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Volet RH en SI

Enquête sur le SIRH en établissement sanitaire et médico-social Décembre 2014

Monique Abad Monique.abad@anap.fr

Sylvie Grastilleur Sylvie.grastilleur@anap.fr

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Sommaire

1 Synthèse ........................................................................................................................... 3

1.1 Un SIRH, pour quoi faire ? ............................................................................................... 3

1.2 Les enseignements de l’enquête ..................................................................................... 3

2 Rappel sur les modalités du projet ..................................................................................... 4

1.3 Contexte .......................................................................................................................... 4

1.4 Principe ............................................................................................................................ 4

1.5 Ressources ....................................................................................................................... 4

1.6 Calendrier ........................................................................................................................ 5

1.7 Thématiques du questionnaire ....................................................................................... 6

3 Analyse des résultats ........................................................................................................ 6

3.1 Préambule ....................................................................................................................... 6

1.1 Identité des répondants ................................................................................................. 7

1.2 Attentes en matière d’appui relatif au SIRH................................................................... 8

1.3 Processus RH ................................................................................................................... 9

3.2 Solutions en place.......................................................................................................... 13

3.3 Le «projet » SIRH ........................................................................................................... 15

1.4 Organisation actuelle .................................................................................................... 20

4 Suites à venir .................................................................................................................. 20

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1 Synthèse

1.1 Un SIRH, pour quoi faire ?

La mise en place d'un Système d'information couvrant les thématiques RH relève d'une orientation stratégique de l'établissement santé. Parce que la réflexion préalable est commandée par la certification des comptes, la gestion

des RH s'inscrit dans le périmètre de la certification des comptes

Pour être certifiés, les cycles d'écriture RH doivent être formalisés et audités. Or cette analyse de processus peut être valorisée dans celle plus globale de la mise en place du SIRH.

Parce que les bénéfices d’un SIRH sont multiples et déterminants dans un contexte

économique contraint.

Toute démarche d'informatisation se fondant sur une formalisation préalable des processus en œuvre, déployer un SIRH permettra par exemple : − de gagner du temps agent en améliorant la sécurité par la suppression de la saisie

manuelle, des doubles saisies et autres redondances, − d'assurer la disponibilité de l'information et, ce faisant, de favoriser l'anticipation,

l'amélioration des conditions de travail (ne plus travailler dans l'urgence) comme de la qualité de service (supprimer les retards),

− de renouveler le management de l'établissement en modernisant les modes de communication direction/collaborateurs (portail SIRH) : par la décentralisation de la saisie (formulaires renseignés en ligne), l'instauration d'une interactivité (mise en place de workflow voire de forums collaboratifs).

1.2 Les enseignements de l’enquête

− La thématique intéresse au plus haut point les établissements (156 d’entre eux ont répondu spontanément à l’enquête). Elle est portée à la fois par des DRH et des DSIO qui ont répondu en binôme à 42%.

− Les attentes des établissements en matière d’appui concernent aussi bien des sujets de pratiques RH pures (cartographie de processus RH, tableau de bord RH type…) que de SIRH (autodiag, REX, cahier des charges-type…).

− Le taux de dématérialisation des principaux formulaires (source importante de productivité et d’efficacité) est faible.

− 19 % des répondants indiquent qu’aucune démarche SIRH n’est prévue dans leur établissement. Pour 76% de ces 19% c’est faute de moyens ou parce que le sujet n’est pas jugé stratégique (ce que l’on peut considérer comme une seule et même raison).

− 33% des répondants n’ont pas prévu la formation des utilisateurs dans le périmètre initial du projet. Reprise de données et recettage sont aussi très souvent oubliés (pour respectivement 42% et 49% des répondants).

− 47 % des répondants indiquent qu’aucun responsable du SIRH n’est identifié à la DRH.

