HORTUS - campus-electronique.fr · - Arrachage manuelle ou mécanique des arbres et arbustes -...

SCENARIO 06

RECRUTEMENT DE PERSONNEL CHEZ HORTUS

HORTUS, ZI Mi-Plaine, 59 chemin de genas, 69800 St Priest

IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE

Raison sociale : HORTUS

Siège social : ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas – 69800 ST PRIEST

Téléphone : 04 72 47 XX XX

Télécopie : 04 72 47 XX XX

E-mail : [email protected]

Site : www.sarl-hortus.com

Forme juridique : SARL

Capital social : 55 000 €

Immatriculations : RCS : LYON A 277 829 410

CODE NAF : 4776 Z

SIRET : 277 829 410 00021

TVA FR 24 277 829 410

Banque : Caisse d’épargne Rhône Alpes, 2 rue Mozart, 69800 ST PRIEST

Références bancaires : 12115/00155/76164271000/19

ACTIVITÉ DE L’ENTREPRISE

Ses activités principales sont la vente de plantes et de compositions florales ainsi que leur location à la journée ou

au mois.

Hortus a également développé depuis peu une activité d'aménagement de jardins et d'espaces verts auprès des

particuliers et des collectivités locales. Elle commercialise ses propres végétaux et se fournit auprès de

pépiniéristes régionaux et à l'étranger.

2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES

MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE

Vous travaillez au sein de l’entreprise HORTUS, qui est une entreprise commerciale spécialisée dans la

production et la vente de végétaux (plantes, fleurs, arbustes…), de produits phytosanitaires et d’accessoires

divers en gros.

Vous occupez un poste d’assistant(e) administratif(ve) auprès de Rose GARDENER, responsable des achats

de la SARL HORTUS.

Vous disposez d’un ordinateur équipé d’un traitement de texte, d’un tableur-grapheur et d’un logiciel de

présentation assistée par ordinateur, ainsi que du Progiciel de Gestion Intégrée OpenERP. Vous avez

également accès à internet.

Le gérant de l'entreprise, Eric RATEAUD, vous convie à participer à la procédure de recrutement de 2

nouveaux collaborateurs : un vendeur conseil et un ouvrier pépiniériste.

Vous l'assisterez, ainsi que Mme Eliane RUISSO, la responsable des ventes et M. Henri GRAIN, le chef

d'équipe pépiniériste.

Nous sommes le 12 mars 200N, le gérant vous confie donc différentes missions dans le cadre de cette

nouvelle activité.

SCENARIO 06 3

MISSION 1 : RECHERCHER DES INFORMATIONS SUR LA

PROCÉDURE DE RECRUTEMENT

Compétences C. 311 : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche

C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document

Réf situation 3.1.1 COLLECTE ET RECHERCHE D’INFORMATIONS

3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

Mission 1

Activités professionnelles

- Distinguer les éléments essentiels de la demande de recrutement - Prendre des notes - Rechercher des informations - Produire des fiches de synthèse - Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités

Connaissances

L’information et les sources d’informations La recherche d’informations sur internet La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l’information La messagerie électronique La note de synthèse

Savoirs de gestion et technologique

- Le système d‘information - La nature et les formes de l’information - Les sources d’informations - Les modes de communication - Les techniques et outils de recherche avancée - Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La prise de notes - La modélisation d’un document - Les règles et les protocoles de portabilité des documents - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques

Appui technologique Navigateur Internet Traitement de texte

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre

La fiche de synthèse - Procédés d’écriture

• La concision, la reformulation, la précision lexicale

• Les mots clés

• La lecture rapide, la hiérarchie des informations

• La vérification et la citation des sources

Le document professionnel - Procédés d’écriture • La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires • L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les renvois et les notes • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels

Appui juridique et économique

- Le droit à l’image, la propriété intellectuelle - Les droits et les obligations des salariés en matière d’utilisation des technologies de l’information et de la communication sur le lieu de travail - La valeur juridique des documents - Les procédures de recrutement


- Les profils de poste - Les différents modes de recrutement - Les différents statuts & contrats de travail - Les obligations liées au recrutement

Performances attendues

(complexité, aléas, ré-sultats attendus)

Complexité : - Champ de recherche étendu - Demande d’informations techniques - Délais courts Résultats attendus : Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.

BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation CE 311 : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche CE 312 : Pertinence et qualité du document produit

Durée approximative 6 h

Il s'agit pour vous d'une toute nouvelle affectation, et il vous semble important que l'ensemble des collaborateurs, impliqués dans une procédure de recrutement, disposent des mêmes informations.

