Animer Reunion

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    Animer une runion

    > Matriser les phases dela runion

    > Matriser le rledanimateur

    > Matriser la diffusion dumessage

    > Matriser les phases de larunion

    - Prparer la runion

    - Ouvrir la runion

    - Matriser le droulement de

    la runion

    - Clore la runion

    > Matriser le rledanimateur

    - Les rles et attitudes de

    lanimateur- Les outils de lanimateur

    - Grer les principaux

    problmes

    > Matriser la diffusion dumessage

    - La parole est dor

    - La technique du voisinage

    7.

    MTHODES&C

    ONSEILS

    7.

    Guide mthodologique du travail en commun

    IAAT20

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Prparer la runion

    C

    ONSEIL

    Prparer une runion, pour en matriser le droulement et atteindre les objectifs fixs.

    Notes

    1 Dfinir l'objectif, la finalit de la runion

    2 Prparer le plan de la runion> Quels sont les points qui doivent tre passs en revue durant larunion, quels sont les points qui demanderont le plus d'attention> Une fois que vous avez dfini les points qui doivent tre traits durant larunion, vous pouvez ensuite tablir le droulement de la runion (mettezde prfrence les points les plus importants en dbut de runion et lesmoins importants en fin de runion : si le temps prvu pour la runion est

    dpass, au moins les points les plus importants auront t discuts)

    3 Prvoir le chronomtrage de la runion

    4 Choisir les participants> Selon le sujet de la runion, faites la liste des participants qui, selonleurs comptences, expriences et intrts, vous semblent importantsd'inviter.> Idalement le nombre de participants se situera entre 5 et 10.

    5 Runir les documents ncessaires et prparer les supports

    visuels6 Choisir un lieu pour la runion

    7 Convoquer les participants> Indiquer avec prcision le lieu et l'heure de la runion, ainsi que l'objec-tif et l'ordre du jour

    8 Le jour j, prparer la salle (chaises, clairage, tableau)

    7.1

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNIONGuide mthodologique du travail en commun

    IAAT200

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    Dans tous les cas, quelques conditions sont indispensables

    pour avoir des runions efficaces :

    > se runir si c'est le moyen le plus efficace

    >ne runir que les personnes comptentes

    >tendre un nombre optimum de participants (3 < 8 < 15)

    >se runir sur un objectif clair et prcis

    >prparer les runions

    >avoir recours un animateur

    >favoriser la participation active de tous

    >avoir une mthode de travail

    >prendre des notes et fixer les prochaines chances et ordre du jour

    >liminer tout contact avec l'extrieur

    >la runion ne doit pas durer plus d'une heure et demie

    (ou prvoir des pauses)

    7.1

    Z oom sur : les conditions pour une runion efficace

    3 tapes cls :

    introduire

    engager et piloter

    conclure

    3 conditions :

    prparation

    animationsuivi

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION

    Ouvrir la runion

    C

    ONSEIL

    Scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail

    1 Accueillir les participants(laisser le temps au groupe de s'installer)

    2 Se prsenter(puis prsenter chaque membre du groupe si ncessaire)

    3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pourl'quipe prsente

    4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente

    5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion

    6 Choisir un secrtaire si ncessaire

    7 Dfinir les rgles de fonctionnement

    8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart sincessaire

    7.2

    Les mises en train sont des activits rapides utiliser au dbut desrunions. Elles signalent le commencement des activits de l'quipe,prparant le groupe travailler ensemble.ExempleTour de table et auto-prsentation brve de chaque membre de l'quipe ou pr-sentation croises.

    Z oom sur : la mise en train

    Notes

    Guide mthodologique du travail en commun

    SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.Joiner, 1992, np.

