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SCENARIO 04

Auteurs : Mina Berjali – Jean-François Besseyre

RÉPONSE A LA DEMANDE D'UNE MAIRIE

POUR FLEURIR SES ESPACES VERTS

HORTUS

ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas, 69800 St Priest

IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE

Raison sociale : HORTUS

Siège social : ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas – 69800 ST PRIEST

Téléphone : 04 72 47 XX XX

Télécopie : 04 72 47 XX XX

E-mail : [email protected]

Site : www.sarl-hortus.com

Forme juridique : SARL

Effectif : 45 salariés

Capital social : 55 000 €

Immatriculations : RCS : LYON A 277 829 410

CODE NAF : 4776 Z

SIRET : 277 829 410 00021

TVA FR 24 277 829 410

Banque : Caisse d’épargne Rhône Alpes, 2 rue Mozart, 69800 ST PRIEST

Références bancaires : 12115/00155/76164271000/19

ACTIVITÉ DE L’ENTREPRISE

Ses activités principales sont la vente de végétaux (plantes, fleurs, arbustes, compositions florales,…) et de produits phytosanitaires et d’accessoires divers ainsi que la location à la journée ou au mois. Hortus a également développé une activité d’aménagement de jardins et d’espaces verts auprès des particuliers et des collectivités locales. Elle commercialise ses propres végétaux et se fournit auprès de pépiniéristes régionaux et étrangers.

2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES

V85PP

MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE

Vous travaillez au sein de la SARL HORTUS, qui est une entreprise commerciale spécialisée dans la

production et la vente de végétaux (plantes, fleurs, arbustes…), de produits phytosanitaires et d’accessoires

divers en gros.

Vous occupez un poste d’assistant(e) administratif(ve) auprès de Rose GARDENER, responsable des achats.

Vous disposez d’un ordinateur équipé d’un traitement de texte, d’un tableur-grapheur et d’un logiciel de

présentation assistée par ordinateur, ainsi que du Progiciel de Gestion Intégrée OpenERP. Vous avez

également accès à internet.

La mairie de Décines-Charpieu fait appel à votre entreprise pour fleurir les alentours des ronds-points de la

ville, un des engagements forts de l’élu en charge des espaces verts de la ville. Ce projet s’inscrit également

dans la volonté d’améliorer le cadre de vie des habitants et de privilégier le développement durable.

Nous sommes le 15 avril 200N, votre responsable vous charge de différentes missions pour traiter ce

dossier.

V85PP SCENARIO 04 3

MISSION 1 : CRÉER DE NOUVEAUX PRODUITS ET PASSER UNE

COMMANDE A UN FOURNISSEUR

Compétences C.112 : Passer commande à des fournisseurs

C.113 : Suivre le processus commande – livraison – facturation

Réf situation 1.1.2 TRAITEMENT DES ORDRES D’ACHAT, DES COMMANDES

1.1.3 TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES

Mission 1

Activités professionnelles

Créer des articles au catalogue et passer commande à un fournisseur

Réceptionner les marchandises

Établir la facture fournisseur

Connaissances

La commande

La livraison

La facture

Savoirs de gestion et technologique

- Les procédures d’achat

- Le suivi de la livraison

- Le processus de facturation

Appui technologique Progiciel de Gestion Intégré

Appui juridique et économique

Le contrat de vente

Performances attendues (complexité, aléas, ré-sultats attendus)

Acheter par l’intermédiaire du PGI Faire face à une anomalie de livraison

BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation Conformité des commandes aux ordres d’achat

Qualité du contrôle de la concordance entre commande et livraison

Durée approximative 3 h

HORTUS a décidé d'enrichir son offre de produits.

Le 2 avril, vous recevez au service achats l’extrait du catalogue des nouveaux arbustes à fleurs proposés à la vente (Document 1).

Vous êtes chargé(e) de créer ces produits dans le PGI et de passer commande au fournisseur FRANCE FLEURS. La quantité à commander pour chaque plante est fixée à 100.

La livraison a lieu le 5 avril. Une note du fournisseur vous indique que l’arbuste Althéa oiseau bleu est en rupture de stock pour l’instant. Le reste de la livraison est conforme. Vous imprimerez le bon de réception et génèrerez la facture interne fournisseur correspondante.