Vous décidez, donc, en accord, avec votre responsable directe, Mme GARDENER, de recueillir des informations sur les activités administratives liées au recrutement :

- Les procédures de recrutement ;

- Les différents modes de recrutement ;

- Les différents statuts & contrats de travail ;

- Les obligations liées au recrutement.

Vous compilerez ces informations sous forme de fiche de synthèse (Annexe 1).

Vous transmettrez ce document par courriel (Annexe 2), pour information, aux 2 responsables ([email protected] ; [email protected]) et en copie, au gérant de l'entreprise ([email protected]).

SCENARIO 06 5

RESSOURCES A UTILISER

INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3

Texteur

Fiche n°8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°18 : Tabulations

Fiche n°1 : L’information et les sources d’informations Fiche n°2 : La recherche d’informations sur internet Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l’information Fiche n°15 : La messagerie électronique Fiche n°17 : La note de synthèse

Tableur

OpenERP


ANNEXE 1 :

Fiche de synthèse : La procédure de recrutement

SCENARIO 06 7

ANNEXE 2 :

Courrier électronique


MISSION 2 : RÉDIGER DES ANNONCES D'OFFRES D'EMPLOI

Compétences C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document

Réf situation 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES

Mission 2


Rédiger et présenter 2 annonces d’offre d’emploi

Connaissances La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l’information


- Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La prise de notes - La modélisation d’un document - Les règles et les protocoles de portabilité des documents - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - La gestion électronique des documents (GED)

Appui technologique Traitement de texte

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre La rédaction d'annonces - Procédés d’écriture • La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires • L’organisation et la hiérarchisation des informations • La typographie • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels


- La valeur juridique des documents

- Le droit à l’image et la propriété intellectuelle

Performances attendues (complexité, aléas, ré-sultats attendus)

Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.

BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation CE312. Pertinence et qualité du document produit


Afin de procéder au recrutement des 2 nouveaux collaborateurs, des profils de poste (Documents 1 et 2) ont été établis.

Le 15 mars 200N, il vous est demandé de rédiger l'annonce pour chaque offre d'emploi en utilisant l'outil informatique et de choisir un ou plusieurs supports de diffusion des annonces (Annexe 3).

SCENARIO 06 9



Texteur

Fiche n°8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux

Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères

Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes

Fiche n°18 : Tabulations

Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l’information

Tableur

OpenERP


DOCUMENT 1 :

Profil de poste

Vendeur conseil en jardinerie

IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste Vendeur conseil en jardinerie

auprès de clients particuliers ou professionnels

Composition du service Service des ventes composé de 5 personnes (1 responsable, 2 vendeurs et 2 préparateurs)

Positionnement du vendeur dans l’organigramme

Poste placé sous la responsabilité de Mme RUISSO, responsable des ventes

MISSIONS

- Information/Conseil auprès des clients - Réception des commandes

- Etiquetage des produits - Approvisionnement des rayonnages

- Gestion des stocks - Mise en place des campagnes publicitaires et promotionnelles (Rv

téléphoniques, publipostages…) - Participation aux manifestations commerciales (salons, foires…)

- Compte-rendu de son activité

SAVOIRS

Maîtriser les techniques du commerce Maîtriser les techniques de l'horticulture

Maîtriser l’anglais et l’espagnol Etre capable de travailler en équipe Savoir prendre des initiatives

Etre dynamique, attentif, disponible Etre doté(e) de qualités relationnelles

Etre organisé(e) et méthodique Savoir écouter

Etre présentable, souriant(e) Savoir se remettre en question

SCENARIO 06 11

DOCUMENT 2 :

Profil de poste

Ouvrier pépiniériste

IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste Ouvrier pépiniériste

Composition du service Service de la pépinière composé de 3 personnes

(1 responsable, 2 ouvriers pépiniéristes)

Positionnement de l'ouvrier dans l’organigramme

Poste placé sous la responsabilité de M. GRAIN, chef d'équipe

MISSIONS

- Réalisation des opérations techniques liées à la culture de végétaux d’extérieur

- Préparation et mise en place des cultures - Entretien et développement des cultures

- Arrachage manuelle ou mécanique des arbres et arbustes - Conditionnement des arbres et arbustes en vue de leur commercialisation

- Maintenance des outils, machines, matériels et équipements

SAVOIRS

Connaître parfaitement les végétaux, leur biologie… Connaître parfaitement la composition des sols, des engrais…. Maîtriser les techniques de culture et de multiplication

Maîtriser les moyens de lutte contre les ennemis des cultures Etre capable d'utiliser des engins agricoles Savoir mener des expériences sur les cultures

Etre dynamique, attentif, disponible

Aimer travailler en plein air Etre organisé(e) et méthodique

Savoir travailler en équipe Posséder une bonne faculté de mémorisation

S'adapter à l'évolution des produits


ANNEXE 3 :