    Ordre

    du jour

    IAAT2005

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    7.2

    Z oom sur : les diffrents types de runions

    L'objectif

    est le rsultat

    concret que je

    veux obtenir la

    fin de la runion. Il

    caractrise le type

    de runion et

    induit la mthode

    de travail.

    type de runion comment russir

    Informer Informationdescendante

    > s'appuyer sur des faits> tenir compte de la culture du groupe> faciliter la perception> dgager la logique des informations> rpondre aux questions> conclure

    Sinformer Informationascendante

    > exprimer clairement ses besoinsd'information

    > faire s'exprimer chacun

    > approfondir ce qui est dit> reformuler pour s'assurer d'avoir biencompris

    Trouver des solutions Rsolution deproblmes

    > motiver les gens> respecter la mthode pas pas et

    utiliser les outils de rsolution deproblme

    > amener chacun faire le vide de sesa priori

    > faire dialoguer

    Stimuler des ides Stimulation > adopter des mthodes de stimulationde la crativit (cf. partie 2 du guide)

    > faire s'exprimer les points de vues, lesides> rassurer

    Aboutir un accord Ngociation > faire s'exprimer les points de vue> dfinir les buts de chacun> faire ressortir les points de convergence

    / divergence> inventer des solutions

    Former Formation > s'assurer que chacun possde les pr-requis

    > alterner thorie et pratique> partir de la ralit

    > contrler les acquis

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Matriser le droulement de la runion

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    ONSEIL

    Conduire la runion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de dpart (temps, ordredu jour)

    Pour cela l'animateur doit :

    1 Donner un temps de parole suffisant pour l'exposdes faits

    2 Instaurer des pauses, des temps de silence

    3 Rguler la circulation de l'information en donnantla parole chacun, en grant les consquences del'ordre choisi et en respectant l'ordre des demandes

    4 Utiliser le jeu du questionnement pour favoriserles interactions et la participation : utiliser le tour detable

    5 Solliciter les avis des autres, leurs analyses,inviter prendre la parole

    6 Etre et rester l'initiative par le questionnement(ne pas prendre position sauf sur les rgles de larunion)

    7 Rguler les tensions dues aux divergences,oppositions, voire conflits : " calmer le jeu "

    8 Reformuler pour vrifier si tout le monde a comprisla mme chose

    9 Faire le point par rapport au cheminement prvu etfaire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronom-trage de la runion

    7.3

    Une runion est un dosage fait 20% de directivit de la part de l'animateur et 80% d'expression desparticipants. L'animateur doit alors pouvoir jouer la fois, son rle de cadre car il fixe les rgles du jeu, maisaussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. L'animateur n'intervient passur le fond, le contenu doit venir des participants.

    10 Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujetavec tact, mais fermet

    11 Faire des synthses

    12 Noter au tableau les points d'accord, dedsaccord, le chemin parcouru et le chemin parcourir

    13 Ecouter, reformuler, faire rpter

    14 Interdire les attaques de personnes

    15 Faire clarifier ce qui est dit

    16 Proposer une mthode pour examiner unequestion :

    > travail en sous-groupes,> recensement des arguments pour, puis desarguments contre,> lister avantages et inconvnients d'une solution,etc

    17 Conclure

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNIONGuide mthodologique du travail en commun

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    Les

    participants

    doivent tre :

    7.3

    Z oom sur : les caractristiques dun groupe

    concerns

    comptents

    motivs

    Le pouvoir > un objectif atteindre

    > la libert de l'atteindre

    La volont > l'envie de l'atteindre et la conscience

    de leur interdpendance

    (ils doivent tre conscients qu'ils ont plus de

    chances de succs unis que seuls)

    Linformation > les ressources pour l'atteindre

    La technique > une mthode de travail

    Pour qu'un groupe existe :

    Les

    participants

    doivent avoir :

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Clore la runion

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    Conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant larunion suivante alors que tous les participants sont prsents.

    A la fin de la runion :> faire la synthse du cheminement du groupe

    et prsenter les conclusions

    > prciser ce que la runion va permettre de faire

    > rpartir les tches, fixer le planning

    > faire l'valuation de la runion la fin de la sance

    > remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leurefficacit

    Aprs :> suivre l'application des dcisions

    > ne pas parler du comportement des autres, parler de la runion

    > procder l'valuation de la runion

    7.4

    Notes

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNIONGuide mthodologique du travail en commun

    Fin...

    suivre

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    >Le texte doit tre lisible ! Choisir une taille de typographie suffisamment grosse pour que

    le lecteur du fond de la salle n'ait pas plisser les yeux. On dit que la taille moyenne du textepour une prsentation doit tre de 14 points. Nous conseillons de choisir des tailles de typo

    entre 14 et 16 points, pas plus petit (plus gros pour les titres).

