Guide d’Utilisation SIRH GDR réation et validation d’une ... · (MD sous MA), puis enregistrez...

Guide d’utilisation GDR Création et validation d’une annonce V5 (13.12.2016) PAGE

Guide d’Utilisation Création et validation d’une annonce V

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SIRH GDR

Guide d’utilisation GDR Création et validation d’une annonce V5 (13.12.2016) PAGE 2

Table des matières

1. A quoi sert GDR ................................................................................................................................................................................ page 4 2. Utiliser GDR ...................................................................................................................................................................................... page 4 2.1 Première connexion / mot de passe oublié .............................................................................................................................. page 4 2.2 Page d’accueil dans GDR ............................................................................................................................................................ page 5 2.3 Votre compte ............................................................................................................................................................................. page 5 2.4 Changer de mot de passe ........................................................................................................................................................... page 6 3. Créer une annonce ........................................................................................................................................................................... page 7 3.1 Entête de l’annonce ................................................................................................................................................................... page 7 3.2 Statut et référence ..................................................................................................................................................................... page 7 3.3 Renseigner les caractéristiques du poste ................................................................................................................................... page 8 3.3.1 Structure de l’UNIGE ....................................................................................................................................................... page 8 3.3.2 Fonction de l’UNIGE ......................................................................................................................................................... page 8 3.3.3 Cas particuliers : les fonctions multiples .......................................................................................................................... page 9 3.3.4 Enregistrer l’annonce ....................................................................................................................................................... page 9 3.3.5 Contrôler votre annonce .................................................................................................................................................. page 9 3.4 Modifier l’intitulé du poste ....................................................................................................................................................... page 10 3.4.1 Utiliser l’intitulé suite fonction ......................................................................................................................................... page 10 3.4.2. Utiliser l’intitulé complet ................................................................................................................................................. page 10 3.5 Compléter les caractéristiques du poste .................................................................................................................................. page 11 3.5.1 Taux d’activité et lieu de travail ....................................................................................................................................... page 11 3.5.2 Financement et structure budgétaire .............................................................................................................................. page 11 3.5.3 Partenaires de l’Université ............................................................................................................................................... page 12 3.5.4 Bas de page ...................................................................................................................................................................... page 12 3.6 Renseigner le « Description du poste » ..................................................................................................................................... page 12 3.6.1 Rendre actif un lien hypertexte ........................................................................................................................................ page 14 3.6.2 Date d’entrée en fonction ................................................................................................................................................ page 15 3.7 Ajouter supprimer des pièces jointes ........................................................................................................................................ page 15 3.7.1 Ajouter de pièces jointes .................................................................................................................................................. page 15 3.7.2 Supprimer des pièces jointes ........................................................................................................................................... page 16 4. Publier une annonce en anglais ....................................................................................................................................................... page 17 4.1 Résumé des manipulations nécessaires .................................................................................................................................... page 17 4.2 Détails des manipulations ......................................................................................................................................................... page 17 4.2.1 Enregistrer le titre en anglais ........................................................................................................................................... page 17 4.2.2 Mettre à jour la « Description du poste » en français ...................................................................................................... page 18 4.2.3 Enregistrer la « Description du poste » en anglais ........................................................................................................... page 18 4.2.4 Contrôler l’annonce ......................................................................................................................................................... page 19 5. Faire valider une annonce ............................................................................................................................................................... page 19


