Le guide de suivi evaluation externe des projets.pdf

RÉPUBLIQUE DU TCHAD UNITÉ – TRAVAIL - PROGRÈS

MÉCANISME DE SUIVI DE LA CONSULTATION

SECTORIELLE SUR LE DÉVELOPPEMENT RURAL

COMITÉ DE PILOTAGE

COMITÉ TECHNIQUE DE SUIVI

CELLULE PERMANENTE

LE GUIDE DE SUIVI-ÉVALUATION EXTERNE

DES PROJETS DU SECTEUR RURAL

Avril 2006

Le guide de suivi -évaluation externe des projets du secteur rural 2

Avant propos

En juin 2005, nous publions le répertoire des projets de développement rural en cours d’exécution au Tchad qui a permis de dresser l’inventaire des projets du secteur dont le suivi doit être assuré de façon intersectorielle selon un dispositif adéquat.

Le « Guide de suivi-évaluation externe » des projets du secteur rural présenté ci-dessous est la traduction en termes opérationnels du dispositif de suivi à mettre en place dont l’objectif est d’assurer un suivi harmonisé des projets en cours d’exécution, mais également des projets à venir du secteur rural.

Ce guide constitue le pilier du dispositif de suivi et de programmation des politiques d’actions en faveur du secteur rural au Tchad du Mécanisme de Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement Rural (MSRSDR) dont l’objet est de fournir dans les délais les informations nécessaires aux différents décideurs que sont les Ministères et nos partenaires financiers extérieurs pour piloter les politiques d’actions de développement rural et dont la mise en œuvre a débuté pour les projets en cours d’exécution.

Ce guide est le fruit d’un travail collectif des cadres de la Commission Interministérielle de Programmation du MSRSDR, composée de cadres des structures de suivi et de programmation des Ministères sectoriels (DEPs) et des cadres de la Cellule Permanente (CP) dont nous tenons ici à remercier la franche et harmonieuse collaboration.

Enfin, nous présentons nos vifs remerciements à l'Agence Française de Développement (AFD) à travers le projet d'appui à l'Élaboration, à la Programmation et au Suivi des politiques rurales au Tchad (PAEPS) qui a apporté tout son appui à la conceptualisation, à la validation et à la publication de ce guide.

ABAKAR SOULEYMANE

Coordonnateur de la Cellule Permanente


Abréviations

BF Bailleur de Fonds

CIP Commission Interministérielle de Programmation

COP Comité de Pilotage

CP Cellule Permanente

CSDR Consultation Sectorielle sur le Développement Rural

CTS Comité Technique de Suivi

DEP Direction des Etudes et de la Programmation

LCD Lutte Contre la Désertification

MF Microfinance

MSRSDR Mécanisme de Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement Rural

ONG Organisation Non Gouvernementale

OP Organisation Paysanne

PIDR Plan d'Intervention pour le Développement Rural

PTIP Programme Triennal D'Investissements Publics

S&E Suivi et Evaluation

SNRP Stratégie Nationale de Réduction de la Pauvreté

SSSR Système de Suivi du Secteur Rural


Table des matières

1 Introduction.................................................................................................... 9

2 Contexte institutionnel.................................................................................... 9

3 Le suivi-évaluation externe des projets......................................................... 11

3.1 Contexte.................................................................................................. 11

3.2 Produits attendus...................................................................................... 11

3.3 Critères................................................................................................... 11

3.3.1 Suivi physique....................................................................................... 12

3.3.2 Suivi financier....................................................................................... 12

3.4 Le dispositif de suivi externe....................................................................... 12

3.4.1 La centralisation des données.................................................................. 13

3.4.2 Circuit d'information............................................................................... 14

3.4.3 Les missions de terrain........................................................................... 15

4 L’élaboration d’un programme de suivi-évaluation externe ...........................17

5 Annexes........................................................................................................ 18

Annexe A - Codification des programmes et sous programmes PIDR....................... 20

Annexe B - Régions et départements.................................................................. 22

Annexe C - Fiche descriptive initiale................................................................... 24

Annexe D - Fiche "situation antérieure"...............................................................32

Annexe E - Fiche annuelle de programmation...................................................... 38

Annexe F - Fiche semestrielle de suivi physique et financier................................... 44

Annexe G - Manuel type de procédures de S&E externe........................................ 48

Annexe H - Définitions...................................................................................... 50

Annexe I - Collaborateurs................................................................................. 53


LE GUIDE DE SUIVI-ÉVALUATION EXTERNE DES PROJETS DU SECTEUR RURAL

1 INTRODUCTION

Ce guide de suivi évaluation externe des projets a connu plusieurs évolutions ; fruit des travaux de la CIP une première version provisoire a été publiée en juillet 2005 et une deuxième en décembre 2005.

La présente version est publiée suite à l'atelier national de validation tenu à N'Djaména les 14 et 15 mars 2006.

Ce guide n'est pas gravé dans le marbre ; il connaîtra des évolutions au fil de l'expérience et du développement des ressources humaines. Il constitue une plateforme commune qui servira de fil conducteur pour la mise en œuvre effective du système de suivi externe dans les plus brefs délais.

2 CONTEXTE INSTITUTIONNEL

La politique de développement rural dispose, à travers le Plan d’Intervention pour le Développement Rural (PIDR), d’une stratégie et de politiques d’actions qui répondent aux objectifs de la Stratégie Nationale de Réduction de la Pauvreté, auxquelles les partenaires financiers extérieurs ont adhéré et dont la mise en œuvre nécessite un suivi efficace afin de veiller à la hiérarchisation des priorités d’interventions proposées dans le secteur et à la cohérence entre les opérations programmées.

Suite aux recommandations de la Consultation Sectorielle sur le Développement Rural (CSDR) tenue à N’Djaména en juin 1999, un Mécanisme de Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement Rural (MSRSDR) a été institué qui a en charge le suivi et le pilotage de la politique de développement rural.

Le MSCSDR est structuré à deux niveaux :

à un niveau central : Comité de pilotage, Comité Technique de Suivi, Cellule Permanente, Commission Interministérielle de Programmation ;

à un niveau déconcentré/ décentralisé : Comités Régionaux d’Actions, Comités Départementaux d’Actions, Comités Locaux d’Actions.

