ObjectifsObjectifs

Donner une vue générale de l’organisation et du fonctionnement d’un Donner une vue générale de l’organisation et du fonctionnement d’un organisme payeurorganisme payeur

Brosser aussi précisément que possible tous les aspects importantsBrosser aussi précisément que possible tous les aspects importants

Principalement limité aux dépenses FEAGA destinées aux opérateurs Principalement limité aux dépenses FEAGA destinées aux opérateurs de l’industrie agro-alimentaire de l’industrie agro-alimentaire

1

2

Le contexte européenLe contexte européenLe contexte réglementaireLe contexte réglementaire

Les principaux acteurs dans la PAC en BelgiqueLes principaux acteurs dans la PAC en BelgiqueLes organismes payeurs : généralitésLes organismes payeurs : généralitésL’organisme payeur et son agrémentL’organisme payeur et son agrément

L’organisme payeur et la délégation de tâchesL’organisme payeur et la délégation de tâchesL’organisme payeur et la certification des comptesL’organisme payeur et la certification des comptes

3

LE CONTEXTE EUROPÉEN

4

Missions fondamentales de la Communauté :Missions fondamentales de la Communauté :

Développement équilibré, croissance non inflationnisteDéveloppement équilibré, croissance non inflationnisteEmploi, protection socialeEmploi, protection socialeConvergence économique, relèvement du niveau de vieConvergence économique, relèvement du niveau de vieCohésion économique et sociale, solidaritéCohésion économique et sociale, solidarité

Moyens :Moyens :

Marché communMarché communUnion économique et monétaireUnion économique et monétairePolitiques et actions communesPolitiques et actions communes

5

Libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des Libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des capitauxcapitauxPolitique commerciale communePolitique commerciale communePolitique agricole commune (PAC)(PAC)Politique commune des transportsPolitique commune des transportsLibre concurrenceLibre concurrenceCoordination des politiques de l’emploiCoordination des politiques de l’emploiPolitique socialePolitique socialePolitique de l’environnementPolitique de l’environnementCohésion économique et socialeCohésion économique et sociale

6

Liées aux Actes du ConseilLiées aux Actes du Conseil

Conseil Conseil européeneuropéenConseil des Ministres de l’AgricultureConseil des Ministres de l’AgricultureComité des représentants Comité des représentants permanents (COREPER)permanents (COREPER)Comité spécial de l’Agriculture (CSA)Comité spécial de l’Agriculture (CSA)Commission de l’Agriculture Commission de l’Agriculture (COMAGRI)(COMAGRI)Comité économique et social (CES)Comité économique et social (CES)

Cour des Comptes Cour des Comptes européenneeuropéenne

Liées aux Actes de la CommissionLiées aux Actes de la Commission

CommissaireCommissaireDirection générale de l’Agriculture Direction générale de l’Agriculture et du Développement rural et du Développement rural (DGAGRI)(DGAGRI)Comités de « comitologie »Comités de « comitologie »Comités consultatifs ou groupe Comités consultatifs ou groupe d’expertsd’experts

7

8

LE CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE

9

Articles 32 à 38 (ex 38 à 43 + 46)Articles 32 à 38 (ex 38 à 43 + 46)Agriculture et commerce de produits agricolesAgriculture et commerce de produits agricoles

« Produits du sol, de l’élevage et de la pêcherie, ainsi que les produits de première « Produits du sol, de l’élevage et de la pêcherie, ainsi que les produits de première transformation qui sont en rapport direct avec ces produits »transformation qui sont en rapport direct avec ces produits »

Énumérés dans l’annexe I du traitéÉnumérés dans l’annexe I du traité

Établissement d’une politique agricole communeÉtablissement d’une politique agricole communeCréation des fonds agricolesCréation des fonds agricolesDispositions permettant au Conseil de déroger aux règles de concurrenceDispositions permettant au Conseil de déroger aux règles de concurrencePas de discrimination entre producteurs ou consommateurs européensPas de discrimination entre producteurs ou consommateurs européens

10

La PAC a pour buts :La PAC a pour buts :

D’accroître la productivité de l’agricultureD’accroître la productivité de l’agriculture

D’assurer un niveau de vie équitable à la population agricoleD’assurer un niveau de vie équitable à la population agricole

De stabiliser les marchésDe stabiliser les marchés

De garantir la sécurité des approvisionnementsDe garantir la sécurité des approvisionnements

D’assurer des prix raisonnables aux consommateursD’assurer des prix raisonnables aux consommateurs

11

Formes :Formes :

Règles communes en matière de concurrenceRègles communes en matière de concurrenceCoordination obligatoire des diverses organisations nationales de marchéCoordination obligatoire des diverses organisations nationales de marchéOrganisation européenne de marchéOrganisation européenne de marché

Mesures :Mesures :

