Séminaire conduite de projet Harpège. S é m i n a i r e Programme La conduite de projet 1....

Séminaire conduite de projetHarpège

S é m i n a i r e

Programme

La conduite de projet

1. Pilotage 2. Organisation

3. Reprise de données

4. Formation

5. Technique

L’accompagnement

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La conduite de projet

Organisation

Formation

Pilotage

Technique

Reprise des données

Les 5 axes principaux

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1- Le pilotage

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1. Le pilotage

Axe central du projet, il concerne :

1. La stratégie

2. La mise en place de l’équipe

3. La communication

4. Le suivi du projet

5. L’assistance

6. La constitution du dossier CNIL

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1-1. La stratégie

1. Objectifs généraux

2. Diagnostic

3. Déclinaison des objectifs

4. Identification des ressources

Communication

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1-1-1. Les objectifs généraux

Ils doivent être : discutés

hiérarchisés validés

communiqués

Exemples d’objectifs : Modifier l'organisation de la gestion du personnel Alléger à terme les charges administratives Moderniser les outils de gestion du personnel Posséder un système unique dans l'établissement Intégrer plus facilement les processus de déconcentration

etc...

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1-1-2. Le diagnostic

Quelle est la situation actuelle ?

Faire un état des lieux des points concernés par le projet

Mesurer l’écart entre l’état actuel et les objectifs à atteindre

Commencer à évaluer les risques inhérents au changement

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1-1-3. La stratégie

Les éléments à formaliser :

réfléchir sur les priorités, les objectifs opérationnels mais aussi les contraintes,

définir qui fera quoi,

planifier, faire un calendrier des principales actions,

avoir une vue d’ensemble,

disposer d’un document de référence validé par l’ensemble des acteurs.

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1-1-3. La stratégie

2 sous-projets à part entière, ayant pour objectif de se doter d’instruments propres à la conduite d’une politique de ressources humaines

l’exploitation du module ‘Fonctions’Décrire l’ensemble des activités de l’établissement

Observer l’évolution des métiers

Support aux opérations d’évaluation

l’exploitation de l’univers Business ObjectsConstruction des indicateurs

Cellule pilotage

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1-1-4. L’identification des ressources

Définir les ressources nécessaires aux niveaux : humain financier matériel

pour mettre en œuvre la stratégie définie

L’identification des ressources est facilitée par : un bon diagnostic une stratégie élaborée au plus fin

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1-2. La mise en place de l’équipe

L’équipe projet est une structure opérationnelle. Les membres de cette équipe doivent :

être disponibles• avoir des fonctions identifiées et

distribuées Chef de projet Porteur politique Responsable fonctionnel Responsable informatique Responsable(s) (binôme) reprise de données Responsable formation

travailler en étroite collaboration

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1-2. Profil de l’équipe

Les tâches à accomplir supposent d’avoir ou d’acquérir :

une bonne connaissance de l’établissement et de son fonctionnement

de bonnes connaissances métier :réglementation et métier de gestion de

personnel pour le fonctionnelUNIX, Oracle et compréhension du domaine de

gestion de personnel pour le technique

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1-2-1. Le chef de projet

Le chef de projet est moteur dans l’avancement du projet :

motivé par le projet d’implantation

disponible pour pouvoir s’impliquer

ayant un minimum de connaissances fonctionnelles et techniques

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1-2-1. Le chef de projet

Il coordonne et suit les actions liées aux 5 axes de la conduite de projet.

Il définit avec son équipe : la circulation de l'information entre les membres de

l’équipe (réunion, liste de diffusion...), la répartition des tâches de chacun par rapport aux

fonctions définies, le calendrier de travail, les règles de suivi de l’avancement du projet etc...

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1-2-2. Le comité de pilotage

C’est l’organe politique

Définit les grandes orientations Donne les moyens Procède aux arbitrages

L’implication des politiques fait la différence

Définir et communiquer les objectifs généraux Aider le chef de projet dans la participation des

personnels concernés Porter le projet au niveau de l ’établissement Faire descendre de l’information vers les acteurs

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1-3. La communication

Il conviendra de définir :

Les objectifs à atteindre (motiver ou rassurer le personnel, impliquer les politiques...).

