Utilisation ou copie interdites sans citation 117 avril 2023Rémi Bachelet

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PROJETS : Quelle démarche de gestion des risques ?

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Mise à jour du 17 avril 2023

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ici : cours de gestion des risques.

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Comment utiliser ce cours :

1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur

2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

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Objectifs de la formation

A l’issue de cette formation de 55 minutes, vous devez être capable de :

1. Identifier exhaustivement les risques liés à un projet

2. Calculer la criticité d’un risque

3. Établir un plan de prévention

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Entreprendre un projet …

…c’est prendre des risques, rencontrer des surprises, mauvaises pour la plupart.

« Un projet ? C’est des crasses et des ennuis les uns après les autres »

Comment vivre au milieu de ces incertitudes, se mettre en situation de les gérer plutôt que les subir ?

Les excuses du genre :– « C’est pas ma faute c’est l’autre qui n’a pas assuré »– « Un problème inattendu nous a fait prendre du retard »– « C’est vraiment trop injuste ! »

.. sont de plus en plus mal acceptées

Image : Source

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Vouloir aller trop vite …

Image : Pierre Paul Rubens, La chute d'Icare, 1636, Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique, Bruxelles - Source

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Quelle démarche de gestion des risques ?

1/ Identifier

2/ Prioriser

3/ Prévenir

4/ Suivre

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1/ Identifier les risques

1. Une démarche en trois temps

2. Quels sont les principaux disciplines / domaines impliqués ?– les écueils– carte heuristique

Chapitre 1/4

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Identifier les risques

Identifier les objectifs fondamentaux

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Les objectifs fondamentaux doivent être formalisés et négociés

Sans objectifs clair, impossible de commencer une démarche de maitrise des risques… Valider/mettre à jour le cahier des charges fonctionnel

Livrable Démarche scientifique

Gestion de projet

Soutenance Documentation du projet

Valorisation du projet

0 Éliminatoire Éliminatoire Éliminatoire Éliminatoire Éliminatoire Éliminatoire

1 Objectif minimal

Objectif minimal Objectif minimal Objectif minimal

Objectif minimal Objectif minimal

2

3

4

Utilisation ou copie interdites sans citation 1017 avril 2023Rémi BacheletRémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille

Comment identifier les risques

D’abord : Identifier les objectifs

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Identifier les risques

Indisponibilité des ressources?

Attention à une confusion fréquente :

Les risques menacent les ressources, pas les objectifs !

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(cf techniques de l'ingénieur AG 1 100).

– Techniques, mais pas seulement …• Commercial, marketing• Personnel• Satisfaction des financeurs, actionnaires• Concurrents• Environnement• Délais de livraison

Domaines impliqués dans l’identification des risques

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Domaines (1/2)

• Stratégiques / fondamentaux» Projet impossible à financer» Compétences nécessaires introuvables» Pas de client – ou pas d’accord clair du client» En contradiction avec l’éthique

• Marketing» Le projet ne sert à personne (client mal défini, pas impliqué, pas d'étude de marché ou

étude de marché bâclée, trop cher à acheter…)

• Juridiques (convention)» Pas de convention signée» Clauses impossibles à satisfaire» Convention non valide

• Financier» Besoin sous-estimés (consultants, achats externes, recettes arrivant trop tard /

règlements)

• Sécurisation» Vol de matériel» Vol/fuites de données

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Domaines (2/2)• Management

» Management inadéquat» Défaillance de membres de l'équipe, de consultants» Dossier de montage / planning non réalisable…

• Achats / sous-traitance» Cahier des charges mal défini» Livraison non suivie» Bons de commande mal gérés

• Temps de mise au point après prototypage» En informatique : débogage» Attention – erreur classique !

• Technologiques » Pas d'innovation» Technologies incompatibles

• Livraison au client (informatique : phase de recette)» Pas de documentation» Modalités de livraison non précisées» Pas de capacité de maintenance/appropriation

• Risques physiques• Grippe H1N1• Empoisonner quelqu’un, faire brûler la rez, faire sauter un labo, s’électrocuter…

=> Contrat de Prévention des risques physiques à mettre à jour

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Techniques d’identification des risques

1. Exploiter la documentation et les outils de gestion de projet déjà existants. • Ces outils (Analyse fonctionnelle, PERT, budget, arborescence des tâches,

organigramme, dossiers…) permettent d’identifier des problèmes potentiels (chemin critique, étapes importantes, jalonnement insuffisant, tâches sans responsable…)

• Cf. le cours outils de gestion de projet

2. Réunions de brainstorming • On utilisera des les arbres de causes• Cf. le cours animer un Brainstorming

3. Check-lists ou questionnaires préétablis et couvrant les différents domaines du projet.• Cf. liste des domaines ci-avant

4. Travailler à partir des problèmes rencontrés lors de projets antérieurs• Avis d’experts

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Identifier les risques : s’aider d’une carte heuristique

Mind map de brainstorming de définition de projet en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et éditable au format Freemind

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Identifier les risques : les écueils

1. Transversalité : de nombreux domaines interviennent => réunir les compétences pour un travail d'équipe pluridisciplinaire

2. Attention au biais de dissonance cognitive : plus on est investi dans un projet, moins on est réceptif aux « avertissements qui dérangent » => Quand quelqu’un fait une objection, ne pas la rejeter, mais au contraire l’approfondir avec lui pour bien l’identifier.

