Comment Gerer Un Service Approvisionnement Fournitures

34
Copyright (c) Emilie ALARD

Transcript of Comment Gerer Un Service Approvisionnement Fournitures

  • Copyright (c) Emilie ALARD

  • 1

  • 2

  • 3

    Emilie ALARD

    Master Achats-Logistique

    Comment grer un

    service

    approvisionnement

    fournitures ?

    Anne 2003 / 2004

  • 4

    REMERCIEMENTS

    Je tenais remercier dans un premier temps lentreprise Alain Manoukian de mavoir

    prise comme stagiaire dans son tablissement plus particulirement :

    Delphine Navet, responsable approvisionnement / planification. Jean-Sbastien Rousseau, responsable production. Marie-Pierre Morel-Gallien et Sandrine Patrus-Picod, approvisionneuses

    tissus ainsi que toute lquipe du service production.

    Merci tous pour le temps que vous mavez accord ainsi que les connaissances

    que vous mavez apportes.

    Grce vous tous, je ressors de ce stage avec de solides acquis professionnels.

    Dans un deuxime temps, je souhaiterais remercier lcole suprieur de commerce

    Wesford pour la qualit de son enseignement et son dvouement envers ses lves.

  • 5

    SOMMAIRE

    INTRODUCTION

    AVANT PROPOS

    I) Partie I : La performance des moyens de communication

    La communication interne

    La communication externe

    II) Partie II : Le processus de la gestion des rservations

    Llaboration des engagements et du planning

    La rservation

    III) Partie III : Mise en place doutils danalyse

    La mise en place de tableau de suivi

    Les limites que lon peut rencontrer

    CONCLUSION

    ANNEXES

  • 6

    INTRODUCTION

    La crativit dans le produit, la rigueur dans la distribution ... Ces deux

    principes de la philosophie d'Alain Manoukian rgissent la construction des

    assortiments ainsi que les capacits d'achat et d'approvisionnement en flux tendu

    des points de vente.

    Trois faits ont marqu 2003 : une forte instabilit politique, conomique et sanitaire

    mondiale, une croissance zro en Europe, lagressivit conomique de la Chine.

    Dans un tel contexte, les mnages comme les entreprises ont fait preuve de rserve

    dans leurs dcisions conomiques. En France, la consommation textile na pas

    progress, les exportations ont baiss de 6 % comme les chiffres daffaires et

    linvestissement.

    Le groupe Alain Manoukian conoit des vtements prt--porter moyen et

    haut de gamme sous les marques Alain Manoukian et Sda Manoukian. La

    production est commercialise au travers de 2 canaux de distribution :

    vente en dtail (68% du CA) : boutiques dtenues en propres ou en affiliation ;

    ngoce (32%) : facturation aux multimarques, grands magasins et franchiss.

    Au 31 dcembre 2002, le groupe exploite 1 304 points de vente, dont 708

    l'tranger. 78% du CA est ralis en France.

    Ce mmoire a pour but de montrer toute la complexit de la gestion dun service

    approvisionnement fournitures.

    Ma mission, durant ce stage, a t la prise en charge de ce service. Auparavant,

    cette partie tait gre par les approvisionneuses tissus de manire superflue. La

    gestion des approvisionnements fournitures consiste passer des commandes,

    suivre la production et lexpdition des marchandises, ainsi que la gestion des

    stocks.

  • 7

    Nous rpondrons la question suivante : Comment grer un service

    approvisionnement ?

    Pour ce faire, aprs un bref avant propos concernant la socit Alain Manoukian,

    nous aborderons dans une premire partie limportance de la communication interne

    et externe. Par la suite, nous verrons dans une deuxime partie toutes les difficults

    lies au processus de la gestion des rservations. Pour finir, nous tudierons dans

    une troisime partie les outils danalyse utiles mettre en place pour un tel service.

  • 8

    AVANT PROPOS

    La socit Alain Manoukian est une socit cote en bourse et prsente dans 28

    pays dans le monde. Elle a toujours su sadapter aux changements de son

    environnement et aux exigences sans cesse plus leves des consommatrices et

    consommateurs.

    Son savoir-faire se dclinent en trois lments cls :

    - La cration et les produits

    - La conception de ses magasins

    - Les mthodes de gestion et de distribution

    Cest grce une culture dentreprise qui se caractrise par une remise en cause

    permanente et la recherche continue damliorations quAlain Manoukian connat le

    succs depuis sa cration.

    Et cest cette culture et la volont de ses quipes qui permettent lenseigne et aux

    produits Alain Manoukian dtre leaders sur les marchs cibls lentre du

    troisime millnaire.

    Effectifs et organigramme de la socit :

    Le groupe Alain Manoukian compte au total 1077 salaris (994 en France)

    dont 315 travaillant au sige social Mercurol.

