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Gérer tous vos documents avec la Gestion Electronique de Documents (GED)

Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE

RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC

Les partenaires

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Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC

• Prediagnostic etransformation• Ateliers• …

• Rendez vous des TIC• Salon TOP TIC• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)• « Portail des usages :

www.lenumeriquepourmonentreprise.com• …

• Actions collectives• …

L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS TYPES d’ACTION

Sensibiliser

Approfondir

Accompagner

3

Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages « optimiser l’activité »

DEVELOPPER L’ACTIVITE

COMMERCIALE

GERER LES ACHATS

PILOTER L’ENTREPRISE

OPTIMISER L’ACTIVITE

4

La vision de la CCIMP sur « la gestion électronique documentaire et plus largement la gestion électronique de contenus »

Longtemps cantonnée aux grands comptes ou à la problématique de la dématérialisation des documents, la GED évolue depuis quelque années et s’invite dans toutes les entreprises.

Elle constitue un enjeux économique important puisque elle permet de gagner du temps dans la recherche d’information, développer la collaboration, simplifier la sécurité d’accès aux documents,etc.

Ces solutions sont aujourd’hui accessibles pour des petites entreprises, mais restent encore difficiles à appréhender : pourquoi est ce mieux qu’un répertoire réseau, ou que mes fonctions « recherche » de mon système d’exploitation ?

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Sommaire

Quels sont les objectifs d’une GED ?Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?Quelles sont les solutions disponibles ?

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Les intervenants

Guilhem de Nucé

Directeur Pôle Entreprises

7 Avenue André Roussin – Bat B

13016 Marseille

[email protected]

Tel : +33 6 77 98 87 25

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique

Innovation et Croissance

CCI Marseille Provence

CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01

[email protected]

T.0491395853

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Quels sont les objectifs d’une GED ?

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Les logiciels de GED sont utilisés pour maitriser le cycle de vie d’un document sous forme électronique

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La gestion électronique documentaire est une famille des logiciels de gestion de contenus dans l’entreprise (ECM)

Le périmètre couvert par la Gestion Electronique des Documents est aujourd’hui transcendé par la notion de gestion de contenu d’entreprise (en anglais : Enterprise Content Management – ECM). L’information ne se situe plus uniquement sur des supports traditionnels mais également au sein de pages web, emails, vidéos, etc.

Les entreprises entrent aujourd’hui dans une vision globale du management de l’information.Les solutions d’ECM couvrent le périmètre de la GED et y ajoutent des outils complémentaires, tels que la gestion des contenus web, les circuits de validation (Workflow), les aspects de travail collaboratif (Groupware) et l’archivage légal.

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* PRA = Plan de Reprise d’ActivitéPCA = Plan de Continuité d’Activité

Les grandes problématiques liées à la GED

Organisationnel / Gestion du changement Plus sur du papier

Acquisition de données / Gestion des sources / support Médias Terminaux / Interfaces utilisateurs Hébergement avec PRA / PCA * Support des données (BDD) / OS Niveaux de sécurisation

des données, des actions et des transactions

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Les grandes fonctionnalités de la GED

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Pourquoi se lancer dans un projet de GED / ECM ?

Réduire les coûts Faciliter le travail en équipe et le partage des connaissances Optimiser l’accès à l’information et diminuer les temps de recherche Respecter les obligations de conformité et les contraintes légales Assurer la conservation et la sécurité des documents

/ Garantir l’unicité du document Proposer de nouveaux services à haute VA à ses partenaires (clients,

fournisseurs, organismes publiques, prescripteurs, …) Standardiser les processus Améliorer l’image de l’entreprise (interne et externe)

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ROI / Business Case

Le cabinet Gandys et Ludsen estimait en 2013 : En moyenne dans une entreprise de 20 salariés, la perte de temps liée à la mauvaise gestion des documents

représente chaque jour une perte de 40 à 60 minutes de temps de travail.

Généralement, inférieur à 1 an

Un exemple SESIN : Chez un client industriel, multiplication par 5 de sa production

Exemple d’usages: Gestion de documentation technique / référentiel documentaire (RH, Qualité, …) Gestion de bibliothèque Gestion de notes de frais Gestion de courrier Gestion de notices mutlilingue Gestion de contrats et des actes Gestion des factures (clients, fournisseurs) Gestion des réclamations Gestion des dossiers patient Gestion des dossiers clients Gestion de projet

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Comment s’y prendre pour une mise en place efficace ?

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Méthodologie globale

Expression des besoins implique calcul de la rentabilité et donc des gains

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Déroulé d’un projet

Méthodologie de projet après choix de la solution :

» Seul soucis : tout n’est jamais prévu à l’avance !!

Utilisation des Méthodes agiles

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Les Méthodes agiles – qu’est ce ?

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Les Méthodes agiles – Pourquoi ?

Un pré-requis : avoir une vision

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Plus spécifiquement pour la GED :

Dans un projet de GED, à quoi faut il penser ? Types de document Table de temporalité Structuration des métadonnées Référentiel de classement Prise en compte du cycle de vie Dématérialisation et transformation numérique Notion de multicanal (entrant ou sortant) Evolutivité de la plateforme

En plus de ce dont on a parlé en première partie

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Quelles sont les solutions disponibles ?

