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Evaluation Externe

Pré-rapport

Exemple de

Evaluation externe

Pré-rapport 22 Mai 2014

Etablissement ITEP _ _ _ _ _

Adresse _ _ _ _ _

Code Postal _ _ _ _ _

Téléphone _ _ _ _ _

Interlocuteur Mr _ _ _ _ _

Intervenant Mr BILLIERES Mr LUCA

Qualité Chef de mission Evaluateur

téléphone 06 66 07 19 76

Mail [email protected]

http://casf-performance.fr/index.php?article25/johnny-billieres

Sommaire

I / Préambule p3

II / Règlementation p4

III / Pièces techniques p6

IV / Méthodologie d’évaluation externe p7

V / Développement informatif selon modèle de MARCHESNAY p8

VI / Les résultats

Partie I / Constat selon l’Approche Processus p9

Partie II / La synthèse selon le modèle de l’ANESM p46

Partie III / L’abrégé selon le modèle de l’ANESM p53

VII / Validation p63

Annexe

I / Préambule

Loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico sociale

Article L312-8 CASF

“Les établissements et services font procéder à l'évaluation de leurs activités et de la qualité

des prestations qu'ils délivrent par un organisme extérieur. Les organismes habilités à y

procéder doivent respecter un cahier des charges fixé par décret. La liste de ces organismes

est établie par l'Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et

services sociaux et médico-sociaux. Les résultats de cette évaluation sont également

communiqués à l'autorité ayant délivré l'autorisation.”

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CASF-PerformanceEvaluations Internes & Externes - Formations

Site: http://casf-performance.fr

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II / Règlementation

CHAPITRE 5 / Résultats de l’évaluation externe

Section 1 / Principes généraux

Les résultats sont transmis à l’autorité ayant délivré l’autorisation sous forme de rapport

d’évaluation dans les conditions prévues à l’article D. 312-200.

Le document produit doit avoir une visée informative et refléter l’ensemble des différentes

étapes de l’évaluation.

Le rapport ne peut se limiter à un résumé de l’évaluation conduite. Il doit apporter à

l’autorité ayant délivrée l’autorisation une argumentation sur les données recueillies et

l’analyse qui en résulte, permettant de l’éclairer utilement.

L’évaluation doit répondre à des exigences de qualité en termes de pertinence, de fiabilité,

d’objectivité et de transparence.

Section 2 / Processus d’élaboration du rapport d’évaluation externe

Un pré-rapport d’évaluation externe est communiqué à l’organisme gestionnaire et au

responsable de l’établissement ou du service ; ils s’assurent de la représentation des

opinions de chacune des personnes interrogées et, le cas échéant, formulent leurs

observations.

Le pré apport est consultable par toutes les personnes de l’établissement ou du service

ayant contribué à l’évaluation externe.

La version définitive rédigée par l’évaluateur est remise à la personne physique ou à la

personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l’établissement ou du

service social ou médico-social conformément aux dispositions prévues à l’article R. 312-200.

Section 3 / Contenu général

Le rapport comporte les éléments suivants :

Des éléments de cadrage.

Cette partie introductive présente de façon synthétique l’établissement ou service et le

contexte.

Un descriptif de la procédure d’évaluation externe.

La démarche, les sources d’information, les choix opérés et les difficultés rencontrées sont

rappelés. En annexe doivent figurer le contrat, la composition de l’équipe des intervenants

et le calendrier de réalisation.

Des développements informatifs.

Le diagnostic de situation réalisé doit éclairer sur le projet, les buts poursuivis et

l’organisation mise en place ; il apporte une synthèse des connaissances existantes et

dégage des connaissances nouvelles.

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Les résultats de l’analyse détaillée.

La présentation doit distinguer les analyses consécutives aux informations collectées et

celles utilisant les méthodes d’interprétation des données.

La synthèse.

Elle est menée au regard des objectifs énoncés au chapitre 2 et concourt à une meilleure

connaissance du service rendu au travers des activités et prestations. Dans tous les cas,

devront figurer dans le rapport les points suivants :

Les conditions d’élaboration et de mise en œuvre du projet de l’établissement ou du

service, d’organisation de la qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des

usagers et les modalités de leur évaluation avec le concours des usagers ;

L’expression et la participation des usagers : fonctionnement du conseil de la vie sociale ou

autre forme de participation, appréciation sur la prise en compte des avis des usagers et

l’effectivité ;

La politique de prévention et de gestion des risques de maltraitance institutionnelle ou

individuelle ;

L’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel,

géographique, socioculturel et économique.

Dans la perspective de l’amélioration continue de la qualité des activités et prestations

délivrées par l’établissement ou le service, l’évaluateur formule, outre les propositions et/ou

préconisations ci-dessus mentionnées, toute observation utile à l’aide à la décision du

commanditaire concernant l’adaptation des modalités d’accueil et d’accompagnement, au

regard de l’évolution des besoins des usagers et en tenant compte des ressources.

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III / Pièces techniques

Liste des documents transmis par le commanditaire

Référentiel Périclès Rapport évaluation interne Projet pédagogique éducatif et thérapeutique Projet d’établissement Règlement de fonctionnement Charte des droits et libertés de la personne accueillie Contrat de séjour Protocole de lutte contre la maltraitance & procédure Convention de partenariat Convention de stage Livret d’accueil Autorisations Organigramme DUERP Tableau récapitulatif des prestations relatives à l’hygiène et à la sécurité

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IV / Méthodologie d’évaluation externe

Etapes Planification

Pièces techniques 28 mars 2014

Projet évaluatif & Planning

d’intervention

3 avril 2014

Echange & Validation Avril 2014

Evaluation externe 14 & 15 avril 2014

Analyse Avril & Mai 2014

Pré-rapport Mai & Juin 2014

Echange & validation Juin & juillet2014

Rapport Juillet 2014

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V / Développement informatif selon le modèle de MARCHESNAY

Buts et stratégie des dirigeants

En 1955, l’association des amis du _ _ _ _ _ouvre ses portes pour recevoir 15 garçons déficients intellectuels de 6 à 14 ans en internat. En 1956, l’établissement est agréé pour

recevoir 30 enfants. En 1976, _ _ _ _ _reprend la gestion de l’IMP avec une capacité de 32

enfants.

_ _ _ _ _s’est dotée d’un Projet Associatif. La stratégie repose sur des valeurs comme “l’innovation, le partenariat, le respect, le prendre soin et l’écoute”. Ces valeurs se déclinent

en objectifs, tels que “rechercher la qualité, accueillir, apprendre, accompagner, soutenir

l’intégration”.

Organisation

L’organisation présentée ci-après est extraite du Projet Associatif de l’association.

Prestations & activités

Etablissements et services (11 structures gérées)

IME_ _ _ _ _

ITEP _ _ _ _ _

ITEP _ _ _ _ _

SESSAD _ _ _ _ _

CMPP _ _ _ _ _

EHPAD _ _ _ _ _

Service d'Accueil Maternel _ _ _ _ _

CHRS _ _ _ _ _

Hébergement d'urgence _ _ _ _ _

Pension de famille _ _ _ _ _

CADA _ _ _ _ _

Environnement

L’association _ _ _ _ _se doit d’être représentée dans les instances de réflexion. Elle doit assurer sa visibilité et sa présence en intra et auprès des acteurs du territoire via une communication adaptée. Elle se doit d’être force de proposition pour le développement ou

l’adaptation des structures en fonction des évolutions.

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VI / Les résultats

Partie I / Constat selon l’Approche Processus

A / Processus de pilotage

A.1 / Indicateurs de dialogue avec autorité et/ou clés d’analyse ou de pilotage interne

Les indicateurs de dialogue peuvent servir de fondement aux échanges entre les structures et

leurs partenaires (autorité,…). Les clés d’analyse éclairent les indicateurs de dialogue et sont

nécessaires à la gestion interne de la structure.

Prestations de soins et d’accompagnement

L’ITEP utilise des données décrivant l’activité de l’établissement comme par exemple les journées prévisionnelles, les journées réalisées, la capacité installée. D’autres données plus

spécifiques renseignent sur la répartition des populations par classe d’âge. Ces données

permettent d’alimenter, notamment les rapports d’activités. Elles contribuent à la fois à la gestion interne de la structure et au dialogue avec l’autorité.

Autres éléments importants, l’ancien projet d’établissement de même que celui en cours de réactualisation qui sera validé prochainement par le CA regroupent tous deux de nombreuses données qualitatives sur les accompagnements et les prestations proposées par l’ITEP. Un travail important réalisé par chaque pôle garantit un diagnostic pertinent débouchant sur des objectifs généraux et des objectifs opérationnels (ancienne version du PE) et des perspectives (nouvelle version du PE).

s’appuyer sur la publication de l’ANAP “Pilotage et performance Guide des indicateurs”

pour développer et généraliser l’utilisation des indicateurs

Ressources humaines et matérielles

Les données financières (groupe I, II & III) permettent d’alimenter des tableaux de bord

consolidés dans les rapports d’activités notamment sur les RH ou les achats. Un tableau

permet également de récapituler les qualifications du personnel de l’ITEP. Un Plan

Pluriannuel d’Investissement (PPI) sur 5 ans permet de planifier les investissements à venir

sur les matériels, y compris sur les véhicules. Chaque année un prévisionnel plan de formation permet de prioriser les formations et l’enveloppe nécessaire à leurs réalisations.


pour développer et généraliser l’utilisation des indicateurs

Finance et budget

Les rapports d’activité, les budgets prévisionnels, le plan pluriannuel d’investissement, les

plans prévisionnels de formation servent tour à tour à chiffrer au plus juste les besoins financiers de l’établissement et à rendre des comptes sur l’utilisation optimale des

ressources.

élaborer un listing pour identifier les documents nécessaires au suivi ou à la

planification des budgets

préciser qui renseigne, quelle matrice de document utilisé, quelles données utilisées et

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où les trouver, période de rédaction, date de validation et par qui

Objectifs qualité et système d’information

Le rapport d’activité chaque année retrace l’avancement de la démarche qualité

conformément aux obligations règlementaires. Cet avancement prend en compte la démarche d’amélioration continue, la réactualisation des documents légaux et fournit des indications sur l’organisation et la mise en œuvre des actions d’amélioration.

Le rapport d’évaluation interne contient un plan d’action. Ce dernier présente les

préconisations retenues dans le cadre de la démarche originelle. Chaque préconisation est traduite en action priorisée cadrée par une fiche d’action et une échéance. A titre

d’exemple :

préconisation retenue (la présence du directeur pédagogique lors de l’entretien

d’admission pour faciliter la prise de contact avant l’entrée de l’enfant dans l’établissement)

action priorisée (mise en place de la commission d’admission comprenant les 3 services)

fiche action (FA point 1.1)

échéance (Septembre 2009)

Les sources d’information sont nombreuses. Les réunions représentent la principale source.

Ces réunions sont cadrées puisqu’elles renvoient sur des plannings “planning des synthèses,

planning des projets individuels, planning des prises en charge, etc…”. Elément très

important, dans le cadre de la réactualisation de son PE, l’ITEP a élaboré un tableau

récapitulatif de ces réunions institutionnelles. Ce tableau liste également les heures de réunion, les professionnels concernés et les objectifs poursuivis.

établir une liste de toutes les sources de données en plus des réunions, comme par

exemple les différents cahiers (auto évaluation, réunion de groupe,…) utilisés au sein de

l’ITEP

compléter le tableau des réunions en rajoutant une colonne qui pourrait se nommer

par exemple « élément de preuve ou livrable”. Enregistrer dans cette colonne tous les

supports de données utilisés.

A.2 / Fiche de caractérisation de la structure

C’est la description générale et statique des principales caractéristiques de la structure :

nombre de places, numéro finess, etc. Cette fiche permet également de documenter l’offre

de soins et d’accompagnement et de permettre des analyses par groupes homogènes de

structures.

Identification de la structure (Fichier FINESS)

Le fichier FINESS est connu mais pas utilisé en interne.

consulter le Fichier FINESS

Contractualisation (CPOM/Convention tripartite, convention collective nationale du

travail, habilitation, autorisation,…)

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Un CPOM est en cours de signature sur les structures financées par la sécurité sociale (ITEP, CMPP, SESSAD, IME).

De nombreuses conventions existent avec les partenaires, c’est le cas avec l’Education

Nationale, convention qui est d’ailleurs réactualisée chaque année, notamment en ce qui concerne la dotation en termes de personnel allouée ou bien encore en ce qui concerne le programme de l’éducation.

Une convention cadre “site qualifiant” avec le GRETA _ _ _ _ _existe également. D’autres

conventions seront abordées plus loin dans ce pré-rapport.

L’ITEP est soumis à la Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.

L’ITEP dispose d’une habilitation ASE. Le dernier arrêté d’autorisation date du 31 octobre

2007. Cet arrêté a autorisé la transformation de l’IME _ _ _ _ _en ITEP.

Descriptif des prestations proposées, du fonctionnement et de l’organisation

Les documents légaux contribuent à expliquer les prestations proposées, leur organisation et d’une manière générale le fonctionnement de l’établissement. A titre d’exemple, le

règlement de fonctionnement qui est inclus dans le PE avec la charte des droits et libertés comprend un descriptif des différentes organisations spatiales, temporelles, humaines en lien avec les missions et les prestations proposées. Le règlement de fonctionnement est conforme aux obligations règlementaires imposées par le décret n°2003-1095 du 14 novembre 2003, à l’exception de sa période de validité qui est caduque.

Le livret d’accueil destiné aux usagers accueillis est très imagé ce qui facilite la

compréhension de son contenu et qui d’ailleurs correspond en partie au contenu de la circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004, à l’exception de son organisation. En

effet, celui-ci ne contient pas le règlement de fonctionnement ni la charte des droits et libertés qui sont inclus dans le projet d’établissement.

réactualisation de tous les documents légaux pour prendre en compte les évolutions du

dispositif ainsi que le niveau d’appropriation des usagers qui en sont les principaux

destinataires d’une part et pour coller aux obligations règlementaires d’autre part.

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Partenaires, conventions et coopérations (plan blanc, plan bleu, partenariat avec un

réseau de santé, partenariat médico-sociaux, coopération inter établissement ou inter

associatif, formalisation des coopérations/collaborations interinstitutionnelles ou

interprofessionnelles autour et avec l’usager)

L’ITEP dispose d’un important réseau et de nombreux partenariats. Plusieurs conventions

existent, à titre d’exemple et afin de compléter celles présentées plus haut, l’ITEP a

conventionné avec le collège _ _ _ _ _. La structure dispose aussi d’une convention “entre

établissements médico-sociaux séquences éducatives d’observation pendant le temps

scolaire” avec l’IME _ _ _ _ _. D’autres conventions de stage ou de séquences éducatives d’observation en milieu professionnel existent également.