    Alain Manoukian, le fondateur et Prsident Directeur Gnral, dirige la socit

    structure en 9 directions :

    9 La Direction Gnrale, comprenant Alain Manoukian et son fils, David Manoukian ;

  • 9

    9 La Direction du Style et de lImage, dirige par Dany Manoukian et sa fille Sda qui sont charges de la cration ;

    9 La Direction Supply Chain qui regroupe les fonctions achats, production, approvisionnement, logistique et qualit ;

    9 La Direction Commerciale France qui gre lensemble de lactivit commerciale en France, succursales, magasins affilis, grands magasins, second rseau et

    multimarques ;

    9 La Direction Internationale qui commercialise les produits dans le monde travers des rseaux de succursales, franchises, affilis, corners et multimarques,

    en constante volution ;

    9 La Direction Financire ; 9 La Direction Marketing qui rassemble lquipe web, la communication et lidentit

    visuelle, les relations consommateurs et les tudes marketing.

    Les produits proposs par Alain Manoukian sadressent la fois aux hommes

    et aux femmes. Lexistence de plusieurs lignes pour les produits femme permet de

    toucher des consommatrices dges diffrents.

    Les Produits Alain Manoukian :

    Cest au sige mme que sont labores et conues les collections et la socit

    soccupe galement de la distribution et de la commercialisation de ses vtements en

    France ainsi qu ltranger.

    Dany Manoukian et son quipe de stylistes laborent et conoivent les collections

    directement au chteau du domaine de Blanchelaine, Mercurol. Ils mettent ainsi en

    scne pour chaque collection des centaines de crations, rpondant aux attentes de

    la clientle cible par des tudes de marchs et des tests de consommation afin de

    renouveler en permanence loffre des boutiques.

    Chaque collection Femme est structure autour de trois segments :

  • 10

    Tendance ; Sophistiqu ; Nouveaut ; Branch ; Fantaisie ;

    Jeune ; Sexy ; Ludique

    Concurrence : Mango ; Zara ; Morgan ; Kooka ; Naf Naf

    Imprims ; Maille ; Fminit ; Originalit ; Toujours Chic ;

    Style Typ

    Concurrence : 1,2,3 ; Caroll ; Burton ; Esprit

    Intemporel ; Elgant ; Sobre ; Dtails Prcieux ; Qualit Sre ;

    Tomber Parfait ; Esprit Couture

    Concurrence : Lola ; Max Mara ; Et vous ; Apostrophe

    La ligne Homme existe depuis moins longtemps que la ligne Femme et beaucoup

    defforts sont faits chaque anne pour la dvelopper, surtout ltranger o elle reste

    Segment 2 Alain Manoukian

    Segment 1 Sda M.

    20 30 % moins cher

    Segment 3 MANOUKIAN

    Collection 20 30 % plus cher

  • 11

    encore assez mconnue. Elle comprend aussi bien des vtements ville, que des

    produits plus sportswear.

    Il existe galement une ligne accessoires qui propose cravates, charpes,

    chaussures, sacs , ou encore ceintures assorties aux tenues et offrant des

    possibilits de coordination diverses.

    Comme nonc prcdemment, les collections Alain Manoukian sont labores et

    conues par Dany Manoukian et son quipe de stylistes Mercurol. La production

    quant elle, seffectue dans diffrents pays du monde, chacun dentre eux tant

    slectionn en fonction de sa spcialit, ceci ayant comme objectif premier de

    rduire les cots de production. Ensuite, tous les articles sont centraliss au sige

    social, Mercurol, qui se charge de rpartir la marchandise en France ainsi quentre

    les diffrents pays en fonction, bien entendu, des commandes transmises par le

    service international la logistique.

    Lquipe de stylistes Alain Manoukian labore ses produits en tenant compte de

    diffrents lments puisque ceux-ci sadressent une clientle aux caractristiques

    et aux exigences trs particulires.

    La clientle Alain Manoukian :

    Les produits Alain Manoukian sont destins essentiellement des hommes et

    des femmes de 30 45 ans qui ont :

    une prfrence forte pour les belles matires, la qualit et la crativit ; une grande fidlit leur marque ; une forte exigence au niveau du service dun point de vente ; une recherche permanente du meilleur rapport qualit / prix et de produits

    coordonns.

    Toujours lcoute de ses clients, la marque inclue chaque nouvelle collection les

    dernires tendances du monde entier tout en gardant les classiques qui ont fait sa

    rputation, les produits maille, mais rpond galement aux dsirs de nouvelles

  • 12

    clientes quelle a su conqurir avec ses deux nouvelles lignes, la ligne Prmium et la

    ligne Sda Manoukian.

    Lunivers du prt--porter aussi bien masculin que fminin est de plus en plus

    comptitif, et Alain Manoukian doit faire face de nombreux concurrents.

  • 13

    IV) Partie I : La performance des moyens de communication

    De la cration la vente dun produit, il existe une succession de phases qui mettent

    en relation un ensemble de personnes. Ces dernires forment une chane et chaque

    individu reprsente un maillon. Son rle est de remonter linformation aux maillons

    suivants. Il est donc impratif que la communication, quelle soit interne ou externe,

    seffectue de la meilleure faon possible.

    Nous verrons dans ces points quil nest pas vident dobtenir les informations

    ncessaires la bonne gestion dun service au bon moment.