Stratégie et pratiques de management de projet SI demandent à être définies et formalisées

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2 Rappel sur les modalités du projet

1.3 Contexte

L'intérêt d'un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) pour un établissement est de disposer de processus RH et d'un système de management RH efficients pour piloter les Ressources Humaines au mieux de ses besoins et/ou de ceux du territoire. Les fonctionnalités d‘un SIRH se répartissent en deux grandes familles : - Les fonctionnalités administratives / quantitatives / financières - Les fonctionnalités « qualitatives » / recrutement / compétences /carrières

Bénéfices intermédiaires : - Des processus RH revus et corrigés, des pratiques RH harmonisées - Une meilleure utilisation des ressources de la DRH qui se focalisent sur les tâches à valeur

ajoutée puisque l'automatisation des tâches administratives et répétitives et l'intégration des différentes fonctionnalités (qui éradique les tâches redondantes) libère du temps.

- Des données fiabilisées grâce à l'intégration du système qui évite les re-saisies - Le pilotage des RH de l'établissement - L'atteinte des objectifs fixés par la Révision Générale des Politiques Publiques (RGPP) en

matière de dématérialisation

L'enjeu du projet " Volet Ressources Humaines en Système d'Information " (Volet RH en SI) est de développer et déployer auprès des établissements sanitaires des outils et/ou démarches répondant à leurs attentes en matière d'appui SIRH. Sur le plan opérationnel, il s'agit dans un premier temps d'identifier ces attentes à l'aide d'une enquête en ligne " Etat des lieux SIRH ".

1.4 Principe

Réalisation d’une enquête en ligne auprès des établissements sanitaires, visant - A identifier leurs attentes en matière d’appui SIRH - Faire un état des lieux de la situation des établissements vis-à-vis du SIRH.

Elaboration du questionnaire par des professionnels des ressources humaines et des systèmes d’information.

1.5 Ressources

Deux groupes de travail (participants volontaires sur inscription libre / appel à contribution sur internet) ont été constitués : 1er groupe : Elaborer le questionnaire, valider le pilote de l’enquête et les modalités de

communication vers les établissements.

Pierre Yves MORCET CH Kerpape Ploermeur Directeur des soins

Bénédicte PARREL ESPIC Foch Suresnes Responsable SIRH

Matthieu LEDERMANN EPSAN Brumath DSI – DRH administrateur GCS e-santé alsace

Francis BREUILLE CH Saint Lô DSI

Sylvie TOURNEUR CH Yssingeaux Directrice

5

2ème groupe : contribuer à la réalisation de l’enquête pilote et la valider.

Aurélie GUELLEC ESPIC SM Plouguernevel RRH

Mamar MENAI EPSMS Puget-Theniers DSI

Myrtille TAILLEUX Cliniques Vitalia Paris Responsable SIRH

Diane PETTER CHRU Nancy DRH

Cécile BRUNAUD CHRU Nancy AAH RH

Nicolas POURET et Mme PETIOT ESPIC CRF Bretegnier, Héricourt DSIO

1.6 Calendrier

Le premier groupe s’est réuni 4 fois entre septembre 2014 et Janvier 2015. Le 2ème groupe, outre la réponse au questionnaire pilote, a participé au 3ème atelier.

S36 S37 S38 S39 S40 S41 S42 S43 S44 S45 S46 S47 S48 S49 S50 S51 S52 S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07 S08 S09

Rdv institutionnels ANAP

ANAP

ANAP

GW GW1

ANAP

Validation du questionnaire GW GW2

GW

ANAP

GW GW3

ANAP

ANAP

GW GW4

ANAP X

ANAP

sept-14 nov-14 déc-14 janv-15

recrutement groupe de W

préparation questionnaire

pilote

Lancement productions consécutives enquête

analyse résultats pilote

REX pilote

Enquête

analyse enquête

Restituion enquête vers institutionnels

Validation résultats enquête

Lancement projet + Séance W 1

Finalisation questionnaire

fev 15Calendrier

projet SIRH

oct-14

6

1.7 Thématiques du questionnaire

L’enquête en ligne comportait des questions visant à établir une photographie de la situation des SIRH dans les établissements (Fonctionnalités SIRH couvertes, Organisation en place, méthodologie projet SI et satisfaction des répondants vis-à-vis du SIER) et une question visant à identifier leurs attentes en matière d’appui SIRH.

