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CNES TOULOUSE (CST) : 18 av. E.Belin 31401 TOULOUSE Cedex 9

GFI INFORMATIQUE

APPEL PROPOSITIONS DE RECHERCHE (APR)

Division Midi-Pyrénées

Agence Industrie Tertiaire Public

MU-APR-Manuel utilisateur

Edition : 01 Date : 17/03/2016

Révision : 03 Date : 18/02/2019

Réf. : MU-APR-Manuel utilisateur Code diffusion : E

MANUEL UTILISATEUR

APR V2.2

Rédigé par :

DI MEGLIO Benoit GFI

le : 18/02/2019

Validé par :

DI MEGLIO Benoit GFI

le : 18/02/2019

Pour application :

BOISSIN Benoit CNES

le :

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BORDEREAU D'INDEXATION

CONFIDENTIALITE : DLP

MOTS CLES : <<mots clés>>

TITRE DU DOCUMENT :

MANUEL UTILISATEUR

APR v2.2

AUTEUR(S) :

DI MEGLIO Benoit

RESUME : <<résumé du document>>

DOCUMENTS RATTACHES : Ce document vit seul. LOCALISATION :

VOLUME : 1 NBRE TOTAL DE PAGES : 47

DONT PAGES LIMINAIRES : 5

NBRE DE PAGES SUPPL. : 0

DOCUMENT COMPOSITE : N

LANGUE : FR

GESTION DE CONF. : NG RESP. GEST. CONF. :

CAUSE D'EVOLUTION : Mise à jour du manuel utilisateur pour la version 2.1.

CONTRAT : Néant

SYSTEME HOTE : Microsoft Word 12.0 (12.0.6700) H:\cnes cgins d2\MQPR Interne\I4 - Documentation\I40 - Gestion de la documentation\GDOC\MODELES_GDOC\ModeleGDOC.dot Version GDOC : v4.3.1.1 Base projet : H:\cnes cgins d2\MQPR Interne\I4 - Documentation\I40 - Gestion de la documentation\GDOC\TMA_CGINS.mdb

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DIFFUSION INTERNE

Nom Sigle Bpi Observations

DIFFUSION EXTERNE

Nom Sigle Observations

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MODIFICATION

Ed. Rév. Date Référence, Auteur(s), Causes d’évolution

01 00 17/03/2016 MU-APR-Manuel utilisateur

DE FORNI Yoann GFI

Création du document

01 01 13/03/2017 MU-APR-Manuel utilisateur

DI MEGLIO Benoit GFI

Mise à jour du document pour la version 2.0.

01 02 20/02/2018 MU-APR-Manuel utilisateur

RATON WILFRIED GFI

Mise à jour du document pour la version 2.1

01 03 18/02/2019 MU-APR-Manuel utilisateur

Benoit DI MEGLIO GFI

Mise à jour du document pour la version 2.2

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SOMMAIRE

GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD .......................................... 1

1. GENERALITES ............................................................................................. 2

1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE ..................................................................... 2

1.2. DOCUMENTS APPLICABLES ........................................................................ 2

2. PRESENTATION ET OBJET DU DOCUMENT ............................................ 3

2.1. PRESENTATION ............................................................................................. 3

2.2. OBJET DU DOCUMENT .................................................................................. 3

3. PRE-REQUIS ................................................................................................ 4

3.1. TELECHARGER LES DOCUMENTS DE REFERENCE ................................. 4

3.2. S’IDENTIFIER SUR LE SITE ........................................................................... 5

4. CREER UNE NOUVELLE PROPOSITION ................................................... 6

5. COMPLETER UNE PROPOSITION ............................................................. 7

6. DEMANDER LA SIGNATURE D’UNE PROPOSITION ............................. 10

7. SELECTIONNER UNE PROPOSITION ...................................................... 11

8. SIGNER UNE PROPOSITION .................................................................... 13

9. VALIDER UNE PROPOSITION SOUMISE ................................................ 15

10. REFUSER UNE PROPOSITION SOUMISE ............................................... 17

11. SAISIR UNE EVALUATION........................................................................ 19

12. TERMINER UNE EVALUATION ................................................................. 20

13. SAISIR UNE EVALUATION FINALE ......................................................... 22

14. VALIDER LA DECISION D’UNE EVALUATION FINALE .......................... 24

15. CREER UNE PROPOSITION A PARTIR D’UNE PROPOSITION DE L’ANNEE PRECEDENTE ....................................................................................... 26