Rédaction des annonces

SCENARIO 06 13

MISSION 3 : TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES, ANALYSER

LES CV ET LETTRES DE MOTIVATION ET TRANSMETTRE LES

TRAVAUX OBTENUS

Compétences C 221 : Assurer des opérations administratives liées aux étapes d’un recrutement C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs C 322 : Traiter le courrier entrant ou sortant

Réf situation 2.2.1 PARTICIPATION AU RECRUTEMENT DU PERSONNEL 3.1.3 ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS 3.2.2 GESTION DES FLUX DE COURRIERS

Mission 3


Traiter des candidatures Analyser des CV et LM

Connaissances Les tableaux et les graphiques


- Les fonctionnalités bureautiques - Les flux de courrier

- Les types de courrier

- Le classement et l’archivage du courrier

- Les procédures d’acheminement et de réception du courrier

La gestion opérationnelle du recrutement : - Les profils de postes


Appui rédactionnel


Un tableau d'analyse - Procédés d’écriture

• L’organisation et la hiérarchisation des informations • Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels


- La valeur juridique des documents - La preuve - Le droit de la preuve lié à l’internet

- Le statut et la valeur juridique des documents


Les opérations administratives sécurisent la mise en œuvre de la démarche de recrutement Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés. L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.

BEP MSA Activité à caractère technique : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

Critère d’évaluation CE 221 : Respect et sécurisation administrative de la procédure de recrutement CE 313 : Efficacité de l’organisation des informations CE 322 : Respect des procédures de traitement de courrier



Le 20 mars 200N, vous recevez des courriers de réponse (Documents 3 et 4) aux annonces diffusées par l'entreprise.

Vous enregistrez les courriers reçus sur le registre approprié (Annexe 4), vous les dépouillez et vous

effectuez une première analyse des candidatures selon les profils de poste établis. Vous construisez alors

un tableau d'analyse des candidatures (Annexe 5) où vous indiquez pour chaque candidat, si sa candidature

est retenue ou non et vous précisez les raisons qui ont motivé votre décision.

Vous transmettez ensuite les lettres de motivation et les Cv reçus ainsi que ce tableau à vos collaborateurs

chargés de la décision finale. Ils doivent se réunir en fin d'après-midi, pour sélectionner les candidats à

recevoir en entretien.

La réunion s'est terminée tard hier soir. Vous prenez, donc connaissance, le lendemain matin, des réponses

apportées par la commission (Document 5).

Vous apportez les corrections nécessaires à votre tableau d'analyse qui vous servira aussi à établir, plus

tard, un planning des entretiens.



Tableur

Fiche n°14 : Les tableaux et

les graphiques Texteur

OpenERP

SCENARIO 06 15

DOCUMENT 3 :

Courriers de réponse au poste de vendeur-conseil

SCENARIO 06 17

SCENARIO 06 19


DOCUMENT 4 :

Courriers de réponse au poste d'ouvrier pépiniériste

SCENARIO 06 21

SCENARIO 06 23

SCENARIO 06 25

DOCUMENT 5 :

Décisions prises lors de la commission

Poste d'ouvrier pépiniériste :

Julien, refusé, pas d'expérience

Dany, à convoquer, Bac pro, expérience

Mailly, refusée, mauvaise orthographe, pas assez d'expérience

Eric, à convoquer, Bac pro, expérience

Mélanie, à convoquer, Bac pro, expérience

Poste de vendeur conseil :

Jeanine, refusée, pas d'expérience, mauvaise orthographe

Delphine, à convoquer, bon niveau de langue, bonne connaissance des produits et a travaillé à l'étranger

Lionel, à convoquer, a travaillé en Espagne

Stella, à convoquer, Bts action co, ang, Esp, et Connaissance des produits

José, à convoquer, maitrise anglais et espagnol, solide expérience


ANNEXE 4 :

Registre du courrier arrivé

REGISTRE COURRIER ARRIVE

DATE EXPÉDITEUR OBJET

20/03/.. Beatrice FABRE Candidature spontanée

20/03/.. Ets BARDU Catalogue

20/03/.. Marc LEBRUN Arrêt de travail

20/03/.. Free Telecom Facture téléphonie

20/03/.. M. GRAZET Chèque

SCENARIO 06 27

ANNEXE 5 :

Tableau d'analyse des candidatures

NOM PRÉNOM

DU CANDIDAT

CANDIDATURE RETENUE ?

