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Grer linformation qui nous

parvient pour travailler mieux,

en 4 tapes

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Grer linformation qui nous parvient pour travailler mieux

Table des matires

Introduction....................................................................................................3

tape 1 : Dfinir les points dentre...............................................................4

tape 2 : Le traitement des documents papier..............................................6

2.1. Dfinir une routine et regrouper pour aller plus vite..........................6

2.2. Traiter la bannette dentre.................................................................7

2.3. Traiter la liste pense-bte.................................................................8

2.4. Traiter les messages de votre rpondeur tlphonique......................8

2.5. Vider la bannette de sortie...................................................................8

tape 3 : La gestion des emails.....................................................................10

3.1 Dsactivez la notification instantane................................................10

3.2 fixez des plages horaires pour traiter vos mails.................................10

3.3 Choisissez une archive unique ou pas.................................................11

3.4 Traitez vos emails................................................................................12

tape 4 : La revue de la semaine...................................................................13

4.1 Planifier votre revue.............................................................................13

4.2 Vider les points dentre......................................................................14

4.3 Mettre jour les projets en cours........................................................15

4.4 Mettre jour les listes de tches.........................................................15

4.5 Mettre jour lagenda..........................................................................16

4.6 Classer ce qui reste..............................................................................16

4.7 Optimiser votre revue..........................................................................16

Pour conclure.............................................................................................17

Check-List......................................................................................................18

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Introduction

Les emails, les dossiers, les papiers, les revues lire, les demandes prononces en coup de vent.

Chaque jour, cest la mme chose. Il faut traiter, trier, grer toutes ces informations. Pas toujours vident, et clairement chiant faire.

Votre boulot, vous, il est ailleurs, et infiniment plus important. Pourtant, il faut passer par l pour lexcuter au mieux.

Alors autant utiliser une mthode facile reproduire qui vous permet de :

Grer toutes les informations qui vous parviennent au quotidien de faon pratique, sans vous sentir submerg de tous les cts

Garder une vue densemble de vos activits et des projets importants au travail comme dans la vie personnelle

Travailler mieux, gagner en srnit et produire plus

Cela tient en 4 tapes bien prcises que vous allez dcouvrir tout au long de ce guide.

Vous trouverez, tout la fin, une check-list qui reprend point par point chacune de ces tapes.



tape 1 : Dfinir les points dentre

Dans une mme journe, vous recevez des tas dinformation. Sous forme demails, de papiers, mais aussi des infos orales.

Il vous faut un moyen pratique de recueillir tout a, afin de le grer au mieux. Mais pas seulement.

En procdant de faon systmatique, vous aurez lassurance de ne rien oublier dimportant et de ne pas perdre des bouts dinformation dont vous auriez besoin pour votre travail.

De plus, vos papiers ne seront plus parpills dans tous les sens. Du stress en moins et de la srnit en plus.

Pour faire a, vous allez utiliser des points dentre, cest dire des endroits prcis o vous rassemblez tous ces bouts dinformation, avant de les traiter.

Cest que nous allons voir tout de suite.

Voici les points dentre que vous propose dutiliser pour commencer, libre vous de ladapter votre situation :

La boite email pour tous les courriers lectroniques

3 bannettes ou 3 dossiers pour centraliser et grer les docu-ments papiers

1 liste papier pense-bte pour noter toutes les demandes orales, les ides qui vous viennent pendant la journe, le rap-pel dune tche faire, etc.

Par exemple, si vous tes en train de travailler sur un projet et quune demande vous parvient, notez l sur votre liste pense-bte.

Cela vous permet de continuer votre tche en cours, tout en tant confiant de ne rien oublier.

Et bien sr, la messagerie vocale de votre tlphone pour tous les messages reus par ce biais.

Voil, cest simple.



Veillez limiter le nombre de points dentre que vous utilisez. Sinon, au but de quelques jours, vous risquez de laisser tomber, devant la lourdeur de la tche accomplir.

Et partir de maintenant, vous allez centraliser tous les documents papiers qui vous arrivent dans une bannette, ou un dossier ddi a si vous nen navez pas sous la main.

Ce sera votre bannette dentre.

Une lettre, une facture, un rapport, un magazine, un post-it Peu importe.

Rien ne doit errer sur votre bureau.

Vous recevez un papier, vous le mettez dedans.

Quand le facteur vous rend visite, il dpose votre courrier dans la boite aux lettres. Il ne samuse pas en mettre un peu dans la boite, un peu dans le jardin et le reste dans les arbres.

