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Note : Le français prévaut en cas de différence entre les versions anglaise et française du présent document. L’usage du masculin a pour but d'alléger le texte.

ASSOCIATION DES SOCIETES D’ELECTRICITE D’AFRIQUE

RESEAU AFRICAIN DES CENTRES D’EXCELLENCE EN ELECTRI CITE (RACEE)

Termes de référence

Exercices 2016, 2017 et 2018

Recrutement d’un cabinet pour la réalisation de l’a udit du projet et les évaluations indépendantes

(mi-parcours et fin de projet)

Audit financier et évaluations indépendantes – Termes de référence

TABLE DES MATIERES

ACRONYMES ET ABREVIATIONS............................................................................................................. 3

1 CONTEXTE GENERAL ET JUSTIFICATION .................................................................................... 4

1.1 L’ASEA ............................................................................................................................................. 4

1.2 Le RACEE ........................................................................................................................................ 4

1.3 Justification de la mission .............................................................................................................. 5

2 OBJECTIFS DE L’AUDIT ...................................................................................................................... 6

3 RESPONSABILITE DE LA PREPARATION DES ETATS FINANCIERS ...................................... 7

4 ETENDUE DE L’AUDIT ......................................................................................................................... 7

5 ETATS FINANCIERS ............................................................................................................................. 9

6 RELEVES DE DEPENSES ................................................................................................................. 10

7 COMPTES SPECIAUX ........................................................................................................................ 10

8 RAPPORT D’AUDIT ............................................................................................................................. 11

9 LETTRE A LA DIRECTION ................................................................................................................. 12

10 INFORMATIONS D’ORDRE GENERAL ........................................................................................... 13

11 EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS DE L’AUDITEUR................................................................ 14

12 CALENDRIER D’EXECUTION ........................................................................................................... 14


ACRONYMES ET ABREVIATIONS

� AFD : Agence Française de Développement � ANCEE : African Network of Centers of Excellence in Electricity � ASEA : Association des Sociétés d’Electricité d’Afrique � BAD : Banque Africaine de Développement � CdE : Centre d’Excellence � CdF : Centre de Formation � CSTE : Centre des Sciences et Techniques de l’Electricité (ONEE-Maroc) � EAL : ESKOM Academy of Learning (ESKOM-Afrique du Sud) � IFEG : Institut de Formation en Electricité et Gaz (Algérie) � KGRTC : Kafue Gorge Regional Training Centre (ZESCO-Zambie) � RACEE : Réseau Africain des Centres d’Excellence en Electricité � SdE : Société d’Electricité � SONELGAZ : Société Nationale de l’Electricité et du Gaz (Algérie) � UdC : Unité de Coordination du RACEE � UPDEA : Union des Producteurs, Transporteurs et Distributeurs d’Energie

Electrique d’Afrique


1 CONTEXTE GENERAL ET JUSTIFICATION 1.1 L’ASEA dans une dynamique de changement et d’ex cellence L’ASEA a formellement été créée le 4 décembre 2012 lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire tenue à Alger par les sociétés africaines d’électricité membres de l’UPDEA, organisation panafricaine créée en 1970 avec son siège à Abidjan en Côte d’Ivoire. L'ASEA a pour but de « promouvoir le développement et l'intégration du secteur électrique africain par l'interconnexion des réseaux électriques, l'échange d'expériences et de savoir-faire ainsi que l'exploitation en commun des ressources énergétiques sur la base d'une approche gagnant-gagnant pour tous les membres ». Depuis 2002, l'UPDEA a adopté une nouvelle vision suivant laquelle « l'ASEA doit être désormais le vecteur principal de la réalisation de l'accès à l'électricité pour tous les peuples d'Afrique ». Lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire d’Alger, l’ASEA s’est dotée d’une mission qui est de « rassembler les sociétés africaines d'électricité et les parties prenantes en vue de rendre l’énergie électrique plus accessible, abordable et fiable pour les populations africaines », ainsi que de valeurs fondamentales : « Intégrité ; Transparence ; Responsabilité ; Excellence ; Confiance ». L'ASEA fonctionne comme une institution de développement travaillant en étroite collaboration avec l'Union Africaine et les autres institutions spécialisées africaines en ce qui concerne les projets électriques du continent. Dans le but d’améliorer les performances des sociétés africaines d’électricité via le développement des compétences de leur personnel et la mutualisation des outils de formation des sociétés membres à l’échelle régionale et continentale, l’ASEA a lancé le Projet de Réseau Africain des Centres d’Excellence en Electricité (RACEE) dont l’équipe de coordination et les dispositifs de gestion ont été mis en place. La mise en œuvre du RACEE bénéficie du financement parallèle de la Banque Africaine de Développement (BAD) et de l’Agence Française de Développement (AFD) sous forme de dons accordés à l’ASEA et de la participation financière des sociétés d’électricité. Il est en outre prévu l’attribution de bourses de formation pour les agents de sociétés opérant dans les pays en situation de fragilité. 1.2 Le RACEE, un projet d’expérimentation du dévelo ppement mutualisé de l’excellence dans le renforcement des capacités au sein de l’ASEA Le RACEE est l’une des initiatives récentes de changement-innovation qu’a lancée l’ASEA. Du point de vue organisationnel, le réseau compte actuellement quatre (4) Centres d’excellence (CSTE/Maroc, EAL/Afrique du Sud, Ecole Technique de Blida-IFEG/Algérie, et KGRTC/Zambie) qui coopéreront dans la formation des personnels des sociétés membres de l’ASEA. Le RACEE est animé par une Unité de Coordination (UdC) autonome, mais agissant sous la responsabilité du Secrétariat Général de l’ASEA. L’équipe de l’UdC est composée d’un Coordonnateur, d’un Responsable Commercial et Marketing, et d’un Assistant Projet chargé des acquisitions. En outre, l’UdC utilise les services du Chef comptable et du


