Dématérialisation des actes des EPLE - Snpden · Dém’Act –OS–23 Janvier 2014 Enjeux –...

Dém’Act – OS – 23 Janvier 2014

Dématérialisation des actes des EPLE

� Organisations syndicales

23/01/2014


� Contexte

– Les mutualisations réalisées dans les académies ont mis en évidence

l’hétérogénéité de l’organisation du traitement des actes

– La complexité croissante des tâches a conduit certaines académies à

solliciter auprès de l’AC ou à développer un outil facilitant et

sécurisant les opérations

– Le projet s’intègre dans le Programme Ministériel de Modernisation et

de Simplification (PMMS)

� Présentations relatives à Dém’Act en présence des OS

– 8/12/2011 OS représentatives des personnels de direction

– 37/03/2012 : CTEN

– 28/06/2012 : CSE (présentation des projets d’arrêté et de décret)

Contexte et enjeux

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� Enjeux

– Sécuriser les actes

– Simplifier et alléger la charge administrative des EPLE et des services

académiques ; dégager du temps pour des activités à plus forte valeur

ajoutée

– Fluidifier les échanges et le partage d’informations entre autorités de

contrôle de légalité (ACL) et EPLE

– Poursuivre la dématérialisation, et contribuer ainsi au programme

« administration exemplaire »

Contexte et enjeux

3


� Emetteurs de l’acte

– Conseil d’administration

– Commission permanente par délégation du CA

– Chef d’établissement (compétence exclusive et actes liés une décision

du CA)

� Types d’actes

– Actes transmissibles et non-transmissibles

– Actes de l’action éducatrice, de fonctionnement, budgétaires

Périmètre

4


Acteurs

5

Administration Centrale PILOTAGE DU PROJET

Académies EXPERIMENTATEURS

MOA : pilote : MMPL

directions associées : DGESCO, DAF, DAJ, MIARCH

MOE : STSI

8 académies pilotes : Créteil, Grenoble, Lille , Lyon, Montpellier, Poitiers, Reims, Rennes

231 EPLE expérimentateurs

Comité de pilotage Secrétaire général

Directeurs et chef des services de l’administration centrale

Secrétaires généraux d’académie

Comité de suivi Chefs de projet MOA et MOE nationauxChefs de projet académiques

Groupes de travail


Processus des actes transmissibles de fonctionnement

et de l’action éducatrice

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EPLE

Elaboration de l’acte àpartir d’une banque de modèles d’acte (cf annexe)

Envoi de l’acte votépar le CA : récépisséde transmission

Réception de l’acte dans le tableau de bord de l’ACL et décompte du délai de contrôle de légalité

Autorités académiques

Instruction de l’acte :- indication d'une observation à partir de la banque de modèles d'observations / ou observations libres si nécessaire- enregistrement de l'observation- validation de l'acte- Classement automatique de l'acte dans la base « actes validés »- Inscription de l'acte instruit dans le journal d'actualité de l'EPLE

Consultation par l’EPLE de son tableau de bord

Archivage des actes validés dans base « Archives intermédiaires » le temps de la durée d’utilitéadministrative (à développer).

(processus de mise en conformité le cas échéant)


Processus des actes budgétaires

7

EPLE

Elaboration de l’acte àpartir d’une banque de modèles d’acte (cf annexe)

Autoritéacadémique

Consultation par l’EPLE de son tableau de bord

Envoi de l’acte financier votépar le CA aux 2 autorités de contrôle : émission d’un accuséde réception

Collectivitéterritoriale

PREFECTURE (envoi format

papier) *

Envoi d’un accusé de réception papier

(Procédure de mise en conformité ou de règlement con joint le cas échéant)

*Modification réglementaire

à partir du 01/01/2015


Etat des travaux

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� Une application stabilisée

� Problématique actuelle : la signature électronique

- Elaboration d’une plateforme ministérielle de signature électronique

� Objectif : expérimentation par 3 sites pilotes fin mai 2014 à fin juin

2014

- Choix retenu pour Dém’Act : signature des actes (EPLE) et des bordereaux

d’instruction (ACL) ; cachet pour récépissés de transmission et accusés de

réception

=> Modification substantielle de l’architecture de Dém’Act, ayant

conduit au report de déploiement d’une année


Planning

9

janv févr mars avr mai juin juil août sept oct nov déc janv févr mars avr mai juin juil août sept oct nov déc janv févr mars avr mai juin juil août sept oct nov déc20142012 2013

