7 DÉCEMBRE 2010

Département de l'instruction publiqueOffice de la jeunesse

Direction générale

7 DÉCEMBRE 2010

OFFICE

BIENVENUE

DE LAJEUNESSE

Département de l'instruction publique, de la culture et du sportOffice de la jeunesse




Déroulement

• Introduction – vision

• Présentation des cadres

• Etat de la réorganisation

• Questions – réponses

• Apéritif



ELPévaluation des lieux de placement

Mireille Chervaz Dramé, responsable



ELPévaluation des lieux de placement

• Notre mission, informer, recruter, autoriser, surveiller la prise en charge, apporter aide et conseil aux familles et institutions pour maintenir et améliorer les conditions d'accueil, représenter les enfants dans les procédures d'adoption, collaborer avec les professionnels impliqués au niveau communal, cantonal, fédéral et international.

• Des familles d'accueil pour : accueillir, encadrer, éduquer - 180 structures de la petite enfance,- 800 familles d'accueil de jour- 100 familles d'accueil et de placement avec hébergement - 100 familles qui accueillent des enfants venant de l'étranger- 250 familles engagées dans un processus d'adoption



SPMiservice de protection des mineurs

Leila Nicod, directrice



En 2009 :8297

mineurs

ConseilOrientationMineurs/parents

Evaluerdes contextes

de vie/compétencesparentales

Intervenirauprès des

mineurset familles

Mise en placeet coordination

réseau

Exécuter desmandatscivils etpénaux

Signaleret

dénoncerau Pouvoir Judiciaire



SAIsecrétariat aux institutions

Maryvonne Métral, responsable



SLJservice des loisirs de la jeunesse

Gilles Chamoux, directeur



le Service des loisirs de la jeunesse

Promotion et organisation de loisirs éducatifs pour les mineurs

son mandat



Publiques • Organisation de loisirs éducatifs pour les jeunes de 4 à 17 ans• Gestion des séjours de l'enseignement primaire• Attribution des âges des films diffusés au cinéma• Information au public sur les activités de loisirs

Logistiques • Transport d'enfant et de matériel• Location de matériel• Maisons d'accueil

ses prestations



SSJservice de santé de la jeunesse

Jean-Dominique Lormand, directeur



Politiques publiques

Soutien à l'enfance

Programme Prestations

Soutien aux familles



SSJPolitique publique

Promotion de la santé

Prévention primaire

Prévention secondaire

Traitement

Prévention tertiaire

Programme (A 03)

Intégration, Suivi éducatif

Soutien aux familles

Prestation

PréventionPromotion

Soutien à l'enfance



SFSSsecrétariat à la formation scolaire spéciale

Richard Bazus, administrateur



Vocation et prestations

Le SFSSLe SFSS

reprend les prestations de la formation scolaire spéciale reprend les prestations de la formation scolaire spéciale suivantes: suivantes:

• l'éducation précoce spécialisée pour les enfants en âge l'éducation précoce spécialisée pour les enfants en âge préscolairepréscolaire

• l'école spécialisée (externat et internat)l'école spécialisée (externat et internat)• la logopédiela logopédie• la psychomotricité.la psychomotricité.• Les transports (remboursement sous certaines Les transports (remboursement sous certaines

conditions)conditions)



Quelques chiffres par année

Avec une équipe de 9 postes (11personnes) répartis en

deux cellules : administrative et clinique.

Le Secrétariat à la formation scolaire spéciale c'est :

20 millions de subventions7'000 dossiers d'enfants gérés5'000 décisions octroyées15'000 factures traitées



CDJclinique dentaire de la jeunesse

Bernard Ciucchi, directeur



La Clinique dentaire de la jeunessedepuis 1911



La Clinique dentaire de la jeunesse

depuis 1911

prévention

>30'000 élèves

3.5 postes édu's + 3 postes cliniques

15% activité



depuis 1911

soins

>10'000 patients / an

40 postes cliniques

85% activité



depuis 1911

soins

>300 patients / an

La carie recule à l'école, en 2010, pour la première fois, le taux d'élèves sans carie dépasse celui d'avec des caries !



