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Page sur ARC-XXX SYNDICAT DE COPROPRIETE DU XXXXXXXXXX Adhérent n° XXXXXXX Contrôle des Comptes de l’exercice 2010/XXX Réalisé par le Conseil Syndical assisté de MXXXXXXX (Auditeur à l’ARC – Association des Responsables de Copropriété) Le 17 Novembre XXXX chez le syndic XXXXXXX De 9H30 à 13H30 et de 14H15 à 18H Ce contrôle a été fait à la demande du conseil syndical conformément à l’article 27 du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004 qui stipule que : « le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, pendre conseil auprès de toute personne de son choix ». Nous nous sommes rendus le 17 novembre XXXX chez le syndic XXXXXXXXX, avec l e Président du Conseil Syndical, M. XXXXXXX pour analyser les comptes et les factures de l’exercice. Mme XXXXXX , copropriétaire bailleur a assisté au contrôle du matin. Les documents comptables demandés ont été fournis par Mme XXXXXXX, nouvelle comptable de l’immeuble, et la gestionnaire Melle XXXXXX nous a donné les explications demandées. Nous avons pu vérifier : Le Relevé Général des Dépenses 2010/XXX daté du 17/11/XXX pour un montant de 454.520,97 €. Les factures. Les bulletins de paies Les annexes préparatoires à la prochaine Assemblée Générale. L’état des impayés au 30/6/XXX et au 17/11/XXX. La copropriété est constituée de 7 bâtiments de 1, 7 et 11 étages, avec 2 entrées principales. Il existe 3 étages de sous sol affectés aux parkings et aux caves et un espace vert. Ce sont des immeubles datant des années 1960, qui comprennent 117 lots principaux incluant appartements et commerces en pied d’immeubles au nombre de 7. A l’origine, les immeubles appartenaient à la Compagnie d’assurances AXA qui a vendu à la découpe à partir de XXX et les années suivantes. Le règlement de copropriété date donc de XXX et est en cours de modification après le vote à la dernière AG de la vente de parties communes. La copropriété possède 8 ascenseurs.

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ARC-XXX

SYNDICAT DE COPROPRIETE DU XXXXXXXXXX

Adhérent n° XXXXXXX

Contrôle des Comptes de l’exercice 2010/XXX Réalisé par le Conseil Syndical assisté de MXXXXXXX

(Auditeur à l’ARC – Association des Responsables de Copropriété)

Le 17 Novembre XXXX chez le syndic XXXXXXX De 9H30 à 13H30 et de 14H15 à 18H

Avant-propos

Ce contrôle a été fait à la demande du conseil syndical conformément à l’article 27 du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004 qui stipule que : « le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, pendre conseil auprès de toute personne de son choix ». Nous nous sommes rendus le 17 novembre XXXX chez le syndic XXXXXXXXX, avec l e Président du Conseil Syndical, M. XXXXXXX pour analyser les comptes et les factures de l’exercice. Mme XXXXXX , copropriétaire bailleur a assisté au contrôle du matin.

Les documents comptables demandés ont été fournis par Mme XXXXXXX, nouvelle comptable de l’immeuble, et la gestionnaire Melle XXXXXX nous a donné les explications demandées.

Nous avons pu vérifier :

� Le Relevé Général des Dépenses 2010/XXX daté du 17/11/XXX pour un montant de 454.520,97 €.

� Les factures. � Les bulletins de paies � Les annexes préparatoires à la prochaine Assemblée Générale. � L’état des impayés au 30/6/XXX et au 17/11/XXX.

I. TYPOLOGIE DE LA COPROPRIETE

La copropriété est constituée de 7 bâtiments de 1, 7 et 11 étages, avec 2 entrées principales. Il existe 3 étages de sous sol affectés aux parkings et aux caves et un espace vert.

Ce sont des immeubles datant des années 1960, qui comprennent 117 lots principaux incluant appartements et commerces en pied d’immeubles au nombre de 7. A l’origine, les immeubles appartenaient à la Compagnie d’assurances AXA qui a vendu à la découpe à partir de XXX et les années suivantes.

Le règlement de copropriété date donc de XXX et est en cours de modification après le vote à la dernière AG de la vente de parties communes.

La copropriété possède 8 ascenseurs.

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Le chauffage et le réchauffement de l’eau chaude sont réalisés par la CPCU (Cie Parisienne de Chauffage Urbain). Les appartements ne sont pas équipés de compteurs privatifs d’EF (eau froide) et d’ECS (eau chaude sanitaire).

Suite à un vote d’AG, une étude de faisabilité a été faite pour en installer mais a conclu à une trop grande complexité et un cout trop élevé. Je vous rappelle ci-dessous la réglementation sur les compteurs d’ECS divisionnaires qui sont obligatoires (article 4 de la loi n° 74-908 du 29 octobre 1974).

Les lois et décrets relatifs aux comptages de l’ECS sont intégrés dans le Code de la Construction et de l’Habitation. Il s’agit des articles L 131-3 et R 131-3 à 14. L’arrêté du 25 Aout 1976 (relatif à la répartition des frais d’ECS) est très important. Il précise les cas où l’obligation ne s’applique pas.

« Les dispositions ne s’appliquent pas à l’ensemble des immeubles dont le permis de construire a été

déposé avant le 15 juin XXX, SI : - il y a plus de 2 arrivées d’ECS en moyenne par logement. - 15 % des points de mesure ne sont pas accessibles. Un point de mesure est dit accessible lorsque les

canalisations correspondantes comportent une partie rectiligne, accessible et visitable, d’au moins 35

cm de longueur ». Il semble que la copropriété soit dans ce cas de figure. Les bâtiments ne sont pas équipés de VMC (Ventilation Mécanique Contrôlée) et des VO (Vide ordures) existent sur les paliers.

Les propriétaires bailleurs représentent environ 30% et les propriétaires occupants environ 70% de la copropriété. De nombreux copropriétaires occupants ont acheté l’appartement qu’ils louaient avant la vente à la découpe. Cette typologie des résidents explique certainement les difficultés à faire voter des gros travaux lors des AG. Or, la copropriété vieillissante va avoir besoin d’engager de

lourds travaux à moyen terme et les copropriétaires doivent prendre conscience que préserver

leur bien passe par de l’investissement.

L’exercice de la copropriété va du 1er juillet au 30 juin de l’année.

II. ANALYSE DES AG

� Gestion de la copropriété La gestion de la copropriété est confiée au cabinet XXXX, depuis l’origine de la copropriété. Melle XXX est gestionnaire de l’immeuble depuis environ 6 années. Elle connaît bien la copropriété. La syndic a été mis en concurrence lors de la dernière AG du 8/02/XXX suite à la demande du Conseil syndical. Il a néanmoins été réélu à l’art 25-11, pour une durée de « 1 an, soit du 1/1/XXX jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/XXX et au plus tard le 31/12/XXX ». Or, la prochaine AG est prévue pour le 6 janvier XXX soit en dehors du mandat du syndic, bien que la convocation soit envoyée avant la fin de son mandat. Ce problème semble récurrent puisque les 3 dernières AG ont toutes eu lieu hors délai. D’autre part, je rappelle que le syndic est dans l’obligation de réunir une AG pour statuer sur les comptes de l’exercice dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice selon l’art 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 2, donc au plus tard le 31 décembre pour votre copropriété.