RAISONS


MISSION 4 : ÉTABLIR UN PLANNING DES ENTRETIENS, RÉDIGER

DES COURRIERS DE RÉPONSE AUX CANDIDATURES, MODIFIER

UN PLANNING SELON DES DISPONIBILITÉS DONNÉES

Compétences

C 221 : Assurer des opérations administratives liées aux étapes d’un recrutement C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs C 322 : Traiter le courrier entrant ou sortant

Réf situation

2.2.1 PARTICIPATION AU RECRUTEMENT DU PERSONNEL 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES 3.1.3 ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS 3.2.2 GESTION DES FLUX DE COURRIERS

Mission 4


Établir et modifier un planning de RV Rédiger des courriers

Connaissances La rédaction des écrits professionnels Les plannings ou planigrammes Les tableaux et les graphiques


- Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La modélisation d’un document - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - Les flux de courrier

- Les types de courrier

- Le classement et l’archivage du courrier

- Les procédures d’acheminement et de réception du courrier

La gestion opérationnelle du recrutement : - Les procédures de recrutement - Les profils de postes - Les différents modes de recrutement - Les acteurs externes du recrutement - Les plannings et la gestion des agendas


Appui rédactionnel


L’annonce

- Procédés d’écriture

• L’organisation de l’annonce : énumération, nominalisation

• Les abréviations usuelles en matière d’annonce

• La construction syntaxique spécifique, la phrase simple



- Les différents statuts et contrats de travail

- Les conventions collectives et les accords

- Les obligations liées au recrutement

- La preuve - Le droit de la preuve lié à l’internet - Le statut et la valeur juridique des documents

- La réglementation et les normes relatives à la conservation des documents

- Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du courrier électronique

SCENARIO 06 29


Les opérations administratives sécurisent la mise en œuvre de la démarche de recrutement Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés. Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité. L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion

aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.


Critère d’évaluation

CE 221 : Respect et sécurisation administrative de la procédure de recrutement CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l’organisation des informations CE 322 : Respect des procédures de traitement de courrier


Nous sommes le 21 mars 200N.

Dans un 1er temps, il vous est demandé de rédiger à l'aide de l'outil informatique la lettre de refus des

candidatures non retenues (Annexe 6).

Ensuite, vous êtes chargé(e) de planifier les entretiens pour les candidats à convoquer (Annexe 7), vous

disposez de l'agenda de M. …. (Document 6) et des consignes laissées par M. RATEAUD (Document 7).

Puis, il vous faudra alors rédiger à l'aide de l'outil informatique la lettre de convocation (Annexe 8) des

candidats à un entretien. (Il convient de préciser dans ce courrier que le candidat doit envoyer un mail de

confirmation ou de demande de report d’entretien).



Texteur





Fiche n°21 : Tableaux

Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels

Fiche n°13 : Les plannings ou planigrammes

Fiche n°14 : Les tableaux et

les graphiques Tableur

OpenERP


ANNEXE 6 :

Lettre de refus

SCENARIO 06 31

DOCUMENT 6 :

Agenda de M. RATEAUD

32 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP

DOCUMENT 7 :

Consignes à respecter

Bonjour,

Pour les dates et heures des différents entretiens,

Merci de prévoir 40 minutes par candidat,

De consulter attentivement mon agenda (Mme RUISSO et M. GRAIN se caleront sur mes

disponibilités)

Et les rendez-vous doivent se dérouler en semaine 15.

Cordialement,

Eric RATEAUD

V85PP SCENARIO 06 33

ANNEXE 7 :

Planification des entretiens

NOM PRÉNOM

DU CANDIDAT

CANDIDATURE RETENUE ? RAISONS DATE ET HEURE DE

L'ENTRETIEN


ANNEXE 8 :

Lettre de convocation à un entretien


En réponse à vos courriers de convocation, vous recevez en retour un email de l'un des candidats

(Document 8) et un appel téléphonique d'un autre (Document 9).

En fonction de ces différentes données, vous devez modifier éventuellement la date ou l’heure du rendez-

vous sur l’agenda et envoyer un courrier électronique (Document 9) à chaque candidat concerné pour leur

proposer un nouveau rendez-vous.



Texteur

Fiche n°13 : Les plannings ou planigrammes Fiche n°15 : La messagerie électronique

Tableur

OpenERP


DOCUMENT 8 :

Courriel de M. LAFFONT


DOCUMENT 9 :

Appel téléphonique de M. GUICHARD

F I C H E M E S S A G E

Date : le 11 avril 200N Heure : 16 h 45 Destinataire : Vous

En votre absence :

M : Lionel GUICHARD De la Société : N° Téléphone : 06 32 61 49 54

a téléphoné est venu(e)

rappellera souhaite que vous le rappeliez

Message :

Il souhaite prévenir M. RATEAUD d'un retard à l'entretien d'une ½ h à cause d'un accident intervenu sur son trajet.