Le Système de Suivi du Secteur Rural (SSSR) en cours de restructuration repose sur un dispositif centralisé de suivi externe des projets, sur la mise en place progressive d’une centrale d’information sur le secteur rural et sur un dispositif de suivi régionalisé de la politique de développement rural (PIDR).



TNiveau décentralisé

- CRA : Comité Régional d'Actions

- CDA : Comité Départemental d'Actions

- CLA : Comité Local d'Actions

Suivi décentralisé

TNiveau central

- COP : Comité de Pilotage

- CTS : Comité Technique de Suivi

- CP : Cellule Permanente

- CIP : Commission Interministérielle de Programmation

Mécanisme de Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement RuralMSRSDR

PIDRPlan d'Intervention pour le

Développement Rural

S&E externe des projets

SSSR : Système de Suivi du Secteur Rural

SNRPStratégie Nationale de Réduction de

la Pauvreté

Centrale d'information

CSDRConsultation

Sectorielle sur le Développement Rural

Le Mécanisme de Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement Rural

3 LE SUIVI-ÉVALUATION EXTERNE DES PROJETS

3.1 Contexte

Le dispositif de suivi-évaluation (S&E) externe des projets élaboré par la Commission Interministérielle de Programmation (CIP) répond au souci de mise en place de procédures et de réponse fonctionnelle aux besoins de pilotage de la politique de développement rural.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique de développement rural, le dispositif de suivi externe des projets a pour objectif de répondre aux questions suivantes :

qui fait quoi, quand, où, à quelle hauteur et avec qui ?

3.2 Produits attendus

Les produits directement attendus du dispositif de suivi externe des projets sont :

l’établissement d’un bilan semestriel d’exécution physique et budgétaire des projets et programmes tiré de l’exploitation de la base de données (présentation par programme et sous programme du PIDR, par région et par intervenant), des rapports d’évaluation des projets et recommandations des cadres de concertation thématiques ;

l’établissement d’un bilan annuel de l’exécution physique et budgétaire des projets et programmes de développement rural pour l’année N dont l’exploitation va permettre aux Directions des Études et ProgrammationTP1PT (DEP) des Ministères sectoriels d’établir des propositions budgétaires étayées pour l’année N+1 ; il traitera des questions suivantes :

o le niveau de mise en oeuvre des programmes et sous programmes du PIDR au niveau régional et au niveau national ;

o le niveau d’intervention des bailleurs de fonds par programme et sous programme du PIDR ;

o les différents intervenants (BF, ONG en cofinancement) par programme, sous programme du PIDR et par région ;

l’établissement d’un Programme Triennal d’Investissements Publics (PTIP) pour le secteur du développement rural dans lequel, les priorités d’interventions proposées seront mieux hiérarchisées, où les opérations programmées seront plus cohérentes et où des actions multisectorielles seront davantage prônées pour réaliser des économies d’échelle.

3.3 Critères

Le dispositif de S&E externe des projets conçu par la CIP obéit à plusieurs critères ; les premiers doivent garantir son efficience :

le dispositif doit fournir dans un délai approprié les informations nécessaires aux différents partenaires (Ministères, Cellule Permanente (CP), Bailleurs de Fonds (BF))

1TPPT Ou équivalents


le dispositif ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement des structures d’exécution ;

le dispositif, tout en étant fonctionnel, doit être simple d’application afin de garantir au mieux son caractère opérationnel.

Répondre à ces critères impose de s’appuyer sur les dispositifs existants de S&E interne des projets.

Les critères suivants doivent garantir sa pertinence :

le dispositif doit permettre une analyse selon les différentes composantes et sous composantes du PIDR ;

le dispositif doit permettre une analyse des données physiques et financières selon les régions.

L'avant dernier critère devrait pouvoir être assez facilement satisfait en établissant une relation entre les composantes des projets et les sous programmes du PIDR (cf. annexe A) .

Le dernier critère impose que la dimension spatiale soit prise en compte dans les dispositifs de S&E interne des programmes et projets intervenant sur plusieurs régions : Les informations physiques et financières devront être réparties région par région.

3.3.1 Suivi physique

Le principal support du S&E, qu'il soit interne ou externe, est le cadre logique ; ce type de présentation est désormais adopté pour une majorité de projets. Précisant sous forme d'indicateurs objectivement vérifiables les résultats attendus aux différents niveaux d'objectifs il représente le document de base permettant de suivre et d'évaluer le niveau d'exécution et les effets du projet. Le dispositif de suivi physique reposera donc sur ce documentTP

2PT et se focalisera plus spécifiquement sur les indicateurs liés aux produits et

aux objectifs spécifiques.

3.3.2 Suivi financier

Contrairement aux données techniques pour lesquelles chaque projet disposera d'indicateurs spécifiques qu'il ne sera pas systématiquement possible de consolider, l’unité de mesure commune des données financières garantit l’homogénéité nécessaire au traitement automatisé. Le suivi d'exécution financière sera effectué en relation avec le budget global du projet ainsi qu'avec les budgets annuels.

3.4 Le dispositif de suivi externe

Le système de suivi des projets du secteur rural par la CIP s’appuiera sur deux types d’intervention, à savoir :

la centralisation et l'analyse de données fournies par le système de S&E interne des projets ;

les missions sur le terrain.

2TPPT Si le projet ne dispose pas de cadre logique formalisé, celui-ci sera reconstitué à partir des documents de base du projet.


3.4.1 La centralisation des données

La Base de données « Projets»La Cellule Permanente stockera et de gérera toutes les informations collectées dans une base de données informatisée.

Les informations proviendront principalement du dispositif de suivi-évaluation mis en place (fiches descriptives initiales, programme et budget annuel, fiches périodiques de suivi physique, fiches périodiques de suivi d'exécution financière des projets, rapports des missions d’évaluation).