3 Analyse des résultats

3.1 Préambule

Les établissements étaient libres de répondre ou non à l’enquête. On imagine aisément que seuls ceux pour lesquels le sujet représentait un intérêt y ont répondu. Cela peut introduire un biais dans les réponses dont il faut tenir compte lors de la lecture des résultats. Le turn-over des équipes managériales et de direction peut générer des pertes d’information, notamment sur le champ du projet SI-RH et expliquer le taux parfois élevé de réponses « Je ne sais pas ». L’enquête s’est déroulée du 13 novembre au 05 décembre 2014, soit un peu plus de 3 semaines, week-ends compris. 712 connexions ont été enregistrées.

Voir les résultats synthétiques de l’enquête en cliquant ici

156 établissements ou groupes d’établissement au total ont répondu à l’enquête (questionnaire terminé et validé). Ce taux de réponse est extrêmement élevé, compte-tenu non seulement que les établissements se déclarent sur-sollicités pour toutes sortes d’enquêtes, reportings, … mais aussi qu’il n’y avait aucune obligation de se soumettre au questionnaire. On peut donc aisément supposer que le sujet des SIRH intéresse au plus haut point les établissements.

156 répondants : fort

intérêt des établissements pour la thématique SIRH

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1.1 Identité des répondants

Les CH représentent 51 % des répondants.

25% des CHU ont répondu

à l’enquête.

Bien que les CH représentent 51 % des répondants, tous les types d’établissements sont représentés. 8 CHU ont participé à l’enquête, ce qui représente 25% des CHU. 2 autres CHU ont répondu sans valider leur questionnaire ce qui porterait alors le pourcentage à 31%.

Des établissements de toute taille ont répondu à l’enquête

42 % des réponses ont été apportées par un binôme

DRH/DSIO : la fin des silos ?

Les représentants DRH ont répondu seuls à l’enquête dans

35% des cas : un fort intérêt pour le sujet

8

1.2 Attentes en matière d’appui relatif au SIRH

On trouvera le libellé exact des réponses proposées en annexe de ce rapport. On remarque le caractère relativement linéaire et plat du diagramme de Pareto des attentes en matière d’appui : ceci est dû au fait que les répondants pouvaient cocher autant de réponses qu’ils le souhaitaient. Les attentes exprimées en matière d’accompagnement en SI-RH semblent en rapport avec l’évolution actuelle des besoins et des organisations au sein des Directions RH et fait le lien avec les travaux de la HAS, qui renforcent les exigences en termes de communication et d’interface des différents processus.

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1.3 Processus RH

13 processus RH ont été identifiés. Pour chaque processus, 3 thèmes ont été abordés : - Le niveau d’informatisation de chaque processus - La satisfaction relative à cette informatisation - Le niveau de formalisation de ces même processus.

Niveau de formalisation des

processus RH

Niveau d’informatisation du processus RH

Satisfaction concernant

l'informatisation des processus

RH (1)

Lége

nde

Syn

thès

e

Le niveau de formalisation des

processus (75 % env.) parait élevé

par rapport à la perception

générale de la situation en

établissement

Les processus ayant un impact financier direct

(gestion administrative, paye, formation, GTA…)

bénéficient d’un progiciel marché.

Recrutement, gestion des compétences, conditions de travail et gestion des

relations sociales sont les processus les moins

informatisés.

Le niveau de satisfaction sur

l’informatisation des différents processus est assez positif.

Cela peut s‘expliquer par

une réaction « c’est mieux que

rien ».

Recru

tem

en

t

Processus très peu informatisé, bien

que la VA d’une dématérialisation

soit avérée.

