Animer Reunion

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  • 8/13/2019 Animer Reunion

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    Animer une runion

    > Matriser les phases dela runion

    > Matriser le rledanimateur

    > Matriser la diffusion dumessage

    > Matriser les phases de larunion

    - Prparer la runion

    - Ouvrir la runion

    - Matriser le droulement de

    la runion

    - Clore la runion

    > Matriser le rledanimateur

    - Les rles et attitudes de

    lanimateur- Les outils de lanimateur

    - Grer les principaux

    problmes

    > Matriser la diffusion dumessage

    - La parole est dor

    - La technique du voisinage

    7.

    MTHODES&C

    ONSEILS

    7.

    Guide mthodologique du travail en commun

    IAAT20

    05

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Prparer la runion

    C

    ONSEIL

    Prparer une runion, pour en matriser le droulement et atteindre les objectifs fixs.

    Notes

    1 Dfinir l'objectif, la finalit de la runion

    2 Prparer le plan de la runion> Quels sont les points qui doivent tre passs en revue durant larunion, quels sont les points qui demanderont le plus d'attention> Une fois que vous avez dfini les points qui doivent tre traits durant larunion, vous pouvez ensuite tablir le droulement de la runion (mettezde prfrence les points les plus importants en dbut de runion et lesmoins importants en fin de runion : si le temps prvu pour la runion est

    dpass, au moins les points les plus importants auront t discuts)

    3 Prvoir le chronomtrage de la runion

    4 Choisir les participants> Selon le sujet de la runion, faites la liste des participants qui, selonleurs comptences, expriences et intrts, vous semblent importantsd'inviter.> Idalement le nombre de participants se situera entre 5 et 10.

    5 Runir les documents ncessaires et prparer les supports

    visuels6 Choisir un lieu pour la runion

    7 Convoquer les participants> Indiquer avec prcision le lieu et l'heure de la runion, ainsi que l'objec-tif et l'ordre du jour

    8 Le jour j, prparer la salle (chaises, clairage, tableau)

    7.1

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNIONGuide mthodologique du travail en commun

    IAAT200

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    Dans tous les cas, quelques conditions sont indispensables

    pour avoir des runions efficaces :

    > se runir si c'est le moyen le plus efficace

    >ne runir que les personnes comptentes

    >tendre un nombre optimum de participants (3 < 8 < 15)

    >se runir sur un objectif clair et prcis

    >prparer les runions

    >avoir recours un animateur

    >favoriser la participation active de tous

    >avoir une mthode de travail

    >prendre des notes et fixer les prochaines chances et ordre du jour

    >liminer tout contact avec l'extrieur

    >la runion ne doit pas durer plus d'une heure et demie

    (ou prvoir des pauses)

    7.1

    Z oom sur : les conditions pour une runion efficace

    3 tapes cls :

    introduire

    engager et piloter

    conclure

    3 conditions :

    prparation

    animationsuivi

    IAAT200

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION

    Ouvrir la runion

    C

    ONSEIL

    Scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail

    1 Accueillir les participants(laisser le temps au groupe de s'installer)

    2 Se prsenter(puis prsenter chaque membre du groupe si ncessaire)

    3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pourl'quipe prsente

    4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente

    5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion

    6 Choisir un secrtaire si ncessaire

    7 Dfinir les rgles de fonctionnement

    8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart sincessaire

    7.2

    Les mises en train sont des activits rapides utiliser au dbut desrunions. Elles signalent le commencement des activits de l'quipe,prparant le groupe travailler ensemble.ExempleTour de table et auto-prsentation brve de chaque membre de l'quipe ou pr-sentation croises.

    Z oom sur : la mise en train

    Notes

    Guide mthodologique du travail en commun

    SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.Joiner, 1992, np.