1 Art 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 : « Lorsque l'assemblée générale des copropriétaires n'a pas décidé à la majorité prévue à l'article précédent mais

que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité

prévue à l'article 24 en procédant immédiatement à un second vote. » 2 L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel , est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de

l'exercice comptable précédent.

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Melle XXXX, gestionnaire, a répondu à notre questionnement en disant que la comptabilité n’était pas prête. Ce non-respect des délais pourrait entrainer de graves conséquences pour le SDC. Les autres syndics, moins importants que XXX parviennent à tenir les délais.

Préconisation : le syndic doit se conformer à la loi aussi bien pour la validité de son mandat que

pour la présentation des comptes. Il doit tenir l’AG avant le 31 décembre de l’année. Le Conseil

syndical doit être vigilent sur ce point.

D’autre part, Mme XXX, copropriétaire bailleur, présente lors du contrôle, indique qu’elle n’a pas reçu la convocation à la dernière AG. Il est fondamental que le syndic vérifie la raison de cette absence de réception de convocation. Le Cabinet est titulaire de la carte professionnelle n°XXX et son assurance de responsabilité civile est souscrite auprès d’ALLIANZ sous le n° de police n° XXX.

La copie de la carte professionnelle avec mention "gestion immobilière" (carte G) n’a pas été fournie. Il appartient au Conseil syndical de vérifier que les services de la Préfecture ont renouvelé cette carte (validité 10 ans) dont la détention est obligatoire pour exercer la profession de syndic.

� Composition du conseil syndical

Le Conseil Syndical, élu à la dernière AG pour une durée de 1 an est constitué de 3 membres: Mesdames XXX et XXX et Monsieur XXX lequel a été nommé président du Conseil syndical. Ce nombre de membres du Conseil syndical est beaucoup trop faible pour une copropriété importante comme la votre qui devrait être organisée en commissions de travail telles que charges, finances, travaux …….pour pouvoir assister correctement le syndic. La charge de travail est trop importante pour ne pas être mieux répartie. De plus, si un des 3 membres venaient à ne plus pouvoir exercer ses fonctions, le Conseil syndical serait automatiquement dissout, selon l’Art 25 du décret du 17 mars 19673. Le conseil syndical précédent était constitué de 7 membres titulaires et d’1 suppléant. Même si des distensions se sont créées suite à la réélection du syndic lors de la dernière AG, il est fondamental de se rassembler et d’œuvrer pour le bien de la copropriété. Le nouveau conseil syndical semble avoir pris le recul nécessaire à la suite des tensions. Il faut que toutes les bonnes volontés se regroupent afin d’agir pour le bien de tous.

Préconisation : La prochaine AG devrait élire un conseil syndical plus nombreux. Un nombre impair

de membres est recommandé afin de prendre les décisions à la majorité plus facilement. Des

suppléants pourront être élus afin de palier l’éventuelle démission d’un titulaire. Il serait

également bénéfique que le Conseil syndical s’organise en commissions pour que le PCS puisse

déléguer.

Pour arriver à cela, un travail préparatoire de mobilisation et d’ouverture avant l’AG doit être fait. M. XXX, PCS semble aller dans ce sens.

� Les assemblées générales

3 Art 25 du décret : « …..Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour

quelque cause que ce soit ».

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On relève une mobilisation inégale des acteurs de la copropriété aux 2 dernières AG : � Le 17 Février XXX, 58 copropriétaires sur 129 représentants 5 616 tantièmes sur 10 000 soit 56%,

étaient présents ou représentés lors de l’AG. La majorité de l’Art 25 4 était dépassée de peu. � Le 8 février XXX, la mobilisation a été beaucoup plus large avec 86 copropriétaires sur 130

représentants 7 825 tantièmes sur 10.000.

Préconisation : il semble nécessaire, avec l’envoi des convocations, de travailler sur une

information aux copropriétaires pour leur expliquer l’importance de leur présence ou du retour de

leur pouvoir pour la prochaine AG.

La consultation du Conseil syndical est votée à hauteur de 1.500 € TTC et la mise en concurrence est votée pour les engagements de plus de 3.500 €, conformément à l’art 21 de la loi du 10 juillet

19655.

Préconisation : Une consultation du conseil syndical inférieure (par exemple de 500 €) permettrait

à celui-ci de surveiller de plus près les dépenses engagées par le syndic et de réagir plus vite en cas

d’anomalies sur les factures. Cela incite également le syndic à plus de rigueur mais nécessite un

suivi plus important de la part du CS.

Sachez que vous pouvez demander au syndic l’envoi systématique de toutes les factures avant paiement afin d’en valider la légitimité. Les comptes 20XX/20XX ont été approuvés à l’unanimité sous réserve :

� « Du déblocage du compte à terme de 3.907,70 € lors de la répartition des charges. Or, il semble

que le syndic n’ait pas répartit cette somme. Le syndic doit se conformer aux décisions d’AG. � De la répartition de la campagne de travaux sur les descentes EU pour 3.384,96 € » qui semble

effectivement avoir été faite.

Le quitus n’a pas été mis à l’ordre du jour par le syndic, ce qui est une très bonne chose.

Il faudra veiller à ce que le syndic ne le demande plus dans les futures convocations aux AG. Car, rappelons que voter le quitus déresponsabilise le syndic et empêche les copropriétaires d‘engager des recours simples. La gestion d’une copropriété est complexe et personne n’est à l’abri de faute et d’erreurs. Les budgets prévisionnels ont été votés à hauteur de 435 777 € pour 20XX/20XX et 445 000 € pour 20XX/20XX, soit une augmentation de 2,11%.

Rappelons que l'ordre du jour de l’AG doit maintenant être établi en concertation avec le conseil syndical (article 26 du décret du 17 mars 1967). Le BP doit donc être travaillé lors cette réunion préparatoire. Il faut évaluer chaque poste non pas par un pourcentage d’augmentation mais par une recherche poste par poste des économies à faire. Tout dépassement du Budget Prévisionnel doit faire l’objet d’une justification étayée par le syndic. C’est en détaillant et en suivant le BP que les charges peuvent être maitrisées. C’est également lors de cette réunion préparatoire que le contrat du syndic doit être négocié dans son montant de base ainsi que les prestations particulières (frais des copies, frais administratifs, montant pour le recouvrement des charges………………….). Pendant l’AG, il est trop tard pour négocier car une Assemblée Générale est un lieu de décisions et non pas de discussions.

