IXERP France La conduite de projet

Cette présentation a pour objectif d’exposer la méthodologie à adopter dans la conduite d’un projet d’un système d’information (S.I).

INTRODUCTION

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Méthode et Projet SI

Les grandes phases Définition Réalisation Mise en Œuvre Bilan, Retour d’Expérience Ce qu’il faut retenir

Intro Déf. Réal. MeO Bilan A

retenir

Les grandes phases

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Méthode et Projet SI

Pourquoi une méthode ? Qu’est-ce qu’un projet ? Les différentes phases Les aspects à prendre en compte


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Les grandes phases

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Adopter une méthode pour :

Aider les acteurs Check-lists / Outils / Modèles Assurer la qualité Points de contrôle processus

Ingénierie

…. Il faut permettre la bonne intégration des nouveaux arrivants, rendre le travail facilement accessible à chacun,

donner des points de repère et homogénéiser les pratiques, asseoir une démarche qualité.


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Les grandes phases

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Un projet, c’est

« un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. »

(source : norme ISO 9000)


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Les grandes phases

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Rappel du rôle des acteurs

Maître d’Ouvrage (MOA)Personne physique ou morale propriétaire de l’ouvrage. Elle fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Elle passe la commande à la MOE, en vérifie la conformité, assure la cohérence globale.

Maître d’œuvre (MOE)Personne physique ou morale qui a la charge de concevoir et de mener à bien la construction de l’ouvrage…. Elle a la responsabilité de l’exécution de la fourniture. Elle s’organise pour la produire avec ses équipes ou des fournisseurs externes, avec l’accord du MOA.


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Les grandes phases

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retenir

Les grandes phases

DEFINITION• 1ère Expression de Besoin (cadrage)

• Étude préalable • Cahier des charges

Accord Comité d’Investissement

Lancement

REALISATION•Préparation• Conception

• Réalisation, Intégration• Recette

Accord Comité SI

Protocoles Client/Fournisseur

ConformitéVérification d’Aptitude

MISE EN ŒUVRE•Préparation

• Expérimentation / Site pilote

• Généralisation

Plans de Com’ et Déploiement

Support utilisateursRéception Définitive

Adéquation à l’environnement

BILAN / REX•Évaluation

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Les aspects à prendre en compte

Finalités (Enjeux ; Contenu / Spécifications)

Éléments d’organisation (Acteurs ; Fonctionnement ; Ressources)

Pilotage et système de décision (RAF réel ; Coûts ; Risques ; Actions…)

Planning (Livrables et points de validation ; Chemin critique)

Contrôle qualité (Documentation ; Revues de fin d’étape…)


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Les grandes phases

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Phase de Définition

Première expression de besoin (cadrage) Étude préalable Cahier des charges

Contrat Lancement Réalisation


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Les grandes phases

Responsabilité MOA

ContributionMOE

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Cadrage

Présentation du besoin tel qu’il apparaît au promoteur du projet

Formalisation succincte du service attendu, de sa pertinence stratégique, du périmètre et des limites

Premiers éléments d’exigence


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Les grandes phases

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Ce qu’il faut y trouver Quels utilisateurs ? Quel(s) processus

concerné(s) ?(Exigences induites : volumétrie, performances,…)

Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort)

Réponse minimale du SI, calendrier souhaitable(Éventuellement, évaluation de l’effort limite à consentir par l’Entreprise en charges / coûts / délais)

Relation avec les autres projets de l’Entreprise et le reste du SI


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Les grandes phases

La 1ère expression de besoin est primordiale. Elle donne les points de repère pour l’intégralité du projet.

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Elle doit fournir tous les éléments d’appréciation nécessaires au lancement du projet


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Les grandes phases

Cette valeur peut être limitéedans le temps Prise de décision

Faisabilité Risques

Faisabilité et Risques doivent s’analyser aussi biencôté Métier (ex : conduite du changement, rejet d’un

système jugé inquisiteur) que côté Technique (ex : ouverturedu SI à l’extérieur, déphasage d’informations)

Opportunité (Valeur Ajoutée)

Économie(Estimer la plus-value attendue, évaluer les coûts, établir un bilan économique)

Certains éléments sont difficilement quantifiables.