Table des matières

5. Faire valider une annonce ............................................................................................................................................................... page 19 5.1Renseigner « Contrôle et validation » ....................................................................................................................................... page 20 5.1.1 Enregistrer les caractéristiques habituelles dans « Contrôle et validation » ................................................................. page 21 5.2 Choisir le processus de validation ............................................................................................................................................ page 22 5.3 Vérifier le statut d’une annonce ............................................................................................................................................... page 23 5.3.1 Statut d’une annonce pendant les étapes de validation ................................................................................................ page 24 6. Trouver une annonce ....................................................................................................................................................................... page 25 6.1 Par la recherche directe ........................................................................................................................................................... page 25 6.2 A partir du menu « Annonces > Mes annonces » ..................................................................................................................... page 25 7. Publier une annonce sur un autre support (Jobup, presse par exemple) ...................................................................................... page 26 7.1 Recommandations pour une publication presse ...................................................................................................................... page 26 7.2 Recommandations pour une publication sur un support ......................................................................................................... page 26 7.3 Publication des annonces sur Jobup ........................................................................................................................................ page 27 8 Prolonger la publication d’une annonce ......................................................................................................................................... page 28 9. Dupliquer / Modifier / Supprimer une annonce ............................................................................................................................. page 28 9.1 Dupliquer .................................................................................................................................................................................. page 28 9.2 Modifier .................................................................................................................................................................................... page 28 9.3 Supprimer ................................................................................................................................................................................. page 28 10 Fonctions avancées ......................................................................................................................................................................... page 29 10.1 Partager ses droits ................................................................................................................................................................... page 29 10.2 Prolonger la publication d’une annonce ................................................................................................................................. page 30 11 Checklist « Publier une annonce » .................................................................................................................................................. page 31 12 Annexes........................................................................................................................................................................................... page 31 12.1 Voir le contenu des notifications avec Thunderbird ............................................................................................................... page 32


1ère connexion / mot de passe oublié

1 A quoi sert Icams

2

GDR est le système de gestion du e-Recrutement de l’Université de Genève. Il permet, entre autres, de publier les annonces de postes vacants, de recueillir et traiter les candidatures électroniques. Vous pouvez consulter les postes vacants de l’Université à l’adresse : ww.unige.ch > Offres d’emploi. GDR comprend deux modules :

le back office, réservé à la préparation des annonces, au suivi des candida-tures et à l’administration de l’application ;

Utiliser GDR ( Back Office )

Le back office est réservé au personnel de l’Université pour la préparation des annonces et ultérieurement le traitement des candidatures. Il est nécessaire de s’authentifier pour y accéder.

2.1 Appelez la page : https://admin-ert.unige.ch à partir de votre navigateur, Firefox de préférence.

Votre identifiant est votre login isis / orisis

En cas de perte du mot de passe ou pour une 1ère connexion, ouvrez la page de login GDRecrutement puis utilisez le lien : ‘ Mot de passe inconnu / perdu’. Suivez les instructions qui vous permettront de définir un nou-veau mot de passe en utilisant votre boîte mail unige.ch.

Ce document présente la publication des postes vacants, les différentes étapes de création et l’envoi dans le workflow (processus) d’une annonce.

- GDR est une application qui fonctionne avec un temps d’inactivité limité à 60 minutes. - Toute session inactive pendant plus de 60 minutes est supprimée. - Dans ce cas, vous êtes redirigé vers la page de connexion avec le message « time- out ».et il faut vous reconnecter.

Tous les utilisateurs de l’Université ont accès à GDR à condition d’être membre du corps académique, personnel administratif et technique, assistant / maître- assistant ou externe e d’avoir un statut ‘Grâce’ ou ‘actif’.

https://admin-ert.unige.ch


Page d’accueil dans Icams

2.3

2.2

votre menu / afficher masquer votre menu / recherche rapide, raccourci vers vos annonce / votre profil ( votre compte, aide en ligne, déconnexion)

VOTRE NOM

Votre compte

Visualiser les informations vous concernant, vos droits, les utilisateurs avec lesquels vous partagez vos annonces.


Changer de mot de passe 2.4

A partir de ‘Mon compte’, ouvrez le menu ‘Fichier > Changer de mot de passe’.

Suivez les instructions puis « Enregistrez »

Un message de confirmation vous informe que la modification est prise en compte et vous êtes déconnecté de GDR.

Reconnectez-vous en utilisant le mot de passe modifié.


Créer une annonce 3

Ouvrez le menu de gauche ‘Annonces > Créer une annonce’, la fenêtre principale affiche un formulaire vierge de description des postes vacants.

Entête de l’annonce 3.1

l’intitulé du poste grisé, non accessible : il sera déduit des in-

formations que vous donnerez dans les ca-ractéristiques du poste (chapitre suivant)

le début des inscriptions : date à laquelle l’annonce sera publiée le délai d’inscription : date à laquelle l’annonce ne sera plus en

ligne.