Réglementations des prix (critères communs, méthodes de calcul uniformes) et des quotas Réglementations des prix (critères communs, méthodes de calcul uniformes) et des quotas de productionde productionSubventions à la production et à la commercialisation des produitsSubventions à la production et à la commercialisation des produitsSystèmes de stockage et de reportSystèmes de stockage et de reportMécanismes communs de stabilisation à l’importation ou à l’exportationMécanismes communs de stabilisation à l’importation ou à l’exportation

12

C’est aussi :C’est aussi :

Une coordination efficace dans les domaines de la formation professionnelle, de la Une coordination efficace dans les domaines de la formation professionnelle, de la recherche et de la vulgarisation agronomique (projets ou institutions financés en recherche et de la vulgarisation agronomique (projets ou institutions financés en commun)commun)

Des actions communes pour le développement de la consommation de certains Des actions communes pour le développement de la consommation de certains produitsproduits

13

COMMUNESCOMMUNES

Financement de la PAC

Contrôles et protection des intérêts financiers

Qualité

Concurrence

Assistance mutuelle

Ressources génétiques

Politique d’information

Produits hors annexe I

Statistiques

Recherche agricole

Commercialisation

Aides régionales

Agri monétaire

Aides alimentaires

COMMUNESCOMMUNES

Financement de la PAC

Contrôles et protection des intérêts financiers

Qualité

Concurrence

Assistance mutuelle

Ressources génétiques

Politique d’information

Produits hors annexe I

Statistiques

Recherche agricole

Commercialisation

Aides régionales

Agri monétaire

Aides alimentaires

Soutien du marché (1°Pilier)Soutien du marché (1°Pilier)

OCM unique

Paiements directs

Autres aides directes

Règles horizontales (intervention, importations et exportations, restitutions, promotion)

Règles sectorielles

Développement rural (2°Pilier)Développement rural (2°Pilier)

Soutien du marché (1°Pilier)Soutien du marché (1°Pilier)

OCM unique

Paiements directs

Autres aides directes

Règles horizontales (intervention, importations et exportations, restitutions, promotion)

Règles sectorielles

Développement rural (2°Pilier)Développement rural (2°Pilier)

14

« Perspectives financières » et prévisions budgétaires de l’UE pour la période « Perspectives financières » et prévisions budgétaires de l’UE pour la période 2007-2013 structurées autour de :2007-2013 structurées autour de :

La croissance durable (croissance et emploi)La croissance durable (croissance et emploi)Préservation et gestion des ressources naturelles (agriculture, pêche et Préservation et gestion des ressources naturelles (agriculture, pêche et environnement)environnement)Citoyenneté, liberté, sécurité et justiceCitoyenneté, liberté, sécurité et justiceL’UE en tant que partenaire mondialL’UE en tant que partenaire mondialAdministrationAdministration

plafond de recettes et de dépensesplafond de recettes et de dépenses

15

Institue 2 Fonds régis par des règles similaires pour le financement des 2 piliers :Institue 2 Fonds régis par des règles similaires pour le financement des 2 piliers :

Un Un FFonds onds EEuropéen uropéen AAgricole de gricole de GaGarantie en abrégé FEAGArantie en abrégé FEAGAUn Un FFonds onds EEuropéen uropéen AAgricole pour le gricole pour le DéDéveloppement veloppement RRural en abrégé FEADERural en abrégé FEADER

FEAGA finance :FEAGA finance :

Restitutions fixées pour l’exportation des produits agricoles vers les pays tiersRestitutions fixées pour l’exportation des produits agricoles vers les pays tiersInterventions destinées à la régulation des marchés agricolesInterventions destinées à la régulation des marchés agricolesPaiements directs aux agriculteursPaiements directs aux agriculteurs+ Actions d’information et de promotion+ Actions d’information et de promotion

FEADER finance :FEADER finance :Intégralité des dépenses de développement ruralIntégralité des dépenses de développement rural

16

Le financement de la PAC est régi, à partir de 2007, par le R(CE) 1290/2005Le financement de la PAC est régi, à partir de 2007, par le R(CE) 1290/2005

L’exercice financier couvre la période allant du 16 octobre au 15 octobre de L’exercice financier couvre la période allant du 16 octobre au 15 octobre de l’année suivantel’année suivante

Le comité des Fonds agricoles :Le comité des Fonds agricoles :Composé des EM et de la COMComposé des EM et de la COMAssure l’administration des FondsAssure l’administration des Fonds

Les organismes payeurs :Les organismes payeurs :Désignés sur le plan national par les EMDésignés sur le plan national par les EMEffectuent les dépensesEffectuent les dépenses

17

Les EM prennent les mesures nécessaires pour :Les EM prennent les mesures nécessaires pour :

S’assurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par les FondsS’assurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par les Fonds