Responsable Administratif du Secrétariat Général et, pourra utiliser les services d’experts en ingénierie de formation à détacher éventuellement par les partenaires de l'ASEA. La structure du réseau se présente comme suit :

1.3 Justification de la mission

Conformément aux dispositions des accords de financement et au manuel de procédures administratives, financiers et comptables de l’ASEA, le RACEE est tenue d’organiser chaque année l’audit des comptes du projet. Les rapports d’audit financier doivent être soumis aux bailleurs dans les trois mois suivant la fin de l’année concernée. Les présents TDRs visent à mettre en œuvre cette disposition légale.

(ONEE, Maroc) (ONEE, Maroc)


2 OBJECTIFS DE L’AUDIT

2.1 L’objectif de l’audit des Etats Financiers du Projet est de permettre à l’auditeur, d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière du projet au 31 décembre 2019 et de s’assurer que les ressources mises à la disposition du projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées.

2.2 Les livres et documents comptables constituent la base de préparation des Etats Financiers du Projet et doivent être préparés par l’Unité de Coordination (UdC) de manière à rendre compte des transactions financières du projet. L’Unité de Coordination doit maintenir un système de contrôle interne adéquat et conserver les pièces justificatives des transactions.

2.3 La présente mission autorisera le cabinet recruté après le processus compétitif de

sélection à : � Auditer : (1) les comptes 2016 du RACEE sur financement BAD, (2) pour les

périodes allant du 1er janvier au 31 décembre 2017 sur financement AFD, (3) et enfin du 1er janvier au 31 décembre 2019 (date de clôture des financements) sur financement BAD. Ceci en fonction des livres, des états financiers et autres documents de gestion requis, clos à la fin de chaque exercice visé ci-dessus ;

� Procéder à des évaluations indépendantes l’une à mi-parcours du projet sur

financement AFD et l‘autre six mois après la clôture du projet, sur financement BAD ;

� Et procéder à l’examen du système de contrôle interne.

De manière spécifique, l’auditeur doit se prononcer sur :

� La sincérité et la régularité des états financiers y compris les comptes spéciaux et les relevés de dépenses eu égard aux normes comptables, aux directives des bailleurs et aux accords de financement, notamment sur l’éligibilité, la justification des dépenses, les Non objections des bailleurs requises, le respect des procédures de passation de marchés et la validité des dépenses effectuées par le projet ;

� L’efficacité de la structure du système du contrôle interne, c'est-à-dire la

capacité de l’organisation à préparer des rapports financiers fiables, de maintenir une comptabilité exhaustive de toutes les transactions, de sauvegarder les actifs du projet ; et

� La conformité de l’exécution du projet aux termes de l’Accord de financement et

aux instructions des bailleurs par rapport aux lois et règlementation en vigueur (fiscalité, aspects environnementaux…), le respect des obligations en matière de reporting et des délais de soumissions des rapports financiers requis.


3 RESPONSABILITE DE LA PREPARATION DES ETATS FINANCIE RS

3.1 La responsabilité de la préparation des Etats Financiers du Projet incombe à l’Unité de Coordination. L’UdC est aussi responsable :

(a) Du choix et de l’application des principes comptables. L’UdC prépare les Etats Financiers du Projet selon les normes comptables ivoirienne en vigueur et selon les normes internationales d’information financière (IFRS); et

(b) De la mise en œuvre des principes comptables et des procédures administratives et financières consignés dans un manuel de procédures.