Quatre fiches de projet alimenteront la base de données « Projets », à savoir :

la fiche descriptive initiale du projet,

la fiche "situation antérieure",

les fiches annuelles de programmation physique et budgétaire,

les fiches semestrielles de suivi de l'exécution physique et financière du projet,

La fiche descriptive initiale des projets/programmesLa fiche descriptive initiale des projets/programmes sera établie une fois pour toutes au moment de l’élaboration du manuel de procédures de suivi évaluation externe du projet sur la base de l’étude de faisabilité ou d'exécution du projet.

Présentée an annexe C, elle comprend les rubriques suivantes :

l’identification, le cadre institutionnel, l’historique, les coordonnées et les contacts du projet ;

les objectifs et les composantes du projet ;

l’objectif par composante et les résultats attendus par indicateur de suivi pour chaque composante ;

le financement du projet par bailleur, par composante et par région ;

le calendrier des dépenses par bailleur, par composante, par catégorie de dépenses et par région.

La fiches "situation antérieure"La fiche "situation antérieure" est établie une fois pour les projets en cours d'exécution qui seront intégrés dans le système d'information. Présentée en annexe D elle permet d'établir la situation de des réalisations physiques et financières du projet ayant précédé sa prise en compte dans le système de suivi externe.

La fiche annuelle de programmation physique et budgétaireCette fiche annuelle de programmation sera établie lorsque les programmes et budgets annuels du projet seront approuvés. Présentée en annexe E elle comprend les objectifs des indicateurs par composante et par région ainsi que le budget par catégorie de dépenses, par composante et par région.

La fiche semestrielle de suivi de l’exécution physique et financière des projetsLa fiche de suivi de l’exécution physique et financière des projets sera établie semestriellement à partir des informations fournies par le dispositif de suivi-évaluation interne du projet. Présentée en annexe F, elle comprend la situation d'exécution des indicateurs par composante et par région et les décaissements réalisés par catégorie de dépenses, par composante et par région.


Fiches descriptives

initiales

Fiches de suivi d'exécution technique financière

- Bilan semestriel d'exécution physique et financière des projets

- Bilan annuel de l'exécution du PIDR.

- PTIP pour le secteur du développement rural

Fiches "situation

antérieure"

Programmes et projets

DEPs et Services en charge du suivi

au sein des Ministères

CPCellule Permanente

CTSComité Technique

de Suivi

COPComité de Pilotage

Circuit d'information

3.4.2 Circuit d'information

L'information issue des projets / programmes parviendra à la CP par le biais des DEPs ou autres services en charge du suivi au sein des Ministères. Des points focaux sont désignés au sein de ces directions ou services afin d'assurer ce flux d'information.

La Fréquence de circulation d’information sera semestrielle.


3.4.3 Les missions de terrain

Un certain nombre de missions sur le terrain, programmées et pilotées par les DEPs concernées seront effectuées, soit en collaboration avec le Projet, soit avec le Bailleur de fonds quand il s’agit des missions de supervision.

Les projets seront classés en 3 catégories : les projets au suivi rapproché; les projets au suivi annuel et les projets au suivi à la demande.

Les projets au suivi rapproché sont les projets qui, en raison de leur enveloppe financière importante, de leur large champ d’intervention et de leur complexité, nécessitent un suivi externe rapproché à raison d’une mission par semestre.

Les projets au suivi annuel sont les projets qui, en raison de leur enveloppe budgétaire moins importante, de leur champ d’intervention limité, de leur complexité moindre et dont la réalisation n’est pas sujette à des difficultés particulières, nécessitent un suivi externe annuel.

Les projets au suivi à la demande sont les projets à enveloppe budgétaire limitée, d’exécution simple et pouvant se dérouler de manière autonome, dont le S&E sera effectué sur la base des rapports périodiques d’activités et qui nécessitent des missions sur le terrain qu’en cas de besoin pour résoudre les problèmes particuliers.

Les termes de référence des missions

La condition à satisfaire pour la réalisation d’une mission est l’élaboration de ses termes de référence par la DEP et son approbation par la Direction Générale concernée.

Pour l’essentiel, les termes de référence devront contenir : le contexte général, l’équipe de la mission et sa durée ; les objectifs de la mission et les résultats attendus ; le programme de la mission, la date de présentation du rapport de mission ; le coût et la source de financement de la mission.

La structure de mise en œuvre du Projet est informée à l’avance de la mission de suivi et reçoit une copie des termes de référence de celle-ci. Au plus tard quatre semaines après la fin de mission, l’équipe en charge de la mission devra avoir rédigé le rapport de mission et remis au Ministère concerné qui le diffusera.


4 L’ÉLABORATION D’UN PROGRAMME DE SUIVI-ÉVALUATION EXTERNE

Le « Manuel de procédures de suivi-évaluation externe» est l’élément central du dispositif autour duquel s’articulent les activités de suivi-évaluation des projets.

A ce titre, il doit constituer un document qui équivaut à un « contrat ouvert » entre la CIP, le Ministère, le BF et le Projet qui contient :

la fiche descriptive initiale du projet (cf. annexe B) :o identification, cadre institutionnel, historique, coordonnées et contacts

du projet ;o les objectifs et les composantes du projet ;o le chronogramme pluriannuel des composantes du projeto l’objectif par composante et les résultats attendus par indicateur de

suivi pour chaque composante ;o le financement du projet par bailleur, par composante et par région ;o le calendrier des dépenses par bailleur, par composante, par catégorie

de dépenses et par région

la répartition des tâches entre le suivi interne et externe ;

le chronogramme annuel des activités de suivi évaluation externe ;

le budget pour le suivi évaluation externe.

Un manuel de procédures type est présenté en annexe G.