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Les fonctionnalités détaillées d’une GED/ECM

Type de documents (office, AutoCAD, son, vidéo, format mail (type .psd), … Indexation : indexation automatique et/ou manuelle, aide à la saisie, … Gestion des versions : historique, incrémentation, obsolescence, … Moteur de recherche : recherche sur la fiche de propriétés et/ou le contenu des documents,

troncature, opérateurs booléens, enregistrement des recherches, … Gestion des utilisateurs et des droits : création de groupes, différents niveaux d’accès,

annuaire, SSO Sources et acquisition de données :

Digitalisation / numérisation avec ou sans OCR / LAD / RAD Intégration avec les applications Office, Outlook, ERP et Web (formulaires) Téléphonie et système de traçabilité (code-barres 1D et 2D, RFID, …) Objets connectés

Fonctions collaboratives : blogs, wikis, espaces de travail, … Workflow : Workflow consécutif/simultané, assistant à la création, date butoir, interface de

suivi, intégration avec Outlook, etc. Niveau de sécurisation des donnés (en lien avec la gestion des droits et hébergement -

PRA)

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L’ECM : une grande famille de solution

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Passons au crible 4 solutions du marché

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Sur la base du référentiel suivant

Partage et gestion de contenus

La capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance et à faciliter l’accès aux informations.

Gestion des notificationsGestion des moteurs de rechercheGestion du bureau virtuel personnelGestion de contenus de formats différentsGestion des droits et accèsGestion de workflowGestion des accès aux contenus en mode déconnecté

Classement des connaissances

La capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle.

Gestion du référentiel de classementGestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiquesGestion de l’indexation manuelleGestion des référentiels de mots clésGestion de grands volume de contenusGestion des versionsGestion du cycle de vie des contenusGestion multilingues des contenus

Intégration au SI

La capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant.

Intégration avec des référentiels existantsProposition de plusieurs modes de déploiementRichesse des APIIntégration de SDKSécurité et pérennité des donnéesRichesse des connecteurs avec d’autres applications

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Présentation générale

Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).

La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.

Une offre adaptée au besoin des TPE PME

*Source : lecko.fr

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*Source : lecko.fr

Des fonctionnalités de GED très limitées et une très faible intégration mais une solution qui peut être intéressante pour le partage de document

Référentiel de comparaison

Note globale Détail des critèresNotation des critères / 4

Gestion des notifications 2

Gestion des moteurs de recherche 1

Gestion du bureau virtuel personnel 1

Gestion de contenus de formats différents 3

Gestion des droits et accès 4

Gestion de workflow 0

Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 0

Gestion du référentiel de classement 3

Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 0

Gestion de l’indexation manuelle 0

Gestion des référentiels de mots clés 0

Gestion de grands volume de contenus 1

Gestion des versions 1

Gestion du cycle de vie des contenus 1

Gestion multilangues des contenus 0

Intégration avec des référentiels existants 0

Proposition de plusieurs modes de déploiement 0

Richesse des API 0

Intégration de SDK 0

Sécurité et pérennité des données 3

Richesse des connecteurs avec d’autres applications 1


1,6


0,8

Intégration au SI 0,7

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Alfresco est une solution open source Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son

cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.

Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles.

*Source : lecko.fr

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*Source : lecko.fr

Une solution spécialisée sur la Gestion électronique de document



Gestion des notifications 3Gestion des moteurs de recherche 3Gestion du bureau virtuel personnel 2Gestion de contenus de formats différents 4Gestion des droits et accès 3Gestion de workflow 1Gestion des accès aux contenus en mode déconnecté 3Gestion du référentiel de classement 4Gestion des métadonnées transverses et moteur d’indexation automatiques 3Gestion de l’indexation manuelle 3Gestion des référentiels de mots clés 2Gestion de grands volume de contenus 2Gestion des versions 4Gestion du cycle de vie des contenus 3Gestion multilangues des contenus 2Intégration avec des référentiels existants 3Proposition de plusieurs modes de déploiement 3Richesse des API 3Intégration de SDK 2Sécurité et pérennité des données 3Richesse des connecteurs avec d’autres applications 3



Intégration au SI

2,7

2,9

2,8

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Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.

Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 100.

Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour).

*Source : lecko.fr


31

*Source : lecko.fr

La solution leader qui combine des fonctions d’ECM et de travail collaboratif




















Richesse des API 3





3,6


2,6


32

Poséidon est une plateforme multi-applicative permettant de paramétrer des applications de façon rapide. Plateforme avec une expérience de plus de 35 ans Multi langage : PHP, Java, C/C++ Multi support :

OS = Windows ou Linux DB : Oracle, MySQL, Responsive Design, ie adapté à tous supports tablettes, mobiles, …

Orienté Document, Workflow Vidéo conférence et tableau blanc intégré nativement Full Web Les nouveautés : objets connectés

Pas de social


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Une solution très complète




















Richesse des API 3





3,6


3,5


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Démo Application SESIN

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36


37


38

Les points clés à retenir

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Une GED/ECM peut être un vrai plus pour une PME a condition de bien s’y prendre…

Aujourd’hui on ne parle plus de GED mais bien de gestion de contenus d’entreprise (ECM) mixant les documents numérisés, de ceux numériques nativement (des fichiers, des mails), intégrant des processus de validation (Workflow), etc.

Le périmètre des usages évolue et la maitrise de la GED historiquement proche de la gestion d’une bibliothèque devient un véritable outil collaboratif.

Ces solutions présentes plusieurs avantages certains, notamment des gains économiques

Mais qui nécessite une réflexion de fond sur le besoin car le marché et vaste et les solutions peuvent être très différentes les unes des autres.

Enfin un projet de GED/ECM est avant tout un projet, il convient donc de le mener en conformité avec les bonnes pratiques de gestion de projet et faire notamment attention à la conduite du changement.

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Les intervenants

Guilhem de Nucé

Directeur Pôle Entreprises

7 Avenue André Roussin – Bat B

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Tel : +33 6 77 98 87 25

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique

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T.0491395853

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