Objectifs généraux du projet

• Disposer d'une vision commune et claire des prestations de l'office qui seront formalisées dans une loi spécifique,

• Avoir une direction générale qui assure un pilotage intégré et coordonné de l'Office et de l'ensemble des prestations et qui est capable de renseigner et d'anticiper les changements,

• Améliorer la qualité de la prise en charge des demandes et qui facilite la circulation de l'information entre les interlocuteurs concernés et qui instaure un climat de confiance,

• Se doter d'une organisation qui simplifie l'accès aux prestations de prévention et de promotion,

• Disposer de prestations de supports (finances, RH, contrôle de gestion, contrôle interne et financier, statistiques, logistique, informatique) qui facilitent le pilotage des prestations et de l'OJ.



Projet de réorganisationDonneur d'ordre : Marianne Frischknecht

Finances : Pascal Tissot

Expertise RH : Paola Marchesini

Evaluation des risques : Déborah Sciarrino

Cheffe de projet : Francine Teylouni

Stéphane Montfort Bernard Ciucchi

Laurent Barbaresco Gilles Chamoux

Véronique Von Gunten Maryvonne Metral

Leila Nicod Mireille Chervaz

Jean-Dominique Lormand Richard Bazus

Gilles Thorel Chantal Barblan

Responsable : F. Teylouni Responsable : G. Chamoux

Responsable : J-D. Lormand Responsable : S. Montfort

Responsable : B. Ciucchi Responsable : L. Barbaresco

= groupes thématiques

= travail de la direction de projet Responsable : F. Teylouni

Nouvelle loi sur les prestations

Charte éthique Autorisation et surveillance

2ème étapeOrganisation des prestations autour d'une vision multidisciplinaire

Vision et objectifs généraux OJ Gouvernance OJ

Prestations de l'OJ Prestations de support

Commission paritaire

Direction de projet

Membres

Comité de pilotage



Bernard Ciucchi, responsable du groupe

Groupede réflexion autour des prestations



Nom Service Fonction Rôle

Ciucchi Bernard CDJ Directeur du CDJ Responsable du groupe

Chamoux Gilles SLJ Directeur du SLJ Participant

Beuchat Béatrice SPMi Juriste Participante

Cafalli Myriam SSJ Technicienne vue et ouïe Participante

Carramusa Sabrina SPMi Cheffe de section Participante

Crettenand Véronique ELP Chargée d'évaluation Participante

Emery-Martin Séverine SSJ Infirmière Participante

Galetto Olivier SPMi Directeur adjoint du SPMi Participant

Ghinet Serge SSJ Responsable de secteur Participant

Kneuss Didier SLJ Responsable de secteur Participant

Mascotto Natacha ELP Chargée d'évaluation Participante

Matthey Marie-Anne SPMi Assistante sociale Participante

Nicod Leila SPMi Directrice du SPMi Participante

Philippot-Jouve Jocelyne SPMi Cheffe de section Participante

Pichon Lydia SSJ Technicienne vue et ouïe Participante

Romain Simone SSJ Infirmière Participante

Santiago Elena SLJ Responsable de secteur Participante

Ségui-Bitz Isabelle SSJ Infirmière Participante

Weber-Rochat Francine SSJ Infirmière Participante

Wiesner Conti Joanne CDJ Educatrice Participante

Wyler Claire-Anne SSJ Médecin Participante

Zulian Andréas SPMi Chef de section Participant



Objectifs généraux

Disposer d'une vision commune et claire des prestations de l'office,

de les qualifier et les prioriser,

pour les formaliser dans une loi spécifique.