Gesti

on

ad

min

istr

ati

ve

Logiquement très informatisé

Gesti

on

des

eff

ecti

fs e

t

des p

oste

s

10

Niveau de formalisation des

processus RH

Niveau d’informatisation du processus RH

Satisfaction concernant

l'informatisation des processus

RH (1)

Lége

nde

En

treti

en

pro

fessio

nn

el

Dématérialisation en cours

Gesti

on

de la

form

ati

on

Paradoxe : un processus peu

formalisé mais relativement

informatisé (notamment dans

le secteur public (GESFORM/ANFH)

Gesti

on

des

co

mp

éte

nce

s

Processus encore peu mature et

naturellement peu informatisé

Gesti

on

de la

paie

1er processus historiquement

informatisé

11

Niveau de formalisation des

processus RH

Niveau d’informatisation du processus RH

Satisfaction concernant

l'informatisation des processus

RH (1)

Lége

nde

Gesti

on

des

Tem

ps

et

des A

cti

vit

és

PN

M

Confusion entre le Personnel Médical

(PM) et Non Médical (PNM) :

plusieurs établissements

(privés ET publics), incluent dans le

personnel médical tout le personnel

soignant au contact du patient,

le personnel non médical incluant

les fonctions centrales et

support. Cela peut expliquer le taux

assez élevé (54%) d’établissements

indiquant avoir informatisé le

processus de GTA du personnel

médical (2).

Gesti

on

des T

em

ps

et

des A

cti

vit

és

PN

M

San

té a

u

travail

Informatisation des rendez-vous et du suivi médecine

du travail

Co

nd

itio

ns d

e

travail

« Parent pauvre » de

l’informatisation ?

12

Bu

dg

et

RH

,

rep

ort

ing

so

cia

l,

pilo

tag

e

Processus peu mature mais

besoin existant ce qui explique

l’hétérogénéité des outils le taux de

logiciels maison.

Gesti

on

des

rela

tio

ns

so

cia

les

Processus peu formalisé et peu

informatisé.

(1) Il est apparu lors du traitement des données issues de l’enquête, que plusieurs établissements ne ventilaient pas correctement les effectifs entre Personnel Médical (PM) et Non Médical (PNM). En effet plusieurs établissements, notamment des cliniques, mais aussi des établissements publics incluent dans le personnel médical tout le personnel soignant au contact du patient, le personnel non médical incluant les fonctions centrales et support. Cela peut expliquer le taux assez élevé (54%) d’établissements indiquant avoir informatisé le processus de GTA du personnel médical.

Lorsque le répondant a coché au moins une fois « Peu satisfait » ou « Pas du tout satisfait » à la question sur son niveau de satisfaction, le ou les motifs de son insatisfaction lui ont été demandés :

Couverture fonctionnelle

insuffisante et informatisation incomplète des

processus sont les principaux motifs

d’insatisfaction.

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3.2 Solutions en place

3.2.1 Nombre solutions

Nbr de logiciels / progiciels / applications utilisés pour toutes les fonctionnalités (hors outils maison type excel, word, access, etc.)

Tous établissements

confondus

Malgré un nombre de logiciels objectivement élevé pour couvrir les

fonctions RH, les utilisateurs indiquent être satisfaits de leur

intégration dans la majorité des cas. Plusieurs hypothèses non exclusives

peuvent être avancées :

- Les utilisateurs n’ont pour le moment pas eu l’opportunité de travailler sur des suites RH fortement intégrées, l’aspect « modulaire » des solutions étant pour le moment la seule option qu’ils connaissent

- Le bon niveau de spécialisation des modules en place compense l’obligation d’utiliser plusieurs outils différents

- Une majorité d’interfaces est en place, les derniers éléments non interfacés ne pesant que minoritairement sur la perception des utilisateurs.

Etablissements privés

Satisfaction du niveau d'intégration / interfaçage / interopérabilité des outils SIRH

3.2.2 Accessibilité

Existence d’un portail RH

Une minorité de répondants indique disposer d’un portail RH

14

Accès aux SIRH

65 % des répondants indiquent que les managers ont un accès aux SIRH.

Logiquement, en l’absence de portail RH, seuls 17 % des répondants indiquent

que les salariés de l’établissement ont accès aux SIRH

3.2.3 Dématérialisation

Démarche de dématérialisation ?

38 % seulement des répondants ont entamé une démarche de

dématérialisation.