Prévenir et poursuivre les irrégularitésPrévenir et poursuivre les irrégularités

Récupérer les sommes perdues à la suite d’irrégularités ou de négligencesRécupérer les sommes perdues à la suite d’irrégularités ou de négligences

Mettre à disposition de la COM toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement des Mettre à disposition de la COM toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement des FondsFonds

Faciliter les contrôles que la COM estimerait utile d’entreprendre (y compris vérification sur place)Faciliter les contrôles que la COM estimerait utile d’entreprendre (y compris vérification sur place)

Communiquer les dispositions législatives, réglementaires et administratives adoptées pour Communiquer les dispositions législatives, réglementaires et administratives adoptées pour l’application des actes communautairesl’application des actes communautaires

18

Les EM agréent les OP pour effectuer les dépensesLes EM agréent les OP pour effectuer les dépenses

Les EM agréent les organismes de coordination, chargés de :Les EM agréent les organismes de coordination, chargés de :

Centraliser les informations à mettre à disposition de la COMCentraliser les informations à mettre à disposition de la COMPromouvoir l’application harmonisée des règles communautairesPromouvoir l’application harmonisée des règles communautaires

Les EM communiquent à la COM :Les EM communiquent à la COM :

La dénomination, le statut et l’acte d’agrément des OPLa dénomination, le statut et l’acte d’agrément des OPLes conditions administratives, comptables et de contrôle interne dans lesquelles sont Les conditions administratives, comptables et de contrôle interne dans lesquelles sont effectués les paiementseffectués les paiements

19

Pas de rapport hiérarchiquePas de rapport hiérarchique

Pas d’instructions mais des recommandations !Pas d’instructions mais des recommandations !Conférences entre responsables OP et COMConférences entre responsables OP et COM

Seules les dépenses conformes sont rembourséesSeules les dépenses conformes sont remboursées

Les irrégularités et négligences commises par les OP sont à charge de l’EMLes irrégularités et négligences commises par les OP sont à charge de l’EM

Contentieux entre OP et bénéficiaires relèvent de la compétence de juges nationaux Contentieux entre OP et bénéficiaires relèvent de la compétence de juges nationaux (compétences, délais, prescription, etc.)(compétences, délais, prescription, etc.)

Indépendance des OP permet d’assurer critères de gestion et de comptabilitéIndépendance des OP permet d’assurer critères de gestion et de comptabilité

20

LES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA PAC EN BELGIQUE

21

Les organismes payeurs belgesLes organismes payeurs belges

OP wallon, Direction générale de l’Agriculture, des ressources naturelles et de OP wallon, Direction générale de l’Agriculture, des ressources naturelles et de l’environnent (DGARNE)l’environnent (DGARNE)OP flamand, OP flamand, Agentschap voor Landbouw en Visserij Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV)(ALV)OP fédéral, Bureau d’Intervention et de Restitution belge (BIRB)OP fédéral, Bureau d’Intervention et de Restitution belge (BIRB)

Bureau de coordination agricole (BCA)Bureau de coordination agricole (BCA)

Cellule interrégionale et cellule fédérale (SPF Economie)Cellule interrégionale et cellule fédérale (SPF Economie)Porte parole au CSAPorte parole au CSAPorte parole au ComitéPorte parole au Comité

22

Experts régionauxExperts régionaux

Participation aux comités et groupes d’experts selon une répartition et Participation aux comités et groupes d’experts selon une répartition et un tour de rôle fixésun tour de rôle fixés

23

LES ORGANISMES PAYEURS : GÉNÉRALITÉS

24

Un organisme payeur est un organisme agréé par l’EM qui offre Un organisme payeur est un organisme agréé par l’EM qui offre suffisamment de garanties pour que (art. 6, R1290/2005) :suffisamment de garanties pour que (art. 6, R1290/2005) :

L’éligibilité des demandes et leur conformité avec les règles communautaires soient L’éligibilité des demandes et leur conformité avec les règles communautaires soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiementcontrôlées avant l’ordonnancement du paiementLes paiements effectués soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes paiements effectués soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes contrôles prévus par la législation communautaire soient entreprisLes contrôles prévus par la législation communautaire soient entreprisLes documents requis soient présentés dans les délais et sous la forme prévue par Les documents requis soient présentés dans les délais et sous la forme prévue par les règles communautairesles règles communautairesLes documents soient accessibles et conservés de façon à garantir leur intégrité, Les documents soient accessibles et conservés de façon à garantir leur intégrité, leur validité et leur lisibilité dans le temps, y compris pour les documents leur validité et leur lisibilité dans le temps, y compris pour les documents électroniques au sens des règles communautairesélectroniques au sens des règles communautaires

25

Dépôt des comptes annuels auprès de la COMDépôt des comptes annuels auprès de la COM

Déclaration d’assurance du responsable de l’OP (renforcement de la Déclaration d’assurance du responsable de l’OP (renforcement de la chaîne de responsabilité pour les dépenses de la PAC)chaîne de responsabilité pour les dépenses de la PAC)

Certification concernant l’intégralité, l’exactitude et la véracité des Certification concernant l’intégralité, l’exactitude et la véracité des comptes transmiscomptes transmis

26

R (CE) n°885/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant R (CE) n°885/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne l’agrément des organismes payeurs et autres entités ainsi concerne l’agrément des organismes payeurs et autres entités ainsi que l’apurement des comptes du FEAGA et du FEADER.que l’apurement des comptes du FEAGA et du FEADER.