    La communication interne

    La communication interne stablit entre les diffrents membres de la socit. Cette

    dernire compte deux sites importants. On peut citer le site de Paris qui regroupe le

    style, le bureau dtude et le site de Mercurol qui concentre des activits telles que :

    la production, les achats, la qualit, le commerce international

    Les moyens de communication sont standards. La plupart du temps, la

    communication seffectue par linformatique puisque les deux sites sont relis en

    rseau. On peut citer plusieurs programmes et logiciels qui permettent de faire le lien

    entre les diffrents acteurs. Concernant la gestion de la production des fournitures,

    lentreprise Alain Manoukian se sert dun ERP : MOVEX. Ce dernier rassemble

    comme information toutes commandes tissus et fournitures, la production faon

    ainsi que le ngoce et les nomenclatures des diffrents modles. Cet ERP permet de

    suivre la gestion des rservations, les prix des fournitures et entre autres tout ce qui

    a attrait aux fournitures. De plus, cette socit compte parmi ses logiciels, le logiciel

    Gallery qui consiste visualiser les modles avec leurs nomenclatures, leurs

    patronages

    Enfin, la messagerie Outlook sert dinterface entre les deux sites mais aussi avec

    lextrieur savoir, les fournisseurs et les faonniers.

  • 14

    Comme nous venons de le voir, cette entreprise dispose de toutes les ressources

    pour tablir une bonne connexion entre les diffrents membres de la socit. Le

    souci majeur reste le facteur humain qui ne joue pas le jeu. Pour avoir linformation, il

    faut aller la pche linfo mais cela demande du temps et surtout de lnergie.

    On nassiste pas forcement une rtention volontaire de linformation comme on

    peut le voir dans certaines grandes entreprises mais on ne peut pas dire que

    linformation passe bien. Du fait de ce manque de fluidit au niveau de la

    communication, la socit manque defficacit et de ractivit.

    Pour finir, on assiste un problme de langage notable au sein du service cest

    dire que certaines personnes parlent avec certains codes, dautres emploient

    dautres codes ou encore des noms.

    Pour comprendre le dysfonctionnement, il est utile de dvelopper ce point. Le

    langage se dcompose de la faon suivante :

    Chaque vestiaire a un nom. Ce nom est connu et surtout employ par toutes les

    personnes du service. Cest la base commune de la communication.

    Chaque vestiaire est compos doptions cest dire de modles (pantalons, jupes)

    qui portent eux mme des noms mais aussi des codes six chiffres qui commencent

    par un 5 + un code coloris. Ce langage est surtout employ par les gestionnaires de

    production, la responsable ordonnancement, la responsable approvisionnement /

    planification mais absolument pas par les approvisionneuses.

    En effet, chaque option a une nomenclature. Cette dernire se dcompose selon les

    matires (tissus et fournitures tels que des boutons, des zips) qui servent

    fabriquer le modle. Les composants utiliss sont identifis par un code Alain

    Manoukian (une lettre + 5 chiffres / code coloris), par une dsignation Manoukian et

    par une dsignation fournisseur. Cest langage que les approvisionneuses utilisent.

    Suite cela, on remarque quil nexiste aucune homognit de langage au sein du

    service. Il est utile de prsenter un exemple concret afin den raliser toute la

    complexit.

    Exemple :

  • 15

    Le vestiaire JADORE est compos de 4 modles :

    Le blouson alarme / prusse qui porte le nom de Fan (Code 524385/0290 ou 524385/1185 selon le coloris)

    La robe alarme / prusse qui porte le nom de Feuillant (Code 524387/0290 ou 524387/1185 selon le coloris)

    La jupe alarme / prusse qui porte le nom de Feuillet (Code 524388/0290 ou 524388/1185 selon le coloris)

    La top alarme / prusse qui porte le nom de Feuillue (Code 524386/0290 ou 524386/1185 selon le coloris)

    Dtaillons, par exemple, la nomenclature de la robe feuillant , coloris alarme, dans

    un tableau :

    Code AM Dsignation Alain Manoukian Dsignation fournisseur

    D00002/0721 80 OLYMPE SANGUINE DOUBLURE 80 OLYMPE 3465

    PIMENT

    Z00192/0290 ZIP INVISIBLE 40CM ALARME ZIP INVISIBLE 40CM ROUGE 34

    B00392/1662 OEILLET F264/MB 3.5MM COL

    CANON DE FUSIL

    OEILLET F264/MB 3.5MM COL

    Z31

    E00111/1662 BCLE 40MM 20725/Z+1 ARD

    CANON DE FUSIL

    BCLE 40MM 20725/Z+1 ARDIL

    Z31

    S00031/0006 THERMO 2029 31GR/M NOIR THERMO 2029 31GR/M NOIR

    S00035/0006 THERMO 1090 LZ90 93GR/M NOIR

    THERMO 1090 LZ90 93GR/M NOIR

    PS : Afin que la nomenclature soit complte, il faut penser rajouter le(s) tissu(s),

    le(s) cintre(s), les vignettes de composition, le fil

    Le textile est un secteur complexe qui ncessite une grande part de communication

    entre les acteurs tout au long du processus. Grce cet exemple, il est facile de

  • 16

    constater combien il est difficile de communiquer en interne mais aussi en externe

    puisque le langage nest en aucun cas harmonis avec celui du fournisseur.