Les populations visées.

Le contenu de la communication, en tenant compte de l’objectif à atteindre et de la population visée.

Les moyens appropriés (démonstrations, réunions, journal d’information...).

Le rythme de diffusion dans le cadre de la mise en place d’Harpège.

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1-4. Le suivi du projet

Gestion des ressources

Gestion des délais

Gestion de la qualité

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1-4. Le suivi du projet

Quelques conditions à remplir :

Définition des objectifs : que veut-on suivre ?

Définition des indicateurs : quels sont vos « instruments » de mesure ?

Définition d’étapes : à quelles dates fait-on une « pause » pour étudier la situation ?

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1-5. L’assistance

Cellule d’assistance interne à l’établissement

Elle devra comprendre : des compétences techniques des compétences fonctionnelles

Les membres de cette cellule : ont généralement suivi les formations et ont accès à

tous les manuels et documentations. sont les interlocuteurs directs des utilisateurs au

quotidien.

Cette cellule est utile pendant mais surtout après la phase d’implantation du produit

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1-6. Constitution du dossier CNIL

Déclaration individuelle et personnalisée à faire auprès de la CNIL :

• obligation de déclarer et d’obtenir l’accord de la CNIL pour toute nouvelle mise en œuvre de traitement portant sur des données nominatives

• devoir d’information des personnes concernées par la mise en œuvre de ces traitements et de leurs droits à ce sujet.

• obligation de révision de la déclaration dans les cas : d’élargissement du périmètre fonctionnel mettant en œuvre des données nominatives, de sortie du périmètre pris en compte dans le cadre de la norme simplifiée

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2- L’organisation

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Les différentes étapes :

1. définition des structures Harpège

1. définition des implantations et des locaux

1. définition des habilitations ou des accès

1. élaboration du paramétrage

2 – L’organisation

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2.1 – Définition des structures

Leur définition dans Harpège est fonction :

Existence juridiqueChoix politiques : Enjeux : pilotage, visibilité géographique,

utilisation quotidienne, Spécificité : rapport à la réalité, aux besoins,

aux fonctionnements déjà existantsNiveau de détail : niveau fin ou globalLogique de codificationStatut Article 43 : Harpège mono-établissementLiens avec les habilitations : droits d’accès

U FR S C U FR M éd . U FR D R

U N IV

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2.1 – Définition des structures

Exemple de processus : Identifier les composantes, les services communs, etc., de l’établissement et mener une réflexion élargie sur les structures et implantations-locaux (secrétaire général, chef de projet, gestionnaires, informaticien)

Préciser le degré de finesse de l’arborescence

Élaborer l’arborescence : définir formellement les différents niveaux et libellés

Définir une codification des éléments de structure

Formalisation et proposition aux composantes.

Arbitrage et validation politique finale sur l’arborescence des structures

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2.2 – Définition des implantations/locaux

Les implantations/locaux permettent de décrire la réalité géographique de l’établissement :

Implantation unique sur un immeuble contenant un grand nombre de locaux

Implantations multiples, sur un même campus ou sur des campus distincts

A chaque implantation sont liés:une adresse

des locaux

Les locaux sont ensuite associés à :une structure

des agents

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2.3 – Définition des habilitations

Réflexion sur l’organisation du travail de toutes les personnes concernées par la GRH (qui fait quoi, qui est responsable de quoi, à quel niveau...).Travail de collaboration entre politiques et utilisateurs afin de satisfaire l’ensemble des personnes concernées.Définition des différents profils d’utilisateurs (traitements et données).Affectation d’un profil à chaque utilisateur.Evolution dans le temps : élargies au début pour être de plus en plus affinées

Nota : Les habilitations ne seront véritablementopérationnelles que lorsque les

occupations/affectations seront toutes saisies.

