Animation de Reunion

of 27 /27
Réunion: Préparation et Déroulement Encadré par : Mme BEZZARI Préparé par Mlles : - AIT OUFKIR Bouchra - BOUKHEIR Sofia - Exposé sur :

Embed Size (px)

Transcript of Animation de Reunion

Expos sur :

Runion: Prparation et Droulement Droulement

Encadr par : Mme BEZZARI Prpar par Mlles : - AIT OUFKIR Bouchra - BOUKHEIR Sofia - OUAHI Asmaa

Introduction 1-Pourquoi la runion? 2-La typologie des runions 3-Bien prparer une runion 4-Fonctions de lanimateur de runion 5-les attitudes de lanimateur 6-les tapes de droulement dune runion 7-Les outils de lanimateur 8-Les problmes les plus frquents Conclusion

introduction

Pourquoi la runion?`

La runion est un instrument de management, elle est un moyen de communication de haut vers le bas et inversement, mais galement horizontale. Elle est un vhicule de diffusion des informations et des directives. Elle est un lien dchange des mthodes et des expriences entre les participants . Elle permet aux participants dcouvrir, analyser et rsoudre un problme .

`

`

`

La typologie des runionsPour classer les runions tout dpend du critre choisi : finalit, nombre des participants, rle des participants, style danimation, importance des changes, etc. Les grands objectifs de runion : ` Informer ` Obtenir de linformation ` Faire se rencontrer ` Organiser ` Crer ensemble ` Rsoudre un problme ensemble ` Ngocier ` Former

La typologie des runionsType de runion runion dinformation descendante La runion dinformation ascendante objectif Informer les participants, faire passer un message Recueillir des informations pour connatre les opinions, les besoins dun groupe rsoudre un conflit, cest une consultation de groupe. droulement sous la forme dun expos auditoire qui coute et qui prend des notes Elle se droule en 3 tapes : - Exposer le thme de linterview, - Aider les personnes du groupe participer - Faire la synthse qui doit recevoir lassentiment de tous. Elle se prsente sous la forme de pots ou de ftes prcdes dune brve allocution

Runion de convivialit

Crer le contact ou resserrer les liens entre les membres dun groupe.

Runion dorganisation du travail

Programmer et coordonner une action dans les dtails : dcider qui fait quoi, ou, quand, comment, etc. Crer quelque c ose de nouveau et utile (produit, service, slogan, etc.). - pporter une solution novatrice un probl me. Poser un probl me de mani re prcise et lui trouver une solution approprie

lle se droule en tapes : - Rappeler les objectifs de laction entreprendre et ltat actuel davancement, - Demander lavis des participants et discuter, - Distribuer les tc es de mani res prcise. Son d droulement dpend de la tec nique utilise : brainstorming, analogie, matrice de dcouverte, etc.

Runion de crativit

Runion de rsolution de probl me

lle se droule en 5 tapes : - Prendre conscience de la situation insatisfaisante, - Dfinir le probl me, - Rec erc er des solutions, - C oisir une (ou plusieurs) solution(s) laide dune grille crit res, - Programmer la (ou les) solution(s) retenue (s). lle se droule en 6 tapes : - Marquer la rupture avec le pass, - ocaliser le probl me, - nalyser les donnes, - Dbattre, - valuer la situation et ormuler laccord ou le dsaccord.

Runion de ngociation

ccomplir un rapproc ement partir de positions opposes et arriver une position commune.

Bien prparer une runionIl y a 9 tapes suivre pour prparer une runion : 1. Dcider de lutilit de la runion 2. Dfinir prcisment les objectifs de la runion 3. Fixer lordre du jour de la runion 4. Choisir les participants de faon pertinente 5. Dfinir le rle de chacun 6. Btir un guide de la runion 7. Prvoir lorganisation matrielle de la runion 8. rdiger la confirmation de la runion 9. senqurir de la participation de chacun

Bien prparer une runionLes participants doivent eux aussi prparer la runion : -Lire les documents prparatoires reues. -Se documenter sur le sujet en fonction de lobjectif. -Demander des claircissements sur lobjectif. -Se renseigner sur le lieu et le temps ncessaire quil faudra pour y accder.

