Rapport de stage Amendis

Rapport de stage : la gestion des achats

Avant tout développement sur cette petite expérience

professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport

de stage par des remerciements.

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Ma reconnaissance s’adresse dans un premier temps à

Monsieur KADOUSSI Brahim, responsable du service Achat et

approvisionnement de la société Amendis de Tétouan, mon

tuteur professionnel, pour son accueil et la confiance qu’il m’a

accordé dès mon arrivée dans l’entreprise qui ont rendu ce

stage intéressant. Je le remercie également pour sa patience,

l’amabilité et le soutien qu’il m’a apporté.

Aussi, Je tiens à remercier tout particulièrement et à témoigner

toute ma reconnaissance à tout le personnel du service Achat,

pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêt qu’il m’a fait

vivre durant ce mois au sein de l’entreprise Amendis Tétouan :

Mr. MAGHRANI Mohamed, Mr. AAZIBOU Said, Mr. BERDEI Laarbi,

Mme. AMRANI Laila, Mme. AFIA Rachida… pour m’avoir intégré

rapidement au sein de l’entreprise et m’avoir accordé toute leur

confiance ; pour le temps qu’ils m’ont consacré tout au long de

cette période, sachant répondre à toutes mes interrogations ;

sans oublier leur participation au cheminement de ce rapport.

Je tiens à remercier également Madame Souad BOUNGAB, ma

tutrice enseignante pour l’aide et les conseils concernant les

missions évoquées dans ce rapport, qu’elle m’a apporté lors

des différents suivis.

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Remerciement…………………………………………….. 1

Introduction……………………………………………….. 5

Chapitre I : Présentation de la société Amendis

1. Aperçu général sur la société…………………………. 8

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2. Fiche signalétique……………………………………….. 11

3. Les agences commerciales…………………………….. 12

4. Organigramme de la société…………………………… 14

Chapitre II : La fonction Achat et approvisionnement au

sein de l’entreprise…………………………………………………...16

I. Présentation

1. Positionnement de la fonction par rapport aux autres

fonctions…………………………………………………. 17

2. Evolution…………………………………………………. 19

3. Objectifs……………………………………………...….. 20

4. Méthodes………………………………………………… 22

5. Rôle de l’acheteur……………………………………… 23

II. Le processus d’achat ………………………………….. 26

1. Traitement des besoins……………………………… 27

2. Détermination du fournisseur approprié………… 28

3. La négociation…………………………………………. 30

4. La commande…………………………………………. 31

5. Contrôle de la réception…………………………….. 32

6. Evaluation des performances………………………. 33

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Chapitre III : le choix des fournisseurs…………………..35

1. Pourquoi le choix des fournisseurs ?.................... 36

2. Le modèle SMQ (système de management de la

qualité) ……………………………………………………..38

3. Procédure d’évaluation des fournisseurs………….. 40

Conclusion……………………………………………….45

Annexes

C’est avec enthousiasme que j’effectue mon premier stage

d’initiation dans le cursus de ma formation au sein de l’Ecole

Nationale de Commerce et de Gestion.

ENCGT 5


Ce stage se déroulait du 01/08/08 au 31/08/08, au sein de

l’entreprise Amendis de Tétouan. Au cours de ce stage à la DMG

(Direction des moyens généraux), j’ai pu m’intéresser au

service des achats et approvisionnements.

Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi

d’appréhender beaucoup de choses et surtout enrichir mes

connaissances théoriques.

Mon maître de stage étant responsable du service achats, j’ai

pu apprendre dans d’excellentes conditions tout ce qui a une

relation avec la fonction achats et l’approvisionnement et son

processus.

L’élaboration de ce rapport a pour principale source les

différents enseignements tirés de la pratique journalière des

tâches auxquelles j’étais affecté. Enfin, les nombreux entretiens

que j’ai pu avoir avec les employés du service m’ont permis de

donner une cohérence à ce rapport.

En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique du

moi passé au sein de la société Amendis, il apparaît logique de

présenter à titre préalable l’entreprise accueillante avant

d’envisager le cadre du stage : la fonction Achats son

organisation et fonctionnement au sein de la société.