    La communication externe

    Tous les soucis cits en interne peuvent tre associs de la mme manire en

    externe. En effet, les principaux acteurs de cette communication au sein du service

    approvisionnement fournitures sont les faonniers et les fournisseurs. Eux aussi ont

    leurs langages. Les faonniers vont plutt parler en nom de vestiaire et doption tout

    en connaissant parfaitement la nomenclature des modles qui leurs sont confis

    tandis que les fournisseurs vont quant eux utiliser leurs rfrences.

    Il est donc important de savoir jongler entre les diffrents termes qui composent le

    langage de la socit Alain Manoukian.

    Lanne dernire, il est intressant de rappeler que les fournitures ntaient pas

    traites de faon proprement dite cest dire que les commandes taient passes

    mais il ny avait aucun suivi par la suite.

    Afin de bien commencer la prise en charge du service, il fut important denvoyer une

    circulaire tous les fournisseurs afin de leur rappeler voire leur expliquer le mode de

    fonctionnement de la socit Alain Manoukian en terme de gestion des fournitures et

    ce que lon attendait deux (cf annexe @ => exemplaire de la circulaire). Au bout de

    huit mois, on peut se rendre compte que la circulaire nest pas suivi de faon prcise

    et que la bonne gestion des fournitures est loin dtre fluide. En effet,

    lapprovisionneuse, pour obtenir linformation, doit relancer en permanence les

    fournisseurs.

    Depuis lenvoi de cette circulaire, la communication stablit entre les acteurs de

    faon tout fait classique savoir par le biais du fax, du tlphone et du courrier

    lectronique. Il tait question au dbut dune rencontre avec les principaux

    fournisseurs et les responsables de la socit. Elle na pas eu lieu et cest regrettable

    car cela aurait permis de clarifier quelques points qui devraient tre des

    automatismes et qui ne le sont pas comme par exemple la fluidit de linformation ou

    encore la constance de lenvoi des bons de livraison. En effet, ces derniers

    reprsentent le point de communication majeur entre la socit et les fournisseurs

  • 17

    puisque les bons de livraisons sont lcrit qui permet de suivre le bon droulement

    des expditions et tout ce que cela peut entraner (retard sur chane).

    De plus, la rencontre aurait permis de transformer lchange informel en un change

    plus relationnel.

    Ce procd se fait ponctuellement cest dire que lon rencontre un fournisseur

    lorsque lon a un litige ou une grosse mise au point faire. Or, lorsque que lon veut

    changer le fonctionnement dun service, il faut aussi changer les habitudes cest pour

    cela quune rencontre personnalise avec les principaux fournisseurs tait importante

    afin que le changement soit pris en compte.

  • 18

    V) Partie II : Le processus de la gestion des rservations

    Le monde du textile fonctionne selon le rythme des saisons. Cest ainsi que le

    printemps / t 2004 se nomme la S 24 (saison 24), lautomne / hiver 2004 la S 25

    Il faut savoir quune saison se prpare un an auparavant son apparition en magasin.

    Ainsi, en juillet 2004, la socit passera dj ses commandes pour prparer la saison

    26 cest dire la saison printemps / t 2005.

    Avant de dtailler chaque tape du processus, il est important de regarder un

    schma pour conceptualiser le flux dans son ensemble.

    Le service approvisionnement fournitures nest donc quune interface entre les

    fournisseurs et les faonniers. Son rle premier tant de mettre disposition la

    marchandise lorsque le faonnier passe sa commande ferme. Cette faon de faire

    permet au fournisseur de lisser sa production et dtre ractif en cas de problmes.

    Il faut savoir que lacheteur ngocie ses prix en dbut de saison de manire globale.

    Pourquoi les achats se font-ils de cette manire ? Tout simplement parce que si

    chaque faonnier ngociait son prix, il nobtiendrait certainement pas un prix aussi

    bas. En effet, cette faon de faire, permet la socit de bnficier dconomies

    dchelle non ngligeable.

    Llaboration des engagements et du planning

    Apparition dun besoin.

    Rservations des fournitures auprs des fournisseurs.

    Les fournisseurs mettent la

    marchandise en production.

    Les faonniers passent directement leurs commandes fermes auprs des fournisseurs.

  • 19

    Ces phases sont ralises suite une succession dtapes.

    Dans un premier temps, le style travaille sur une nouvelle collection. Cette dernire, aprs avoir effectuer une rptition, va tre valide et

    slectionne en collaboration avec la direction produit.

    Par la suite, on assiste une runion dindustrialisation qui lieu Paris. A ce niveau, la Supply Chain rentre en jeu. Elle a un rle moteur puisque

    laspect technique du produit est pris en compte. Cest la Supply Chain

    de faire en sorte que le produit soit fabriquer dans les bons dlais. La

    Supply Chain et la direction produit tudient en dtail chaque modles (les

    fournitures, laffectation du faonnier). Ils jugent ensemble le travail fait

    et son rsultat. Aprs a, ils peuvent valider de faon dfinitive le produit.

    Une fois les modles valids, il faut imprativement renseigner le systme informatique savoir Gallery puis Movex.