27

R (CE) n°883/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités R (CE) n°883/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne la tenue d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne la tenue des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du FEAGA et du FEADER ainsi que…FEAGA et du FEADER ainsi que…

R (CE) n°884/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités R (CE) n°884/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne le d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne le financement par le Fonds européen de garantie agricole (FEAGA) des financement par le Fonds européen de garantie agricole (FEAGA) des mesures d’intervention sous forme de stockage public et la comptabilisation mesures d’intervention sous forme de stockage public et la comptabilisation des opérations de stockage public par les organismes payeurs des États des opérations de stockage public par les organismes payeurs des États membresmembres

28

29

Apurement comptableApurement comptableApurement des comptes des OP agrées sur base des informations communiquéesApurement des comptes des OP agrées sur base des informations communiquéesCouvre l’intégralité, l’exactitude et la véracité des comptes annuelsCouvre l’intégralité, l’exactitude et la véracité des comptes annuelsSans préjudice des décisions prises au titre de l’apurement de conformitéSans préjudice des décisions prises au titre de l’apurement de conformité

Apurement de conformitéApurement de conformitéVérification de la réalité des opérationsVérification de la réalité des opérationsEn cas de constat de non-conformité des dépenses par rapport aux règles En cas de constat de non-conformité des dépenses par rapport aux règles communautaires, les montants sont retirés du financement par la COM (= communautaires, les montants sont retirés du financement par la COM (= décision de conformité ou décision «décision de conformité ou décision « ad hoc  ad hoc »)»)Procédure contradictoire écrite (notifications, réponses, accord ou appel à Procédure contradictoire écrite (notifications, réponses, accord ou appel à l’organe de conciliation, recours à la Cour de Justice)l’organe de conciliation, recours à la Cour de Justice)

30

Toute irrégularité doit être déclarée à la COMToute irrégularité doit être déclarée à la COMConstat administratif ou judiciaireConstat administratif ou judiciaireDélai de 4 (ou de 8) ans pour effectuer le recouvrementDélai de 4 (ou de 8) ans pour effectuer le recouvrementSi pas de recouvrement passé ce délai, les conséquences financières Si pas de recouvrement passé ce délai, les conséquences financières sont supportées à concurrence de 50% par l’EMsont supportées à concurrence de 50% par l’EMEn cas de négligence de la part de l’EM, les conséquences financières En cas de négligence de la part de l’EM, les conséquences financières sont supportées à 100% par celui-cisont supportées à 100% par celui-ci

31

OP ET AGRÉMENT

32

Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6) :Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6) :« Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que :« Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que :

L’éligibilité des demandes, la procédure d’attribution des aides et leur L’éligibilité des demandes, la procédure d’attribution des aides et leur conformité soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiementconformité soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiementLes paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes contrôles prévus soient entreprisLes contrôles prévus soient entreprisLes documents requis soient présentésLes documents requis soient présentésLes documents soient accessibles et conservésLes documents soient accessibles et conservés

À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée »À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée »

33

Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) :Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) :

Agrément  subordonnée à une  structure administrative  et    un  système de  contrôle Agrément  subordonnée à une  structure administrative  et    un  système de  contrôle satisfaisant aux « conditions d’agrément »satisfaisant aux « conditions d’agrément »Désignation d’une autorité compétenteDésignation d’une autorité compétenteActe officiel d’agrément à titre définitif ou provisoireActe officiel d’agrément à titre définitif ou provisoireTransmission des documents prescritTransmission des documents prescritCommunication COM au Comité de la liste des OP agréesCommunication COM au Comité de la liste des OP agrées

34

Pour chaque OP, l’EM désigne une autorité compétente, au niveau ministériel, Pour chaque OP, l’EM désigne une autorité compétente, au niveau ministériel, habilitée à octroyer et à retirer l’agrément de l’OPhabilitée à octroyer et à retirer l’agrément de l’OP

Pour l’OP fédéral, cette autorité est le ministre qui a l’agriculture dans ses Pour l’OP fédéral, cette autorité est le ministre qui a l’agriculture dans ses attributionsattributions