ENCGT 6


Chapitre I : Présentation de la société

Amendis

Comme toute nouvelle expérience de stage, et avant d’entamer

son cadre et son déroulement au sein de la société accueillante

qui est Amendis pour notre cas, il est bien évident de présenter

la dite société en donnant un aperçu sur son historique et sa

ENCGT 7


situation actuelle. Pour cela j’ai proposé l’enchainement

suivant :

1. Aperçu général sur la société

2. Fiche signalétique

3. Les agences commerciales

4. Organigramme de la société

1.Aperçu général sur la société :

La société Amendis, filiale du Groupe Véolia eau, est chargée,

depuis le 1er janvier 2002, de la gestion déléguée des services

d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable et

d’électricité des wilayas de Tanger et de Tétouan. Il s’agit de la

troisième expérience de privatisation des régies autonomes,

ENCGT 8


après la régie de Casablanca (Lydec) en 1997 et Rabat (Redal)

en 1998.

L’appel d’offres international est lancé le 31 décembre 1998,

par la commune urbaine (CU) de Tanger ; et un autre à Tétouan

le 15 décembre 1998 par la CU de cette dernière ville. Il a

connu la participation de plusieurs groupements. À l’issue d'une

compétition internationale, et une évaluation très difficile

respectant la transparence totale, c’est le groupe de Véolia

Environnement (ancien Vivendi Water) qui a remporté les deux

appels d’offres. Il a été mieux classé, au niveau technique et au

niveau d’investissements, par rapport aux autres concurrents

autant pour Tanger qu’à Tétouan.

La « convention de Gestion déléguée des services

d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable de la

Wilaya de Tétouan » a été signée le 15 novembre 2001, entre le

SEEN et les représentants de l’autorité délégante. Une autre

convention de même nature a été signée le 12 décembre 2001.

Les contrats ont été approuvés par vingt-trois communes qui

ont voté la dissolution des régies de Tanger et Tétouan.

ENCGT 9


Le nouveau concessionnaire, Société des Eaux et de l’Electricité

du Nord (SEEN) qui regroupe les deux contrats, a créé un label

pour s’octroyer une identité visuelle. Il s’agit du nom

"Amendis". Le non provient du:

"Amen", qui découle de l’arabe classique qui signifie à la fois

sécurité, stabilité, sérénité et du terme usité en amazigh du Rif

pour désigner l’eau.

"Dis", un suffixe introduit la notion de distribution.

49 % du capital d’Amendis sont détenus par la société Omnium

Nord-Africain (ONA) et la Société Maroc - Emirats Arabes Unis

de développement (SOMED).

Le nombre des abonnes d'Amendis (cas de Tétouan) en

électricité 102300 et l'eau 75000 dont 39763 et 28763 abonnes

présente respectivement le secteur Al Azhar.

Logo :

ENCGT 10


A partir du 1èr avril 2008 AMENDIS est changée d’identité

visuelle aux citoyens des régions de Rabat-Salé, Tanger et

Tétouan. Aussi elle affiche de manière plus visible sa filiation à

Veolia Environnement, leader mondial des services à

l’environnement.

2.Fiche signalétique :

Siege sociale : 23 rue Carnot 90000 Tanger

Statut juridique : société anonyme.

Capital : 800 000 000 de DH (49% du capital d'Amendis

sont détenues par ONA et SOMED).

Chiffre d'affaire annuel: 1,2 milliard DH

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Durée du contrat : 25 ans.

Effectif : environ 1450 employés.

Patente : 50436156

Identification fiscale:01087449

Activités:7,6 milliard DH, pour améliorer la qualité des

réseaux, traiter les eaux usées; introduire de nouvelles

technique de pointe, et prévenir les risques d'inondation.

Adresse de la direction Tétouan : lotissement Aviation

– 93000 Tétouan

3.Les agences commerciales :

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5 Urbaines Tétouan Martil l

M’diq F’nideq Laou


Amendis est la société responsable de distribution de

l'électricité, eau potable et assainissement dont les travaux

d'aménagement et d'infrastructure sont inclus (extension des

réseaux, construction des stations des pompages, d'épuration)

a la wilaya Tanger et Tétouan.

Au niveau des zones d'action de la wilaya de

Tétouan ,Amendis distribues ses services dans les municipalités

(Martil ,M'diq ,Fnideq,et Oued Laou)et les communes rurales

(Azla, Mallalliene,Sadina,Waouiat sidi kacem,Allyen,Taghramt).