Ces dates peuvent être modifiées à tout moment, même lorsque l’annonce est publiée. Renseignez les deux dates en vous aidant du calendrier si besoin.

Statut et référence 3.2

La 2è section du formulaire sert à définir les paramètres nécessaires à la publication de l’annonce et aux candidatures en ligne. Toutes ces zones sont renseignées automatiquement.


Structure de l’UNIGE ( obligatoire )

Renseigner les caractéristiques du poste 3.3

Le formulaire contient : des zones obligatoires marquées d’un astérisque rouge des zones calculées, charges automatiquement lorsque vous enregistrez votre annonce (zones grisées, inaccessibles) : entité organisationnelle, section / division, fonc-

tion, code fonction, classe max, corps, niveau1 des données à destination interne uniquement : financement sur Dip / fonds, précisions, repourvu en interne, ancien titulaire, date de départ

des zones permettant d’ajouter des éléments pour l’affichage de l’annonce : ‘partenaires’ et niveau 1 (calculé)

Cette liste contient les structures du référentiel GRH-RH utilisée pour l’élabo-ration du contrat du-de la futur-e collaborateur-trice. La liste est triée par code structure, ce qui permet de regrouper les structures d’une même entité. Naviguer dans la liste jusqu’à la valeur attendue et la sé-

Pour mémoire, les codes structures se déclinent selon la classification suivante 0 pour l’administration générale 1 pour les structures de la faculté des Sciences 2 pour les structures de la faculté de Médecine 3 pour les structures de la faculté de Lettres 4 pour les structures de la faculté de SES 5 pour les structures de la faculté de Droit 6 pour les structures de la faculté de Théologie 7 pour les structures de la faculté de FPSE

Fonction de l’UNIGE ( obligatoire )

Cette liste contient des données extraites du référentiel ORACLE-RH Cliquer dans la liste des fonctions, taper les trois premières lettres de la fonction pour trouver votre valeur

Ouvrir la liste Sélectionner une ligne ou taper les 3 premiers caractères du code structure (exemple : taper "227" pour le département de radiologie de la faculté de Médecine).

3.3.1

3.3.2


Cas particuliers : les fonctions multiples 3.3.3

Pour sélectionner plusieurs fonctions, maintenir la touche CTRL enfoncée (CMD sous MAC) et sélectionner les fonctions du poste. Mécanisme identique pour dé-sélectionner une valeur : main-tenir la touche CTRL (CMD sous MAC) enfoncée et cliquer.

La sélection de nouvelles valeurs annule la sélection précédente. Restez vigilant lors d’un déplacement dans l’annonce : un clic malencontreux annule votre saisie.

Enregistrer l’annonce 3.3.4

Appelez le menu ‘Fichier > Enregistrer’

L’enregistrement de l’annonce permet d’alimenter les zones calculées de façon auto-matique et d’alimenter l’intitulé du poste, limité à 80 caractères et affiché en haut du formulaire de saisie.

Contrôler votre annonce 3.3.5

Appelez le menu ‘Options> Aperçu Internet’ et vérifier votre saisie et la mise en page.

L’annonce s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et contient les informations saisies.


Modifier l’intitulé du poste 3.4

Lors de l'enregistrement, l'intitulé du poste est alimenté par la fonction. Vous pouvez modifier le titre proposé par défaut soit en le complétant ("Complément de l’intitulé »" ou « sous-titre de l’intitulé / Titre en An-glais ) soit en le reformulant (‘intitulé complet’)

Utiliser l’intitulé suite de la fonction 3.4.1

Complétez le titre en veillant à respecter un total de 80 caractères, (un titre trop long sera tronqué) ou renseigner un sous-titre, sans limites de caractères puis ‘Fichier > Enregistrer’

Utiliser l’intitulé complet 3.4.2

Pour remplacer le titre de l’annonce : Récrivez le titre de cette annonce en veillant à respecter la limite totale de 80 caractères.

Un titre trop long sera tronqué.

puis ‘Fichier > Enregistrer’


4

Compléter les caractéristiques du poste 3.5

Ces deux zones sont en saisie libre, indiquer les mentions qui conviennent.