    Cest ce moment l que la direction produit va pouvoir juger chaque produit en potentiel de vente. Cette dernire va tre charge de la

    ralisation de tests consommateurs, de prsenter la collection aux agents

    internationaux ainsi quaux agents des grands magasins. Ainsi, on va

    pouvoir noter le produit. Pour se faire, on met ce que lon appelle un taux

    de croyance sur chaque produit la couleur (les notes attribues peuvent

    aller de A D). A cela sajoute un format de boutique. Il existe six formats

    de magasin qui sont dtermins par rapport au m et aux chiffre daffaires.

    Il est temps destimer les quantits. Ces dernires se calculent par le biais de formules. Une fois les quantits estimes, les approvisionneuses

    peuvent commencer passer leurs commandes de tissus et rserver

    leurs fournitures. Pendant quelques mois, le travail est ralis sur des

    quantits prvisionnelles. En effet, deux acteurs peuvent remettre en

    cause le taux de croyance et le format de boutique initialement prvu : les

    commerciaux qui vendent les modles ainsi que le ngoce qui vend aux

    grand magasins et aux multimarques puisquils prennent connaissance de

    la collection des concurrents.

    Pour finir, on affecte les modle chaque faonnier. Afin de mieux comprendre comment seffectue les critres daffectation, voici un tableau

  • 20

    rcapitulant les principaux faonniers ainsi que leurs avantages et

    inconvnients.

    Noms des faonniers

    Pays zone de production

    Comptences techniques

    Capacits Limites

    1 France Bulgarie Structur+flou+chemise.

    toutes sries (6-

    80000p/sem)

    2 Pologne Pologne structur >10 usines 3 France Roumanie structur + flou petites

    sries

    4 France Tunisie / Roumanie

    flou/chemises toutes sries

    5 Lettonie Lettonie structur + flou 3000p/sem 6 Maroc Maroc structur +

    flou... "facile" pas de petites

    sries; pas d'OA

  • 21

    Le Magreb : Zone de prix moyenne, qualit surveiller, bonne ractivit

    La Pologne et la Roumanie : Prix moyens et qualit intressante

    La rservation

    Le processus de rservation peut se dfinir de la manire suivante :

    Suite aux ventes enregistres dans le systme informatique (ventes aux magasins,

    aux multimarques et aux boutiques), des engagements remontent et entranent des

    besoins ; Cest cette remonte qui dclenche le processus de rservation.

    De faon plus dtaille, nous pouvons distinguer 5 tapes qui constituent le

    processus :

    - La passation de rservation

    Le fait davoir un besoin dclenche la passation de rservation. Cela consiste saisir

    informatiquement le besoin et faxer une rservation au fournisseur. Pourquoi une

    rservation et non pas une commande ferme ? Cest la politique dAlain Manoukian

    concernant les fournitures. Le but tant de mettre de ct la marchandise pour le

    compte dAlain Manoukian chez les fournisseurs. Ces derniers gardent la

    marchandise dans leurs locaux jusqu ce que les faonniers se chargent de passer

    les commandes fermes. Cest bien l le souci majeur de la gestion des stocks

    puisque la socit sengage prendre la totalit des marchandises mises en

    rservations mme si ces dernires nont pas t consommes par les faonniers.

    Il est impratif que le fournisseur nous renvoie une confirmation par retour de fax.

    Cet crit est une preuve de son engagement en terme de dlai puisque la

    confirmation quil fait concerne : le prix, la quantit et le dlai.

    Cette tape a encore du mal tre fluide et il faut sans cesse relancer les

    fournisseurs.

    - La rvision des engagements

    Les rservations seffectuant sur des quantits estimes, il faut donc les rajustes

    plusieurs fois au cours du mois suivant les premires rservations. Cest ainsi que

  • 22

    pour limiter les dysfonctionnements en terme de stock, il faut rviser les besoins

    constamment. Pour se faire, lapprovisionneuse regarde le total rserv par rapport

    au total des besoins. Deux cas de figures se prsentent alors :

    - Si lcart est ngatif cest que lon a un besoin

    supplmentaire, il faut donc faire un complment de

    rservation,

    - Si lcart est positif, cest que la socit a trop rserv. Une

    analyse de lcart doit donc tre tabli dans ce cas. Il faut

    dterminer do vient lcart. Ce dernier peut provenir dune

    diminution dengagement, dune modification demploi, dune

    annulation de modle ou de vestiaire. Il faut regarder si cette

    diminution est irrvocable ou non ; Si elle lest, il faut

    demander au fournisseur sil peut annuler les marchandises

    mises de cot pour notre compte hauteur de lcart. Cette

    annulation seffectue en gnral mais cela pose problme

    quand les marchandises sont spcifiques et quelles ont t

    fabriques spcialement pour le compte dAlain Manoukian.

    Le problme se pose ce niveau puisque si la marchandise est spcifique

    (exemple : un bouton sigl am), les fournisseurs ne peuvent la proposer dautres

    clients. Or, la rservation tant un engagement de la part de la socit, cette

    dernire rcuprera le surplus de marchandise en fin de saison ; Elle devra donc

    essayer de rutiliser ces fournitures pour les modles prochains, ce qui nest pas

    toujours vident.

