Gestion Electronique des Documents et la qualité documentaire au cœur du

développement durable.

Introduction

� La Gestion Electronique des Documents est la mémoire de l’entreprise.� La mémoire existante qui est contenue dans des documents qu’il s’agira

d’intégrer.

� La connaissance tacite « savoir faire » des individus qu’il faudra recueillir et formuler.

Définition de la GED

Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic ContentManagement, noté ECM ou Electronic Document Management, notéEDM, représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique.C’est tout simplement la dématérialisation des documents.

Pourquoi choisir la GED ?

Pourquoi choisir la GED ?� 70% du travaille des "cols blancs" est passé au traitement des

documents papier,� 15% de tous les documents papier sont mal classés ou égarés,� 30% des documents utilisés quotidiennement contiennent des

informations obsolètes,� 40% du temps de travail est passé à rechercher des documents

mal classés, égarés ou perdus ,� Les processus papier sont difficiles à valider par rapport à la

conformité de la réglementation gouvernementale, � La plupart des entreprises ne disposent pas d'une sauvegarde de

leurs documents sur papier, et Ils seraient perdus en cas de catastrophe naturelle ou autres.

Pourquoi choisir la GED ? � Les coûts de stockage physique, le stockage hors site, la

récupération et les coûts de destruction peuvent être considérablement réduits et potentiellement éliminées par l'installation d'un système de gestion électronique des documents.

� La collaboration est beaucoup plus facile lorsque les documentssont stockés électroniquement. Plusieurs personnes peuvent afficher le même document, en même temps ... ... pas de même avec le papier.

� Seule la dernière version du document est présenté, en éliminant la possibilité que plusieurs versions du même document sur papier sont diffusés dans toute l'organisation.

� La base de documents est sauvegardé avec les sauvegardes normal du système informatique dans votre organisation.

Les différents type de GED

� La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise.

� Plusieurs types de GED destinée à différents usages :

� La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis...).

Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation ou consultation libre via le réseau interne de l'entreprise.

Les différents type de GED

� La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel poste de travail.

� La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critères définis par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritères, index, thèmes...) afin que chaque fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition (modèles de lettre, mémo, factures clients/fournisseurs, formulaires...).

� Le GED des processus, la gestion des Business Practice Model et des workflows.

Mise en place d’une GED

� La Gestion Electronique de Documents permet le traitement de documents « vivants ».

� C’est un contexte où l’utilisateur est à la fois le producteur et le consommateur d’informations.

� La GED fait partie intégrante du système d’information.� Comme tout projet de changement, la mise en place d’une GED va

susciter de la résistance humaines :� Changement des méthodes de travail,� Changement de l’organisation de l’entreprise.

� La mise en place d’une GED doit être menée en mode projet avec une méthodologie et un mode de pilotage appropriés.

Les sources de documents

� Les documents peuvent être de source :

� Electronique.Issu des applications informatiques de l’entreprise.

Les sources de documents

� Tous les autres supports non électroniques utilisés par l’entreprise.

� Ils devront être numérisés et dématérialisés pour intégrer la GED.

Organisation de l’accès aux documents

� L’accès aux documents par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise doit être facile et rapide.

� L’indexation est le cœur de la GED, elle doit être une représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document pour faciliter les recherches (hyperliens informatiques, adressephysique).

� L’indexation est une étape importante et complexe. La construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires peuvent comporter une centaine de milliers de référence. Elle peut représenter un investissement important en coût et en ressources humaines.

Classement des documents dans une arborescence.

Gestion du contenu

� Le Contenu : C’est l’information qui est destinée à être utilisée, conditionnée, présentée et publiée dans un but précis.Il est constitué par un assemblage d’éléments formant un tout cohérent.

� La gestion du contenu est assuré selon 3 étapes :� La collecte est l’information acquise ou créée. Elle est convertie au

format standard.

� La gestion est faite dans un répertoire de données, constitué d’un ensemble structuré de fichiers et/ou d’enregistrements de Bases de données, stockant les composants du contenu ainsi que toutes les données d’administration.