16. SUPPRIMER UNE PROPOSITION ............................................................ 27

17. QUESTIONS/REPONSES .......................................................................... 28

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17.1. ACCEDER AUX ESPACES QUESTIONS/REPONSES ................................ 28

17.2. POSER UNE QUESTION ............................................................................... 29

17.3. REPONDRE A UNE QUESTION ................................................................... 30

18. EXPORTER UNE PROPOSITION .............................................................. 31

18.1. AU FORMAT EXCEL (XLSX) ........................................................................ 31

18.2. AU FORMAT PDF .......................................................................................... 31

19. RAPPORT DE SYNTHESE......................................................................... 33

20. TOUS LES FICHIERS D’UNE PROPOSITION DANS UNE ARCHIVE ..... 34

21. EXPORTER LA LISTE DES MEMBRES DE GROUPE ............................. 35

22. EXPORTER LA LISTE DES DIRECTEURS ............................................... 36

23. CONSULTER LA LISTE DE MES EVALUATIONS ................................... 37

24. ETAT DE MES EVALUATIONS ................................................................. 38

25. EXPORTER LES EVALUATIONS .............................................................. 39

26. EXPORTER LES EVALUATIONS FINALES ............................................. 40

27. CONTACTER L’ADMINISTRATEUR ......................................................... 41

27.1. LORSQUE VOUS ETES CONNECTES ......................................................... 41

27.2. LORSQUE VOUS N’ETES PAS CONNECTES ............................................. 41

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GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD

Liste des paramètres AC :

Liste des paramètres AD :

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1. GENERALITES

1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE

DR1 - DEV-SP-APR-15004-GFI_Specifications_detaillees.docx

1.2. DOCUMENTS APPLICABLES

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2. PRESENTATION ET OBJET DU DOCUMENT

2.1. PRESENTATION

Le projet Appel à Propositions de Recherche consiste en la mise en place d’un site internet permettant l’échange des propositions entre les laboratoires et le CNES. Chaque année l’ouverture du site au dépôt de proposition permettra au proposant de déposer leur proposition durant une période donnée. Le site apportera alors un support graphique pour la validation et l’évaluation des propositions avant passage devant une commission.

APR gérera donc l’ensemble des étapes du cycle de vie d’une proposition, du dépôt à la validation, en informant l’ensemble des acteurs de celle-ci par mail.

2.2. OBJET DU DOCUMENT

Ce document doit permettre aux utilisateurs d’avoir les informations nécessaires pour réaliser les différentes actions sur les propositions.

Ce document s’applique à la fois à l’environnement de pré-production et production du CNES.

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3. PRE-REQUIS

L’ensemble des actions sur le site ne peuvent se faire que si l’utilisateur possède un compte sur le site et si celui-ci est connecté.

3.1. TELECHARGER LES DOCUMENTS DE REFERENCE

1) Depuis un navigateur (Internet explorer ou Firefox), ouvrir l’URL suivante : - https://apr.cnes.fr Environnement de production CNES

2) Les documents sont téléchargeables via les liens suivants (à droite de l’écran):

Ou depuis le bas de page :

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3.2. S’IDENTIFIER SUR LE SITE

1) Depuis un navigateur (Internet explorer ou Firefox), ouvrir l’URL suivante : - https://apr.cnes.fr Environnement de production CNES

2) Cliquer sur le bouton « Connexion » :

3) Renseigner l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur fonctionnel dans l’onglet « Se connecter ».

Cliquer sur le bouton « Se connecter ». Après quelques secondes, l’utilisateur est connecté :

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4. CREER UNE NOUVELLE PROPOSITION

1) Dans le menu, cliquer sur « Créer une nouvelle proposition » 2) Remplir les champs minimums obligatoires à la création d’une proposition (son intitulé, la thématique

principale, la mission spatiale concernée, l’acronyme de l’expérience et le nom du laboratoire) et saisir le captcha.

3) Cliquer sur le bouton « enregistrer ». La proposition est créée au statut « en création ».

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5. COMPLETER UNE PROPOSITION

1) Après avoir créé votre proposition, vous pouvez la compléter en naviguant parmi les onglets (Résumé, Programme des travaux, Autres financements, Demande de CDD, Echéancier financier et Documents complémentaires).

2) Pour certains champs, vous avez la possibilité de renseigner plusieurs valeurs. Pour cela, cliquer sur le bouton « Ajouter un autre élément ». Pour retirer un élément, cliquer sur le bouton « Retirer » correspondant.