VA et VSR lot 1 & 2

des différents lots sur les pilotes

Elargissement de l’expérimentation

Au sein des académies

pilotes volontaires

(lots 1 et 2)

Développement, Qualification et Expérimentation

lot 2bis

Janvier 2014 : Elargissement de l’expérimentation à des académies supplémentaires volontaires

Septembre 2014 : Déploiement dans l’ensemble des 30 académies mais sur un nombre restreint de

territoires (départements ou régions, incluant l’ensemble des EPLE du territoire concerné)

Septembre 2015 : Généralisation à l’ensemble des EPLE des 30 académies

Dév. et Qualif.

Lot 2ter et

Evol. Règl.

Développement,

Qualification et

Signature électronique

Expérimentation

Signature électronique

3 académies pilotes

Expérimentation

lot 2ter et

Evol. Règl.


Annexe 1 : Modèles d’actes

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1. Actes du Conseil d’administration1.1. Actes transmissibles du CA1.1.1 Actes de l’action éducatrice transmissibles d u CA- acte organisation du temps scolaire- acte organisation de la structure pédagogique- acte programme de formation complémentaire et de formation continue- acte projet d’établissement- acte rapport annuel sur le fonctionnement pédagogique- acte règlement intérieur (avec ou sans modification)- acte emploi de la dotation horaire globalisée1.1.2. Actes budgétaires et financiers transmissibl es du CA- acte budget initial- acte compte financier affectation des résultats- acte compte financier- acte décision budgétaire modificative soumise au vote1.1.3. Actes de fonctionnement transmissibles du CA- acte autorisation de recrutement des personnels de droit public- acte autorisation de recrutement des personnels de droit privé- acte contrats, marchés non inscrit à l’EPCP- acte conventions, contrats, marchés- acte sur le financement des voyages scolaires

1.2. Actes non transmissibles du CA1.2.1. Actes de l’action éducatrice non transmissib les du CA-acte contrats d’objectifs-acte plan de prévention violence1.2.2. Actes de fonctionnement non transmissibles d u CA-acte tarifs et vente des produits et de prestations de services réalisés par l’établissement- acte action à intenter ou à défendre en justice- acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires- acte acceptation des dons et legs- acte acquisition /aliénation des biens- acte délégation du CA à la Commission permanente- acte règlement intérieur du CA1.2.3. Modèle vierge pour autres actes du CA non tr ansmissibles

2. Actes du chef d’établissement 2.1 Actes du chef d’établissement en lien avec une déci sion du CA2.1.1. Actes transmissibles2.1.1.1. Actes de fonctionnement transmissibles du CE- acte du CE contrats conventions à incidence financière- acte du CE de recrutement de personnels liés par contrat de droit public- acte du CE de licenciement de personnels liés par contrat de droit privé2.1.2. Actes non transmissibles du CE les plus util isés2.1.2.1. Actes de l’action éducatrice non transmiss ibles du CE- acte du CE DHG- acte du CE organisation du temps scolaire2.1.2.3. Modèle vierge pour autres actes de la CE n on transmissibles en lien avec une décisiondu CA

2.2 Actes du chef d’établissement (compétence exclusive )2.2.1 Actes transmissibles2.2.1.1 Actes de fonctionnement- acte licenciement de personnels liés par contrat de droit public- acte licenciement de personnels liés par contrat de droit privé-2.2.2 Actes non transmissibles2.2.2.1 Actes de l’action éducatrice-acte choix des manuels scolaires, des logiciels et des outils pédagogiques-acte choix des sujets d’étude spécifique-acte orientation et affectation des élèves-acte emploi de la DHG après rejet du CA-2.2.2.2. Acte de fonctionnement- acte du CE délégation de signature

3. Actes de la commission permanente par délégation du CA3.1.1. Actes transmissibles de la CP3.1.1.1 Actes de fonctionnement transmissibles de l a CP- acte de recrutement des personnels de droit public- acte de recrutement des personnels de droit privé- acte contrats, marchés non inscrit à l’EPCP- acte conventions, contrats, marchés à incidence financière ou non-acte sur le financement des voyages scolaires