    > Eviter le bruit visuel ! Oublier les images de fond, qui gnent la lisibilit du texte. De mme,

    choisir une couleur de texte sature sur une couleur de fond non sature. Le texte noir sur

    fond blanc reste le plus lisible.

    >Eviter les blocs de texte : personne ne les lis part le prsentateur (et lire ce qu'il y a

    l'cran est la dernire chose faire pour une prsentation). Fonctionner plutt par points

    synthtiss.

    >Eviter les polices de caractre dcoratives. Prfrer le verdana, le tahoma, l'arial Les

    polices sans empattement sont plus facilement lues l'cran.

    >Utiliser des graphiques, des illustrations pour accompagner le texte. Cela a le mrite de

    dynamiser et d'allger la prsentation. Faire tout de mme attention ne pas en utiliser

    tort et travers.

    >Essayer de respecter une mise en page identique pour toute la prsentation. Dfinir des

    emplacements fixes pour la hirarchie de contenu (titre, sous-titre, etc.).

    >Allger les diapositives. Il vaut mieux utiliser deux diapositives et faire ressortir les infor-

    mations importantes, plutt que de surcharger la page et noyer les informations.

    >Donner des repres de dure : indiquer par exemple le nombre de diapos et o en est la

    prsentation (7/18). a rassure les spectateurs (qui n'ont plus se poser la question " y en

    a-t-il encore pour longtemps ?).

    > Eviter les transitions proposes par le logiciel. Elles sont souvent inutiles et donnent

    l'impression que lon veut montrer quon sait utiliser l'outil, mais n'apportent rien la

    prsentation.

    > Essayer d'orienter le regard de l'utilisateur sur le point dont on est en train de parler :

    faire apparatre les lignes une une, ou un indicateur devant chaque ligne par exemple.

    7.4

    Z oom sur : llaboration d'une prsentation PowerPoint

    Le PowerPoint

    est un support une intervention.

    Ce n'est donc pas

    lui qui doit faire

    l'animation de la

    runion, mais bien

    le prsentateur.

    Celui-ci doit se

    rendre

    indispensable.

    Autrement dit,

    toutes les

    informations ne

    doivent pas figurer

    sur le power point.

    Le prsentateur

    apporte

    l'information, le

    powerpoint

    laccompagne.

    http://www.ergologique.com/documents/exppt.ppt

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Les rles et attitudes de lanimateur

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    Connatre le rle d'animateur pour ne pas outrepasser ses droits et prrogatives

    > L'animateur est le pilote de la runion, son rle est de mettre enmouvement le groupe vers les objectifs de la runion.> Il veillera ne pas monopoliser la parole au dtriment desparticipants.> Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de lessoumettre aux participants titre de propositions.

    L'animateur trois fonctions :1 Fonction de production (rsultat)> Rendre le groupe et la runion efficaces.> Produire des rsultats, c'est--dire des solutions, des dcisions,des propositions, des informations.

    2 Fonction d'organisation (structurer) :> Favoriser l'expression de tous dans un cadre structur.> Organiser et mettre en forme l'expression

    3 Fonction de gestion (grer les individus et les interactions) :> Grer la mise en relation d'individus qui vont ragir selon leurpersonnalit, leur statut, leur position hirarchique, leur apparte-nance tel groupe, leur systme de valeur, leur implication plus oumoins grande dans le sujet de la runion, leurs espoirs

    L'animation doit tre la plus participative et interactive possible :> Participative : en favorisant la participation par le questionnement> Interactive : en vitant que la communication ne se limite uneinteractivit animateur -> participant, mais qu'elle favorise aussil'interactivit entre participants.