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3) Cliquer sur « Enregistrer ». L’enregistrement actualise l’échéancier financier en remplissant les champs avec les valeurs saisies pour l’année demandée (2017 pour une proposition créée en 2016).

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6. DEMANDER LA SIGNATURE D’UNE PROPOSITION

1) Une fois votre proposition complète, vous pouvez la soumettre aux signataires de votre laboratoire. Pour cela, cliquer sur le bouton « Demande de signature » présent sur la page de visualisation de la proposition ou sur le formulaire d’édition.

2) Une fenêtre pop-up vous demande la confirmation de l’action. En effet, après une demande de signature, la proposition n’est plus modifiable par le proposant.

3) Cliquer sur « OK ». Les signataires du laboratoire sélectionné sont notifiés, la proposition passe à l’état « En attente de signature » et n’est plus modifiable.

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7. SELECTIONNER UNE PROPOSITION

1) Dans le menu, cliquer sur « Sélection de la proposition ». Vous retrouvez la liste des propositions que vous avez créée et des co-propositions que vous avez créées ou qui vous ont été affectées.

2) Vous pouvez réduire la liste en utilisant les critères de filtre proposés. Cliquer sur « Filtrer sur les propositions »

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3) Cocher/Sélectionner les filtres souhaités. 4) Cliquer sur « Appliquer » pour actualiser la liste des propositions. 5) Cliquer sur le titre de la proposition pour accéder à sa visualisation.

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8. SIGNER UNE PROPOSITION

Pré-requis : Être enregistré comme signataire pour le laboratoire sélectionné dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à signer (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le bouton « Modifier ».

3) Sur l’onglet « Résumé », remplir les 2 champs relatifs à la signature : compléter le champ texte « Signature du directeur de laboratoire » avec votre nom et le nom du laboratoire et ajouter votre signature dans le champ d’envoi de fichier « Fichier signature du directeur du laboratoire ».

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4) Cliquer sur « Enregistrer ». La proposition passe à l’état « soumise » et est soumise au responsable thématique. Elle n’est plus éditable par le proposant ou les signataires du laboratoire.

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9. VALIDER UNE PROPOSITION SOUMISE

Pré-requis : Être enregistré comme responsable de la thématique sélectionné dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à signer (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur « Modifier » 3) Cliquer sur « Valider la proposition »

4) Choisir le rapporteur et saisir les évaluateurs (s’il s’agit d’une co-proposition, les champs contenant la liste des évaluateurs seront pré saisis avec les évaluateurs désignés pour la proposition mère).

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5) Cliquer sur « Enregistrer ». La proposition passe au statut « En cours d’évaluation » et n’est plus modifiable.

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10. REFUSER UNE PROPOSITION SOUMISE

Pré-requis : Être enregistré comme responsable de la thématique sélectionné dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à signer (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur « Modifier » 3) Cliquer sur « Refuser la proposition »

4) Renseigner le motif du refus

5) Cliquer sur « Refuser la proposition ». La proposition passe au statut « Refusé » et n’est plus modifiable.

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11. SAISIR UNE EVALUATION

Pré-requis : Être désigné comme évaluateur dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à évaluer (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le bouton « Evaluer la proposition ».

3) Remplir les champs de l’évaluation.

4) Cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page.

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12. TERMINER UNE EVALUATION

Pré-requis : Être désigné comme évaluateur dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à évaluer (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur « Evaluer la proposition »

3) Cliquer sur le bouton « Terminer l’évaluation » en bas de page.

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4) Une fenêtre pop-up demande une confirmation, cliquer sur « OK »

5) L’évaluation passe au statut « terminée » et n’est plus modifiable.

Remarque :

Extrait du Dossier de conception détaillé [DR1] - §4.6.8.4

« Lorsque toutes les évaluations d’une proposition ou d’une co-proposition sont terminées, le statut de la proposition ou co-proposition passe à l’état « Evaluée » et le rapporteur associé est notifié par e-mail. »

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13. SAISIR UNE EVALUATION FINALE

Pré-requis : Être membre TOSCA/CERES et renseigné en tant que rapporteur sur la proposition.

1) Sélectionner la proposition (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le bouton « Evaluation finale »

3) Consulter les évaluations remplies par les évaluateurs en cliquant sur leur bouton respectif

4) Cliquer sur « Modifier » pour accéder à l’édition de l’évaluation finale

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5) Remplir les champs et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

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14. VALIDER LA DECISION D’UNE EVALUATION FINALE

Pré-requis : Être président de la thématique principale sélectionnée dans la proposition

1) Sélectionner la proposition (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le bouton « Evaluation finale » pour l’ouvrir dans un onglet séparé.