5 ANNEXES

Annexe A - Codification des programmes et sous programmes PIDR

Annexe B - Régions et départements

Annexe C - Fiche descriptive initiale

Annexe D - Fiche programme et budget annuel

Annexe E - Fiche "situation antérieure"

Annexe F - Fiche semestrielle de suivi de l'exécution physique et financière

Annexe G - Manuel type de procédures de S&E externe des projets

Annexe H – Définitions

Annexe I - Collaborateurs


Annexe A - Codification des programmes et sous programmes PIDRProgramme 1

Développement localProgramme 2

Renforcement des capacités sectorielles

SP 1.1 : Développement local Transfert aux bénéficiaires des décisions concernant

:1. planification locale du développement2. infrastructures (pistes, écoles, puits, …)3. préservation du potentiel productif4. gestion concertée de l'espace

Renforcement des capacités locales : formation aux fonctions de maîtrise d'ouvrage pour la gestion et le contrôle, assistance à l'émergence des capacités techniques (AT, études, échanges…)

Appui au processus de décentralisation

SP 1.2 : Aménagement de l'espace rural (en transition ou préparation vers le développement local) Rattrapage / mise à niveau des infrastructures dans

les zones déficitaires ; interventions de type sectoriel (transports, hydraulique villageoise, pastorale et agricole, santé, éducation)

Aménagements prioritaires au niveau régional (préparation de la zone à l'approche développement local)

Gestion concertée des ressources naturelles (intégration progressive dans le développement local)

Développement rural intégré

SP 2.1 : Appui institutionnel aux départements ministériels Appui permettant à l'Etat de remplir ses fonctions

régaliennes1. définition des politiques sectorielles et des axes

stratégiques, dont foncier, préservation de l'environnement, LCD, fertilité, sécu. alimentaire

2. cohérence des politiques du secteur rural avec celles des autre secteurs (transport, santé, éducation, …)

3. élaboration de prises de positions dans les enceintes régionales et internationales

4. actualisation des textes règlementaires et respect de leur application

5. appui à la conception du service public en matière de vulgarisation, recherche et formation agricole

6. collecte et gestion de l'information sectorielle de base (statistiques, SIM, observatoire des filières, recensements agricoles, …)

Développement des ressources humaines

Mise en place des organes de concertation (Etat + OP au minimum)

SP 1.3 : Actions d'intérêt global Protection et restauration de la biodiversité

Parcs nationaux et aires protégées

SP 2.2 : Appui aux organisations professionnelles et au secteur privé Appui à l'autopromotion des OP (structuration,

représentation, expression des besoins, positionnement dans les instances de concertation et pilotage, aspects syndicaux)

Appui à la réalisation d'investissements productifs

Appui au développement des filières

SP 2.3 : Appui aux services du secteur rural Appui au développement des activités privées

répondant aux besoins des producteurs : centres de gestion, prestations de services divers, conseil, formation…

Appui spécifique aux activités qui relèvent des services publics (recherche, vulgarisation et formation)

SP transversal 1 (T.1) : Appui à la microfinance Appui au développement de au renforcement des institutions de microfinance

Appui à la constitution d'une offre permanente de services au profit des institutions de MF

Appui à la mise en place d'outils financiers professionnels pour permettre l'articulation avec le secteur bancaire

SP transversal 2 (T.2) : Suivi du secteur

Annexe B - Régions et départements

N° Région Départements1 Batha Batha Est

Batha OuestFitri

2 B.E.T. BorkouEnnedi EstEnnedi OuestTibesti

3 Chari - Baguirmi BaguirmiChariLougoun-Chari

4 Guéra GuéraBahr-Ignaka

5 Hadjer-Lamis DaganaHaraze Al BiarDababa

6 Kanem KanemBarh el Gazal

7 Lac MamdiWayi

8 Logone Occidental Lac-WeyDodjéNgour-Kosso

9 Logone Oriental PendéLa Nya PendéMonts de LamNya (Bédédja)

10 Mayo-Kebbi Est Mayo-BonèyeKabiaMayo-Lémie (Guelendeng)Mont Illi (Fianga)

11 Mayo-Kebbi Ouest Lac LéréMayo Dallah

12 Moyen-Chari Bahr-KôhLac-IroGrande-Sido

13 Mandoul Mandoul-OrientalMandoul-OccidentalBahr-Sara

14 Ouaddai OuaraAssounghaDjour-Al AhmarSila

15 Bahr-Azoum Bahr-AzoumAboudéïaHaraze-Mangueigne

16 Tandjilé Tandjilé-EstTandjilé-Ouest

17 Wadi-Fira BiltineKobéDar-Tama

18 Ville de N'Djaména N'Djaména


Annexe C - Fiche descriptive initialeRépublique du TchadComité de PilotageComité Technique Chargé du Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement RuralCommission Interministérielle de programmation

Fiche descriptive initiale des projets de développement rural

U1- Identification Intitulé du Projet/Programme :

................................................................................................................................................

Sigle: ............. N° projet : ......................................... (attribué par la CP)

Sous secteur : agriculture élevage

environnement et eau multi sous-sectoriel

Domaines d'activité (cocher les cases correspondantes):P 1 : Développement local P 2 : Renforcement des capacités

sectoriellesSP 1.1 : Développement local

Transfert des décisions aux bénéficiaires Renforcement des capacités locales Appui au processus de décentralisation

SP 1.2 : Aménagement de l'espace rural Rattrapage / mise à niveau des

infrastructures Aménagements prioritaires au niveau

régional Gestion concertée des ressources

naturelles Développement rural intégré

SP 2.1 : Appui institutionnel aux départements ministériels

Appui permettant à l'Etat de remplir ses fonctions régaliennes

Développement des ressources humaines Mise en place des organes de

concertation (Etat + OP au minimum)

SP 1.3 : Actions d'intérêt global

Protection et restauration de la biodiversité

Parcs nationaux et aires protégées

SP 2.2 : Appui aux organisations professionnelles et au secteur privé

Appui à l'autopromotion des OP Appui à la réalisation d'investissements

productifs Appui au développement des filières

SP 2.3 : Appui aux services du secteur rural

Appui au développement des activités privées

Appui spécifique aux activités qui relèvent des services publics

SP transversal 1 (T.1) : Appui à la microfinance

Appui au développement de au renforcement des institutions de microfinance Appui à la constitution d'une offre permanente de services au profit des institutions de

MF Appui à la mise en place d'outils financiers professionnels pour permettre l'articulation

avec le secteur bancaire SP transversal 2 (T.2) : Suivi du secteur


Zone d'intervention : Régions administratives / départements (cf. liste en annexe) .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

U2-Cadre institutionnelMaîtrise d’ouvrage : ..............................................................................................................

Maîtrise d’œuvre : ..................................................................................................................

Maîtrise d’ouvrage déléguée :.................................................................................................