3.5.2

3.5.1 Taux d’activité et lieu de travail

Financement et structure budgétaire

Concerne les postes PAT, requis pour les postes PAT de la faculté des Sciences

Pour sélectionner plusieurs fonctions, maintenir la touche CTRL enfoncée (CMD sous MAC) et sélectionner les financements et structures budgétaire concernés.

Vous pouvez préciser le pourcentage attribué à chaque fond et/ou structure. Si vous répondez "Oui" renseignez le paragraphe "Informations complémentaires" avec le texte " Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service".

Si vous répondez "Oui" il est nécessaire de renseigner ces deux champs

1

2

3

4

1 2

3


3.5.3 Partenaires de l’Université

Sélectionnez un ou plusieurs partenaires en maintenant la touche CTRL (CMD sous MAC), puis enregistrez votre annonce : le logo de bas de page sera automatiquement activé dans l’aperçu de l’annonce.

3.5.4 Bas de page

désactiver le bas de page, uniquement pour les annonces qui ne sont pas publiées par l’Université : aucun logo ne sera affiché

3.6 Renseigner la « Description du poste »

En saisie libre ou par copier (coller en utilisant les raccourcis clavier CTRL C / CTRL V) dans le paragraphe ((CMD C / CMD V sous MAC).

Enregistrer votre texte et par la même votre annonce, soit par le raccourci soit par le menu ‘Fichier > Enregistrer’.


Pour garantir une présentation homogène :

- utiliser les outils proposés : liste numérotée ou à puces

- mettre certaines informations en valeur en utilisant du gras

- Utiliser + Entrée pour un saut de ligne simple

- copier du texte CTRL C (CMD C sous MAC) / coller du texte CTRL V (CMD V sous MAC)

- Ouvrir / fermer l’outil Paragraph pour prendre la main sur le texte

Pensez à enregistrer votre annonce régulièrement pendant sa rédaction

Aperçu de toutes les zones pouvant être renseignées en procédant de la même façon :


3.6.1 Rendre actif un lien hypertexte

Certains navigateurs reconnaissent automatiquement la saisie d’un lien hypertexte : url ou adresse email. Lorsque le lien n’est pas reconnu, vous pouvez le rendre actif en utilisant l’outil ‘Lien’

Sélectionner d’abord le texte à rendre actif (1)

ouvrez l’outil ‘Insérer / Editer un lien’ (2)

Dans la nouvelle fenêtre :

indiquez la page à atteindre : url ou adresse email (3)

Puis la cible (4)

puis Insérer’ De retour sur l’annonce, pensez à toujours enregistrer vos modifications : ‘Fichier > Enregistrer’.

1

1

2

2

3

3

confirmez l’ajout d’un « mailto »

Regarder le résultat à partir de l’aperçu internet (menu Options)

4

4


3.6.2 Date d’entrée en fonction

Zone en saisie libre :

Ajouter / supprimer des pièces jointes 3.7

3.7.1 Ajouter des pièces jointes

Ouvrez le menu ‘Options > Documents’

Indiquer une description en saisie libre Choisissez le type du document ‘Cahier des charges‘ Cochez ‘ Affiché au candidat’ si le document joint est public ‘Parcourir’ ou ‘Choisissez un fichier’ pour rechercher un document sur votre poste de travail ‘Fichier > Enregistrer’ pour confirmer

- Attention c’est le nom du fichier joint (et non la description) qui est affiché aux utilisateurs ou candidats. Veillez donc à nom-mer votre fichier en conséquence avant de l’ajouter. - En cliquant sur « Ajouter un document » vous pouvez ajouter d’autres documents


3.7.2 Supprimer des pièces jointes

Pour revenir à votre annonce :

Ouvrez le menu ‘Historique > Annonces’ et choisissez l’annonce parmi celles qui sont proposées

Contrôlez l’annonce par le menu ‘Options >Aperçu Internet’, la pièce jointe est affichée au candidat si vous avez cochée la case ‘Affiché au candidat’.

