La GED Fonction et processusLa GED Fonction et processus - Cybersite Jeudi 29 janvier 2004 page 1 La...

La GED Fonction et processus - Cybersite Jeudi 29 janvier 2004

La GED Fonction etLa GED Fonction etprocessusprocessus

� Le contexte

� Les objectifs

� Les conditions d'une réussite

� Les moyens et les fonctions :� Structure de données, Coffre fort, Workflow� Référencer, retrouver, approuver, distribuer

� Quelques exemples


GED-GDT/SGDTGED-GDT/SGDTGestion Électronique de DocumentsGestion Électronique de Documents

� Gestion Électronique de Documents

� Gestion de données techniques


Le contexteLe contexte

� Le marché évolue� Les entreprises se transforment� Il faut de plus en plus de réactivité et de flexibilité� Les produits se diversifient


Le contexte : le tout numériqueLe contexte : le tout numérique

� Les ressources informatiques prennent de plus en plus d’importance� Cette informatisation accélère la production et la dispersion des

informations numériques� Les documents traités par un employé augmentent de 15% par an

� une étude du Comité économique européen.


Le contexte : les outils informatiquesLe contexte : les outils informatiques

� Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO,GPAO ,

sont associés à des données numérique spécifiques :� DOC, XLS, PPT� Plan CAO� Notes de calcul� Articles GPAO


Le contexte : les outils informatiquesLe contexte : les outils informatiques

� Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO,GPAO

� S'intéressent à des étapes du PRODUIT� Marketing, Qualité, Conception, fabrication, maintenance

� Produisent des données numériques (documents)� N ’organisent pas et ne diffusent pas ces documents


LA GEDLA GED

� S’intéresse à tous les documents de l’entreprise� Prend en compte toutes les étapes du processus� S’intéresse à tout le cycle de vie du produit et a touts

les documents de l ’entreprise� Cahier des charges� Notices techniques� Fiches qualités� Plan CAO� Devis� ...


Les objectifsLes objectifs

� Permettre à l’équipe de partager des informations sur lesproduits, de se transmettre rapidement et avec exactitudeles documents,

� Stocker, contrôler et gérer des documents(textes, graphiques, dessins, etc.) et autres informationssur les produits.


Les objectifsLes objectifs

� Renforcer et gérer le processus de création etd’utilisation de ces documents.

� Permettre l’intégration des informations, financières,administratives, techniques dans des systèmescohérents au sein de l’entreprise.


La mise en œuvre d’une GED pose

plus un problème culturel que

technologique !

Les enjeux d’un GEDLes enjeux d’un GED

� Technique� machine et logiciel� Réseau fiable

� Temps de réponse

� Interface avec l’extérieur� Facilité d’utilisation

� Culturel� l Attente irréaliste

� Modification de propriétaire des données

� Opposition aux changements� Politique

� Ressources (installation, personnalisation, maintenance)

� Compétence


Les conditions d'une réussiteLes conditions d'une réussite


Êtes-vous prêt à investir dans une GED ?Êtes-vous prêt à investir dans une GED ?

� Les conditions préalables� Les hommes� L’organisation� Les outils


Les hommesLes hommes

� Une volonté de la direction� Une volonté des services concernés� Une motivation des utilisateurs� Un support technique interne


Une volonté de la directionUne volonté de la direction

� Une stratégie d’entreprise� Des objectifs connus� Implication dans le projet� Appliquer démarche de projet


Une volonté des services concernésUne volonté des services concernés

� Disponibilité du personnel� Communication inter-services� Adhésion aux objectifs


Une motivation des utilisateursUne motivation des utilisateurs

� Intérêt pour les outils informatiques� Information et formation� Travail de groupe


Un support technique etUn support technique etdes compétences internesdes compétences internes

� Un responsable de projet� Une équipe de projet


L’organisationL’organisation

� Fonctions de l’entreprise (re)définies� Processus à optimiser� Améliorations attendues


Les outilsLes outils

� État et Maîtrise des outils existants� Communication entre les outils� État du système d’information


Conditions de réussiteConditions de réussite

� Implication de la direction� L’habitude du travail en groupe� Volonté de décloisonnement des services� Démarche rigoureuse� S’appuyer sur des compétences extérieures


Êtes-vous prêt à investir en GED ?Êtes-vous prêt à investir en GED ?