Les formulaires les plus dématérialisés sont les formulaires de déclaration

d’accident et d’entretien professionnel (traçabilité et conformité).

Niveau de dématérialisation

15

3.3 Le «projet » SIRH

3.3.1 La démarche SIRH et l’Organisation

Statut de la démarche SIRH dans l’établissement

19 % des répondants (30 répondants) indiquent qu’aucune

démarche d’informatisation des processus RH n’est prévue

40% de ces 19% indiquent que ce n’est pas un sujet stratégique, et

36% que c’est par manque de moyens.

On peut considérer qu’un manque de moyens résulte du fait que le

sujet est jugé non stratégique ce qui porterait alors à 76% le

pourcentage d’établissements jugeant le SIRH non stratégique.

Inclusion de la démarche SIRH dans le SDSI ?

60 % des répondants indiquent que le projet SIRH est inscrit dans le

SDSI.

Au vu de la couverture fonctionnelle assez partielle sur les

processus RH, la priorité qui est accordée au SIRH semble en retrait. Il faut noter que le développement

des SIRH ne fait pas partie des priorités portées dans les

programmes nationaux SI.

Analyse de risque / impact du projet SIRH

Au moins 55 % des établissements n’ont pas conduit d’analyse de

risque / impact. Ce pourcentage traduit une carence encore

largement répandue dans la gestion de projets d’informatisation dans

les établissements de santé.

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3.3.2 Equipe RH et projet SIRH

Participation de la DRH à l’analyse du besoin

87% des répondants indiquent que la DRH a participé à l’analyse du besoin.

Composition de l’équipe projet

94 % des répondants

déclarent qu’un représentant RH

fait partie de l’équipe projet.

22 % des répondants n’ont

pas de représentant

DSIO dans l’équipe projet : le

recours à un prestataire peut

expliquer cette réponse.

Rattachement du chef de projet SIRH

51% des répondants indiquent que le chef de projet SIRH est rattaché à

la DRH

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3.3.3 Périmètre du projet SIRH

Sujets prévus dans le projet SIRH

33% des répondants

n’ont pas prévu la

formation des utilisateurs

42 % des répondants

n’ont pas prévu la

reprise de données

49 % des répondants

n’ont pas prévu le

recettage / tests

Prestations complémentaires non prévues initialement

Sans surprise, les réponses à la question sur les

prestations complémentaires sont corrélées

à la question précédente.

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3.3.4 Durée, budget et ressources

Durée des projets

Durée des projets SIRH Respect de la durée des projets

Tous répondants

Mesurer la durée d’un projet est une

tâche complexe. Les résultats doivent être

interprétés avec prudence.

Projets terminés

Projets en cours

Budget , en pourcentage du budget SI

48 % des répondants ne connaissent pas le budget de la démarche/

projet SIRH

19

Ressources

22 % des répondants ont eu recours

à une prestation d’AMOA (Assistance Maîtrise d’OuvrAge)

39% des répondants ont assuré eux-

mêmes la MOE (Maîtrise d’œuvre)

Pour 32 % des répondants la MOE était assurée à la fois par un

prestataire et en interne.

4,6 personnes et 2,8 ETP en moyenne affectés au projet SIRH

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1.4 Organisation actuelle

Responsable du SIRH à la DRH ?

47 % des répondants n’ont pas de responsable du SIRH identifié à la

DRH

Formation des utilisateurs

Pour 62 % des répondants la formation

des utilisateurs est assurée par des référents

SIRH.

17 % des répondants laissent les utilisateurs

« se débrouiller »

4 Suites à venir En 2016, l’ANAP axera son effort en priorité sur :

− L’élaboration et mise à disposition d’un outil permettant aux établissements de réaliser un autodiagnostic de leur situation SIRH et définir les axes d’amélioration et pistes de travail

− Le recueil de retours d’expérience relatifs à l’implantation de SIRH en établissements : bonnes pratiques, points de vigilance…

− L’établissement et la mise à disposition d’une cartographie des processus RH − La production et mise à disposition d’un cahier des charges-type SIRH.