Etapes

1. Nous avons d'abord fait connaissance, les uns et les autres, les personnes et… les services

2. Nous avons défini ensuite ce qu'est une prestation

3. Nous avons créé une fiche "standard" résumant la prestation

4. Nous discutons, en ce moment, fiche après fiche, chacune des 45 prestations OJ recensées


Direction généraleDirection générale de l'office de la jeunesse

Département de l'instruction publique, de la culture et du sport

Etapes

1. Nous avons d'abord fait connaissance, les uns et les autres, les personnes et… les services

2. Nous avons défini ensuite ce qu'était une prestation

3. Nous avons créé une fiche "standard" résumant la prestation

4. Nous discutons, en ce moment, fiche après fiche, chacune des 45 prestations OJ recensées



ETAT D’AVANCEMENT

Octobre T3 2011

2012

présentation des prestations en fiches,

par service

DécembreNovembre T1 2011 T2 2011

COPIL

modifications et édition des fiches

validation, recensement et hiérarchisation des

prestations



GroupeAutorisation, contrôle/surveillance

Stéphane Montfort, responsable du groupe



Groupe Autorisation,contrôle/surveillance


Stéphane Montfort DGOJ Directeur adjoint Responsable du groupe

Richard Bazus SFSS Administrateur du SFSS Participant

Mireille Chervaz Dramé ELP Responsable de l'ELP Participante

Philippe Lentillon SLJResponsable du secteur Spectacles et Divertissemements

Participant

Maryvonne Metral SAI Responsable du SAI Participante

Ginette Nebel SAI Chargée d'évaluation Participante

Elisabeth Maillat ELP Chargée d'évaluation Participante

Christine Hofstetter ELP Chargée d'évaluation Participante

Alain Bertrand DGOJ Adjoint finances Participant

Nicole Pellaud SSJ Médecin Participante

Raphaël Petite SPMi Assistant social Participante

Denise Horta DGOJ Secrétaire Participante



Groupe Autorisation, contrôle/surveillance

• Etat des lieux des bases légales/réglementaires liées au thème

• Définitions et objectifs des autorisations, du contrôle et de la surveillance

• Réflexion sur le champ d'application du contrôle et de la surveillance

• Examen des pratiques du contrôle et de la surveillance• Mise en place de sous-groupes thématiques



Octobre T3 2011

2012

Etat des lieux des bases légales et définition des

objectifs


COPIL

Mise en place de sous-groupes

Validation et mise en œuvre progressive

ETAT D’AVANCEMENT



GroupePrestations de support

• Laurent Barbaresco, responsable du groupe



GroupePrestations de supportNom Service Fonction Rôle

Laurent Barbaresco DGOJ Directeur administratif et financier Responsable du groupe

Véronique Von Gunten DGOJ Responsable des ressources humaines Participante

Dimitra Manetakis DGOJ Gestionnaire en ressources humaines Participante

Carlos Anido DGOJ Commis administratif 6 Participant

Steve Hunziker DGOJ Documentaliste - rédacteur Participant

Caroline Ophir CDJ Secrétaire 3 Participante

Christiane Coulot SLJ Cheffe de service Participante

Christiane Vergnaud SLJ Comptable 2 Participante

Julie Sauter Jacot SLJ Assistante, relations publiques / communication Participante

Pascale Varone SPMI Assistante sociale Participante

Ciro Candia SPMI Chef de service Participant

Florence Richard SPMI Assistante de direction Participante

Jean-Daniel Jornod SSJ Responsable technique Participant

Pierre-Yves Aubert SSJ Chef de service Participant

Dominique Simonet May SSJ Infirmière spécialisée Participante

Sophie Lagana SSJ Educatrice pour la santé Participante

Christine Barré SSJ Infirmière spécialisée Participante



Définition et objectif général

• regrouper toutes les prestations utiles au fonctionnement des services et des collaborateurs de l'Office de la jeunesse.

Ces prestations ne s'adresse pas à l'usager.

Prestation à l'usager : assistance éducative en milieu ouvert, cours d'éducation à la santé, camps d'été, etc..

Prestation de support : recrutement de collaborateurs, plans de formation, etc..

L'objectif général étant de créer des pôles de compétences qui s'adressent à l'ensemble des collaborateurs de l'Office de la jeunesse et qui s'appuient sur les expertises existantes au sein des services.



Etapes

1. Nous avons étudié ensemble les prestations qui existent

2. Nous avons imaginé des regroupements de prestations qui ont du sens

3. Comment faire pour que ces regroupements fonctionnent ?

4. Testons la faisabilité de nos scénarios5. Si c'est ok et validé par la direction de projet et le

comité de pilotage , Communication et préparation de la mise en œuvre



Pôles retenus

1. Contrôle de gestion

2. Logistique et approvisionnement

3. Ressources humaines

4. Communication – support d'info



Exemple du travail effectué dans le groupe : déplacements, mobilité

1. Quelles sont les prestations actuelles ?Nombre de véhicules dans les services, places de stationnement, kilomètres parcourus, frais de déplacement, réservation de véhicules, abonnements existants, etc.…..

2. Sont-elles adéquates et adaptées ?

3. Comment faire pour avoir un fonctionnement idéal avec nos moyens ?

Les idées (pictogramme svp) comme gérer de manière centralisée tout le parc de véhicules, proposer d'autres modes de déplacements alternatifs et/ou sur réservation, saisir l'opportunité de pouvoir déplacer également du matériel utile aux collaborateurs et encombrant, etc.…

4. Testons la faisabilité Etape à venir ….. Lien entre les utilisateurs et les prestations proposées, présentation des résultats, etc…..