Il faut comparer les coûts de réalisation, de déploiement et de fonctionnement

avec les bénéfices attendus

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Ce qu’il faut y trouver Identification du responsable + personnes consultées


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Les grandes phases

Positionnement par rapport à d’autres chantiers ou projets

Présentation succincte des solutions possibles et alternatives associées

Identification des contraintes

Étude des impacts

Estimation des moyens nécessaires et risques

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Quelques précautions à prendre pour atteindre l’objectif (= prendre une décision) Avoir l’adhésion de la hiérarchie

(facilitation des prises de contact et validation de l’étude)

Prendre en compte l’ensemble de la problématique(mise en œuvre incluse)

Faire une restitution aux interlocuteurs(validation du contenu de l’étude avant présentation au Comité SI, instance de décision)

Une étude préalable doit rester légère et rapide


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Les grandes phases

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Il constitue la commande de la MOA Il décrit le plus exactement possible le contenu de la

prestation et de la fourniture attendue, avec les exigences Établi à partir de la 1ère Expression de besoin et de l’Étude

préalable, dans des termes de maîtrise d’ouvrage, il fournit au maître d’œuvre les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse s’engager


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Les grandes phases

Ne pas sous-estimer le processus de validation. Une commandemal validée entraîne nécessairement de gros déboires.

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Document commun MOA - MOE Il synthétise le projet et son interaction avec

l’environnement, les contraintes, l’organisation à mettre en place(Comité de pilotage ; Équipe projet ; Groupe utilisateurs….. )


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Les grandes phases

Il définit les ressources (humaines, matérielles et logicielles), présente le découpage du projet et le calendrier

Le système de décision doit être clairement défini et connu de tous les acteurs duprojet (rôle, responsabilité, échanges entre acteurs, organisation des prises de décision)

Il est validé par le Directeur MOA promoteur du projet et le Directeur MOE

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Les grandes phases

Accord Comité d’Investissement

Lancement

Délais de commande desprestations Externes (en particulier,

en cas de marchés publics!)

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Phase de Réalisation

Préparation Conception Réalisation, Intégration Recette, Qualification globale

Mise en œuvre


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Les grandes phases

Responsabilité MOE

ContributionMOA

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Plan Assurance Qualité Le PAQ est un document de référence pour l’ensemble

des signataires pendant toute la durée du projet

Il porte sur l’engagement de démarche et des moyens réciproques à mettre en œuvre pour satisfaire aux exigences


retenir

Les grandes phases

Le PAQ doit donner une vision Client / Fournisseur partagéeet vérifiable pour réussir les conditions définies dans le contrat

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Plan Assurance Qualité - Démarche

Partir des exigences, identifier les contraintes Définir les ressources, moyens et organisation

(démarche de développement, documentation, outils et méthodes utilisés)

Définir les règles et procédures associées (échanges, livraisons, réceptions)

Définir les points de contrôle (reporting au client, indicateurs, revues)


retenir

Les grandes phases

Parvenir à un accord Présenter à l’ensemble des équipes

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Recette La recette est l’ensemble des opérations de contrôle

par lequel le client s’assure que le produit présenté par le fournisseur est conforme à la commande passée et exploitable dans le système d’information de l’entreprise

Les procédures ne s’improvisent pas. Le protocole de recette (organisation des activités de test, seuil d’acceptation du produit,…) est négocié au plus tôt, avec le PAQ


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Les grandes phases

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Cahier de recette Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux

d’essai pour les fonctions à tester, les résultats attendus, les ressources nécessaires, les fiches de suivi d’anomalies

2 types de recette Fonctionnelle en charge MOA, dès période de

Conception Technique en charge MOE, recouvre

intégration SI et performances


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Les grandes phases

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La phase de recette est extrêmement importante. La MOA doit s’y préparer très sérieusement en :

affectant les ressources nécessaires préparant le traitement des tensions avec le fournisseur

ex : typologie des anomalies (bloquantes, majeures, mineures), tests de non-régression

organisant des tests de « bout en bout » avec d’autres projets ex : fonctionnement avec les référentiels de l’entreprise de type Annuaire, Structures,..


retenir

Les grandes phases

La migration des données est un sous-projet à part entière ; Il nécessite fréquemment un « nettoyage » des anciens fichiers.