Un partenariat important existe avec le CMP local, 30% des prises en charge de l’ITEP

proviennent des orientations formulées par les pédopsychiatres de cette structure. Ce qui pose problème dans cette collaboration pourtant réelle, c’est la tarification (prix de

journée). En effet, un enfant pris en charge à l’ITEP ne peut être également pris en charge

au sein du CMP.

L’ITEP dans le cadre d’autres collaborations apporte son expérience et son expertise dans l’évaluation de certains enfants pris en charge dans des établissements et services de _ _ _ _ _ bien sûr mais également sur des structures appartenant à d’autres associations comme

par exemple APEI _ _ _ _ _ (IMPro _ _ _ _ _, IME _ _ _ _ _,…). Autre élément qui renforce la pertinence de ces collaborations, c’est que la réciproque est tout aussi vraie pour les

enfants qui quittent l’ITEP et qui sont orientés vers un IME.

L’ITEP au travers de ces collaborations qu’elles soient conventionnées ou pas est identifié comme un établissement référent. A titre d’exemple, l’ITEP accueille au-delà de son agrément un enfant pris en charge au collège _ _ _ _ et dont la problématique relève plus d’un ITEP que du milieu ordinaire. L’enfant est accueilli dans l’unité spécialisée de l’ITEP sur

des temps spécifiques pour des actions ; de rattrapage scolaire, de socialisation, comportementales, voire de soins. A noter que l’enfant reste à la charge du collège puisqu’il

reste intégrer dans les effectifs de cette structure.

Ce type d’échange directement profitable aux jeunes accueillis existe aussi avec d’autres

collèges comme par exemple celui de _ _ _ _ _ ou bien encore celui de _ _ _ _ _ _ _ _ _. Ce processus d’aller/ retour entre milieu spécialisé et ordinaire facilite la sortie du jeune vers le milieu ordinaire. En moyenne, pour les cas les moins lourds, deux à trois ans suffisent pour qu’un enfant ait les deux pieds dans un établissement scolaire du milieu ordinaire. Pour les cas plus difficiles, il faut compter entre deux et quatre ans avant de procéder à une intégration complète en collège, lycée ou CFA.

L’ITEP ne dispose pas de convention particulière avec les hôpitaux à proximité. Le médecin généraliste de l’établissement exerce aussi en libéral dans un cabinet. Les médecins du cabinet ou ceux du CMP local facilitent les relations en cas d’hospitalisation d’un enfant

avec l’hôpital _ _ _ _ _ou pour les cas les plus lourds avec celui de _ _ _ _ _.

Le projet d’établissement en cours de réactualisation contient une cartographie des partenariats et du réseau de l’ITEP. La structure a rédigé aussi un plan bleu sous la

responsabilité du Chef d’Etablissement et avec la collaboration de la secrétaire

administrative et médicale et du médecin coordonnateur de l’établissement.

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s’appuyer sur la RBPP publiée par l’ANESM “Ouverture à et sur l’établissement”

réfléchir à la pérennisation des collaborations entretenues au-delà de la gestion des

situations accompagnées de commun

Autres informations (nature du territoire, accessibilité et transport collectif)

En ce qui concerne les transports, trois paramètres sont à prendre en compte, à savoir les ressources de la famille, celles de l’établissement et le circuit des transports en commun existant.

Afin d’optimiser les transports assurés par les personnels éducatifs sur la base des véhicules

de l’établissement, des circuits ont été définis avec des points de rassemblement. En accord

avec la régie des transports, un arrêt a été prévu près de l’ITEP. Pour les enfants qui habitent plus loin dans le département, ils sont déposés en gare de _ _ _ _ _ou de _ _ _ _ _.

Pour le transport des enfants par les personnels de l’établissement, ces derniers sont

responsables des jeunes accompagnés et du respect des procédures. Pour les taxis qui prennent en charge les jeunes, ils peuvent prévenir l’ITEP en cas de difficulté particulière.

Sinon, ils ont également la possibilité de prévenir l’établissement scolaire où ils déposent les

jeunes, établissement qui informera directement l’ITEP en retour.

identifier les risques liés aux missions confiées, aux problématiques accompagnées, aux

prestations et accompagnements proposés

établir une cartographie de ces risques, prioriser les risques, réaliser des protocoles

adaptés et les diffuser aux interlocuteurs concernés

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B / Processus supports

B.1 / Documentation

La gestion documentaire

Il n’y a pas de gestion documentaire papier ou informatique. La secrétaire ou les chefs de

service disposent des matrices utilisées sur leur répertoire. Ces matrices ne sont pas disponibles sur le serveur “commun”.

réfléchir à la création d’une GED (gestion électronique des documents)

L’identification et la maîtrise des sources de données (réunion notamment et objet,

fréquence, participants, OJ, CR)

Les sources de données sont maîtrisées. Elles ont été listées notamment dans le PE en cours de réactualisation. L’établissement dispose d’un réseau informatique. Il y aura bientôt un

serveur permettant une mise en commun de toutes les données comptables, financières par exemple. Une double sauvegarde est réalisée chez la comptable. En ce qui concerne les autres fonctions, la sauvegarde est assurée par disquettes ou clés USB.

La maîtrise des documents institutionnels (revue, approbation, identification, lisibilité,

disponibilité, document périmé, classement et conservation,….)

A ce jour personne ne peut faire de matrice de document sans en faire valider la forme par la direction et après qu’une information ait été faite auprès de tout le personnel quant à la création du nouveau document.

s’inspirer des règles définies dans l’ISO 9001 (§4.2.3) pour maîtriser la documentation

de l’ITEP

La maîtrise des enregistrements institutionnels ou règlementaires (stockage, protection,

accessibilité, conservation, lisibilité, élimination,…)

Les enregistrements (notes de service, consignes,…) ne peuvent sortir de l’établissement

sans autorisation. Cette règle s’applique également à tout document lié à la prise en charge

des usagers. Ces documents sont classés dans les dossiers, exploités ou détruits en interne. Seul, l’encadrement peut dans certains cas (synthèse tribunal) par exemple, sortir des

documents à l’extérieur.

s’inspirer des règles définies dans l’ISO 9001 (§4.2.4) pour maîtriser les enregistrements

de l’ITEP

La maîtrise des documents légaux (création, validation, diffusion, actualisation)

Les documents légaux sont détenus par les chefs de service, la direction ainsi que le secrétariat. La direction organise la réactualisation des documents légaux en réunion institutionnelle. Il s’agit avant tout de faire participer le plus grand nombre sous forme de

groupe de travail en conduite de projet. La participation est basée sur le volontariat.

En ce qui concerne le projet d’établissement, celui-ci a été réalisé en 2007. Une version est en cours de réactualisation.

Les différents outils de la loi du 2 janvier 2002 existent. Ces documents sont communiqués

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aux personnels et aux familles ainsi qu’aux services extérieurs. Le règlement de fonctionnement est établi, affiché et annexé au projet d’établissement. Le contrat de séjour

est présenté à l’usager lors de l’admission. Il est signé et mis dans le dossier de l’usager. Le livret d’accueil est remis à chaque représentant légal d’usager, usager lui-même et personnel à son embauche ou au cours des entretiens préalables.

réactualisation de tous les documents légaux pour prendre en compte les évolutions du

dispositif ainsi que le niveau d’appropriation des usagers qui en sont les principaux

destinataires d’une part et pour coller aux obligations règlementaires d’autre part.

La diffusion des RBPP

L’ITEP a utilisé le référentiel Périclès pour réaliser son évaluation interne. Le référentiel

utilisé était à jour des RBPP publiées à la date de son utilisation, à savoir sur la période 2007-2008.

D’une manière générale, la direction et l’encadrement s’approprient les recommandations et s’appuient sur leur contenu pour rechercher en réunions institutionnelles des solutions

aux difficultés qui se présentent. A titre d’exemple, des thématiques comme les addictions,

la parentalité, les paradoxes entre besoin d’intimité et socialisation ont été traitées sur la base de recommandations de bonnes pratiques publiées par l’ANESM.

réfléchir à un dispositif permettant de faire porter l’intégration des RBPP sur les

personnels avec appui technique de l’encadrement

prioriser et planifier leur intégration soit sur la base des difficultés rencontrées, soit

suivant la classification de l’ANESM (les 7 programmes), soit suivant les deux catégories

que sont les RBPP transversales et sectorielles (prioritairement protection de l’enfance,

puis inclusion sociale ou personnes handicapées)

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B.2 / Ressources Humaines

B.2.1 / Gestion opérationnelle

Le dossier des salariés

Les dossiers des salariés sont classés au bureau du directeur par ordre alphabétique. Un formulaire décrit le contenu d’un dossier type.

développer une trame (check liste + qui fait quoi + classement, et archivage) en matière

de constitution du dossier du salarié qui pourrait être proposée au siège en vue d’une

organisation par fonctions transverses

Le droit du travail

Au niveau associatif, il existe une CTD (commission technique des directeurs) qui se réunit autour de la présidente pour évoquer et débattre des finances bien sûr mais aussi de toute question relative au droit du travail. C’est la présidente qui a la décision finale et qui

s’appuie en tant que de besoin sur un avocat spécialisé.

Chaque directeur au travers d’une DUD (document unique de délégation) est responsable au sein de sa structure de la bonne application du code du travail. En cas de contentieux, la présidente dispose d’un mandat pour ester en justice.

développer une trame (mémento) en matière de règles de droit du travail sur des

questions régulièrement abordées, qui pourrait être proposée au siège en vue d’une

organisation par fonctions transverses

Le recrutement et l’intégration

Pour les non cadres, le chef de service réalise le premier entretien. Le directeur valide la candidature et la propose à la présidente qui décide de rencontrer ou pas le candidat. C’est

la présidente qui signe le contrat de travail.

Pour les cadres, il y a plusieurs niveaux de validation. En interne, une sélection est assurée, via les chefs de service, le médecin et le directeur. Dans l’association, les candidatures sont

proposées à une commission qui statue après plusieurs rencontres.

Les critères de sélection sont nombreux. D’abord la qualification du candidat, son

expérience. Puis sa volonté de s’engager sur des conditions de travail de jour ou de nuit. Vient ensuite ce qui est primordial, son approche du travail auprès des enfants ayant des troubles du comportement (entendre la parole de l’enfant et ses difficultés, donner du sens

à la prise en charge de l’ITEP et surtout au passage de l’enfant dans la structure, ne pas le

déposséder de son histoire, de sa famille, de son environnement).

Chaque nouveau salarié éducateur spécialisé est placé sous la responsabilité d’un éducateur

référent. Responsabilité assurée conjointement avec le chef de service. Un bilan d’étape est

réalisé avec le futur salarié au cours du premier mois et avant la confirmation d’embauche.

Il n’y a pas de renouvellement systématique des périodes d’essai. A contrario, il est arrivé que la période d’essai s’arrête à l’initiative de l’employeur ou du candidat.

Le turn over de l’établissement est stable. Des CDD sont occasionnellement recherchés dans

le cadre des remplacements (arrêt maladie, AT, congés maternité du fait du nombre de personnel jeune et féminine).

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développer une trame (procédure, qui fait quoi et comment) en matière de procédures

RH, recrutement, dispositif ou parcours d’intégration

L’accueil des stagiaires écoles

L’ITEP est site ressource pour le CAFERUIS et ES, une convention pour l’organisation et la

mise en œuvre d’une unité d’approfondissement a été signée avec l’IRTS de _ _ _ _ _.

Une convention cadre de site qualifiant a été signé avec le GRETA de _ _ _ _ _, filière sanitaire et sociale pour l’accueil sur le site de l’ITEP de stagiaires en formation d’Aide

Médico Psychologique.

Une procédure est formalisée pour l’accueil des stagiaires au sein de l’équipe éducative sur

le secteur hébergement.

développer et inclure dans le PE la politique institutionnelle en matière d’accueil des

stagiaires

développer une trame (procédure, qui fait quoi et comment) en matière d’accueil,

d’intégration et de suivi des stagiaires

L’organisation du travail (planning, absentéisme, pool de suppléance, heure

supplémentaire, vacation, continuité jour & nuit,…)

Un planning annuel reconductible d’année en année existe, il est suivi par le directeur ou le

Chef de Service. C’est une matrice de type Excel. Chacun dispose de son exemplaire de

planning signé. Ce planning est affiché au secrétariat et devant le bureau du directeur.

Des plannings existent par groupe quant aux horaires de travail des éducateurs ou quant aux horaires de présence des éventuels stagiaires.

L’organisation des échanges (temps de réunion formel ou informel)

Souvent l’urgence nécessite de traiter de manière informelle des situations. Néanmoins les

réponses apportées dans ces cas de figure sont confirmées en réunion institutionnelle.

La gestion des conflits / les relations sociales et syndicales

La direction entretient de bonnes relations avec les IRP. Ces derniers sont aussi très proches de leurs collègues. Ils font remonter en toute transparence des informations du terrain mais servent aussi de médiateur, de régulateur auprès des personnels en cas de difficultés. L’avantage de ce dialogue pacifié, c’est que tout le monde peut travailler en anticipation. A

titre d’exemple révélateur, c’est cette convention signée avec les surveillants de nuit pour

rattraper des heures qui leur étaient dues au regard du droit du travail et de la convention collective mais qui n’avaient jamais été payées.

L’ITEP dispose d’un protocole de lutte contre la maltraitance. Celui-ci définit la procédure à respecter en cas de constat de faits de maltraitance ou suspicion de maltraitance envers un usager ou envers un membre du personnel. Une note de service (note du 3 avril 2007) de même que l’article 11 du règlement de fonctionnement font référence à la maltraitance.

D’une manière générale, l’obligation est de déclarer. Si un conflit existe entre un enfant et un professionnel, les parties prenantes au conflit sont reçues par le directeur ou le Chef de Service. Chacun à la parole pour exprimer ses griefs. L’enfant à la parole ce qui contribue à

le responsabiliser. La médiation est faite de manière équitable sans que l’une ou l’autre des

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parties ne se retrouvent dans la toute-puissance.

Si un problème survient entre une famille et le personnel, ce qui du reste est rare, la pratique institutionnelle consiste à retourner la colère des parents vers le directeur. C’est lui

qui assume le rôle de responsable et c’est également lui qui gère le conflit au travers de différentes rencontres. A noter, que les parents disposent du cahier de liaison pour formuler des questions ou d’éventuels griefs, ce dernier permet également d’apporter les

réponses institutionnelles. Ce dispositif facilite de part et d’autre la communication, mais il

n’est pas le seul, les rendez-vous téléphoniques, les rencontres physiques en font partie. Le médecin ou les psychologues peuvent apporter leurs contributions, pas dans la gestion du conflit en direct, mais plutôt sur l’attitude à adopter.

s’appuyer en tant que de besoin sur les RBPP publiées par l’ANESM en matière de

Bientraitance et de Maltraitance pour compléter, améliorer encore le dispositif existant

utiliser en tant que de besoin la RBPP publiée par l’ANESM sur l’expression et la

participation des usagers des établissements relevant du secteur de l’inclusion sociale

pour faciliter le dialogue avec les familles

Sensibilisation Bientraitance & Maltraitance et appropriation des RBPP

Les pratiques déployées en interne sont orientées sur la Bientraitance. Il en va de même dans le cadre de l’analyse des pratiques. Des actions de formation en interne ont été

réalisées. L’encadrement est porteur de cette notion de Bientraitance.