ENCGT 13

9 Rurales Z. Sidi Kacem

Azla Mallalliène Sadina Zaïtoune

Al Hamra

Tanssift

Allyene

Taghramt


4. Organigramme de la société :

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DIRECTION GENERALE

DirectionClientèle

DirectionEau et

Assainissement

DirectionElectricité

DirectionDes Moyens Généraux

Direction Administration Financière

Direction des

Systèmes d’Information

Direction des

Ressources Humaines

MAGASIN ServiceAchatRESPONSABLES

ACHETEUR

MAT.EAU. ASSAI

ACHETEUR MAT. ELE

ACHETEUR POUR D.R.H

+DIV.ACH

ACHETEUR CLT +D.S.I


Avant de passer au chapitre suivant il faut mentionner que

cette présentation n’est qu’une idée générale sur la société

Amendis et son organisation ; elle est l’une des très grandes et

importantes entreprises au Maroc qui reste difficile à cerner de

manière détaillée. Pour cela j’ai choisi de m’intéresser

seulement à la fonction achat et approvisionnement qui va être

présentée dans le chapitre qui suit.

ENCGT 15

LOGISTIQUE

ServiceApprovisionnemen

t

BÂTIMENTS

ACHETEUR POUR M.G

Technico- administratifs et financiers


Chapitre II : la fonction achat et

approvisionnement au sein de la société

Amendis :

Après avoir présenté la société, il est temps d’envisager le

cadre du stage qui consiste à présenter l’une des fonctions

les plus dynamiques au sein de la société, celle d’achat et

approvisionnement. Ce point va être traité en détail dans le

présent chapitre en se focalisant notamment sur la

ENCGT 16


présentation de la fonction à savoir son positionnement ,

son évolution, ses objectifs et ses méthodes sans oublier le

rôle de l’acheteur, et puis sur son processus dès la

réception de la demande d’achat jusqu’à l’évaluation des

performances.

I. Présentation :

Il est devenu commun d'affirmer que les services Achats

peuvent obtenir les meilleurs gains et dégager la plus grande

valeur pour leur entreprise.

Ce travail se propose d'analyser les rôles que peuvent jouer

cette fonction et les acheteurs dans une entreprise pour

susciter, contrôler et gérer l'innovation dans un contexte

interorganisationnel.

ENCGT 17


Cette approche conceptuelle est illustrée par l’exemple vécu au

sein de l’entreprise Amendis.

1. Positionnement de la fonction par rapport aux

autres fonctions :

Dans les grandes entreprises, le succès des Projets de

Développement de Produits Nouveaux passe par la mise en

place d’une organisation capable de collecter et diffuser

l’information afin de réduire l’incertitude et répondre au mieux

aux attentes du client. La fonction Achats occupant une position

à l'interface entre l'organisation stricto sensu et son réseau de

fournisseurs, il est légitime de penser que ceux qui l'assument à

titre principal ont quelque rôle à jouer dans la genèse d’un

PDPN

Partant de ce postulat, L’efficacité d’une entreprise, se mesure

selon le genre de sa structure qui en permet d’élargir sa phase

d’accroissement. La structure souhaitable, c’est celle qui facilite

la circulation de l’information d’une bonne manière entre tous

les services de la société.

En revanche, Amendis suit une structure hierarchico-

fonctionnelle, qui se compose de trois directions principales :

Direction d’eau et assainissement.

Direction d’électricité.

Direction clientèle.

ENCGT 18


Direction services supports : ensemble des services qui

assurent tous les besoins de fonctionnement des trois

directions et des services supports elles même. Le service

achat est parmi ces services de la société Amendis, qui est

en relation permanente avec tous les organes de la société

pour répondre à tous les besoins:

o Besoins de la (DEA) Direction d’eau et

assainissement.

o Besoins de la (DE) Direction d’électricité.

o Besoins de la (DC) Direction clientèle.

o Besoins des services supports.

Alors, pour suivre tous ces besoins, malgré la variété et la

diversité, il faut que le service achat soit structuré par rapport à

la structure générale de la société.

ENCGT 19

DEA

D. Service support

D. Travaux

Service achat

D .Clientèle

D .Electricité

DMG


2.Evolution :

1950. En période de pénurie, la production est prioritaire : la

fonction Achat doit se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise

ne produit pas, pour que la production ne soit pas perturbée.

1960. En période d'abondance, la vente est prioritaire, la

production est diversifiée. La fonction Achat perd de son

importance, elle négocie au meilleur prix.

1970. En économie de concurrence, le contrôle de gestion est

important : la fonction Achat doit participer à la réduction des

coûts, elle a une mission technique de connaissance des

processus de production amont (des fournisseurs).

1980. En économie de compétitivité, le développement de

produits nouveaux de qualité est stratégique. La fonction Achat

fait participer les fournisseurs. La part de produits achetés

progresse (les entreprises sous-traitent, se "désintègrent",

retrouvent leur cœur de métier).