    Ordre

    du jour

    IAAT2005

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    7.2

    Z oom sur : les diffrents types de runions

    L'objectif

    est le rsultat

    concret que je

    veux obtenir la

    fin de la runion. Il

    caractrise le type

    de runion et

    induit la mthode

    de travail.

    type de runion comment russir

    Informer Informationdescendante

    > s'appuyer sur des faits> tenir compte de la culture du groupe> faciliter la perception> dgager la logique des informations> rpondre aux questions> conclure

    Sinformer Informationascendante

    > exprimer clairement ses besoinsd'information

    > faire s'exprimer chacun

    > approfondir ce qui est dit> reformuler pour s'assurer d'avoir biencompris

    Trouver des solutions Rsolution deproblmes

    > motiver les gens> respecter la mthode pas pas et

    utiliser les outils de rsolution deproblme

    > amener chacun faire le vide de sesa priori

    > faire dialoguer

    Stimuler des ides Stimulation > adopter des mthodes de stimulationde la crativit (cf. partie 2 du guide)

    > faire s'exprimer les points de vues, lesides> rassurer

    Aboutir un accord Ngociation > faire s'exprimer les points de vue> dfinir les buts de chacun> faire ressortir les points de convergence

    / divergence> inventer des solutions

    Former Formation > s'assurer que chacun possde les pr-requis

    > alterner thorie et pratique> partir de la ralit

    > contrler les acquis

    IAAT2005

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Matriser le droulement de la runion

    C

    ONSEIL

    Conduire la runion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de dpart (temps, ordredu jour)

    Pour cela l'animateur doit :

    1 Donner un temps de parole suffisant pour l'exposdes faits

    2 Instaurer des pauses, des temps de silence

    3 Rguler la circulation de l'information en donnantla parole chacun, en grant les consquences del'ordre choisi et en respectant l'ordre des demandes

    4 Utiliser le jeu du questionnement pour favoriserles interactions et la participation : utiliser le tour detable

    5 Solliciter les avis des autres, leurs analyses,inviter prendre la parole

    6 Etre et rester l'initiative par le questionnement(ne pas prendre position sauf sur les rgles de larunion)

    7 Rguler les tensions dues aux divergences,oppositions, voire conflits : " calmer le jeu "

    8 Reformuler pour vrifier si tout le monde a comprisla mme chose

    9 Faire le point par rapport au cheminement prvu etfaire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronom-trage de la runion

    7.3

    Une runion est un dosage fait 20% de directivit de la part de l'animateur et 80% d'expression desparticipants. L'animateur doit alors pouvoir jouer la fois, son rle de cadre car il fixe les rgles du jeu, maisaussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. L'animateur n'intervient passur le fond, le contenu doit venir des participants.

    10 Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujetavec tact, mais fermet

    11 Faire des synthses

    12 Noter au tableau les points d'accord, dedsaccord, le chemin parcouru et le chemin parcourir

    13 Ecouter, reformuler, faire rpter

    14 Interdire les attaques de personnes

    15 Faire clarifier ce qui est dit

    16 Proposer une mthode pour examiner unequestion :

    > travail en sous-groupes,> recensement des arguments pour, puis desarguments contre,> lister avantages et inconvnients d'une solution,etc

    17 Conclure

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNIONGuide mthodologique du travail en commun

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    Les

    participants

    doivent tre :

    7.3

    Z oom sur : les caractristiques dun groupe

    concerns

    comptents

    motivs

    Le pouvoir > un objectif atteindre

    > la libert de l'atteindre

    La volont > l'envie de l'atteindre et la conscience

    de leur interdpendance

    (ils doivent tre conscients qu'ils ont plus de

    chances de succs unis que seuls)

    Linformation > les ressources pour l'atteindre

    La technique > une mthode de travail

    Pour qu'un groupe existe :

    Les

    participants

    doivent avoir :

    IAAT2005

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Clore la runion

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    Conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant larunion suivante alors que tous les participants sont prsents.

    A la fin de la runion :> faire la synthse du cheminement du groupe

    et prsenter les conclusions

    > prciser ce que la runion va permettre de faire

    > rpartir les tches, fixer le planning

    > faire l'valuation de la runion la fin de la sance

    > remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leurefficacit

    Aprs :> suivre l'application des dcisions

    > ne pas pa