La Maltraitance est aussi évoquée, elle fait l’objet d’un protocole en interne. Des actions de

formation ont été également réalisées en ce qui concerne la violence en institution afin d’en

faciliter la gestion quotidienne.

s’attacher à simplifier le protocole de prévention de la Maltraitance

garantir que ce protocole traite tous les cas de figure (usager-usager, usager-

professionnel, professionnel-usager, autre intervenant-usager, famille-usager) sur la base

de la cartographie des risques précédemment identifiée

développer un protocole (qui fait quoi et comment ?) pour expliquer les modalités de

signalement auprès des autorités

inclure un chapitre spécifique Bientraitance (avec traitement de la gestion des

paradoxes) et Maltraitance dans le PE

s’appuyer en tant que de besoin sur les RBPP publiées par l’ANESM en matière de

Bientraitance et de Maltraitance pour compléter, améliorer encore le dispositif existant

s’appuyer en tant que de besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM en matière de

conduites violentes dans les établissements accueillant des adolescents : prévention et

réponses pour compléter, améliorer encore le dispositif existant

B.2.2 / Gestion fonctionnelle

Gestion des carrières / mobilité interne / GPEC

Les personnels ont la possibilité de changer de groupe dès lors que la règle de parité “homme/femme” est respectée. Il est aussi possible de passer de l’internat à l’école et vice

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versa.

Le soir, un surveillant de nuit arrive à 20h30 pour les transmissions. Un éducateur reste en relais jusqu’à 22h00 et plus si besoin. Un autre surveillant arrive entre 21h et 22h00.

Une instance annuelle dans le cadre des “DIF” permet d’évaluer les besoins en plan de

formation et en plan de carrière. Une rencontre “DIF” est organisée chaque année. Celle-ci se passe au travers d’un entretien avec le Chef de Service pour le personnel éducatif ou le

directeur pour le personnel des services généraux, du pôle paramédical ou médical. Il n’existe pas de grille d’évaluation. Par contre ces entretiens sont planifiés et comportent

des objectifs (fonctionnement, qualité de prise en charge, positionnement dans l’équipe,

etc…). Le Directeur réalise aussi l’entretien du Chef de Service.

distinguer l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel suivant la loi n°

2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au

dialogue social

formaliser la procédure (le qui fait quoi, comment, quand, où ?)

compléter le processus support (RH)

Formation / valorisation / implication

Le plan de formation est construit sur la base des entretiens “DIF” et des demandes des IRP

qui sont celles exprimées par les personnels au travers du Conseil d’Etablissement.

Ce qui pose problème aujourd’hui, c’est le remplacement des personnels qui partent en

formation car le coût nécessaire à ces remplacements ne peut plus être imputé en partie sur le Plan de formation.

De manière systématique, chaque année une formation incendie est réalisée et les personnels y participent par roulement.

La valorisation du personnel passe d’abord par une relation de proximité entre le personnel

et l’encadrement. Faciliter l’implication des personnels, c’est avant tout les écouter, les

laisser exprimer leurs points de vue et entendre leurs arguments.

L’évolution de carrière peut passer dans un premier temps par la promotion interne qui consiste à reconnaître le fruit du travail des personnes qui s’investissent en leur donnant de

nouvelles responsabilités dans le cadre par exemple de projet spécifique. Ces nouvelles responsabilités augmentent leur marge d’initiative et contribuent à valoriser le savoir-faire du personnel. De plus ce système a peu d’incidence financière à l’exception du professionnel qui part en transfert comme responsable. La promotion interne est un dispositif qui fonctionne bien dès lors que les personnels investissent leur fonction et leurs tâches.

En cas de création de poste, la priorité est donnée aux 36 professionnels de l’ITEP et du pôle

enfance de l’association qui dénombre environ 166 salariés au total.

Amélioration des conditions de travail (prévention des risques psychosociaux et des

maladies professionnelles, pénibilité, DUERP)

Le DUERP intègre les risques psychosociaux. Ces risques sont aussi pris en compte par la Commission Qualité, notamment en ce qui concerne la prévention. La médecine du travail est là également si besoin, les relations sont bonnes et il existe une vraie collaboration. Le

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médecin de l’ITEP peut en tant que de besoin accompagner des situations à risque.

Une supervision extérieure est assurée tous les vendredis pendant 2 heures dans le local préfabriqué situé dans l’enceinte de l’ITEP. Le Directeur procède au recrutement d’une

future intervenante qui travaille dans une MECS et qui exerce en tant que “profession libérale”.

L’analyse des pratiques actuelles permet d’évoquer avec l’équipe éducative les situations

accompagnées sous la responsabilité de la psychologue de la structure qui intervient en tant qu’animatrice. Cette analyse des pratiques est réalisée à raison d’un lundi par mois. A

termes, l’analyse des pratiques pourrait être externalisée et placée sous la responsabilité de

l’association _ _ _ _ _qui a réalisé l’action de formation sur la violence institutionnelle.

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Pluridisciplinarité (mixité des disciplines sur un même sujet à traiter) /interdisciplinarité

(faire travailler de concert des professionnels de disciplines différentes)

La pluridisciplinarité est effective au travers du projet de l’enfant qui est le lien fédérateur. Ce projet impose aux professionnels de disciplines différentes de se rencontrer sur des temps institués et planifiés pour le travailler et articuler leurs interventions (élaboration du PPA, réunion de synthèse, projet individuel avec ses trois déclinaisons que sont l’éducatif, le

pédagogique et le thérapeutique).

La mise en place du dispositif expérimental est une nouvelle preuve de la pluridisciplinarité effective au sein de l’ITEP. Chaque représentant de pôle fait un compte rendu de

l’avancement du dispositif auprès des personnels de son équipe dans les réunions qui le

concerne. La communication est à la fois ascendante et descendante tandis que les responsables de pôles garantissent la cohérence d’ensemble du fait de leur positionnement hiérarchique.

Le rôle de l’éducateur, c’est d’être au service de l’enfant. Par conséquent le référent

éducatif permanent est le garant de la circulation des informations entre tous les services. Une psychologue référente du quotidien est chargée des bilans de synthèse, du projet de l’enfant qui est en cours ou bien encore des présences et absences, des rencontres familles. Cette psychologue rencontre le Chef de Service tous les lundis matins pour caler ce qui relève du fonctionnement de la semaine. La coordinatrice de l’école rencontre également le

Chef de Service pour caler les interventions entre éducatifs et scolaires. De manière plus informelle, la coordinatrice d’école rencontre la psychologue référente. Le lundi PM, la

rencontre entre référents de service, Chef de Service éducatif, les responsables de groupe de vie et le Directeur permet également de faire un point sur le fonctionnement et l’organisation entre services. Chaque enfant dispose d’un référent éducatif et scolaire.

Lorsqu’il y a des inclusions en milieu ordinaire, c’est-à-dire lorsque le projet d’un enfant le

prépare à passer progressivement de l’école spécialisée au milieu ordinaire, les référents de

l’enfant participent aux équipes de suivi ESS (équipe de suivi de la scolarisation), aux synthèses extérieures et rencontrent les partenaires. Cette organisation et l’ensemble des

rencontres qui en découlent participent à l’interdisciplinarité au sein de l’ITEP.

clarifier l’effectivité pluridisciplinarité et interdisciplinarité sur l’organigramme via des

liaisons fonctionnelles

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B.3 / Ressources Matérielles

Infrastructures (adaptation / facteurs de risques et insécurité / garantie des droits

fondamentaux des usagers & pratiques)

Il y a une politique pluriannuel d’investissement par période de cinq ans via le PPI (Plan Pluriannuel d’investissement). Cette politique vise à planifier les investissements lourds et

importants. Chaque année la campagne budgétaire est l’occasion d’identifier de nouveaux

besoins (accessibilité des personnes handicapées, construction du pôle de jour, véhicules, changement du mobilier, groupe électrogène, etc…). Certains de ces nouveaux besoins

pourront attendre le prochain plan d’investissement, mais parfois il est nécessaire de

procéder rapidement aux achats pour des raisons de sécurité (changement de chaudière car risque d’incendie) ou réglementaires (réfection cuisine sur carrelage, gaz et aération).

A noter, afin d’optimiser les dépenses, une étude a été menée entre achat de véhicule et

location, il s’est avéré que la location était moins rentable.

Dans le cadre du dispositif, le fait de passer progressivement en externat va permettre de supprimer la problématique des chambres doubles. Néanmoins si les chambres doubles peuvent paraître limiter l’intimité des jeunes, elles sont aussi un outil qui facilite la socialisation et l’apprentissage des règles de vie en collectivité. Les difficultés de certains

jeunes nécessitent cette confrontation aux règles de la collectivité. A noter que si nécessaire et à la demande des jeunes, l’ITEP via des artifices matériels (cloisons amovibles,

meuble, …) peut créer des espaces d’intimité dans les chambres.

D’un point de vue des infrastructures les toilettes et les douches sont en nombre suffisant

sur chaque étage. Les infrastructures de l’ITEP requièrent un entretien important qui

nécessite des ressources coordonnées et planifiées. La réfection des couloirs, puis des chambres est programmée. Le changement des fenêtres de même que l’isolation sont

refaits au fur et à mesure. Les travaux sont réalisés en prenant en compte les impératifs liés à l’accompagnement des jeunes afin d’éviter de les perturber (certains sont réalisés

pendant les vacances scolaires). Sinon, les jeunes sont placés dans d’autres chambres

provisoirement après que ces changements aient été préparés par l’équipe avec le ou les

jeunes accueillis et ceux qui accueillent. A noter aussi, que les besoins et attentes exprimés par les usagers au sein des différentes instances sont pris en compte lors de la réfection des infrastructures, comme par exemple l’insonorisation des couloirs.

Maintenance infrastructures et véhicules (organisation et traçabilité)

La maintenance est assurée par deux personnes des services généraux. Des IMPro peuvent ponctuellement intervenir sur des actions de maintenance avec un accompagnement par le personnel de l’IMPro, tandis que les matériels sont fournis par l’ITEP.

Contrôle (commission de sécurité, registre de sécurité, norme HACCP/RABC/Plan de

maîtrise)

La sous-commission départementale de sécurité a visité l’ITEP et ses différents bâtiments le

10 avril 2013. Elle a rendu un avis favorable à la poursuite de l’activité le 4 juin 2013, avis

relayé par le maire de la commune de _ _ _ _ _.

L’organisme SOCOTEC est chargé d’effectuer les contrôles, notamment des aires collectives

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de jeux, des installations électriques, sécurité incendie, installation de gaz.

La cuisine fonctionne selon la marche en avant. La DDCSPP (Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations) de _ _ _ _ _a réalisé dernièrement une inspection de la cuisine de l’établissement et a rendu un avis positif de conformité aux

règlements applicables.

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B.4 / Stratégie

Le contenu du PE/PS et adéquation avec RBPP

Le projet d’établissement date de 2007. Il s’est inscrit dans le projet de reconversion en

ITEP. Ce projet est compatible avec les schémas d’organisations sociales et médicosociales

départementaux ou régionaux valables à la date de validité du PE actuel.

Ce projet d’établissement se décline en projets de services qui correspondent aux missions confiées à un ITEP. Les prestations et activités y sont développées. Sans être complétement maîtrisé, le PE actuel contient la vision projective de l’ITEP, c’est-à-dire la nécessité de s’orienter vers une nouvelle offre de services dans un avenir proche. Néanmoins, cette version de PE ne contient pas d’objectifs qualitatifs ou quantitatifs ni de plan d’action

venant traduire concrètement cette vision projective.

Un PE est en cours de réactualisation, il sera validé le 24 juin par le CA (Conseil d’Administration). Cette réactualisation est le fruit d’une collaboration pluridisciplinaire la

plus large possible. Ce PE est conforme au SROMS _ _ _ _ _, de même qu’au PRIAC, et au

schéma départemental de protection de l’enfance. Ce PE contient une vision projective qui

nécessite d’être planifiée mais qui correspond aux évolutions que connaissent les ITEP et les

publics qu’ils accueillent. A noter que cette vision projective s’appuie sur l’expérience de l’ITEP et de son personnel.

La principale préoccupation réside dans les moyens nécessaires à l’évolution du dispositif et

par conséquent de l’offre de service. En l’absence de moyens supplémentaires, ce dispositif

devra être développé par redéploiement et à moyens constants, ce qui risque d’impacter

fortement sa mise en œuvre et sa pérennité.

poursuivre la réactualisation du PE conformément aux exigences inscrites à l’article

L311-8 du CASF

s’appuyer en tant que de besoin sur la RBPP “élaboration, rédaction et animation du

PE/PS”

Elaboration ou réactualisation et participation des parties prenantes

Une commission constituée d’un représentant par service, du directeur, de la secrétaire a été créée. Un document qui sera présenté au CVS pour avis et consultation puis au CA pour validation définitive. A noter que le précédent PE avait été réalisé en urgence pour répondre au changement d’autorisation de l’établissement, c’est-à-dire pour le passage d’IR à ITEP.

La cohérence du PE/PS avec le PA et la planification des autorités (SROMS, PRIAC,

Schémas départementaux ou nationaux, plan national,…)

Le PE est en cohérence avec l’ensemble des plans, schémas qui lui sont applicables.

La dimension projective (objectifs et planification, mise en œuvre et suivi, mesure des

résultats et des effets, adaptation de l’organisation au regard des changements observés)

Cette partie devra être finalisée avant validation définitive du PE.

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traduire la vision projective (perspective) en objectifs

élaborer un plan d’action et des fiches d’action

Ouverture sur l’extérieur et inscription sur le territoire (le niveau de proximité, l’utilisation

des ressources du milieu, contribution aux évolutions et à la modification de

l’environnement)

L’une des priorités du PE en cours de réactualisation, c’est la scolarisation professionnelle et

le travail avec la famille et la justice. Cette priorité va conditionner les actions partenariales qui seront entreprises par la suite.