Noté par :

Annie


ANNEXE 9 :

Courriel à envoyer


MISSION 5 : RÉDIGER DES LETTRES D'EMBAUCHE, METTRE A

JOUR LE FICHIER DU PERSONNEL, METTRE À JOUR UN

ORGANIGRAMME, RÉDIGER UNE NOTE D'INFORMATION

Compétences

C.133 : Prendre en charge des formalités administratives liées à l’activité C.211 : Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail C.214 : Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l’information à destination du personnel C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs

Réf situation

1.3.3 TRAITEMENT DES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES 2.1.1 TENUE ET SUIVI DES DOSSIERS DES SALARIÉS 2.1.4 TRANSMISSION D’INFORMATIONS À DESTINATION DU PERSONNEL 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES 3.1.3 ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS

Mission 5


Rédiger des courriers Mettre à jour des documents, des schémas Rédiger une note d'information

Connaissances La rédaction des écrits professionnels La note de service ou d'information


- Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - Les fiches des salariés - Les notes d'information - La modélisation d’un document - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - Les services et interlocuteurs de l’administration

- Les enjeux de l’accomplissement des formalités

- Les courriers types de demandes administratives - Les principales formalités administratives, y compris au sein de l’UE et hors UE - La gestion opérationnelle du suivi de dossier - Les outils et documents de communication interne - Le classement documentaire selon les destinataires, la forme et/ou le support de l’information - Les modes de communication et de transmission de l’information

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Le courrier destiné au personnel

- Procédés d’écriture • La présentation de l’objet • La précision et la concision de l’information • La justification règlementaire • Les phrases déclaratives • La tournure impersonnelle • Le lexique de l’information • Les temps et modes des verbes : le présent de l’indicatif




- Les normes AFNOR

- La réglementation en matière de confidentialité des informations - Les types de structure des organisations


- Les obligations liées au recrutement - La preuve - Le statut et la valeur juridique des documents - Les administrations, leurs finalités et leurs champs d’intervention - Le contrat de travail - Les formalités légales et administratives liées à l’embauche, - Les obligations relatives à la médecine du travail et aux organismes sociaux - Les règles et procédures de confidentialité


Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité. Les formalités administratives courantes sont réalisées. Les dossiers des personnels sont mis à jour et les formalités administratives sont réalisées dans le respect de la législation du travail.


Critère d’évaluation

CE 133 : Respect des obligations administratives liées à l’activité CE 211 : Fiabilité et exhaustivité des dossiers du personnel CE 214 : Qualité de la transmission et respect de la confidentialité CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l’organisation des informations


Tous les candidats ont été reçus par la commission de recrutement. Celle-ci a choisi deux personnes :

Mme Stella GRES : vendeuse conseil

M. Dany MORVANT : ouvrier pépiniériste.

Il convient donc à présent de finaliser la procédure de recrutement et de préparer l’accueil des nouveaux

salariés au sein de l'entreprise.

Dans un 1er temps, vous rédigez, à l'aide de l'outil informatique, les lettres d'embauche de vos 2 nouveaux

collaborateurs (Annexe 10). Vous devez préciser sur le courrier la date de début du travail (le 22/04/200N),

leur heure d’arrivée (8 h) et le lieu d’arrivée. Vous devez également leur indiquer qu’ils seront convoqués à

une visite médicale.

Dans un 2d temps, vous complétez les contrats de travail (Annexe 11) de ces nouveaux arrivants et vous

remplissez pour chacun d'eux la déclaration préalable à l’embauche* pour l'URSSAF (Annexe 12), vous

disposez de leur carte vitale et de leur RIB (Document 10).

Dans un 3ème temps, vous mettez à jour le fichier du personnel en créant un modèle de fiche (Annexe 13)

que vous complétez pour les nouveaux arrivants. Vous modifiez par la même occasion l’organigramme de

l'entreprise (Annexe 14). Vous disposez de l'organigramme existant (Document 11).

Et, pour terminer, il s'agit d'informer l'ensemble du personnel du recrutement de ces nouveaux salariés.

Vous rédigez alors une note d'information (Annexe 15), à l'aide de l'outil informatique. Elle sera visible sur

le panneau d'affichage dans la salle de repos des salariés.

* Il est possible de télécharger ce formulaire en .pdf sur le site de l'Urssaf, cliquez sur le lien suivant :

http://www.urssaf.fr/profil/associations/documentation/formulaires/les_entreprises_01.html#OG12275.

http://www.urssaf.fr/profil/associations/documentation/formulaires/les_entreprises_01.html#OG12275




Texteur





Fiche n°31 : Modèles de document

Fiche n°35 : SmartArt, organi-

gramme

Fiche n°4 : La rédaction des

écrits professionnels

Fiche n°12 : La note de

service ou d'information

Fiche n°21 : L'organisation du

travail au sein de l'entreprise

Tableur

OpenERP


ANNEXE 10 :

Lettre d'embauche à rédiger


ANNEXE 11 :

Contrat de travail à compléter

CONTRAT DE TRAVAIL

ENTRE La Société dont le siège social est situé , représentée par M en sa qualité de

d'une part.

