Le SIRH en Autriche - Les dossiers électroniques des personnels et l'outil THEMIS
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© OCDE Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE Séminaire sur Les systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines dans l’administration publique Alger 7-8 décembre 2012 SIGMA et la Direction Générale de la Fonction Publique d’Algérie
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Presentation given by Heinrich Traumueller, Austria, at the seminar on information systems for human resources management in public administration, organised by SIGMA and the Direction générale de la fonction publique algérienne in Algiers, 7-8 December 2012.
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Séminaire surLes systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines
dans l’administration publique
Alger 7-8 décembre 2012
SIGMAet la
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Séminaire sur les systèmes d´information pour la gestion des ressources humaines dans l´administration publique
Alger, 7 - 8 décembre 2012
Le SIRH en AutricheLes dossiers électroniques des personnels
et l´outil THEMIS
Heinrich Traumüller, Vienne
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Contenu
I. L‘Autriche et la modernisation du secteur public
II. Le SIRHIII. Stratégie eHRIV. L´outil THEMISV. Les dossiers électroniques
des personnels
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Personnel de l´État
• État fédéral 132,357• Les länders 140,765• Les communes 75,029
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• En pourcentage de l‘emploi total, 12,8% sont des fonctionnaires et des employés du secteur public en Autriche
• La moyenne dans les pays européens de l‘OCDE est de 16,3%
Quote – part du service public
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Les enjeux de la modernisationLes finalités recherchées:
• Performance de l´administration- Amélioriation de l´efficacité (efficience,
orientation service, flexibilité, promotion de l´innovation et gains de productivité)- Evolution, pas de révolution ! (garder les
principes classiques de l´administration)
•Performance de l´individuPlus de différentiation et de responsabilité:- Contractualisation de la haute fonction
publique- Système analytique de classification des
emplois- Entretien annuel d‘évaluation- Elément salarial de performance
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Les enjeux de la modernisation
• Les composantes de la modernisation
1. Réforme de la GRH2. Réforme de l´organisation
Ministère des finances
- 09 directions regionales ---- 81 centres des impôts 41- 62 services des douanes 09- 21.000 fonctionnaires 11.000
Autres ministères : „agencification“- 38 agences avec 31.000
fonctionnaires
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Les enjeux de la modernisation
3. Réforme du budget
- Budget global- Pluriannuel (4 ans)- Dotations aux réserves- Rapports de stratégie
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Les enjeux de la modernisation
Objectif: gestion de la performance
• Conditions préalables:
– modification de l´organisation structurelle et fonctionnelle
– nouvelle structure de commande, ajustement des outils (technologies de l´information)
– transformation de culture– GRH: gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences, profilage des emplois, renouvellement des postes, gestion des effectifs, gestion de la performance individuelle, référentiels des emplois et des compétences ...
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ELes enjeux de la modernisation•MbO
planification annuelle accords
- concentration: prestations clé- auto-contrôle- contrôle externe
•système d´indicateurs - 181 indicateurs dans le domaine des impôts - 104 indicateurs dans le domaine des douanes - 3 plans: économie, efficience, efficacité - 4 dimensions d´un tableau de bord prospectif
•contrôle de gestion mensuel
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accords de
performance
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Les stratégies de mise en oeuvre
• Ajustement graduel (évolution, pas de révolution)
• Pilotage: Ministère des finances• Mécanismes pour inciter au changement:
– fléxibilité budgétaire– budget central pour soutenir les
réformes– primes– comités de pilotage
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Analyse rétrospective: impact
• Orientation stratégique• Nouvelle culture de management et de
performance• Professionalisation et individualisation de
la GRH• Réduction drastique des hiérarchies et du
personnel• Accélération drastique des procédures
(environ 32 % pour l´allocation de soutien familial)
• Enregistrement des contrôles sur place (nombre et résultats)
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Analyse rétrospective: BILAN
• Une analyse des données de l‘OCDE* indique que l´administration autrichienne des impôts compte parmi les administrations les meilleures de tous les pays de l´OCDE (par exemple, fonctionnaires en relation aux citoyens et aux entreprises, coûts de l´administration et efficacité des contrôles sur place)...