Il va s’agir dans un premier temps de conventionner avec la mairie de _ _ _ _ _pour externaliser une partie de la prise en charge des jeunes en proximité avec le milieu ordinaire. L’ITEP se positionnera plutôt sur une dimension de prévention en étroite

collaboration avec le réseau de _ _ _ _ _, les partenaires scolaires et/ou professionnels sans oublier une collaboration étroite avec la famille. La Mairie met à disposition de l’ITEP un

local, un centre de loisirs en plein centre-ville disposant de nombreuses salles, tandis que l’établissement assurera l’accompagnement éducatif, voire thérapeutique des enfants non

internes.

Depuis l’ouverture de l’ITEP en 1956, celui-ci n’a pas cessé de s’intégrer et de participer à la

vie de la commune. A titre d’exemple, l’ITEP bénéficie d’un créneau au gymnase ou à la piscine _ _ _ _ _. L’ITEP organise aussi un téléthon qui rassemble de nombreuses institutions

ainsi que la mairie. L’école de l’ITEP se déplace à la Maison de Retraite pour faire des

animations communes. Une scénette “en classe à 60 ans” a été organisée conjointement avec les enfants et les résidents et présentée aux riverains et aux familles au sein du gymnase.

A noter, que le PE en cours de réactualisation contient une cartographie des partenariats et réseaux.

Le Directeur est souvent invité aux cérémonies de la municipalité. L’unité spécialisée de

l’ITEP est considérée par la municipalité et les riverains comme une école. Son implantation

en dehors du Château a facilité cette distinction d’unité scolaire à part entière. L’ITEP

participe aussi à la journée verte pour le nettoyage des berges.

s’appuyer en tant que de besoin sur la RBPP “ouverture à et sur son environnement”

réfléchir à une cartographie “partenariat et réseau” plus visuelle

construire la pérennisation des collaborations (convention, coordonnées

interlocuteurs, qui fait quoi, comment et quand ?, etc…)

Ouverture à l’extérieur

L’ITEP organise une JPO surtout à l’occasion de la journée du patrimoine.

s’appuyer en tant que de besoin sur la RBPP “ouverture à et sur son environnement”

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B.5 / Ressources Financières

La politique en matière de ressources financières (dons, legs, contributions, cotisations,

opérations commerciales, intérêts,….)

L’association est habilitée à recevoir des legs, des dons. L’association ne mène pas d’actions marketing spécifiques.

La politique en matière de ressources tarifaires (prix de journée, dotation globale,

subventions, CPOM,…)

Tant que le CPOM n’est pas signé, la dotation est globalisée, elle est calculée sur la base du

prix de journée.

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B.6 / Qualité

La démarche initiale (organisation, fonctionnement, communication, participation,…)

La démarche initiale a été accompagnée par le CREAHI (Centre Régionaux d’Etude et

d’Action sur les Handicaps et les Inadaptations) afin de déployer le référentiel PERICLES. Une convention de formation a été négociée et signée avec le CREAHI de _ _ _ _ _ le 21 janvier 2008. Celle-ci poursuivait les objectifs de formation suivants :

développer les compétences des professionnels à comprendre la démarche d’évaluation interne,

manipuler l’outil PERICLES,

mettre en œuvre les résultats de la démarche.

Le 26 novembre 2007, la formatrice du CREAHI est venue présenter à l’ensemble du

personnel la démarche, les modalités, les méthodes et les objectifs de cette première évaluation interne.

L’étude des plans d’analyse issus du référentiel a été menée selon une évaluation participative, déclarative des membres du personnel inscrits sur plusieurs journées de travail. Chaque groupe comprenait :

un membre de la direction,

un représentant des services administratifs,

un représentant des services généraux,

deux éducateurs d’internat,

un enseignant,

un représentant du pôle thérapeutique,

un éducateur scolaire.

Un planning des réunions pour l’étude des plans a été calé, les groupes étaient accompagnés par la formatrice.

A partir d’un document de synthèse élaboré à partir du logiciel, une éducatrice a été

chargée de faire ressortir et regrouper les points forts et les points faibles qui ont permis de dégager des éléments de vérification pour la phase suivante.

Cette phase de vérification a nécessité la constitution de deux nouveaux groupes de travail comprenant un représentant de chaque secteur d’activités. Le 16 février 2009, une réunion

de formation avec l’intervenante extérieure, a eu pour objet la présentation et la validation des outils de vérification. Deux nouveaux groupes ont été constitués à cette fin.

Enfin la rédaction du rapport d’évaluation a débuté par la constitution de 3 groupes

représentant les pôles éducatifs, pédagogiques et thérapeutiques. Le rapport d’évaluation

interne a été déposé aux ARS le 14 mars 2013.

La démarche d’amélioration (cycle PDCA)

Deux commissions ont travaillé parallèlement. Une sur l’accompagnement des jeunes sortis de l’établissement, l’autre sur la Bientraitance/Maltraitance. Les préconisations issues de

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ces deux commissions ont débouché sur des axes d’amélioration qui ont enrichi le plan

d’amélioration continue.

Depuis, c’est la commission d’évaluation interne qui met en place et assure le suivi des actions prévues. Pour certaines la traçabilité est assurée dès lors que les actions sont complexes à mettre en œuvre ou nécessitent des investissements. Dans ce cas-là, la commission au travers des Fiches d’Action en vérifie l’effectivité, mais ne mesure pas l’impact, les effets sur les usagers. Pour les autres actions, l’ITEP ne garantit pas un suivi

aussi complet ni la mesure des effets.

prévoir un autre mode d’organisation type “Approche Processus” pour simplifier et

faciliter l’implication des personnels

travailler sur un formulaire de type “PAQ” (Plan d’amélioration qualité) construit sur le

principe de la Roue de Deming (planifier, faire, contrôler, agir/réagir)

intégrer les effets attendus, inattendus, positifs, négatifs, directs, indirects, observés,

recueillis sur les phases planification et contrôle (Roue de Deming)

Prise en compte des RBPP / appropriation par les personnels

Les RBPP transversales sont portées par l’encadrement. Les RBPP sectorielles ne sont pas

déployées.

Articulation entre démarche Ei et PE/PS

La cohérence est assurée entre démarche d’évaluation interne et PE, notamment sur les

aspects pluridisciplinarité, interdisciplinarité et Bientraitance. Le plan d’amélioration

continue intègre dans le Plan 1 du Référentiel Périclès, le projet d’établissement comme

thématique d’amélioration.

A contrario, la cohérence du PE avec la démarche qualité n’est pas assurée étant donné que

le document a été réalisé en 2007, même s’il contient un § “évaluation” visant à expliquer

les obligations règlementaires.

insérer dans le PE en cours de réactualisation un lien étroit avec la démarche

d’évaluation

élaborer un plan d’action et des fiches d’action suivant un formulaire de type “PAQ”

comme vu précédemment

créer un plan global reprenant à la fois les objectifs de l’amélioration continue issus de

l’évaluation interne et ceux issus du PE pour éviter le millefeuille de plans et les risques

d’incohérence

améliorer la priorisation des objectifs afin d’en limiter le nombre et éviter ainsi l’effet

“démobilisation du personnel” en partie lié à une démarche qui ne s’interrompt jamais

améliorer la planification, la mise en œuvre et le suivi régulier des actions (deux petits

pas chaque jour valent bien mieux qu’un grand bond dans l’inconnue une fois tous les

deux mois)

Le rapport d’activité et le suivi de la qualité

Le rapport d’activité fait un état de la démarche d’amélioration mais pas de manière

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exhaustive.

créer une matrice type “état démarche qualité” par exemple à annexer au rapport

d’activité et qui pourrait être complétée chaque année sur la base de quelques

informations comme nombre d’objectifs poursuivis, nombre d’objectifs atteints, nombre

de personnels impliqués, état de réactualisation des documents légaux (période de

validité), état des instances d’expression et de participation des usagers (nombre de CVS,

enquête de satisfaction, etc…), autre


pour développer et généraliser l’utilisation des indicateurs, notamment en ce qui

concerne l’état de maturation du système qualité et d’information

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B.7 / Communication

Politique de communication

Jusqu’à présent l’association ne communique pas, mais la question est posée comme une

priorité au sein de _ _ _ _ _. Il s’agit d’être transparent, de communiquer sur les postes à

pourvoir, sur les évènements.

Une communication a été entreprise auprès des personnels via les directeurs d’établissement pour qu’ils reconnaissent l’association comme leur employeur.

Une réorganisation de l’association sous forme de pôles permettra à termes de faciliter la communication à la fois transversale (entre ESSMS) et hiérarchique ascendante/descendante (entre ESSMS et _ _ _ _ _).

Une action identifiée comme prioritaire est inscrite au CPOM en cours de signature en ce qui concerne la réactualisation du Projet Associatif.

Les relations avec les financeurs et les autorités (étatiques, territoriales,…)

L’autorité de tarification s’adresse à la Présidente de l’Association, qui ensuite diffuse aux structures (arrêté d’autorisation, recommandation,…).

Chaque directeur est responsable de la gestion de son budget. Ensuite chaque budget consolidé est transmis à l’association. La comptable associative consolide de nouveau les données mais au niveau associatif. Une secrétaire _ _ _ _ _remplit les ordres du jour des réunions et les transmet aux différentes parties prenantes, elle diffuse également les différents comptes rendus (CA, CTD, commissions,..).

La communication externe institutionnelle et associative auprès de toutes les parties

prenantes

Chaque structure gère sa propre communication. Celle-ci est essentiellement portée par la direction qui participe à toutes les cérémonies afin de représenter l’établissement, faciliter son ouverture sur l’extérieur.

Au niveau Associatif, un site verra prochainement le jour pour présenter à la fois l’association et ses établissements. Ce site sera créé par le fils du directeur de

l’ITEP/IME/SESSAD _ _ _ _ _.

La communication interne

La communication interne est réalisée au travers des réunions institutionnelles, via l’affichage, mais aussi les IRP ou bien encore via la réelle proximité entre personnel et

direction, ce qui facilite grandement les échanges au quotidien.

La gestion des situations de crise

Les crises qui surviennent sont liées à l’intensité des prises en charge, notamment sur les problématiques psychiques aigues qui posent problème au quotidien. L’ITEP fonctionne sur

un mode action/réaction afin de ne jamais laisser traîner les situations. Un vrai soutien est apporté aux personnels à tous les niveaux. C’est primordial pour les fidéliser et pour

garantir la continuité et la qualité de la prise en charge.

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C / Processus métiers

C.1 / Accueil & admission

Gestion file d’attente / file active

La MDPH diffuse une liste tous les deux mois. Cette liste contient les demandes non pourvues sur le département avec quelques informations complémentaires (adresse des parents, âge de l’enfant, date de première demande, date de notification).

L’ITEP peut être sollicité directement par les familles qui sont munies de la notification

MDPH et de la liste des établissements en capacité d’accueillir leur enfant ou par les

services sociaux qui dispose d’un dossier mais pas toujours de la notification. Parfois, la sollicitation peut venir aussi de la commission technique d’évaluation des priorités, d’autres

organismes gestionnaires, du secteur psychiatrique, de l’éducation nationale, de l’ARS, du

CG.

Les demandes sont traitées par ordre chronologique dans la liste MDPH. La liste d’attente

est gérée au cas par cas, la demande doit être adaptée à l’ITEP. Dans tous les cas un ou plusieurs entretiens sont mis en place et permettent de se forger une opinion sur l’adéquation ou pas de la demande. Les demandes de visites sont toujours satisfaites. Seuls les parents qui sollicitent l’ITEP sont informés de l’état d’avancement de leur dossier. A contrario, il n’y a jamais une date précise d’indiquée quant à l’admission mais une période

probable. Les familles sont rassurées par le personnel de l’ITEP qui les informe que le

dossier suit son cours et qu’ils ne sont pas oubliés.

Admission

En vue de l’admission des entretiens sont réalisés avec le Chef de Service et la psychologue, la famille et l’enfant. Il s’agit de faire connaissance, d’évaluer les attentes de la famille,

d’évoquer la scolarisation mais aussi de présenter l’ITEP, de décrire son fonctionnement.

Les documents légaux sont alors remis à cette occasion. L’admission est prononcée par le

Directeur. Toutes les parties prenantes sont alors informées par téléphone et par écrit de l’admission. Une procédure décrit le dispositif mis en place.

D’autres rencontres sont alors mises en œuvre pour officialiser l’admission, construire le

dossier, notamment sur la partie administrative, la remise et la signature du contrat de séjour. Ce dernier est en trois exemplaires, un à destination de la famille, un pour la MDPH et enfin un troisième pour le dossier. Les questions sur la vêture sont également abordées au cours de ces rencontres.

indiquer dans les procédures le qui fait quoi et comment ?

Accueil

L’enfant est accueilli par le Chef de Service ou le personnel éducatif présent. Il est

accompagné jusqu’à sa chambre pour déposer ses affaires. Une visite est effectuée pour présenter le lieu d’accueil ainsi que l’école, puis l’enfant est accompagné jusqu’à sa classe,

c’est aussi le moment du départ pour le parent qui accompagne. Sur la pause “déjeuner”, il y a la rencontre avec l’éducateur référent, puis l’installation complète sur le lieu d’hébergement avant de retourner à l’école. Une attention particulière est faite par le

référent ou l’éducateur présent pour expliquer dès que possible les règles, présenter les

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personnels et les autres enfants.

Bien sûr la connaissance de l’établissement, des personnels et des enfants se fait au fur et à

mesure de l’accompagnement et des jours qui s’écoulent. Le premier mercredi dans le

cadre des réunions d’enfants, le nouvel arrivant est présenté. En fin de semaine, le Chef de Service fait un point avec l’enfant. Des transmissions existent aussi entre le pédagogique et

l’éducatif lorsque le référent va chercher l’enfant. La nuit, une surveillance accrue est

organisée pour tout nouvel arrivant en tout cas les premiers jours. Des enregistrements sont faits dans le cahier d’observations. Les réunions du lundi permettent d’évoquer les

difficultés qui se sont présentées dans le cadre de l’accueil. A noter aussi que tout nouvel

arrivant rencontre le médecin le premier ou deuxième jeudi après admission afin de faire une évaluation des besoins du jeune et de compléter le dossier médical.

Six à huit semaines après l’admission, un bilan est dressé en réunion institutionnelle en présence de l’éducateur référent, référent pédagogique, psychologue, parents, enfant, médecin. Le bilan vise à dresser les potentialités et les difficultés de l’enfant sur la base des

observations faites au cours de la période. A noter que les services utilisent des grilles d’évaluation et/ou d’observations spécifiques à leur domaine d’activité. Cette réunion

fonde l’élaboration du PPA, il s’agit du chapeau du PPA, c’est-à-dire les grandes lignes. C’est

ce qui va garantir l’interdisciplinarité dans la mise en œuvre de l’accompagnement.

