CONTROLE DES DEPENSES - sifac.u-psud.fr 10 PROCEDURES CONTROLE...Les factures rejetées sont...

SIFAC - CONTROLE ET QUALITE DES DONNEES BUDGETAIRES

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC 1 EXERCICE 2013

PROCEDURES CONTROLE ET QUALITE DES DONNEES BUDGETAIRES

DATE PAR OBJET

04/11/2010 ML CHEVREL CREATION DU DOCUMENT

18/02/2013 ML CHEVREL MISE A JOUR DU DOCUMENT

ANNEXE 10

Plus de documents sur http://sifac.u-psud.fr/

SIFAC

http://sifac.u-psud.fr/



SOMMAIRE

I. CONTROLE DES DEPENSES 3

1.1 – Les engagements financiers 3

1.2 – Les engagements juridiques 4

1.2.1 – Les commandes maintenues 4

1.2.2 – Les commandes sans service fait 4

1.2.3 – Les commandes avec un service fait saisi mais sans facturation 5

II. CONTROLE DES MISSIONS 6

III. CONTROLE DES SERVICES FAITS 6

3.1 – Vérification des livraisons 6

3.2 – Les écarts entre service fait et facturation 7

IV. CONTROLE DES FACTURES 8

4.1 – Facture non prise en charge 8

4.2 – Facture rejetée 8

V. CONTROLES DES RECETTES 10

5.1 – Les commandes de vente 10

5.2 – Les factures de vente 10

5.3 – Historique de la recette 11

5.4 – Les consultations 12

VI. CONTROLE DU BUDGET 13

6.1 – Vérification des crédits 13

6.2 – Etat des virements émis 13

6.3 – Etat des virements reçus 13

VII. CONTROLE DES DOMAINES FONCTIONNELS 14

7.1 – Les domaines fonctionnels en dépense 14

7.2 – Les domaines fonctionnels en recette 15



I. CONTROLE DES DEPENSES

1.1 - Les engagements financiers

Pour éviter de réserver des crédits inutilement, il convient de lister les engagements financiers non soldés et de les

analyser.

►Comment analyser ? Transaction : S_P99_41000147

Se reporter à la colonne « MntNnSold ».

Si le montant est = 0 €, l’engagement financier est soldé.

Si le montant est > 0 €, l’engagement financier est toujours actif. Les crédits sont toujours réservés.

►Comment corriger ? Transaction : FMXPM1

Vous pouvez diminuer l’engagement financier en cours d’année ou solder l’engagement financier (en période de

clôture) comme ci-dessous.

Sauvegarder

Si un message d’avertissement (en jaune) s’affiche : ENTREE

Si un message d’erreur (en rouge) s’affiche : contacter le Pôle assistance.

Sélectionner « Dépréciation ».

Dans « Numéro de pièce » : indiquer le n° de l’engagement

financier.

« Date de pièce » : date du jour ou durant la clôture il convient

d’indiquer la date du 31.12.20xx

Dans « Poste de la pce » : indiquer le n° du poste concerné.

Le champ « Mnt nn soldé » vous indique le montant à

solder.

Dans « Mntant (DevPce) » : saisir le montant à solder.

Dans « Description » : saisir une désignation.



1.2 - Les engagements juridiques

Rappel : les engagements juridiques sont des commandes de fournitures ou de services saisies au nom de

l’Université Paris Sud qui réservent des crédits sur le budget d’un centre financier.

1.2.1 – Les commandes maintenues

Une commande maintenue doit être soit soldée soit sauvegardée (commande d’achat définitive). Les commandes

maintenues ne font pas l’objet d’un report sur l’exercice N+1.

Attention ! Les commandes maintenues impactent le seuil des marchés.

►Comment analyser ? Transaction : ZME2K

Exécuter la demande.

Vous aurez à l’écran les commandes d’achat maintenues.

►Comment corriger ? Transaction : ME22N

Il convient de sauvegarder la commande maintenue ce qui implique la saisie sans erreur de la commande. Après

la sauvegarde de la commande maintenue, il faut rappeler la commande et procéder au solde de la commande.

1.2.2 - Les commandes sans service fait


Indiquer votre centre de coûts dans le champ « Centre » ou cliquer sur puis sélectionner la variante relative à

votre composante.

Si dans la colonne « Hist. Cde » ne figure pas l’icône cela signifie que la commande d’achat n’a jamais fait

l’objet d’un service fait. Toutes ces commandes d’achat doivent être analysées (doublon ?, problème

livraison ?...).

Sélectionner la variante correspondante à

votre composante (ne pas oublier d’indiquer

la « date document »).