____* Tax Administration in OECD and Selected Non – OECD Countries; Comparative Information Series, OECD 2006
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II.
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Le SIRH en 1956
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Le SIRH 1956 - 1976
• 1956 – 1976 Zentralbesoldungsamt (Office central des salaires)
– Cartes perforées – Support électronique
depuis 1969 / bandes magnétiques
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ELe SIRH en 1980
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III.
Stratégie eHRMinistère des finances
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Ministère des finances
Organisation
- 09 directions regionales ---- 81 centres des impôts 41- 62 services des douanes 09- 21.000 fonctionnaires 11.000
„Stratégie eHR“ -- (eHR transformation)- Appui pour la réforme de l´organisation- Développement de la GRH par ingénierie
informatique- Flexibilisation de la GRH (accès indépendant du
lieu,…); emploi d´une architecture électronique moderne et orientée vers le service (composants)
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EStratégie eHR
• Portail pour chaque collaborateur – avec contenu individuel
• Dossier électronique • Scanographie en masse• Scanographie modificative• Gestion des candidats• Bourse aux emplois• Tests d´aptitude automatisés• Gestion des documents (formulaires
standardisés)• Procédures electroniques • THEMIS (tableau de bord avec indicateurs)• …
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IV.L´outil THEMIS
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Source de THEMIS : MIS
• Rapports multifonctionnels pour l´analyse des données dans un „datawarehouse“ à base de Netweaver BI 7.0, application web
• Rapports dans tous les composants de PMSAP, par exemple administration du personnel, gestion de l´organisation, gestion des voyages, gestion des comptes …
• Haut caractère d´intégration et interconnexion entre les composants
• Base de données pour informations statistiques et contrôle de gestion; rapports aux tous les niveaux hièrarchiques
• Base de données pour indicateurs clés de performance dans le cockpit THEMIS
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MIS - THEMISDescription simplifiée
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INTRANETBROWSER
PMSAP PA
PM SAP PY PMSAP
RM
PMSAP PT
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Contenu
• Présentation des informations statistiques et des indicateurs, par exemple
-Capacité effective (en plein emploi)-Nouveaux enregistrements-Quote-part d´absentéisme-Quote-part des carences-Quote-part du télétravail-Quote-part des coopérateurs en formation en entreprise-Quote-part des femmes-Nombre de mises à la retraite-Moyen d‘âge des coopérateurs
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Indicateurs• Indicateur description type rapport bookmark calcul
• K500110010 Kapazität (VBÄ) inkl MA Saison E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXWZ0I0V7Y2N1UZMPKPQZBS2• K500110011 DS-Alter B PAA115 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=F3XMZ9BQKTR0DEU2B06VY3DD7• K500110015 Zähler Lebensalter B Kennzahl zählt die Köpfe, die im Lebensaltercube (ZCPATR) pro Monat vorhanden sind• K500110020 Kapazität (VBÄ) exkl MA Saison E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-
LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXX3I0RKUFNB0TUBWSX6ABTU• K500110021 Summe Kalendertage Krankenstand B PTZ110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-
LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4KL8ZEEJTIYM8NKO2XH1CERU3• K500110030 Kapazität (Köpfe) inkl SK E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NY0SPHYCPK60I03D7MJSO19E• K500110040 DS Anzahl Beschäftigte B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXEJYDVH2L8QE4MG3221T9E• K500110050 Kalendertage B Kalendertage• K500110055 Arbeitstage B Arbeitstage• K500110060 PersKap Karenzen Köpfe B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXGS6JWVT3S5IXKGJB2KEHU• K500111000 Krankenstandsquote E K500110021/(K500110040*K500110050)• K500111010 Beschäftigungsausmaßquote E K500110010/K500110030• K500111020 DS Alter E K500110011/K500110015• K500111060 Karenziertenquote E K500110060/(K500110060+K500110030)• K500111100 Anteil Frauen E K500111110/K500110030• K500111110 Personalkapazität Frauen B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXL4SMIEFDJQ2GJG9O2M82Q• K501111120 Anzahl externer Neuaufnahmen E PAF105 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=BIULID1UZN69D8A9TXDU3DU23• K501111130 Anzahl Pensionierungen E PYP230 