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C.2 / Accompagnement

Les missions

Les missions de l’ITEP sont conformes à celles qui sont énoncées et rappelées dans

l’évaluation interne (EI) et logiquement reprises dans le chapitre 3 du Projet

d’Etablissement (PE) (Pièces transmises avec les autres pièces techniques en amont de

l’évaluation sur site). On peut en préambule de ce qui suit rappeler ici les grandes orientations : prévention, protection (Administrative et judiciaire), éducation, scolarité, assistance à la vie quotidienne, insertion.

Le travail avec les familles est jugé nécessaire voire indispensable pour une prise en charge cohérente et complète de l’usager (Hormis quelques situations jugées préoccupantes où

l’éloignement est à l’inverse un gage de succès dans la recomposition de l’enfant confié).

Questionnées, nombre de personnes interrogées ont limité leur conception du travail accompli au seul accompagnement de la vie quotidienne, en réduisant de fait leur perception des autres aspects de la prise en charge.

rappeler aux personnels en réunion institutionnelles les missions confiées et le cadre

règlementaire de l’ITEP

Les prestations & activités et le référentiel d’évaluation interne

De nombreux professionnels de l’ITEP signalent avoir participé à l’Evaluation Interne (EI) via

différents sujets abordés.

Le référentiel PERICLES qui a servi de base à la conduite de l’EI est nommé régulièrement

par les personnes interviewées. En exemple de participation aux groupes de réflexion, un professionnel cite le travail produit sur l’Internat avec la gestion de l’hébergement et

l’occupation proposée aux usagers.

La gestion du temps est régulièrement évoquée pour expliquer le manque de motivation ou d’appropriation à la démarche et aux suites de l’évaluation.

L’appropriation des différents pôles d’intérêt mis en exergue par l’EI n’a pas été démontrée.

Cela laisse même entrevoir un retour rapide des professionnels à un travail certes compétent d’accompagnement mais sans le sens et l’insertion de la délivrance des

prestations dans une démarche d’amélioration continue de la qualité voulues par l’évaluation (Les 13 Plans de réflexion et les 32 Fiches Actions issues de l’EI font aujourd’hui

partie d’un passé lui-même difficilement situable dans le temps pour nombre de professionnels).

réfléchir sur une actualisation de la démarche et les moyens de l’appropriation pour les

personnels ou opter pour un mode d’organisation autre que référentiel, approche

processus, par exemple

Les prestations & activités et le cycle PDCA

Au sous-sol, une cuisinière tient la gestion des achats des produits alimentaires, la gestion des stocks (Poste informatique dédié), la création des menus d’un mois à l’autre (Ils sont

soumis à l’avis du médecin attaché à l’établissement) et la confection des repas, la garantie

de conservation des aliments frais, la responsabilité de la liaison chaude : elle confectionne l’ensemble des repas. La fourniture du pain est négociée avec 2 artisans locaux. La

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cuisinière fournit les denrées nécessaires aux « ateliers Cuisine » (Réalisation de gâteaux et autres). Elle planifie aussi en fonction d’un planning qui lui est communiqué par les

éducateurs, les besoins en gâteaux et autres fruits nécessaires aux anniversaires des usagers. La connaissance de la fiche de poste de la Cuisinière reste à démontrer, la professionnelle disant ne pas la connaître et la Direction lui rappelant où elle se trouve.

Une femme de service assure l’entretien des locaux mais sa formation complémentaire et

large initiation à l’usage de la cuisine fait d’elle une collaboratrice « remplaçante privilégiée » de la cuisinière titulaire en cas de besoin.

Une lingère s’occupe du linge plat mais se trouve souvent en appui de la prise en charge des

linges personnels des usagers pour lesquels les familles se montrent déficitaires, voire pour répondre en cas de « petits accidents » vécus par les enfants. Une buanderie hors norme RABC est à disposition dans le sous-sol de l’établissement.

Le rez-de-chaussée accueille les services administratifs (Dans le bureau du secrétariat sont rangés sous clef les Dossiers des Usagers), de Direction et les zones vie collective de 3 des 4 groupes.

Aux étages, les chambres collectives disposent de mobiliers pouvant selon la demande isoler les têtes de lit de celle du voisin. Les armoires individuelles ne disposent pas de serrure, verrou ou tout autre moyen permettant de préserver les objets ou produits personnels.

Un local dédié à l’infirmerie et aux visites du médecin est au centre des locaux

d’hébergement. Son accès est sécurisé comme l’est le meuble qui contient les dossiers

médicaux des usagers. L’ITEP s’appuie sur l’infirmière de ville pour la pédagogie et l’emploi

des médicaments pris par les usagers.

La visite du site scolaire spécialisé, situé à 400 mètres du bâtiment de l’hébergement,

rassemble l’Ecole Spécialisée dans un 1er bâtiment (Avec salle informatique, 4 salles de classe disposant chacune d’un espace vert, avec des intervenants détachés de l’Education

Nationale (EN), Le Pôle Educatif de Jour (PJ)) et dans un autre local peu éloigné, le Pôle Thérapeutique (Qui héberge les professionnels médicaux et paramédicaux tels médecin-psychiatre, psychomotricienne, psychologue).

L’école spécialisée est organisée en fonction des niveaux scolaires et non de l’âge des

usagers. Elle est représentée par un personnel dédié EN ; il intervient dans une Instance de Prévention pour faire remonter les difficultés rencontrées avec le public ITEP confié. Il est rappelé ici que l’ITEP n’a pas d’instance type CHSCT. Il a été constaté à l’arrivée des enfants

le lundi matin, venant en direct de leurs familles et avec leur paquetage de la semaine qu’ils

ne bénéficient pas de lieu pour les déposer.

Le Pôle de Jour (PJ) a été organisé pour accueillir un groupe restreint d’enfants dits difficiles

afin de leur assurer une prise en charge plus ciblée et spécifique, cela pour mettre en œuvre

une aide à l’intégration (Socialisation). Les locaux utilisés sont ceux du site qui réunit à la

fois l’Ecole Spécialisée (ES) et le Pôle Thérapeutique (PT). Un groupe limité à 5 enfants a été

constitué. C’est à l’issue d’une réunion où la Direction est présente, que sont repérés les enfants nécessitant de bénéficier de cet accompagnement ciblé. Un éducateur spécialisé prend en charge ces enfants. Même si la polyvalence des professionnels de l’ITEP pour cette

mission est possible, il a été fait le choix de confier à un seul collaborateur la prise en charge de ce groupe pour y apporter stabilité et continuité dans le service apporté aux usagers, sur

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une longue période (Plusieurs mois). Le professionnel en poste est choisi sur la base du volontariat, voire dans le cas rencontré, basé sur la bonne connaissance d’un des enfants

« sélectionné ». Un appartement avec chambre de « retour au calme » pour tout enfant qui le nécessiterait est à disposition. La contention n’est pas pratiquée et la surveillance de proximité est préférée en cas d’enfant dont la gestion s’avèrerait délicate. Un planning des

prises en charge hebdomadaires est produit et diffusé tant aux usagers qu’aux autres

secteurs. Un travail sur les sorties voire un focus individuel lors de la préparation de CV ou d’entrée en stage d’usagers est possible par un travail d’accompagnement de l’éducateur

responsable du pôle. D’autres éducateurs de l’ITEP ont évalué le travail auprès des enfants

du PJ comme « ciblé » mais pas forcément plus « lourd », et seraient volontaires pour prendre le relais sur cette mission confiée actuellement à l’un d’eux.

Un atelier éducatif complète les lieux. De petites machines-outils (Scie sauteuse) et des matériels divers servant à la conception d’objets permettant la créativité y sont réunis.

Au pôle thérapeutique, la rencontre avec la psychomotricienne nous a permis de voir cette professionnelle in situ et auprès d’un enfant, dans un environnement et un nombre de

matériels satisfaisants même si des besoins ou une actualisation des matériels restent d’actualité. Cette professionnelle nous a dit avoir apprécié d’avoir été associée à la

conception des lieux.

diffusion de la Fiche de poste conjointement lors de la signature du contrat de travail

prévoir une action de formation/sensibilisation sur la norme RABC et planifier en

fonction de priorités identifiées des modifications et ajustements des matériels et des

pratiques

prévoir par un dispositif peu coûteux (cadenas, autre…) la fermeture des armoires afin

de préserver la sécurité des biens personnels des usagers

mettre à disposition des enfants qui arrivent le lundi matin à l’école avec leurs affaires

personnelles un lieu ou moyen de stockage

Les prestations & activités et les droits fondamentaux des usagers

Ecoute, respect sont les maîtres mots les plus utilisés dans le langage des personnes reçues en entretien. Mais à égalité, les rappels aux règles sont aussi souvent cités.

Le travail avec les partenaires, la continuité des accompagnements et la perception des

partenaires sur l’ESSMS

Comme partenaire privilégiée, l’ITEP a organisé pour l’évaluateur externe la rencontre avec

Mme La Principale du collège de _ _ _ _ _. Son établissement est à proximité de l’ITEP et est

fréquenté par quelques enfants qui y sont suivis. Le collège participe à une démarche expérimentale appelée « Education Inversée ». L’accueil d’enfants repérés comme ayant

par exemple un trouble du comportement, en situation d’attente de place pour être

accueillis à l’ITEP, est organisé dans une concertation « ITEP / CES ». L’établissement reçoit

l’enfant qui est pris en charge avec un Référent Education Nationale (EN) et est suivi par un

Référent ITEP (C'est-à-dire en « sur-effectif » pour ce dernier établissement). L’accord c’est

la rapidité de réaction de ce dernier en cas de difficulté signalée. L’organisation se fait par

une simple convention même si rien ne l’indique encore dans le Projet d’établissement du

CES. L’établissement scolaire attend en retour de ce jeu « donnant – donnant » un investissement avec l’appui d’une psychologue de l’ITEP. Ainsi, l’enfant relevant de l’ITEP,

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en âge de suivre une scolarité mais qui aurait été exclu de nombreux circuits « normaux » suite à des incidents de son fait, trouve dans ce rapprochement une nouvelle chance d’intégration. Le contrat passé avec l’enfant est bâti sur sa « volonté de s’en sortir ». Les temps de scolarité font l’objet d’un aménagement (Temps partiel au début) qui est par

exemple d’1/3 de temps pour un niveau de classe de 4ème. Le volontariat et l’implication des

professeurs sont organisés de façon que l’enfant ne soit pas stigmatisé mais intégré au

mieux. Dans le même esprit, la présence d’une Aide de Vie Sociale (AVS) est évitée. En tout

état de cause, l’usager de l’ITEP est sous la responsabilité de l’EN et relève d’une inscription

en bonne et due forme. Moyennant un travail de préparation en amont, 5 élèves bénéficient de ce régime pour l’année scolaire 2013 et 2014. La Directrice du CES assure un

« sas » des informations nécessaires aux professeurs afin de garantir la banalisation de ce type d’accueil. La Directrice Adjointe est la personne qui assure la liaison avec l’ITEP.

La Principale du Collège reste dans l’attente de la connaissance du Projet d’Etablissement (PE) de l’ITEP et de son Règlement de Fonctionnement (RF). La collaboration organisée l’est

sur la base d’une « confiance mutuelle » entre les parties.

D’autre part, Mme La Principale signale un autre biais qui favorise le rapprochement des

usagers de l’ITEP avec le milieu scolaire « ordinaire » via une convention qui permet à ses usagers de participer aux cours d’Education Physique et Sportive (EPS). Un éducateur de

l’ITEP accompagne l’enfant.

Sur un autre plan, celui de la pédagogie nécessaire autour des problèmes de sexualité, le CODES a été cité comme intervenant privilégié.

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C.3 / Projet personnalisé

Personnalisation (recueil des besoins et attentes)

A l’ITEP la phase de personnalisation de l’accompagnement débute dès les premiers

contacts. L’objectif est de vérifier l’adéquation entre la demande (besoins & attentes) de la famille avec les possibilités qu’offre l’établissement.

Cette phase de personnalisation se traduit par des visites de l’établissement et des différents pôles, et des échanges entre toutes les parties prenantes (famille, enfant, chef de service, coordinateur pédagogique et psychologue).

Dès lors que l’enfant dispose d’un PPA dans les conditions présentées ci-après, la réactualisation des besoins et attentes de la famille et de l’enfant se fait au travers de la

réunion de synthèse mise en œuvre chaque année pour faire un point sur la situation. Ce recueil des attentes donnent lieu à la production d’un compte rendu par chaque

intervenant. A noter, ces enregistrements n’apparaissent pas de manière explicite dans la procédure des projets.

Individualisation (évaluation pluridisciplinaire)

Au cours de la réunion de direction qui va statuer sur l’admission ou pas du jeune, une

période d’observation sera arrêtée par les professionnels présents. Cette période qui dure de 6 à 8 semaines va permettre aux acteurs de la prise en charge de se faire une idée plus précise des potentialités de l’enfant ou de ses difficultés. Il s’agit de la phase

d’individualisation de la prise en charge. Le formulaire “identification des besoins” sert à

synthétiser l’ensemble des observations menées par les personnels.

Co construction avec toutes les parties prenantes et diffusion

Après la période d’observation, un point de situation est mis en place. Cette rencontre regroupe les parents, les intervenants extérieurs et les référents issus de l’équipe

pluridisciplinaire.

L’objectif est de présenter les résultats obtenus au travers de la phase d’observations. Il

s’agit de mettre en évidence les points forts et les faiblesses du jeune. Au travers de ce point de situation, la famille ou l’enfant a la possibilité de s’exprimer de nouveau sur leurs besoins et attentes.

Le point de situation va déboucher sur des axes généraux de la prise en charge tels que Comportement, socialisation, etc… . Ces pistes de travail viendront alimenter un document

“Projet Personnalisé d’Accompagnement” planifié sur l’année. Un référent professionnel

est nommé et sera le garant des données recueillies, des objectifs mis en œuvre dans le cadre de l’accompagnement personnalisé.

La co construction du projet avec l’enfant reste une problématique. En effet, d’une manière

générale l’enfant reste réfractaire à l’accompagnement proposé. Il n’en comprend pas

toujours le sens et se positionne plutôt dans une attitude d’opposition, il est réfractaire au

dispositif d’une manière générale. Ceci est d’autant plus vrai que l’enfant est jeune.

Mise en œuvre et co participation

L’équipe pluridisciplinaire est porteuse du PPA, chacun à son niveau et en fonction de son

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domaine de compétences.

Le référent de l’usager est le gardien du parcours proposé en réunion et auprès duquel

l’usager a pu être entendu, voire auprès de qui l’adhésion a été obtenue.

La co participation du jeune à son projet est un travail au quotidien où tous les personnels ont un rôle important à jouer. A titre d’exemple et même si cela peut paraître anecdotique, l’énurésie si elle a été repérée donne lieu à la préparation d’un kit de vêtements propres

accessibles par l’enfant concerné afin qu’il puisse utiliser un change par lui-même voire être mis à la disposition d’un adulte qui l’aidera avec discrétion.