� La maîtrise et la formalisation de vos processus� La maîtrise de vos outils informatiques

� L’existence d’un réseau informatique

� La culture d ’entreprise


Êtes-vous prêt à investir en GED ?Êtes-vous prêt à investir en GED ?

� Les facteurs de coûts� Les services (100 % du coût du produit)� Faisabilité du projet (6 à 8 mois)

� implication du fournisseur et de l’entreprise

� Les réorganisations et la mise en place (plusieursannées)


� Au-delà du choix dún outil et de considérations dórdre technique, ilne faut pas oublier que le succès dépend surtout de la mise en placede la solution.� Lórganisation des dossiers,� le choix des politiques dáccès,

� la formation et ládhésion des utilisateurs

� sont primordiales pour permettre à un groupe de travaillerefficacement avec ces nouveaux outils.


Les fonctions GED, GDT-SGDTLes fonctions GED, GDT-SGDT

Systèmes de Gestion de Données Techniques

Gestion de Documents Techniques

Gestion Électronique de Documents


VaultWorkflow

Structure de données

La gestion électronique deLa gestion électronique dedocumentsdocuments

Système de traitement électronique et de contrôle de l’information desproduits pendant tout leur cycle de vie à travers les applications et lesacteurs d’une entreprise. Il nécessite :le stockage, la gestion des activités, et une structure de données.


Structure de donnéesStructure de données

��

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�….


Utilisateur avecdroit d’accès

Coffre fortCoffre fort

�Un coffre-fort (Vault ) est un lieu sûr pour stocker desinformations électroniques.

�On peut définir des droits d’accès par type dedonnées techniques : droit en lecture, modification,consultation, etc.. :� Pour des utilisateurs spécifiques,� Des fonctions (qualité, maintenance).


WorkflowWorkflow

� Les processus de l’entreprise sont décomposés en suited’actions ordonnées (Workflow).

� Pour chaque action sont identifiées les personnesresponsables ou associées, les données nécessaires ouproduites et qui les approuvera.

� L’outil de GED enregistre la réalisation effective desprocessus et contrôle en permanence qu’ils satisfont lesrègles préétablies.


Réception dela demande

Réception dela demande

Rédaction d’unOM

Rédaction d’unOM

Réalisation de lamodification

Réalisation de lamodification ApprobationApprobation Prise en compte

de la Modification

Prise en compte de la Modification

Exemple :Exemple :Traitement d’une demande de modificationTraitement d’une demande de modification

d’une procédure qualitéd’une procédure qualité

� Réception et analyse de la demande (Raison, procédureconcernée, délai …)

� Envoi au responsable qualité entreprise� Rédaction d’un OM (ordre de modification)� Notification de l’ordre au responsable qualité du secteur� Réalisation de la modification� Approbation de la modification� Introduction de la modification dans le système qualité


� Référencer et organiser� des documents selon les normes et votre SMQ.

� Retrouver� les bons documents rapidement et partout.

� Approuver� des documents sans les perdre.

� Distribuer� les documents aux destinataires sans perdre de temps.

Les principes de la GEDLes principes de la GED


OrganiserOrganiser

� Documents de référence : organigrammes, notices,procédures qualité…

� Documents d'origine externe : commandes client,factures fournisseur, articles de presse…

� Formulaires : demandes de congés, notes de frais,télécopie, courriers type, modèle de devis, modèlesd'envoi de document…

� Projet : plan marketing, projet développement,élaboration budget, projet ISO…


Auteur

Affaire

Type

Responsable

Critères de recherche

Référence les documentsRéférence les documents

� Décrire un document par des attributs pour :� Le retrouver plus facilement ,� Permettre une classification.