3) Cliquer sur les boutons correspondant aux différentes évaluations pour les consulter si besoin 4) Cliquer sur le bouton « Modifier ».

5) Si nécessaire, modifier les valeurs saisies et cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page. 6) Cliquer sur « Valider la décision finale » pour finaliser l’évaluation finale. 7) Une confirmation est demandée.

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8) Cliquer sur « OK ». La décision finale est validée et le statut de la proposition est mis à jour selon la décision rendue.

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15. CREER UNE PROPOSITION A PARTIR D’UNE PROPOSITION DE L’ANNEE PRECEDENTE

1) Dans le menu de gauche, cliquer sur « Dupliquer une proposition ». La liste des propositions et co-propositions qui sont accessibles sont affichées à l’utilisateur. De la même que pour la sélection des propositions il est possible d’affecter un filtre afin de réduire le nombre de propositions ou co-propositions affichées (par défaut les co-propositions ne sont pas affichées).

2) La duplication ne pouvant se faire que pour les propositions des années précédentes, il est nécessaire de sélectionner l’année de campagne correspondant à la proposition ou co-proposition à dupliquer. Par défaut le filtre est positionné sur l’année précédente de la campagne en cours.

3) Cliquer sur le lien « Dupliquer cet APR » pour cloner une proposition ou co-proposition.

4) Une page de confirmation est affichée pour valider le clonage. Cliquer sur le bouton « Dupliquer cet APR ». La nouvelle proposition ou co-proposition est affichée avec les champs pré saisie de la proposition précédente.

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16. SUPPRIMER UNE PROPOSITION

1) Sélectionner la proposition à supprimer (cf. Sélectionner une proposition).

2) Cliquer sur le bouton « Modifier ».

3) En bas de page vous avez la possibilité d’enregistrer ou de supprimer. Cliquer sur le bouton « Supprimer ».

4) Le système demande une confirmation, cliquez de nouveau sur le bouton « Supprimer ».

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17. QUESTIONS/REPONSES

Pré-requis : La proposition doit être dans la phase d’évaluation.

Note : Pour des raisons de confidentialité, chaque évaluateur dispose de son espace question/réponse propre. Le proposant, lui, dispose d’autant d’espace question/réponse qu’il y a d’évaluateurs.

17.1. ACCEDER AUX ESPACES QUESTIONS/REPONSES

1) Rechercher la proposition souhaitée (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le bouton « Questions/Réponses »

3) a. Le proposant accède à la liste des espaces questions/réponses en cours. Cliquer sur le titre pour

accéder à l’espace questions/réponses souhaités.

b. L’évaluateur accède directement à son espace questions/réponses

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17.2. POSER UNE QUESTION

1) Accéder à l’espace de questions/réponses souhaité (Cf. ci-dessus) 2) Ajouter un nouveau commentaire 3) Cliquer sur « Enregistrer ». Votre question est postée.

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17.3. REPONDRE A UNE QUESTION

1) Accéder à l’espace de questions/réponses souhaité (Cf. ci-dessus) 2) Cliquer sur « Répondre » (il est également possible d’ajouter un nouveau commentaire (Cf. ci-dessus))

3) Saisir la réponse et cliquer sur « Enregistrer ». La réponse est postée.

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18. EXPORTER UNE PROPOSITION

18.1. AU FORMAT EXCEL (XLSX)

1) Sélectionner la proposition souhaitée (cf. Sélectionner une proposition). 2) Cliquer sur le lien « Proposition au format XSLX ».

NB : Ce lien est également disponible sur le formulaire d’édition de la proposition.

3) Télécharger le fichier Excel généré.

18.2. AU FORMAT PDF

1) Sélectionner la proposition souhaitée (cf. Sélectionner une proposition).

2) Cliquer sur le lien « Proposition au format PDF ». NB : Ce lien est également disponible sur le formulaire d’édition de la proposition.

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3) Télécharger le fichier PDF généré.

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19. RAPPORT DE SYNTHESE

1) Sur l’écran de « Sélection de proposition », filtrez les propositions que vous souhaitez voir apparaitre dans le rapport de synthèse.

2) Dans le menu de gauche, cliquer sur le lien « Rapport de synthèse ».

3) Une barre de progression s’affiche pour informer du temps restant de génération du rapport et après

quelques secondes, l’écran suivant s’affiche :

4) Votre navigateur doit vous proposez le téléchargement ou l’ouverture du rapport de synthèse. Dans le cas contraire, cliquer sur le lien proposez à l’écran.