Acheteurs & Fournisseurs "partenaires".

3.Objectifs :

La fonction achat occupe aujourd'hui une place de plus en plus

stratégique, les directions ont compris les gisements de

ENCGT 20


productivité et de rentabilité qui existent dans une meilleure

gestion de la relation avec leurs fournisseurs.

La fonction achat permet à la société :

Gérer les flux des matières, composants et services

nécessaires au fonctionnement continu.

Optimiser le niveau des stocks de matières premières et

fournitures achetées.

Veuillez a la fiabilité des sources d'approvisionnement

de la société sur le plan des délais, de la qualité ; de

quantité, et de prix.

Organiser et superviser la gestion administrative des

achats, de la passation des commandes a la mise a

disposition pour les services utilisateurs:

Passer les commandes aux fournisseurs et

contrôler la validité des informations y

figurant

Etre responsable de la réception et du

contrôle des livraisons

Vérifier la conformité des factures

fournisseurs

ENCGT 21


Effectuer les relances avec suffisamment d'anticipation

et veiller au respect des délais de livraison, en cas de

retard possible, informer les services destinataires.

C'est pour cette raison, et en tenant compte de

l'importance du rôle joué par la dite fonction, la société a

installé un logiciel qui permet d'assurer la gestion des achats

soit pour le stock, ou pour les achats directs. Ainsi, il est

obligatoire qu'a la fin de chaque opération d'achat, on présente

tous les documents commerciaux au service comptable

accompagné d'un suivi au logiciel ORACLE.

Bref, les missions peuvent se résumer à court et à moyen

termes comme suit :

CT ==> procurer les produits demandés, conformes en

quantité, qualité et délai avec niveau de service et sécurité

d'approvisionnement.

LT ==> informer l'entreprise des modifications du marché

amont, menaces et opportunités, et faire des propositions.

4.Méthodes :

Dans ce volet, on évoquera la négociation et l'organisation de

l'information

Négociation :

ENCGT 22


Ici, on distingue 3 méthodes :

1/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit de

l'entreprise. ==> à chaque phase, ses fournisseurs

2/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit acheté.

3/ Méthode fondée sur la place du produit acheté dans la

grille du portefeuille de produits du fournisseur :

-

- Vaches à lait : fournisseurs ouverts à la négociation et sur un

contrôle durable favorable avec 2 parties.

- Vedettes : fournisseurs stricts sur les prix. Contrôle de courte

durée.

- Points morts : fournisseurs prêts à des concessions (mais

fluidité ?). Achat pour "faire un coup".

- Dilemmes : avenir du produit non assuré. Tester le produit et

rester en contact.

Organisation de l'information interne :

ENCGT 23


5.Le rôle de l’acheteur :

L’acheteur : de l’expert en négociation et cost killer au cadre

aux responsabilités stratégiques et doté de compétences

transverses.

Il est difficile de dresser le profil type d’un acheteur tant ses

attributions sont dépendantes du secteur d’activité, voire de

l’entreprise elle-même. La fonction Achat peut être occupée par

un seul acheteur, ou par une équipe le plus souvent organisée

par produits, et dans laquelle l’acheteur prend la fonction de

chef de produit.

ENCGT 24


Dans cette configuration, l’acheteur assure une mission

complète, de la définition de la politique d’achat à la

négociation avec les fournisseurs sélectionnés par ses soins. Il

est l’interface entre fournisseurs et utilisateurs internes.

L’acheteur est responsable de la sécurisation de sa relation

avec les fournisseurs, et de la fiabilisation de leur prestation,

rôle d’autant plus critique dans les systèmes de production en

flux tendus. En effet, les performances de l’entreprise et de ses

fournisseurs concernant les délais, la qualité des produits ou

des services et même la capacité d’innovation, sont intimement

liées.

Aujourd’hui, l’acheteur a un rôle plus stratégique, il peut

intervenir en amont des phases de définition des besoins en

achats des métiers de l’entreprise. Il apporte aux services de

recherche et de développement sa connaissance des marchés

et

des ressources disponibles. Il s’introduit également dans des

services autrefois chasse gardée tels que l’achat de prestations

intellectuelles ou d’investissements. Plus l’acheteur intervient

en amont, c’est-à-dire en collaboration avec la

Recherche/Développement ou encore dans la participation à la

rédaction des cahiers des charges, plus son apport a une forte

valeur ajoutée pour l’entreprise.