1 Cliquer sur

2 Dans le dossier « En-tête document

d’achat » double-cliquer sur « incomplet ».

3 Sélectionner « X ».

1

2

3



►Comment corriger ?

♦ Si la livraison a eu lieu, il convient de saisir le service fait via la transaction MIGO.

♦ Si la commande ne donnera jamais lieu à une livraison, il faut utiliser la transaction ME22N pour solder chaque

ligne de poste de la commande d’achat. Sélectionner la ligne de poste correspondante, cliquer sur .

1.2.3 - Les commandes rattachées à un service fait saisi mais sans facturation.


Indiquer votre centre de coûts dans le champ « Centre » ou cliquer sur puis sélectionner la variante relative à

votre composante.

Si dans la colonne « Reste à facturer » le montant est > à 0 € cela signifie qu’il reste des factures à liquider. Cette

configuration signifie aussi que « Facture finale » n’a pas été cochée.


Est-ce que la facture a été reçue ?

o oui : saisir la facture via la transaction MIRO,

o non : contacter le fournisseur ou le laboratoire/service pour en connaître les raisons.

La livraison a été annulée et aucune facture ne sera reçue

o Annuler le service fait via la transaction MIGO,

o Solder la commande (livraison finale et facture finale) via la transaction ME22N.

►Comment vérifier ? Transaction FMRP_RFFMEP1AX

Cliquer sur pour sélectionner la variante : UP11CDE COMMANDES

Indiquer le centre financier ou l’éotp.

Montant total des commandes non soldées.

Montant restant engagé sur la commande.



II. CONTROLE DES MISSIONS

►Comment analyser ? Transaction : FMRP_RFFMEP1AX

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11MIS MISSIONS

Double cliquer sur le n° de déplacement (colonne « N° pce réf ») pour connaître la date du déplacement.

►Comment corriger ? Transaction : PR05

► A la liquidation de la mission, si le statut de la mission n’est pas passé de « Calculé » à « Transfert FI » cela

signifie que la transformation du missionnaire en fournisseur n’a pas été effectuée.

Envoyer un mail à Mme DINGLOR en indiquant le nom du missionnaire et le n° de matricule pour corriger ce

souci.

►Le missionnaire n’a pas remis toutes les pièces justificatives : contacter le missionnaire pour les obtenir.

►La mission n’apparaît pas lors de la consultation en FRMP_RFFMEP1AX : vérifier si la mission a été

imputée sur le bon centre de coûts (et non pas sur le 999SURCC). En cas d’erreur, il faut :

- modifier le déplacement en PR05,

- ou demander le rejet de la mission à l’Agence Comptable si le statut du déplacement est « Transfert FI ».

► Impossible d’éditer l’état liquidatif. Il faut, via la PR05, sélectionner le déplacement puis cliquer sur et

cliquer sur

Vous pourrez éditer l’état liquidatif si et seulement si « Statut déplacement » a été sélectionné.

►La mission a été rejetée : lorsqu’un s’affiche devant une ligne de déplacement, vous devez apporter les

modifications nécessaires puis relancer la procédure de paiement de la mission.

►La mission est en attente de paiement : lorsqu’un s’affiche devant la ligne du déplacement, cela signifie

que la mission est en cours de paiement (prise en charge par l’Agence Comptable).

► Problème non défini : contacter le Pôle assistance SIFAC par ticket.

III. CONTROLE DES SERVICES FAITS

3.1 – Vérification des livraisons

Transaction ZME2K

Si dans la colonne « Reste à livrer » le montant est > à 0 € cela signifie qu’il reste des produits ou des services à

réceptionner. Cette configuration signifie aussi que « Livraison finale » n’a pas été cochée.

Montant total restant à rembourser aux

missionnaires du centre financier (ou

éOTP).

Montant restant à rembourser à l’agent.



3.2 – Les écarts entre service fait et facturation

Tous les mois le Pôle assistance SIFAC envoie un fichier à chaque service financier des composantes afin

d’analyser et de corriger si besoin ces écarts pour régulariser les écritures comptables et libérer les crédits

engagés. A quoi correspondent ces écarts ?

Le service fait n’a pas encore fait l’objet d’une facturation (saisir la facture).

Le service fait a fait l’objet d’une facturation partielle et il reste des factures à recevoir.

Le montant de la facture est inférieur au montant du service fait.

Le montant de la facture est supérieur au montant du service fait (cas très rare).

Une facture a fait l’objet d’un rejet, la commande a été soldée mais le service fait non supprimé.


Le montant de la facture est inférieur au montant du service fait.

