Seq 6 la conduite-de-reunion-v2

Objectif : Organiser et dynamiser votre équipe

MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

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Types de réunions Amicale Décision Information Résolution de problèmes Pour

PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming Formation Travail Négociation


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1- Logistique de préparation2- Les divers types de réunion3- Anticipation de la Réunion4- Objectif, cadre d’ouverture et fil rouge conducteur5- Phase de production d’idées : Outil Métaplan6- Phase de décisions7- Conclusion et suivi


SOMMAIRE

1. La préparation de la réunion contenu et logistique

2. Comment procéder pour animer son équipe ?

3. Comment répartir les rôles ?

4. Comment suivre la production de chacun ?

5. Comment organiser l’espace d’une réunion ?

6. Comment établir un ordre du jour ?

7. Quel est le code de bonne conduite de celui qui assiste à une

réunion ? Fixer les REGLES:ConfidentialitéUn seul parle à la foisOn demande la paroleIl est interdit d'interdireL'esprit de tolérance règne


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Planification ou non de la réunion ?

Participants convoqués ou conviés ? Nombre ? Compte tenu du coût est-ce la meilleure méthode ? Thème – Quel sujet sera discuté? Horaire – Quel temps disponible? Objectif – Où nous voulons arriver? Méthode – De quelle forme sera la discussion?

Cf : annexe1


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PC de THOM

L’accueil

Accueil et présentation du temps de travail Mettre à l’aise tous les participants - Tour de table si

nécessaire PARTICIPANTS: les faire se présenter (chevalet ) ANIMATEUR: se présente (écrit mail & tél au tableau) RAPPORTEUR : à nommer dès le début de la séance Définition des rôles – le gardien du temps, le secrétaire de

séance, l’animateur, le distributeur de parole, le modérateur…

Il faut rappeler clairement :Le temps imparti :

Fixer une limite et s'y tenir

Demander si certains ont des contraintes de temps: train, avion, etc…


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La phase de préchauffage pour réunion de 1h 30 min


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10’ – les participants ont encore la tête en dehors de la salle

10’ – les participants commencent à s’intéresser à la réunion

45’ – les participants sont très intéressés par la réunion avec le degré le plus élevé d’attention

15’ – l’intérêt commence à chuter (peu de concentration)

10’ – l’intérêt a chuté (pensées déjà en dehors de la salle)

Anecdote , Fil rouge / conducteur

Reconnaître la présence des nouveaux et des invités, faire les annonces des activités et nouveautés

Thème central (concentration maxi)

Finir le thème central, résumer la réunion, approuver les décisions

Revoir les actions déléguées à chacun, les flashs, confirmer la prochaine réunion (date,lieu, heure)Gérance des Réunions 7

Le RYTHME de la REUNION

Phases d’Attention

Creux ludique

temps

Le creux ludique: Il est naturel.Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds.

L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser:

C’est le temps de la PAUSE

20 mn

1 h 15


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Préparer le canevas de réunion

...et annoncer le déroulementDéfinir thème et objectifs de la réunion

Rappeler le rôle du conseil aux participantsElaborer un plan de discussion

« Fil rouge » qui permet au modérateur de guider la discussion jusqu’au bout

Anticiper le déroulement introduction, approfondissement, conclusion

Indiquer la suite des opérations utilisation des idées collectées, questions à

clarifier, formes du compte rendu & des suites envisagées MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

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5. COMMENT ORGANISER L’ESPACE D’UNE REUNION ?