5. Une fois les mesures retenuesAdapter tout ce qui doit l'être pour démarrer la prestation de support

6. Est-ce que ça marche ?Evaluer avec les utilisateurs ce qui a été proposé pour le cas échéant adapter la prestation de support.



Octobre T3 2011

2012

On a validé, avec la direction de projet, les

pôles présentés


COPIL

Le groupe imagine un fonctionnement pour les

prestations retenues

Testons la faisabilité et obtenons la validation

Mise en œuvre progressive

ETAT D’AVANCEMENT



Groupe Charte Ethique

• Jean-Dominique Lormand, responsable du groupe



Groupe Charte Ethique


Lormand Jean-Dominique SSJ Médecin Directeur Responsable du groupe

Barblan Chantal DGOJ Documentaliste Participante

Genevay Véronique SSJFormatrice Consultante en Education et

Promotion de la santéParticipante

Girardin Maharjan Véronique ELP Chargée d'évaluation Participante

Navarro Carolina SSJFormatrice Consultante en Education et

Promotion de la santéParticipante

Schenkel Coste Laurence SSJ Infirmière en Santé Publique Participante

Spiess Corinne ELP Chargée d'évaluation Participante

Theubet Marie-Pierre SSJ Diététicienne Participante

Zink Andréa SPMi Directeur Adjoint Participant



Groupe Charte Ethique: réalisations• Recherche de chartes éthiques ou documents

apparentés• Analyse de leurs structures et contenus• Analyse des missions des services de l'OJ• Listes des textes légaux et documents de référence des

différents services de l'OJ• Choix d'une structure pour le document de la charte de

l'OJ• Proposition de changer le nom de l'OJ• Choix de valeurs et de principes qui nous rassemblent



ETAT D’AVANCEMENT

Octobre T3 2011

2012

Accord sur le libellé de la vision et de la mission

de l'OJ


COPIL

Liste des lois, réglements et documents de référence

principaux

Choix des valeurs et principes à retenir dans la

charteMise en œuvre progressive

Rédaction d'une lére proposition de charte et

rédaction finale du glossaire

Soumission de la proposition de charte validée par le groupe



Gouvernance

Gilles Chamoux, responsable du groupe



1. Objectif

Définir le futur fonctionnement de l'OJ et l'organisation des services, en améliorant la communication, la cohérence des actions et la transversalité.

2. Composition du groupe :

Il s'agit du seul groupe qui n'était pas ouvert à l'ensemble des collaborateurs.

Il est composé de : 4 directeurs de service ( SSJ-SPMi-CDJ-SLJ) 3 responsables de secteur (ELP-SAI-SFSS) 3 directeurs de l'OJ

la responsable RH de l'OJla Directrice générale



3. Cadre et Thèmes de travail

Vision et Sens quelle vision pour l'OJ de demain ?quelles complémentarités avons-nous au sein de l'OJ ?quelle cohérence entre les services ?quel sens donner à nos actions ?

→ Identité commune et mode de fonctionnement

Gouvernance quelle autonomie ? quel mode de gouvernance entre la DG et les services ?

comment diriger l'OJ et les services ? différencier décisions stratégiques et opérationnelles

Communication quelle promotion de OJ ?quelle communication à l'interne ?, avec le SG ?

comment améliorer les flux d'informations ?comment mieux gérer les outils de communication ?



4. Etat des travaux validé par le COPROJ

Gouvernance volonté d'avoir une direction "collégiale" pour :

- améliorer le pilotage de l'OJ - augmenter les synergies entre les services- trouver une meilleure cohérence- identifier les problématiques communes

Lieux de travail adaptation éventuelle du futur dispositif de l'OJ en intégrant la stratégie de l'Etat sur l'affectation des bâtiments.(rapport OLEG)



5. Etat des travaux ( ..suite)

Promotion : - faire un promotion proactive de l'OJ- avoir un site WWW de l'OJ dynamique et à jour- coordonner les actions et planifier les événements

Communication : établir des règles dans la gestion des mails avec pour objectif de :

- rationaliser les échanges- diminuer le temps consacré à la gestion des mails- augmenter l'efficacité des messages transmis- éviter la transmission d'informations non-pertinentes- utiliser le mail comme moyen de communication et pas uniquement d'information



Octobre T3 2011

2012

Validation par le COPILtype de direction, modes de promotion&communication


COPIL

Création d'un groupe de travail "communication"