Suivi et mesure des effets

Des observations jalonnent les différents documents produits dans le dossier de l’usager

autorisant une orientation motivant les nouveaux objectifs retenus, permettant de les décrire et d’en donner une planification.

L’ITEP s’appuie sur les réunions institutionnelles pour faire un point sur la mise en œuvre

des PPA. Les réunions APP tous les lundis PM. Les réunions du mardi soir pour le pôle pédagogique. Les réunions du jeudi pour le pôle thérapeutique. Les réunions du vendredi matin pour le pôle éducatif.

Les effets des actions mises en œuvre sont évalués et font l’objet d’une traçabilité qui vient

enrichir le dossier de l’usager.

Réactualisation

La réactualisation du PPA est à minima faite dans l’année comme a pu le montrer l’étude

d’un dossier pris parmi tant d’autres. Cette réactualisation se déroule lors la réunion de

synthèse. L’équipe pluridisciplinaire est représentée au cours de cette réunion. Le jeune, sa famille de même que les intervenants extérieurs sont conviés à participer.

C’est un moment d’échange autour du cheminement du jeune, de la mise en œuvre de son

projet. Cette synthèse permet de valider, modifier, orienter ou réorienter le projet du jeune en fonction des éléments recueillis tout au long de l’accompagnement par l’ensemble de

l’équipe. C’est aussi un temps ou l’équipe recueille de nouveau les besoins et attentes de la

famille et de l’enfant.

Tout au long de l’accompagnement, de la réunion de situation à la réunion de synthèse, des

observations sont réalisées, des informations sont recueillies. Celles-ci sont enregistrées sur de nombreux supports et complètent utilement le dossier de l’usager. A titre d’exemple,

rapports de rencontres avec les familles, rapports et évaluations de stages (couture, équitation, cuisine, etc…), fiche d’observation individualisée, bilan de programme

individuel, bilan éducatif annuel, projet d’activité. L’ensemble de ces informations

contribuent à renseigner l’équipe sur sa perception ; de l’usager ; de ses besoins et attentes ; de ses évolutions ou au contraire de ses régressions.

respecter les exigences règlementaires relatives au PPA et inscrites aux articles D312-

59-1 à D312-59-3 du CASF

s’appuyer en tant que de besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “les attentes de la

personne et le PP”

C.4 / Orientation & sortie

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Renouvellement

Le renouvellement consiste à prolonger l’accompagnement jusqu’à 16 ans et à titre dérogatoire accordé par la MDPH jusqu’à 17 ans. Dans le cadre d’une réorientation, d’une

sortie du dispositif, d’une prolongation ou pour toute autre raison un dossier est renseigné

par l’équipe et diffusé à la MDPH. Un exemplaire du document “Synthèse Secteur Enfance”

a été fourni au cours de l’évaluation. Ce dossier est renseigné sur la base des informations, des observations, des analyses pluridisciplinaires produites tout au long de l’accompagnement.

Réorientation

Les modalités de réorientation suivent les formalités précitées. La réorientation peut être ponctuellement compliquée dès lors que la MDPH ou la CDOEA se prononcent négativement sur la demande de l’ITEP, notamment lorsque la réorientation concerne une affectation en SECPA.

Sortie (temporaire ou définitive)

Si la commission de synthèse juge nécessaire la sortie définitive de l’enfant sur la base de

son expérience et de son analyse de la situation de l’enfant ou à sa demande, la sortie est préparée avec toutes les parties prenantes. Un document “Synthèse Secteur Enfance” est

alors complété et diffusé à la MDPH.

Des exclusions temporaires peuvent être mises en place en fonction de la gravité des faits. Les règles en termes de comportement civil et de respect des rythmes de vie collective de l’hygiène et de la sécurité sont rappelées dans le règlement de fonctionnement,

notamment dans le “règlement intérieur” de chaque pôle.

Le règlement de fonctionnement ne stipule pas conformément à l’article 10 du Décret n°2003-1095 du 14 novembre 2003 que les faits de violence sur autrui sont susceptibles d'entraîner des procédures administratives et judiciaires. Néanmoins une formulation assez proche est intégrée au document. Lors de l’évaluation, le directeur nous a informé que les modalités d’exclusions temporaires étaient expliquées dans le règlement de

fonctionnement, mais nous n’avons pas retrouvé cette information.

L’ITEP a développé un dispositif qui mérite d’être présenté. Il s’agit d’un processus

démocratique qui permet de statuer sur une éventuelle exclusion ou sur toute autre forme de sanction via une commission constituée de façon paritaire d’enfants et de personnels.

Un enfant qui ne respecte pas les règles énoncées plus haut est convoqué devant cette commission composée de 8 membres. Il pourra ainsi s’expliquer sur les raisons, les risques

sont alors rappelés par les personnels et usagers qui siègent à cette instance. A la fin de l’entretien les membres de l’instance se concertent et arrêtent une décision motivée. Les

parents sont informés avant du recours à cette commission et après afin de leur expliquer la décision prise. Un recours des parents auprès de la direction reste possible ensuite. Cet outil responsabilise les enfants, il leur permet de prendre des décisions importantes, c’est

aussi un travail sur la socialisation. Il est important de noter que l’exclusion même

temporaire n’est pas la seule alternative. Il existe aussi le travail d’intérêt général, la

réparation immédiate. N’oublions pas que l’exclusion est toujours vécue difficilement pour des publics qui sont souvent déjà exclus du milieu ordinaire. Ce sont les membres du CVS

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qui siègent à cette commission.

Continuité des relations

Dans le cadre de l’évaluation interne et plus spécifiquement des enquêtes de satisfaction diffusées auprès des familles, l’ITEP après dépouillement et analyse des résultats a fait le

constat suivant :

“Le projet et la préparation à la sortie ne satisfont pas les familles. L’absence d’un service

de suivi plonge les familles dans une certaine incompréhension en les laissant œuvrer seuls à

un moment critique pour certains ou en passant le relais à un dispositif SESSAD jugé trop

léger.” Ces éléments sont extraits du rapport d’évaluation interne.

Il est par conséquent apparu nécessaire à l’ITEP dans le cadre du projet de sortie de clarifier au mieux le rôle des partenaires, d’établir le lien entre les parents et institution ou

organisme d’accueil, d’assurer l’accompagnement physique.

Tout ceci a fait l’objet d’une fiche d’action dans le cadre de l’amélioration continue (FA 6.2,

6.36.4, 6.5).

A l’heure actuelle, le référent qui accompagne l’enfant lors de son passage au sein de l’ITEP

assure également le suivi sur l’année qui s’écoule après la sortie. Il peut être interpellé par

la famille ou l’enfant pour n’importe quel problème. Afin de prévenir les éventuelles

difficultés, le référent prend lui-même contact avec la famille une fois par trimestre au minimum. Un reporting oral est fait par le référent en réunion institutionnelle auprès du directeur. Dès lors qu’une situation devient problématique un rapport écrit est

systématiquement fait par le référent. Cette solution constitue une réelle valeur ajoutée tout particulièrement pour les usagers qui quittent l’ITEP sans aucune autre forme de prise

en charge pour intégrer le milieu ordinaire.

L’orientation est aussi travaillée par l’équipe avec la famille. Les démarches sont présentées

et expliquées. Le personnel de l’ITEP peut accompagner la famille dans certaines démarches

administratives ou pour toute rencontre avec d’autres institutionnels et partenaires. Le document “Processus d’admission” présente de manière succincte l’étape « projet de sortie et suivi ». Le PE en cours d’élaboration présentera le dispositif mis en place. Ce point est

inscrit dans la fiche d’action citée ci-dessus.

Une mère de famille interviewée a porté témoignage du processus de sortie mis en œuvre

par l’ITEP concernant son fils et se déclare satisfaite sur le sujet vis-à-vis des mesures engagées par l’établissement. Elle sait qu’un suivi sera organisé mais ne connaît pas clairement les limites de cet engagement ni des retours qui lui seront faits fonction de difficultés qui seraient rencontrées.

organiser et valoriser par tout moyen l’information relative au suivi de l’usager « après

l’ITEP »

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C.5 / Expression & participation

Les instances mises en œuvre

Le CVS est constitué. Il dispose de son propre “Règlement intérieur“ Il se réunit au

minimum 3 fois par an. Chaque groupe de vie dispose d’un représentant qui siège au CVS. Chaque représentant présente au CVS les besoins et attentes recueillis auprès des autres enfants du groupe et enregistrés sur un cahier. Des ordres du jour et des comptes rendus sont réalisés. Les besoins et attentes des usagers sont variés, à titre d’exemple, l’utilisation des portables. Le CVS est aussi l’occasion de faire un point sur la démarche qualité de même

que sur le projet d’établissement, le règlement de fonctionnement, les projets de transferts,

les changements organisationnels.

Un entretien au téléphone a été organisé avec la mère d’un enfant qui est sur le point de

quitter l’ITEP. Cette dame se sachant élue pour 3 ans, est très engagée dans cette instance

et a donc, malgré son départ prochain de l’institution, accepté de porter témoignage. Le CVS est reconnu à travers ses représentants ; les enfants savent le repérer.

Cette dame signale avoir participé à au moins trois réunions dans l’année. L’ordre du jour

fait l’objet d’une concertation avec les enfants. Les comptes rendus sont rendus accessibles via les éducateurs. Néanmoins, une autre mère de famille, future candidate au CVS, si elle reconnaît connaître son existence en ignore le fonctionnement et le contenu.

D’autre part, la Personne Qualifiée est une notion inconnue des personnes entendues, et ne fait pas l’objet d’un affichage alors même que ce point a fait l’objet d’une réflexion (Plan 4

de l’Evaluation Interne). De même l’accès de la Charte des Droits et Libertés de la Personne

Accueillie (Plan 1 et Fiche Action 1.4) ne donne pas lieu à un affichage ou à un accès facilité (Bureau du secrétariat).

porter à la connaissance des parents et responsables légaux l’information nécessaire à

la compréhension de l’instance du CVS, y compris en ce qui concerne « la personne

qualifiée » au-delà de la seule formalisation dans le livret d’accueil

Les réponses apportées

Toutes les parties prenantes contrôlent les réponses apportées par l’ITEP dans le cadre du

CVS. Les enfants d’une part, principaux concernés qui n’oublient pas de rappeler à la

structure ses engagements, la direction ou l’organisme gestionnaire d’autre part, afin de

faire un état des lieux des actions en cours et de leur pertinence.

L’élue au CVS tient à signaler que nombre de demandes sont servies, souvent avec les

moyens déjà existants telles les demandes d’un terrain de foot ou d’un bac à sable. Pour le

premier, sa réalisation est effective et les enfants ont tenu à lui donner les noms des 2 personnels de service qui ont été à l’origine de sa création dans l’enceinte du parc de

l’établissement. Pour le dernier, la réalisation en cours a pu être constatée par les évaluateurs lors de la visite du parc menée par le Directeur.

Sur le plan du suivi et de la sortie de l’institution de l’enfant (point d’amélioration identifié

dans le cadre des questionnaires), l’ITEP a été en mesure d’apporter une solution jugée

satisfaisante par l’élue interviewée, dont le fils quittera l’ITEP prochainement pour un IME

(Le critère géographique est cohérent pour la proximité familiale et la pérennité des échanges futurs avec l’enfant).

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La perception des usagers et/ou RL sur l’ESSMS

La mère d’un usager a pu rapporter les faits suivants. Sa perception de l’établissement et les

contacts sont jugés bons avec une participation et des échanges fréquents. Les enfants sont mis en valeur et sont impliqués. Les personnels sont disponibles et ouverts. L’épaulement

des parents eux-mêmes en difficulté est apprécié. L’ambiance est bonne, l’expression est

« libre et cohérente ». Une autre mère de famille dont le fils est nouvellement intégré à l’ITEP fait part de la qualité du regard posé sur l’enfant par l’ensemble de l’institution.

L’expression et la participation au quotidien

Les réunions du mercredi sont une autre instance de participation où chaque groupe de 8 enfants (Il y en a 4 dans l’ITEP) croise les problématiques rencontrées et exprime ses

attentes et remarques. Un cahier confié à un enfant « élu » par ses pairs est tenu par lui et trace les propos qui ont été échangés. Une place est faite à la cuisinière pour qu’elle

intervienne dans cette instance tant pour écouter les « doléances » que pour répondre aux souhaits qui ont pu être exprimés. Ces réunions sont conduites par le Chef de Service. Une partie de l’équipe éducative est présente également. Des réponses peuvent être apportées dans l’instant ou de manière différée en fonction de la problématique posée. Ces réunions

permettent aussi d’alimenter les réunions institutionnelles du lundi. Une copie du cahier

des réunions nous a été transmise au cours de l’évaluation.

Les rencontres du vendredi sont plus axées sur l’évaluation et l’auto-évaluation entre usagers d’un même groupe de vie. Elles permettent de faire un bilan de la semaine sur le

comportement des enfants, chacun peut s’exprimer. C’est également l’occasion de discuter ou de planifier les activités à venir. C’est aussi un lieu où l’équipe éducative peut

désamorcer les angoisses de retour et de séparation. Une copie du cahier des réunions nous a été transmise au cours de l’évaluation.

Sur la partie scolaire, le lundi matin est organisé un « quoi de neuf ». Ce temps spécifique a pour objet d’échanger sur le week end (les problèmes rencontrés, les aspects positifs et

négatifs, les situations vécues, les faits vus ou entendus dans les médias,…), mais aussi les bonnes résolutions de la semaine.

Sur la partie scolaire, une boite est mise à disposition auprès des enfants dans chaque classe. Cette boite permet de recueillir sur papier libre toutes les questions que se posent les enfants. Tous les vendredis, la coordinatrice recueille les questions puis les enregistre sur un cahier de même d’ailleurs que la réponse qui sera faite.

Dans le cadre de l’évaluation interne des questionnaires ont été construits et diffusés aux :

personnels de l’ITEP ;

usagers ;

familles.

Le dépouillement de ces questionnaires a permis de déboucher sur des pistes d’amélioration qui ont été prises en compte dans le plan d’amélioration de la qualité.

La gestion des appels téléphoniques personnels est favorisée et l’intimité des conversations est respectée. Lors de la visite sur le site de l’école spécialisée le Directeur nous a fait la

présentation d’un tableau inter-actif dans une salle de classe permettant une utilisation des NTIC ; un éducateur a signalé l’initiation des enfants à la construction d’un site internet et

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au final il est fait constat d’un déploiement de postes informatiques (Ceux présentés

l’étaient à destination des professionnels). La Direction comme l’équipe de l’ITEP a la

volonté de ne pas isoler les enfants du monde moderne et de ses nouveaux moyens de communication.

On ne peut omettre ici les temps de partage que sont ceux des repas pris en commun avec la présence d’un éducateur.