III. ANALYSE GLOBALE DES CHARGES

4 Art 25 de la loi : « Ne sont adoptées qu'à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant …….. » 5 Art 21 : L’AG statuant à la majorité de l’article 25 arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du CS est

obligatoire. A la même majorité elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire.

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Le syndic ne respecte pas suffisamment la comptabilité d’engagement obligatoire depuis la loi SRU, mise en place depuis le 1er janvier 20XX. Selon l’art.14-36, toute dépense engagée dans l’exercice, et elle seule, doit figurer dans l’exercice qu’elle soit facturée ou non. Ce qui oblige le syndic à calculer des provisions pour les dépenses à cheval sur 2 exercices, à provisionner les factures non reçues ….. Le législateur a imposé ces règles afin de pouvoir comparer les exercices entre eux plus rigoureusement et aussi de pouvoir établir un budget prévisionnel plus près de la réalité. Or, on trouve dans l’exercice :

� quelques factures d’années antérieures. � des oublis de factures de l’exercice. � Aucun prorata sur des contrats à cheval sur 2 exercices………………..

La comparaison d’un exercice à l’autre devient de ce fait peu fiable et vous empêche de connaître le montant réel des dépenses de votre copropriété.

Préconisations : Le syndic doit s’efforcer de mieux respecter la comptabilité d’engagement.

Nous avons également constaté que la plupart des factures n’ont pas leur bon d’attachement (ou d’intervention) attaché comme il se doit. On ne peut être certain dans ce cas que le travail est réellement fait, surtout avec les contrats récurrents dont nous parlerons ci-avant. On ne peut également pas vérifier le nombre d’heures des interventions sur les factures. Comment le syndic fait-il ses vérifications ? Il existe un cahier d’interventions tenu par les gardiens. Un rapprochement systématique est-il fait par le syndic ? Cette vérification devrait être faite régulièrement et non pas seulement lors du contrôle des comptes. Il est alors bien tard pour intervenir sur le paiement d’une facture sur laquelle on n’est pas d’accord.

Préconisation : demander au syndic d’attacher les bons d’intervention que les fournisseurs doivent

envoyer avec les factures afin de faciliter votre contrôle.

Les dépenses 20XX/20XX s’élèvent à 454 514 € contre 429 891 € en 20XX/20XX, soit une hausse de

6% qui représente un montant de 24 621 € en plus. Cette hausse est trop importante et doit être

analysée.

Le cout par lot s’élève à 3 885 €.

Les dépenses de la copropriété sont élevées par rapport à son niveau d’équipement. D’après l’Observatoire des Charges créé par l’ARC qui recense les charges de plusieurs milliers d’immeubles, vous devriez vous situer à environ 40,80 € du m2 par an. Pour vous situer, il vous faut prendre plusieurs appartements vendus récemment et qui ont fait l’objet d’un métrage de loi CARREZ. En rapportant les m2 à leurs tantièmes, vous aurez environ la surface habitable de votre copropriété. Vous pourrez alors vous comparer sur le site http://oscar.unarc.fr/observatoire/.

TABLEAU D’EVOLUTION DE CHARGES COURANTES ENTRE les 2 derniers exercices

Dépenses 20XX/20XX

Dépenses 20XX/20XX

Variation Poids

20XX/20XX BP voté

20XX/20XX

Chauffage + Réchauffa. ECS 154 511,23 162 606,99 5% 36% 167 823,00

6 Art 14-3 : « … les charges et les produits du syndicat sont enregistrés dès leur engagement juridique indépendamment de leur règlement »

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Frais de Personnel + OM 97 523,75 101 016,49 4% 22% 94 700,00

Eau 56 007,86 63 874,08 14% 14% 60 000,00

Entretiens/réparations 22 151,61 26 495,60 20% 6% 21 500,00

Frais de Gestion 22 177,44 22 499,19 1% 5% 24 745,00

Assurance Immeuble 16 749,19 17 765,16 6% 4% 17 000,00

Contrats de maintenance 17 242,01 13 595,82 -21% 3% 19 470,00

Produits Entretien + Matériel 5 733,63 11 570,11 102% 3% 3 030,00

Ascenseurs 11 751,45 11 275,95 -4% 2% 11 620,00

Parkings 7 073,94 8 880,99 26% 2% 8 230,00

Impôts 6 036,50 6 129,00 2% 1% 5 850,00

EDF Services généraux+ Bat 6 233,58 4 579,78 -27% 1% 6 022,00

Tiers Intervenants 5 870,32 3 355,44 -43% 1% 3 500,00

Téléphone 1 248,93 839,83 -33% 0% 1 000,00

Conseil Syndical - 26,60 0% 510,00 Rembt.+ Intérêts retard+ Rompus - 418,69 2,97 -101% 0%

TOTAL CHARGES 429 892,75 454 514,00 6% 100%

BUDGETS PREVISIONNELS 435 775,47 435 777,00 0% 445 000,00

La colonne 20XX% nous indique le poids de chaque poste par rapport au coût total de l’exercice 20XX/20XX. Les postes sont présentés par ordre décroissant d’importance. La colonne "Evolution" du tableau nous indique les taux d'augmentation par rapport à l'exercice précédent.

L’exercice se solde donc par déficit sur charges courantes de 18 737 € (454 514 € – 435 777 € de budget appelé) qui devra être appelé aux copropriétaires après approbation des comptes lors de la prochaine AG. Le conseil syndical demandera la rectification de ce solde en fonction des erreurs relevées dans le rapport. A ce déficit doit être ajouté le résultat des campagnes de travaux qui doivent être soldées car terminées. Lors de notre réunion, le syndic a accepté de solder les campagnes suivantes qui étaient restées dans l’annexe 5 qui nous a été présentée, laquelle détaille les travaux non encore clôturés :

• Campagne de rénovation des ascenseurs : les travaux sont terminés depuis fin 20XX. Il faut donc les solder. Le syndic devra vérifier l’imputation des dépenses sur chaque clef d’ascenseur car il semble que des factures soient mal réparties. Globalement, cette campagne se solde par un excédent de 23 338,78 € que le syndic créditera sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur clef de répartition.

• Campagne de mise ne peinture des portes palières ascenseurs : terminée depuis juin 20XX. L’excédent est de 203,79 € à répartir selon la clef.

• Intérêt dépôt à terme indiqué pour 3.908,70 € dans l’annexe 5 présentée ; il doit être réactualisé et remboursé conformément au vote de la dernière AG. Il aurait été préférable

de commencer à constituer un fond pour travaux ultérieurs avec cette somme au lieu de la

rembourser aux copropriétaires ; cela vous permettrait de vous constituer une réserve afin

d’anticiper le financement des travaux que vous allez devoir faire sous peu. Le législateur a

prévu cette possibilité de constituer une avance travaux selon l’Art. 18-67 afin de planifier

et prévoir les travaux dans les 3 années à venir. Précisons que ces sommes sont des

avances et qu’elles sont remboursables par le nouveau propriétaire en cas de vente du lot.