ET M demeurant. d'autre part.

Il a été convenu ce qui suit.

ART. 1 Engagement

La Société engage M en qualité de à compter du Cet engagement est

conclu sous réserve d'une période d'essai de de travail effectif, au cours de laquelle il pourra prendre fin à la volonté de

l'une ou l'autre des parties à tout moment, sans préavis ni indemnité [ou dans les conditions prévues par la convention collective].

La période d'essai s'entend de travail effectif, toute suspension de l'exécution du contrat, quel qu'en soit le motif entraînera une

prolongation de la période d'essai d'une durée équivalente à celle de la suspension.

ART. 2 Fonctions

M est engagé en qualité de qualification au coefficient M

exercera ses fonctions sous l'autorité et selon les directives du responsable auquel il rendra compte de son activité. Dans

le cadre de ses fonctions et sans que cette liste soit limitative M sera chargé de :

- ....

- ....

- ....

ART. 3 Rémunération

M percevra une rémunération mensuelle brute de euros, correspondant à la durée collective du

travail en vigueur au sein de l'entreprise.

ART. 4 Lieu de travail

Le lieu de travail de M est actuellement fixé à

Tout changement éventuel du lieu de travail mis en œuvre pour les nécessités de l'entreprise ne constituera pas une modification

du présent contrat dès lors qu'il interviendra dans un rayon de. km par rapport à sa localisation actuelle.

ART. 5 Durée du contrat

Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra fin, hormis le cas de faute grave, lourde ou de cas de force

majeure en respectant le préavis conventionnel [ou un préavis réciproque de ].

ART. 6 Dispositions diverses

Pour information :

La convention collective actuellement appliquée au sein de l'entreprise est celle. (dans ses dispositions étendues [agréées]).

Les frais engagés dans l'exercice des fonctions sont, sur justificatifs, pris en charge ou remboursés aux conditions et selon les

modalités en vigueur au sein de la société.

Le personnel de la société bénéficie, en ce qui concerne la protection sociale complémentaire d'un régime de retraite

complémentaire (et supplémentaire) conclu auprès de. et d'un régime de prévoyance dont la gestion et

confiée à . Un descriptif des prestations actuellement accordées a été remis à M

S'agissant des congés payés, ceux-ci sont accordés conformément aux dispositions légales (et conventionnelles).

Fait à , le.

En double exemplaire


ANNEXE 12 :

DPAE (www.urssaf.fr)


ANNEXE 13 :

Fiche vierge d'un salarié (Modèle à créer)

IDENTITE Nom : Prénom : Nom de jeune fille : Sexe : M F Date de naissance : Lieu : Adresse : Téléphone fixe : Mobile : Courriel : N° S.S. : Situation familiale : Nombre d’enfants :

POSTE Emploi : Service : Catégorie : Cadre Non cadre

CONTRAT Date de début: Date de fin : Type de contrat : CDI CDD CTT Temps de travail : Temps plein Mi-temps Temps partiel, tx :

QUALIFICATION INTITULÉ DATE D’OBTENTION

CONVENTION COLLECTIVE Salaire de base : Nombre d’heures par mois :

COORDONNEES BANCAIRES Nom de la banque : Code guichet : N° de compte : Code banque :

PARCOURS PROFESSIONNEL ENTREPRISE POSTE DATE ENTRÉE DATE FIN MOTIF


DOCUMENT 10 :

Cartes vitales et RIB des nouveaux embauchés


DOCUMENT 11 :

Organigramme existant

Les 2 ouvriers pépiniéristes sont : M. Axel TUTEUR et Mlle Stella BULBO

Les 2 vendeurs conseils sont : M. Merwan ORME et M. Pierre MOUSSE


ANNEXE 14 :

Organigramme mis à jour


ANNEXE 15 :

Note d'information à rédiger


MISSION 6 : ÉLABORER UN LIVRET D'ACCUEIL POUR LES

NOUVEAUX ARRIVANTS

Compétences C.222 : Appliquer un programme d’accueil C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs

Réf situation 2.2.2 PARTICIPATION À LA MISE EN ŒUVRE D’UN PROGRAMME D’ACCUEIL 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES 3.1.3 ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS

Mission 6


Elaboration du livret d’accueil (qui sera remis aux entrants)

Connaissances La rédaction des écrits professionnels


- Les modes d’organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - Les documents d’accueil - Les consignes d’élaboration du livret - La modélisation d’un document - La préservation de l’intégrité de l’information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - L’intégration du personnel :