V85PP

RESSOURCES A UTILISER

INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3

Texteur

Fiche n°7 : Fonction achats

approvisionnements

Fiche n°8 : De la commande

à la réception

Fiche n°11 : La facture sous

toutes ses formes

Tableur

OpenERP

FOPG n°5 : Créer une fiche article

FOPG n°9 : Réceptionner une

livraison fournisseur

FOPG n°11 : Générer une facture

fournisseur

FOPG n°13 : Créer directement un

bon de commande fournisseur

V85PP SCENARIO 04 5

DOCUMENT 1 :

Extrait du catalogue « Arbustes à fleurs »

HORTUS


V85PP

DOCUMENT 1 (Suite) :

Tarifs 200N/200N+1

HORTUS

DESIGNATION CONTENANCE PRIX UNITAIRE

D’ACHAT HT PRIX UNITAIRE DE VENTE HT

Potentilla Fructicosa Pot de 7 litres 27,90 € 41,85 €

Rosmarinus Officinalis Pot de 3 litres 13,50 € 20,25 €

Callistemon Laevis Pot de 3 litres 16,50 € 24,75 €

Myrtus Communis Pot de 3 litres 15,50 € 23,25 €

Hypericum Hookerianum Pot de 7 litres 27,90 € 41,85 €

Lavanda angustifolia Pot de 3 litres 8,50 € 12,75 €

Buddleia Davidii Pot de 3 litres 11,50 € 17,25 €

Lagerstroemia Indica Pot de 3 litres 17,50 € 26,25 €

Caryopteris X Clandonensis Pot de 3 litres 14,50 € 21,75 €

Ceanothus X Delilianus Pot de 3 litres 11,50 € 17,25 €

Nandina Domestica Pot de 3 litres 15,50 € 23,25 €

Phyllostachys Viridis « Youngii » Pot de 5 litres 39,90 € 59,85 €

Hibiscus Syriacus Pot de 5 litres 18,50 € 27,75 €

CATEGORIE DE PRODUITS : Plantes fleuries en pot

TVA au taux normal de 19,6 %

V85PP SCENARIO 04 7

MISSION 2 : CRÉER UN NOUVEAU CLIENT, ÉTABLIR UN DEVIS ET

RÉDIGER UN COURRIEL

Compétences C.123 : Assurer le traitement de devis et de commandes C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C.322 : Traiter le courrier entrant ou sortant

Réf situation 1.2.3 TRAITEMENT DES DEVIS, DES COMMANDES 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

3.2.2 GESTION DES FLUX DE COURRIER

Mission 2


Etablir un devis à la demande d’un client Rédiger un courriel

Connaissances

Les documents commerciaux La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l’information La messagerie électronique


- La chaine des documents commerciaux - Le processus automatisé des commandes à l’aide d’un PGI - Les flux de courrier - Les types de courrier

Appui technologique Progiciel de Gestion Intégré Logiciel de messagerie électronique

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Le document professionnel - Procédés d’écriture • La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires • L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels


- Le contrat de vente - La preuve - Le droit de la preuve lié à l’internet

Performances attendues

(complexité, aléas, ré-sultats attendus)

Le devis est conforme à la demande du client Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés. Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.

BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation CE 123 : Respect des contraintes techniques et commerciales liés à la demande du client CE312. Pertinence et qualité du document produit CE 322 : Respect des procédures de traitement de courrier


Le 13 avril, au service commercial, vous recevez le courrier de la mairie de Décines-Charpieu demandant un devis pour la décoration florale des ronds-points de la ville (Document 2).

Vous disposez de l’extrait du catalogue de l’entreprise sur les arbustes à fleurs proposés à la vente (Document 1).

Vous créez la fiche de ce nouveau client dans la base de données client du PGI puis vous établissez le devis demandé. Celui-ci sera envoyé par courrier électronique (Annexe 1).