LE CONFORT( EAU, VERRES, LUMIERE, CALME)


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Le p

oste

d’o

bser

vatio

n

Annotationsur PC distant mode présentateur

Le poste d’animation

Contrôleconsignes

NotePlanifie

Demande aide ext. autorisée

(Marqueur neuf, Post It Scotch, Punaises, Crayons, Papiers )


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6. COMMENT ETABLIR UN ORDRE DU JOUR ?Préciser présence souhaitée ou requise


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Etablir un ordre du jour et le communiquer avant la réunion


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Réunions perverses non démocratiques dans l’urgence

Beaucoup de non-dit Présence d ’un flou dans le propos de

l ’animateur et des participants Gestion partiale des informations préalables Comportement trouble du responsable

Pour TROUVER un ACCORD

Rôle de Médiation, Arbitrage


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Réunions perverses - Résultats Suscite la méfiance Pas de libre expression Pas de contribution positive Participants risquent de reproduire le

style du leader Possibilités d ’engendrer des conflits Énergie investie dans le comment

et non dans le pourquoi


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Réunions obsessionnelles Règle : le ritualisme est plus important

que l ’esprit Valorisation de rationalité et logique Risque : émergence d ’éléments

subjectifs Comportement parfois paranoïaque Dépendance très forte au meneur


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Réunions hystériques L ’énergie libérée positivement Dramatisation Centrée sur le futur L ’objectif privilégié par rapport aux

moyens et aux ressources disponibles


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Réunions dépressives Surévaluations des contraintes externes Rationalisation de l ’échec Contagion dépressive Remise en cause par les participants

plus toniques


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Code de bonne conduite de celui qui assiste à une réunion ?

Se préparer à participer :

Ne pas oublier le but de la réunion et s’y tenir

Ecouter les autres

Citer les faits, ne jamais juger

Eviter de donner des opinions

Respecter le timing proposé

Prendre la parole à son tour

Aider celui qui anime

Rester maître de soi

Reformuler des propositions pour obtenir le consensus

Cf : Annexe 2


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Se préparer à participer Relire le compte rendu de la réunion précédente Accomplir les actions qui m’ont été assignées Arriver à l’heure à la réunion Éviter d’être interrompu par des visiteurs ou des

appels durant la réunion (portable vibreur) Préparer les points à l’ordre du jour Si je dois être absent, informer et préparer mon

remplaçant


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Les comportements ?

Types de comportement identifiés :

A. Il a de la bonne volonté, il n’est pas particulièrement compétent pour le travail à faire

B. Il veut bien faire le travail, mais il ne veut pas le faire tout seul. Il accepte de le faire avec Monsieur X et Madame Y

C. Il veut faire le travail, mais il n’est pas tout-à-fait d’accord, il propose a utre chose, il remet en question ce qui a été décidé à la réunion

D. Il se propose pour faire le travail, il est compétent et il a du temps disponible

Cf: Annexe 10


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La gestion de la dimension socio-affective au sein du groupe Veiller à ce que tout le monde soit attentif et impliqué dans la réunion. Attention aux personnes situées dans les coins !(vidéo) Donner la parole en premier à l’extraverti. Donner la parole aux timides assez rapidement pour que leurs idées soient originales et non des redites. Recentrer sur la réunion en lui demandant son avis sur le sujet débattu Repérer

celui qui dessine. celui qui a le regard ailleurs. celui qui s'avachit. celui qui s'enferme dans son mutisme. celui qui parle avec son voisin.

Etre attentif aux réactions physiques des personnes (synergologie, froncement de sourcils, étonnement, attitudes corporelles) qui traduisent un

désaccord. Relancer celui qui a eu une réaction pour qu'il s'exprime.Cf :annexe 6

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Le rôle des participants• Les passifs• Les hésitants• Les grognons• Les opposants• Les révoltés• Les militants• Les enthousiastes• Comment les gérer ? Cf: Annexe 10


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A chaque comportement correspond un style :

STYLES Le responsable :

Directif (A)-donne des consignes pas à pas, détaillées-fait une vérification immédiate du résultat

Persuasif (B)

-donne des consignes précises-mais surtout des encouragements, appels à sa bonne volonté, à son sens du devoir-en cas d’erreur, lui remonte le moral, l’aide à mieux faire-attention cependant à ne pas tomber dans le paternalisme

Participatif (C)