Compétence-clé = Capacité de remise en question et d'écoute des autres…

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Utilisation ou copie interdites sans citation 1817 avril 2023Rémi BacheletRémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille

2/ Prioriser

1. Fréquence, gravité, criticité

2. Qu’est-ce que l’on doit gérer en premier ?– Exemple de matrice de risques– Loi de Pareto

Chapitre 2/4

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2/ Prioriser

– Il est impossible de traiter tous les risques Þ démoralisation, dispersion

– Mais … Quelles sont les priorités ?

Un concept-clé, la criticité

Criticité = gravité * fréquence

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Comment prioriser ?Fr

éq

uenc

e

Gravité

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Comment prioriser ?

Risques de gravité

Fréq

uenc

e

Gravité Image : Source

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Comment prioriser ?

Risques de fréquence

Fréq

uenc

e

Gravité

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Comment prioriser ?

Risques négligeables

Fréq

uenc

e

Gravité

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Comment prioriser ?

Risques intolérables

Fréq

uenc

e

Gravité

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Qu’est-ce que l’on doit gérer ?

Le domaine de gestion des risques est ici !

Les risques de gravité ne se gèrent pas

Fréq

uenc

e

Gravité Image : Source

Les risques de fréquence ne se gèrent pas :

Les risques négligeables ne se gèrent pas :

Les risques intolérables ne se gèrent pas

Il faut vivre avec

On s’en fiche …

Ce sont des problèmes qui doivent être résolus

il faut abandonner / changer de projet

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Exemple de matrice de risques

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Comment prioriser ?

• Les ressources critiques sont à la fois :– Névralgiques (fréquemment atteintes = sensibilité)– Vulnérables (l’impact est important = gravité)

Criticité = gravité * fréquence

… Donc en haut à droite de la matrice

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Loi de ParetoLa criticité obéi à la loi de Pareto.20% des causes sont responsables de 80% des conséquences

Un diagramme de Pareto permet de trouver les causes à traiter en priorité

Pour en savoir plus : cours Diagramme de Pareto et priorisation Image : Source

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3/ prévenir1. Plan de prévention : les bases

– Deux principales stratégies de réduction des risques– Et tous les coups sont permis…

2. Exemples de plan de veille– Contre-exemples

3. Réactivité vs. proactivité– Variantes de calcul de la criticité– La Value at Risk

Chapitre 3/4

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3/ prévenir

• Plan de prévention = "Mitigation plan"

Image : Source

Il existe deux types de stratégies de réduction des risques :

- Réduire leur gravité => protection

- Réduire leur fréquence => prévention

.. Ou les deux à la fois..

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3/ prévenir

• Stratégies de mitigation, consistent donc essentiellement en 1. Contourner : éviter le risque ou réduire sa fréquence

2. Minimiser son impact : contention

• Mais on peut aussi ..– Anticiper :

• par exemple garder des ressources en réserve : argent, ressources humaines, temps

– Transférer : • par exemple assurance, pénalités de retard au fournisseur

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3/ prévenir

Plan de prévention = On peut maitrise le risque par des dispositifs de toutes natures :

• Techniques (sécurité, Poka Yoke)• Juridiques (clauses contractuelles)• Organisationnels (réaffectations de membres de l’équipe)• Financiers (réserve de 5% d’imprévus)

En somme, on ne dit plus « Faut-il prendre des risques ? », mais …

Quels risques Þ faut-il prévenir, Þ faut-il prendre ?

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Prévenir

Réactivité

Proactivité

Þ Concrètement : qui s'occupe du suivi de chaque risque ?

Þ Optimiser le ratio (coût d'un sinistre / coût de sa prévention)

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Prévenir : Exemple de plan

Vous pouvez télécharger ce tableau de gestion des risques

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Plans d’action défaillants …• Florilège « perles de la sécurité »

• Exemple locaux• « on va terminer cette tâche avant la date prévue »

– Pourquoi avoir un planning si on ne le respecte pas ?• «  on va travailler dur », « on va être sérieux »

– Sympa, …. mais concrètement, quelles actions ?• Pas de priorisation

– Plan fouillis, pas trié par criticité– Risque mal identifié = impossible à traiter

• Deux risques à la fois• Formulation floue• Consultant compétent non consulté

– Risque identifié et prioritaire… mais pas de plan d’action• Au secours !• Ou alors : pas de responsable du suivi du risque• Pas de mise à jour du plan : les risques prioritaires sont désormais évités• …

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Variante : mieux calculer la Criticité ..