� La publication sert à mettre à disposition les informations en produisant le contenu sous forme de publications ciblées (pages de site web, documents imprimables, emails, newsletters…).

Stockage des documents et leur protection

� Pour stocker des documents tout d’abord il faut s’assurer :

� De la capacité de stockage,

� Du temps d’accès aux données, vitesse de téléchargement,

� Du coût,� De la pérennité du contenu,

� De la sécurité d’accès et de la confidentialité des documents.

Stockage des documents et leur protection

� Il existe 4 grandes familles de stockage :

� La mémoire système , comprend la mémoire vive du système qui lui permet et aux applications de fonctionner. Elle peut charger les données au moment de leur traitement par le système applicatif.

� La mémoire on-line , elle contient les données d’utilisation courante, elle est le plus souvent constituées de CD.

� La mémoire near-line , d’accès secondaire et plus lente sans intervention humaine. Elle est constituée de disques optiques ou magnéto-optiques.

� La mémoire off-line est accessible par intervention mécanique ou par chargement manuel d’un média. Son accès est lent mais son coût est minimal avec une garantie de pérennité.

Utilisation des documents

� Une fois le document numérisé, indexé et stocké sur la mémoire électronique, il est destiné à être recherché :� Pour consultation,

� Mise à jour, � Transmission à d’autres destinataires.

� L’utilisation ou la diffusion des documents recouvre plusieurs technologies qui peuvent être combinées selon le besoin.

� Elle comprennent :� l’affichage à l’écran,� L’impression,

� La communication sur le réseau.

Utilisation des documents

La GED et les normes ISO� La gestion documentaire associé au workflow devient le garant

d’une bonne gestion du service qualité.� Elle évite les dérives, et elle certifie que les collaborateurs accèdent

rapidement et facilement à la bonne version. � Par ailleurs, la gestion documentaire est associée à une procédure

de validation qui vous permet d'organiser la communication qualitéet d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion :

Objectif : Zéro papier

� En dépit d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication via internet, la grande majorité des échanges de documents dans et hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier.

� Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans les divers services de l'entreprise.

� La dématérialisation des documents de travail n'est certes pas pour demain ; pourtant une tendance semble se dessiner au sein des PME/PMI.

� La Gestion Electronique des Documents prend lentement mais sûrement ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire,grandes consommatrices de papier.

La GED et les normes ISO

� Par ailleurs, la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualitéet d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion :

� Possibilité d'apposition de notes (critiques vis-à-vis du document, demandes de précision, idées correctives, ...)

� Possibilité de joindre immédiatement son auteur par une messagerie interne.

� Possibilité de gérer les variantes du document.

� Possibilité de joindre une notice au document respectif.

� Possibilité d'alerte mail.� Accessible avec votre navigateur internet préféré, de n'importe où...

La GED et les normes ISO

� La démarche qualité implique la maîtrise des documents, la gestion des versions et le traitement de l'historique.

� La Gestion Électronique de Document (GED) associée à la notion de travail collaboratif est l'outil idéal pour diffuser les documents qualité et sécurité auprès de l'ensemble des collaborateurs.

� Elle répond aux exigences de la Norme ISO 9001 en matière de documentation :� Documents opérationnels,

� Documents de traçabilité,� Enregistrements relatifs à la qualité.

� Une bonne optimisation du système « qualité » doit limiter le nombre de documents, réduire le volume à ce qui est nécessaire, viser l’utilisation et la gestion optimale de chaque document.

La GED et les normes ISO

� La gestion comprend :

� L’architecture documentaire visant à rattacher entre eux les documents dans un objectif de cohérence

� Les procédures, de vérification, mises à jour, approbation,

� Les procédures de diffusion, le classement, l’archivage, le retrait et la destruction.

� la GED permet la capitalisation du savoir.