V85PP



Texteur


à la réception

Fiche n°4 : La rédaction des

écrits professionnels

Fiche n°11 : Les modes de

communication et de

transmission de l’information

Fiche n°15 : La messagerie

électronique

Tableur

OpenERP FOPG n°20 : Créer un devis client

V85PP SCENARIO 04 9

DOCUMENT 2 :

Courrier Mairie

D É C I N E S

Mairie de Décines - Charpieu

Place Roger Salengro BP 175 69151 DECINES-CHARPIEU Cedex : 04 72 93 30 30 - : 04 72 93 30 31 @ : [email protected]

Service des espaces verts

HORTUS Service des achats ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas 69800 ST PRIEST Décines-Charpieu, le 12 avril 200N Objet : Commande d’arbustes

Messieurs,

Dans le cadre du projet d’amélioration du cadre de vie de nos concitoyens et dans notre démarche de développement durable, nous souhaitons fleurir les 10 principaux ronds-points de la ville.

Après avoir visité votre site Internet et feuilleté votre catalogue en ligne, nous avons choisi les arbustes à fleurs suivants :

Althéa oiseau bleu

Lilas des Indes

Lavande

Arbre aux papillons pink delight

Rince bouteille

Romarin

Nous souhaiterions que vous prépariez ces compositions florales en prévoyant quatre pots de chaque plante par rond-point. La livraison de ces différents articles devrait être effectuée sous quinzaine.

Nous vous remercions de bien vouloir nous adresser au plus tôt un devis pour cette décoration florale soit par retour de courrier, soit par télécopie, soit par courrier électronique ([email protected]).

Dans cette attente,

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Madame Camélia RUBICOND Adjointe au service des Espaces Verts 04 72 93 30 35


V85PP

ANNEXE 1 :

Courrier électronique

V85PP SCENARIO 04 11

MISSION 3 : FAIRE UNE PROPOSITION COMMERCIALE SUITE A

UNE RUPTURE DE STOCK

Compétences C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C.322 : Traiter le courrier entrant ou sortant

Réf situation 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

3.2.2 GESTION DES FLUX DE COURRIERS

Mission 3


Rédiger un courriel

Connaissances La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l’information La messagerie électronique

Savoir de gestion et technologique

- Les écrits professionnels - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - Les flux de courrier - Les types de courrier

Appui technologique Le logiciel de messagerie électronique

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Le document professionnel - Procédés d’écriture • La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires • L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels


- La preuve Le droit de la preuve lié à l’internet


Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.


Critères d’évaluation CE312. Pertinence et qualité du document produit CE322. Respect des procédures de traitement de courrier


Nous sommes le 23 avril 200N, le devis vous est retourné par la mairie de Décines-Charpieu accepté. Après

vérification des stocks, vous constatez que l’arbuste à fleurs « Althéa oiseau bleu» n’est plus disponible.

Il peut être remplacé par l’arbuste à fleurs « Myrthe ». Vous devez en informer la mairie de Décines-

Charpieu dès ce jour.

Vous décidez d’envoyer un courriel à la mairie (Annexe 2), tout en respectant les consignes que vous donne

votre responsable, Rose GARDENER (Document 3).


V85PP



Tableur




communication et de



électronique

Texteur

OpenERP


DOCUMENT 3 :

Consignes à respecter

ANNEXE 2 :


Remercier de nous avoir choisis pour décorer les ronds-points de la ville.

Cependant, informer que la plante « Althéa ou Oiseau bleu » n’est plus disponible.

Et remplacer par « Myrthe ».

Proposer 2 pots pour le même prix, c'est-à-dire à 18,50 €.

Souhaiter une réponse favorable.

Rose GARDENER


V85PP

MISSION 4 : RÉCEPTIONNER UN APPEL TÉLÉPHONIQUE

Compétences C323 : Traiter les appels entrants et sortants

Réf situation 3.2.3 GESTION DES FLUX D’APPELS TÉLÉPHONIQUES

Mission 4


Réaliser des appels téléphoniques

Connaissances L’accueil téléphonique


- Les règles et les enjeux de la communication téléphonique - La conduite de l’entretien téléphonique - La prise de notes et la restitution de l’information - La téléphonie et les techniques associées

Appui technologique Le standard Le téléphone mobile Le répondeur téléphonique

Appui rédactionnel


- Les droits et les obligations des salariés en matière d’utilisation des technologies de la communication - La confidentialité


Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes.