Ne pas négliger la réflexion sur les « procédures de reprise », les « procédures dégradées » qui permettront de conserver un service aux utilisateurs en cas d’incident

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Recette provisoire ou « vérification d’aptitude »Acte constatant contradictoirement que les obligations contractuelles ont été remplies et que le produit peut être accepté pour mise à l’épreuve dans son fonctionnement réel, pendant un temps défini appelé période de garantie


retenir

Les grandes phases

Recette Provisoire(Vérification d’Aptitude)

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Mise en œuvre

Préparation Vérification adéquation de la solution Mise en place du support utilisateurs

Réception définitive Généralisation


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Les grandes phases

Responsabilité MOA

Contribution

MOE

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Plan de communication Sous la responsabilité de la MOA, il définit la démarche

d’information/sensibilisation Il précise les cibles, relais de communication,

événements, planning, coordination avec les plans de formation et déploiement


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Les grandes phases

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Plan de formation (si nécessaire)

Il définit l’organisation à mettre en place pour former les utilisateurs et autres acteurs dans l’implantation du produit

Il précise les cibles, les relais, les modules par population (objectif, contenu, durée, méthode, support)


retenir

Les grandes phases

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Plan de déploiement Il définit un calendrier précis par zone géographique,

structure, métier,… par lot fonctionnel s’il y a lieu Il s’articule avec les deux plans précédents


retenir

Les grandes phases

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Il s’agit, au-delà de la conformité constatée lors de la recette, de faire fonctionner le produit dans son environnement définitif Détermination d’un sous-ensemble représentatif du

dispositif complet (exploitation de l’ensemble des procédures) appelé « site d’expérimentation » ou « site pilote »


retenir

Les grandes phases

Le site pilote est un élément très importantpour pouvoir qualifier l’ensemble des composantes

du projet (logiciel, matériel, documentation et support) Choisir au plus tôt ce site, y faire une communication

et un support privilégiés

L’expérimentation amèneimmanquablement de nouvelles

FA et des FE urgentes (circuits etdélais à mentionner dans PAQ)

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Il s’élabore dès la phase de recette, s’affine avec les retours du site pilote Capital pour la bonne utilisation du produit

Recouvre les aspects métiers et techniques

Aura la même durée de vie que le produit mis en place


retenir

Les grandes phases

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retenir

Les grandes phases

Adéquation à l’environnement

Réception définitiveLa vérification de service régulier atteste de l’exploitabilité du produit fourni et de sa conformité au niveau de service attendu. Elle est prononcée à l’expiration du délai de garantie et dégage définitivement le fournisseur de sa responsabilité.

Réception Définitive

Généralisation

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Bilan, Retour d’Expérience

Déroulement du projet Usage du produit livré

Boucle d’amélioration sur le processus Ingénierie

Évolution du produit

A retenir

Intro Déf. Réal. MeO BilanLes grandes phases

Responsabilité MOE

Responsabilité MOA

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Document de clôture du projet Constats à faire partager par tous les acteurs du projet,

pour en tirer des recommandations sur les projets futurs Aspects à prendre en compte

Qualité du produit livré (conformité à la commande, performances,)

Méthode et outillage (efficacité, productivité, continuité dans le cycle de production)

Respect des coûts et des délais Management des ressources Respect du PAQ

Capitalisation de l’expérience acquise

A retenir


Difficulté pour intéresser les décideurs à l’exercice

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Enquête, éventuellement audit, dans un contexte stabilisé (une fois la période d’appropriation révolue)

La MOA doit pouvoir apprécier l’usage effectif des outils mis à disposition des utilisateurs

Le service rendu est-il efficace au regard des pratiques professionnelles et des exigences de l’environnement ?