• Les procédures d’accueil des salariés • Les dispositifs d’intégration

- Les documents composites

Appui rédactionnel

- Lecture et écriture d’un genre Les documents d’accueil

- Procédés d’écriture • La structuration du document : titres, inter titres • La mise en page du document : textes, images, schémas, cartes, plans, énumération • Les temps et modes des verbes : infinitif, présent de l'indicatif • La formulation de consignes et conseils • Le lexique du métier de l'organisation



- Les enjeux de l’intégration • L’image de l’entreprise • La cohésion du personnel • La culture d’entreprise


Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité. La mise en œuvre du programme d’accueil respecte les consignes données en matière d’intégration du personnel.


Critère d’évaluation CE 222 : Respect des consignes d’intégration du personnel CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l’organisation des informations



Pour faciliter l’accueil de ces nouveaux salariés au sein de l’entreprise, vous décidez d'élaborer, à l’aide de

l’outil informatique, un livret d’accueil (Annexe 16) qui leur sera remis le jour de leur arrivée.

Pour vous aider dans ce travail, vous vous appuyez sur l'ébauche d'un livret d'accueil existant (Document

12), sur l'extrait de la charte graphique de l'entreprise (Document 13) et les consignes laissées à votre

intention (Document 14) par l'assistante de direction.



Texteur

Fiche n°4 : Bordures, arrière-plans, filigrane Fiche n°8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°17 : Puces et numéros automatiques Fiche n°18 : Tabulations Fiche n°23 : Cliparts, photos dans le texte Fiche n°32 : WordArt, Fontwork Fiche n°34 : Dessin, image Fiche n°35 : SmartArt, organi-gramme

Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°22 : La charte graphique

Tableur

OpenERP


ANNEXE 16 :

Livret d'accueil à élaborer


DOCUMENT 12 :

Livret d'accueil (ébauche)

PAGE DE GARDE

Insérer un logo, le nom, l’adresse, le téléphone, le fax, l’adresse électronique et le site internet, l’activité de l’entreprise.

SOMMAIRE

LE MOT DU GERANT

Madame, Monsieur Vous venez d'être recruté(e) et nous vous en félicitons. Votre intégration au sein de notre entreprise est une étape importante tant sur le plan personnel que pour votre futur parcours professionnel. Pour faciliter votre intégration, nous vous remettons ce livret d'accueil qui vous permettra de comprendre le fonctionnement de l'entreprise ainsi que le partage des responsabilités entre les professionnels. Vous trouverez également dans ce document que nous avons voulu simple et facile d’utilisation, des informations concrètes, ainsi que des conseils qui vous seront utiles tout au long de votre présence au sein de notre entreprise. N’hésitez pas à le consulter et à l’utiliser. Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos missions. Bienvenue à Hortus.

L'HISTORIQUE DE L’ENTREPRISE

Gérant : Eric RATEAUD Le métier de HORTUS L’entreprise a été créée par Henri RATEAUD en 1971 en tant qu’entreprise individuelle. Elle s’est développée au cours des années et, lors de l’arrivée du fils, Eric RATEAUD, l’entreprise a pris le statut de SARL en 2005. La spécificité de ses produits et le fait que l’entreprise élève ses végétaux ont donné à HORTUS une renommée nationale et internationale auprès des professionnels du paysage. Nous cultivons la plus grande partie de nos végétaux sur deux sites de production, ce qui fait de nous une des plus grandes pépinières de la région lyonnaise.


Hortus, c'est aussi une équipe de professionnels au service des clients. En effet, c’est le service qui fait vraiment la différence. HORTUS met donc l’accent sur la proximité, l’écoute et le conseil personnalisé. En toutes circonstances, le client dispose d’un interlocuteur unique, qui le connaît bien et qui saura lui proposer des solutions adaptées et performantes. La dimension humaine de l’entreprise permet une parfaite flexibilité et adaptation aux besoins des clients. Le souci du travail bien fait est la motivation de l’ensemble de nos équipes.

L'ORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE

VOTRE VIE AU SEIN DE L’ENTREPRISE

Les horaires

Vos horaires vous seront assignés et vous devrez les respecter. Votre devoir est d’être ponctuel car vous êtes notre représentant auprès de nos clients.

Les congés

"Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur. Il doit avoir travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum d'un mois de travail effectif". (Art L3141-1et -3 du code du travail).

Congés payés annuels (CP)

La durée normale du congé payé annuel des salariés est fixée dans les conditions définies par la loi sur les bases suivantes : deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif ou période assimilée, pendant la période de référence.