Maîtrise d'œuvre déléguée :...................................................................................................

Opérateurs : ...........................................................................................................................

U3 - Sources de financement

U4 - Historique du projet

Date étude exécution/faisabilité : ___ / ___ / ___

Durée initiale : .................

Date démarrage projet : ___ / ___ / ___

Date prorogation de convention : ___ / ___ / ___

Date d’achèvement projet : ___ / ___ / ___

Date signature convention : ___ / ___ / ___

Date d'entrée en vigueur : ___ / ___ / ___

Date de premier décaissement: ___ / ___ / ___

Date de dernier décaissement : ___ / ___ / ___


Bailleurs Montant en devises

Devise Taux de change

Nature (don / prêt / CP)

Convention n°

Bailleur 1 :

Bailleur 2 :

Bailleur 3 :

Bailleur 4 :

Etat xxxxxParticipation bénéficiaires xxxxx

GAP (financement à rechercher) xxxxx

U5 - Coordonnées projet et contacts

Adresse du Projet/Programme :..............................................................................................

................................................................................................................................................

Responsable projet

Nom :.......................................................................

Titre : .....................................................................

Courriel : .................................................................

: .........................................

Responsable S&E

Nom :.......................................................................

Titre : .....................................................................

Courriel : .................................................................

: .........................................


U6 - Cadre logique (extrait)

Logique d'intervention IndicateursObjectif global : ...................

...............................................

...............................................

-

-

-

Objectif(s) spécifique(s)...............................................

...............................................

-

-

...............................................

...............................................

-

-

Produits / réalisationsComposante 1 : ......................

................................................

................................................

Imputation Ss P PIDR** : ..........

-

-

-

-

Composante 2 : ......................

................................................

................................................


-

-

-

-

Composante 3 : ......................

................................................

................................................


-

-

-

-

* NB : Le cadre logique complet est à fournir séparément lorsqu'il est disponible** Code Sous programme PIDR, cf. annexe 1


U7 - Chronogramme pluriannuel d'exécution des composantes

Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6Composante 1 Composante 2 Composante 3 Composante 4

U8 - FinancementU

8.1. Financement du projet

UTableau 1U : Répartition des composantes par source de financement (en milliers FCFA)

BailleurComp. 1 : Comp. 2 : Comp. 3 : Comp. 4 :

Total

12345EtatBénéficiairesTotal

UTableau 2U : Répartition des composantes par région (en milliers FCFA)

Composante National Régions Total

N°1 :

N°2 :

N°3 :

N°4 :

Total


8.2 Coût global du projet

UTableau 3U : Calendrier des dépenses par bailleur (en milliers FCFA)

Bailleur Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Total1 :2 :3 : 4 :EtatBénéficiairesTotal

UTableau 4U : Calendrier des dépenses par composante (en milliers FCFA)

Composante Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Total1 :

2 :

3 :

4 :

Total


UTableau 5U : Calendrier des dépenses par catégorie (en milliers FCFA)

(en milliers FCFA) Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 TotalInvestissements1 - Travaux

2 - Biens et équipements

3 - Services

3.1 - Formation et sensibilisation

3.2 - Etudes

3.3 - Assistance technique

3.4 - Autres

Charges récurrentes4 - Personnel

5 - Frais de fonctionnement

6 - Autres

Coût de base du projetImprévus physiques

Provision pour prix

Total


Annexe D - Fiche "situation antérieure"

Comité de PilotageComité Technique Chargé du Suivi de la Réunion Sectorielle sur le Développement RuralCommission Interministérielle de programmation

Fiche "situation antérieure" des projets de développement rural

Cette fiche est à renseigner lorsqu'un projet en cours d'exécution est intégré dans le système de suivi externe. Elle fournit les informations sur les réalisations physiques et financières du projet depuis son démarrage jusqu'à son introduction dans le système de S&E externe.

Intitulé du projet / programme : ..................................................................................

Situation établie le : ___ / ___ / ___

Par : ...........................................................................................................................

Observations : ............................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

DEP - Reçu le : ___ / ___ / ___

CP - Reçu le : ___ / ___ / ___

Enregistré le : ___ / ___ / ___

UTableau N° 1U : Niveau de réalisations des objectifs spécifiques

Objectif spécifique 1 : ...................................................................................................

.......................................................................................................................................

IndicateursObjectif fin de projet Situation au 31/12/05

Commentaires : ............................................................................................................

.......................................................................................................................................

Objectif spécifique 2 : ...................................................................................................

.......................................................................................................................................

Objectif fin de projet Situation au 31/12/05

Commentaires : ............................................................................................................

.......................................................................................................................................

Utiliser d'autres feuilles si nécessaire…

Tableau n°2 : Situation par composante

Composante 1 :.......................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................

Indicateurs (objectifs projet)

Produits / réalisations au 31/12/05

Réalisationsglobales

Répartition par régionRégion 1 : Région 2 : Région 3 : Région 4 :

-

-

-

-

-

Commentaires : .........................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Composante 2 :.......................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................

Indicateurs (objectifs projet)

Produits / réalisations au 31/12/05



-

-

-

-

-

Commentaires : .........................................................................................................................................

................................................................................................................................................................



UTableau N° 3U : Décaissements cumulés par composante et catégorie de coûts (en milliers FCFA)

Décaissements cumulés du ________ au 31/12/05

Composante 1 : Composante 2 : Composante 3 : Composante 4 : Total

Investissements1 - Travaux 2 - Biens et équipements3 - Services3.1 - Format°/ sensibilisat°3.2 - Etudes3.3 - Assistance technique3.4 - AutresS/T investissementsCharges récurrentes4 - Personnel5 - Frais de fonctionnement6 - AutresS/T charges récurrentesConso par composanteRépartition par régionRégion 1 :Région 2 :Région 3 :Région 4 :Région 5 :Budget commun


Annexe E - Fiche annuelle de programmation


Fiche annuelle de programmation physique et budgétaire des projets de développement rural

Cette fiche annuelle de programmation sera établie lorsque les programmes et budgets annuels du projet seront approuvés.



Par : ...........................................................................................................................