♦ Pour régulariser l’écart en QUANTITE entre le service fait et le montant facturé, il faut :

Annuler uniquement la quantité (commande en quantité) concernée via la transaction MIGO code 102.

Solder la commande par la transaction ME22N en cochant « Livraison finale » et « Facture finale ».

♦ Pour régulariser l’écart en MONTANT entre le service fait et le montant facturé.

- Commande en PC : si le montant de la facture est inférieur au montant de la commande, le système rectifiera

automatiquement l’écart de montant et mettra à jour le budget du centre financier.

Solder la commande par la transaction ME22N en cochant « Livraison finale » et « Facture finale ».

- Commande en VAL : si le montant de la facture est inférieur au montant de la commande et que cette facture

représente la dernière facture à liquider, il faut :

- Annuler uniquement le montant concerné via la transaction MIGO code 102,

- Solder la commande via la transaction ME22N en cochant « Livraison Finale » et « Facture Finale ».

Le montant de la facture est supérieur au montant du service fait.

Si le montant dépasse le seuil de tolérance de 10 % dans la limite de 100 €, il faut annuler le service fait via la

transaction MIGO code 102 puis modifier via ME22N le montant de la commande.

Si le montant ne dépasse pas le seuil de tolérance, le système effectuera automatiquement la régularisation au

niveau du budget.

La facture rejetée demande la saisie d’une nouvelle commande.

Il faut supprimer le service fait de la 1ère

saisie via la transaction MIGO code 102 puis il convient de solder la

commande via la transaction ME22N en cochant « Livraison Finale » et « Facture Finale ».



IV. CONTROLE DES FACTURES

4.1 – Facture non prise en charge

►Comment analyser ? Transaction : FBL1N

Cliquer sur

La liste des factures non prises en charge par l’Agence Comptable s’affiche à l’écran par un .


- Si la facture n’a pas été transmise : transmettre à l’Agence Comptable la facture sous bordereau d’envoi.

- Si la facture a été transmise, le paiement est en cours.

4.2 – Facture rejetée

►Comment analyser ? Transaction : FBL1N

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11REJET REJETS. La mise en forme /FACTREJ FACTURE

REJET est liée automatiquement à la variante.

Les factures rejetées sont identifiables par la mention REFUS ou REJET ou MR8M dans la colonne « Texte ».

Qu’une facture soit rejetée ou payée, elle se distinguera par l’icône .


Il faut prendre en charge les factures rejetées. Pour cela, il faut :

Indiquer :

- l’UB dans le champ « Affectation »,

- la société,

- le n° du fournisseur.

Cliquer sur puis indiquer dans le champ

« Affectation » la composante concernée.

Indiquer la société.

Cliquer sur pour exécuter la demande.



Annuler le service fait lié à la facture si nécessaire (dans le cas où la commande doit être modifiée),

Modifier la commande ou solder la commande pour saisir une nouvelle commande,

Saisir de nouveau le service fait et la facture.

►Comment vérifier ? Transaction FBL1N

Cliquer sur puis indiquer dans le champ « Référence » le n° de la facture. Indiquer également la « Société ».

Le système affichera à l’écran les mouvements intervenus sur la facture.

Pour le cas ci-dessus, il existe 2 mouvements liés à la facture :

(1)

Une pièce en RE : la facture a été rejetée avec un motif de rejet « Refus : erreur de fournisseur ».

Une pièce en RA : l’Agence Comptable a procédé au rejet complet de la facture ce qui a généré une écriture

inverse de la facture (avoir).

Les 2 pièces sont en vert car elles sont rapprochées.

(2)

Une pièce en RE : la facture a été re-saisie après modification de la commande.

La facture a été prise en charge pas l’Agence Comptable car il apparaît sous un .

Comme il n’y a pas de pièce KZ, elle n’est donc pas payée.

(1)

(2)

Pour afficher le champ « Référence » il faut ouvrir le

dossier « Pièce » puis double cliquer sur

« Référence »

pour afficher le champ à droite.



V. CONTROLE DES RECETTES

5.1 – Les commandes de vente

►Comment analyser ? Transaction : ZVF04

Cet état affiche les commandes de vente en attente de facturation.


commande de vente à annuler : il faut utiliser la transaction VA02 pour annuler la commande de vente.

* Indiquer le n° de la commande de vente.

* Cliquer sur pour annuler la commande de vente.

* Dans le champ « Motif de refus », cliquer sur le matchcode pour sélectionner un motif de refus.

* Sélectionner « Autres » puis sauvegarder.

commande de vente à facturer : il faut utiliser la transaction VF01 pour créer la facture de vente.

►Comment vérifier ?