ENCGT 25


Agir en interface entre les fournisseurs, sous-traitants et

bureaux d’études internes, requiert des compétences

techniques afin de faciliter les communications, d’où l’attrait

grandissant de la fonction pour les ingénieurs. Toutefois, la

dominante du métier reste commerciale puisque la recherche

de fournisseurs, la négociation et la formalisation contractuelle

ont toujours une place primordiale.

II- le processus d’achat :

Cette partie consiste à éclaircir la procédure d’achat et son

déroulement en tenant compte les caractéristiques et les

spécificités de chaque étape. Cette procédure a pour objet de

décrire le processus achats depuis l'émission d'un besoin

d'achat demandé par l'utilisateur jusqu'à l'établissement de la

commande.

D’une manière générale, le processus d’achats est

représenté par le schéma suivant :

ENCGT 26


1-Apparition et traitement des besoins :

Un besoin de services peut survenir dans un service

quelconque de l’entreprise, dans le cadre d'un projet ou dans

le cadre de la maintenance planifiée.

Le service peut soit préparer lui-même une demande d'achat,

soit demander aux Achats de s’en charger. Dans les deux

cas, c’est la demande d'achat qui déclenche les activités

d'approvisionnement dans la composante Achats.

ENCGT 27


L’apparition du besoin est le point de départ pour un

nombre des étapes enchaînés de la procédure achat, et dans

laquelle les services de la DEA présentent une demande de

leurs besoins. Cette demande doit être présentée d’une

manière administrative à travers un imprimé intitulé « demande

d’engagement de dépenses » DED dont ils doivent préciser la

désignation ; l’imputation et qu'elle doit être signée par le

demandeur et validée par le TAF (technico-administratif-

financier).

Une fois la demande est reçue par l’acheteur, elle doit être

contrôlée avant de préparer le dossier.

La phase de contrôle de DED ( Annexe 1 ) :

Lorsque l’acheteur DEA reçoit une DED demande d’achat,

il s’assure des informations :

Administrative : il contrôle le nom de service demandeur ;

la date ; la signature par la hiérarchie et la validation de

service TAF.

Technique : le contrôle de la désignation ; l’imputation et

la quantité commandé.

La phase de préparation du dossier :

ENCGT 28


Lorsqu’un besoin est établi, un document qui servira de

base au processus d’approvisionnement est créé dans le

système. Il s’agit d’une demande d'achat.

Ce document contient les détails de la prestation de

services ou du groupe de services nécessaire.

Ainsi l’acheteur crée un dossier à qui on attribue un

numéro de donnée. Ce dossier comprend :

le nom de service demandeur

le code affaire

la date limite

le fournisseur retenu

le numéro et la date de la commande

le montant total

Sachant que le remplissage de toutes ces données

s’effectue par rapport au déroulement de la procédure.

2- Détermination du fournisseur :

Après avoir déterminé les besoins l’acheteur doit faire une

consultation du marché en recherchant et proposant un nombre

de fournisseurs pour les consulter. Ces derniers sont déjà

connus par le service achat. Par la suite un appel d'offres est

lancé en deux parties. On commence d’abord par créer des

appels d'offres puis enregistrer les données des offres reçues.

ENCGT 29


L’acheteur envoie une demande de prix par fax à chacun

des fournisseurs. Le but espéré de cette opération est de

mettre les fournisseurs en concurrence pour satisfaire le besoin

dans les meilleures conditions.

Une fois que toutes les offres ont été reçues et saisies, la

plus avantageuse est facilement déterminée à l'aide d’un

tableau de jugement.

Celui-ci analyse les offres à plusieurs niveaux à savoir le

prix, la qualité, le délai de livraison et le service après vente…

Une fois que qu’on a identifié l'offre la plus avantageuse, il

ne reste qu’à accorder le travail (en passant une commande) au

fournisseur déjà choisi et négocier l’offre. Des lettres de rejet

peuvent être envoyées automatiquement aux fournisseurs qui

n'ont pas été sélectionnés.

3- La négociation :

Cette phase vient pour compléter la dernière ; c’est une

opération qui s’appuie totalement sur les compétences et le

savoir faire de l’acheteur. C’est une phase d’application de la

communication par excellence, le rôle de l’acheteur c’est de

convaincre le fournisseur de céder. En effet il doit suivre une

bonne stratégie pour gérer la négociation et gagner le défi

devant et récolter le maximum d’avantage.

ENCGT 30


La négociation d'achat pourra porter sur :

Les conditions financières, c'est à dire le prix d'achat de

vos produits. Ce point est lié au volume et ce n'est pas sur

ce point que vous pourrez négocier au mieux.