    - Le suivi de production et le suivi des expditions

    Le suivi de production consiste suivre chaque semaine lvolution de la fabrication

    des marchandises. Cest ainsi quil est fax (cf annexe @) chaque fournisseur afin

    de savoir si la marchandise est disponible dans leurs locaux. Si elle nest pas encore

  • 23

    prte, ils doivent prciser un dlai de mise disposition. Si au contraire la

    marchandise est prte, ils doivent prciser si ils ont reu la commande du faonnier

    (lequel) et si ils ont expdi la marchandise (quand) ou quelle date ils lexpdieront.

    Ainsi, nous savons exactement o nous en sommes pour planifier la fabrication des

    produits finis chez les faonniers.

    Concernant le suivi des expditions, il est impratif que le fournisseur nous envoie un

    bon de livraison. Ce dernier nous permet de suivre les stocks dans lERP MOVEX

    mais aussi de clturer la rservation dans le systme informatique. Procd

    rarement fait, ce qui alourdit la gestion des fournitures puisquil faut sans cesse

    relancer le fournisseur afin dobtenir linformation.

    - Le suivi des stocks

    En ralit, il ny a pas de programmes dans MOVEX qui nous permettent de grer

    les stocks. Certes, on peut voir les reliquats des commandes dans le systme mais il

    faut raliser des calculs afin davoir le stock rel. Cest pour cette raison quil a t

    utile de crer des tableaux daide la gestion (cf partie III).

    Dans un premier temps le suivi de production nous permet de dterminer un stock

    thorique puisque si lon enlve les expditions aux rservations, on obtient un reste

    livrer cest dire un stock disponible chez le fournisseur.

    Cependant, il est trs utile voire fortement conseill denvoyer rgulirement un tat

    de stock chaque fournisseur afin davoir une confirmation de la situation.

    Pourquoi est-ce si difficile davoir un tat de stock thorique en adquation avec le

    stock rel ? La raison principale cest quil est difficile dobtenir les informations de la

    part des fournisseurs lors du suivi de production. Dautre part, certains fournisseurs

    ne tiennent pas compte de la politique dAlain Manoukian cest dire quils ne

    mettent pas la marchandise en rservation mais attendent davoir la commande

    ferme du faonnier pour mettre en production (il ny a plus de stock dans ces cas l

    puisquils fabriquent le strict ncessaire). Cependant, cette faon de faire entrane

    gnralement des ruptures sur chane et des retards de production consquents.

    Enfin, la dernire raison est moindre, elle concerne uniquement les fournisseurs qui

    fabriquent en srie. On peut citer en exemple un fournisseur de dentelle qui va

    produire 800 m de marchandise alors quon lui avait pass une rservation de 780 m.

  • 24

    Il faut savoir que nous ne sommes pas au courant de ce changement et que cela

    modifie nos stocks thoriques.

    Pour conclure cette partie, il est intressant de voir une situation concrte :

    Exemple : Concernant les rservations de la S 25, il y a eu de fortes diminutions au

    niveau des engagements de certaines options, ce qui a eu un impact fort consquent

    sur les fournitures. Prenons le cas dun fournisseur de boutons. Cet exemple prouve

    quil est difficile de grer les fournitures de faon prcise et montre que le cot de

    lopration nest pas ngliger.

    Rservation de base faite le 12 mars pour la rfrence suivante :

    B00392/1662 (OEILLET F264/MB 3.5MM C.FUSIL)

    - 78 800 pices pour le 02 avril 2004

    - 48 350 pices pour le 16 avril 2004

    Soit un total de 127 150 mis en rservation pour notre compte.

    Le 31 mars 2004, une premire rvision des engagements est ralise :

    Total rserv : 127 150

    Total besoin : 56 800

    Ecart : 70 350

    Nous sommes dans le cas o il faut faire une demande dannulation auprs du

    fournisseur car la baisse du besoin est due une diminution dengagement

    irrvocable du vestiaire Donegal version noire. Ce dernier naccepte pas lannulation

    car cest une fourniture quil ne fabrique pas, en effet, il lachte en ngoce cest

    dire quil la sous-traite.

    Le 26 avril 2004, une deuxime rvision des engagements est ralise :

    Total rserv : 127 150

    Total besoin : 103 400

    Ecart : 23 750

  • 25

    Finalement lcart sest rduit de lui mme. Les autres vestiaires utilisant cette

    rfrence ont pris de lampleur et ont combl la diminution entrane par lannulation

    de Donegal version noire.

    Enfin, le 10 mai 2004, une dernire rvision des engagements est ralise :

    Total rserv : 127 150

    Total besoin : 110 408

    Ecart : 16 742

    Bien que lcart se soit relativement bien rsorb, la perte financire se monte quand

    mme 63 117.34 . Il faut bien sr prciser que ce nest pas la seule fourniture

    dans ce cas. Cette marchandise pourra tre coule sil y a un rassort cest dire

    une augmentation des engagements au vue de la russite de loption (modle du

    vestiaire).

    On peut dire que cette faon de faire, fait perdre de la crdibilit la socit par

    rapport ses fournisseurs. Les prvisions sont un point bloquant que lon narrive

    pas grer de manire optimale. En effet, les rservations entranent notre

    engagement de faon ferme, il devient donc trs difficile pour le fournisseur dtre

    ractif concernant des rfrences qui sont uniquement produites pour notre compte.