3.2 L’auditeur est chargé de formuler une opinion sur les états financiers sur la base des vérifications menées conformément aux normes internationales d’audit (ISA) édictées par la Fédération internationale des comptables (IFAC) ou aux normes internationales des institutions supérieures de contrôle (ISSAIs), édictées par l’Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle (INTOSAI). Les normes nationales d’audit conformes, dans leur substance, aux ISA ou aux ISSAI sont également acceptées. En application de ces normes d’audit, l’auditeur demande une lettre d’affirmation à l’UdC engageant la responsabilité des dirigeants de l’UdC dans l’établissement des EFP, la tenue d’un système de contrôle interne adéquat ainsi que d’une documentation acceptable de toutes les transactions financières.

4 ETENDUE DE L’AUDIT

4.1 L’audit est réalisé conformément aux normes internationales indiquées au paragraphe 3.2 ci-dessus et comprend les tests et les contrôles que l’auditeur juge nécessaires au regard des circonstances. Lors de l’audit, une attention spéciale doit être accordée aux points suivants :

(a) Les ressources des bailleurs ont été utilisées conformément aux dispositions des accords de dons dans un souci d’économie et d’efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été octroyés ;

(b) Les acquisitions de biens, travaux et services financées ont été réalisées conformément aux dispositions des accords de dons et conformément aux règles et procédures d’acquisition des bailleurs et ont été correctement enregistrées dans les livres comptables ;


(c) Les pièces justificatives appropriées, documents et livres comptables relatifs aux activités du projet, sont conservées. A cet égard, les états financiers soumis aux bailleurs doivent refléter le contenu des livres comptables ;

(d) Les comptes spéciaux sont tenus conformément aux dispositions des accords de dons et aux règles et procédures de la BAD et de l’AFD en matière de décaissements (Cf. sections 6 et 7 ci-dessous pour plus de détails) ;

(e) Les états financiers sont préparés par la direction du projet conformément aux principes comptables susmentionnés (Cf. section 3 ci-dessus) et donnent une image fidèle de la situation financière du projet à la fin de l’exercice ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées pour la période close à cette date ;

(f) L’adéquation et l’efficacité du système comptable et du système de contrôle interne dans son ensemble ont été évaluées en vue de s’assurer de la bonne exécution des dépenses et des transactions financières ainsi que de la sauvegarde des biens du projet et leur utilisation aux fins du projet ;

(g) Les actifs immobilisés du projet existent et ont été correctement évalués, et les droits de propriété du projet ou des bénéficiaires sur ces actifs ont été établis en conformité avec les accords de dons; et

(h) Les dépenses inéligibles doivent faire l’objet d’un paragraphe séparé dans le rapport d’audit ; elles doivent être mentionnées dans la lettre à la direction, et si elles sont jugées significatives, elles doivent être insérées dans l’opinion de l’auditeur.

4.2 Conformément aux normes internationales d’audit, l’auditeur se doit d’accorder une

attention particulière aux points suivants:

(a) Fraude et Corruption : Conformément à la norme ISA 240 (la responsabilité de l’auditeur dans la prise en considération des fr audes dans l’audit des états financiers) , l’auditeur doit identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées ;

(b) Lois et réglementations : Lors de la conception de l’approche et de la mise en œuvre des procédures d’audit, l’auditeur doit évaluer le respect des textes réglementaires et législatifs par l’UdC, pour détecter les cas de non-conformité susceptibles de conduire à des anomalies significatives dans les états financiers, conformément à la norme ISA 250 (Prise en compte des textes législatifs et réglementaires dans un audit des éta ts financiers) ;


(c) Gouvernance : La communication avec le RACEE, sur les points de l’audit relatifs à la gouvernance, conformément à la norme ISA 260 (Communication avec les personnes constituant le gouvernement du p rojet) ; et

(d) Risques : Afin de réduire les risques d’audit à un niveau relativement faible, l’auditeur met en œuvre des procédures d’audit appropriées en réponse aux risques/anomalies identifiés lors de son évaluation, conformément à la norme ISA 330 (Procédures à mettre en œuvre par l’auditeur en fonction de son évaluation des risques) .

5 ETATS FINANCIERS

5.1 L’auditeur doit vérifier que les Etats Financiers du Projet ont été préparés selon les principes comptables susmentionnés (Cf. section 3 ci-dessus) et donnent une image fidèle de la situation financière du projet à la date de clôture de l’exercice, ainsi que des ressources et des dépenses effectuées à cette date.