    7.5

    Le rle

    Notes

    L'animateur doit faire preuve :> d'un dosage appropri de directivit et dedmarche participative

    > d'affirmation de soi et de tonicit

    > de convivialit et d'humour pourpositionner la relation

    > de srnit face aux incidents ou difficultsventuelles

    > d'coute et d'ouverture aux retours desparticipants

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    7.5

    Mthodologie - Dmarche (suite)

    Le regard> Accepter d'tre " sous le regard " des participants : oser faire face ce regard, ne pas fuir.

    > Regarder alternativement chaque membre du groupe : le regard est un moyen " d'adresser la parole ", car nepas regarder un ou plusieurs membres de groupe revient les ignorer, et terme les dsintresser du dbat.

    > Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : ractions non-verbales des interlocuteurs(hochement de tte d'approbation, sourire, attention du regard, froncements de sourcils, etc.)

    Les attitudes

    La dynamique corporelle

    > Dplacements : ne pas rester statique, alterner stationnements et dplacements.

    > Rythme : la prcipitation est souvent synonyme de malaise, timidit. Une relative lenteur matrisecre de l'assurance et la communique.

    > Proxmique : prenez la bonne distance et faites plutt vos interventions debout, ce qui vouspermettra de vous dplacer et de crer un ascendant sur les participants.

    > Gestes : " librez vos gestes " : ils renforcent le message mis en lui donnant une dimensionvisuelle et sont un lment supplmentaire de la dynamique corporelle.

    > Prendre un point d'appui, de prfrence mobile (feutre par exemple) : cela rassure, prserve ladynamique gestuelle (dplacements + gestes) et vite de rechercher inconsciemment des pointsd'appui fixes comme les mains dans les poches, la table ou le dossier de la chaise, et d'y rester coll.

    Enonciation

    > Veiller bien prononcer et articuler : lintervenant est mieux entendu et compris des interlocuteurs.

    > Volume : parler plus fort que ne le ncessite la distance des interlocuteurs : convaincre et s'imposer commepilote passe aussi par plus d'intensit dans la voix.

    > Dbit : ne pas avoir un dbit trop rapide et mnager des pauses. L'oral la diffrence de l'crit, offre toutelibert pour mnager des pauses dans la chane parle.En effet, les pauses ont le mrite de :

    - permettre de reprendre son souffle- d'anticiper ce qu'on va dire- permettre aux auditeurs d'intgrer ce qui est dit- de crer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Faciliter la comprhension du message par le public grce des outils simples.

    1 Utiliser la panoplie des diffrents types de questions> questions fermes : pour obtenir une rponse simple

    rponse Oui / Nonourponse quantitative

    > questions ouvertes : rponses ouvertes amenant au dialoguequestions choix multiples pour laisser aux deux partiesune part de pouvoir dans la prise de dcision

    2 Utiliser les diffrentes manires d'adresser des questions> questions diriges, adresses un participant> questions non diriges, la cantonade> questions en relais, s'appuyant sur l'intervention d'un participant

    7.6

    Le questionnement Exemple

    > question ferme" tes vous d'accord avec ? "" quelle date le projet a-t-il commenc ? "

    > question ouverte" que pensez-vous de cette solution ? "

    > question choix multiple" quelle date vous convient le mieux : le 12,le 15 ou le 19 ? "

    > questions diriges

    " untel, que penses-tu de ? "> questions non diriges" est-ce que quelqu'un souhaite ajouterquelque chose ce sujet ? "

    > questions en relais" que pensez-vous de ce que vient de direuntel ? "

    > Reformuler c'est redire en d'autres termes que ceux de soninterlocuteur, d'une manire plus concise et/ou explicite, ce qu'on lui

    a entendu dire.> On peut reformuler soi-mme, en tant qu'animateur, ou bien fairereformuler un participant.

    3 types de reformulation :> reformulation - vrification : vrifier le sens de ce qui a t dit> reformulation - clarification : claircir ce qui apparaissait confus

    dans une intervention> reformulation - mergence : faire apparatre :

    - ce qui vient d'tre sous-entendu- ce que vient de dire le comportement non-verbal

    d'un participant

    La reformulationExemple

    > reformulation - vrification

    " est-ce que tu veux dire que ? "> reformulation - clarification" si j'ai bien compris, tu veux dire que ?