7 Art 18-6 : « le syndic est chargée de soumettre au moins tous les 3 ans, au vote de l’AG, la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation des parties communes susceptibles d’être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidées par l’AG »

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Les travaux qui resteront en attente au 30.6.20XX :

• Peinture grille pour un excédent en attente de 4.551,84 €. Vous pourriez mettre cette somme dans le fond pour travaux ultérieurs, ou l’imputer sur la campagne de la clôture de

la résidence en cours. Une décision d’AG est nécessaire.

• Remplacement de pierres en façade en attente pour 4.515,40 € ; les travaux sont faits depuis et ils seront donc soldés au 30.6.20XX.

• Installation de clôture : cette campagne est encours.

Le budget prévisionnel 20XX/20XX validé par l’assemblée générale du 8 Février 20XX est de 445 000

€ ceux ; Il est inférieur aux dépenses annoncées pour 20XX/20XX de 454 514 €. Comme le SDC n’a pas d’avance de trésorerie dans la copropriété, il vous faut être conscient qu’un

dépassement de budget peut vous provoquer des retards de paiements de fournisseurs et autres avec des répercutions financières (pénalités de retard), des interventions moins efficaces et moins négociables, ou le financement des charges par les appels de travaux qui, de ce fait, ne peuvent être réalisés à bonne date faute de trésorerie. Néanmoins, il n’est pas de bonne gestion de surévaluer le BP car cela incite à moins de rigueur dans la gestion courante. La solution passe par une avance de trésorerie dont nous reparlerons dans l’analyse financière de la copropriété.

IV. ANALYSES DETAILLES DES COMPTES DE CHARGES

Les 6 premiers postes de charges représentent 87% des charges réelles de votre copropriété. Nous les étudierons donc en détail, ainsi que ceux dont les évolutions sont les plus importantes.

� LE CHAUFFAGE + le RECHAUFFEMENT DE L’ECS L’immeuble est raccordé au chauffage urbain CPCU aussi bien pour le chauffage que pour le réchauffement de l’eau chaude sanitaire (ECS). Ce poste représente le plus gros poste des charges avec 36 % du total des dépenses pour une somme de 162 607 € en augmentation de 5% sur l’exercice antérieur. C’est le premier poste de charges de la copropriété. Comme vous n’avez pas de compteurs d’eau chaude, la copropriété prend en charges générales la totalité du chauffage et de la fourniture d’eau chaude. Ce poste comprend plusieurs rubriques :

� L’électricité pour faire tourner la chaufferie � La fourniture d’énergie, CPCU, pour le chauffage et le réchauffement de l’ECS. � Un contrat de maintenance Chauffage + VMC + ECS. � Les réparations.

20XX/20XX 20XX/20XX Variation

EDF 4 391,15 6 202,70 41%

CPCU 144 460,84 150 611,02 4%

Contrat VMC+Chauffage 5 351,18 2 802,31 -47%

Réparations 308,06 2 990,96 871%

TOTAL 154 511,23 162 606,99 5%

� EDF :

Il s’agit du compteur n°439 de 36 kWh. On relève 7 factures dans le RGD (Relevé des Dépenses générales) au lieu de 6 factures normalement, l’EDF facturant tous les 2 mois.

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� Les contrats d’entretien et les réparations : On constate des problèmes d’enregistrements des contrats d’entretien avec la Société TFN :

� Il existe un contrat relatif à l’entretien des installations de chauffage, VMC et eau chaude sanitaire y compris les dépannages. On ne constate que 2 trimestres enregistrés pour 1 401,15 € chacun. Le

syndic doit provisionner les 2 autres trimestres.

� Sur l’exercice précédent le syndic avait provisionné 2 trimestres. Les factures ont-elles été reçues ? � Ce contrat se montait à 1 360,34 € en 2009/2010. On constate donc une augmentation de 3% trop

importante. L’indexation a-t-elle été vérifiée ? Le contrat est-il suivi ? � La partie VMC du contrat ne devrait pas figurer dans les charges chauffage mais sur les clefs

bâtiments. A charge au syndic de scinder la part du contrat qui concerne la VMC. Les réparations s’élèvent cette année à 2 990,96 € contre 308 € sur l’exercice précédent. Une facture de 1 169,78 € est enregistrée le 30/12/20XX sur l’exercice alors qu’elle est du

22/03/20XX et ne devrait donc pas figurer dans les dépenses de l’exercice. Le syndic aurait du provisionner l’année dernière. La encore, la comparaison avec l’année dernière est faussée ainsi que les dépenses de l’exercice. Il est intéressant pour le CS d’aller vérifier le carnet d’entretien qui doit rester dans la chaufferie afin de suivre le travail de l’entreprise

Préconisation : le syndic doit faire en sorte d’enregistrer les dépenses de l’année et doit réclamer

les factures du prestataire. Le contrat doit être ventilé entre les différentes clefs. Il doit être

analysé aussi bien dans ses prestations que dans ses montants.

Votre poste chauffage + réchauffement de l’ECS pèse trop lourd dans vos charges d’autant qu’il est imputé en charges générales totalement. Il doit être mieux géré. Pour cela, une commission chauffage + ECS au sein du CS devrait être crée pour reprendre l’ensemble des factures CPCU sur 3 ans afin d’en commencer l’analyse : évolution de la consommation de TV et du prix de la TV, rendez vous avec la société TFN pour vérifie la mise en place des compteurs chauffage et ECS et leurs relèves systématiques………………………….Vous pouvez également vous faire aider par les spécialistes en chauffage à l’ARC.

� FRAIS DE PERSONNEL

Ce poste vous a couté la somme de 101 016 €. Il pèse 22% des charges de la copropriété et a augmenté de 12% par rapport à l’exercice précédent.

Ce poste coute 863€ par lot (101 016 /117 lots) ce qui est beaucoup plus élevé que la moyenne constatée dans les copropriétés de votre importance (environ 500€ par lot) pour l’entretien de l’immeuble et la sortie des ordures ménagères. Vous avez donc ici un problème. Ce poste comprend les salaires et charges des 2 gardiens, des factures d’HARMONIA et ATEM pour les remplacer pendant leurs congés et les maladies ainsi que le contrat de nettoyage de vitres avec « La Signature de la Propreté ».

Gardiens + Nettoyage divers 97 523,75 101 016,49 4%

dont

salaires + charges gardiens 88 807,55 86 062,51 -3%

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Société remplaçant gardiens 7 609,50 13 813,81 +81%

Nettoyage des vitres 1 106,3 1 140,17 3%

1. Le SDC emploie M. et Mme XXX en tant que gardiens logés de catégorie B.

M. XXX a 56 ans et Mme a 51 ans ; ils ont 20 ans d’ancienneté. Le syndic ne possède pas le contrat d’origine du 5/8/XXXX des époux XXX qui a été signé à l’époque d’XXX Il possède 2 avenants datés respectivement des 12/07/XXXX et du 4/04/20XX. C’est ce dernier avenant qui est en vigueur à ce jour.