Les délais de règlements : ce point est peu

négociable au début.

Les délais de livraison : bien négocier ce point

peut vous permettre de réduire vos stocks par un

approvisionnement rapide.

Les quantités unitaires de livraison, permettant de

réduire le montant des stocks dont vous avez besoin au

début pour produire.

NB : En cas d’échec de la négociation, l’acheteur choisie un

autre fournisseur à partir des offres.

4- La commande:

La commande est un ordre d’achat donné verbalement par

téléphone, mais il doit être confirmé par un document appelé

BON DE COMMANDE ( voir Annexe 2 ).

La commande naît après toute une série de procédures

administratives. En effet, quand le choix de l’adjudicataire est

effectué, l’acheteur complète la DED, c'est-à-dire il inscrit le

nom des trois derniers fournisseurs retenus sur le DED, ainsi

que leurs montants proposés (PUHT ; PTHT et montant total).

Puis il encercle le montant de l’adjudicataire. Par la suite,

ENCGT 31


l’acheteur envoi le DED au chef de service pour la valider, puis

la direction achat pour la signature.

En fin, il saisit la demande pour avoir un bon de commande.

Le suivi de la commande :

Pour la société, celui qui assume toute la responsabilité de

retard de la livraison c’est le service achat « l’acheteur » puis

qu’il présente le seul canal de communication entre la société

et les fournisseurs.

Alors, pour ne pas tomber dans telle situation, l’acheteur

doit suivre ses commandes chez les fournisseurs, soit lui-même

à travers le téléphone ou à l’intermédiaire de coursier. Ce

contact qui est presque journalier ou hebdomadaire atténue le

risque des mauvaises surprises.

5- Contrôle de la réception:

À la fin du processus d'approvisionnement, les factures des

prestataires de service sont vérifiées quant à leur exactitude. Il

s’agit de comparer la valeur enregistrée dans la feuille de saisie

des services après réception à celle indiquée dans la facture et

de vérifier que les montants de TVA sont corrects. Si la valeur

figurant dans la feuille de saisie des services est dépassée, le

système émet un message d'avertissement. Les factures, une

fois vérifiées et transférées à la Comptabilité financière, sont

payées automatiquement.

ENCGT 32


L’acheteur et le service demandeur sont les deux

principaux concernés par la réception de la livraison.

En effet, l’acheteur s’occupe du contrôle quantitatif et le

contrôle administratif (comparaison entre le bon de commande

et le bon de livraison). Alors que le service demandeur s’occupe

du contrôle qualitatif. En fin les deux contrôleurs notent tous les

résultats sur le bon de réception (voir Annexe 3), dont

l’acheteur se charge de l’en saisie.

6-Evaluation des performances :

C’est une récapitulation de tout ce qui est passé durant

tout le processus, pour savoir le degré de la réussite obtenu.

Aussi, cette opération permet à l’acheteur de mémoriser

toutes les observations utiles pour l’en pratiquer

ultérieurement, ainsi, c’est une occasion pour lui pour détecter

toutes les petites erreurs à éviter dans les prochaines achats.

Chaque opération achat doit avoir un historique qui

mémorise touts les étapes de l’achat. Cette phase présente la

ENCGT 33


conclusion de dossier dans laquelle l’acheteur collecte tous les

documents de la transaction :

la DED

les offres

les accusées de réception des fax envoyés

une copie de bon de réception manuel

une copie de bon de réception BTP

Après l’acheteur mentionne le mot « liquidé » sur le

dossier et la classe selon son numéro avec les autres dossiers

en archive.

Le cycle d’achat et de décision est un processus

long impliquant différentes personnes et plusieurs décideurs. En

passant par les 6 étapes du processus déjà traitées, l’entreprise

peut garantir une meilleure réponse à ses besoins et une

optimisation de ses achats. Grâce à cette politique d’achat

l’entreprise peut aussi recevoir régulièrement des informations

sur le marché et les fournisseurs potentiels avec lesquels elle

garde toujours contact afin de les fidéliser. Ceux-ci constituent

ENCGT 34


alors un intérêt spécifique et considérable pour le service achat

et approvisionnement ce qui va être traité par la suite.

Chapitre III : le choix des fournisseurs de la

société

Le choix d'un partenaire est une décision essentielle dans la vie

d'une entreprise, la norme ISO 9001 le mentionne bien. S'il est

souvent aisé de trouver des candidats, la sélection du

fournisseur le plus adapté au besoin de l'entreprise et à son

ENCGT 35


contexte stratégique requiert méthode et rigueur dans la mise

en oeuvre d'outils d'analyse.