-donne des objectifs clairs-mais surtout négocie les moyens qu’il utilisera-laisse une certaine latitude innovatrice, tout en vérifiant qu’il a bien compris le but et qu’il respect bien ce qu’il faut faire

Délégatif (D)-donne de grands objectifs, c’est tout-à date fixe, il fait le point sur les résultatsMARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

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Phase : 1 production d’idées

L’animateur lance le travail : en s’assurant que chacun s’exprime en reformulant pour clarifier les propos en régulant les échanges et en recadrant si

besoin (aidé par le modérateur et le distributeur de paroles)

en proposant des synthèses partielles et en vérifiant l’accord du groupe


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Selon la taille du groupe 4-5 pers: RéunionPréparation à plusieurs - Ordre du jour à l’avance Réguler les débats: - Noter les demandes de parole, respecter l’ordre - Transmettre un compte-rendu à tous 5- 25/30 pers: Métaplan (décrit plus loin) Plus de 30 pers: diviser en commission, 6 pers x 6

min Production d’aspects divergents ou complémentaires sur un

thème: 6 min –Rapports des groupes : 6 en 6 minutes Débat :10 min – Nouveau questionnement, etc ... (Possibilité de mixer avec Métaplan)


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Choisir la méthode Selon les objectifs recherchés et le nombre de participants

Rendre efficace la production d’idées et les débats dans le groupe,

Favoriser la réflexion et l’implication des participants en permettant l’expression et la prise en compte de toutes les opinions

Aboutir à des résultats soutenus par tous Recueillir, ne pas juger Ne pas décider seul (grille de

Tandenbaum)


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Métaplan: Les règles du jeu- 5 à 15 mn pour répondre chacun, en même temps, à une

question posée (introduite en quelques mots)

- Discussion par écrit : une carte ou post-it = une idée (2 à 5 cartes chacun, selon la durée prévue de réunion) Empêcher toute discussion d'idées. Recentrer sur le sujet si nécessaire. Prendre toutes les idées, même les extrêmes. Maintenir un rythme soutenu.

Remercier les participants de leur production

- Des phrases courtes plutôt que des mots génériques- Sept mots maxi sur 3 lignes par carte


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Conduire la discussion avec un outil de créativité La méthode Métaplan

- Les participants (25 maxi, devant tableau) sont sollicités par une « question ouverte »

- Ils répondent par écrit, par une phrase courtesur des gros post-it avec de gros feutres (pour

permettre la visualisation à 6-8m)- Les cartes sont lues à haute voix et affichées- Regroupées par thèmes, hiérarchisées- Les contre-arguments sont écrits, commentés par

oral (Prise de parole limitée à 30 sec précisions/opposition)


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Types de questions Métaplan: « Question ouverte » - Bânir la «question fermée»:

(oui/non) « Question carte »: chacun répond par écrit « Question d’appel »: l’animateur écrit les réponses

que le groupe donne par oral « Question de pondération »: le groupe hiérarchise

des propositions préexistantes (4 gommettes de couleur pour 2 à 20 idées)

« Question de sensibilisation »: Placer des pastilles sur : + + + - - - Puis « question carte » pour illustrer les arguments:

accord ou désaccord (commencer par la minorité)


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Autres techniques & outils Plutôt que tableaux et cartons, utiliser « en

direct » un vidéo- projecteur pour retranscrire les idées émises par écrit

- Suppose un ou une secrétaire très « agile », un logiciel de bloc notes ou post-it

- Préparer les supports pour faciliter la saisie Le brain-storming : simulation de

l’intelligence collective - mots qui viennent à l’esprit sur le sujet,

associations libres, spontanées, pas de commentaires, de censure, d’ordre de parole