Préconisation : le syndic doit remettre au dossier les contrats d’origine.

� Sur les contrats de travail de Monsieur et Mme XXX

Ils relèvent du régime dérogatoire (catégorie B) défini par les articles L.771-1 et suivants du code du travail. C’est le régime des gardiens logés qui ne fait aucune référence à un temps de travail mais à des taches à réaliser. Ils sont tous les 2 à service complet au coefficient 255. Leur taux d’emploi est déterminé par application d’un barème d’évaluation des taches annexé aux contrats de travail comme la loi l’exige. A chaque tache détaillée par la Convention Collective Nationale correspond un nombre d’UV à multiplier par le nombre de lots. Les horaires ne sont pas indiqués. Selon la CCN, ils sont supposés faire 50 H par semaine. Ils sont logés par la copropriété dans un logement de catégorie 1 et l’avenant du 4/4/2005 leur a octroyé, en supplément, une chambre de service de 10 m2 située au Bat F6 1er sous sol ainsi qu’un WC situé au Bat D 1er sous sol. Ils se partagent les avantages en nature à part égale. Sans rentrer dans l’étude détaillée des salaires qui devrait faire l’objet d’un audit séparé, on peut relever :

� Sur les Unités de valeur : Les lots principaux sont au nombre de 117 dans le contrat. Pour le détail complet des UV, vous vous reporterez aux avenants aux contrats de travail. Je ne souligne ici que les UV qui semblent être à renégocier.

Les anomalies constatées sur les UV de M. XXX :

• Surveillance chaufferie : il bénéficie de 200 UV pour ce poste alors que pour le chauffage

urbain la CCN en donne 100 UV.

• Débouchage gaine et VO : 5 UV x 117 lots = 585 UV. Ce travail est-il réellement effectué ? Peut-il le faire seul ? Si ce travail n’est pas réalisé, les UV peuvent être transférés en tout ou partie.

• Courrier : Il se partage les UV avec Mme. Chacun ont selon la CCN : � 2 UV pour le courrier à service réduit x 109 lots = 218 UV.

Dans la CCN, il s’agit de « la réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boites aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution ».

� 6 UV pour le courrier à service normal x 109 lots = 654 UV. Il s’agit « du tri et de la répartition du courrier dans les boites aux lettres ». Or, la Poste est tenue de distribuer dans chaque

boite aux lettres le courrier selon la loi n°99-533 du 25 juin 1999 sur le service postal universel : “Article L1 (Loi nº 90-568 du 2 juillet 1990 art. 41 Journal Officiel du 8 juillet 1990 en vigueur le 1er

janvier 1991) : « Pour l'application du présent code, les services postaux sont la levée, le tri,

l'acheminement et la distribution des envois postaux dans le cadre de tournées régulières ».

De plus, vos boites aux lettres n’ont pas à être mises aux normes car la demande de permis de construire ayant été déposée avant le 12 juillet 1979, les boîtes aux lettres n’ont pas à répondre aux normes nouvelles. Et il n’y a aucune obligation de modifier l’installation existante (réponse

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ministérielle du 14 février 2000 /JOAN du 14 février 2000 p1047). � 15 UV pour le service porté x 8 lots = 120 UV. Il s’agit « dés réception, du tri et de la

distribution à domicile du courrier des occupants ». Ces 8 lots sont-ils toujours d’actualité ? Pour quelle raison ? Ces UV de courrier sont très certainement obsolètes.

Sur le poste courrier, vous pouvez très certainement économiser 992 UV par personne soit un total

de 1 984 UV pour les 2 gardiens en faisant distribuer le courrier par la poste. Il s’agit de se

rapprocher de la poste et de demander la distribution par le facteur dans les boites aux lettres.

Plusieurs grosses copropriétés ont fait cette demande qui a été reçue.

• Nettoyage des Parties Communes. M. XXX doit nettoyer � 2 fois par semaine les halls d’entrée, tapis brosses et portes en glace soit 15 UV x 117 lots = 1.755 UV. � 1 fois par semaine les cages d’escaliers, locaux communs et circulations diverses (caves…….) pour 25

UV x 117 lots = 2 925 UV. � Nettoyage cours, trottoirs aires de parking pour 120 UV ce qui correspond à 1200 m2 � Entretien de propreté des espaces verts pour 60 UV ce qui correspond à 600 m2 d’espaces verts. � A l’ensemble de ces UV s’ajoutent 117 UV de taches générales pour la surveillance pendant

l’exécution des jRbœS/6SSvzG6NMGGvMM/SO‘SxSv€M/€Gx èNMvLMLL€xsèL3zLNNGvLL€5Gx1è/vDL5LMx7vLSDzLxuèSGvM5Gxeè€vSLD€SxsèNzvGMLzLMLGxlèSvz3L3€xaèzvGDpMvLMLL€x è€vDDM/3Lxtè€v/5€€Mx3xrèxsèSzvGDSMx èNMvLMLL€xpèLvLGzL/xoèSLDLLxeèNMv5GzM/xrèèzvD35GGx èNMvLMLL€xlèSvz3L3€xaèzvGD/5Sx èèSvz3LDvD€GvD€Gz€xuèL35GGx è€vDDM/3x1èNGvLLL/xdèLvLGzL/x èNMvvLL3zLx5xtè€v/5€€MxoèNDvD€Gz€xièSvDL5LMx1èNGvLL€5Gx7èNGvLL€5Gx è€vDDM/3xUèNzvv3L5zLxéèNMv5GzM/xcèNSvLSDzLxuèvLL3zLxtè€v/5€€Mx èNMx èQ‘%RMLGv€/6z6‘dR=xgèSLv3z€GxvzLMLGxièSvz3L3€xtèNMgèSLv3z€GxéèNMv5GzM/xx èQ‘%RMLGNzvGMG€G/x’èNzv/L5M5xaèzvGDSDzLxuèvLL3zLxt耒GMG€G/x ècèNSvLSGL5xeèNMv5GzM/xrèSSvG5LDxxcè3vD/S5xeèNMv5GzM/xgèSLv3z€GxvzLMLGxièSèLvLL3zLxtèNMvS35MDxrèv/5€€Mx èNMx èQ‘%RMLGv€vMM3€€x1èNGvGMDvD€Gv èNMvLMLL€xpLvLGzL/xdèLvLGzL/xaèzvGSDM5MvLx èNG€LSvLx èQ‘%RMDvGG6‘îRx è,RLDvGMSM65//v3M6‘èNzvGMLzLMLGxlèSvz3L3èLvLL3zLx èNMvLMLL6è‘jzM/xsèNzvGMG€G/x èNMv

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Préconisations : Réétudier avec le syndic l’ensemble des taches des gardiens afin de négocier un

basculement d’UV sur des taches qui seraient aujourd’hui nécessaires à la copropriété.

� Sur le calcul des paies : Les paies des gardiens doivent être calculées selon les avenants de la CCN.