Organisation autourdes prestations

Suite des travaux, choixmodèle de gouvernance

ETAT D’AVANCEMENT



PHASE 2

PHASE 1

Etat d'avancement et poursuite des travaux

Octobre T4 2011

Inventories, documentation et Validation des prestations OJ

Décembre T1 2011 T2 2011

Autorisation, contrôle et surveillance - concept

Prestations de support, objectifs et mode d’organisation

2012

Charte éthique OJ

Gouvernance, nouveau fonctionnement défini

Mise en oeuvre

Travaux repris 2ème phase

Mise en oeuvre

Travaux repris 2ème phase

Communication, concept et organisation OJ

Projet d’organisation des prestations OJ autour de processus qui ont du sens

Mise en oeuvreNouveau plan de projet Projet de loi sur nos prestations



Office de la Jeunesse Les chiffres clés pour l'année 2011



16 Politiques publiques de l'Etat de Genève

A - Formation (DIP) => 23 % du budget de l'Etat, 1'899 millionsB - Emploi, marché du travailC - Action socialeD - Personnes âgéesE – HandicapF – Environnement et énergieG – Aménagement et logementH – Sécurité et populationI – JusticeJ – MobilitéK – SantéL – EconomieM – Finance et impôtsN – Culture, sport et loisirsO – Autorités et gouvernanceP – Activités de support et prestations de moyen



Politique publique de formation du DIP

Répartition en 4 programmesMoyens A 01

Enseignement obligatoire

A 02

Enseignement

Post-obligatoire

A 03

Intégration, suivi et soutien

A 04

Hautes écoles

Postes 3'832 ETP 2'422 ETP 941 ETP Hors dotation DIP

Charges

Dont personnel

604 millions

586 millions

473 millions

398 millions

286 millions

132 millions

536 millions

Revenus 10 millions 60 millions 16 millions 5 millions

OJ et OMP



Evolution des postes à l'OJ (ETP)=> stabilité - quelques réallocations (OMP, frais placement, sport, les oisillons …)

Services C 2009 B 2010 PB 2011

DGOJDGOJ

ELP

SAI

SFSS/SPS

3011

15

4

3811

15

3

9

3710

15

3

9

SSJ 102 102 103

CDJ 53 53 53

SPMI 133 135 135

SLJ 35 39 36

TOTAL OJ 353 367 364



Evolution des charges à l'OJ(en milliers de francs)

B 2010 PB 2011

30 – Personneldont remplacement

Maladie

dont pool (SPMI-TAMI)

dont surnuméraire

49'643

581

511

772

52'596

721

1'247

1627

Transfert OMP, réallocation.

+ 140 => équivaut à 6,7 postes

+ 736 => équivaut à 11,6 postes

+ 855 => Réforme OJ et autres / équivaut à 15,1

postes

36 - Subventions 126'923 128'949 + 2'025 => école gratuite, facturation parentale, prestations supplémentaires.

(dont FASe + 876)



Partenaires subventionnés par l'OJ en 2011

2 fondations de droit publicFondation officielle de la jeunesse - FOJ (foyers)

Fondation pour l'animation socioculturelle genevoise – FASe

3 grandes fondations "mixtes" majeurs / mineurs Fondation Clair Bois – Fondation Ensemble – Fondation SGIPA

Autres associations et fondations (foyers et écoles)Foyers ASTURAL – Foyer Caravelle – Foyers ACASE – Atelier X –

Foyer Ecole protestante d'altitude EPA - Ecole de la Voie lactée – L'Arc, une autre école, Ecole des parents,

Colonies de vacances, Unions chrétiennes, SSIN, GLAJ, soutien à l'enfance



Exemple de suivi de nos prestations dès 2011Politique publique : A Formation

DIP - A 03Intégration, suivi éducatif

et soutien aux familles

A 03.04Prévention, promotion et

soutien à l'enfance

A 03.05 Protection des mineurs

Détecter les problèmes de santé physique …

(SSJ)

Organiser et faire organiser des camps

… (SLJ)

Protéger les mineurs et soutenir les familles par des interventions socioéducatives …

Taux d'enfants ayant bénéficié d'une visite

de santé …

Taux d'accident liés aux transports…

Ratio enfants suivis par AS …

Prestation

Objectifs

Indicateurs

Programme



Enfant, avenir,

société de demain.

Département de l'instruction publiqueOffice de la jeunesse


FETES!

MERCI

JOYEUSES

DE VOTREATTENTION



7 DÉCEMBRE 2010

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