Pourquoi alors le choix des fournisseurs ? Comment le système

de management de la qualité est utilisé à ce niveau ? et quelle

est la procédure à suivre pour évaluer ces fournisseurs ?

1.Pourquoi le choix des fournisseurs ?

Lors du développement de tout projet, il est essentiel que les

besoins soient clairement définis. En effet, les besoins doivent

être articulés de façon terminé et discutés par les ingénieurs,

les gens de marketing et les acheteurs dès le début du projet.

Il est préférable, à ce stade, de ne pas faire mention d'aucun

fournisseur jusqu'à ce que les besoins soient complètement

déterminés et que les catégories des besoins soient bien

ENCGT 36


identifiées. Une fois cette étape terminée, une évaluation est

faite par le département des achats afin de déterminer le degré

de complicité voulu avec le fournisseur et les attributs requis de

ce dernier afin de satisfaire les besoins établis préalablement.

Le choix des fournisseurs peut être déterminé par un processus

de sélection ou un modèle s'appliquant au projet en cours.

Ensuite, les acheteurs sont mandatés de trouver un ou plusieurs

fournisseurs capables de répondre aux besoins spécifiques du

groupe. Occasionnellement, il arrive que les ingénieurs

contactent les fournisseurs directement sans en informer le

département des achats et oblige celui-ci à négocier un contrat

avec ce fournisseur. Cette situation engendre une frustration

de la part des acheteurs qui se sentent exclus du processus de

développement du projet.

Suite aux nombreuses sollicitations auprès des fournisseurs, les

acheteurs doivent évaluer ceux-ci et faire le "bon" choix.

Évidemment, les fournisseurs doivent respecter les critères

établis durant l'étape de la planification. C'est-à-dire que toutes

les spécifications préétablies doivent se refléter dans les

soumissions des fournisseurs. L'étude de ces dernières est

ENCGT 37


souvent complexe. Voici donc un modèle pour aider à la

décision à partir de certains critères:

2.Le Modèle : Système de Management de la

Qualité (SMQ)

Qualité

Est-ce que les produits ou services sont livrés selon des

spécifications particulières de qualité?

ENCGT 38


Est-ce que le vendeur détient une analyse des unités rejetées

par rapport à celles qui ont été acceptées?

Coûts

Est-ce que le vendeur possède un programme de réduction

des coûts?

Logistique

Est-ce que les biens ou services sont livrés dans les délais

prévus selon la quantité demandée?

Est-ce que les produits sont emballés correctement en terme

de transport et de sécurité?

Développement

Est-ce que le fournisseur considère la compagnie comme un

client clé?

Management

Est-ce que les deux parties partagent les mêmes objectifs?

Est-ce que le vendeur possède les processus et procédures

de management nécessaires au succès du projet ?

Ce modèle peut être adapté tout dépendant de la nature du

projet ou de l'organisation et peut-être utilisé également pour

évaluer, tout au long du projet, la performance du fournisseur

choisi.

ENCGT 39


En effet, chaque organisation peut formuler ses propres

questions sous chaque titre afin de s'assurer que le fournisseur

réponde aux spécifications prédéterminées.

Il reste que le choix s'arrête souvent au fournisseur qui offre

une plus grande valeur ajoutée. Celle-ci est parfois découverte

en parlant directement avec le fournisseur. Selon plusieurs

études, il est démontré que si les acheteurs communiquent leur

attente le plus ouvertement possible avec leurs fournisseurs

potentiels, ceux-ci donneront plus d'information sur leur niveau

d'inventaire, les délais de livraison et leurs problèmes de

qualité. Bref, la communication reste encore une fois la clé

du succès.

3.Procédure d’évaluation des fournisseurs

La procédure présentée par la suite est une procédure qui

s'applique a tous les fournisseurs de produits, services ou

travaux (juges stratégiques par l'utilisateur, qui nécessitent en

l'occurrence un agrément),qui travaillent pour le compte

ENCGT 40


d'Amendis pour la réalisation des projets en exploitation et en

investissement prévus dans le cadre du contrat de gestion

déléguée des services d'assainissement liquide et de

distribution d'eau et d'électricité des villes de Tanger et

Tétouan.

Etape 1 : Demande d'agrément

La demande d'agrément provient soit :

- Suite à une prospection effectuée par la direction achats.

- A l'initiative de la direction technique et d'investissement

pour les nouveaux projets.

- A l'initiative de la direction Eau / assainissement, et/ou

électricité.