Procdez de mme avec vos papiers, ce sera bien plus facile.

Une fois vos points de collecte clairement dfinis, vous tes prt pour attaquer le traitement.



tape 2 : Le traitement des documents papier

Une fois que vos points dentre pour collecter linformation en tout genre sont bien dfinis, il est temps de passer la pratique.

Il va sagir, dans un premier temps, de soccuper de tout ce qui se prsente sous la forme dun support papier.

Vous allez adopter une mthode systmatique pour traiter vos documents papiers. Ce qui veut dire que vous devrez rpter lopration chaque jour, de la mme faon.

Au dbut, si cest nouveau pour vous, a vous paratra un peu contraignant. Mais cest comme tout.

Au bout de quelques jours, lhabitude prenant le pas sur la difficult, vous le ferez de manire plus naturelle.

Testez-le par vous-mme, et jugez de lefficacit de ce systme.

Avant de passer au traitement proprement parler, il vous faut passer par une tape prliminaire.

2.1. Dfinir une routine et regrouper pour aller plus vite

On est bien plus efficace en ralisant les tches de mme nature par lots.

Au lieu de vous occuper de chaque nouvelle entre ds quelle vous tombe dessus ou quand a vous chante, vous allez les regrouper ensemble et les traiter les unes la suite des autres.

En rduisant les interruptions de cette faon, vous gagnez en concentration et vous avancez plus vite dans votre travail.

Vous allez donc, pour commencer, vous fixer 1 ou 2 rendez-vous quotidiens, des moments dfinis dans la journe et pendant un temps limit.

Par exemple, 15 minutes le matin 10h, et 15 minutes 16h. A vous dadapter ce rythme et ces horaires votre activit.

Vous pouvez galement utiliser vos moments de baisse dnergie pour le faire.



Le but sera de traiter un maximum dinformation pendant le temps imparti.

Notez quil sagit bien ici de traiter ces informations, pas dexcuter les tches qui sy rapportent.

Cest trs important comprendre, car cest ce qui fera la diffrence dans votre capacit grer ce flux dinformation.

Pour le moment, votre seul objectif consiste traiter les informations, pour seulement ensuite les excuter au mieux.

Bref, lide retenir, cest celle-ci :

Sparez la prparation du travail de son excution

Voici donc les 4 tapes suivre pour traiter les documents physiques :

2.2. Traiter la bannette dentre

Vous vous souvenez des 3 bannettes dont je vous ai parl ltape 1 ? On va en avoir besoin maintenant.

Chacune porte un nom diffrent et tient un rle bien prcis : entre, sortie et en cours.

Vous allez voir, le principe est la fois assez simple et pratique.

Prenez votre bannette dentre (celle o vous avez regroup vos documents papiers) et sortez les lments un par un, en commenant par le haut :

Sil sagit dun document garder pour rfrence car linforma-tion quil contient vous est utile, placez-le dans la bannette de sortie.

Si le document demande une action rapide (moins de 2 mi-nutes), faites le tout de suite. Puis placez le dans la bannette de sortie.

Exemple : une facture remplir, un lettre poster, un document signer, une note lire, etc.



Si le document concerne une action plus longue, dfinissez la tche faire et inscrivez-l dans votre liste de tches. Puis pla-cez ce document dans la bannette en cours.

Si le document se rapporte un rendez-vous ou une tche faire un jour prcis dans le futur, notez le dans votre agenda. Puis placez le dans la bannette en cours ou jetez le si vous nen aurez plus besoin.

Si le document est inutile, jetez le tout de suite.

Rptez lopration pour chaque document.

2.3. Traiter la liste pense-bte

Appliquez la mme mthode pour chaque chose que vous avez note sur votre liste pense-bte. Ligne par ligne.

Faites maintenant ce qui prend moins de 2 minutes, ajoutez une entre votre liste de tches si cest plus long, placez les rendez-vous dans votre agenda, transformez vos ides en tches ou supprimez les.

2.4. Traiter les messages de votre rpondeur tlphonique

Profitez-en pour en faire de mme avec vos messages vocaux, ce qui devrait tre assez rapide.

2.5. Vider la bannette de sortie

Vous avez fini le traitement. Il ne vous reste plus qu vider ce que vous avez rserv dans la bannette de sortie.

Classez les documents de rfrence, mettez au courrier les lettres poster (si vous disposez dun service de ce genre), etc.

Vous ntes pas oblig de la vider entirement. Faites ce que vous pouvez, dans le temps que vous avez fix.