L’intervention de chaque enfant lors de la réunion de synthèse annuelle qui le concerne est un autre lieu d’expression individuel où sont consignées en complément du travail des adultes le concernant, ses « Demandes nouvelles » pour lesquelles des réponses lui sont apportées.

réfléchir à la mise en œuvre de logiciel (Skype) ou autre technologie nécessitant peu

d’investissement pour faciliter les relations entre usagers et proches géographiquement

éloignés, ou bien lorsque les contacts sont limités pour des raisons matérielles ou

financières

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C.6 / Dossier de l’usager

Le secret, confidentialité et anonymisation

L’ITEP s’est questionné sur les règles à appliquer en matière de secret médical, secret

professionnel, secret partagé. Un document “dossier de l’usager/accessibilité” a été créé. Celui-ci précise « qui a accès à quoi ». Ce document traite à la fois des personnels internes mais également des intervenants extérieurs. Ce document balaye l’intégralité des données

susceptibles d’être recueillies et traitées au sein de la structure.

L’anonymisation est traitée de la manière suivante, en interne les personnels connaissent les usagers, il n’y donc pas lieu d’anonymiser les informations. Seules, les règles internes relatives au secret médical, secret professionnel et secret partagé s’appliquent. A

l’extérieur, lors des réunions avec les différents professionnels habilités et autres partenaires, seules les situations sont présentées, les noms ne sont pas évoqués.

Le contenu du dossier

Le contenu du dossier a été repéré comme problématique lors de l’évaluation interne. Ce

point a fait l’objet d’une action d’amélioration continue (FA point 3.1, 3.2 ,3.3 ,3.4). Cette amélioration a été réalisée. Les actions mises en place ont été :

diffusion d’une note de service relative aux Annexes 24 ;

réunion au sujet des dossiers des enfants afin d’en organiser le contenu.

Cette action d’amélioration a donné lieu à la création d’un document “dossier de

l’usager/composition” ainsi qu’à des “check liste”. Ces documents précisent le contenu de chaque partie du dossier de l’usager. A titre d’exemple la check liste de la partie administrative du dossier de l’usager.

Création, gestion, classement et archivage

Le dossier de l’usager se constitue dès les premiers contacts et s’enrichie tout au long du

processus d’accompagnement. Dès l’entrée, la famille est tenue informée des conditions d’accès au dossier de leur enfant.

Chaque composante de l’accompagnement (thérapeutique, médicale, éducative,

pédagogique et administrative) détient, gère et complète son dossier au fil de l’eau. Les

règles internes rappellent que les photocopies sont interdites pour éviter la diffusion d’information non maîtrisable. Chaque composante décide des éléments qui viennent ou

pas enrichir la partie du dossier dont elles ont la charge.

Au départ de l’usager, toutes les parties du dossier sont rassemblées, à l’exception de la

partie thérapeutique afin de reconstituer le dossier unique, un tri est réalisé pour supprimer les documents redondants, le dossier est ensuite archivé en sous-sol dans un lieu dénommé « archive ».

Afin d’adapter les pratiques en matière de gestion du dossier d’une part et afin d’identifier

un logiciel de type « dossier de l’usager » d’autre part, le Chef de Service s’appuie sur des

recommandations publiées notamment par la DGAS, l’ANAP, le CREAI, l’ARS, etc… .

Le dossier et les tiers / le dossier et le travail en équipe

Le “Livret d’accueil” mentionne en quelques phrases les règles de consultation du dossier

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de l’usager sans indiquer qui peut faire la demande et les modalités exactes de la

procédure, à l’exception de la demande écrite exigée. Le livret d’accueil a été réactualisé sur l’année 2013 pour prendre en compte les modifications liées notamment aux conditions de consultation des dossiers.

Le « Règlement de fonctionnement » indique les principales modalités concrètes d’exercice

des droits énoncés au code de l’action sociale et des familles, notamment de ceux

mentionnés à l’article L 311-3, à l’exception de l’accès à toute information ou document

relatif à sa prise en charge, sauf dispositions législatives contraires.

Informatisation du dossier et CNIL

A ce jour le dossier de l’usager n’est pas informatisé. L’ITEP n’a pas fait de déclaration

auprès de la CNIL. La loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 est applicable dès lors qu’il existe un traitement automatisé ou un fichier

manuel (c’est-à-dire un fichier informatique ou un fichier « papier ») contenant des informations relatives à des personnes physiques. Elle définit les principes à respecter lors de la collecte, du traitement et de la conservation de ces données et garantit un certain nombre de droits pour les personnes.

L’ITEP mène une étude pour identifier un logiciel adapté aux missions qui lui ont été

imposées. Plusieurs solutions informatiques ont été explorées, mais le choix définitif n’a pas

été arrêté.

procéder à une déclaration CNIL si le logiciel tarde à venir

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Partie II / La synthèse selon le modèle de l’ANESM

Introduction

Intitulé Points remarquables Points à améliorer

1. La (ou les) démarche(s) d’évaluation interne mise(s) en

œuvre par l’ESSMS : principales caractéristiques (périmètre, axes évalués, méthode employée, modalités de participation des usagers, données recueillies, etc.) ; résultats et axes d’amélioration

mis en œuvre ; modalités de suivi des actions du plan d’amélioration continue de la

qualité ; effets observés ;

une démarche initiale accompagnée par le CREAHI sur la base du référentiel PERICLES une démarche d’amélioration continue organisée et cadrée un rapport d’activité qui

renseigne sur l’état de la démarche une évaluation interne participative

simplification de la démarche pour faciliter le suivi et l’implication des personnels améliorer la traçabilité et la mesure des effets

2. Les modalités de prise en

compte des

Recommandations de Bonnes

Pratiques Professionnelles

publiées par l’Anesm par

l’ESSMS

un encadrement qui se saisit en tant que de besoin des RBPP de l’ANESM, notamment les

transversales une Bientraitance annoncée, effective, porteuse de sens et de valeur pour l’équipe

faciliter la connaissance, l’implication et la participation des

personnels à l’intégration des

RBPP en tant que documents ressources d’appui aux pratiques

professionnelles

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p 46




A / Les conditions d’élaboration et de mise en œuvre du projet d’établissement ou

de service (PEPS) et l’organisation de la qualité de la prise en charge ou de

l’accompagnement des usagers


3. Le PEPS : actualisation, pertinence au regard des missions de l’ESSMS,

déclinaison de l’objectif central

en objectifs opérationnels cohérents et adaptés aux missions ;

un projet d’établissement en

cours de réécriture dont les éléments transmis sont conformes aux observations menées au jour de l’évaluation et en adéquation à

la fois avec les outils de planification et programmation territoriale et avec les perspectives d’évolution d’un tel dispositif

le respect des exigences quant à la réactualisation du PE

4. L’adaptation entre

l’objectif central de l’ESSMS

et les ressources humaines,

financières et matérielles,

mobilisées et celles de son

territoire d’intervention ;

la responsabilisation du personnel comme vecteur de valorisation du savoir-faire et du travail réalisé un encadrement accessible, présent pour le personnel et réactif aux difficultés du quotidien recherche permanente d’évolution des compétences et de

la technicité collaboration avec le territoire pour faciliter l’accessibilité de l’ITEP

et le transport des jeunes des infrastructures vieillissantes mais qui font l’objet d’actions

d’évolution, de modification et

d’amélioration planifiées d’un

point de vue financier et opérationnel

5. L’adéquation entre les

besoins de la population

accompagnée et le profil des

professionnels (formation

initiale, compétences) ;

les critères de sélection qui garantissent autant que faire se peut le professionnalisme l’expérience et le caractère

Bienveillant du futur salarié des personnels qualifiés sur la base des référentiels de formation du secteur une équipe en capacité d’accueillir des publics difficiles au

regard de l’évolution des

problématiques et des situations familiales souvent complexes un établissement repéré comme référent quant à l’accueil d’usager

pour lesquelles les autres solutions d’accompagnements ont montré leurs limites

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p 47




6. Les modalités

d’accompagnement des

professionnels dans leur prise

de poste et actions

(formation, réunions

d’échange pluridisciplinaire,

etc.) mises en œuvre pour

permettre aux professionnels

d’actualiser leurs

connaissances et de

consolider leurs

compétences ;

le parcours d’intégration du

nouvel arrivant qui garantit un accompagnement de proximité une planification annuelle en ce qui concerne l’organisation du

travail reconductible d’année en

année appuyée par des plannings de présence/groupe une rencontre “DIF” organisée

chaque année qui participe à la gestion des carrières un plan de formation construit en cohérence avec la rencontre “DIF”

et les besoins priorisés une pluridisciplinarité effective autour du projet de l’enfant et qui

facilite le dispositif expérimental

7. Les dispositifs de

prévention des risques

psychosociaux mis en œuvre

dans l’ESSMS et les dispositifs

de gestion de crise en matière

de ressources humaines ;

une analyse des pratiques internes effective pour les personnels une supervision externe un DUERP qui intégre les risques psychosociaux

8. Les données (qualitatives

et quantitatives) disponibles

au sein de l’ESSMS

permettant : de caractériser

le profil de la population

accompagnée ; de décrire les

modalités

d’accompagnement et

d’apprécier les ressources

mobilisées dans la mise en

œuvre des activités

principales

d’accompagnement,

d’apprécier les effets de

l’accompagnement pour les

usagers

des sources de données identifiées dans le cadre de l’évaluation interne et re-listées en tant que de besoin dans le PE en cours de réactualisation

améliorer la maîtrise des sources de données garantir la maîtrise de tous les documents institutionnels (documents légaux, documents de travail, document d’enregistrement) améliorer la mesure des effets et la traçabilité

9. La cohérence entre les

objectifs développés dans les

projets personnalisés et les

objectifs opérationnels

déclinés par l’ESSMS ;

les axes généraux d’accompagnement, chapeau du PPA en cohérence avec les missions confiées et le dispositif expérimental actuel

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p 48




B / L’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel,

géographique, socioculturel et économique


10. Les partenariats mis en place en externe et/ou en interne (dans le cadre d’un

organisme gestionnaire) : niveau de formalisation, natures et effets des partenariats développés, modalités de participation de l’ESSMS à l’évolution de son environnement ;

un partenariat développé et conventionné notamment avec les dispositifs de droit commun d’autres collaborations inter établissement font aussi l’objet de

conventionnement l’établissement met en place

toutes les coopérations nécessaires à l’accomplissement de ses missions en tant qu’ITEP mais aussi

en tant que dispositif expérimental

améliorer le conventionnement en particulier en ce qui concerne la traçabilité, la mesure des effets et le qui fait quoi, comment ?

11. La perception des

partenaires à l’égard du rôle

et des missions de l’ESSMS ;

une unité scolaire spécialisée reconnue comme une école à part entière

accentuer l’ouverture à

l’extérieur via la mise en place

d’actions spécifiques

12. Les modalités de

coordination et d’intégration

des interventions des

personnes extérieures à

l’ESSMS autour du projet de

chaque personne ;

informations relatives au(x)

système(s) de circulation de

l’information permettant

d’articuler ces interventions ;

la réactivité et la souplesse de l’établissement mises en avant par

les partenaires pour traiter les situations complexes l’accompagnement clarifié par

l’ITEP en cas de sortie du jeune du

dispositif

améliorer la maîtrise des sources de données

13. Les ressources mobilisées

sur le territoire pour

maintenir ou faciliter les liens

sociaux et de citoyenneté des

personnes accompagnées et

éléments (architecture, outil

de communication, etc.)

permettant de développer le

caractère accueillant de

l’ESSMS ;

les relations avec la mairie qui facilitent la mutualisation des ressources la volonté de mettre à disposition des jeunes les nouvelles technologies de l’information et de

la communication

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p 49




C / Personnalisation de l’accompagnement, expression et participation individuel le

et collective des usagers


14. Les outils et méthodes d’observation, de recueil et

d’évaluation adaptés

permettant à l’ESSMS

d’élaborer les projets

personnalisés, en particulier ceux qui permettent une approche globale interdisciplinaire ;

la phase de préadmission qui garantit le recueil des besoins et attentes du jeune et la cohérence entre problématique et savoir-faire de l’ITEP chaque pôle dispose de ses outils pour faciliter l’observation,

produire ses évaluations une pluridisciplinarité organisée autour du projet du jeune

améliorer la maîtrise des sources de données

15. Les modes de

participation des usagers (ou,

le cas échéant de leur

représentant légal) à

l’élaboration de leur projet

personnalisé et à son

actualisation ; modes de prise

en compte des besoins et

attentes, des capacités et

potentialités des usagers, y

compris pour ceux ayant des

difficultés de

communication ; le mode de

consultation pour toute

décision les concernant.

une méthodologie des PPA formalisée un questionnement régulier au travers des différentes rencontres des besoins et attentes de toutes les parties prenantes et de leurs évolutions l’identification d’objectif

généraux eux-mêmes déclinés en objectifs spécifiques d’accompagnement au travers du

PPA

16. Le rythme d’actualisation

du projet personnalisé et

adaptation de celui-ci à la

situation (et à l’évolution des

attentes et des besoins) des

personnes accompagnées ;

simplifier la démarche afin de réduire les délais et faciliter le traitement des PPA sur l’année

pour chaque jeune

17. Les modalités permettant

aux usagers (ou le cas

échéant à leur représentant

légal) d’accéder aux

informations les concernant

améliorer l’information faite aux

parents/représentants légaux en matière d’accessibilité au dossier

de leur enfant

18. La prise en compte de la

perception de l’ESSMS et de

ses missions par les usagers

la multitude des rencontres et l’aide et l’accompagnement

apportés aux parents dans leurs difficultés la valorisation par l’équipe des

évolutions des jeunes accueillis, le regard à la fois bienveillant mais

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p 50




professionnel et réaliste d’une

équipe expérimentée et réactive


participation favorisant

l’expression collective des

usagers ; modalités d’analyse

des informations recueillies à

partir de cette expression

pour améliorer

l’accompagnement ;

une expression du jeune encouragée et facilitée par l’équipe, au travers des dispositifs

règlementaires et bien au-delà une expression qui vise également la socialisation, la responsabilisation du jeune comme l’acteur principal de son parcours à

la fois individuel et collectif au sein de l’ITEP

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p 51




D/ La garantie des droits et la politique de prévention et de gestion des risques


20. Les modes d’organisation

de l’ESSMS pour permettre le

respect de la dignité et du droit à l’intimité ;

des pratiques respectueuses des droits fondamentaux des usagers et qui le restent malgré la complexité et la lourdeur de certaines problématiques une écoute des jeunes afin de prendre en compte leurs désirs en matière d’intimité, de vie privé et

la réelle volonté de l’ITEP de faire

évoluer les pratiques et si besoin les infrastructures via des ajustements/améliorations du cadre existant


traitement et d’analyse des

évènements indésirables

(dysfonctionnement, incident,

plainte, situation de crise…)

permettant d’améliorer

l’accompagnement ; moyens

permettant de traiter et

d’analyser les faits de

maltraitance ;

l’écoute du jeune et sa

responsabilisation à la fois individuel si il est l’auteur d’un acte

répréhensible ou collective en tant qu’acteur d’un processus

démocratique (commission constituée de façon paritaire de jeune et de personnel pour statuer sur un comportement fautif)

améliorer la compréhension du traitement des évènements indésirables (FEI)