L’autorité compétente, par un acte officiel, octroie l’agrément à l’OP après L’autorité compétente, par un acte officiel, octroie l’agrément à l’OP après examen des conditions d’agrémentexamen des conditions d’agrément

Cet examen est effectué par un organisme indépendantCet examen est effectué par un organisme indépendantPar signature de la proposition de l’administration compétente par le ministre Par signature de la proposition de l’administration compétente par le ministre qui a l’agriculture dans ses compétences qui a l’agriculture dans ses compétences

35

L’autorité compétente exerce une supervision constante sur les OP (via L’autorité compétente exerce une supervision constante sur les OP (via certification)certification)Tous les trois ans, l’autorité compétente informe la COM des résultats de sa Tous les trois ans, l’autorité compétente informe la COM des résultats de sa supervisionsupervisionLes EM assurent la communication immédiate à l’autorité compétente de toute Les EM assurent la communication immédiate à l’autorité compétente de toute information pouvant laisser supposer qu’un OP ne remplit pas les conditions information pouvant laisser supposer qu’un OP ne remplit pas les conditions d’agrémentd’agrémentSi un OP agréé ne remplit plus une ou plusieurs conditions d’agrément, ou présente Si un OP agréé ne remplit plus une ou plusieurs conditions d’agrément, ou présente des lacunes telles qu’elles compromettent sa capacité à exécuter ses tâches, des lacunes telles qu’elles compromettent sa capacité à exécuter ses tâches, l’autorité compétente soumet l’agrément à une phase de test et élabore un planl’autorité compétente soumet l’agrément à une phase de test et élabore un planen cas de retrait de l’agrément, l’autorité compétente procède sans délai à en cas de retrait de l’agrément, l’autorité compétente procède sans délai à l’agrément d’un autre OPl’agrément d’un autre OP

36

Structure organisationnelle – FonctionsStructure organisationnelle – FonctionsContrôles administratifs et contrôles sur place (montants conformes)Contrôles administratifs et contrôles sur place (montants conformes)Exécution des paiements (montants autorisés payés à l’ayant droit)Exécution des paiements (montants autorisés payés à l’ayant droit)Enregistrement comptable des paiements (+ récapitulatifs périodiques des dépenses)Enregistrement comptable des paiements (+ récapitulatifs périodiques des dépenses)

+ Claire répartition de l’autorité et des responsabilités+ Claire répartition de l’autorité et des responsabilités+ Séparation des trois fonctions+ Séparation des trois fonctions+ Organigramme+ Organigramme

Normes en matière de ressources humainesNormes en matière de ressources humainesRessources humaines appropriées + compétences techniques nécessairesRessources humaines appropriées + compétences techniques nécessairesRépartition des tâchesRépartition des tâchesCompétences définies par écritCompétences définies par écritFormation du personnel + politique de rotation (ou à défaut supervision intense)Formation du personnel + politique de rotation (ou à défaut supervision intense)Risques de conflit d’intérêts écartésRisques de conflit d’intérêts écartés

37

DélégationDélégation

Accord écrit (nature de l’information et des pièces justificatives, délais)Accord écrit (nature de l’information et des pièces justificatives, délais)OP responsable de la gestion efficace du fondsOP responsable de la gestion efficace du fondsCompétences et obligations en ce qui concerne le contrôle et la Compétences et obligations en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles communautaires clairement vérification de la conformité avec les règles communautaires clairement définiesdéfiniesMoyens efficaces pour garantir exercice des compétencesMoyens efficaces pour garantir exercice des compétencesConfirmation explicite de l’exercice effectif des compétences + Confirmation explicite de l’exercice effectif des compétences + description des moyens utilisésdescription des moyens utilisésRevue régulière des fonctions déléguéesRevue régulière des fonctions déléguées

38

Procédures d’ordonnancement des demandesProcédures d’ordonnancement des demandes

Réception, enregistrement et traitement des demandes + documents à Réception, enregistrement et traitement des demandes + documents à utiliserutiliserCheck List détaillée des vérifications + revu par un membre de Check List détaillée des vérifications + revu par un membre de l’encadrementl’encadrementNombre suffisant de contrôles (d’où réalité et régularité des opérations, Nombre suffisant de contrôles (d’où réalité et régularité des opérations, irrégularités, récupération, certification, déclaration d’assurance) irrégularités, récupération, certification, déclaration d’assurance) Contrôles suffisants avant liquidation demandeContrôles suffisants avant liquidation demandeRapport certifiant éligibilité des demandes approuvéesRapport certifiant éligibilité des demandes approuvéesProcédures garantissant documents enregistrésProcédures garantissant documents enregistrés