Comme vous lavez lu, lide est de jongler avec ces 3 bannettes, en fonction de ce que vous devez faire des informations reues.

Et de sortir un maximum de choses de la bannette dentre.



En procdant de cette faon, vous vous dbarrassez des actions les plus courtes, vous isolez tous les documents concernant vos projets en cours, et vous classez les informations de rfrence.

Tout est clair et bien gr.

De ce ct l du moins.

Car aprs a, il vous restera un gros morceau, le traitement de votre boite email.



tape 3 : La gestion des emails

A ltape prcdente, nous avons vu comment traiter les documents papiers et organiser les actions qui sy rapportent.

Dans cette partie, on va appliquer une mthode similaire pour traiter ses mails.

Si vous recevez des dizaines de messages par jour, il y a de grandes chances pour que votre boite de rception ressemble un magma informe et indigeste.

Il va donc sagir de reprendre le contrle de ce point dentre, en appliquant ds maintenant une nouvelle politique pour la gestion de vos emails.

Juste avant dattaquer, il est primordial de raliser un petit changement dans la faon dont vous consultez vos messages.

Encore une fois, essayez simplement ce qui suit, et jugez des rsultats.

3.1 Dsactivez la notification instantane

Stoppez la notification automatique pour larrive des nouveaux messages. Ce systme, en plus de distraire en permanence, cause une perte de temps norme.

Encore une fois, lide est de ne pas chercher vouloir raliser une tche tout prix ds quun email nous parvient, mais de le traiter en premier lieu, de faon pouvoir lexcuter le moment voulu.

3.2 fixez des plages horaires pour traiter vos mails

A partir de maintenant, consultez vos emails heure fixe, pendant un temps limit et dfini lavance. Comme pour le traitement de vos autres points dentre.

Je vous suggre de traiter vos mails 2 4 fois par jour.

Choisissez des priodes comprimes pour un maximum defficacit, 20 minutes par exemple. Votre objectif sera de traiter un maximum de messages dans cette limite de temps.



Vous pouvez choisir de traiter vos emails la suite de votre rendez-vous papier, ou un autre moment de la journe.

Simplement, je vous recommande ne pas commencer la journe en consultant vos mails.

Pourquoi ?

Cest le meilleur moyen de partir dans des directions imprvues, ou de se retrouver coinc par des demandes de toutes sortes, en apparence urgentes.

Cest si facile de se faire avoir. Autant ne pas se planter lappt sous le nez.

Commencez plutt la journe par une tche importante. Vous aurez la satisfaction davoir au moins fait a.

3.3 Choisissez une archive unique ou pas

Une bonne partie des messages que lon reoit est garder pour rfrence.

Vous pouvez au choix :

Les conserver dans une archive unique

Les classer dans des dossiers thmatiques

Certaines messageries, comme Gmail, permettent de crer des libells pour marquer les messages et les retrouver plus facilement.

Ce systme est diffrent des dossiers dans le sens o lon peut assigner plusieurs libells un mme message.

En plus de gagner du temps lors du traitement, une archive unique simplifie grandement les choses.

Et avec la recherche intgre au logiciel de messagerie, vous pouvez retrouver facilement un message.

A ce stade, cest vous de choisir votre mthode darchivage, en fonction de votre activit et de vos prfrences.



3.4 Traitez vos emails

Traitez les messages un par un, en commenant par le haut.

Ds que vous ouvrez un email, dcidez tout de suite dune action. Cela doit devenir une habitude :

Un email demande une action qui prend moins de 2 minutes : faites le tout de suite, puis archivez le.

Un email demande une rponse courte et rapide : rpondez-y tout de suite, puis archivez le.

Un email comprend une tche qui prend plus de 2 minutes : transformez cet email en tche et ajouter l votre liste de tches. Puis archivez le message.

Un email demande une action faire un jour prcis : inscri-vez cette action dans votre agenda au jour correspondant, puis archivez ou supprimez lemail.

Un email contient de linformation conserver pour rfrence : archivez le dans le dossier correspondant ou dans une archive rfrence unique.

Enfin, supprimez immdiatement les emails inutiles et dsinscrivez-vous de tous ceux que vous ne lirez jamais en cliquant sur le lien de dsinscription prsent dans le message (en gnral tout en bas).

Chaque email ouvert et trait sort immdiatement de la boite de rception, de faon systmatique.

Il ny a que 2 choix possibles pour le sortir : archiver ou supprimer.

Traitez le maximum de mails par session.

Par la suite, purgez votre boite de tous les nouveaux messages inutiles de faon ne plus les recevoir et ne plus lencombrer pour rien.