    > reformulation - mergence" tu as l'air de douter de "" untel, tu n'es pas d'accord ? "

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEURGuide mthodologique du travail en commun

    *** Niveau de difficult

    Quantit de matriel requis

    Les out i ls de l animateurmatriel ncessaire :

    tableau ou paper-board

    *** O

    UTIL

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    7.6

    Mthodologie - Dmarche (suite)

    L'outil visuel permet de focaliser l'attention, de mmoriser plus facilement et d'aider convaincre (permet detoucher un public plus large : les auditifs par le son de la voix et les visuels par les supports projets ou affichsen appui au discours)

    Que noter ?> le plan ou la mthode de travail> les phrases importantes de la runion ou d'une explication> les rsums / synthses intermdiaires> les questions importantes qui vous ont t poses et auxquelles vous ne souhaitez pas rpondreimmdiatement (les points en rserve)> les schmas> les ides (lors d'un brainstorming par exemple)> les conclusions, les dcisions

    Les auxiliaires visuels de l'animation

    Exemple

    Les principaux outils votre disposition sont :

    > Le tableauTableau blanc ou papier> L'animateur peut y noter les mots-cls au fur et mesure du droulementde la runion.> Le tableau peut servir de support des hypothses ou dmonstrations desparticipants.> Il sert de mmoire au groupe : accessible en permanence, en particulier letableau papier, il permet notamment de faciliter les synthses partiellesintermdiaires et la synthse finale.

    > Les transparents ou diaporamas PowerPointOn les rservera la prsentation de documents, tableaux, courbes,schmas complexes ou pour reprendre le plan de l'intervention.

    > Les documents papiersOn fera en sorte de les diffuser pralablement la runion afin que la lectu-re ne vienne pas distraire les participants et parasiter le droulement de larunion.

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR

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    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Les 6 problmes les + frquents

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    ONSEIL

    Pour apprendre garder le contrle de sa runion, il fautapprendre faire face aux multiples situations auxquellespeut conduire le travail en groupe.

    Patauger, c'est perdre trop de temps, remettre en cause lesdcisions ou conclusions par peur de ne pas avoir envisagtous les risques.

    > Si ce type de problme arrive au dpart,c'est vraisemblablement que l'quipe n'a pas une ide clairede son travail. Des problmes au dmarrage peuvent

    indiquer galement que les membres du groupe ne sont pasencore assez l'aise les uns avec les autres pour entamerde vritables discussions et prendre de vritables dcisions.

    > Patauger lors des dcisionspeut indiquer que le travail du groupe n'est pas le produit d'unconsensus, mais que quelques membres hsitent direqu'ils ne sont pas d'accord avec les conclusions du groupe.

    > Patauger la fin d'une phase du projetsignifie parfois que le groupe n'a pas de plan prcis et neconnat pas les prochaines dmarches suivre.

    > Patauger la fin du projet

    indique d'habitude que les membres de l'quipe se sont trsbien entendus et hsitent se sparer, ou bien qu'ils hsitentpeut-tre exposer leur travail la critique des autres.

    7.7

    Patauger

    Mthodologie

    6 problmes frquents* :> Patauger

    > Les participants agressifs

    > Les participants dominateurs

    > Les participants hsitants

    > Les hors sujets> La perte d'attention

    1 Obliger le groupe regarder d'un ilcritique la faon dont le projet fonctionne.2 Utiliser la mthode du cycle PDCA (ou rouede Deming) :P - Plan - Planifier

    D - Do - FaireC - Check - Etudier le rsultatA - Act - Agir

    PlanifierQu'avons-nous appris jusqu'ici ?Que devons-nous faire ensuite ?De quelles connaissances ou moyens l'quipeaura-t-elle besoin la prochaine tape ?> Etablir un objectif d'amlioration> Dfinir le plan d'actions(possibilit d'utiliser la mthode QQOQCCP fiche6.3)

    FaireFaire les efforts ncessaires pour que lesprochaines tapes du projet suivent la stratgiedfinie.