Un salarié présent durant toute la période de référence dispose d'un droit à congés payés annuels de 30 jours ouvrables soit 5 semaines de 6 jours.

La période de référence

La période de référence pour le droit aux congés annuels (CP) est du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N.


Les congés acquis pendant cette période de référence sont pris du 1er mai de l'année N au 30 avril de l'année N+1.

Les autres congés

Des congés supplémentaires et exceptionnels sont accordés, sur justification, au personnel pour des évènements d'ordre familial :

5 jours ouvrables pour mariage de l'employé

2 jours ouvrables pour mariage d'un enfant

1 jour ouvrable pour mariage d'un frère, d'une sœur

5 jours ouvrables pour décès du conjoint ou pacsés ou père ou mère du salarié

5 jours ouvrables pour décès de l'enfant du salarié, de son conjoint ou de son partenaire de pacs

2 jours ouvrables pour décès d'un parent (père, mère, frère, sœur, grands-parents, beaux-parents, petits enfants).

3 jours pour naissance ou adoption d'un enfant pour le père

Les arrêts de maladie ou d’accident du travail

Vous devez :

envoyer votre avis d'arrêt de travail dans les 48 heures à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie,

informer votre employeur de votre absence dans les meilleurs délais possibles et lui adresser le 3ème volet de votre avis d'arrêt.

Les visites médicales

L'ensemble du personnel est tenu de se soumettre aux différentes visites prévues par la loi.

La visite médicale d’embauche : elle permet l'évaluation de la santé avant la prise de poste ou dans le mois qui suit l'embauche.

La visite médicale annuelle : ces examens doivent avoir lieu au moins tous les deux ans et permettent de suivre l'évolution de la santé du salarié, en tenant compte des risques professionnels. Ces examens et visites étant obligatoires, tout refus persistant de se soumettre constitue une faute grave de la part du salarié; il en est de même pour les vaccinations réglementaires ; les salariés doivent présenter leur carnet de vaccinations au médecin du travail.

La visite médicale de pré-reprise : elle est demandée par le salarié quand survient un problème de santé qui peut conduire à une modification de l'aptitude au poste et permet de préparer la reprise.

La visite médicale de reprise : après une absence pour maladie de plus de 21 jours; pour accident du travail de plus de 8 jours ou pour congé de maternité, le salarié doit bénéficier obligatoirement lors de la reprise du travail, une visite médicale dans un délai de 8 jours.

La convention collective


L’activité de l’entreprise est soumise à la convention collective des entreprises d’horticulture. Cette dernière est disponible, pour consultation, au siège de l’entreprise.

Votre devoir

Représenter positivement l’entreprise

Avoir une tenue impeccable

Etre ponctuel

Agir en toute sécurité


DOCUMENT 13 :

Charte graphique de la SARL Hortus (Extrait)

Le logotype

Le signe à utiliser est celui-ci-après, il ne doit pas être redessiné ou modifié.

Le logo est sur fond blanc et doit toujours être lisible.

La taille minimale est de 15 mm

Les couleurs Les couleurs institutionnelles sont le noir et le vert et doivent être utilisés en priorité.

Les références écran RVB du vert sont : R0 V176 B80

Les références écran RVB du noir sont : R0 V0 B0

Le nom de l'entreprise

Elle peut être signifiée de deux façons. Hortus ou SARL Hortus

La typographie

La police utilisée par l'entreprise est Kristen ITC, taille 11 minimum.

Pour les besoins du document, les caractères peuvent être graissés, en italique, plus gros ou tramés (selon un dégradé de vert)

La mise en page

Les documents sont en A4, en mode portrait.

Les marges sont de 2 cm.

La mise en forme des paragraphes

L'interlignage de 1,5 ligne.

Les paragraphes sont mis en retrait à 2 cm maximum.

L'ensemble du texte est justifié et césuré.

Le pied de page

Il s'agit d'un bandeau vert avec la mention suivante : "Hortus : un pépiniériste à votre service"


DOCUMENT 14 :

Consignes laissées par l'assistante de direction

Les titres et les sous titres sont avec aec une trame et doivent être mis en avant.

Il est important de mettre les informations essentielles en évidence, et n'hésites à utiliser

des puces.

N'oublies pas : il n'y a pas de pied de page pour la page de garde et le sommaire.

Penses à insérer des images en relation avec le texte pour chaque point du livret.

Le texte du mot du gérant doit être encadré d'un trait double, semi-épais.

L'ensemble du livret d'accueil ne doit pas excéder 8 pages.

Bon courage !!

HORTUS - campus-electronique.fr · - Arrachage manuelle ou mécanique des arbres et arbustes -...

Documents

Transcript of HORTUS - campus-electronique.fr · - Arrachage manuelle ou mécanique des arbres et arbustes -...