Quelles pistes d’amélioration ?

Détection d’évolutions à prévoir (amélioration du produit, aménagements organisationnels, compléments de formation,…)

A retenir


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Ce qu’il faut retenir

Principaux points

Écueils


retenir

Les grandes phases

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Relation Client - Fournisseur Le MOA est le client.

Il passe une commande, valide les propositions de la MOE, s’assure de la cohérence globale, vérifie le respect du contenu, des délais, des coûts, organise la mise en œuvre auprès des utilisateurs

Le MOE s’engage à réaliser la commande, dans le respect de qualité de production, de délais et de coûts, conseille, livre, corrige.


retenir

Les grandes phases

L’implication constante du client au cours du projet est essentielle

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Pilotage de projet (suivi – actions d’anticipation)

La MOE fait un suivi plus précis des réalisations, mais les deux côtés – MOA et MOE – doivent se retrouver sur les délais, les coûts, les indicateurs, les risques, les plans d’actions,…

Point de contrôle hebdo des équipes projet Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA et MOE Reporting mensuel de synthèse aux structures

(Direction, Contrôle Gestion)


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Les grandes phases

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Ne pas négliger une recherche constante de la satisfaction des utilisateurs

Éviter l’effet tunnel

Incorporer des utilisateurs dans le cycle du projet, cela évite des erreurs de compréhension et d’interprétation

Ces utilisateurs intégrés d’une manière ou d’une autre au projet seront des relais importants dans la conduite du changement


retenir

Les grandes phases

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Gros effort de « coordination » En interne au projet

(actions à mener en parallèle, découpage en sous-projets)

Avec les projets connexes Les problèmes relatifs à la validation sont amplifiés (interactions) Certains projets sont des pré-requis (ex : mise à niveau postes de

travail)

Avec l’ensemble des structures concernées(veiller à leur implication, aussi bien côté directions métiers que services informatiques tels que réseau & télécoms, production,…)

Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente entre MOA et MOE


retenir

Les grandes phases

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Conduite du changement

C’est parfois une affaire très complexe

L’équipe projet doit assumer – avec éventuellement les directions support (RH) – et donc ne pas sous-estimer l’énergie et le savoir-faire nécessaires

L’aspect Métier est naturellement majeur, mais les équipes MOE sont de plus en plus touchées


retenir

Les grandes phases

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Organisation de l’après-projetMise en place d’une cellule de « maintien en condition opérationnelle » pour le produit livré

L’équipe projet doit donner tous les éléments nécessaires pour la suite (documentation, principes d’administration, contenu du support utilisateurs, contrat de service,…)

A préparer très activement lors de la phase de mise en œuvre

Pour favoriser les transferts de compétence, on organise généralement des biseaux


retenir

Les grandes phases

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IXERP France, avec vous pour la réussite de vos projets

IXERP France est une société de Conseil et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage.

Notre valeur ajoutée réside dans :

L’expertise et la qualité de nos consultants pluridisciplinaires : fonctionnels, ergonomiques et techniques,

La méthodologie Conseil IXERP France éprouvée à travers de nombreuses missions AMO d’envergure,

La culture de proximité avec nos clients qui se traduit par une implication forte afin de fournir une réponse spécifique adaptée à la problématique posée.

Notre savoir-faire fait appel aux différents métiers du service, dont nous maîtrisons l’ensemble des aspects. Une vision globale sur les projets permet à IXERP France de vous accompagner tout au long du projet, du cadrage au déploiement :

Phase amont : Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) pour le recueil, les recommandations et la formalisation de vos besoins,

Suivi et pilotage des réalisations, spécifications détaillées, contrôle de conformité, animation de sites, déploiement des solutions et formation des utilisateurs,

Lancement, Accompagnement au changement, mesure de la réussite du projet, Notre offre est étudiée pour répondre aux besoins spécifiques des Grands comptes privés et des structures du Service Public.

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Contact

IXERP consulting

Votre Ingénieur Commercial IXERPBENSIMON StéphaneTEL : 01 73 04 92 34GSM : 06 61 79 78 32Mail : [email protected]

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