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L’abaque de Reigner L’Abaque de Régnier, est outil original de consultation d’experts, afin

d’interroger ceux-ci et de traiter leurs réponses en temps réel à partir d’une échelle de votes colorés et

argumentés (voir ci-dessous) Je suis tout à fait d’accord X Je suis d’accord X Je suis mitigé X Je ne suis pas d’accord X Je ne suis pas du tout d’accord X Je ne sais pas répondre X Je ne veux pas répondre X L’objectif de l’utilisation de l’abaque de Régnier est de repérer les consensus ou les

divergences plus ou moins marquées sur des questions prospectives controversées. Dans la méthode Abaque, les « questions» posées aux personnes interrogées sont en fait

des affirmations volontairement tranchées qui parcourent différentes composantes de la

problématique étudiée. Les personnes sont amenées à répondre de façon qualitative sur une grille de vote

colorée, et à commenter leur vote en quelques lignes.


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Identifier et percevoir les participants, leurs actions et leurs objectifs Interagir facilement avec des sources d ’informations riches Fournir des moyens de présentations variés: paper board,

vidéprojecteur, film Anticiper les besoins des utilisateurs pendant l ’exécution des tâches Fournir des enregistrements et des résumés pour une utilisation

ultérieure Supporter une collaboration locale et parfois distante (conf tél) Équilibrer la prise de parole (la couper à ceux qui en abusent, la

donner à ceux qui hésitent à la prendre) Contrôler une réunion,

c’est aussi anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs

Votre rôle d’ animateur


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Votre rôle d’ animateur 1. La production 2. La régulation 3. La facilitation

Il distribue la parole. Il veille à ce que tout le monde s'exprime. Il recentre immédiatement sur l'objectif de façon directive. Il ne permet pas de discussion sur l'objectif de la réunion.

Qu'en pense le groupe? Il se positionne bien par rapport au groupe. Il s'impose comme le seul leader. Il montre sa détermination de réussite de la réunion. Il se fait oublier le plus possible dans la discussion des idées, de manière à ce que les participants débattent entre eux sans passer par l'animateur. Il n'exprime pas ses opinions ou seulement quand tout le monde

s'est exprime.

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ANIMER L’EQUIPE

Respecter un certain nombre de règles au début :Préciser la nature de la réunion : décision, information,résolution de problèmes, etc…

Faire valider le compte rendu de la réunion précédente

Vérifier que chacun a réalisé l’action assignée dans le précédent compte rendu

Gérer le déroulement de la réunion, fil rouge & perturbateur

S'il y a objection d'un participant, qu'en pense le groupe ? MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

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Dérives classiques dans l’animation de groupe…

• L’animateur travaille seul et le groupe est passif• L’animateur et le groupe s’éloignent des objectifs• Le groupe est livré à lui-même et l’animateur est démissionnaire (positions ok-/ok+)• Silence du groupe (ne pas craindre le silence, chercher les raisons du silence)• Bavardages (résumer son intervention, lui demander d’être bref, lui rappeler l’horaire)• Émergence d’un leader (ne pas tomber en rivalité avec le leader) voir vidéo• Fuite du groupe (positions ok+/ok-) (rappeler les objectifs, rappeler les règles.) Si la

tâche est difficile, mettre en avant la difficulté.• Déviations du thème (reformuler, noter la question, rappeler le sujet en cause et

relancer le débat• Gérer les digressions

• Cf :Annexe 12MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

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Dérives classiques dans l’animation de groupe…1) Après un exposé substantiel, le groupe paraît figé. Comment le réchauffer?-->Utiliser la ruche (une activité bourdonnante)-->Demander à ce que chacun dise sa réaction à son voisin et lui confie la question qu’il aimerait poser.

