Filire : TS REL 1/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

SECTEUR LOGISTIQUE

RESPONSABLE DEXPLOITATION

LOGISTIQUE

Niveau Technicien spcialis

GUIDE DE SOUTIEN

MODULE 09 : TABLEAUX DE BORDS

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A. DEFINIR LOBJECTIF DUN TABLEAU DE BORD

Introduction : Le tableau de bord est un mot emprunt l'industrie automobile pour dsigner un ensemble dinformations prcises qui permet dtre inform dun coup dil, dune situation donne. Il existe divers tableaux de bord selon le domaine dans lequel on se trouve.

A.1. Reprer les diffrents types de tableau de bord

Tableau de bord de machine

Il permet de visionner toutes les informations ncessaires pour dterminer les paramtres de la machine, les rglages effectuer, les commandes actionner, les dysfonctionnements. Exemple de tableaux de bord de machines outils :

Tableau de bord de vhicules

Le tableau de bord, planche de bord, ou combin d'instruments, est constitu d'un ensemble d'indicateurs et de tmoins qui renseignent le conducteur d'un vhicule automobile (voiture, camion, moto, bateau, etc.) sur le fonctionnement du moteur et sur les paramtres de conduite (vitesse instantane, temprature extrieure). Par extension, on dsigne souvent par tableau de bord la planche de bord, une tablette qui s'tend sur toute la largeur du vhicule, au-dessus des pieds du conducteur et du passager avant. Elle comporte, outre les indicateurs numrs ci-dessous, une varit d'accessoires destins au confort et la scurit : aration, climatisation, radio, supports audio, bote gants, airbag pour le passager, etc

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Exemple de tableau de bord dune automobile Tableau de bord dun camion

Tableau de bord de gestion

Pour conduire une voiture, il faut coordonner plusieurs manuvres tout en gardant les yeux sur la route et sur les informations du tableau de bord. Grer une entreprise exige de la mme faon beaucoup de dextrit. Cest pour cette raison quun tableau de bord prsentant clairement les informations cls de lentreprise est indispensable. Un tableau de bord de gestion est un ensemble d'indicateurs renseigns priodiquement et destins au suivi de l'tat d'avancement d'un programme ou d'une politique et l'valuation de l'efficacit de ce programme ou de cette politique. Un indicateur est une donne quantitative qui permet de caractriser une situation volutive, une action ou les consquences d'une action, de faon les valuer et les comparer leur tat diffrentes dates.

Le tableau de bord nest pas un outil de contrle ou un instrument de motivation, mais bien un instrument de progrs permettant de :

Avoir une vision synthtique et exacte des moyens mis en place; Confronter les rsultats obtenus; Identifier des actions correctives face des dysfonctionnements mis en vidence;

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Rendre compte de son pilotage au niveau suprieur (reporting); Comparer ses performances avec celles des concurrents.

Il existe diffrents types de tableaux de bord :

Commercial : chiffre daffaires, nombre de nouveaux clients. De production : quantits produites, niveau de stock. Des ressources humaines : absentisme, formation. Comptable : rsultat mensuel. Financier : Niveau de trsorerie, volume des en-cours.

Exemple : Tableau de bord logistique (source expert.achats.logistiques.typepad.com) Evolution des lments du prix de revient de Transport - Manutention - Stockage - Palettes

A.2. Caractriser les informations transmises par un tableau de bord Il permet de dceler les drives et carences du systme. Ainsi, pour bien mettre en vidence ces mcanismes, nous illustrons cette logique par le schma suivant qui permet de considrer lentrept comme un systme. Notion de systme :

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Il sagit de proposer une dmarche permettant de :

- dcrire la morphologie du systme productif que reprsente lentrept - approcher la physiologie du systme entrept afin de comprendre les mcanismes qui rgissent son

fonctionnement Cest--dire concevoir une reprsentation (un modle) qui permette :

- davoir une vision simple de la structure du systme entrept. - de comprendre les interactions entre lentrept et son environnement. - de dcrire le fonctionnement. - de faciliter linterprtation des rsultats de lactivit (via le tableau de bord).

Le systme est caractris par les variables dentre, cest dire principalement les flux physiques et dinformations qui entrent dans lentrept et dont larrive dclenche le fonctionnement de lentrept comme par exemple :

- Les camions qui livrent lentrept des marchandises dclenchent la mise en route de la rception, du contrle et de la mise en stock.