Elles sont globalement correctement calculées. On peut néanmoins relever les points suivants :

• Existence d’un « salaire contractuel complémentaire » mensuel brut hors Convention

Collective Nationale de 159,12 par mois pour M. XXX et 143,47 € pour Mme XXX. Ce salaire complémentaire est une prime qui a été intégrée aux avenants du 12/07/1995 dans lesquels on constate :

- Un « avantage individuel « GAGES » de 942,81 FF soit 143,73 € pour M. XXX - Un « avantage individuel « GAGES » de 622,89 FF soit 94,96 € pour Mme XXX.

Ces primes ont été données sur les contrats et vous ne pouvez pas revenir dessus. Il serait intéressant de savoir à quoi elles correspondaient. Par contre, le syndic n’a aucun droit de revalorisation de ces primes qui doivent rester

constantes sauf à être réévaluer en AG. Or, M. XXX, PCS nous a indiqué n’avoir connaissance d’aucun vote de prime pour les gardiens en AG. Vous devrez le confirmer en relisant l’ensemble des PV d’AG. La différence mensuelle brute est de :

- 15,39 € par mois (159,12 – 143,73 €) soit 184,68 € par an + 40% de charges patronales soit un total de 258,55 € que vous pourrez réclamer au syndic après vérification pour

M. XXX, si le syndic a augmenté de son propre chef.

- 48,51 € par mois (143,47 € - 94,96 €) soit 582,12 € par an + 40% de charges patronales soit 814,97 € que vous pourrez réclamer au syndic après vérification, pour Mme XXX.

• la prime pour collecte sélective : Elle est correctement calculée pour 93,60 € par mois (117 lots x 0,80 €) mais elle n’est attribuée que sur la paie de Mme. Or, les 2 gardiens ont des UV pour la sorties des OM (Ordures Ménagères). La CCN spécifie bien que la prime doit être partagée. Le syndic doit se conformer. De plus, il a versé la prime tri sélectif à Mme pendant ses congés d’Aout 2010 ; il n’aurait pas du. C’est une erreur de gestion et vous pouvez lui réclamer la somme de 93,60 € +40% de

charges soit 131,04 €. Enfin, il continue à lui verser cette prime quand elle est en arrêt maladie ce qui n’est pas conforme. Cette prime devrait alors basculer sur M. XXX s’il fait son travail.

• Les primes de 13ème mois sont erronées car elles comprennent la prime contractuelle ce qui n’est pas conforme à la CCN. C’est une faute de gestion. - M. XXX a trop perçu 159,12 € brut + 40% de charges patronales soit 222,77 € que vous pourrez

réclamer au syndic.

- Mme XXX a trop perçu 143,47 € brut +40% de charges patronales soit 200,86 € que vous

réclamerez au syndic.

• Au mois de mars 2011, les époux XXX ont eu une indemnité « d’auto remplacement ».

Dans la CCN, certains gardiens ont la possibilité de s’auto-remplacer pendant leurs congés. Ils

touchent donc leur salaire + partie de Congés payés + une prime de 50% sur la partie de congés qu’ils

n’ont pas pris. Cela revient donc très cher au SDC.

Dans votre cas ce n’est absolument pas légal car cela ne peut se faire que « si l’employeur estime

nécessaire l’occupation du logement de fonction » pour des raisons de sécurité (quand par exemple

les alarmes des ascenseurs étaient dans la loge). Aujourd’hui, cela n’a plus lieu d’être. Souvent ce

sont les gardiens qui proposent cet auto remplacement eu égard à l’intérêt financier qu’ils en

retirent. Le syndic doit formellement s’y opposer et faire appel à un sous traitant extérieur comme il

le fait pour les congés d’été.

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Vous pourrez donc demander au syndic l’indemnité de 50% qui s’élève à 412 € pour M.XXX +

274,16 € pour Mme soit 686,16 € + 40% de charges soit en total 960,62 €.

En tout état de cause, vous devez demander au syndic de ne plus accepter d’auto-remplacement.

• Sur les Avantages en nature : La CCN prévoit que le logement, le chauffage et l’eau chaude

sont fournis aux gardiens et inclus dans leur salaire brut. Un avantage en nature est déduit de leur

net pour moitié sur chaque paie :

- Logement : 3 € x 60 m2 maximum soit 180 € par mois selon la CCN. Le syndic compte 50

m2 (pour moitié sur chaque fiche de paie) pour leur appartement soit 149,40 € par mois

+ un autre avantage logement de 105,64 € (toujours pour moitié sur chaque fiche de

paie) ce qui fait un total avantage logement de 255,04 €. Quelle en est la justification ?

La partie de 105,64 € est réintégrée dans leur brut et le SDC paie des charges dessus. Il

vous faut éclaircir cette situation et déduire les 180 € par mois en net.

- Le chauffage : il leur est déduit 15,90 € par mois conforme à la CCN

- L’ECS : il leur est déduit 12,98 € par mois aussi conforme.

- Il ne leur est enlevé aucun avantage en nature pour l’électricité qui devrait être de 7,28

€ par mois soit 87,36 € par an. Pour quelle raison ? Y a-t-il un contrat EDF à leur nom

pour le logement ?

- Les avantages en nature ont été enlevés pendant les congés des gardiens ce qui n’est pas

conforme à la CCN. Ils sont en droit de vous les réclamer.

Vous l’aurez compris, la CCN est très favorable aux gardiens d’immeubles et coute cher au SDC. C’est

une des raisons d’être très vigilent sur le calcul des salaires.

• Mme XXX a eu plusieurs arrêts maladie sur la période : - 14/07 au 30/07/2010, soit 15 jours. - 8/10 au 15/10 soit 7 jours. - 20/10 au 17/12/2010 soit presque 2 mois. - 10/05/2011 au 16/05/2011 soit 7 jours.

Mme XXX aura été malade un total de 88 jours sur la période.

Le syndic effectue la subrogation des IJSS ce qui n’est pas une bonne chose. En effet, sur la période de maladie, le SDC avance les indemnités de sécurité sociale et ne les déduit de son salaire qu’après perception soit 2 mois après environ (les IJSS du 20/10 au 17/12 ont été déduites du salaire de Mars 2011). Le syndic doit en référer au CS et obtenir son accord. La subrogation n’est pas une obligation. La CCN stipule que les salariés en maladie (sous certaines conditions) reçoivent 90% de leur salaire pendant 130 jours pour les salariés de plus de 18 ans de présence dès le 1er jour d’absence. La SS ne prenant en charge que 50% du salaire après les 3 jours de carence, la maladie coute très chère au SDC. D’autant que pendant ce temps une entreprise est engagée pour faire le travail. Eu égard à l’âge et l’ancienneté de vos gardiens, il serait sage d’étudier un contrat d’assurance groupe couvrant tout ou partie des garanties conventionnelles. Le syndic doit vous faire une étude ce de cout pris en charge intégralement par le SDC. Sur l’exercice étudié, M. XXX aura perçu un salaire brut de 32.265,23 € et Mme de 26 740,35 €. On remarque l’absence de la cotisation de la Médecine du Travail. Le syndic doit provisionner.