2) 5 intervenants se succèdent et leurs interventions partent dans toutes les directions--> Faire une synthèse rapide des discussions, remarquer la complexité de la question et la diversité d’opinion. Exemples: « Pierre a insisté sur… Marc a fait remarquer que… Chantal a fait valoir tel point de vue… et Hélène s’y est opposé pour telle raison… » La synthèse a 2 avantages: elle permet au groupe decomprendre son parcours et à l’animateur de rester maître du jeu


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Digressions & agressions

3) Un intervenant fait une énorme sortie contre une autre personne de l’assemblée. Le degré de stress est très élevé.-->Faire la distinction entre le problème et la personne. « Je vois, aux termes que vous utilisez, que cette question vous affecte profondément. Si vous permettez, nous ne personnaliserons pas le conflit mais nous allons essayer de comprendre le problème, les enjeux et les pistes de solutions. » Reformuler le problème en terme neutre sans jugement sur la personne et demander à l’intervenant attaqué « si j’ai bien compris votre problème, il s’agit de .. »

FAIRE REPONDRE PAR LE GROUPE AUX AGRESSIONS


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Technique d’interactionsSusciter l’interaction par des questions

S’adresser aux expériences et opinions plus qu’aux connaissances et aux experts mangeurs de temps

(Questions ouvertes, permettant plusieurs réponses)

Fixer/respecter des règles de discussion Un seul argument par prise de parole et 30 sec par

contribution permet à plus de personnes de s’exprimer

Conduire une discussion visualiséeCondenser, pondérer la discussionFaire s’exprimer accords ou désaccords


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Technique de «visualisation»

Rendre visible la discussionMettre à disposition des moyens de

visualisationCréer un paysage ordonné, un « poster »Présenter le poster sur le côté sans tourner

le dos aux participantsSynchroniser «l’œil et l’oreille» (V.A.K.)Faire un compte-rendu photographique


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Le suivi de compte rendu

Le travail prévu a été réalisé

La règle de management

A l’occasion, valoriser celui qui a fait le travail en disant un petit mot, même indirectement.

Exemple : lâcher dans une conversation, l’affichage du C/R est fait en heure et en temps voulus avec untel ! Le travail prévu n’a pas été fait

2 règles de management

- Ne pas faire le travail à la place de l’autre- Se renseigner pour savoir qu’elles sont les raisons de la défection et trouver une solution.


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Assurer un suivi 2,0


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En tant que community managerDes outils de collaboration en ligneAméliorer la plate-forme technique de la communautéGérer l'historique et l'archivage des contenus produits par la communauté.Accompagner le développement des fonctionnalités de la plateforme utilisée par la communauté

A la fin de la séanceSYNTHESE

Synthèse finale avec points d’accord et de désaccordPrise de décision et poursuite de l’action (calendrier, qui fait quoi, lieu…) Reprendre toutes les décisions qui répondent à l'objectif.- Ne pas chercher le consensus à tout prix. - Prendre en compte les différences.- Rappeler le travail à faire pour la prochaine réunion

– Réserver un temps pour les questions diverses– Décider de l’ordre du jour– Remercier les participants

- Décider des actions à entreprendre et qui fait les actions. Dans quel délai?- Action smart (stimulante, mesurable, accessible, réaliste, dans un temps fixe).

- Indiquer date, heure et lieu de la prochaine réunion.

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Avez-vous des questions ?"

L'école ne nous a pas appris à poser des questions mais à y répondre

. Les gens prennent alors souvent la parole pour formuler une opinion et non une interrogation., une négociation avance davantage avec une bonne question plutôt qu'avec un bon argument

à la façon d'un interrogatoire, repose sur un questionnement rigide, froid, directif et fermé. Néanmoins, elle présente l'avantage d'être précise, exigeante, rigoureuse et factuelle. La deuxième au contraire, basée sur un échange de type conversationnel, est coopérative et souple. Cependant, elle reste vague. "Dans ce cas, souligne-t-il, c'est vous qui donnez la balle à votre interlocuteur,


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Conclusion de la réunion

Traçabilité de la réunionValidation par le groupe des décisions -le secrétaire de

séance précise les éléments dont il a gardé des traces.

Sourire Laisser une bonne impression Clôture de séanceNettoyage et rangement des tables de la salle si cadre

associatifpour en savoir plus http://www.animerunereunion.com/


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