La reunion i

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Plan Introduction Les types de réunions en fonction de la tâche Avant réunion Pendant la réunion Après réunion Conclusion

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  • Plan

    Introduction Les types de runions en fonction de la tche Avant runion Pendant la runionAprs runionConclusion

  • Introduction

    Les runions sont un moyen de partager, au sein dun groupe de personnes, un mme niveau de connaissance sur un sujet ou un problme et de prendre des dcisions collectivement.

  • Les types de runions en fonction de la tche

  • Runions de discussion:

    Obtenir des rsultats, des conclusions, des dcisions communes.

    Lanimateur canalise la discussion vers les objectifs atteindre.

  • Runions dinformation :

    Transmettre de linformation de faon ascendante (interview collective), descendante (confrence), horizontale (mise en commun entre collgues), oblique (responsable ne passe pas par la hirarchie pour sadresser un collaborateur dun autre dpartement).

    Lanimateur aura le souci de clart et de prcision.

  • Runions de crativit:

    Aborder en petits groupes des problmes de manire diffrente, trouver des solutions originales.

    Lanimateur est le catalyseur des ides, et aide chacun prendre la parole librement. Exemples de techniques danimations: brainstorming, etc. .

  • Runions de motivation :

    Susciter la mobilisation des participants autour dun thme, dune action.

    Lanimateur est dynamique et enthousiaste, et communique cela.

  • Runions de sondage :

    Ecouter les avis de chacun pour prendre une dcision ultrieure ou tester certains lments.

    Lanimateur prvient les gnralisations htives, et est attentif lamplification de la rumeur et aux fuites.

  • Runions de formation :

    Aborder un thme en vue de lapprendre ou de faire apprendre.

    Lanimateur est dynamique, bien prpar, et surtout possde la connaissance faireacqurir.

  • Runion de coordination :

    Informer sur lvolution dun projet ou dune activit

    Lanimateur distribue quitablement le temps de parole des participants et vite les enlisements possibles des changes.

  • Runion de ngociation:

    Grer un conflit entre des membres de groupes diffrents.

    Lanimateur distribue le temps de parole de faon quilibre aux diffrentes parties, vite les dbordements, reste impartial par rapport au conflit.

  • Avant la runion

  • Opportunit de la runion:

    Quel est lobjectif de la runion? Le temps investi quivaut-il son enjeu ? Dautres moyens? Runion tlphonique Lettre informative version papier ou lectronique Rencontres individuelles, Une web confrence ou runion en classe virtuelle (via Internet) suffirait-elle

  • Primtre de la runion:

    Nombre et qualit des participants: Runir un nombre restreint de participants;Harmoniser le profil des participants.

  • Dure: la dure de la runion ne devrait pas dpasser 2 heures;

    Ordre du jour: Il sagit du dcoupage horaire du temps de travail en sujets bien formuls.

  • Date et rservation de la salle

    Une date:Les participants sont disponibles;Au minimum 15 jours lavance.

    La salle:Capacit de la salle (en terme de places assises); Dimensions et forme de la salle (selon le type de prsentation ou danimation); Besoin dun accs Internet; Prsence dordinateurs et de moyens audiovisuels (vido projecteur).

  • Dimensions et forme de la salle (selon le type de prsentation ou danimation);

  • Prvenir les participants:

    Diffuser lordre du jour lensemble des participants, en prcisant:lheure de dbut et de fin de la runionle lieu:Transmettre un plan daccs (les principales facilits: arrt de bus, gare);un document prparatoire: situant le contexte, quelques questions cls.

  • Convocation: pour les personnels afin quun ordre de mission leur soit adress.

    Invitation: une invitation devra tre adresse aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

  • INVITATION UNE RUNION

    1. LETTRE

    2. NOTE INTERNE ou MEL

    Date de lenvoi

    Emetteur

    Destinataire

    Objet: TITRE DE LA RUNION

    (comportant une indication de lobjectif)

    Formule dappellation

    Informations donner dans des phrases, mises en valeur par la disposition:

    Lieu, date, heure, dure

    Runion organise par

    Participants

    Ordre du jour

    -

    -

    -

    -

    Prparation ncessaire:

    Pices jointes:

    Formule de politesse

    Signature

    De :NOM, Prnom, fonction, service

    Date :

    A: M., Mme, Melle, MM. ou Mmes NOM, fonction, service

    Objet : titre sous forme de rsum (thme et objectif)

    Informations donnes sous forme de phrases ou liste

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \hRunion organise par , lieu, date, heure, dure

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \hParticipants

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \h Ordre du jour

    -

    -

    -

    -

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \hPrparation ncessaire:

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \h

    Autres informations ou consignes

    SYMBOL 240 \f "Wingdings" \s 17 \hPices jointes:

  • Pendant la runion

  • Les caractristiques dun groupe de runion

  • Mthodologie et dmarche dune runion

    Objectif: scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail.

  • 1. Prise de contactUn tour de table permet chacun de se prsenter brivement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalits extrieures de situer la fonction de chaque intervenant.

  • 2. Le lancement

    Dsignateurs dun rapporteur: Il est souhaitable de dsigner un volontaire pour la rdaction du compte-rendu.

    Dsignateur de lanimateur

  • Feuille dmargement :Pour les runions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est ncessaire de faire circuler une feuille dmargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de dplacement.

  • Rcapitulatif du relev de dcision prcdentA toutes fins utiles, sil sagit dune srie de runions, les dcisions de la runion prcdentes peuvent tre passes en revue, pour mmoire ou pour suivi de lavancement de leur ralisation.