Retrouve les documentsRetrouve les documents

� Pouvoir retrouver les documents grâce à des critèresde recherche

� Pouvoir consulter les documents grâce à des«visualisateurs» intégrés

� fichier «texte»,� fichier CAO «vectoriel» …..

� Pouvoir annoter des documents� se superpose au document original.

� Sans que l’utilisateur n’ait à se soucier du formatd’origine ou de l’endroit de stockage


RechercherRechercher

� L'association de la recherche structurée et de larecherche en texte intégral offre une grande pertinencedans les résultats de la requête.

� recherche par mots clés

� recherche par navigation

� recherche en texte intégral

� recherche multi-critères

� recherche booléenne


Approuver vos documentsApprouver vos documents

� Par des cycles de vie paramétrables

� Pour mettre en application un document, il est possible :� De nommer tous les intervenants à la création,� De modifier le cycle à chaque étape,� D’envoyer les documents en parallèle ou en série.

� Toutes les opérations sur les documents sont tracées :� Cela fait office de signature électronique intangible.� Grâce à la mise à jour des données, l’historique apparaît

sur les versions électroniques et papier des documents.


Approuver les documentsApprouver les documents

� Organisation du processus depuis l’état de brouillonjusqu’à sa mise en application� Contrôle des «phases» d’élaboration du document� Circulation pour contribution, vérification...� Obtention de signatures électroniques à chaque étape


Distribuer vos documentsDistribuer vos documents

� Pouvoir transmettre à une liste de destinataires undocument pour application, une révision...� Vos documents applicables seront distribués automatiquement à

des listes de destinataires.� Ceux-ci accèdent d’un clic de souris aux documents.� Vous pouvez contrôler la distribution des documents grâce aux

accusés réception automatiques� La redistribution automatique des nouvelles versions supprime les

versions périmées.


DiffuserDiffuser

� L'Abonnement à une diffusion sélective et contrôlée del'information.

� La Notification par mail� Le push de l'information par l'envoi automatique d'un mail

aux personnes abonnées permet de les avertir de la miseen ligne des nouvelles informations les concernant.


Confidentialité et sécuritéConfidentialité et sécurité

� La confidentialité de l'information en gérant des droitsd'accès.

� Cacher à l'utilisateur les fichiers ou dossiers auxquels iln'a pas accès.

� Contrôler l’accès aux documents en fonction de droits� Pouvoir gérer et conserver les différentes versions du

document.� Conserver le descriptif des modifications

� justification de modification,� auteur,� descriptif de la modification réalisée.


Quelques exemplesQuelques exemples

ACTIVDMS http://www.aosis.fr/ALEXANDRIE http://www.gbconcept.frAUTOEDMS http://www.acssoftware.com/html/autoedms.htmlAZILYS http://www.gsb-info.net/html/logiciels_azilys.htmlBRIGHTSUITE http://www.dcasoft.com/Columbus http://www.oasys-software.com/product/downloads/dm/columbus/DIP MAKER http://www.dip-systemes.com/main/sommaire.htmlDOCUMATGED http://www.rte-multimedia.com/documatged.aspxDocument Imaging Solutions http://www.disolutions.com/DOCUMIND http://www.novadys.com/fr/products.htmlEVERSUITE http://www.ever-team.com/corporate/offres.htmlEX LIBRIS http://www.cadic.fr/FILE MAGIC 5 http://www.westbrooktech.com/products/filemagic/filemagic.htmLIVELINK http://www.opentext.com/livelink/MAGISTIC http://www.datatrade.comSIM http://www.archimed.fr/ABV/framesetPortail.aspVDOC http://www.vdoc-quality.com/webfolio http://www.ged-webfolio.com/


Pour s ’informerPour s ’informerhttp://http://wwwwww..archimagarchimag..comcom//

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