Multigest Conseil Départemental de l’HéraultLe Conseil Départemental de l’Hérault Données...
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Multigest
Conseil Départemental de l’Hérault
Véronique Martinez
Emilien Guigue
Michel Thibon
Octobre 2015
Sommaire
CD34
Chiffres clés Département
Insertion et Solidarités Départementales
Données GED
Architecture Multigest au CD34
Cas d’usage mise en œuvre pour le logement social et pour l’insertion
Futur: mise en œuvre du DUE
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20152
Intervenants
Véronique Martinezo Chef de Projet – SI Domaine Social Enfance + Famille + PMI Actions de santé
o CD34 – DSI - Service Etudes Méthodes Projets - MOA
o [email protected], 04 67 67 81 26
Michel Thibono Chef de Projet – SI Domaine Social Adultes (MDPH / PH / PA) + Logement Social +
Offre Medico Sociale et Insertion
o CD34 - DSI - Service Etudes Méthodes Projets - MOA
o [email protected], 04 67 67 59 86
Emilien Guigueo Chef de Projet - Gestion Applications Domaine Social
o Cogitis - Gestion Applicative - MOE
o [email protected], 04 67 16 18 22
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20153
Géographie 6 100 km2
50 cantons
343 communes
Démographie + 1 200 000 Habitants dont 400 000 pour la métropole Montpellier Méditerranée
80% dans les villes
2000 naissances en moyenne de plus que de décès par an
~1000 habitants de plus par mois
Budget 2015 Fonctionnement: 1 147M€
Investissement: 201M€
5450 agents
4
Le Conseil Départemental de l’Hérault Chiffres clés
DGA Développement Economique, Insertion, Environnement
Pôle des Politiques d’Insertion
170 agents
11 services d’insertion (SIRSA) au sein de 4 Réseaux Territoriaux Agir pour l’Insertion
et l’Emploi (RTAIE)
48 000 allocataires soumis à droits et devoirs
130 opérateurs conventionnés – 21 000 accompagnements réalisés
1700 Contrats aidés annuels signés ou renouvelés
2400 aides accordées au titre de l’APRE
40 000 Contrats d’Engagement Réciproques
Budget de fonctionnement: 260 M€ dont
240 M€ au titre de l’allocation
19 M€ au titre des actions d’insertion
0,8M€ au titre de l’APRE
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20155
Le Conseil Départemental de l’Hérault Insertion
DGA Solidarités Départementales 2280 agents
Budget de fonctionnement:
330 M€ personnes âgées et personnes en situation de handicap
141 M€ pour la protection de l’enfance
Pôle Action Sociale, Enfance, Famille
1 240 agents + 720 assistants familiaux
19 agences des Solidarités – 43 antennes MS
29 000 familles suivies par le service social – 20 000 demandes d’aides financières/an
2 270 enfants confiés à l’ASE – 5 200 nourrissons vus en consultation (65 lieux) – 26 étab. et
lieux de vie pour l’enfance
21 400 dossiers FSL
Pôle Autonomie et Compensation
280 agents – 4 UTAG – MPHH (siège + 1 antenne)
61 000 accueils physiques + 194 000 appels téléphoniques (MDPH + UTAG)
207 000 droits ouverts
80 000 usagers de la MDPH 34
10 000 bénéficiaires de prestations PH + ACTP
38 000 bénéficiaires APA
500 mesures MASP actives6
Le Conseil Départemental de l’Hérault Solidarités départementales
6 directions différentes : autonomie, compensation, logement social,
MDPH, protection des majeurs, insertion
+ 700 utilisateurs dont 525 packs collaboratifs
41 scanners
7 armoires différentes
Déploiement
• 2006 Logement social
• 2007 MDPH34, Compensation
• 2009 Direction Personnes Agées
• 2011 Insertion, Service Protection des Majeurs
....
