La conduite de reunion
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La Conduite de réunion Mind Mapping
description
Presentation pour organiser et piloter des reunions animees, attractives et efficaces. Gagner du temps, mieux communiquer, et interesser l'ensemble des participants.
Transcript of La conduite de reunion
La Conduite de réunionMind Mapping
Une part importante de l’activité de gestion de projets dans une entreprise se passe pendant les réunions.
PME 30% Grandes entreprises
50%
Qu’est ce qu’une réunion ?
Dans une organisation, une réunion rassemble deux personnes ou plus dans la but d’ atteindre un objectif commun a travers de l’ interaction verbal, comme par exemple l’échange d’ information ou la possibilité d’arriver à un accord. La réunion peut aboutir de manière organisée et planifiée, avec un objectif délimité et dans une durée impartie, mais elle peut s’achever de manière spontanée, pour des raisons accidentelles et sans buts majeurs.
Informative
Exploratrice
Résolution
de problèmes
Créative
Formation
Casual
Son but est d’informée sur un sujet prédéfini
Pour examiner ou analyser un problème en partant des causes qui le génère.
Organisée pour répondre immédiatement à un problème donné.
Utilisée pour trouver de nouvelles idées, de nouveaux projets, ou services.
Réalisée pour donner ou recevoir un entrainement spécifique et avec un objectif défini.
Réalisée en général entre patrons y employés de façon spontanée.
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Informative
Exploratrice
Résolution
de problèmes
Créative
Formation
MindMappin
g
Les Objectifs
Traiter une problématique
Prendre une décision
Planifier des actions en
commun
Réunion réussie
Animation adaptée
Support visuel
Capacité d’ organisationGestion de la paroleGérer des conflitsQualités de communication
Capitaliser l’ informationConcentrer la discussionTravailler sur le fondEncourager la participation
Quand NE PAS assister à une réunion
Il n’y a pas d’objectif précis à atteindre
Les sujets nécessitent un traitement
individuel
Il n’y a pas d’ agenda établi au préalable
Les problèmes doivent être discuter en
privé
Il existe une meilleure forme de
communication
La décision a déjà été prise
Il manque l’ information requise
Les personnes clés ne seront pas
présentes
Organisation
Définir l’ objectif à atteindre lors d’une réunion
Identifier les participants nécessaires pour atteindre l’objectif de la réunion
Définir la durée maximum de la réunion (la plus courte possible)
Informer les participants de l’objectif et de l’ agenda à suivre
Divergence - Convergence
Le cerveau diverge peu et converge très rapidement !
L’ Animation
Elément CLE de la réussite d’une réunion
S’appuyer sur un support visuel
Etablir règles de déroulement
Utiliser des couleurs et des images
Trois Phases de déroulement
Phase d’ information / explorationL’ information se trouve centralisée o décentralisée, le plus évident est l’ échange ou l’exploration de l’information entre les participants.
Phase d’ opinion / débatGuidés par l’animateur, les participants donnent leur opinion aux autres sur les thèmes qui doivent être traités.
Phase de prise de décisionsCréation du planning des actions, avec dates, priorités y ressources.
Communication
Les paroles communiquent 7%
Le ton de la voix � 38%
La comunication non verbale � 55%
L’ animateur : Fonctions
CLARIFICATION:Garantir l’objectif de la réunionPoser des questions à chaque participants afin de s’assurer que tout le monde a compris
CONTRÔLE:Etablir un minimum de règles pour permettre une communication adéquateEmpêcher le monopole, stimuler les participants, répartir le temps�
RELAXATION:Eliminer la tension, apaiser les situations potentiellement conflictuelles
DYNAMISME:Créer la motivation dans le groupe pour agir, avec l’objectif de ne pas dévier du chemin établi
L’animateur: Attitude
1. Si quelque chose n’est pas claire, demandait qu’il
soit mieux expliqué
2. Facilite toutes les applications ou réponses que lui demandent les membres de l’equipe
3. Fait en sorte que tous le monde donnent son avis, surtout les plus timides, et tenir à distance les
peronnes dominantes
4. Les membres de l’équipe doivent se réspecter les uns les autres et ecouter les différentes idées,
même si ils ne sont pas d’accords avec toutes
La problématique du Leader
Intimidation des employés.
Crainte qu’il l’oblige à e taire ou le traite comme s’il était fou.
Sentiment d’ exclusion dans la prise de décision.
Manque d’engagement du participant avec des mesures interprétées comme imposées.
Bénéfices Mind Mapping
La construcción de un mapa permite a los participante a focalizarse en el tema tratado y seguir el hilo de la reunión
El Mind Mapping crea una dimensión de grupo y evita que cada
participante piense de manera aislada e individual
Evita : Roces emocionales / Conflictos interpersonales / CensuraDétail
Détail
Détail
Global
Global Global
Visualiser l’information
Evaluer une réunion
1. Optimisation du temps
2. Participation équilibrée
3. Clarté de l’ objectif de la réunion
4. Réalisation des tâches assignées
5. Leadership de la gestion de la réunion
6. Efficacité de la solution trouvée aux problèmes
posés