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2.4 – Élaboration du paramétrage

Le paramétrage d’Harpège est constitué de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant :

1.Création de la structure mère(n1 de l’arborescence = établissement)

2.Création des utilisateurs

3.Saisie des profils d’habilitations

4.Saisie des tables de nomenclatures locales (années universitaires, organismes de mission,organismes de recherche, téléphone)

5.Saisie des implantations / locaux

6.Saisie des composantes et autres structures(et liens avec les implantations / locaux)

7.Paramétrage du niveau de gestion des arrêtéset saisie des visas

Dans le module d’administration

d’Harpège

Dans Harpège

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3- La reprise des données

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Les différentes étapes :

1. Enjeux, caractéristiques, initialisation et ordonnancement

2. Diagnostic de l’existant

3. Stratégie de reprise et éléments à prendre en compte

4. Exemple de saisie d’historique de carrières

5. Recommandations

6. A faire au plus tôt

3 – La reprise des données

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L’objectif est de disposer d’une base Harpège complète et fiable

Une reprise qui s’est réalisée dans de bonnes conditions, dans des délais assez courts :

est une marque de réussite du travail des gestionnaires et des informaticiens et devient un facteur motivant

permet de s’assurer dans l’avenir du bon fonctionnement de l’application

garantit la fiabilité des informations pour les échanges d’informations

permet d’exploiter rapidement les données pour une GRH au quotidien

3.1 – Enjeux

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Il s’agit d’introduire au minimum toutes les données obligatoires dans Harpège avec pertinence et cohérence

Données obligatoires :

données minimales et nécessaires pour valider la saisie d’un écran

données minimales et nécessaires pour activer des fonctionnalités transverses

3.1 – Caractéristiques

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Exemple : État civilChamps obligatoires :

• Civilité

• Nom usuel

• Prénom

• Nom patronymique

• Date de naissance

• Pays de naissance

Remarque : dans le cas d’une naissance en France, le département est une donnée obligatoire.

La ville n’est pas une donnée obligatoire.

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2 types de reprise :manuelle pas d’application existante l’état des données dans l’outil existant n’est pas

fiable, pas entretenu ou incomplet

informatique ou migration de données application(s) existantes données complètes et fiables pouvant être réutilisées

dans Harpège mixité de toute reprise informatique : complétée par

un travail de contrôle et de saisie applications locales : GPU, GRH, spécifiques applications nationales : AGORA, POPPEE ITARF,

POPPEE Bibliothèque autres ? : Données de la TG…


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Pour commencer une reprise des données, aussi bien manuelle qu’automatique, les données minimum à saisir dans la base Harpège sont :

Les structures, au moins le niveau 1

Les utilisateurs

Les habilitations

3.1 – Initialisation d’Harpège

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3.1 – Ordonnancement de la reprise

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Objectif :

Faire un état des lieux des données de gestion de personnel par rapport à Harpège.

Etapes à suivre :A partir du support de travail (dossier papier, applications informatiques…), faire le constat de l’état des données existantes (qualité, complétude...) pour chaque catégorie de personnels, par rapport aux contraintes d’Harpège : concepts, nomenclatures et champs obligatoires

Etude des modèles de données d’Harpège et comparaison avec les modèles de données de l’application locale

Etude des nomenclatures d’Harpège et comparaison avec celles utilisées dans l’application locale

3.2 – Le diagnostic de l’existant

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Outils :Modèles de données d’Harpège

Modèles de données des applications locales

Liste des champs obligatoires d’Harpège

Liste des nomenclatures utilisées dans Harpège

Liste des nomenclatures utilisées dans les applications locales

Dossiers des agents

Emplois/postes : enquête COSMOS, délégations...

3.2 – Le diagnostic de l’existant

S é m i n a i r e

Définition de la stratégie à partir :

du diagnostic

des choix de gestion, de pilotage de l’établissement - en fonction des besoins de chacun (direction, gestionnaires...)

de la priorisation des actes de gestion (ex. : fonctionnalités d’Harpège : liste électorales et promouvabilités Itarf)

3.3 – La stratégie de reprise

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A partir du diagnostic et des objectifs, il s’agit de :

se donner des priorités et des échéances,

faire le bon choix entre une reprise automatique ou manuelle,

définir et formaliser les étapes à suivre et leur ordre en fonction du travail quotidien, de la logique de saisie imposée par Harpège...

formaliser de façon précise quelles sont les informations à rentrer dans la base avec le niveau de détail souhaité