22. La prise en compte des

principaux risques relatifs aux

spécificités des usagers et aux

conditions

d’accompagnement,

identifiés par l’ESSMS ;

dispositions mises en place,

dont la formation des

professionnels, pour prévenir

ces risques ; modes de

concertation avec les usagers

utilisés à cet effet ; dans le

respect de l’autonomie et des

droits de l’usager ; mise en

place de réunions régulières

d’écoute et de partage

interprofessionnels ;

une pluridisciplinarité et une écoute bienveillante de l’encadrement quant aux difficultés

rencontrées qui limitent les risques liés aux accompagnements réalisés par les personnels une réactivité institutionnelle limitant de fait toute situation de dérapage occasionnée par un jeune ou par un personnel

bâtir la cartographie des risques

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p 52




Partie III / L’abrégé selon le modèle de l’ANESM

1 / La démarche d’évaluation interne

Intitulé Points remarquables Points à améliorer Préconisations

Modalités de mise en œuvre de

la démarche d'évaluation interne, de participation des usagers, d'élaboration du plan d'amélioration continue de la qualité, de suivi des résultats …

une démarche initiale accompagnée une démarche d’amélioration continue qui

vit portée par l’encadrement

la traçabilité et la mesure des effets l’implication de tous les acteurs la simplification et la nécessité de se doter d’outils qualité facilitateurs

prévoir un autre mode d’organisation type

“Approche Processus” pour

simplifier et faciliter l’implication des personnels

travailler sur un formulaire de type “PAQ” (Plan

d’amélioration qualité)

construit sur le principe de la Roue de Deming (planifier, faire, contrôler, agir/réagir)

intégrer les effets attendus, inattendus, positifs, négatifs, directs, indirects, observés, recueillis sur les phases planification et contrôle (Roue de Deming)

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p 53




2 / La prise en compte des recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles publiées par l’Anesm relatives à l’ESSMS.


Modalités d’appropriation des

recommandations, mobilisations des recommandations en fonction des sujets traités,…

des RBPP publiées par l’ANESM portées par l’encadrement des personnels soucieux de faire évoluer leurs pratiques quotidiennes au regard de l’évolution des situations complexes

accompagnées

la connaissance et l’implication des

personnels quant au contenu des RBPP publiées

réfléchir à un dispositif permettant de faire porter l’intégration des RBPP sur les

personnels avec appui technique de l’encadrement

prioriser et planifier l’intégration des RBPP en tant

que de besoin

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p 54




3 / Les conditions d’élaboration, de mise en œuvre et d’actualisation du projet d’établissement ou de service et l’organisation de la

qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des usagers.


Caractérisation de la population accompagnée ;, modalités de formalisation et d'actualisation du projet d'établissement ou de service ; adaptation de l'offre des activités et des prestations à la population accompagnée ; …

un PE en cours de réécriture en total cohérence avec le dispositif expérimental observé, et la planification et programmation nationale la participation des parties prenantes dans le cadre de cette réécriture

respect de la période de validité du PE poursuivre la réactualisation du PE conformément aux exigences inscrites à l’article L311-8 du CASF

s’appuyer en tant que de

besoin sur la RBPP “élaboration, rédaction et

animation du PE/PS”

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p 55




4 / L’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel, géographique, socioculturel et économique.


Perception du rôle de l'établissement ou du service et de ses missions par les partenaires, formalisation des collaborations et des coopérations interinstitutionnelles ou interprofessionnelles autour et avec l'usager, Prise en compte du réseau de proximité et de l'utilisation optimale des ressources du milieu, contribution aux évolutions et à la modification de l'environnement,…

une prise en compte réelle du territoire et une recherche de mutualisation un partenariat et un réseau développés régulièrement revisités en fonction des besoins

la cartographie des partenariats et du réseau la pérennisation et le qui fait quoi ?

s’appuyer sur la RBPP

publiée par l’ANESM “Ouverture à et sur

l’établissement”

réfléchir à la pérennisation des collaborations entretenues au-delà de la gestion des situations accompagnées de commun

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p 56




5. Personnalisation de l’accompagnement


La capacité de l’établissement

ou du service à évaluer avec les usagers leurs besoins et attentes dans le cadre du projet d’établissement ou de

service en prenant en compte les interactions avec l’environnement familial et

social de la personne, conditions dans lesquelles est élaboré le projet personnalisé, …

l’individualisation, la personnalisation, la co

construction du PPA la cohérence entre les objectifs opérationnels qui découlent des missions confiées et les objectifs généraux et spécifiques poursuivis au travers des PPA

la traçabilité et la mesure des effets la simplification de la démarche pour tendre vers un PPA réactualisé chaque année pour tout jeune


besoin sur la RBPP de l’ANESM “les attentes de la personne et le PP” s’appuyer en tant que de

besoin sur la RBPP de l’ANESM “l’accompagnement

des jeunes en situation de handicap par les services d’éducation spéciale et de

soins à domicile”

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p 57




6. L’expression et la participation individuelle et collective des usagers


Effectivité des droits individuels et collectifs et de la participation collective des usagers, prise en compte de l'expression des usagers pour améliorer l'accompagnement…

une vraie expression du jeune recherchée et encouragée par l’équipe tout pôle confondu une multitude de dispositif afin de faciliter cette expression


besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “Expression et participation des usagers des établissements relevant du secteur de l’inclusion sociale”

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p 58





Organisation de l’ESSMS pour

permettre le respect de la dignité et du droit à l’intimité,

prise en compte des principaux risques relatifs aux spécificités des usagers et aux conditions d’accompagnement,

identifiés par l’ESSMS,

dispositions mises en place, dont la formation des professionnels, pour prévenir ces risques, modes de concertation, traitement des faits de maltraitance,…

des pratiques professionnelles respectueuses des droits fondamentaux des usagers un encadrement attentif et réactif aux difficultés des personnels un soutien des personnels au travers de différentes dispositifs qui contribuent à la réduction des risques psychosociaux

cartographie des risques sensibilisation des personnels sur la notion de Bientraitance/Maltraitance


besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “Conduites

violentes dans les établissements accueillant des adolescents : prévention et réponses” s’appuyer en tant que de

besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre” s’appuyer en tant que de

besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “Mission du

responsable d’établissement

et rôle de l’encadrement dans

la prévention et le traitement de la maltraitance” s’appuyer en tant que de

besoin sur la RBPP publiée par l’ANESM “Mission du

responsable de service et rôle de l’encadrement dans la

prévention et le traitement de la maltraitance à domicile”

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p 59




8 / Appréciation globale de l’évaluateur

Des situations complexes, des problématiques lourdes et pourtant l’ITEP est en capacité d’aller au-delà de son agrément (en nombre de places) et d’accompagner des

problématiques encore plus lourdes.

Comment s’y prend-il ? Au travers d’une organisation et d’un encadrement réactif au

quotidien, au travers d’une expérience et d’un savoir-faire connus et reconnus par tous les partenaires, au travers d’une équipe respectueuse des droits fondamentaux mais également compétente, qualifiée et soutenue, et enfin au travers d’un dispositif

expérimental innovant et en constante évolution.

Afin d’étayer un peu plus le propos, voici livrées ci-après les conclusions de l’évaluateur qui

a accompagné le Chef de Mission dans le cadre de cette intervention :

“Evaluateur externe au sein d’un binôme dûment présenté lors de la réunion d’ouverture (11

personnes de l’ITEP présentes), je porte ici témoignage d’une participation respectueuse des

professionnels rencontrés et des autres personnes impliquées (Familles et partenaires) tant

pour la libre expression dont ils ont su faire partage que de la qualité des échanges qui ont

permis d’alimenter ce rapport ; cela l’a été fonction d’informations étayées.

Si l’ITEP tient ses missions, il fait preuve d’une pro-activité tant dans le portage d’un projet

expérimental connu des tutelles que dans la participation de ses instances sur la région _ _ _ _ _, le tout cherchant à l’inscription du dit établissement dans un CPOM.

Les enfants font preuve d’une attention de chaque instant avec des rôles partagés entre les

professionnels qui permettent une sécurisation de l’usager (Un enfant n’est jamais laissé

seul et l’attention au respect des règles de vie individuelle et commune font l’objet d’une

attention permanente). Pendant la visite des lieux, les évaluateurs ont pu remarquer cette

surveillance efficace et discrète tant qu’une intervention tout aussi efficace et respectueuse

n’était pas nécessaire pour modérer un comportement ou un groupe d’enfants.”

Afin de respecter les obligations règlementaires, les évolutions du secteur à venir, quelles qu’elles soient et d’où qu’elles viennent, l’ITEP doit pour la suite s’efforcer de simplifier son

fonctionnement et son organisation en s’appuyant sur des outils, des méthodes qui ont démontré leur efficacité.

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9. Méthodologie de l’évaluation externe

Intitulé Descriptif

Le descriptif des outils utilisés pour conduire et mettre en œuvre la

démarche, modalités d’implication des équipes

(Direction et personnels), modalités d’association des

usagers, nombre d’entretiens conduits,

nombre de jours pour conduire l’évaluation

externe, dates de début et de fin de mission …

Les pièces techniques ont été remises au Chef de Mission fin

Mars 2014 par le Directeur de l’établissement. Un Projet Evaluatif (PE) de même qu’un Planning

d’Intervention (PI) ont été élaborés et diffusés le 3 Avril 2014. Ce PE a été validé par le Directeur le 9 Avril 2014 suite aux échanges avec le Chef de Mission. L’évaluation externe s’est déroulée du 14 au 15 Avril 2014. Deux évaluateurs sont intervenus dans cette structure. Le PI complété par le Directeur et validé au cours de l’étape du PE

a été respecté. L’équipe “évaluative” a apprécié les rencontres collectives et/ou individuelles avec l’ensemble des parties prenantes, à

savoir les personnels, les usagers, les partenaires, les familles. L’équipe “évaluative” au cours de la visite de l’établissement

a également pu réaliser plusieurs observations. Celles-ci ont complété utilement et en tant que de besoin les constats formulés dans le cadre de cette démarche d’évaluation

externe. La démarche mise en œuvre est essentiellement déclarative mais elle est complétée utilement et en tant que de besoin par des éléments de preuve recueillis au cours de l’évaluation

ou réclamés ensuite afin d’étayer les propos. Cette démarche est construite sur la base de l’Approche

Processus. Celle-ci permet de balayer tous les processus importants de la structure, à savoir les processus “support”,

les processus de “pilotage” et enfin les processus “cœur de

métier ou accompagnement”. Le pré-rapport a été diffusé le 22 Mai 2014, une fiche navette va permettre de garantir la traçabilité des échanges avec le Directeur de la structure quant au contenu de ce pré-rapport et avant validation. La fiche “commentaire” sera complétée

par le commanditaire. Un rapport définitif sera produit. Il sera diffusé en deux exemplaires “papier” et un fichier informatique.

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10 / Commentaires de l’ESSMS sur l’évaluation externe

Sur le déroulement de l’évaluation

externe Sur les conclusions de l’évaluation externe

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VII / Validation

Date de diffusion 22 Mai 2014

Date de validation

Interlocuteur _ _ _ _ _

Visa

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p 63




Annexe

Annexe 1 / Planning d’intervention

Etablissement _ _ _ _ _

Adresse _ _ _ _ _

Evaluation externe

Code Postal _ _ _ _ _

Plan d'intervention

Téléphone _ _ _ _ _

Interlocuteur _ _ _ _ _

Chef de mission

Date Horaire Thématique Fonction Personnes Lieu Commentaires

14/04/2014 9h-9h45 Réunion d'ouverture Personnel présent

9h45-10h30 Visite Directeur

10h30-11h15

Processus de pilotage Directeur

11h15-12h00

Documentation Chef de Service

12h00-12h45

Ressources Humaines Directeur

12h45-13h00

Rencontre Usagers A définir

13h00-13h45

Déjeuner

13h45-14h00

Rencontre Usagers A définir

14h00-14h45

Ressources Matérielles Directeur

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p 64




14h45-15h30

Stratégie Directeur

15h30-16h15

Qualité Directteur & Chef de

Service

16h15-17h00

Communication Directeur

17h00-18h00

Accueil & admission CdS / Pôle éducatif / Pôle

thérapeutique

Si possible 1 personnel par fonction et par

rotation

18h00-19h00

Orientation & sortie

CdS / Pôle éducatif / Pôle thérapeutique / Pôle

Administratif


rotation

19h00-19h30

Observation soirée Groupe 3 / Personnel

présent

19h30-20h00

Débriefing Entre évaluateurs


15/04/2014 9h-10h00 Projet personnalisé

Pôle scolaire + Pôle éducatif + Pôle de jour + CdS + Pôle thérapeutique

Si possible 1 personnel

par fonction et par rotation

10h00-11h00

Expression & participation

Pôle scolaire + Pôle éducatif + Pôle de jour +

CdS


rotation

11h00-12h00

Dossier de l'usager Pôle éducatif + Pôle administratif + CdS



12h00-12h45

Réunion de clôture Personnel présent

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p 65




Etablissement

Adresse

Evaluation externe

Code Postal

Plan d'intervention

Téléphone

Interlocuteur

Evaluateur


14/04/2014 9h-9h45 Réunion d'ouverture Personnel présent

9h45-10h30 Visite Directeur

10h30-11h30

Accompagnement groupe

1

Pôle éducatif 1 + Pôle de jour



11h30-12h30


2

Pôle éducatif 2 + Pôle de jour + Pôle scolaire + Pôle

tertiaire ( Entretien des bâtiments & service

généraux)



12h30-13h00

Rencontre Partenaires A définir

13h00-13h45

Déjeuner

13h45-14h15

Rencontre Familles A définir

14h15-15h15


3

Pôle éducatif 3 + Pôle Thérapeutique + Pôle

scolaire


rotation

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p 66




15h15-16h15


4

Pôle éducatif 4 + Pôle Thérapeutique + Pôle de

jour + Pôle tertiaire (veilleur de nuit)



16h15-17h15

Projet personnalisé


CdS


rotation

17h15-18h15

Expression & participation


CdS


rotation

18h15-19h00

Visite des cuisines Cuisinier & Éducatif

19h00-19h30

Observation soirée Groupe 3 / Personnel

présent

19h30-20h00

Débriefing Entre évaluateurs

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p 67




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