- A la demande d'un fournisseur qui demande

formellement son souhait d'être agréé par Amendis.

Cette demande peut être faite soit par écrit, soit par

messagerie ou par téléphone

Etape 2 : Prise de contact

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La direction achat envoie aux fournisseurs à agréer un

questionnaire d'évaluation comportant les informations

suivantes

- L'historique de la société du fournisseur.

- Le domaine d'activité et la spécificité du fournisseur.

- Les informations à caractère économique et financier.

- Démarche qualité, sécurité et environnement.

Les informations recueillies par le questionnaire serviront

de support à l'agrément des fournisseurs. (Annexe4)

Etape 3 : Agrément des sous-traitants

Sur la base du questionnaire, la direction des achats en

concertation avec les responsables concernés rempli la "fiche

agrément fournisseur". (Annexe5)

Cette fiche permet d'évaluer le taux de risque encouru par

l'information d'un nouveau fournisseur

Le taux de risque est déterminé sur la base d'une

appréciation que l'on fait par attribution de points sur :

- L'ancienneté

- Le capital

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- Le chiffre d'affaire

- Portefeuille client

- La sécurité, qualité et environnement

La notation peut être égale à 0, 1,2 ou 3 points pour

chaque critère selon le positionnement du fournisseur.

Le taux de risque est un investissement proportionnel au

nombre total de points obtenus.

Etape 4 : Décision de la commission "Agrément"

(Annexe 6 & 7)

La commission Agrément est composée de :

- Directeur des achats.

- Directeur technique et investissement et / ou activité.

- Directeur Qualité Sécurité Environnement.

- Intervenant directe.

Cette commission se réunit au besoin pour examiner les

dossiers constitués par la direction des achats.

Sur la base de fiche d'agrément renseignée, la commission

décide soit de:

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- Agréer le fournisseur

- L'agréer sous réserve de le mettre à l'essai

- Le rejeter

La commission peut mandater la DQSE pour faire un audit

du fournisseur pour s'assurer de l'exactitude des informations

communiquées dans la fiche d'agrément

La direction des achats prend en charge la fiche

d'agrément une fois validée par la commission et ce pour

informer le fournisseur, par écrit, des résultats de décision de la

commission.

Etape 5 : Evaluation des fournisseurs

Les fournisseurs agrées par Amendis font l'objet,

annuellement d'une évaluation et ce conformément à la

procédure : "évaluation des fournisseurs " en vigueur, pour

s'assurer de leur aptitude à fournir de manière permanente le

produit et / ou service suivant les spécifications d'Amendis.

Comme il était déjà signalé au début, le choix des fournisseurs

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est une décision très importante que l’entreprise doit prendre

tôt et apporter beaucoup de soin à ce choix. Ainsi, il est

recommandé de prendre suffisamment du temps car ce premier

choix pourra éviter dans l'avenir bien des malentendus, des

difficultés et même un changement inutile d'affiliation. Il est

aussi important de songer à établir une seconde liste de

fournisseurs au cas où la première ne répondrait plus aux

attentes de l’entreprise.

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Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un

métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière

globale les difficultés que les acheteurs pouvaient rencontrer

dans l’exercice de leur travail.

Comme il a été précisé, l’acheteur est un métier qui a vocation

à être l’interface entre les fournisseurs de la société et les

utilisateurs internes. C’est l’homme de négociation par

excellence.

Au cours de ce stage, l’activité principale qui m’a été

confiée est le suivi de quelques étapes du processus d’achat à

savoir l’enregistrement des demandes d’achat, la détermination

du fournisseur, la passation des commandes, sans oublier

quelques tâches périphériques notamment l’activité

d’archivage des dossiers de la direction d’achats et

approvisionnement qui m’a permis d’apprendre différents

aspects d’organisation.

Cette expérience enrichissante a été l’opportunité pour acquérir

beaucoup de compétences notamment le sens de

responsabilité, l’esprit d’initiative et d’organisation, l’art de la

négociation…

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Mon stage chez Amendis a été très instructif. Au-delà, de

l’activité de chacun des services, j’ai pu apprendre beaucoup de

choses sur la vie en société. À cet égard les relations humaines

entre les différents employés de la société, indépendamment

de l’activité exercée par chacun d’eux, m’a appris sur le

comportement à avoir en toute circonstance.

Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que

l’activité d’une société est plus performante dans une

atmosphère chaleureuse et bienveillante.

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Rapport de stage Amendis

Presentations & Public Speaking

Transcript of Rapport de stage Amendis