Lisez cet article pour en savoir plus.

Aprs cela, il vous restera voir une dernire tape pour sceller votre organisation et vous assurer de passer le plus gros de votre temps sur les choses importantes.



tape 4 : La revue de la semaine

Dans cette quatrime partie, nous allons pousser les choses un peu plus loin et prendre un peu de hauteur, en ralisant un point global des 7 jours passs.

La revue hebdomadaire permet de faire le point sur son travail et ses projets, une fois par semaine. Cest un minimum pour se mettre jour et garder la vue densemble de son activit.

Cette revue est importante pour plusieurs raisons.

Dabord, cela vous permet de traiter les informations de la semaine passe qui restent dans vos points dentre.

Ensuite, vous faites le point sur tout ce que vous avez faire. Vous pouvez vrifier si vous navez pass trop de temps sur des choses se-condaires, au dtriment de vos projets prioritaires et des actions im-portantes raliser.

Vous prenez le temps de prparer les 7 15 jours venir. Vous ne passez pas ct des rendez-vous importants, et vous restez souple en cas dimprvus.

Important : ne vous prenez pas la tte dfinir votre revue dans les moindres dtails.

Au fil des semaines, avec la pratique, vous allez optimiser, simplifier et amliorer votre revue, pour quelle colle au mieux vos attentes.

Voici donc les 7 tapes suivre pour raliser un tour dhorizon complet de vos activits :

4.1 Planifier votre revue

La revue des 7 jours est un rendez-vous rcurrent. Vous allez la faire toutes les semaines.

Je vous encourage donc la programmer ds maintenant pour le reste de lanne.

Comment ? Vous avez 3 possibilits.



Si vous utilisez un agenda lectronique, crez une entre appele revue du vendredi par exemple, qui se rpte automatiquement toutes les semaines.

Si vous utilisez un agenda papier, vous pouvez faire la mme chose, mais ce sera plus long. Dans ce cas, crez une alerte rcurrente dans votre tlphone portable.

Enfin, la troisime solution consiste crer une liste de tches rcurrentes, en plus de votre todo liste classique. Appelez l liste hebdomadaire, par exemple.

Cette liste contient uniquement les tches qui reviennent souvent (tous les jours ou toutes les semaines).

Lide, cest de consulter chaque jour en priorit votre liste rcurrente avant de traiter vos autres tches.

Choisissez le jour qui vous convient le mieux pour raliser votre revue. En principe, le lundi matin ou le vendredi aprs midi.

4.2 Vider les points dentre

Si vous navez pas pu traiter tous vos papiers et vos courriers lectroniques au cours de la semaine passe, pas de panique.

Vous allez profiter de votre revue pour terminer cette tche.

Il peut y avoir un imprvu qui vous empche de raliser votre routine. Cela arrive. Mais lorsque vous la faites, donnez-vous comme rgle de tout traiter.

Vous allez faire le grand mnage, et vider tout, compltement.

Commencez votre revue par vider les points dentre, cest dire :

Vider la bannette dentre, celle qui regroupe tous les docu-ments papiers en attente dtre trait

Vider la boite mail

Reportez-vous aux tapes 2 et 3 pour revoir la dmarche complte.



4.3 Mettre jour les projets en cours

Cest le moment de revoir vos projets en cours.

Regardez o vous en tes et assurez-vous dinclure au moins une tche par projet en cours dans votre liste de tches.

Pour les visualiser plus facilement, vous pouvez indiquer derrire la tche et entre parenthse () le nom du projet en question.

4.4 Mettre jour les listes de tches

Selon votre organisation personnelle, vous pouvez avoir une ou plusieurs listes de tches.

Si lheure actuelle, vous nen avez aucune je vous recommande de crer 2 pages ou 2 fichiers textes spcifiques et dorganiser vos tches ainsi :

1. Page 1 : les tches faire aujourdhui (3 tches maximum) + en dessous les tches faire dans les 8 jours venir ( revoir tous les jours)

2. Page 2 : les tches faire plus tard, au del de 8 jours ( revoir une fois par semaine)

Lisez cet article pour plus de dtails.

Voici ce que vous allez faire dans cette partie de votre revue :

Reformuler les tches mal dfinies : si vous avez not des tches un peu vagues, rcrivez les clairement de faon ce quon comprenne tout de suite laction raliser.

Supprimer les tches inutiles et celles dj ralises que vous avez oubli de barrer.

liminer les tches en double : dans le feu de laction, vous avez peut-tre not 2 fois la mme tche.