Observations : ............................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

DEP - Reçu le : ___ / ___ / ___

CP - Reçu le : ___ / ___ / ___

Tableau n°1 : Objectifs spécifiques

Objectif spécifique 1 : ................................................................................................

.......................................................................................................................................

Indicateur 1 : Réalisé antérieur

Prévu cumulé


Prévu cumulé

Commentaires : ............................................................................................................

.......................................................................................................................................

Objectif spécifique 2 : ................................................................................................

.......................................................................................................................................


Prévu cumulé


Prévu cumulé

Commentaires : ............................................................................................................

.......................................................................................................................................


Tableau n°2 : Prévisions par composante et par régionComposante 1 : ....................................................................................................................................................................................




Prévu cumulé


Prévu cumulé


Prévu cumulé

Indicateur 4 : Réalisé antérieurPrévu cumulé

Commentaires : ...................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................

Composante 2 : ....................................................................................................................................................................................




Prévu cumulé


Prévu cumulé


Prévu cumulé


Prévu cumulé

Commentaires : ...................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................Utiliser d'autres feuilles si nécessaire…


Tableau N° 3 : Budget annuel par composante et catégorie de coûts (en milliers FCFA)

Année :..........


Investissements1 - Travaux 2 - Biens et équipements3 - Services3.1 - Format° et sensibilisat°3.2 - Etudes3.3 - Assistance technique3.4 - AutresS/T investissementsCharges récurrentes4 - Personnel5 - Frais de fonctionnement6 - AutresS/T charges récurrentesTotal composanteRépartition par régionRégion 1 :Région 2 :Région 3 :Région 4 :Région 5 :Budget commun


Annexe F - Fiche semestrielle de suivi physique et financier


Fiche semestrielle de suivi de l'exécution physique et financière des projets de développement rural



Par : ...........................................................................................................................

Observations : ............................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

DEP - Reçu le : ___ / ___ / ___

CP - Reçu le : ___ / ___ / ___

Tableau n°2 : Réalisations par composante

Composante 1 : ....................................................................................................................................................................................Réalisations

globalesRépartition par région

Région 1 : Région 2 : Région 3 : Région 4 :Indicateur 1 : Réalisé

antérieur

Réalisé cumulé


Réalisé cumulé


Réalisé cumulé


Réalisé cumulé

Commentaires : .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Composante 2 : ....................................................................................................................................................................................Réalisations

globalesRépartition par région

Région 1 : Région 2 : Région 3 : Région 4 :Indicateur 1 : Réalisé

antérieur

Réalisé cumulé


Réalisé cumulé


Réalisé cumulé


Réalisé cumulé

Commentaires : ...................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................................................................................................



Tableau N° 3 : Décaissements semestriels par composante et catégorie de coûts (en milliers FCFA)

Année :..........


Investissements1 - Travaux 2 - Biens et équipements3 - Services3.1 - Format° et sensibilisat°3.2 - Etudes3.3 - Assistance technique3.4 - AutresS/T investissementsCharges récurrentes4 - Personnel5 - Frais de fonctionnement6 - AutresS/T charges récurrentesTotal composanteRépartition par régionRégion 1 :Région 2 :Région 3 :Région 4 :Région 5 :Budget commun


Annexe G - Manuel type de procédures de S&E externe

MANUEL DES PROCÉDURES DE SUIVI-ÉVALUATION EXTERNE

DES PROJETS DE DÉVELOPPEMENT RURAL AU TCHAD

1) Fiche descriptives initiale du projet

Les fiches initiales des projets étant établies sur la base des études d’évaluation des projets, celles-ci feront donc partie intégrante du manuel des procédures de suivi-évaluation externe des projets.

2) La répartition des tâches entre le suivi interne et externe

Le suivi-évaluation externe veille à ce que les composantes soient réalisées et il incombe donc au Projet de suivre les indicateurs spécifiques du cadre logique des projets.

Sur cette base, la répartition des tâches entre le suivi-évaluation interne et le suivi-évaluation externe se présente ainsi :

Les tâches du suivi-évaluation interne

- la programmation des activités- le suivi du planning des activités/travaux- la définition d’indicateurs d’activités- l’évaluation des activités / travaux- le suivi de l’exécution budgétaire- l’étude des TdR liées à la mise en œuvre des activités- le suivi et l’évaluation des indicateurs spécifiques des composantes- les études d’impact si elles sont spécifiées dans le cadre de l’exécution du projet

Les rapports attendus du dispositif de suivi-interne des projets sont les suivants :- les rapports d’avancement physique et financier- les rapports de suivi et d’évaluation- le tableau de bord des indicateurs spécifiques des composantes.

Les tâches du suivi-évaluation externe

- l’analyse et l’exploitation des rapports internes d’avancement physique et financier des projets- l’analyse et l’exploitation des rapports de suivi et d’évaluation interne- l’analyse et l’exploitation des indicateurs des tableaux de bord- l’évaluation des rapports d’activités des projets- l’évaluation de la programmation annuelle des activités et des propositions budgétaires- procéder à des missions d’évaluation de l’effectivité, de la pertinence et d’impact des réalisations - participer aux missions de supervision et de revue des projets par les bailleurs de fonds.

Les rapports attendus du dispositif de suivi-évaluation externe des projets sont les suivants :- les rapports des missions d’évaluation des projets ;- l’établissement d’un bilan semestriel sous-sectoriel et sectoriel d’exécution des projets - l’établissement d’un bilan annuel sous-sectoriel et sectoriel de l’exécution budgétaire des projets- l’établissement d’un bilan annuel d’exécution des politiques d’actions sous-sectorielles et sectorielles du développement rural

3) Le chronogramme annuel des activités de suivi-évaluation externe

Période de l'année (mois)Programme d'activités 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12- Exploitation des rapports

d'avancement physique et financier

- Missions de suivi-évaluation DEPs/CP

- Analyse du rapport annuel d'activités

- Analyse du programme annuel d'actions et des propositions budgétaires

- Réunions du Comité de Pilotage (approbation rapport, programme et budget)

- Bilan semestriel sous-sectoriel de l'exécution physique et financière des projets