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=6O3C5JMOB849EF2EXN2OSTPWR• K501111140 Anzahl Abgänge E PAF105 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXOESDRXWCNYTQ6A8AISI1U• K501111150 Anzahl MA in Ausbildungsphase B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXPL1A29AP3XSM9N3TTLFTU• K501111160 Anteil MA in Ausbildungsphase E K501111150/K500110030• K501111170 Summe Gleitzeitguthaben B PTSA100 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXWX4VWEKMIKFZMHVL1Z8UOY• K501111180 DS Gleitzeitguthaben E K501111170/K501111190• K501111190 PersKap aktiv exkl SK [Köpfe B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXU372CRLEBSDTGCJ232C0Y• K501111200 PersKap aktiv exkl SK [VBÄ B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4QFY3MWSPM1KOAFTLQQ4I8G2Z• K501111210 DS Urlaubsguthaben E K501111220/K501111200• K501111220 Summe Urlaubsguthaben B dzt. noch nicht umgesetzt-offen• K501111230 Anzahl MA Hier I B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F330S5C4NBAEPAK22E10TI02• K501111240 Anzahl Frauen Hier I B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=BRFDKVNG7VKO9OO5UUQNJ0AQZ• K501111250 Anteil Frauen Hier I E K501111240/K501111230• K501111260 Anzahl MA Hier II B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F332UM3Y3RNZ7U8MJ32HV1WI• K501111270 Anzahl Frauen Hier II B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F332GQTPMKLCIQ238UWCBDCY• • …………………………………….
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Avantages
• Avantages pour l´administration
• Base de données homogènes pour décisions
• Mise au point de la conduite sur les objectifs MbO
• Effet d´étude dans l´organisation
• Réduction des dépenses pour le traitement manuel des rapports
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Rôle de THEMIS
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Rôle de THEMIS
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THEMIS
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Stratégique
Operatif
Quantitatif Qualitatif
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Triages en THEMIS
• Cockpit (tableau de bord)
• Vue synoptique
• Analyse
• Hiérarchie
• Détails
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Triage : cockpit
• Sélection organisationelle• Rapports standardisés (à base des KPI)
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Triage : vue synoptique
• Sélection de période• Sélection organisationelle• Sélection KPI (et groupes KPI)
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Vue synoptique
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Triage: analyse
• Sélection de période
• Sélection organisationelle
• Sélection KPI – groupes
• Sélection types de données (plan, réalité,…)
• KPI, prédiction, valeurs de référence, cluster, score, trend ….
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Analyse
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Triage: hiérarchie
• Sélection de période
• Sélection organisationelle
• Sélection d´indicateur
• Sélection types de données
• KPI, prédiction, valeurs de référence, „cluster“, „score“, „trend“
• Sélection type de „noeud“
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Hiérarchie
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Triage : détails
• Sélection de période
• Sélection organisationelle
• Sélection d´indicateur
• Sélection type de „noeud“
• Déscription des indicateurs (définition, calcul, objectif)
• Graphiques, rapports, …
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Détails II
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Référenciation
• Unités supérieures, valeurs de l´année précédente, „clustering“, …
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Clustering
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Scoring
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V.
Les dossiers
électroniques
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Entrée I
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Dossier électroniqueTableau de bord
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Recherche
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EDocuments (PDF)
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Apercu général / limité
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Tâches
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Bloquer
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Côntroler
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Approuver
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Impression
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Merci beaucoup pour votre
attention !
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