Rorganiser vos tches : remontez les tches faire en priorit en haut de votre liste.



4.5 Mettre jour lagenda

Une fois votre liste de tches jour, vous allez programmer les rendez-vous date fixe.

Votre agenda devrait contenir uniquement des rendez-vous et des tches faire une date prcise. Tout les reste devra aller dans la liste de tches.

Il se peut que votre agenda soit dj jour. Simplement, profitez de cette revue globale pour vrifier que cest bien le cas.

Cest facile. Il vous suffit de :

Planifier les rendez-vous de votre vie personnelle

Planifier les rendez-vous professionnels

Vous pouvez galement rserver des crneaux prcis pendant lesquelles vous allez excuter les tches de votre liste.

Suivant votre activit, ce nest pas forcment utile. Mais pour ceux qui sont souvent interrompus ou trs sollicits, ces rendez-vous liste de tches peuvent savrer ncessaire.

4.6 Classer ce qui reste

Videz la bannette de sortie. Sil vous reste des documents classer, faites le.

4.7 Optimiser votre revue

Une fois pass par toutes ces tapes, vous aurez une vision plus claire des choses.

Avez-vous oubli certaines choses dans votre revue ? Quelles actions pouvez-vous ajouter pour la complter ?

Ou au contraire, que pouvez-vous modifier, simplifier ou liminer pour optimiser votre routine et aller lessentiel ?

Prenez quelques minutes pour analyser les choses la fin de votre revue.



Au fil des semaines, vous verrez peu peu comment rendre le tout plus simple et plus efficace.

Pour conclure

Avec cette quatrime tape, nous arrivons au bout de notre srie.

Vous avez maintenant un systme complet pour grer les informations de toute sorte qui vous parviennent au quotidien, et vous savez comment les utiliser pour travailler mieux.

Il ne vous reste plus qu mettre ces tapes en pratique pour vos papiers, vos emails et tout le reste, et ladapter votre sauce.



Check-List

tape 1 : Dfinir les points dentre

Choix des points dentre

Boite email

3 bannettes ou dossiers

1 liste pense bte

Rpondeur tlphonique

tape 2 : Le traitement des documents papier

2.1 Dfinir une routine de traitement

2.2 Traiter la bannette dentre

Document garder pour rfrence : placer dans la bannette de sortie

Action de moins de 2 minutes : le faire tout de suite et puis placer dans la bannette de sortie

Action plus longue : ajouter la liste de tches puis placer dans la bannette en cours

Action un jour prcis dans le futur : noter dans lagenda puis placer dans la bannette en cours ou jeter

Document inutile : jeter

2.3 Traiter la liste pense bte

2.4 Traiter les messages de mon rpondeur tlphonique

2.5 Vider la bannette de sortie



tape 3 : La gestion des emails

3.1 Dsactivez la notification instantane

3.2 Fixer des plages horaires pour traiter mes mails

3.2 Choisir une archive unique ou des dossier thmatiques

3.3 Traiter mes mails

Action de moins de 2 minutes : le faire tout de suite et puis archiver

Rponse courte et rapide : rpondre tout de suite puis archiver

Action de plus de 2 minutes : ajouter la liste de tches puis archiver

Action un jour prcis venir : noter dans lagenda puis archiver ou supprimer

Mail conserver pour rfrence : archiver

Mail inutile : supprimer

tape 4 : La revue de la semaine

4.1 - Planifier ma revue

4.2 - Vider les points dentre

Bannette dentre (papier)

Boite email

4.3 Mettre jour mes projets en cours

4.4 Mettre jour mes listes de tches

4.5 Mettre jour lagenda

4.6 Vider la bannette de sortie

4.7 Optimiser ma revue


Table des matiresIntroductiontape 1: Dfinir les points dentretape 2: Le traitement des documents papier2.1. Dfinir une routine et regrouper pour aller plus vite2.2. Traiter la bannette dentre2.3. Traiter la liste pense-bte2.4. Traiter les messages de votre rpondeur tlphonique2.5. Vider la bannette de sortie

tape 3: La gestion des emails3.1 Dsactivez la notification instantane3.2 fixez des plages horaires pour traiter vos mails3.3 Choisissez une archive unique ou pas3.4 Traitez vos emails

tape 4 : La revue de la semaine4.1 Planifier votre revue4.2 Vider les points dentre4.3 Mettre jour les projets en cours4.4 Mettre jour les listes de tches4.5 Mettre jour lagenda4.6 Classer ce qui reste4.7 Optimiser votre revuePour conclure

Check-List

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