5.2 Les états financiers préparés par les responsables du projet doivent comprendre : (i) Bilan présentant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires ainsi que les

autres actifs et passifs du projet à la clôture de l’exercice considéré ;

(ii) Tableau des emplois et des ressources (TER) de l’exercice et cumulé ;

(iii) État de réconciliation des comptes spéciaux ; (iv) État récapitulatif de dépenses ou relevés de dépenses de l’exercice ; et

(v) Notes accompagnant les états financiers et décrivant les principes comptables

appliqués et une analyse détaillée des principaux comptes.

5.3 L’auditeur doit annexer aux états financiers susmentionnés les éléments ci-après :

a) Un état de rapprochement des fonds « reçus des bailleurs » avec les fonds

décaissés par les bailleurs tel qu’indiqué sur les états financiers. La

réconciliation devra indiquer les méthodes de décaissements utilisées : compte

spécial, paiements directs, et méthodes de remboursement, avec celles

préconisées dans le rapport d’évaluation et la lettre de décaissement ; et


b) Une liste détaillée des actifs immobilisés acquis au courant de l’exercice sur les

fonds du projet indiquant les dates d’acquisition, les valeurs et leur état de

fonctionnement.

6 RELEVES DE DEPENSES En plus de l’audit des Etats Financiers du Projet, l’auditeur doit :

a) Vérifier tous les relevés de dépenses (RD) utilisés par le projet comme base de demandes de retrait de fonds aux bailleurs ;

b) Déterminer l’éligibilité des dépenses conformément aux dispositions de

l’accord de don et du rapport d’évaluation. Dans les cas où des dépenses inéligibles sont identifiées dans les demandes de décaissement et de reconstitution de fonds, elles doivent faire l’objet d’une note séparée de l’auditeur ; et

c) S’assurer qu’aux états financiers est jointe un historique des demandes de

retrait des fonds soumises aux bailleurs sur la base des états de dépenses certifiés, avec indication pour chaque demande du numéro de référence et du montant.

7 COMPTES SPECIAUX 7.1 Dans le cadre de l’audit des Etats Financiers du Projet, l’auditeur doit examiner

toutes les transactions des comptes spéciaux relatives au projet. Il doit examiner : (a) L’éligibilité et l’exactitude des transactions financières couvrant la période

considérée et le solde des comptes à la clôture de ladite période ; (b) Les transactions et l’utilisation des comptes spéciaux conformément aux

dispositions des accords de don et des lettres de décaissement ; et (c) L’adéquation du système de contrôle interne avec les méthodes de

décaissements. 7.2 Les transactions des comptes spéciaux comprennent normalement :

(a) Les avances initiales et reconstitutions de fonds par les bailleurs ; (b) Les retraits à la base des dépenses du projet ;

(c) Les intérêts éventuellement générés sur le solde des comptes ; et


(d) Les soldes à la clôture de l’exercice.

8 RAPPORT D’AUDIT 8.1 Le rapport d’audit doit comporter :

(a) l’opinion de l’auditeur sur les états financiers ; et

(b) l’ensemble des états financiers et des états complémentaires tels que décrits au paragraphe 5.2 ci-dessus.

8.2 Plus spécifiquement, à l’issue de chaque mission, l’auditeur présentera les rapports provisoires et les rapports définitifs. Les rapports définitifs d’audit pour les évaluations à mi-parcours doivent être reçus au plus tard deux mois après la fin du semestre et ceux des missions annuelles au plus tard trois (3) mois après la fin de l’année et un (1) mois avant la réunion semestrielle du comité de pilotage du RACEE. Les rapports d’audits concernent :

� Le rapport d’audit annuel sur les comptes du projet sanctionné par une note d’opinion sur les comptes ;

� Le rapport sur les Etats Certifiés des Dépenses et une note d’opinion sur les ECDs ;

� Le rapport sur l’audit des comptes spéciaux sanctionné par une note d’opinion ; � Le rapport sur le contrôle interne et une note d’opinion sur le contrôle interne.

L’UdC disposera d’un délai maximum de vingt-et-un (21) jours à compter de la réception des versions provisoires, pour émettre son avis et/ou commentaires motivés par écrit à l’auditeur. Les versions provisoires seront livrées dans un délai tenant compte de la durée d’examen des rapports provisoires et de la date limite de livraison de la version définitive des rapports. Dans les délais limites de livraison des versions définitives, l’auditeur fera parvenir à l’UdC, les versions définitives de rapport seront transmises aux bailleurs par le couvert de l’ASEA. Le nombre d’exemplaires requis est fixé à : trois (3) pour les rapports provisoires et cinq (5) pour les rapports définitifs.