• 2016 Enfance (DUE)
Le Conseil Départemental de l’Hérault Données GED
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20158
Le Conseil Départemental de l’Hérault Données GED
Depuis démarrage DossiersPages
numérisées
Documents
consultés
Logement social 110 000 1 800 000 580 000
MDPH + Compensation 146 000 3 400 000 1 600 000
Personnes âgées 88 000 1 200 000 640 000
Protection des majeurs 2 700 60 000 20 000
Insertion 176 000 2 900 000 900 000
total 522 700 9 360 000 3 740 000
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20159
Le Conseil Départemental de l’Hérault Evolution nb de dossiers par an et par domaine
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
100000
110000
120000
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
no
mb
re d
e d
oss
iers
ELH
MPHH/PH
DPA
INSERTION
SPM
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201510
Le Conseil Départemental de l’Hérault Evolution de la volumétrie des armoires (graphe)
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201511
Architecture technique actuelle
Serveur NAS
EMC
Documents GED
Serveur Web
VM WS2008 R2 64bits
Apache 2.2.21 / PHP5.3.9
Application Multigest
Serveur BDD
VM WS2008 R2 64bits
Mysql 5.5
base mtgwebpro
Poste client
Windows 7 / IE8
équipé ou non d'un scanner
Interconnecté avec
IODAS C/S
IODAS Web
GENESIS
Accès direct
Lien symbolique
2011 : goulots d’étranglement sur
Limitation windows (WS2003) des ports utilisés correction en base de registre
Base de données Mysql passage en moteur InnoDb (line_lock) à la place du
MyIsam (table_lock)
2012 : optimisations
Virtualisation vers des serveurs plus puissants en WS2008 R2
Montées de version de l’environnement logiciel : Apache 2.2.21, PHP 5.3.9,
MySql 5.5
Amélioration du maj_arch.exe par Efalia
2014-2015 : nouveau seuil de montée en charge atteint
Augmentation des ressources système des serveurs
Implication des utilisateurs dans la paramétrage des scanners
Mise en place d’une nouvelle architecture technique en load balancing (en cours)
Optimisation de l’application par Efalia
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201512
Problèmes de performance : historique et actions
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201513
Architecture technique à venir : load balancing
Serveur NAS
Serveur Web 1
Répartiteur (maître)
+ conversion bureautique
Serveur BDD
Poste client
Windows 7 / IE8
équipé ou non d'un scanner
Interconnecté avec
IODAS C/S
IODAS Web
GENESIS
Accès direct
Serveur Web 2
Arrière-plan (esclave)
Serveur Web 3
Arrière-plan (esclave)
La dématérialisation des dossiers
d’aide au logement
La dématérialisation, c’est avant tout :
Une volonté affirmée du Directeur Général
Un partenariat fort avec Cogitis (maîtrise d’œuvre) et les
archives départementales
Un accompagnement soutenu de la Direction des
Systèmes d’Information
L’implication de tous les agents
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201515
Un contexte
Le projet de dématérialisation à l’Espace Logement Hérault
s’inscrit :
Dans le chantier 9 "e-organisation" du projet
d’administration du département de l’Hérault :
“développer la e-administration pour plus de réactivité et
de proximité”
Dans la démarche d’amélioration de la qualité de
l’accueil du public en permettant des réponses plus
rapides et adaptées
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201516
Une volumétrie
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ESPACE LOGEMENT HERAULT
38 agents
Service F.S.L
29 agents
Service P.E.L
4 agents
Service A.T.L
3 agents
16 725 dossiers
en 2006
Accès: 8 300
Maintien: 1 675
Energie: 6 700
Téléphone: 150
3 966 dossiers
en 2006
Signalts impayés: 296
Assignations: 1 738
C.Q.L: 1 180
C.F.P 752
5 608 familles
concernées
A.R.L
A.S.L.L: 2000
Logt temporaires: 608
Actions de rénovation
Actions de médiation
Des objectifs : Gain de place et de
temps
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201518
Suppression des m2 consacrés
à la classothèque
Économie de papier
Espace libéré sur les bureaux
Suppression de toutes les
tâches de classement, de
recherche de dossiers, de
documents….
Les phases du projet
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201519
Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Déc Jan Fév Mars Avr Mai Juin Juil
Dématérialisation
du stock
Dématérialisation du flux
en mode dégradé
Dématérialisation du
flux en mode optimisé
Etude et choix
des fournisseurs
Iodas crée
l’arborescence
dans la GED
Déménagement
Iodas pilote
la GED
Un résultat imprévu
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201520
La dématérialisation du stock
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41.000 dossiers numérisés en 6 mois (début le 1er
octobre) avec 5 vacataires et 5 scanners
Un rythme de 120 dossiers numérisés par jour et par personne (1 dossier = 40 pages).