    Il serait bon de revoir cette faon de procder. On peut citer les recommandations

    suivantes :

    - Rserver les produits au coup par coup. En effet, en dbut de

    saison, un planning de mise en boutique des vestiaires est

    mis en place. A lheure actuelle, les rservations de

    fournitures sont font au global en dbut de saison. Or, il y a

    environ deux mois dcart entre la mise en boutique du

    premier et du dernier vestiaire. Il serait plus judicieux de

    cadencer les rservations au rythme des vestiaires.

    - Se renseigner auprs des fournisseurs sur leurs deadlines

    cest dire leur dlai de fabrication. Il est vrai que lorsque le

  • 26

    produit est spcifique, il est trs important de connatre la

    date limite laquelle on doit leur fournir linformation afin

    quils soient le plus ractif possible. De ce fait, les prvisions

    auraient le temps dtre affines.

    - Rutiliser plus systmatiquement les reliquats de stocks des

    saisons prcdentes. Ce phnomne essaye de se mettre

    difficilement en place puisquau cours des saisons, la mode

    change et par consquent les rfrences de fournitures

    aussi. Il est vrai que les objectifs entre les membres de la

    production et de la collection ne sont pas les mmes.

  • 27

    VI) Partie III: Mise en place doutils danalyse

    Afin de grer au mieux les fournitures, il a fallu mettre en place un certain nombre de

    tableaux de bord. De plus, ces tableaux nous ont permis de pouvoir faire une critique

    objective de la situation.

    La mise en place de tableaux de suivi

    Le tableau de bord principal se nomme suivi de production (cf annexe @). Ce

    tableau concentre toutes les informations utiles au suivi des rservations. Il permet

    entre autre davoir une vue densemble sur les rservations tout particulirement sur

    les dlais de fabrications, les expditions et les stocks thoriques.

    Ce tableau est cr partir dune extraction excel de MOVEX et concentre toutes les

    commandes passes, saisons confondues.

    A partir de ce fichier, il faut donc construire un tableau en ne retenant que les

    informations ncessaires. Cest ce niveau que ressort le problme des langages

    entre les diffrents membres dun mme service.

    Pour rappel, les approvisionneuses tissus et fournitures parlent en code fourniture

    (un code = une rfrence) tandis que les autres membres du service qui grent

    lapprovisionnement des produits finis parlent en nom commercial (un nom de

    vestiaire comprend plusieurs options et chaque option un nom). Il est donc difficile

    de se comprendre au sein du service.

    Il a donc fallu crer un autre tableau afin dobtenir une harmonie et surtout une

    meilleure comprhension au sein du service. Ce tableau est obtenu partir dune

    deuxime extraction excel de MOVEX et comprend la nomenclature de chaque

    option par saison.

    Comme il est impossible de crer un tableau unique, il faut donc sans cesse jongler

    entre les deux.

  • 28

    Ces tableaux ont t mon principal support de travail. Ils mont permis dobtenir un

    rel suivi des rservations passes auprs des fournisseurs. Ils ont aussi augment

    et amlior la communication entre les diffrents membres du service.

    Les limites que lon peut rencontrer

    Bien que la mise en place de ces tableaux de bord soit une russite, il ressort des

    dysfonctionnements difficiles viter.

    Plusieurs problmes apparaissent frquemment et empchent une gestion des

    fournitures optimale :

    Retard de livraison des fournitures.

    La situation est la suivante : Le tissu est livr chez le faonnier mais il manque une

    ou plusieurs fournitures pour dbuter la fabrication. Ce retard nest pas ngliger

    puisquil peut bloquer le dmarrage des chanes de production. Cependant, il peut ne

    pas avoir de grandes rpercussions. Cest voir au cas par cas. En effet si le retard

    est moindre, lincidence sur la production peut ltre aussi. Mais dans certains cas, le

    retard cit au dessus entrane une rupture de chane importante ce qui engendre un

    retard de livraisons dans les boutiques. Cette situation est donc plus dlicate car le

    retard est rel et a des incidences.

    Ces retards peuvent tre dus plusieurs vnements tels que :

    Une erreur de rfrencement dans le systme

    Lquipe de Paris rentre les nomenclatures des produits dans lERP MOVEX.

    Lorsquon passe une rservation, on se base sur les codes rentrs par le bureau de

    Paris. Si une erreur a t effectue, on ne sen rendra compte que lorsque les

    faonniers passeront leurs commandes. De ce fait, il y aura une mise en stocks

    dune mauvaise fourniture et une rupture sur la bonne.

    Les rservations ne sont pas passes

  • 29

    Il arrive que certaines rservations ne soient pas passes suite des erreurs de

    nomenclatures, une mauvaise remonte du besoin ... Si le produit est spcifique et

    que le dlai de production est long, le retard sera invitable.

    Le prix nest pas dans le systme

    Lorsque le prix nest pas saisi dans le systme, il nest pas possible de passer une

    rservation. Par consquent, un prix fictif est marqu et sera modifi lors de la

    confirmation du fournisseur.