Fichier > Supprimer

Ouvrez le menu ‘Options > Documents’ Sélectionner le document à supprimer en cliquant sur son nom

Confirmer


4 Publier une annonce en anglais ( facultatif)

Une annonce publiée en anglais doit d’abord figurer en français. La version anglaise vient dans un deuxième temps, elle est FACULTATIVE.

4.1 Résumé des manipulations nécessaires

- Rédiger l’annonce en français, la version anglaise sera présentée en deuxième partie de l’annonce en français - Enregistrer le titre en anglais, sans mise en forme, dans la zone ‘Traduction du titre’ - Dans le paragraphe ‘Description du poste’ en français, mentionner ‘See below job description in English’ en respectant les majuscules et le style gras italique sur fond grisé - Enregistrer la description en anglais dans le paragraphe ‘Job description’, sur fond grisé - Contrôler l’annonce avec l’aperçu

4.2 Détail des manipulations

4.2.1 Enregistrer le titre en anglais

Enregistrer le titre en anglais dans la zone ‘Sous-titre de l’intitulé / Titre en anglais’, située sous la section ‘Caractéristiques du poste’


4.2.2 Mettre à jour la « Description du poste » en français

choisissez ‘Value’ et inscrivez la valeur tab_en (très important pour le style du paragraphe qui apparaîtra en italique sur fond grisé).

insérer un tableau d’une colonne, une ligne et changer la classe par défaut(3) :

Ajouter une cellule dont le fond sera grisé lors de l’aperçu :

Mentionner à l’intérieur de la nouvelle cellule: See below job description in English

Penser à appliquer un style gras italique et à respecter les majuscules.

4.2.3 Enregistrer la « Description du poste en anglais »

Suivez les mêmes manipulation décrites dans le point 4.2.2

De retour dans le paragraphe, placez-vous dans la cellule du tableau et collez (CTRL V, CMD V sous MAC) le texte en anglais ou saisissez-le puis enregistrer.


4.2.4 Contrôler l’annonce

Appeler le menu ‘Options > Aperçu internet’ : contrôler le titre en anglais la description du poste avec ‘See below …’ sur fond gris le contenu du paragraphe ‘Job description’ et sa mise en forme : gras, italique, sur fond gris

5 Faire valider une annonce

Avant d’envoyer une annonce pour validation il faut d’abord sélectionner les validateurs dans les listes de valeurs suivantes: Approbateur (en général supérieur hiérarchique) Gestionnaire RH Responsable RH Conseil : une annonce en cours d’approbation change de propriétaire au fur et à mesure des étapes de validation. Vous perdez la possibilité de la modifier. Pour conserver un modèle de votre annonce pour un usage ultérieur, dupliquez-la avant de l’envoyer en validation. Le menu ‘Fichier > Dupliquer’ génère une copie de l’annonce : son intitulé commence par (duplicated). Veillez à adresser l’annonce d’origine dans le processus.


5.1 Renseigner « Contrôle et validation »

5 acteurs sont proposés : Les acteurs 1 à 3 interviennent lors de la publication de l’annonce Les acteurs 4 et 5 gèrent le recrutement

Acteurs de publication : 1. Le premier approbateur est en général le supérieur hiérarchique du-de la collaborateur-trice 2. Le deuxième approbateur est un-e Gestionnaire RH (à sélectionner parmi une liste de valeurs fermée) 3. Le troisième approbateur est un-e Responsable RH (à sélectionner parmi une liste de valeurs fermée) Acteurs du recrutement :

4. Le/la Responsable est en charge du recrutement 5. Le/la Gestionnaire de recrutement devient propriétaire de l’annonce.

Lors de la rédaction de l’annonce un des deux rôles doit être mentionné pour les candidatures en ligne. Indiquer les acteurs : ouvrez la liste et tapez les 3 premières lettres de leur nom pour un accès rapide. Puis enregistrez.


5.1.1 Enregistrer les caractéristiques habituelles dans « Contrôle et validation »

Il vous est possible d’enregistrer vos caractéristiques habituelles dans « mon Compte »

Vous pouvez renseigner les champs libre-

ment avec vos informations puis les enre-

gistrer via

Après enregistrement, ces informations pa-

raîtrons dès que vous initiez une annonce.