Valeur juridique des documents électroniques

� Un document écrit original reste la seule preuve valable pour la Loi Française lorsqu’il s’agit de contrats entrainants des obligations réciproques :� Contrats commerciaux,

� Contrats de vente,� Contrats de location.

� Un double originale est nécessaire et sa prescription légale est de dix ans.

� C’est un frein au développement de la GED qui ne remplit pas les conditions d’irréversibilité, de non reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.

Valeur juridique des documents électroniques

� Les entreprises sont soumises à l'archivage réglementaire de certains documents.

� Les documents dématérialisés n'échappent pas à cette règle, voir le texte de loi. Lors d'un litige, seul le juge est habilité à déclarer un document authentique.

� Pour cela, il se base sur les précautions prises en terme de sécuritéet d'authentification du détenteur des documents.

� Il existe plusieurs solutions pour conserver, en interne, les données susceptibles de devoir être fournies en cas de contrôle fiscale ou de litiges.

� De même que pour les documents papier, il n'existe pas de solutions fiables à 100%.

� On peut tout de même mettre en œuvre certaines bonnes pratiques : certificats authentifiant l'auteur, horodatage, notamment grâce aux signatures électroniques ...

Valeur juridique des documents électroniques

� Légalement, il faut être capable de garantir l'authenticité du document ainsi que sa pérennité. Pour cela, il existe plusieurs outils : les disques optiques non réinscriptibles ( CD ou DVD Worm par exemple ...) ou encore les disques magnétiques.

� Pour ce qui est de la pérennité, il revient à l'entreprise de s'assurer de la bonne conservation de ses documents. On peut pour cela faire plusieurs copies que l'on vérifiera périodiquement.

� On peut faire appel à un tiers archiveur qui prendra en charge l'authentification et la conservation des documents importants de l'entreprise.

� Reste à l'entreprise de bien choisir son prestataire.... La Fédération Nationale des Tiers de Confiance aide à faire le bon choix.

� Ces tiers apportent une grande sécurité quant à la conservation des documents et garantissent leur authenticité.

Valeur juridique des documents électroniques

� Toutefois, différentes Lois ont permis la dématérialisation des documents comptables :

� Déclaration de TVA par les entreprises – 1990,

� Déclaration d’échange de biens à l’administration douanière – 1993,

� Télé déclarations avec toutes les administrations – 1994,� Déclaration de l’impôt en ligne – 2002.

Protection des données et des personnes

� La Loi du 6 Janvier 1978 : « Informatique et Liberté » protège de l’utilisation abusive des données informatiques.

� Tous fichiers, bases de données traitant des informations personnelles et nominatives doivent être déclarés auprès de la Commission National de l’Informatique et des Libertés.

� Elle impose une transparence sur l’information enregistrée et par conséquent une opposabilité.

� Exemple :

� Un annuaire de société ne posera pas de problème à la CNIL, par contre un compte rendu d’entretien individuel avec des évaluations non consultables par l’apprécié est un problème.

Conclusion

� Mettre en place une GED n’est pas uniquement une préoccupation technique et informatique, c’est aussi une remise en question :� de l’organisation,

� de la culture du partage.

� La GED permet aux entreprises d’améliorer la gestion etle cycle de vie de leurs documents afin de se concentrer sur leur activité métier et rester compétitives.

� Un projet GED bien mené apporte des avantages non négligeables :� Maîtrise des flux des innombrables documents papiers et électroniques

reçus et édités chaque jour.� Augmente les gains de productivité en réduisant le temps consacré au

traitement des processus.

Conclusion� Améliore la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur

traitement.� Améliore la fluidité de circulation et de traitement de l'information.� Améliore et développe le partage, la mutualisation et la valorisation des

informations.� Répond plus aisément aux exigences des normes de qualité� Respecte les supports et les délais de conservation� L'application doit s'adapter à la manière de travailler

de l'entreprise et non le contraire.

Fin de la Présentation

� Merci de votre attention et de votre participation

Stage conçu et réalisé par SIGMA CONSULTING

37, Rue d’EngwillerF – 67350 LA WALCK

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