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2. Remplacement des gardiens. Pendant les congés payés et la maladie de Mme XXX le syndic a fait appel à 2 entreprises extérieures pour un total de 13 813,81 €. Notons d’abord qu’il est nettement préférable de recourir à une société extérieure plutôt qu’à un

CDD lequel obtiendrait une prime de remplacement de 50% de son salaire selon la CCN.

On constate que :

- Une facture XXX est enregistrée pour 441,97 € alors qu’elle est du 30/04/2009. Elle aurait du être provisionnée dans l’exercice précédent. Est-elle justifiée ?

- Le remplacement des congés des gardiens du 2 au 28 aout a couté 5 317,42 € pour 2 prestations effectuées par XXX.

• 1 636,13 € pour une prestation de 3 heures du lundi au samedi.

• 3 681,29 € pour une prestation d’une durée de 7H du lundi au vendredi et 4h le samedi.

Ces durées sont-elles indispensables ? Si la poste distribue le courrier, vous pourriez baisser une des prestations fortement.

- Une facture de remplacement pour les 1, 6 et 8 octobre pour 295,36 €. Si le 8 octobre est justifié par le début de la maladie de Mme XXX, à quoi correspondent les

remplacements des 1 et 6/10 ? aucune mention d’absence ne figure sur les bulletins de

salaires. Le syndic doit fournir les explications. - Le remplacement de la maladie de Mme XXX aura fait l’objet de :

• 6 202,65 € de factures XXX correspondant à 4 heures par jour sur 5 jours sur juillet, Octobre et Novembre et 4h par jour sur 6 jours sur la période du 1er au 17 décembre.

Ces horaires sont-ils justifiés ? Pour quelle raison y a –t-il une heure de plus en décembre ? Mme XXX est remplacée de 8H à 12H soit 4 heures par jour.

• 1 064,14 € de facture XXX pour la maladie de Mai 2011. Les périodes de maladie de Mme XXX auront donc couté au SDC 7 266,79 € +

son salaire.

3. Contrat de lavage de la vitrerie des halls et cages d’escaliers. C’est un contrat signé le 7/12/2006. Vous avez eu 2 passages dans l’année par LSP. Les factures n’avaient pas de bon d’intervention.

- Une facture en Octobre 2010 pour 557,54 € - Une facture en Avril 2011 pour 582,63 €. Une augmentation de 4,5% se justifie-t-elle ?

Il faut vérifier les index du contrat et réclamer si l’augmentation n’est pas conforme.

En conclusion, sur ce chapitre des gardiens, vous devriez pouvoir faire des économies en transférant des UV obsolètes vers des taches spécialisées de réparations et petit entretien que je vous indiquerai au fur et à mesure du rapport. Cela vous permettrait de maximiser ce poste qui vous coute très cher et qui ne semble pas gérer comme il devrait. Bien que le sujet des gardiens ne soit pas facile à aborder, ce n’est pas une raison pour ne pas agir.

� EAU

Vous avez dépensé 63 874,08 € d’eau sur l’exercice contre 56 007,86 € sur l’exercice précédent. L’augmentation beaucoup trop importante est de 14%. L’eau pèse 14% de vos charges générales ce qui est beaucoup plus que les copropriétés de votre taille. Le problème majeur est que les commerces en pied d’immeubles sont raccordés à votre compteur alors que vous avez 2 très gros consommateurs d’eau : une laverie et un restaurant. Il est impératif de les sortir rapidement de votre compteur en faisant installer des compteurs individuels par Eau de Paris pour chaque commerce. L’installation sera aux frais du SDC puisque c’est à sa demande mais

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vous vous y retrouverez très rapidement. Tant que vous ne l’aurez pas fait, vous ne connaitrez pas la consommation réelle de votre copropriété. En effet, même si des compteurs privatifs existent sur les commerces, qui vérifie les relèves, l’état des compteurs, leur vétusté, leur fiabilité……………….. ?

Préconisation : faire installer très rapidement des compteurs individuels pour tous les commerces.

Notons que sur l’exercice étudié, les consommations du restaurant et de la laverie n’ont pas été soustraites contrairement à l’année dernière. On ne peut donc se baser que sur la consommation totale des compteurs. Le syndic doit intégrer les consommations privatives avant de clore les comptes.

Nous remarquons que vous avez 2 compteurs d’eau : - N°951850 : on constate l’enregistrement de 3 factures seulement au lieu de 4 et il n’y a

aucune consommation sur ce compteur. Ce n’est que l’abonnement qui est facturé. La gestionnaire ne semble pas savoir à quoi cela correspond. Le syndic doit réintégrer la

facture de 44,89 € du 23/6/11 dans les comptes de l’exercice et surtout vérifier son

utilité et éventuellement le résilier.

- N° 951305 : on constate bien l’enregistrement de 4 factures pour un total de 21 415

m3. Le syndic doit indiquer sur le RGD lors de l’enregistrement des factures les m3 correspondant ce qui n’est pas toujours fait.

� Sur la consommation globale : Le volume d’eau globale consommé a augmenté de près de

12% ce qui représente 2.249 m3 ce qui est beaucoup trop important. Cela représente une somme

de 6.702 €. Comme vous n’avez pas de compteurs privatifs, vous ne pouvez pas détecter les fuites

éventuelles.

Vous pouvez vous inscrire sur le site d’Eau de Paris avec le numéro du branchement que vous

trouvez au dos de la facture et suivre la consommation de l’immeuble en direct.

Vous pouvez également mettre des alertes de consommations standards qui s’activent

lorsqu’elles sont dépassées. Il faut alors chercher l’origine de la surconsommation.

� Ramené au lot, la consommation moyenne est de 183 m3 par lot en 2010/2011 ce qui est trop élevé. Mais comme cela intègre les consommations des activités, on ne peut en tirer de conclusion.

� En 2009/2010, la consommation d’eau hors activités était de 14.983 m3 (19 163 – 4 180), ce qui faisait une moyenne sur 115 lots de 130 m3. Il faut savoir que la norme nationale de consommation d’eau est d’environ 30 à 40 m3 par résident. Cela signifierait que vos appartements ont tous en moyenne une occupation minimum de 3 personnes.

� La quantité d’ECS consommée est d’environ 1/3 du total de l’eau. Quand vous aurez les M3 réchauffés par le compteur en chaufferie, vous pourrez comparer votre consommation d’ECS.

En conclusion, la gestion de ce poste passe obligatoirement par l’individualisation des commerces en pied d’immeuble. Vous payez certainement une partie d’eau froide et chaude de ces activités, ce qui évidemment

Dépenses 2009/2010

Dépenses 20102011

Variation Poids

Eau en € 56 007,86 63 874,08 14% 14%

m3 facturés 19 163 21 415 +11,75%

Prix du m3 en € 2,92 2,98 +2,15%

Eau privative refacturée en m3 4 180

Eau privative refacturée en € 12 217,52

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n’est pas normal. Quand vous aurez sorti ces consommateurs, vous pourrez commencer à suivre la gestion de ce poste qui doit vous générer des économies substantielles.