Effectuer de nouveau la transaction ZVF04 ou utiliser la transaction FMRP_RFFPMEP1AX comme ci-dessous.

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11REC RECETTES (la mise en forme /UP11REC

RECETTES est liée automatiquement à la variante). Type de valeur : 83 (prévision de recettes) à consulter.

5.2 - LES FACTURES DE VENTE

►Comment analyser ? Transaction : ZSIFACSDTR_LIST_TRSF

Cette transaction permet d’afficher les factures de vente validées ou rejetées.

Saisir dans « Date facture du » : 01.01.20xx « Au » 31.12.20xx.

Indiquer l’organisation commerciale : 4510 ou 4540 ou 9990 ou

4530.

Saisir dans « Créé par » : l’utilisateur (pour limiter la recherche).

Cliquer sur

Montant en négatif : prévision de recettes

(commande de vente).

Montant en positif : facturation effectuée

(facture de vente).



Cliquer sur pour exécuter la demande.

Les factures non validées sont consultables via la transaction ZREC022 (statut 0).


Soit il s’agit d’une erreur et la facture est à annuler (avant prise en charge comptable):

* Annuler la facture par la transaction VF11.

* Annuler la commande de vente via la transaction VA02.

Si la facture de vente a été prise en charge, il faut créer une demande d’avoir via la transaction VA01.

Soit la facture n’a pas encore été transmise sous bordereau à l’Agence comptable :

* Via la transaction ZREC022, filtrer la colonne « Document » pour y indiquer la facture de

vente à éditer sur le bordereau d’envoi.

* Sélectionner la facture de vente à éditer.

* Cliquer sur le menu « Liste » puis « Imprimer ».

Soit la facture a été transmise et elle est en cours de traitement à l’Agence comptable.

5.3 – HISTORIQUE DE LA RECETTE Transaction : VA03

Le statut de la commande de vente permet de connaître le type d’opération corrective à apporter. Pour vérifier le

statut de la recette :

* Indiquer le n° de la facture de vente puis ENTREE.

* Cliquer sur pour vérifier le flux de la recette.

.

Commande de vente soldée.

Commande de vente liée à une nouvelle facture liquidée et rapprochée.

Indiquer :

- La société : 9990, 4510, 4540, 4530

- L’organisation commerciale : 9990, 4540…

- La date de la facture

- L’unité budgétaire : 901, 910, 940…

Sélectionner :

- Factures validées pour afficher les factures validées

OU

- Factures rejetées pour afficher les factures rejetées



Commande de vente toujours active : elle n’est ni rattachée à une nouvelle

facture ni soldée. La prévision de recettes est toujours prévue sur le centre de profit.

5.4 - LES CONSULTATIONS

Transaction : FMRP_RFFMEP1AX (visualiser les prévisions de recettes)

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11REC RECETTES (la mise en forme /UP11REC

RECETTES est liée automatiquement à la variante).

Transaction : FMKFR01 (visualiser le suivi des recettes)

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11REC CONSULTATIONS RECETTES

« Montant budgété » : montant installé au budget.

« Prév. Recette » : montant des commandes de vente.

« Facture SD/MM » : montant des factures de vente.

« Reste à émettre » : montant non facturé et/ou en attente de paiement du client.

Type de valeur 54 : Factures

Montant en négatif : montant facturé et à payer par

le client.

Type de valeur 83 : Prévisions de recettes

Montant en négatif : prévision de recettes

(commande de vente).

Montant en positif : facturation effectuée

(facture de vente).

Montant à 0 € : toutes les commandes de vente ont

été rattachées à une facture de vente ou soldées.

Montant à 0 € : la commande de vente a été annulée.



VI. CONTROLE DU BUDGET

6.1 – Vérification des crédits disponibles

► Transaction ZSIFACTRLABO02 (par masse) : cette transaction permet d’un point de vue global de suivre

l’exécution budgétaire c’est-à-dire les montants des services faits et des factures saisis par rapport aux montants

engagés (engagement financier et juridique) et/ou les montants commandés (engagement juridique).

► Transaction ZFMAVCR01 : cette transaction permet un contrôle des disponibles par centre financier ou éOTP

(fonctionnement, investissement et personnel).

► Transaction FMKFR01 : cette transaction est un programme de reporting (consultation) basé sur l’utilisation

de ratios. Selon les ratios utilisés vous aurez une visualisation différente du budget.

6.2 – Etat des virements émis Transaction : FMEDDW

Indiquer :

- « Catégorie budgétaire » : 9F

- « Date pièce » : la tranche de dates à consulter (ex. : 01.09.20xx à 30.09.20xx).

- « Centre financier » : le centre financier (ou les centres financiers) à consulter.