3.1.2. Actes non transmissibles de la CP3.1.2.1 Actes de l’action éducatrice- acte plan de prévention violence3.1.2.2 Actes de fonctionnement - acte action à intenter ou à défendre en justice- acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires- acte acceptation des dons et legs- acte acquisition /aliénation des biens


Annexe 2 : Fonctionnalités

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Univers: EPLE1 / Paramétrage des actes de fonctionnement à transm ettre pour information à la CT

2 / Recherche dans une bibliothèque de modèles d’ac tes

3 / Elaboration d’un acte

4 / Validation de l’acte par le président du CA /CP ou chef d’établissement

5 / Envoi des actes transmissibles aux ACL

6 / Suivi de l’instruction des actes dans un tablea u de bord ( inclus chrono des délais légaux )

7/ Enregistrement des A/R et notifications des ACL hors Dém Act

8 / Saisie du bordereau de mise en conformité et ren voi àl’ACL via l’application

9 / Classement automatique des actes transmissibles et non transmissibles dans les archives Dém Act

10/ Recherche et consultation des actes transmissib les et non transmissibles quelque soit le statut

11 / Dépôt de procès verbal de CA ou CP dans Dém Ac t + suivi des PV disponibles dans les tableaux de bord

12/ Gestion des séances du CA ou de la CP

13/ Suivi de l’affichage des actes

14 / Consultation de l’historique d’un acte ( traça bilité)

15 / Espaces collaboratifs : EPLE /ACL-CT et EPLE /ACL-EN

Univers: Autorités du Contrôle de Légalité ( ACL)

1 / Paramétrage de la banque d’observations locale et des lots de gestion

2 / Instruction des actes dans Dém Act

3 / Mise à disposition d’une banque d’observation na tionale et d’une banque d’observation spécifique à l’ACL ( élab oration par l’ACL )

4/ Validation de l’instruction de l’acte par le res ponsable

5 / Envoi du résultat de l’instruction à l’EPLE

6 / Suivi des actes en arrivée pour instruction , d e leur état et du chrono des délais des actes dans un tableau de bord

7 / Réception des mise en conformité des établisseme nts et traitement

8 / Classement automatique des actes transmissibles et non transmissibles instruits et validés par l’ACL dans les archives Dém Act

9 / Recherche et consultation des actes transmissib les quelque soit le statut ( de la compétence de l’ACL)

10 / Réception et consultation procès verbal de CA ou CP dans Dém Act + suivi des PV disponibles dans les tablea ux de bord

11 / Consultation de l’historique d’un acte ( traça bilité)

12 / Espaces collaboratifs : ACL –EN / ACL CT ( fac ilite les échanges notamment pour la gestion des règlements c onjoints ) + EPLE /ACL-EN ou EPLE / CT


Annexe 3 : Copie écran ACL

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Annexe 4 :

un acte en exemple

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Objet : Organisation du temps scolaire

Numéro de séance : ……….

Numéro d'enregistrement : …….

Année scolaire : ……..

Nombre de membres du CA ………..

Nombre de présents …………

Quorum :………..

Quorum non atteint => CA à reconvoquer le ……..

Le Conseil d'administration

Convoqué le …………………………….

Réuni le ...............................................................

Sous la présidence de .........................................................

Conformément aux dispositions du code de l'éducation, article R.421-25

Vu

• le code de l'éducation, notamment les articles L.421-4, L.421-14, R.421-2, R.421-9, R.421-20, R.421-41, R.421-44, R.421-55

• l'avis de la Commission permanente du …………………..

• l’avis du Conseil des délégués pour la vie lycéenne du ………………

Sur proposition du Chef d'établissement, le Conseil d'administration autorise l'organisation du temps scolaire.

Pièce(s) jointe(s) Non Oui Nombre ……..

Libellé de la délibération :

Résultats du vote Suffrages exprimés : ……. Pour : ……. Contre : ……. Abstentions : ……. Blancs : …….. Nuls : ………

Le président du Conseil d’administration Signature : Nom : ………………… Date Prénom : ………………

Date de transmission à l’autorité de contrôle : ……………………. Date de publication ……………………… Date d’exécution : …………………………

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