39

Procédures de paiementProcédures de paiementProcédures pour paiements exclusivement sur comptes bancaires du demandeur Procédures pour paiements exclusivement sur comptes bancaires du demandeur ou de son cessionnaireou de son cessionnairePaiement par banquier OP dans délai 5 jours ouvrables à compter date Paiement par banquier OP dans délai 5 jours ouvrables à compter date d’imputation FEAGA ou FEADERd’imputation FEAGA ou FEADERProcédures pour paiements non effectués (à créditer au profit des fonds)Procédures pour paiements non effectués (à créditer au profit des fonds)Pas de paiement au comptantPas de paiement au comptantApprobation de l’ordonnateur + garanties appropriées pour identité du signataireApprobation de l’ordonnateur + garanties appropriées pour identité du signataire

Procédures comptablesProcédures comptablesProcédures comptables pour déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas Procédures comptables pour déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas du FEADER) et annuelles complètes, exactes et établies en temps opportun (toute du FEADER) et annuelles complètes, exactes et établies en temps opportun (toute erreur ou omission décelée et corrigée)erreur ou omission décelée et corrigée)

40

Procédures relatives aux acomptesProcédures relatives aux acomptesPaiements relatifs aux acomptes dans rubrique distinctePaiements relatifs aux acomptes dans rubrique distincte

Procédures relatives aux créancesProcédures relatives aux créancesSystème permettant de reconnaître tous les montants dus + grand livre Système permettant de reconnaître tous les montants dus + grand livre des débiteurs inspecté à intervalles réguliers + mesures afin d’encaisser des débiteurs inspecté à intervalles réguliers + mesures afin d’encaisser les dettes échuesles dettes échues

Piste d’auditPiste d’auditInformations liées aux pièces justificatives demeurent disponibles dans Informations liées aux pièces justificatives demeurent disponibles dans les locaux de l’OPles locaux de l’OP

41

CommunicationCommunicationProcédures nécessaires pour prendre en compte toute modification des règlements Procédures nécessaires pour prendre en compte toute modification des règlements communautairescommunautairesMise à jour des instructions, des bases de données et des Check ListMise à jour des instructions, des bases de données et des Check List

Sécurité des systèmes d’informationSécurité des systèmes d’informationNorme ISO 17799/BS 7799: Code of practice for Information Security Management Norme ISO 17799/BS 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799) – devenue ISO 27002(BS ISO/IEC 17799) – devenue ISO 27002Mesures de sécurité adaptées à la structure administrative, au personnel et à Mesures de sécurité adaptées à la structure administrative, au personnel et à l’environnement technologiquel’environnement technologiqueEfforts en matière financière et technologique proportionnels aux risques réels Efforts en matière financière et technologique proportionnels aux risques réels encourusencourus

42

Suivi continu au travers des actions de contrôle interneSuivi continu au travers des actions de contrôle interneSuivi des services techniques et des entités déléguéesSuivi des services techniques et des entités déléguéesAmélioration des systèmes de contrôleAmélioration des systèmes de contrôleExamen des informations suggérant des irrégularitésExamen des informations suggérant des irrégularités

suivi continu = activité opérationnelle ordinaire et de routine de l’OPsuivi continu = activité opérationnelle ordinaire et de routine de l’OP

Évaluations menées séparément par un service d’audit interneÉvaluations menées séparément par un service d’audit interneService d’audit interne indépendant + relève directement de son directeurService d’audit interne indépendant + relève directement de son directeurAudit interne vérifie procédures (suffisantes pour respect des règles communautaires, comptes Audit interne vérifie procédures (suffisantes pour respect des règles communautaires, comptes exacts, complets et établis en temps opportun) + programme n’excédant pas cinq ansexacts, complets et établis en temps opportun) + programme n’excédant pas cinq ansAudit conformément aux normes internationalement reconnues + comptes rendus, rapports et Audit conformément aux normes internationalement reconnues + comptes rendus, rapports et recommandations.recommandations.

43

OP ET DÉLÉGATION

44

Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6):Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6):« Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que :« Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que :

L’éligibilité  des  demandes,  la  procédure  d’attribution  des  aides  et  leur  conformité L’éligibilité  des  demandes,  la  procédure  d’attribution  des  aides  et  leur  conformité soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiementsoient contrôlées avant l’ordonnancement du paiementLes paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustiveLes contrôles prévus soient entreprisLes contrôles prévus soient entreprisLes documents requis soient présentésLes documents requis soient présentésLes documents soient accessibles et conservésLes documents soient accessibles et conservés

À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée »À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée »

Ligne directrice de la COM:Ligne directrice de la COM:La fonction de paiement La fonction de paiement fait référence au «paiement des aides communautaires».          fait référence au «paiement des aides communautaires».          La partie communautaire de la subvention doit incomber à l’organisme payeur.              La partie communautaire de la subvention doit incomber à l’organisme payeur.              Le  versement  de  la  subvention  publique  cofinancée  par  l’EM  peut  être  exécuté  par Le  versement  de  la  subvention  publique  cofinancée  par  l’EM  peut  être  exécuté  par l’entité délégataire. l’entité délégataire. 

