Pierre RIGOLLET et tableaux de bord - · PDF fileTableaux de synthèse et tableaux de...

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  • Tableaux de synthse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de donnes avec Excel 2016

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    Pierre RIGOLLET

    Tableaux de synthse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de donnes avec Excel 2016Dans toute structure, le volume des donnes produites ne cesse de crotre : donnes R.H., comptables, commerciales, financires ou don-nes relatives la qualit, la productivit... Cette masse de donnes na dintrt que si elle est exploite comme source des tableaux de synthse afin de mettre en vidence certains indicateurs pertinents utiles au gestionnaire.Une feuille de calcul Excel peut contenir plus dun million de lignes. Obtenir des statistiques pertinentes et si besoin est, en temps rel sur une telle masse de donnes est inconcevable sans outils adapts. Mais comme pour un artisan, disposer dun bon outil ne suffit pas, il faut aussi et surtout savoir sen servir. Que vous ayez besoin dans votre fonction danalyses journalires, hebdomadaires ou mensuelles, Excel dispose doutils puissants pour faciliter lanalyse de donnes. Ce livre, rdig avec Excel 2016, sadresse toute personne dont la fonction ncessite de manire rgulire et frquente limportation, le traitement et lanalyse de grandes masses de donnes. Il va vous per-mettre daborder les diffrentes techniques utilisables au quotidien, de lutilisation des tables de donnes jusquau calcul matriciel. Sera aussi aborde la conception de tableaux de bord mettant en vidence des indicateurs graphiques et chiffrs. Les premiers chapitres expliquent comment importer diffrents types de donnes et comment les prparer afin de permettre des analyses efficaces. Vous verrez ensuite comment les filtrer, les classer et syn-thtiser les donnes de nombreuses feuilles en tableaux de synthses pertinents en utilisant parfois des fonctions mconnues dExcel. Vous utiliserez ensuite les outils permettant de mettre en forme ces donnes pour en faciliter lanalyse : les mises en forme conditionnelles et les graphiques proposs par Excel. Vous irez plus loin dans lanalyse grce aux outils de simulation, aux tableaux croiss dynamiques. Pour ter-miner, vous concevrez des tableaux de bord pour le suivi de vos don-nes et dcouvrirez PowerPivot.Les exemples prsents dans ce livre sont disponibles en tlcharge-ment sur le site des Editions ENI www.editions-eni.fr.

    Pierre RIGOLLET

    Informaticien, consultant, Pierre Rigollet dveloppe depuis 1988 des applications informatiques per-sonnalises pour diverses structures. galement enseignant en informa-tique en entreprise et en coles su-prieures, auteur de nombreux ou-vrages sur la suite Microsoft Office, il vous fait bnficier ici de toute son exprience pdagogique acquise auprs de publics multiples et varis. Tlchargementwww.editions-eni.fr.fr

    sur www.editions-eni.fr : b fichiers dexemples

    utiliss dans le livre

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    : 97

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    Pour plus dinformations :

  • Table des matires

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    1Chapitre 1IntroductionA. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

    1. Prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92. Lobtention des donnes sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103. La prparation des donnes sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104. Les outils danalyse et de simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125. Les outils de prsentation des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    B. Les donnes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121. Dfinitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122. Fiabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133. Phase prparatoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134. Exemple de donnes sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145. Recommandations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    Chapitre 2Importation et prparation des donnesA. Importer des informations partir de sources diverses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

    1. Prsentation de quelques types de fichiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192. Comment convertir les donnes au format Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

    a. partir dun fichier CSV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24b. partir dun fichier texte dlimit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28c. partir dun fichier texte fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30d. partir dune base donnes Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32e. partir dun fichier Adobe Acrobat (PDF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38f. partir dun fichier XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42g. partir dune page Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

    B. Prparer vos donnes pour utiliser des lments conformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481. Prparer ses donnes, pourquoi ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

    a. Transformer des valeurs stockes sous forme de textes en nombres. . . . . . 48b. Mettre en forme des codes postaux imports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50c. Prparer et adapter les textes vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55d. tre efficace avec les donnes de type date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58e. liminer les doublons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

  • Tableaux de synthse et tableaux de bord2 Traitez et analysez de gros volumes de donnes avec Excel 2016Chapitre 3Techniques de travail sur des grands ensembles de donnesA. Trier les informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

    1. Classer les donnes sur un niveau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67a. Trier des textes par ordre alphabtique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68b. Trier des valeurs numriques par ordre dcroissant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70c. Trier des dates de la plus ancienne la plus rcente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70d. Dautres mthodes de tris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71e. Trier une colonne sans modifier lordre des autres colonnes . . . . . . . . . . . . 72

    2. Classer les donnes sur plusieurs niveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73a. Trier sur trois critres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73b. Trier sur deux critres en respectant la casse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

    3. Classer les donnes horizontalement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76B. Filtrer les donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

    1. Prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 782. Filtrer une base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

    a. Par valeur de liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79b. Par couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82c. Par icne de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84d. Filtres textuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87e. Filtres numriques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90f. Filtres chronologiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92g. laide de segments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96h. Vers un autre emplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

    Chapitre 4Raliser des calculs sur des ensembles de donnesA. Effectuer vos premires synthses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

    1. laide de formules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1052. Insrer des sous-totaux puis organiser les rsultats laide du mode plan . . . 108

    B. Matriser les fonctions de calcul importantes . . . . . . . . . . . . . . . . .