BEP MSA Activité à caractère relationnel : accueil téléphonique

Critère d’évaluation CE 323. Qualité et fiabilité du traitement des appels


A la réception de votre courriel, la mairie de Décines-Charpieu vous appelle pour accepter votre

proposition.

Vous vous remémorez la procédure d’accueil en vigueur au sein de l’entreprise (Document 4) et vous

complétez la fiche « Message téléphonique » (Annexe 3).



Texteur

Fiche n°3 : L’accueil

téléphonique Tableur

OpenERP


DOCUMENT 4 :

Procédure Accueil téléphonique

ANNEXE 3 :

Fiche message téléphonique

PROCÉDURE POSTE ACCUEIL

Voici les messages d’accueil que vous devez impérativement utiliser.

Pour la réception d’appel téléphonique :

Allô ici Entreprise Hortus à St Priest, « Prénom à votre écoute »

Pour la réception d’appel téléphonique, pour le face à face à la banque d’accueil :

« Bonjour Madame ou Monsieur, je suis à votre écoute, que puis je faire pour vous ? »

Pour l’émission d’appel téléphonique :

Allo, ici Entreprise Hortus à St Priest, Prénom. Bonjour Madame (ou Monsieur). Je souhaiterais….

Pour laisser un message sur répondeur :

Précisez votre nom, fonction, société ;

Indiquez l’objet de votre appel ;

Signifiez toutes informations utiles.

F I C H E M E S S A G E

Date : ______________________________ Heure : _______________________ Destinataire : ____________________________________________________________

En votre absence :

M : ____________________________________________________________________ De la Société : _________________________________________________________ N° Téléphone : _____________________

a téléphoné est venu(e)

rappellera souhaite que vous le rappeliez

Message :

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Noté par :

____________________________________


V85PP

MISSION 5 : MODIFIER UN DEVIS, LE TRANSFORMER EN

COMMANDE ET LE JOINDRE A UN COURRIEL

Compétences C.123 : Assurer le traitement de devis et de commandes C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document

Réf situation 1.2.3 TRAITEMENT DES DEVIS, DES COMMANDES 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

Mission 5


Modifier un devis suite à la demande du client Rédiger un courriel

Connaissances

Les documents commerciaux La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l’information La messagerie électronique


- La chaine des documents commerciaux - Le processus automatisé des commandes à l’aide d’un PGI - Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La modélisation d’un document - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Le document professionnel - Procédés d’écriture • La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires • L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les renvois et les notes • La typographie • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels

Appui technologique Progiciel de Gestion Intégré Logiciel de messagerie électronique


Le contrat de vente

La valeur juridique des documents

Le droit à l’image et la propriété intellectuelle


Le devis modifié est conforme à la demande du client Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.


Critère d’évaluation CE 123 : Respect des contraintes techniques et commerciales liés à la demande du client CE 312 : Pertinence et qualité du document produit



Après l’accord téléphonique de la mairie de Décines-Charpieu, vous devez modifier le devis sur le PGI, en

tenant compte de l’ensemble des paramètres. Vous le transformez ensuite en commande.

Puis vous le renvoyez par courriel à la mairie (Annexe 4).



Texteur


à la réception




communication et de



électronique

Tableur

OpenERP

FOPG n°20 : Créer un devis client

FOPG n°21 : Convertir un devis

en commande

ANNEXE 4 :



V85PP

MISSION 6 : CRÉER ET METTRE A JOUR UN AGENDA

ÉLECTRONIQUE

Compétences C341 : Mettre à jour des agendas personnels et partagés

Réf situation 3.4.1 GESTION DES AGENDAS

Mission 6


Créer et mettre à jour un agenda électronique

Connaissances Gérer un agenda électronique


- La gestion et l’optimisation du temps - La tenue d’agenda - Les outils de gestion du temps - Les fonctionnalités avancées des agendas et organiseurs électroniques - Les outils nomades de tenue d’agenda

Appui rédactionnel

Appui technologique Google Agenda


L’organisation du temps de travail


- Les agendas sont coordonnés et mis à jour en permanence, dans le respect des contraintes de disponibilité. - Les activités sont programmées conformément aux process-métiers de l’organisation

BEP MSA Activité à caractère relationnel : information des membres de la structure

Critère d’évaluation CE 341 : Rationalité et réactivité dans la gestion des agendas


Nous sommes le 24 avril 200N, mademoiselle AZALEE va s’occuper de la préparation puis de la livraison de la commande de la mairie de Décines-Charpieu. Vous devez planifier ces opérations sur son agenda électronique. Dans un 1er temps, vous consultez l’agenda électronique (Document 5) de Nathalie AZALEE (préparatrice/livreuse). Vous complétez cet agenda en ligne*, en sachant que : la préparation de la commande nécessite 4 heures de travail et ne peut se faire trop à l'avance, la livraison est prévue le samedi matin avant 10 heures il faut prévoir une heure environ pour la livraison. .