    Les fournisseurs prennent du retard

    Ils arrivent que certains fournisseurs prennent du retard pour x raisons. Si le retard

    peut leur tre imparti, ils devront la socit des frais de dommages daprs la

    charte dachats dAlain Manoukian.

    Les fournisseurs ne suivent pas la procdure

    Certains fournisseurs produisent sur commandes fermes uniquement et ne veulent

    en aucun cas suivre la politique de lentreprise en terme de rservation. La plupart du

    temps, les dlais annoncs partir de la commande ferme sont de trois quatre

    semaines. Les faonniers passant leur commande la dernire minute en

    demandant une expdition des marchandises immdiate, le retard de production

    sera invitables.

    A prsent, il est utile de se poser la question suivante :

    Comment se fait-il quil reste des fournitures en stock en fin de saison ?

    Deux rponse principales peuvent tre apportes :

    Les doublons des commandes

  • 30

    Lentreprise Alain Manoukian rserve des fournitures. Elles doivent tre disponibles

    chez le fournisseur lorsque le faonnier passe sa commande ferme. Si ce dernier, ne

    prcise pas que la marchandise quil commande doit tre prleve sur le compte

    dAlain Manoukian, le fournisseur va relancer une nouvelle production. Cest pour

    cela quil est important quen dbut de saison un tableau rfrenant tous les

    faonniers Alain Manoukian soit envoy au fournisseur afin dviter au maximum les

    doublons. Malgr les prcautions prises, des erreurs subsistent.

    Une mauvaise communication interne

    Ce phnomne se retrouve plusieurs niveaux. Il peut sagir dune baisse

    dengagement cest dire que le modle nest pas trs bon et quon dcide den

    fabriquer moins voire mme de lannuler. Ces informations ne sont pas toujours

    transmises aux approvisionneuses. Si cest le cas, elles ne peuvent pas demander

    au fournisseur dcouler sa marchandise auprs dun autre client ou darrter sa

    production si cette dernire est en cours. Ce manque dinformation entrane un

    manque de ractivit, ce qui peut avoir de trs lourdes consquences financires.

    Dautres phnomnes peuvent diminuer les engagements. En effet, si un emploi

    (quantit utilise pour fabriquer un produit) diminue cela baisse automatiquement les

    besoins de cette fournitures. Cette dernire peut tre considrable.

  • 31

    CONCLUSION

    Comme vous avez pu le constater la gestion du service approvisionnement

    fournitures reste complexe et difficile matriser.

    Mon alternance a permis la socit Alain Manoukian de suivre durant une saison

    ses fournitures de faon correcte. Les fournisseurs ont pu tre cout et renseign

    ds quils le souhaitaient. Ma prsence permis dviter un certain nombre derreur

    et la saison S 25 a pu se drouler dune meilleure faon que les saisons

    prcdentes. Leur stock de fournitures encore disponibles chez les fournisseurs sest

    amoindri, ce qui allge les retours ou les rutilisations futures des marchandises.

    Ainsi le gain de temps et dargent sont notables.

    Avec le recul, je me suis rendue compte quil tait rellement ncessaire pour le

    service de mettre une personne qui se consacre aux fournitures. Cependant, je

    pense quil nest pas utile de mettre une personne plein temps. Lidal serait

    demployer une personne mi-temps ou de reprendre un stagiaire tout en lui

    donnant une autre mission en parallle car en aucun cas les approvisionneuses

    tissus nont le temps de grer la partie fournitures.

    Cest recommandation est prendre en compte si le groupe dcide de conserver

    cette stratgie dapprovisionnement. Ca na pas lair dtre le cas. Avant mon dpart,

    une restructuration tait en train de se mettre en place. A prsent, la nouvelle

    stratgie dAlain Manoukian au niveau de ses approvisionnements de fournitures

    devrait tre la suivante :

    - Ngocier de faon globale les prix auprs des fournisseurs.

    - Laisser la gestion quotidienne des fournitures aux faonniers.

    Cela implique que les faonniers passent leurs commandes

    fermes beaucoup plus tt afin que les fournisseurs aient le

    temps dtre ractifs. Il ny aura donc plus de stocks et les

    erreurs de rfrencement seront moindres.

    -

  • 32

    Il est vrai que la socit Alain Manoukian est un mauvais industriel mais excelle en

    tant que distributeur. Cette nouvelle stratgie permettra la socit de se concentrer

    nouveau sur son mtier de base qui est le ngoce et non pas le travail faon. Elle

    continuera faire le lien entre les fournisseurs et les faonniers en cas de

    problmes.

    Ce fut une stage de huit mois trs intressant, qui ma permis de tenir un poste part

    entire. Ainsi, jai pu acqurir des comptences professionnelles qui maideront dans

    ma vie future savoir, la rigueur, lorganisation. De plus, jai pu me rendre compte de

    limportance de la communication au sein dune telle entreprise. Cependant, la

    gestion des fournitures devient vite rbarbative et jaurais aim voir dautre aspect de

    la logistique ou de lachat.

  • 33

    ANNEXES

    Copies cran (toutes les tapes informatiques de la commandes)

    Exemple de rservation

    Exemple de tableaux de bord (suivi de prod + tableaux des engagements)