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Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) :Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) :

« Pour qu’une des tâches de l’OP puisse être déléguée à une autre entité, il faut :« Pour qu’une des tâches de l’OP puisse être déléguée à une autre entité, il faut :Un accord écrit entre l’OP et cette entité (spécifiant la nature de l’information et des Un accord écrit entre l’OP et cette entité (spécifiant la nature de l’information et des pièces justificatives) pièces justificatives) Dans tous les cas, l’OP demeure responsable de la gestion efficace du fonds concernéDans tous les cas, l’OP demeure responsable de la gestion efficace du fonds concernéLes compétences et les obligations de l’entité doivent être clairement définiesLes compétences et les obligations de l’entité doivent être clairement définiesL’OP veille à ce que l’entité dispose des moyens efficaces pour remplir sa missionL’OP veille à ce que l’entité dispose des moyens efficaces pour remplir sa missionL’entité confirme explicitement qu’elle exerce sa compétence et décrit ses moyensL’entité confirme explicitement qu’elle exerce sa compétence et décrit ses moyensL’OP passe en revue régulièrement les fonctions déléguées et vérifie que le travail est L’OP passe en revue régulièrement les fonctions déléguées et vérifie que le travail est d’un niveau satisfaisant et conforme aux règles communautaires »d’un niveau satisfaisant et conforme aux règles communautaires »

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Acte ou document par lequel deux ou plusieurs parties formalisent un Acte ou document par lequel deux ou plusieurs parties formalisent un accord et/ou ses modalités d’application.accord et/ou ses modalités d’application.

Un protocole peut avoir notamment pour objet le transfert de Un protocole peut avoir notamment pour objet le transfert de compétences et/ou sa mise en œuvre entre deux parties, on parlera compétences et/ou sa mise en œuvre entre deux parties, on parlera alors de protocole ou d’accord de coopération.alors de protocole ou d’accord de coopération.

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De manière générale, De manière générale, il il comprend :comprend :

La description des parties en présence,La description des parties en présence,Un exposé préalable reprenant la législation (Vu) ainsi qu’un exposé Un exposé préalable reprenant la législation (Vu) ainsi qu’un exposé des motifs (Considérant que) motivant la conclusion du protocoledes motifs (Considérant que) motivant la conclusion du protocoleLa convention proprement dite, comprenant :La convention proprement dite, comprenant :

L’objet du protocole, par exemple, le transfert de compétencesL’objet du protocole, par exemple, le transfert de compétencesLes modalités d’application Les modalités d’application Éventuellement, un exposé des sanctions en cas de non respect Éventuellement, un exposé des sanctions en cas de non respect de la conventionde la convention

Date, lieu et signaturesDate, lieu et signatures

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Clôture annuelle et certificat annuel de confirmation (ou de Clôture annuelle et certificat annuel de confirmation (ou de conformité)conformité)

Archivage et accès aux dossiersArchivage et accès aux dossiers

Audit interne OPAudit interne OP

Evaluation et adaptation du protocoleEvaluation et adaptation du protocole

Retrait de la délégationRetrait de la délégation

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OP ET CERTIFICATION

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Le Règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 7) :Le Règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 7) :« L’organisme  de  certification  est  une  entité  de  droit  public  ou  privé « L’organisme  de  certification  est  une  entité  de  droit  public  ou  privé désignée  par  l’État  membre  en  vue  de  certifier  les  comptes  de désignée  par  l’État  membre  en  vue  de  certifier  les  comptes  de l’organisme  payeur  agréé  quant  à  leur  véracité,  leur  intégralité  et  leur l’organisme  payeur  agréé  quant  à  leur  véracité,  leur  intégralité  et  leur exactitude,  en  prenant  en  compte  le  système  de  gestion  et  de  contrôle exactitude,  en  prenant  en  compte  le  système  de  gestion  et  de  contrôle mis en place. »mis en place. »

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Le Règlement (CE) n° 885/2006 (art. 5) :Le Règlement (CE) n° 885/2006 (art. 5) :

Organisme indépendant au plan opérationnel de l’OP et de l’OCOrganisme indépendant au plan opérationnel de l’OP et de l’OCApplication des normes d’audit internationalement reconnuesApplication des normes d’audit internationalement reconnuesEtablissement Etablissement d’un certificatd’un certificatEtablissement d’un rapport de ses constatations sur :Etablissement d’un rapport de ses constatations sur :

– Le respect des conditions d’agrémentLe respect des conditions d’agrément– Des procédures suffisantes pour  déclarer,  avec un degré raisonnable de Des procédures suffisantes pour  déclarer,  avec un degré raisonnable de fiabilité, des dépenses avec respect de la réglementation communautaire fiabilité, des dépenses avec respect de la réglementation communautaire 