    Etudier le rsultatQu'est-ce qui a march ou au contraire n'a pasfonctionn ? De quoi avons-nous manqu ?

    Agir(Adopter ou abandonner la modification ou refaire lecycle) Faire discuter l'quipe sur la faond'incorporer les dcisions prises et lesamliorations apportes.

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEURGuide mthodologique du travail en commun

    * SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.Joiner, 1992, np.

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    7.7

    Mthodologie - Dmarche (suite)

    Les participants agressifs exercent une influence excessive dans un groupe, souvent parce qu'ils sont d'un rangplus lev dans l'entreprise ou parce qu'ils ont une connaissance technique profonde. Le rle de l'animateur estdonc de faire en sorte de trouver le juste milieu entre la prsence de spcialistes et d'experts utiles au groupe etla possible domination exerce par ces derniers.

    Les participants agressifs

    Mthodologie

    Plusieurs profils possibles :

    * Le leader qui veut toute la place> ne pas le fixer quand il parle et regarder les ractions des autres> reformuler et relancer la parole dans le groupe de prfrence des personnes qui parlent peu> ne pas lui donner la parole en premier

    * Un opposant> le laisser s'exprimer> reprendre ce qui est intressant relever et en faire un constat> demander aux autres comment ils voient le problme

    Plus gnralement :> renforcer le sentiment qu'il n'existe pas de domaine sacr.Les membres de l'quipe ont le droit d'explorer tout domaine ayant rapport avec le projet, sansremettre en cause la rpartition des tches, mais pour comprendre tous les enjeux lis au projet.> parler au spcialiste et lui demander en temps qu'expert de faire une formation simple l'ensemble du groupe, pour partager sa connaissance, et faciliter le dialogue.

    Les participants dominateurs aiment bien s'entendre parler, et donnent rarement la chance aux autres decontribuer. Ils dominent la runion par des interventions prolonges, des anecdotes hors sujet. Leursconversations empchent alors le groupe de progresser car les autres membres se dcouragent et trouvent desprtextes pour manquer des runions.

    Les participants dominateurs

    Mthodologie

    * Un participant bavard

    > reformulation " si j'ai bien compris " et synthse> poser une question dirige un autre participant> rappeler l'horaire et l'expression galitaire de chacun

    Plus gnralement :> structurer la discussion autour de questions cls afind'encourager une participation gale.(cf. fiches outils d'aide la prise de dcision de 5.1 5.8)

    > incorporer l'galit de participation dans la grilled'valuation de la runion.

    Notes

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR

    IAAT2005

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    17/22

    7.7

    Mthodologie - Dmarche (suite)

    Chacun de nous a un besoin diffrent de faire partie d'un groupe (l'instinct de la " tribue contre l'instinct du solitaire)

    et un niveau diffrent d'aisance pour parler dans un groupe (l'extraverti contre l'introverti). Nous n'avons ni tort, niraison d'tre socitaire ou solitaire, extraverti ou introverti ce ne sont que des diffrences avec lesquelles il fautsavoir conjuguer. En effet, les problmes se dveloppent dans un groupe lorsqu'il n'y a pas d'activits incorpo-res qui encouragent les introvertis participer et les extravertis couter.

    Les participants hsitants

    Mthodologie

    Plusieurs possibilits :

    * Silence prolong d'un participant> solliciter la participation par une question, un regard,jouer le rle d'aiguilleur" Est-ce que quelqu'un a des ides sur ce sujet ? "(le dire en regardant le participant peu locace)

    > utiliser le questionnement, questions diriges et fermesdans un premier temps pour ne pas crer de stress chezles personnes sollicites

    * Silence du groupe> ne pas rompre le silence si celui-ci est un silence actif> relancer la question si le silence est vide> lorsque c'est possible, diviser le travail en tches et enrapports individuels> si le silence est hostile rpondre qu'on ressent del'hostilit et demander quelle en est la cause. Si le groupene veut pas rpondre, ne pas forcer.