8.3 Toutes les dépenses inéligibles identifiées seront présentées dans un tableau annexé au rapport d’audit.


8.4 L’auditeur établira les rapports annuels et les rapports d’évaluation à mi-parcours du RACEE en langue française et anglaise et en monnaie Franc CFA et euro. 8.5 L’auditeur présentera ses conclusions lors des réunions du comité de pilotage.

9 LETTRE A LA DIRECTION 9.1 En plus du rapport d’audit, l’auditeur doit rédiger une « Lettre à la Direction » dans

laquelle il :

(a) adresse ses commentaires et observations sur la comptabilité, les procédures, les systèmes et les contrôles examinés lors de l’audit ;

(b) identifie les anomalies et les points faibles spécifiques du système de contrôle interne et formule des recommandations en vue de leur amélioration ;

(c) donne son opinion sur le degré de conformité des états financiers aux engagements financiers contenus dans les accords de dons et fait, le cas échéant, des commentaires sur les causes internes et externes des anomalies observées ;

(d) indique l’état de mise en œuvre des recommandations des rapports d’audit précédents ;

(e) relève les problèmes identifiés au cours de la mission d’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution et la continuité du projet, et

(f) attire l’attention de l’emprunteur sur tout autre point qu’il juge pertinent.

9.2 La Lettre à la Direction inclura les réactions/commentaires de l’UdC et des autres entités d’exécution sur les faiblesses relevées par l’auditeur.


10 INFORMATIONS D’ORDRE GENERAL

10.1 Le rapport d’audit comprenant les états financiers ainsi que, la Lettre à la Direction incluant les commentaires de l’UdC doivent parvenir aux bailleurs dans un délai de trois (3) mois à compter de la date de clôture de l’exercice fiscal considéré et un (1) mois avant la réunion du comité de pilotage.

10.2 L’auditeur doit avoir accès à tous les documents juridiques, les correspondances, ainsi qu’à toute autre information relative au projet jugée nécessaire. L’auditeur obtiendra auprès des bailleurs une confirmation des montants décaissés et non décaissés. Les « Task Managers » du projet doivent assister l’auditeur dans la collecte de ces informations.

10.3 Il est recommandé que l’auditeur prenne connaissance des documents ci-après des

bailleurs :

(a) Conditions générales applicables aux accords de dons et accords de garanties ;

(b) Accords de don ;

(c) Rapport d’évaluation du projet ;

(d) Convention de financement ;

(e) Directives sur la gestion financière et l’analyse financière des projets ;

(f) Manuel des décaissements ;

(g) Aide-mémoires des missions et correspondances officielles des bailleurs ; et

(h) Règles et procédures en matière d’acquisitions de travaux, biens et services. L’auditeur travaillera en étroite collaboration avec l’UdC et les partenaires du projet, ainsi que tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du RACEE. 10.4 Autres obligations relevant du cabinet Le cabinet est tenu de :

� respecter strictement les dispositions éthiques de la BAD et l’AFD en matière de fraude et corruption ;

� respecter les dispositions des accords de don ; � se soumettre à l'encadrement et la supervision de l’UdC.


11 EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS DE L’AUDITEUR

11.1 Le cabinet d’audit doit être enregistré et être régulièrement inscrit au tableau d’un ordre des experts comptables reconnu au plan national ou régional. Le cabinet doit jouir d’une expérience confirmée en comptabilité et audit financier des projets de développement, notamment ceux financés par les donateurs.

11.2 Le personnel clé de la mission d’audit doit comprendre au moins :

(a) Un expert-comptable, justifiant d’au moins 10 ans d’expérience en matière d’audit financier et ayant une bonne connaissance des projets financés par les donateurs. Il/elle doit par ailleurs être inscrit(e) au tableau d’un ordre des experts comptables reconnu ;

(b) Un chef de mission, ayant au moins un diplôme de niveau BAC + 5 en audit et comptabilité, et justifiant d’une expérience d’au moins 5 ans d’audit financier ; et

(c) Un auditeur assistant ayant un diplôme de Brevet de Technicien Supérieur (BTS) ou Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) en gestion ou comptabilité, et justifiant d’une expérience d’au moins 3 ans d’audit financier.

12 CALENDRIER D’EXECUTION

Le délai d’exécution est de 45 jours par exercice budgétaire. Un rapport d’audit conforme au point 8 sera fourni en version provisoire à la fin du délai d’exécution de chaque exercice. Il sera repris en version définitive conformément aux observations du RACEE et des bailleurs.

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