  • Rappel de l'ordre du jour

    Avant dentrer dans le vif du sujet, il peut tre utile de rcapituler brivement lordre du jour de la journe, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

  • 3. Le travail du groupe

    Ne pas dpasser 1 heure sans pauseFavoriser la participation de tousFaire le point rgulirement

  • Mettre l'aise

  • Rdiger un relev de dcisionUn relev de dcisions, tabli collectivement par lensemble des participants, permet de mettre en exergue les dcisions essentielles prises au cours des changes. Le relev de dcisions ne doit pas tre uniquement passif

  • Date de la prochaine runionSil sagit dune srie de runion, il peut tre opportun de profiter de la prsence des participants pour convenir dune date commune pour la tenue de la ou des runion (s) suivante (s).

  • Les mthodes danimation:1) Mode directif:Lanimateur dcide du plan suivre;Questions/rponses rgules par lanimateur

    2) Mode non directif:Aucune intervention de lanimateurLe groupe sauto-rgule

  • Les comportements

  • La gestion des participantsPar le silence:

  • La gestion des participants: suitePar la parole:

  • La gestion des participants: suitePar la position dans la salle:

    Faire taire un bavardFaire parler un silencieuxFaire cesser un apartEviter dtre en faceSe placer en faceSe rapprocher

  • La gestion des participants: suitePar le regard:

    Faire taire un bavardFaire parler un silencieuxFaire cesser un apartEviter de croiser son regardLencourager du regardRprouver du regard

  • La gestion des participants: suitePar un geste de la main:

    Faire taire un bavardFaire parler un silencieuxFaire cesser un apartArrterDonner la mainCalmer de la main

  • Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des activits, des propos changs lors d'une runion, lors d'une confrence.

    Remarque :Nous nous intresserons ici au compte-rendu de runion

  • objectifs: Acter des dcisions Formaliser le travail ralis pour permettre par exemple aux excuss ou des personnes non prsentes la runion de pouvoir en connatre les tenants et aboutissant. Capitaliser linformation, pour mmoire

  • Qui l'crit?Pour qui? Pourquoi? Temps de ralisation Longueur

  • contenu et structureIdentificationNom et coordonnes du groupe concern Identification de la runion (nature, numro d'ordre, etc.) Titre du documentDate, heure, lieu Prsences, absences, remplacements

  • contenu et structureRsum des changes, discussions et dcisions: Rsum organiser selon l'ordre du jour qui a t suivi, en retenant seulement l'information essentielle relativement aux points suivant: Points statutaires d'ouverturePoints faisant l'objet de la runionPoints statutaires de cltureNom du rdacteur du compte rendu

  • Dmarche suivre

  • PrparationAssurez-vous de prendre suffisamment de notes au cours de la runion Organisez vos notes afin quelles soient conformes au droulement de la runion. Prenez soin de noter les lments les plus importants :Prenez beaucoup de notes.

  • Dterminez les renseignements rapporter dans le compte rendu

    partir de vos notes, slectionnez les renseignements pertinents pour la rdaction du compte rendu. Si vos notes sont incompltes, consultez au besoin dautres participants de la runion.

  • PlanStructurez le compte rendu d'aprs lordre du jour suivi lors de la runion

    Utilisez lordre du jour comme plan gnral du compte rendu. Assurez-vous que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de lordre du jour.

  • RdactionRsumez chaque sujet abord la runion. partir de la slection effectue dans vos notes, rdigez un court texte propos de chaque point de la runion.PrsentationNumrotez les points, de prfrence en conformit avec la numrotation de l'ordre du jour.

    RvisionRealisez le texte tte repose :une premire fois pour le contenu, une deuxime fois pour la langue, l'expression et la prsentation.

  • Modle depage de garde

    COMPTE-RENDU DE REUNION

    Rfrences:

    Date:

    LIEU ET DATE DE LA REUNION:

    OBJET DE LA REUNION:

    PARTICIPANTS:

    -

    -

    -

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    -

    DIFFUSION DU COMPTE-RENDU:

    (participants + hirarchie + personnes concernes)

    -

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    PROCHAINE REUNION:

    Date: Lieu:

    Objet:

    Rdacteur:

    Visas:

  • Diffuser le compte-rendu

    Le compte-rendu doit tre diffus lensemble des participants, pour validation. si des propositions de modifications ont t faites, le compte-rendu final devra tre nouveau envoy lensemble des participants.

  • Conseil de rdaction

    il n'est pas ncessaire de rapporter littralement les propos des participants. Il doit y avoir concordance entre la structure du compte rendu de runion et l'ordre du jour qui a t suivi lors de cette runion. Rdiger le compte rendu au prsent de l'indicatif, comme si on suivait le droulement de la runion en direct.Le rdacteur du compte rendu doit rapporter les faits avec objectivit, sans faire de commentaires personnels.Si le rdacteur du compte rendu doit rapporter dans le texte un fait qui le concerne, il utilise la troisime personne.

  • MERCI DE VOTRE ATTENTION

    ********************************Qui l'crit? Le prsident ou le secrtaire du groupe concern, ou l'animateur dsign pour la runion Pour qui? Pour les participants de la runion Pourquoi? Pour faire le suivi des travaux, discussions et dcisions du groupe ayant particip la runion Temps de ralisation Entre 30 min et 2 h Longueur Entre 2 et 5 pages ****1-(grands titres correspondant aux points lordre du jour)2- dcisions, opinions de certains participants, rpartition des tches3- Il est plus facile de retrancher des renseignements moins pertinents que de consulter aprs coup les autres participants de la runion pour retrouver une information importante. ******1 - la diffrence du procs-verbal, le compte rendu de runion n'est pas une transcription stricte et exhaustive des faits observs lors de cette runion. On y prsente les grandes lignes des changes, discussions et dcisions. Par consquent, 2- Dans le compte rendu, on peut fusionner des points qui taient spars dans l'ordre du jour, mais les titres des sections des deux documents devraient concorder.**