S é m i n a i r e

Reprise manuelle : à partir du dossier de l’agent directement (gain de

temps si réorganisation préalable des dossiers papier)

à partir de grilles de saisie pré-remplies

Reprise automatique : à partir des applications locales à partir des applications nationales


S é m i n a i r e

BesançonCaen

Reprise DijonGPU Nancy 1

Paris 5Strasbourg 1 et 2St EtienneReims

Amiens,Clermont 2,

Reprise Lyon 1,GRH Rennes 1,

Toulouse 3,INSA Toulouse

Tours, NantesPoitiers, Brest

Bordeaux 3INPGLimogesLille 1Orléans

Reprises Paris 3, Paris 6diverses : Paris 7Clio Paris 104D Perpignanmultilog RouenGDP VersaillesESPER LittoralExcel UTCAccess INPLFileMakerPro Le Mans

Grenoble 1Bordeaux 4Lyon 2UBS

Aix-Marseille 1AmiensClermont 1 et 2INPG

Reprise Limoges,AGORA Paris 10, Paris 11

PerpignanRennes 2Strasbourg 1 et 2NiceLe Mans, UBSMontpellier 1Lille 3, Lyon 2

AngersAvignonBordeaux 2Bordeaux 4Clermont 1Evry

Reprise La RéunionManuelle Montpellier 3

Paris 12Paris 1Paris 3Rennes 2Strasbourg 3Toulouse 1 et 2TroyesMontpellier 2

Le MansParis 1

Reprise Montpellier 1POPEE Paris 11

Lille 3UBS


S é m i n a i r e

Dans le cas du choix d’une migration informatique, achever au plus vite la phase de migration afin d’éviter de « mélanger » phases automatiques et phases manuelles

adapter l’organisation du travail,

prévoir et ne pas sous-estimer le travail de vérification des données reprises,

se donner les moyens du suivi (indicateurs, jalons, calendrier...),


S é m i n a i r e

Limites de la reprise automatique :Pas de migration des structures avec les outils fournis par l’Agence

Impossibilité de faire évoluer Harpège (patchs fonctionnels, versions supérieures) avant que les migrations informatiques ne soient achevées

Étude fine des nomenclatures nationales et constitution des correspondances

Importance du travail de collaboration entre l’informaticien et le gestionnaire

Délai de vérification des données plus long par rapport à une reprise manuelle

Complexité liée à la logique du shéma fonctionnel

3.3 – Éléments à prendre en compte

S é m i n a i r e

Cas particulier, la reprise d’AGORA et POPPEE :

Populations IATOS et bibliothèque

Fichier à demander au Rectorat et au Ministère

Examen des fichiers

Intérêt d’une telle reprise à estimer : rapporter le temps passé consacré à cette reprise à la richesse et la fiabilité des informations contenues dans les fichiers


S é m i n a i r e

Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Promouvabilités ITARF

absolus : que l’agent existe dans la base avec au minimum : son élément de carrière en cours (corps, grade,

échelon ainsi que date d’effet et type d’accès) ; sa position statutaire en cours.

non-absolus mais vivement recommandés : les historiques de carrière(s), de positions statutaires, de contrat(s) de congés


S é m i n a i r e

Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales

Individus hébergés : Lien avec la structure de travail Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil

scientifique)

Agents avec contrat : Contrat en cours et antériorité des contrats dans

l’établissement, au minimum dans la limite d’ancienneté requise

Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique)

Congés en cours et historique Affectation en cours.


S é m i n a i r e

Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales

Agents avec carrière : Elément de carrière en cours Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil

scientifique) Section CNU pour les enseignants chercheurs Positions statutaire en cours Congés en cours Affectation en cours


S é m i n a i r e

Ecueils à éviter :Objectifs et stratégie incompris ou non communiqués auprès des gestionnaires et de l’informaticien

Sous-estimer la charge de travail - manque de moyens et d’organisation

Ne pas se donner de limite dans le temps ou se donner des échéances irréalistes

Choix de la migration informatique sans réelle remise en question sous prétexte de la facilité liée à l’automatisme