- Bilan annuel d'exécution budgétaire des projets sous-sectoriels

- Elaboration du Budget du Ministère

- Bilan annuel d'exécution des politiques d'actions sous-sectorielles

- Mission de supervision Bailleurs de fonds

4) Le budget pour le suivi-évaluation externe


Annexe H - Définitions

ProjetUn projet peut être défini comme un :

ensemble d'actions, d'interventions et de réalisations situées dans l'espace, nécessitant un ensemble de moyens humains et autres, dont le budget total est estimé, devant être réalisées suivant un calendrier et une stratégie d'intervention

déterminés ; qui, dans une situation problématique globale donnée, vise un objectif

spécifique mené dans le cadre d'une institution responsable du projet adéquatement

organisée, chargée de diriger ou de coordonner l'ensemble des activités nécessaires (actions et interventions) ;

ProgrammeUn programme est un ensemble de projets ayant un objectif global commun (UE)Un programme est une intervention limitée dans le temps, similaire à un projet, mais qui embrasse de nombreux secteurs, thèmes, ou zones géographiques, utilise une approche multidisciplinaire, fait intervenir de multiples institutions et qui est parfois soutenue par plusieurs sources de financement différentes. (FNUAP)

SuiviCollecte et analyse régulière d'informations destinées à fournir aux responsables et parties prenantes d'un projet ou programme les éléments nécessaires à la gestion et à la prise de décision.

Le suivi est un processus continu de collecte et de traitement d'informations. en général c’est une activité interne à l'exécution d'une action. Le suivi est une démarche de gestion et de connaissance approfondie,

évolutive et critique de l'action en cours d'exécution.

ÉvaluationL'évaluation est un processus périodique d’analyse critique de la pertinence, de l’efficience, de l’efficacité et de l’impact du projet par rapport à ses objectifs initiaux, aux hypothèses, à la stratégie et aux ressources disponibles,

C’est un jugement porté sur ce qui est arrivé, comment, pourquoi et à qui, en comparaison avec ce qui était prévu en établissant une relation de causalité,

C’est un processus qui peut être interne ou externe et qui repose sur des comparaisons nécessitant des informations extérieures au projet, dans le temps, la zone ou dans la population.

Évaluation externeÉvaluation d’une action de développement conduite par des services et/ou des personnes extérieures au bailleur de fonds et à l’organisation responsable de la mise en oeuvre. La crédibilité d’une évaluation dépend en partie de l’indépendance avec laquelle elle a été conduite. L’indépendance implique une liberté par rapport aux influences politiques et aux pressions des organisations. Elle est caractérisée par l’accès libre et complet à l’information et par une autonomie totale pour mener des investigations et en rendre compte.


Évaluation interne Évaluation conduite par un service et/ou des personnes qui dépendent des responsables de l'action de développement chez le bailleur de fonds, chez ses partenaires ou au sein des organisations chargées de la mise en oeuvre.

Suivi évaluation Les deux notions de "suivi" et d'"évaluation" forment souvent un même terme : le "Suivi-Evaluation", ou "Suivi évaluation", ou "Suivi et évaluation".Ces notions recouvrent pourtant des objectifs, des méthodes et des périodicités différentes. Néanmoins, elles sont étroitement tributaires l’une de l’autre.

Le service de S&E d'un projet est essentiellement chargé du suivi. Les données du suivi seront utilisées lors des évaluations.

Suivi évaluation interneTerme utilisé pour désigner la fonction de "suivi évaluation" menée par le projet lui même ou par un service intégré à la structure d'exécution.

Suivi évaluation externeTerme utilisé pour désigner la fonction de "suivi évaluation" menée par des personnes ou services non intégrés dans la structure d'exécution du projet. Il s'agit généralement du S&E réalisé par les ministères de tutelle ou les bailleurs de fonds (les missions de supervision peuvent être assimilées à un suivi évaluation externe).

IndicateurVariable quantitative ou qualitative dont la comparaison dans le temps permet de mesurer et d’informer de façon simple et fiable des changements intervenus ou des différences.Description opérationnelle des objectifs et des résultats.

Objectifs globauxLes objectifs globaux d’un projet / programme décrivent l’importance du projet pour la société, en termes de bénéfices à plus long terme pour les bénéficiaires finaux ainsi que les bénéfices plus larges pour d’autres groupes.

Ils permettent de s’assurer de la conformité du programme avec les politiques régionales / sectorielles du gouvernement et du bailleur de fonds. Le projet à lui seul ne permet pas d’atteindre les objectifs globaux ; il ne fera qu’y contribuer, d’autres programmes et projets devront y contribuer également.

Objectif spécifiqueL'objectif spécifique est l'objectif central du projet. Il s'agit de l'amélioration de la situation d'un groupe cible ou de son environnement qu'un projet vise par ses activités et doit obtenir dans la durée qui lui est fixée et avec les moyens qui lui ont été alloués. Les gestionnaires du projet sont pleinement responsables de l'atteinte de l'objectif spécifique.


ImpactsEffets positifs ou négatifs à long terme produits sur des populations déterminées par une intervention pour le développement, directement ou indirectement, qu’ils soient voulus ou non.

... Attention la définition peut varier selon les sources ...

EffetsModifications effectives ou recherchées de la situation de développement. Correspond à un changement dans la situation en matière de développement entre l’achèvement des produits et la réalisation de l’impact.

... Attention, la définition varie d'une source à l'autre ...

RésultatsSelon les différentes terminologies en vigueur, on peut rencontrer ce terme dans le vocabulaire de la planification du projet et dans celui de l'évaluation. Dans le cadre de la planification il désigne le premier niveau d'objectifs de la matrice du cadre logique, celui des produits ou réalisations attendues. Dans le cadre de l'évaluation, il désigne parfois les effets (outcomes) obtenus au niveau de l'"objectif spécifique" (purpose) du projet

... faire très attention, le concept varie fortement d'une source à l'autre ...

pour désigner les objectifs opérationnels il sera préférable d'utiliser le terme "réalisation", ou "produit".

ComposantesCe terme est utilisé par de nombreux projets pour distinguer différents domaines d'intervention. Les budgets des projets sont généralement répartis selon ces composantes. Le terme "Volet" est parfois utilisé, soit au même niveau que la composante, soit comme étant une partie d'une composante. Dans le présent guide de S&E nous retiendrons uniquement le terme composante.