– La conformité des comptes annuelsLa conformité des comptes annuels– La véracité, l’intégralité et l’exactitude des déclarations relatives aux dépenses La véracité, l’intégralité et l’exactitude des déclarations relatives aux dépenses et opérations d’interventionet opérations d’intervention

– La protection des intérêts financier de la CommunautéLa protection des intérêts financier de la CommunautéEtablissement d’un rapport de ses constatations accompagné de :Etablissement d’un rapport de ses constatations accompagné de :

– Renseignements sur l’audit interneRenseignements sur l’audit interne– Un avis sur la DASUn avis sur la DAS

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L’organisme de certification est une entité de droit public ou privé L’organisme de certification est une entité de droit public ou privé désignée par EM en vue de certifier les comptes de OP agréé quant à désignée par EM en vue de certifier les comptes de OP agréé quant à leur véracité, à leur intégralité et à leur exactitude, en tenant compte leur véracité, à leur intégralité et à leur exactitude, en tenant compte du système de gestion et de contrôle mis en placedu système de gestion et de contrôle mis en place

L’organisme de certification établit un certificat (une attestation) L’organisme de certification établit un certificat (une attestation) indiquant s’il a obtenu des assurances raisonnables sur la véracité, indiquant s’il a obtenu des assurances raisonnables sur la véracité, l’intégralité et l’exactitude des comptes et sur le bon fonctionnement l’intégralité et l’exactitude des comptes et sur le bon fonctionnement des procédures de contrôle interne, ainsi qu’un rapport sur ses des procédures de contrôle interne, ainsi qu’un rapport sur ses conclusionsconclusions

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Les procédures à contrôlerLes procédures à contrôlerOrdonnancementOrdonnancementExécution des paiementsExécution des paiementsEnregistrement comptableEnregistrement comptableAcomptes et les garantiesAcomptes et les garantiesGestion des créancesGestion des créances

Les éléments de l’agrément à contrôlerLes éléments de l’agrément à contrôlerStructure organisationnelleStructure organisationnelleRessources humainesRessources humainesTâches déléguéesTâches déléguéesActivités de contrôleActivités de contrôleCommunicationCommunicationInformatiqueInformatiqueSuivi continuSuivi continuAudit interneAudit interne

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Evaluation des conditions d’agrément au moyen de 6 matrices en fonction du Evaluation des conditions d’agrément au moyen de 6 matrices en fonction du régime et du système de gestionrégime et du système de gestion

Notes :Notes :(1)(1) violation évidente de la condition d’agrément ou graves déficiences [cette violation évidente de la condition d’agrément ou graves déficiences [cette

gravité étant telle que l’organisme payeur ne saurait accomplir ses tâches]gravité étant telle que l’organisme payeur ne saurait accomplir ses tâches](2)(2) mauvais [autres déficiences qui n’entrent pas sous (1), mais qui devraient mauvais [autres déficiences qui n’entrent pas sous (1), mais qui devraient

faire l’objet d’un suivi]faire l’objet d’un suivi](3) (3) adéquat (problèmes mineurs relevés mais possibilité d’amélioration)adéquat (problèmes mineurs relevés mais possibilité d’amélioration)(4) (4) bonbon(5) (5) meilleure pratiquemeilleure pratique

Evaluation globale en fonction des notes dans chacune des matricesEvaluation globale en fonction des notes dans chacune des matrices

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MATRICES

Tenue d’un livre des débiteursTenue d’un livre des débiteursPour assurer le suivi des montants impayés, une bonne pratique consiste à tenir un Pour assurer le suivi des montants impayés, une bonne pratique consiste à tenir un seul livre, qui est mis à jour sur la base des informations transmises par les services seul livre, qui est mis à jour sur la base des informations transmises par les services compétentscompétentsLe livre des débiteurs doit donner un aperçu de l’âge des créances et des perspectives Le livre des débiteurs doit donner un aperçu de l’âge des créances et des perspectives de recouvrement et permettre à l’organisme payeur de compléter l’annexe III du de recouvrement et permettre à l’organisme payeur de compléter l’annexe III du Règlement (CE) n° 885/2006Règlement (CE) n° 885/2006

Montants à recouvrerMontants à recouvrerPaiement par le débiteur suite à la mise en demeurePaiement par le débiteur suite à la mise en demeureMontants faisant l’objet d’une procédure administrativeMontants faisant l’objet d’une procédure administrativeMontants faisant l’objet d’une procédure juridiqueMontants faisant l’objet d’une procédure juridiqueMontants dont le recouvrement est improbable (impossibilité de recouvrement)Montants dont le recouvrement est improbable (impossibilité de recouvrement)

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