CBCGEDGESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

C’est quoi une GED?

C’est un système de gestion global de l’ensemble des documents d’un projet. Il concerne tous les documents d’un projet.

C’est le système d’enregistrement documentaire d’un projet. Grace à cet outil on sait quels sont les documents en cours de validité, les dates de réception, de diffusion, de retour des avis de control, etc…

Elle est installée sur un serveur local dédié disposant d’un système de sauvegarde miroir et par sécurité, d’un système de sauvegarde délocalisé.

Elle est gérée par une personne responsable de la GED. C’est cette personne et uniquement cette personne qui est chargée de numériser tous les documents et de les enregistrer sur le serveur en leur donnant un n° de Chrono (référence datée) et de diffuser les documents par voie électronique.

Ca sert à quoi une GED ? La GED sert a donner une existence officiel aux

documents du projet en attribuant pour chaque document un N° de chrono unique.

Pas de N° de chrono = pas de validité, car personne n’en a eu connaissance et aucune certitude sur la date du document.

Elle permet de connaitre la date d’enregistrement sur la GED qui vaut date de début de validité du document , le rédacteur, l’expéditeur et les destinataires du document.

Elle assure la diffusion aux différents destinataires du document.

Elle permet d’archiver les documents sur le serveur et de distribuer les droits d’accès pour consulter les documents. Un document sur la GED n’est pas modifiable. Format PDF.

Certains document comme les plans ou les feuilles de calcul Excel sont converti au format PDF. Les deux formats coexistent sur la GED mais c’est le format pdf qui fait fois.

Comment ça marche une GED ? Le facteur temps est primordiale, la GED doit être

tenue à jour en temps réel. Un document doit être traité dans la demi journée.

La GED a deux portes d’entrée :

La voie postale , le papier est scanné et devient un fichier PDF. Les documents papiers sont archivés dans le local documentation du projet.

La voie électronique par email: GED@mon.projet.fr les pièces jointes sont vérifiées et enregistrées en fichier pdf.

Dans les deux cas il faut un bordereau d’envoi qui fixe les modalité de traitement du document.

Seule la correspondance ordinaire n’a pas besoin de bordereau.

LES OUTILS DE LA GEDBORDEREAU D’ENVOIOBLIGATOIREGED MON PROJETDate:

GEDAdresseTel

ged@mon.projet.fr

Expéditeur

Rédacteur

Référence document

N° Chrono précédant

Désignation

Observations

DESTINATAIRES

Signature

Exemple bordereauBORDEREAU D’ENVOIOBLIGATOIREGED MON PROJETDate:

GEDAdresseTel

ged@mon.projet.fr

Expéditeur BE BETON

Rédacteur BE BETON

Référence document PLAN FONDATION A100-2 indice A

N° Chrono précédant néant

Désignation Plan fondation bâtiment A

Observations Pour visa bureau control

DESTINATAIRES Bureau controlBE PROJET

Signature Marcel

Fichier GED, format Excel

Date

Rédacteur

Ref document

Date édition

expéditeur Désignations Observations Destinataire

Date

Expéditeur

Référence du document

Date d’édition

Rédacteur

Désignation Observation

Commentaire

Destinataire

N° CHRONO

Exemple fichier Excel GED

Date

Expéditeur

Référence du document

Date d’édition

Rédacteur

Désignation Observation

Commentaire

Destinataire

N° CHRONO

10/01/2010

BE BETON Plan101-A 10/01/2010

BE BETON

Plan fondation Document base

Plan général de fondation

B ContrôleBE ProjetEntreprise GO

P-10-01-0001

11/01/2010

BE Control

Plan101-A 10/01/2010

BE BETON

Plan fondation Visa SO Plan général de fondation

B BETONBE ProjetEntreprise GO

P-11-01-0025

11/01/2010

BE Projet Plan101-A 10/01/2010

BE BETON

Plan fondation Visa SO Plan général de fondation

B ContrôleBE BETONEntreprise GO

P-11-01-0038