Le stock ELH scanné représente 3 ans de dossiers
La dématérialisation du stock
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
La dématérialisation du flux
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
La dématérialisation du flux
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Des freins, des difficultés
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Des investissements importants
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Des gains à court, moyen et long
terme
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Retour sur investissement < 4 ans
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Des perspectives d’évolution
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Développer les échanges
dématérialisés avec les partenaires
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Ouvrir vers le public
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Etendre la dématérialisation à
d’autres services
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Dématérialisation des dossiers à la MDPH 34 :
en cours
Dématérialisation des dossiers APA
Dématérialisation des autres dossiers d’aide du
domaine social
Projet de dématérialisation
en perspective
Le dossier unique enfant
Le périmètre:
Tous les dossiers des enfants bénéficiant d’une mesure
d’Aide Sociale à l’Enfance (prévention ou protection)
5 530 mesures d’aides éducatives
2 800 mesures d’admission
Tous les utilisateurs du logiciel métier : près de 900
droits ouverts
Toutes les directions intervenant sur la mission ASE
Direction Enfance et Famille (12 services)
Direction des agences de la solidarité (19 agences)
Tous les sites du Département : 36 pour les agences, 2
pour la direction Enfance et famille
34
Dossiers en cours au 30
septembre 2015
Les objectifs
Sécurisation de l’espace de stockage et respect de la
confidentialité des documents liés à la mission ASE
Simplification des circuits de validation
et de transmission
Gain de temps
Economie de papier
Disponibilité des informations quelque soit son service
ou son site d’affectation
Harmonisation de la gestion documentaire dans les
services
Préparation de l’archivage et de l’épurement
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201535
Les moyens
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 201536
L’équipe projet :
Un chef de projet DSI métier du CD (MOA)
Un chef de projet informatique Cogitis (MOE)
Un chef de projet DSI technique reprographie
Un gestionnaire des habilitations
Un responsable sécurité – CNIL
Un pilote coordonnant les directions opérationnelles
Des chefs de projets des directions opérationnelles
Des utilisateurs pilotes
Un représentant des archives départementales
Les moyens
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Le matériel :
Actuellement, les documents concernés par le projet sont numérisés surdes copieurs en réseau, envoyés dans la messagerie de l’utilisateur etdéposés sur des répertoires partagés. Une étude menée avec lefournisseur de ces copieurs a permis de définir un paramétragepermettant de numériser ces documents et de les envoyer directementdans Multigest.
Avantages :
Pas d’acquisition de scanners
Un changement des pratiques réduit
L’étude du besoin
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
2ème semestre 2014:
Audit des services concernés pour :
Définir les documents du périmètre
Identifier les circuits de production, de validation et de
communication
Faire un état des lieux des différentes pratiques en matière
de numérisation et de stockage
Une première ébauche du plan de classement est
élaborée à la suite de cet audit
Lancement du projet
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
1er semestre 2015 :
Journée d’échange entre Efalia et l’équipe projet en janvier 2015:
Présentation de Multigest
Analyse du plan de classement et propositions de modifications en
lien avec les contraintes de la mission et les attentes des utilisateurs
Propositions de solutions techniques pour la création des dossiers et
des utilisateurs (le logiciel métier ne peut être interfacé avec Multigest)
Présentation de la solution de numérisation avec les copieurs en
réseau
Mise en œuvre et planification
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
2ème semestre 2015 :
Révision du plan de classement avec tous les services concernés
suite à la rencontre de janvier
Transmission du nouveau plan de classement à Efalia en juillet
Programmation de journées d’accompagnement fin septembre avec
Efalia pour recenser et planifier les prochaines actions
Paramétrage de l’armoire de test
Création des profils utilisateurs pilotes pour Multigest et les
copieurs
Elaboration d’un plan de test
Bilan des tests et formation des utilisateurs
Mise en production
Encore des questions en suspens
Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 2015
Dématérialisation du stock :
Pas de moyens suffisants (matériels et humains) pour numériser
un stock très important composé de dossiers souvent volumineux
avec des documents présents en X exemplaires dans les
différents services.
La piste retenue à ce jour est de dématérialiser le fond de dossier
à réception d’une nouvelle mesure pour un enfant déjà connu.
Question : que faire des dossiers pour lesquels il n’y a plus de
mesure en cours ?
Etude globale à mener avec les archives
départementales sur la documentation
et les données présentes dans le logiciel métier.