- « Programme de financement » (n° éOTP) : la convention à consulter.

Cliquer sur puis cliquer sur pour sélectionner la mise en forme : /UP11EMIS VIREMENTS

EMIS

Indiquer le centre financier souhaité et ENTREE

Dans la colonne « Texte » vous pouvez consulter le motif du virement.

6.3 – Etat des virements reçus Transaction : FMEDDW

Indiquer :

- « Catégorie budgétaire » : 9F

- « Date pièce » : la tranche de dates à consulter (ex. : 01.09.20xx à 30.09.20xx).

- « Centre financier » : le centre financier (ou les centres financiers) à consulter.

- « Programme de financement » (n° éOTP) : la convention à consulter.

Sélectionner la ligne à consulter puis double

cliquer sur la ligne.

Pour consulter le centre financier concerné,

sélectionner la colonne « Centre financier » puis

cliquer sur



Cliquer sur puis cliquer sur pour sélectionner la mise en forme : /UP11RECUS

VIREMENTS RECUS

Dans la colonne « Texte » vous pouvez consulter le motif du virement.

VII. CONTROLE DES DOMAINES FONCTIONNELS

7.1 – Les domaines fonctionnels en dépense

►Comment consulter ? Transaction : FMRP_RFFMEP1AX

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11DF CONTROLE DOMAINES FONCTIONNELS

Cliquer sur puis sélectionner la mise en forme : /UP11DFDEP CONTROLE DOM. FONCT. DEPENSES

Seuls les domaines fonctionnels en « chiffre » doivent être utilisés pour la

dépense.

Exceptions : DZ2 utilisé pour les prestations internes et DZ1.

Toutes les destinations LOLF en « lettre » sont dédiées aux recettes.

Les domaines fonctionnels doivent impérativement être corrigés. De la même

manière, la destination NA ne doit pas être utilisée.

Sélectionner la ligne à consulter puis double

cliquer sur la ligne.




♦ La commande n’est pas rattachée à un service fait (MIGO). Dans ce cas, utiliser la transaction ME22N pour

modifier le domaine fonctionnel (champ « Domaine fonctionnel » dans l’onglet « Imputation »).

♦ La commande est rattachée à un service fait mais n’a pas fait l’objet d’une facturation. Dans ce cas, il faut

annuler le service fait par la transaction MIGO en code 102 puis procéder à la modification du domaine

fonctionnel par la transaction ME22N (champ « Domaine fonctionnel » dans l’onglet « Imputation »).

ATTENTION ! Si la ligne de poste de la commande concernée a déjà fait l’objet d’une saisie partielle d’un

service fait et d’une facturation, vous ne pouvez pas modifier le domaine fonctionnel.

♦ Si un service fait partiel a été saisi, une facture saisie via MIRO ou une facture a été passée en liquidation

directe, l’Agence Comptable procédera à une ré-imputation. La demande de ré-imputation devra être faite auprès

de l’Agence Comptable par un document officiel.

7.2 – Les domaines fonctionnels en recette

►Comment consulter ? Transaction : FMRP_RFFMEP1AX

Cliquer sur puis sélectionner la variante : UP11DF CONTROLE DOMAINES FONCTIONNELS

Cliquer sur puis sélectionner la mise en forme : /UP11DFREC CONTROLE DOM. FONCT. RECETTES


♦ La commande de vente n’est pas rattachée à une facture de vente. Dans ce cas, utiliser la transaction VA02 pour

modifier le domaine fonctionnel.

♦ La commande de vente est rattachée à une facture de vente non prise en charge par l’Agence comptable (via

ZREC022). Dans ce cas, il faut annuler la facture de vente par la transaction VF11 puis utiliser la transaction

VA02 pour modifier le domaine fonctionnel.

♦ Si la facture de vente a été prise en charge par l’Agence Comptable ou une facture a été passée en liquidation

directe, l’Agence Comptable procédera à une ré-imputation. La demande de ré-imputation devra être faite auprès

de l’Agence Comptable par un document officiel.

****

Seuls les domaines fonctionnels en « lettre » doivent être utilisés pour la recette.

Toutes les destinations LOLF en « chiffre » sont dédiées aux dépenses.

Les domaines fonctionnels doivent être impérativement corrigés. De la même

manière, la destination NA ne doit pas être utilisée.

CONTROLE DES DEPENSES - sifac.u-psud.fr 10 PROCEDURES CONTROLE...Les factures rejetées sont...

Documents

Transcript of CONTROLE DES DEPENSES - sifac.u-psud.fr 10 PROCEDURES CONTROLE...Les factures rejetées sont...