Prendre en compte la facilité de détection du problème

Criticité = gravité * occurrence * détection

Le problème le plus dangereux est celui qu’on ne détecte pas à temps..

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Un méthode alternative : la Value at Risk (VAR)

• Par exemple la VAR à 1% : est le montant de la perte qui a 1% de chances de se réaliser sur une période donnée.– Notion qui est originaire du secteur de l’assurance et de la finance– Raisonnement analogue à la criticité.

• La VaR dépend de 3 paramètres :1. La distribution statistiques des pertes. Souvent cette distribution est

supposée normale, mais on peut utiliser des distributions historiques. La difficulté réside alors dans la taille de l'échantillon historique : s'il est trop petit, les probabilités de pertes élevées sont peu précises.

2. Le niveau de confiance choisi (95 ou 99% en général). C'est la probabilité que les pertes éventuelles ne dépassent pas la Value at Risk. Plus la probabilité d’occurrence est faible, plus les pertes peuvent être importantes.

3. L'horizon temporel choisi : plus l'horizon est long, plus les pertes peuvent être importantes.

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4/ le suivi des risques

1. Un processus continu– Application en entreprise

2. En cas de sinistre : À qui la faute ?– Mécanisme d’attribution du blâme– Fiche-type de gestion des risques

Chapitre 4/4

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4/ Suivre les risques

• Mettre à jour le plan de suivi des risques– À intervalles réguliers (RdC)– À chaque événement majeur pour

le projet.

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Application en entreprise

• Un dispositif complet– Organisation : réunion, jalons,

définition des responsabilités …– Outils : feuilles de calcul

• Un aperçu du système

• Au délà du risque (en négatif) on parle de « Risk & Opportunities »

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Autres erreurs classiques

• Loi de Brooks – « Ajouter des participants à une tâche en retard la retarde

encore plus »1. Temps de formation (pour les formés et les formateurs). Erreurs

de novices

2. Taille de l’équipe = coûts de coordination

– Quelles sont les taches critiques ? • Mettre des personnes de confiance dessus. • Mettre les personnes peu fiables sur des taches bien identifiables,

ciblées et dont l'échec ne sera pas bloquant. • Proactivité : agir avant d’être trop en retard…

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Psychologie du joueur

Le locus de contrôle

(..) Les "locus de control externe"   (..)des sportifs mettant leur performance sur le compte de la famille, de la chance ou de la superstition. Les "locus de control interne", eux, se sentent entièrement responsable de leur succès ou défaite. (Marie DURU-BELLAT www.Cnam.Fr/instituts/inetop/osp2de2001.Html)

.

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Le locus de contrôle

• L'origine des risques varie : risques endogènes et exogènes

• Lors d’un sinistre : – Qui est responsable ?

– Comment réagir vite et efficacement ?

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La capitalisation

• Dernière phase du PDCA « Act » = capitaliser et généraliser les enseignements à d’autres projets– Mettre au point/améliorer la check-list– Alimenter un système de retour d’expérience– Établir un post-mortem

1. Envoyez une liste de questions spécifiques au projet et donnez du temps aux membres de l’équipe pour préparer leurs réponses

2. Tenez une réunion et discutez afin de mettre au point ensemble une listes des enseignements et points à surveiller pour le prochain projet

(exemple de questions)

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Retour sur les objectifs

Êtes-vous désormais capable de :

1. Identifier exhaustivement les risques liés à un projet

2. Calculer la criticité d’un risque

3. Établir un plan de prévention

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Merci de votre attention

Questions ?Vidéo : Conférence Ted sur la sécurité et la perception des risques

Fiches pratiques de gestion de projet • Modèle de compte-rendu de réunion• Exemple de Todo List• Check-list : efficacité d'une réunion• Tableau de Gestion des risques d'un projet• Plan de valorisation de projet

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• .. Disponible également : une fiche-type de gestion des risques : http://rb.ec-lille.fr/gestion_projet.htm

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Mes autres cours :• en vidéo (diapos + son des commentaires) :

– Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation• en diapositives animées :

– Fondamentaux de la gestion de projet– Les bases des outils d'organisation projet– Groupware et outils informatiques de gestion de projets – Introduction à l'analyse stratégique en management de projet – Comment animer un  Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes– Cours d'analyse fonctionnelle– Introduction à la gestion des risques – Démarche de gestion des risques et plan de prévention

• Sociologie des organisations, recueil et traitement de données, prévention du plagiat, marchés financiers, qualité, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et MediaWiki

• Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours

Pour en savoir plus :

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Rémi BACHELET

 Enseignant-chercheur,    Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à CentraleGestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO

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