Manque de collaboration entre informaticiens et gestionnaires

Ne pas prévoir la phase de vérification desdonnées

3.4 – Recommandations

S é m i n a i r e

Ressources à mettre en place :

humaines plusieurs gestionnaires, en cas de recrutements extérieurs, il est conseillé

de les faire travailler sur d’autres actes courants afin de réserver les compétences internes pour la reprise,

1 à 2 informaticiens dans le cas d’une migration, chef de projet, chargé entre autres de la

coordination des travaux

matérielles cf. CCI Base de test


S é m i n a i r e

Outils à utiliser :

outils de contrôle des données d’Harpège

Ces outils servent soit à contrôler certaines données dans la base, soit à extraire des données sur la base de critères.

Ils permettent de tirer le meilleur parti possible des fonctionnalités d’Harpège, notamment celles dites de gestion collective telles que Listes électorales ou Promouvabilités ITARF.


S é m i n a i r e

1. Réflexion et formalisation de la stratégie

2. Préparation de la reprise :

Phase de diagnostic

Manuelle organiser et/ou compléter les dossiers papier renseigner les éléments dans les grilles de saisie

Informatique : compléter éventuellement la base existante avant la

migration (ex. : date d’arrêté au niveau des carrières) faire correspondre les nomenclatures de la base

existante avec celles présentes dans Harpège

3.5 – A faire au plus tôt

S é m i n a i r e

3. Travail sur les structures et implantations-locaux

4. Constitution des nomenclatures et du paramétrage local (Niveau de gestion des arrêtés, Organismes de recherche, Organismes de mission, Années Universitaires, Téléphones)

3.5 – A faire au plus tôt

S é m i n a i r e

4- La formation

S é m i n a i r e

Dans le cadre de l’implantation, les formations à l’outil Harpège sont de 3 types :

Formation au paramétrage : destinées à un binôme chef de projet/ informaticien, 1 jour à Paris – le 15 décembre 2008

Formations techniques Objectifs : formation à l’installation et à l’exploitation

technique de la base de production et de la base de formation et préparation à la migration informatique des données

Pré-requis : compétences sur UNIX, Oracle, niveau DBA Destinée à 1 ou 2 informaticiens Pas de reformation nécessaire 2 jours à Paris – les 16 et 17 décembre 2008

4 – La formation

S é m i n a i r e

Formations fonctionnelles Objectifs : Apprentissage de l’exploitation fonctionnelle

d’Harpège Pré-requis : connaissance du métier, de la

réglementation et de l’environnement WindowsGestion individuelle 3 modules d’une durée totale de 9 jours à Paris à compter de janvier 2009 – 4

personnes Formation de formateursGestion collective (promouvabilités ITARF, listes électorales) 2 modules de 2 jours 2 personnes/module - juin 2009 à Paris Formations de formateurs

4 – La formation

S é m i n a i r e

A ces formations, s’ajoute une formation disponible au catalogue AMUE pour les sites en exploitation :

Formations pilotage Objectifs : Utilisation de l’univers Business Objects pour

Harpège Pré-requis : connaissance d’Harpège Utilisateur niveau 1 (débutant) 2,5 jours Utilisateur niveau 2 (perfectionnement) 2 jours Reformation à prévoir en fonction de la population

concernée

4 – La formation

S é m i n a i r e

Formation des formateurs : Choisir les formateurs en fonction de leurs

compétences métier et leurs capacités à reformer Prévoir les disponibilités en fonction de la durée des

différentes sessions (nationales et locales) Prévoir un travail d’assimilation et de personnalisation

des modules.

