Le rédacteur du compte rendu doit rapporter les faits avec objectivité,

sans faire de commentaires personnels.

Si le rédacteur du compte rendu doit rapporter dans le texte un fait qui

le concerne, il utilise la troisième personne.

MERCI DE VOTRE ATTENTION