Elles peuvent être changées selon les besoins

de l’annonce directement dans « créer une

annonce »


5.2 Activer le processus de validation

Sur le détail de l’annonce, appelez le menu ‘Options > Workflows >’ et confirmez :

L’activation du processus (workflow) est définitif, une fois engagé, vous ne pouvez plus changer les acteurs

Après confirmation, le résumé des étapes de validation s’affiche :


Vérifier le statut d’une annonce 5.3

Pour voir le détail du processus de validation, ouvrez le menu ‘Workflows > Mes workflows’

Cliquez sur le premier pictogramme

pour accédez au détail des étapes du

processus

Le deuxième pictogramme renvoi

vers les détails de l’annonce

Sur le détail des étapes de validation, vérifiez les acteurs, les dates et les commentaires :

En fonction des délais écoulés vous pouvez re-solliciter un acteur par « re-notifier » une demande de validation


5.3.1 Statut d’une annonce pendant les étapes de validation


6.1

6 Trouver une annonce

Par la recherche directe

Positionner la recherche sur ‘Annonce’ (1)

Indiquez la référence de l’annonce ou quelques mots contenus dans son intitulé en prenant soin de choisir des termes discriminants(2) Lancez la recherche (3)

6.2 A partir du menu « Annonces > Mes annonces »

A partir du menu ‘Mes annonces :

Par défaut,seules les annonces dont vous êtes propriétaires sont affichées.

Vous pouvez aussi modifier la liste des annonces affichées : Ajuster à choix les filtres : ‘Propriétaire, ‘Statut de l’annonce’, ‘


7.1

7 Publier une annonce sur un autre support (Jobup, presse par exemple) Recommandations pour une publication presse

Pour les postes acceptant les candidatures en ligne uniquement. Pour les annonces à paraître dans la presse ou tout support non-électronique, il faut mentionner que les candidatures sont déposées exclusivement en ligne et indiquer l’url des pages emploi de l’UNIGE. Plusieurs adresses peuvent être utilisées : - soit https://jobs.unige.ch => liste de tous les postes vacants - soit http://www.unige.ch/academ => liste des postes académiques vacants - soit http://www.unige.ch/pat => liste des postes administratifs techniques vacants.

7.2 Recommandations pour une publication sur un support

Pour les postes acceptant les candidatures en ligne uniquement. Les supports de publication électronique, dont Jobup (voir chapitre suivant), intègrent parfois un mécanisme de dépôt de candidature en ligne. Afin d’optimiser le traitement des candidatures, nous vous recommandons de n’utiliser que GDR pour les recevoir. Pour ce faire, vous devez diriger les candidats vers le détail de l’annonce GDR qui contient le lien ‘Postuler’. L‘url de chaque annonce est à copier à partir de la barre d’adresse de votre navigateur : veiller à prendre l’adresse de l’annonce publiée. Une autre solution est de guider le candidat vers la liste de postes vacants du site de l’Université et d’ajouter sur votre annonce l’un des liens : - soit https://jobs.unige.ch => liste de tous les postes vacants - soit http://www.unige.ch/academ => liste des postes académiques vacants - soit http://www.unige.ch/pat => liste des postes administratifs techniques vacants.

Adresse de l’annonce

https://jobs.icams.unige.ch

http://www.unige.ch/academ

http://www.unige.ch/pat

https://jobs.icams.unige.ch

http://www.unige.ch/academ

http://www.unige.ch/pat


7.3 Publication des annonces sur Jobup

Pour les postes acceptant les candidatures en ligne uniquement. Jobup permet aux candidats de déposer leur candidature en ligne. Plusieurs manipulations annulent ce mécanisme et orientent le candidat vers GDR : le but est d’enregistrer toutes les candidatures dans un et un seul dossier GDR.

1. Connecté à Jobup, onglet « 1. Annonce » : Copiez l’adresse de votre annonce dans la zone ‘Direct link 2è niveau –

Lien (URL) pour postuler’ Pour retrouver l’adresse de votre annonce : affichez le détail de l’annonce

publiée.

