Automatisation de la gestion et de l'archivage

documentaire dans lesentreprises

Matinée de réflexions avec les acteurs de demain…

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La gestion des documents dans nos entreprises

Il y a souvent plus de coursiers que de travailleurs …

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La gestion des documents dans nos entreprises

Les bureaux sont souvent submergés par les documents papiers ou électroniques …

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La gestion des documents dans nos entreprises

L’archivage des documents est souvent un casse-tête …

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La gestion des documents dans nos entreprises

En bref :

Multiplication des déplacements entre les bureaux Multiplication des sources de documents : e-mail, courrier, note de service, mémo, document papier ou électronique, etc. Difficulté d’archivage : cycle de vie, métadonnées, classement… Contrôle de la circulation des documents

Baisse de la productivité

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Pourquoi et comment optimiser la gestion documentaire ?

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Enjeux organisationnels :- Réduire les coûts

Sans Gestion Electronique des Documents

Avec Gestion Electronique des Documents

- Consommable (encre, papier, maintenance matériel d’impression…)- Service Archivage : gestion du cycle de vie, renseignement sur les documents, recherche de documents- Temps !

- Infrastructure réseau et serveur- Formation des administrateurs et des utilisateurs

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Enjeux organisationnels :- Maîtriser les flux des documents

papiers et électroniquesInterne ExterneGED

Redistribution vers la bonne destination

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Enjeux organisationnels :- Améliorer la traçabilité des

documents

StockageIndexation

GED

Plus moyen de perdre le document sous la pile de papier du bureau

Expéditeur, Destinataire, Référence, date …

Métadonnées

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Enjeux organisationnels :- Améliorer la fluidité de

circulation et de traitement des documents

Partage de documents selon les droits des utilisateurs sur celui-ci

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Enjeux organisationnels :- Améliorer la fluidité de

circulation et de traitement des documents

Soumission d’un document

Validation du documentPossibilité de définir le processus de

validation d’un document, d’un travail collaboratif selon des groupes d’utilisateur prédéfini

Accord pour envoie

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Enjeux organisationnels :- Augmenter la productivité

Temps de rangement

Temps de recherche

Travail en groupe

Fluidité de l’information

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Ainsi que des enjeux réglementaires

Norme de qualité implique :

Rapidité Fiabilité Traçabilité

Contraintes légales d’archivage :

Assurer l'authenticité d'un document Identifier l'auteur d'un document Stocker des documents pendant plusieurs années Prévenir la destruction accidentelle de documents

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Les principales options que vous retrouverez

Dans les principales solutions de GED que sont :

Alfresco Nuxeo Noesys Intelligid Elise Vdoc Ennov Doc novaxel …

Vous pourrez trouver les options :

la numérisation multi-sources ou la numérisation par lots de documents les fonctions de reconnaissance de caractères (OCR) les fonctions de Lecture et de Reconnaissance Automatique de Document L'acquisition de masse de documents issus de répertoires, de fax ou de photocopieurs multifonctions Classification et indexation automatiques des documents bureautiques issus de Microsoft Office ainsi que des courriels

Mais aussi des options plus exotiques :

Les réseaux sociaux et du partage social Le micro-blogging Site & blog L’intégration à votre annuaire favoris LDAP ou Active Directory

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Processus d’intégration d’une solution de GED

Une solution de GED ne s’intègre pas si facilement dans une entreprise et dans les habitudes de tous. Pour cela, il faut suivre un processus bien établi :

Audit du système d’information Identification des acteurs du projet Définition de l’information qui doit alimenter le système GED, inventaire des documents existants Etablissement d’un scénario de cycle de vie pour chaque type de documents Mise en place progressive du nouveau système (cohabitation avec l’ancien système) Acquisition, indexation, archivage et publication de l’information Formation des utilisateurs Exploitation et maintenance

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Laissons place à la démonstration …