*Afin d’effectuer ce travail en ligne, vous devez recréer l’agenda de Nathalie AZALEE sur votre propre compte Google sur le site de Google Agenda et ensuite le mettre à jour. Pour se faire, vous vous référez à la fiche Outil "Google- Gérer un agenda".



Texteur

Fiche n°20 : La gestion d’un

agenda électronique (Google

Agenda)

Tableur

OpenERP


DOCUMENT 5 :

Agenda électronique de Nathalie AZALEE

20 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

ET DES RELATIONS EXTERNES

V85PP

MISSION 7 : EFFECTUER UNE LIVRAISON ET ÉTABLIR UNE FACTURE

Compétences C.124 : Assurer le traitement administratif des livraisons et de la facturation

Réf situation 1.2.4 TRAITEMENT DES LIVRAISONS ET DE LA FACTURATION

Mission 7

Activités professionnelles Effectuer la livraison de la commande d’un client Etablir la facture à l’issue de la livraison

Connaissances Les documents commerciaux


Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI

Appui rédactionnel

Appui technologique Progiciel de Gestion Intégré


Les obligations et la responsabilité contractuelle


Les documents établis sont conformes à la réalité

BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation CE 124 : Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la facturation


Le 25 avril 200N, vous établissez sur le PGI le bon de livraison et la facture à adresser à la mairie de Décines-

Charpieu.



Texteur


à la livraison

Fiche n°11 : La facture sous

toutes ses formes

Tableur

OpenERP

FOPG n°24 : Effectuer une

livraison à un client

FOPG n°26 : Générer une facture

client


MISSION 8 : ÉTABLIR UN TABLEAU RÉCAPITULATIF DE DIFFÉRENTES

FORMES D’ENTREPRISE

Compétences C.311 : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document

Réf situation 3.1.1 COLLECTE ET RECHERCHE D’INFORMATIONS 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

Mission 8


- Le système d‘information - La nature et les formes de l’information - La veille informationnelle - Les sources d’informations - Les modes de communication - L’authentification d’une information - Les règles, procédures de confidentialité et de préservation de l’information - Les modes d’organisation et de structuration des données - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques

Connaissances L’information et les sources d’informations Les listes de tâche et de contrôle

Appui technologique Le texteur

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Le document professionnel - Procédés d’écriture • L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels • La vérification et la citation des sources • La lecture rapide, la hiérarchie des informations • La concision, la reformulation, la précision lexicale


- La valeur juridique des documents


Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins.


Critères d’évaluation CE 311. Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche CE 312. Pertinence et qualité du document produit


A l’occasion d’une prochaine réunion d’encadrement, votre responsable, Rose GARDENER, vous demande

d’établir un tableau informatif sur les différentes formes juridiques d’entreprise.

En effet, les fournisseurs d’HORTUS ont tous des statuts différents et elle souhaite en maîtriser les rouages.

Vous pouvez effectuer des recherches sur Internet ou faire appel à vos connaissances.

22 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

ET DES RELATIONS EXTERNES

V85PP

Ce tableau devra porter essentiellement sur l’EURL, la SA, la SARL et la SNC, il devra indiquer la signification de ces

sigles, le nombre d’associés, le capital nécessaire à la création, les types d’apports possibles dans une société,

l’étendue de la responsabilité des associés, le ou les dirigeant, le ou les preneurs de décisions



Texteur

Fiche n°8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux

Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères

Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes

Fiche n°18 : Tabulations

Fiche n°21 : Les tableaux

Fiche n°1 : L’information et

les sources d’informations

Fiche n°14 : Les tableaux et

les graphiques

Tableur

OpenERP

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