- Les ordres de prparation des commandes qui arrivent quotidiennement provoquent le lancement des prparations.

Le systme est caractris par les variables de sortie, cest dire principalement les flux physiques et dinformations qui quittent lentrept et vont agir sur un autre systme comme par exemple :

- Les camions qui acheminent la marchandise vers les clients et qui vont induire chez lui des oprations de rception...

Le systme est caractris par les variables dobjectifs qui fixent le niveau de service et le cot de fonctionnement atteindre par lentrept. Le niveau de service peut tre caractris par la performance en prparation (jour A / jour B), le niveau des stocks (taux de couverture des sorties de marchandises gal 1 mois...). Il sagit dune sorte de transcription de la stratgie. Le systme est caractris par les variables de rsultats, cest dire la mesure aprs une priode dactivit des rsultats obtenus en regard des objectifs dfinis par exemple 95 % des commandes sont prpares et livres le jour B ou le niveau de stock est 0,9 mois. Ces lments sont collects travers un outil qui sappelle le tableau de bord. Un systme logistique est compos dun ensemble de sous-systmes en interaction dont lentrept constitue un maillon.

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Pour lanalyse de notre systme entrept, on se refera afin de visualiser les variables dcrites un peu plus haut au schma suivant applicable lentrept.

A titre indicatif, le schma des 8 tapes de la mise en place dun tableau de bord :

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Le tableau de bord nest pas un outil de contrle ou un instrument de motivation du personnel.

Cest un instrument de comparaison et damlioration. Il est un dclencheur denqute.

Lorsquun dysfonctionnement est mis en vidence par rapport aux objectifs fixs, le tableau de bord aide le gestionnaire identifier les actions correctives adquates.

Le tableau de bord se caractrise par sa :

- Simplicit et clart : il ne peut possder quun nombre limit dindicateurs (4 5)

- Pertinence : il ne peut contenir que les indicateurs relatifs aux responsabilits de son utilisateur ;

- Facilit : les sources de donnes doivent tre existantes et fiables, avec des dlais de traitement courts

Il nexiste pas de modle standard de tableau de bord. Cest un instrument personnel, conu sur mesure suivant les responsabilits et les objectifs de son utilisateur

En conclusion, le tableau de bord compare ltat actuel aux objectifs fixs au dpart. Cest un outil danalyse posteriori qui met en vidence les disfonctionnements lorsque ces derniers sont effectivement prsents. Il aide juste viter leur aggravation. En aucune manire il ne permet de les prvoir et dempcher leur gense.

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Ceci qui est un handicap, vu le contexte actuel o des mutations mergent de faon continue.

B. CHOISIR LES PRINCIPAUX INDICATEURS

Introduction : Les tableaux de bord contiennent des indicateurs (comme une voiture). Un indicateur est une donne objective, quantitative, constatant un rsultat, dont lexploitation nous permet de faire le point par rapport un objectif prdtermin. Le mot objective est important, car plusieurs indicateurs peuvent nous situer en rapport avec un mme objectif. Un exemple :

- Dterminer sa vitesse au volant dun vhicule ?

Le meilleur indicateur est celui qui est cre spcialement pour suivre la vitesse du vhicule ; le tachymtre (appel compteur ).

- Pourtant il existe dautres moyens : Une combinaison de 2 autres indicateurs existants dans la voiture. Le compte-tour et la position du levier de vitesse ... Lanalogie avec lentreprise est relle. Elle croit pouvoir cerner un objectif avec plusieurs indicateurs existants, alors que seul un indicateur spcialement cre pour lobjectif peut le faire rapidement et prcisment.

Lindicateur est issu des units duvre :

Il peut tre lunit duvre elle-mme. Il peut tre la combinaison simple ou complexe de plusieurs units duvre.

B.1. Classer les diffrents indicateurs Il existe donc plusieurs indicateurs, leur rle est de contribu analyser la performance dune entreprise, et les actions correctives mener pour atteindre un objectif stratgique :

Indicateur defficience : cest le rapport entre les ralisations obtenues et les moyens consacrs laction ou au programme suivi.

Indicateur defficacit ou de rsultat: cest le taux datteinte des cibles. Les rsultats montrent-ils que les valeurs cibles des objectifs sont ralises ?