    Gnralement, l'garement et les hors sujets s'installent lorsque les membres de l'quipe perdent de vuel'objectif de la runion ou veulent viter un sujet controvers. Dans les deux cas, l'animateur est responsable defaire revenir la conversation l'ordre du jour.

    Les hors-sujets

    Mthodologie

    * Face un hors sujet :

    > recentrer en rappelant l'objectif et l'tape inscrite au tableau> rediriger la conversation vers le sujet" Nous nous sommes gars du sujet qui concernait __. Les derniers commentaires avant notredigression taient __. "> utiliser l'ordre du jour avec des estimations de temps pour chaque rubrique pour indiquer quel'quipe sort du cadre> afficher les rubriques ou sujets voquer pour que tous les membres puissent les regarder tout aulong de la discussion et se reprer dans la runion> demander le lien entre ce qui est dit et ce qui est au programme> noter au tableau le sujet de la dispersion pour une sance ultrieure

    * Les aparts :> rappeler les rgles de fonctionnement du groupe> se rapprocher physiquement du sous groupe qui parle.> inviter les bavards partager avec le groupe ce qu'ils sont en train d'voquer en leur donnant laparole. Si cela n'a aucun rapport avec l'objet de la runion, ils prfreront s'abstenir.

    Notes

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR

    IAAT200

    5

  • 8/13/2019 Animer Reunion

    18/22

    7.7

    Mthodologie - Dmarche (suite)

    Quelques moyens trs simples de maintenir tous les participants attentifs ce qui est prsent ou dbattu en

    runion, malgr le temps qui passe.

    La perte d'attention

    Mthodologie

    * Le regard> Le regard permet de capter l'attention, d'adresser laparole.> On s'efforcera d'tablir le contact dans la communicationen regardant successivement et alternativementl'ensemble des membres du groupe sans en " ignorer "aucun (cf. fiche 7.5)

    * Les moyens qui vitent la monotonie> Varier les canaux de communication (parole, auxiliairesvisuels et locuteurs : animateur / participants)

    > Varier l'intensit et le rythme de la parole, utiliserjudicieusement les pauses au fil de l'intervention(cf. fiche 7.5)

    > Se dplacer et matriser ses gestes

    * Les moyens qui vitent la distraction> Auxiliaires visuels qui " focalisent " le regard desparticipants> Eviter la distribution de documents au dbut de larunion, ce qui entrane la dispersion des participants

    (travailler plutt chaque fois que possible, sur des diaporamas oudes transparents reproduisant les documents)

    Notes

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR

    IAAT2005

  • 8/13/2019 Animer Reunion

    19/22

    *** Niveau de difficult

    Quantit de matriel requis

    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    La parole est d 'ormatriel ncessaire :

    f iches car tonnes (5 par personne)

    chronomtre

    *** M

    THODE

    Inviter les participants changer leurs points de vue tout en respectant le cadre fix pour la runion, notam-ment le temps. En effet, chaque participant ne disposant que de 5 minutes de temps de parole, si les rglesdu jeu sont bien respectes, la runion peut tre parfaitement orchestre faisant place des questions de fond.

    Notes1 Au dbut de la runion, chaque participant reoit un carnet de5 " bons de parole " son nom, chaque bon lui donnant droit uneminute de temps de parole, non morcelable.

    2 Le dbat s'engage sur un thme dfini par l'animateur, pendant30 minutes. Les participants peuvent s'exprimer aprs avoir donnleur bon un secrtaire, qui dclenche le chronomtre, afin deveiller au respect du temps de parole.

    3 Le secrtaire peut galement crire sur le bon descommentaires sur le contenu et/ou la pertinence de l'interventiondu participant. Chacun peut utiliser un bon sans prendre la parole,afin de permettre un temps de rflexion.

    4 Ensuite on peut analyser les interventions de chacun et lesdiffrents arguments du dbat en reprenant chronologiquement les

    diffrents bons de parole.