Le plan de formation interne : Lister les utilisateurs à reformer et le type de formation

à dispenser (gestionnaires utilisateurs ou en consultation uniquement),

S’assurer de la disponibilité de la salle de formation, Etablir le calendrier de formation

4 – Les formations fonctionnelles

S é m i n a i r e

La redistribution des formations en interne : mettre en place la logistique (une salle de formation

équipée : vidéoprojecteur, imprimante, postes ...) avoir un dimensionnement raisonnable des groupes (14

personnes maximum) avoir une base de formation installée et entretenue reproduire les manuels de formation et les mettre à

disposition des participants

4 – Les formations fonctionnelles

S é m i n a i r e

4 – Calendrier du Projet

Octobre

Travaux

2008

S 43Semaine

Séminaire Conduite de

Projet

Constitution des équipesRéflexion sur les structures et la stratégie de reprise des donnéesPréparation de la RD

Formation technique

S 49 S 50 S 51 S 52S 48S 47S 44 S 45 S 46

Formation Paramétrage

Installation

Novembre Décembre

S é m i n a i r e

4 – Calendrier du Projet

Janvier

Travaux

2009

S 4Semaine

Reprise des données et paramétrage

Formation fonctionnelle

S 22 S 39 S 40 S 50S 9S 8S 5 S 6 S 7

Février Décembre

Réunion de mi-parcours

Réunion de bilan avant mise en exploitation

Démarrage

Réunion de biland’implantation

S é m i n a i r e

5- Technique

S é m i n a i r e

Vérifier la disponibilité des personnes et leurs compétences (Unix, Oracle...)

Préparation de l’installation d’Harpège

Version 10gAS (cf. le cahier des charges d’implantation)

Administration (installation de la base de production, de formation, d’une base test, imprimantes, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité...)

Exploitation des outils de migration informatique (reprise des données notamment)

5 – Technique

S é m i n a i r e

Accompagnement

S é m i n a i r e

6- L’accompagnement

L’établissement est responsable de la mise en œuvre du projet. L’AMUE l’accompagne dans sa réalisation : Un consultant produit est chargé d’aider et

d’accompagner l’établissement tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation).

En phase d’implantation, il est l’interlocuteur de l’équipe projet ; il est chargé en particulier d’assister le chef de projet de l’établissement.

Il effectue régulièrement avec le chef de projet des points d’avancement.

S é m i n a i r e

6- L’accompagnement

A l’issue de la phase d’implantation, le site passe en exploitation désignation de correspondants fonctionnels et

techniques chargé de : l’assistance en lien avec l’AMUE la maintenance (livraisons versions)

assistance à distance avec dépôt de fiches par le web (cf. charte assistance)

S é m i n a i r e

6- L’accompagnement L’équipe accompagnement Harpège

Sophie Andriam

Bénédicte [email protected]

Christine Vié-Delannoy

S é m i n a i r e

6- La documentation

DOC. TECHNIQUE

DOC. de VERSION

DOC. FONCTIONNELLE

Paramétrage

Formations fonctionnelles

Formations techniques

Installation

Exploitation

Gestion individuelle

Gestion collective

Installation et reprise

Notes accompagnement des patchs

Note CNIL

Conduite de projet/implantation

Manuel d’installation

Dossier de paramétrage

CCI

Guides utilisateur (HARPEGE/Primes)

Manuel d’exploitation

DOC. de FORMATION

DOC. PILOTAGE

Reprise de données

Visite conduite de projet

Manuel de reprise des données

Classeur chef de projet

Base de données

Nomenclature

Guide Utilisateur BO

AMUE-CSIER

Fonctions

CG /CD

(conceptions)

MLD /MPD

Fichier des nomenclatures

BO niveau 1 et 2

S é m i n a i r e

6- La documentation livréeaujourd’hui

Champs obligatoires HARPEGEClasseur chef de projet

Outil de pilotage et exemples de sites Liste des tâches à effectuer Constitution des équipes Les structures, avec quelques exemples d’anciens sites Harpège Locaux – implantations Organisation de la communication Exemple de calendrier d’implantation Guide des procédures Grilles de saisie Organisation des formations Pré-requis aux fonctionnalités des listes électorales et

promouvabilités ITARF Présentation de la journée conduite de projet

S é m i n a i r e

6- La documentation livrée auxformations techniques

Manuel exploitation,

Manuel installation,

Document spécifique sur l’installation des bases de formation,

Fichier des nomenclatures,

Modèles de données : physique et logique,

Paramétrage : dossier de paramétrage,

Reprise de données : migration DPATE, migration Harpège.

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6- Autres services AMUE

Listes de diffusion : harpfonc, harptech

Liste de discussion : [email protected]

Web : www.amue.fr

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