2. Dans le corps de l’annonce, onglet « 1. Annonce » : Informez le candidat qu’à partir du lien « Postuler en ligne », il sera redirigé vers le site de l’Université. Vous pouvez utiliser par exemple la formule : « Pour obtenir d'autres informations et/ou postuler en ligne, utiliser le lien "CLIQUER ICI POUR POSTULER" (voir ci-dessous). Vous serez automatiquement dirigés sur l'annonce publiée sur le site "Emplois à l'UNIGE". »

3. Poursuivez votre saisie des onglets suivants selon vos habitudes. En fin de rédaction, affichez votre brouillon : contrôlez le résultat et vérifiez le com-portement du lien. 4. Publiez l’annonce selon vos habitudes.


8 Prolonger la publication d’une annonce

Pour prolonger la publication d’une annonce, il suffit de changer son délai d’inscription : l’annonce étant sous propriété de la division RH, cette manipulation doit être faite par un collaborateur de la division, gestionnaire ou responsable.

9.1

Dupliquer / modifier / supprimer une annonce 9

Dupliquer

Retrouvez votre annonce (cf.chapitre précédent), accédez au détail ouvrez le menu ‘Fichier > Dupliquer’.

Conditions : vous ne pouvez dupliquer que les annonces auxquelles vous avez accès.

9.2 Modifier

Retrouvez votre annonce (cf.chapitre précédent), accédez au détail (voir ci-dessus) modifiez les informations saisies.

Conditions : vous ne pouvez modifier que les annonces auxquelles vous avez accès.

9.3 Supprimer

Retrouvez votre annonce, accédez au détail (voir ci-dessus) supprimez l’annonce à partir du menu File > Supprimer.

Conditions : vous ne pouvez supprimer que les annonces auxquelles vous avez accès et dont le statut est ‘en préparation’.


Fonctions avancées 10 10.1

9.

Partager ses droits

Vous pouvez partager vos droits avec un ou plusieurs utilisateurs GDR.

Recherchez le nom des utilisateurs avec lesquels vous voulez partager vos droits (1)*

Utilisez ‘>’ pour le sélectionner (2)

Contrôler votre choix dans la liste des utilisateurs (3)

Cliquez sur ‘Mon compte’ puis accédez à la définition des droits d’accès

1

2

3


9.

10.2 Prolonger la publication d’une annonce

Cliquez sur ‘Mon compte’

Placez-vous en bas de page ‘Utilisateurs dont vous partagez les droits’ : la liste est vide si aucun partage n’existe.


11 Checklist « Publier une annonce »

Indiquer les dates de début et fin de publication Opter pour une publication Intranet / Internet Choisir la structure de l’Unige Choisir la fonction Modifier l’intitulé du poste (facultatif) Indiquer le taux d’activité Renseigner le Financement sur FONDS ou DIP Indiquer si le poste est repourvu en interne et compléter les informations concernant l'ancien titulaire Indiquer le lieu de travail Décrire le poste : paragraphes « Description du poste », « Titre et compétences exigés », « Entrée en fonction », « Contact », « Informations complémentaires » Ajouter des pièces jointes Ajouter éventuellement une version anglaise Noter la référence

Sur le détail de l’annonce : menu ‘Options > Aperçu Internet’

Indiquer le responsable de recrutement et/ou l’administrateur de recrutement lors de la rédaction de l’annonce (Section ‘Contrôles et validation’, rôles 4 et 5)

Indiquer les acteurs de validation lors de la rédaction de l’annonce (Section Contrôles et validation, rôles 1, 2, 3)

Envoyer dans un workflow

Vérifier les étapes de validation

L’annonce est publiée, vous avez reçu une notification :

Préparer la publication sur d’autres supports presse, Jobup, job boards

Rédaction de l’annonce

Contrôler l’annonce

Préparer le recrutement

Faire valider une annonce

Publier l’annonce sur d’autres supports


9.

Annexes 12.1

12

Voir le contenu des notifications avec Thunderbird

Selon la configuration de votre client de messagerie, vous recevez des notifications vides dont le contenu ne s’affiche pas. Pour corriger le problème, ouvrez le menu ‘Affichage’ de votre notification puis cochez ‘Afficher les pièces jointes dans les messages’.

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