    7.8

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGEGuide mthodologique du travail en commun

    IAAT200

    5

  • 8/13/2019 Animer Reunion

    20/22

    La CNDP est charge de veiller au respect de la participation du

    public au processus d'laboration des projets d'amnagement ou

    d'quipement d'intrt national, ds lors qu'ils prsentent de forts

    enjeux socio-conomiques, ou ont des impacts significatifs sur

    l'environnement ou l'amnagement du territoire.

    >Les runions publiques qui fondent le caractre du dbat- Runions publiques gnralesReprsentation public qui ncessite un objet, droulement,

    rgles de conduite par le prsident

    -Auditions publiquesDonner au public la possibilit de faire entendre ses points

    de vue et de poser ses questions

    - Runions publiques de proximit

    Faciliter l'expression de toutes les opinions et susciter les

    changes constructifs

    -Tables rondes thmatiques publiques

    Aborder de manire progressive et ordonne les grands t

    hmes du dbat.

    >Les runions d'appui qui enrichissent le dbat-Confrences d'acteur(s)

    Permettre aux experts de s'exprimer de manire

    approfondie

    -Runions restreintes de reprsentants du public

    Auditionner sous engagement de discrtion et en tmoi

    gnant en public du compte rendu fait par la CNDP sur une

    controverse qui met en jeu des informations que le matre

    d'ouvrage doit garder secrtes.

    -Ateliers pdagogiques

    Enrichir le dbat en permettant aux acteurs de dvelopper

    leurs connaissances sur un sujet spcifique ne prtant pas

    controverse.

    > Le mailing

    > Les stands

    > Les prsentoirs

    > L'affichage

    > La diffusion itinrante en centre-ville

    > Le Short Messaging (SMS)

    > L'e-mailing

    7.8

    Z oom sur : La Commission Nationale du Dbat public

    Missions - Rles

    Outils

    Les instruments du dbat public

    Les outils d'information

    CNDP - Le catalogue des instruments Cahier 3

    IAAT2005

  • 8/13/2019 Animer Reunion

    21/22

    *** Niveau de difficult

    Quantit de matriel requis

    Objectif

    Mthodologie - Dmarche

    Technique du voisinagematriel ncessaire :

    tab leau ou paper-board

    *** M

    THODE

    Pour changer et sensibiliser les membres du groupe l'importance du message que l'on peut vhiculer eninterne, mais aussi en externe. Permet de mettre en vidence que chaque membre de l'quipe est le porte-parole de l'entreprise et qu'il faut tre vigilant quant aux informations que l'on diffuse.

    Notes1 Chaque participant se compte tour de rle " un " ou " deux ".

    2 Les " deux " sont invits interroger ou interviewer les " uns "qui sont leur droite pendant 10 minutes.

    3 Les " deux " transmettent aux " uns " qui sont leur gauche cequ'ils ont recueilli auprs des " uns " leur droite.

    4 Les " uns " vont inscrire au tableau les messages que leur onttransmis les " deux " pendant que ceux-ci changent oucompltent.

    5 Il y a ensuite une discussion collective sur les messages.

    7.9

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGEGuide mthodologique du travail en commun

    IAAT200

    5

  • 8/13/2019 Animer Reunion

    22/22

    ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE

    Exemple

    Etape 1

    Etape 4

    Etape 3

    Etape 2

    Les 2 interrogent les 1 leur droite sur la description de loffre de produits et services de leurentrepriseLes 1 exposent leur vision de loffre de leur entreprise

    1

    1 1

    11

    2

    2

    22

    2

    Les 2 exposent aux 1 leur gauche ce que les 1 leur droite leur ont expliqu

    Les 1 coutent

    1

    1 1

    11

    2

    2

    22

    2

    Les 1 font la liste des missions cites par les 2

    Les 2 explicitent ce quils ont exprim aux 1

    111

    11

    2

    2

    22

    2

    Conclusion / Dbat :Si de fortes divergences apparaissent, sinterroger sur la clart des missions et/ ou de lorganisationde la structure, et au del, sur limportance que ces diffrences peuvent avoir dans le discoursauprs des clients par exemple.

    IAAT2005