Fonction de production(rsultat) : ` il sagit de rendre le groupe et la runion efficaces afin de Produire des rsultats cest--dire : ` des solutions. ` des dcisions. ` des propositions.`

des informations.

Fonction d'organisation(structurer) : il sagit de : ` Favoriser lexpression de tous dans un cadre structur. Organiser et mettre en forme lexpression Fonction de gestion (grer les individus et les interactions): ` Il sagit de Grer la mise en relation dindividus qui vont ragir selon: ` leur personnalit.` ` `

leurs espoirs. leur position hirarchique

Le regard> Accepter d'tre " sous le regard " des participants > Regarder alternativement chaque membre du groupe > Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : ractions non-verbales des interlocuteurs

La dynamique corporelle> Dplacements > Rythme > Proxmique > Gestes > Prendre un point d'appui, de prfrence mobile (feutre par exemple)

Enonciation> Veiller bien prononcer et articuler > Volume > Dbit : ne pas avoir un dbit trop rapide et mnager des pauses. Les pauses ont le mrite de : - Permettre de reprendre son souffle - D'anticiper ce qu'on va dire - De crer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs

comme ACCUEI

Mettre en confiance, dynamiser, faire la rupture avec les proccupations habituelles

C comme C ARIFICATION

Eviter les oppositions, centrer le travail.

T comme TRAVAI

Atteindre lobjectif

E comme EVA UATION

Vrifier latteinte des objectifs Vrifier le degr de satisfaction des participants Ritualiser la fin de lintervention

1 Accueillir les participants 2 Se prsenter 3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pour l'quipe prsente 4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente 5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion 6 Choisir un secrtaire si ncessaire 7 Dfinir les rgles de fonctionnement 8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart si ncessaire

1 Donner un temps de parole suffisant pour l'expos des faits 2 Instaurer des pauses, des temps de silence 3 Rguler la circulation de l'information 4 Utiliser le jeu du questionnement 5 Solliciter les avis des autres, leurs analyses, inviter prendre la parole 6 Etre et rester l'initiative par le questionnement 7 Rguler les tensions dues aux divergences 8 Reformuler

9 Faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronomtrage de la runion 10 Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet avec tact, mais fermet 11 Faire des synthses 12 Noter au tableau les points d'accord, de dsaccord, le chemin parcouru et le chemin parcourir 13 Ecouter, reformuler, faire rpter 14 Interdire les attaques de personnes 15 Faire clarifier ce qui est dit 16 Proposer une mthode pour examiner une question 17 Conclure

A la fin de la runion :> Faire la synthse du cheminement du groupe et prsenter les conclusions > Prciser ce que la runion va permettre de faire > Rpartir les tches, fixer le planning > Faire l'valuation de la runion la fin de la sance > Remercier les participants pour leur collaboration

Aprs :> Suivre l'application des dcisions > Ne pas parler du comportement des autres, parler de la runion > Procder l'valuation de la runion

Le questionnement Utiliser diffrents types de questions: Questions fermes . Questions ouvertes. Utiliser diffrentes manires d'adresser les questions: Questions diriges. Questions non diriges. Questions en relais.

La ref r

lati

3 t es e ref r lati : Ref r lati rificati . Ref r lati clarificati . Ref r lati er e ce. Les auxiliaires visuels de l'ani ati n

Le tablea . Les tra s are ts ia ra as. L es c e ts a iers

Comment traiter les participants typiques ?Le type aux ides fixes

M. Je sais tout

Le muet volontaire

M. critique tout

Le bavard

Le timide

` `

`

Bien prparez la runion. Soyez sensi le aux dviations, et cherchez les rcuprer en douceur . Vrifiez que la situation a t ien analyse.

Merci pour otre attention