Annexe I - Collaborateurs

Ont collaboré à la conception du « Guide de Suivi-Evaluation Externe » des projets du secteur rural :

Les membres de la Commission Interministérielle de Programmation :

ABOUKAR ABDOU ADJI, Sous-directeur de la DSPS au Ministère de l’Elevage

ALI DAROUNGAR, économiste planificateur à la Cellule Pemanente (CP)

BACHIR YOUTOU, spécialiste en politiques agricoles à la CP

BECHIR MAHAMAT SALEH, cadre à la DAT du MATUH

EDMOND N'DOKEDI SOULEÏNGAR, Statisticien-Informaticien à la CP.

IDRISS DJAFI DAGUICHE, cadre à la DAT du MATUH

MAHAMAT HISSEIN HAMID, Chef de la Division Suivi-Evaluation à la DEPP du Ministère de l’Agriculture

MALLA YENGATANA, Chef de la Division Suivi-Evaluation à la DSPS du Ministère de l’Elevage

MANODJI TOLAS, cadre du Ministère de l’Economie, du Plan et de la Coopération

NADOUM KORO, Chef de la Division DTSE du Ministère de l’Environnement et de l’Eau

NANIMADJI OUSMAN YOALBAYE, Coordonnateur de la CCCP du Ministère de l’Environnement et de l’Eau

SOUDI ETIENNE MOUNOUNA, cadre de la DEPP du Ministère de l’Agriculture

Les Conseillers Techniques auprès de la Cellule Permanente:

JEAN-YVES LAPLANCHE, Conseiller Technique auprès de la CP ;

DANIEL GONZALEZ, Conseiller Technique du PAEPS.

OLIVIER FARCY, consultant international et ;


Les participants de l'atelier national de validation du guide de suivi externe des projets du secteur rural:

Noms et Prénoms Fonction Service

Malla YENGATANA Point focal Min. Élevage DSPS Min. Elevage

Mbaïguedem MBAÏRO Point focal Min. Plan M. Economie et Plan

Ali ANOUR Point focal Min. Environ. DTSEP Envir & Eau

Abdoulaye KAMPETE Point focal Min. Agri. DEPP Agriculture

Idriss Djafi DAGUICHE Point focal MATUH MATUH

Nöé REOUBMEL Point focal DH / Environnement DEP / DH Min. Environ.

Abakar Ramadane Coordonnateur PCS/DH

Abderahim Kousset Homologue au Chef de Projet HVMK

Abderamane Moudané Coordonnateur ALMY BAHAÏM

Ahmat Adoum Doutoum Membre CIP DEPP / MA

Ahmat Hamid Administrateur du Projet UNICEF

Ahmat mahamat Sileh Coordonnateur PHVP Batha DH / MEE

Akouane zirigno Coordonnateur PHPTC DH / MEE

Alhadj Ali Mahamat Chef de bureau de liaison PVERS / MA

Bachir Youtou Responsable analyse politique CP

Bagrim Kébaresim Chargé du Programme PAM

Bechir Mahamat Saleh S/DAT MATUH/DAT

belngar Ndingamra CTS compta DAAFM / MA

Brahim Taha dahab Coordonnateur ALMY NADIF

Daroungar T. Ali Economiste - Planification CP

Dignedjinti Djimassal Journaliste RNT

Djibet Robert Gestionnaire Comptable PGRN / MA

Djimadoum Abderaman Resp R/E PROADEL

Garigal Nangtangue DAF MEPC

Gonzalez, Daniel Conseiller Technique PAEPS Cellule Permanente

Gonzouné Yaddou Chef de Casier B CASIER B

Idriss Ali Malloum Coordonnateur 9è FED

Issa Kana Coordonnateur PGRN / MA

Kladoumnar Rohoita Conseiller CCCP CCCP

Kleen, Paul A. technique ARS2T MESRSFP / DRST

Langarsou Anoueye Coord Cellule PAM PLAN

Laplanche, Jean-Yves Conseiller technique Cellule Permanente

Madjimbaye Patcha Informaticien MEE / AMOS

Mahamat djamaladine Responsable S.E PRODER K

Mahamat Djimadingar Chef du service personnel DAAFM / MEE

Mahamat Hissein Hamid Chef DES DEPP / MA

Mahamat Malloum Responsable S.E PASEP


Noms et Prénoms Fonction Service

Mahamat Oumara Coordonnateur PRSII

Mahamat Seid Kidigodi Chargé PAILDB PMR / FED

Mbailassem Chercheur directeur LRVZ

Mbaïrabé Romaye Chef SM/Rep/DAAFM Elevage

Mbortchogue Waïdou Directeur DEPP/MA Agriculture

Mouhydine M. Saleh Coordonnateur Projet GEDEL

Moussa Ahmat Moussa Chef de bureau du SG M. Décentralisation

Nadjiam Djiabaye Responsable Laboratoire ITRAD / MA

Nadoum Koro Chef DTS/MEE DTSE / MEE

Nanalngar Moyengar RNSE/PSAOP PSAOP

Nanimadje Ousman Coordonnateur CCCP / MA

Noubaramadji Ngemadjita Agent DAAFM / MATUH

Oumar Mahamt Président PODA / MAT

Paloumy Ignabe A. Adm/ PDRDB PDRDB / MA

Pismon Doussoué CDPST MA / SODELAC

Ramadane Tahir Coordonnateur PDRI / BET

Réouebmel Noé Chef DEPC DH / MEE

Souapebe Gabpobe RCSE PSANG II

Tolas Madnodji MEPC / DEPDA Membre CIP

Vairoukoye Tao Responsable S.E PRODALKA

Yaya Mahamat Resp. Comp. Analyse PSSA

Mahamout Gadji Radio rural DDPAP

Nangmbatinan Obed Journaliste TVT

Adef Ahmat Ben Rahma Journaliste TVT

Abdoulaye Kabo Journaliste RNT

Ahmat Oumar Ahmat Journaliste TVT

Kounki Djonfene Journaliste TVT

Nodjibé Nanimian Moise Journaliste RNT


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