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20. TOUS LES FICHIERS D’UNE PROPOSITION DANS UNE ARCHIVE

1) Sur l’écran de « Sélection de proposition », filtrez les propositions dont vous souhaitez extraire les fichiers associés.

2) Dans le menu de gauche, cliquer sur le lien « Export ZIP ».

3) Une barre de progression s’affiche pour informer du temps restant de génération du rapport et après quelques secondes, l’écran suivant s’affiche :

4) Votre navigateur doit vous proposez le téléchargement ou l’ouverture de l’archive des fichiers.

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21. EXPORTER LA LISTE DES MEMBRES DE GROUPE

1) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 2) Dans le menu de gauche, cliquez sur « Liste des membres de groupe ». 3) Un tableau est affiché avec les informations suivantes :

• Les différents noms de groupe.

• Le nombre de membres thématiques rattachés à un groupe.

• Le nombre de présidents thématiques rattachés à un groupe.

• Le lien de téléchargement de la liste pour un groupe.

4) Dans la colonne « Téléchargement », cliquez sur le lien « Télécharger la liste » pour un groupe. 5) Après quelques secondes, une fiche excel est proposée au téléchargement. 6) Téléchargez le fichier excel et ouvrez-le.

A l’ouverture un message d’avertissement est affiché :

Cliquer sur le bouton « Oui » pour accepter l’ouverture du fichier.

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22. EXPORTER LA LISTE DES DIRECTEURS

1) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 2) Dans le menu de gauche cliquez sur « Liste des directeurs ». 3) Après quelques secondes, une fiche excel est proposée au téléchargement. 4) Téléchargez le fichier excel et ouvrez-le.

A l’ouverture un message d’avertissement est affiché :

Cliquer sur le bouton « Oui » pour accepter l’ouverture du fichier.

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23. CONSULTER LA LISTE DE MES EVALUATIONS

1) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 2) Dans le menu de gauche cliquez sur « Mes évaluations ». 3) La liste des évaluations affectées à l’utilisateur connecté sont affichées dans un tableau :

4) Cliquer sur le lien « Accéder à mon évaluation » dans la colonne « Accès » . 5) L’évaluation est directement affichée.

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24. ETAT DE MES EVALUATIONS

1) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 2) Dans le menu de gauche cliquez sur « Etat de mes évaluations ». 3) Un tableau est affiché contenant la liste des évaluations qui sont rattachées au groupe auquel appartient

l’utilisateur connecté. Ce tableau peut être filtré selon plusieurs critères :

- Titre de l’évaluation - Statut de l’évaluation - Email de l’évaluateur

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25. EXPORTER LES EVALUATIONS

1) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 2) Dans le menu de gauche cliquez sur « Exporter les évaluations ». 3) Une page est affichée avec la liste des thématiques auquel l’utilisateur a accès.

4) Cliquer sur le lien « Exporter en DOC » dans la colonne « Téléchargement ». 5) Après quelques secondes, un document est proposé au téléchargement. 6) Téléchargez le fichier et ouvrez-le. 7) A l’ouverture un message est affiché :

Sélectionner « Document HTML » et cliquez sur le bouton « OK ».

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26. EXPORTER LES EVALUATIONS FINALES

8) Déplacer vous sur l’écran de « Sélection de proposition » : https://apr.cnes.fr/my_aprs 9) Dans le menu de gauche cliquez sur « Exporter les évaluations finales ». 10) Une page est affichée avec la liste des thématiques auquel l’utilisateur a accès.

11) Cliquer sur le lien « Exporter en DOC » dans la colonne « Téléchargement ». 12) Après quelques secondes, un document est proposé au téléchargement. 13) Téléchargez le fichier et ouvrez-le. 14) A l’ouverture un message est affiché :

Sélectionner « Document HTML » et cliquez sur le bouton « OK ».

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27. CONTACTER L’ADMINISTRATEUR

27.1. LORSQUE VOUS ETES CONNECTES

1) Dans le menu, cliquer sur « contact »

2) Remplir l’objet du contact et le message 3) Saisir le captcha 4) Cliquer sur « Envoyer le message »

27.2. LORSQUE VOUS N’ETES PAS CONNECTES

1) Dans le pied de page de la page, cliquer sur le lien « Formulaire de Contact » :

2) Votre boite de messagerie doit s’ouvrir pour l’envoie d’un nouveau message. Rédiger votre message et

envoyer le sans changer le destinataire.