� ENTRETIENS ET REPARATIONS

Ce poste vous a couté 26 495,60 € sur l’exercice en augmentation de 20% par rapport à l’exercice précédent.

� Sur les entretiens et réparations en charges générales pour un total de 2 814,58 € :

• Factures manquantes au dossier que le syndic doit fournir. Le Conseil syndical ne peut accepter des factures manquantes.

- XXX 2003060 de 162,06 €. - XXX 100992 de 101,28 €

- XXX 11/01/087 de 183,89 €

- XXX 31 496 de 169,32 €.

• XXX n° 30867 de 125,54 € ; c’est une facture privative à facturer au propriétaire du

locataire XXX. Elle sera enlevée des charges générales.

• XXX n° XXXX du 4/12/20XX hors exercice. Il faut vérifier qu’elle n’a pas déjà été

comptée dans l’exercice précédent.

• XXX n° XXX pour la remise en état serrurerie porte et maçonnerie suite à un

sinistre : - La TVA a été comptée à 19,6% au lieu de 5,5%. A réclamer un avoir de 132,97

€ au fournisseur. Sinon, le syndic prendra en charge.

- Le syndic doit enregistrer la provision du remboursement de l’assurance et

ne laisser en charges éventuellement que la franchise.

� Sur les entretiens et réparations du bâtiment XXX pour 12 275,93 € :

• XXX 10/10/XXX de 1 034,85 € suite à un bris de glace de la porte Bâtiment 2. Le

syndic doit enregistrer le remboursement de l’assurance à venir et ne laisser que la

franchise.

• XXX XXX du 31/12/XXX pour 571,28 € : Hors exercice. A vérifier qu’elle n’a pas déjà

été comptée.

� Sur les entretiens et réparations du bâtiment MIRABEAU :

• XXX n°XXX pour 89,68 €. Intervention privative suite à des odeurs dues à la vidange

du lavabo qui doit être prise en charge par l’appartement C3.

• XXX n° XXX pour 88,62 €. C’est une recherche de fuite dont l’origine était chez Mme

XXX. C’est du privatif à sortir des charges.

• XXX n° XXX pour 149,81 €. Il s’agit de la réfection du poste d’interphone de Mme

XXX. C’est du privatif : à lui imputer.

• XXX n° XXX pour 89,68 € ; privatif à ré imputer.

• XXX N° XXX, XXX et n° XXX respectivement pour 89,68 €, 215,35 € et 89,68 €:

factures privatives à ré imputer.

• XXX N° XXX pour 854,34 €. Le syndic n’aurait pas du accepter cette facture beaucoup trop élevée pour le changement d’un ferme porte au prix de 665,80 €. C’est inacceptable. La gestionnaire nous a d’ailleurs informés ne plus travailler avec cette Sté.

La gestion de ce poste d’entretien et réparations doit être plus rigoureuse. Il faut que le syndic avertisse qu’en cas de recherche de fuite, s’il s’avère qu’elle est privative, c’est à la charge du résident et non de la copropriété. Il ne doit pas imputer par facilité le SDC au lieu des résidents. D’autre part, il doit provisionner les remboursements d’assurance en attente.

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Enfin, le gardien ne pourrait-il pas faire certains petits travaux d’entretien comme le changement d’un robinet, le nettoyage des siphons….. Vous pouvez même lui proposer une formation, entièrement prise en charge par les AGEFOS où vous cotisez annuellement, pour qu’il obtienne une compétence pour les petites réparations s’il ne l’a pas.

� FRAIS DE GESTION

L’ensemble des frais de gestion se montent à 22.499,19 € sur l’exercice en hausse de 1% sur l’exercice précédent. Ils pèsent 5% des charges de la copropriété en 20XX/20XX. Ces frais sont raisonnables.

Le contrat de syndic est toujours annexé à la convocation de l’AG et doit être signé lors de l’Assemblée Générale par le président. Il est alors souvent trop tard pour négocier le contrat et les conditions particulières.

Préconisation : Le contrat du syndic avec ses conditions particulières doit être négocié par le Conseil

syndical lors de la réunion préparatoire à l’AG, qui est maintenant obligatoire.

EVOLUTION DES HONORAIRES DE GESTION ENTRE 20XX ET 20XX

Dépenses Dépenses Evolution

20XX/20XX 20XX/20XX

Total Honoraires de Gestion 22 177,44 22 499,19 +1%

Dont

Honoraires de Base 16 745,95 19 415,12 +16%

Honoraires Vacations 292,17 210,76

Frais AG 882,64 23,32

Frais administratifs 1 677,86 1 663,43

Frais de poste 2 599,72 886,56

� Les Honoraires de base. L’exercice précédent avait vu l’enregistrement d’avoirs sur des années

précédentes. De ce fait, l’évolution n’est pas significative. Le contrat 20XX indiquait des honoraires de 19.685 € TTC. Le contrat 20XX indique des honoraires de 19 415,13 € soit 166 € du lot ce qui est tout à fait raisonnable.

� Les frais administratifs ont indiqués dans le contrat à 5,98 € par lot et par an ce qui fait un total de 699,66 €. Or le syndic a facturé la somme de 1 663,43 € sur la note n° XXX. Vous réclamerez donc la

différence de 963,77 €. De plus, ces frais administratifs devraient être inclus dans les honoraires de base puisqu’ils sont « récurrents et prévisibles » selon la Recommandation de la Commission relative à la Copropriété. Il vous faudra les négocier au prochain contrat.

� Le syndic a acheté 198 masques XXX sans en référer au CS pour une somme de 210,76 €. Vous

êtes en droit de lui réclamer.

� Le syndic n’a pas facturé, contrairement à son contrat, d’honoraires concernant les copies de la convocation et du PV de l’AG ni la tenue de l’AG en dehors des heures ouvrables. Il faut vous assurer qu’il ne les intégrera pas dans l’année suivante.

� Il vous faudra négocier le prix de copies car les 0,18€ au contrat sont trop élevés.

Bien que les honoraires du syndic aient été raisonnables cette année, il faut vous assurer qu’il n’en a pas oublié certains qu’il pourrait remettre sur le prochain exercice.

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Il n’a pas fait voter d’honoraires sur les travaux de grilles et dispositifs de sécurité à titre commercial. Cela démontre son intérêt pour votre copropriété. Le syndic a manifestement fait des efforts pour garder la copropriété.

� ASSURANCES

Ce poste se monte à 17 765,16 € contre 16 749,19 € sur l’exercice précédent soit une augmentation de 6%. Les assurances pèsent 4% des charges de l’immeuble.

Ce poste est constitué de : � La multirisques de l’immeuble souscrite auprès de XXX pour 16 030 €. Elle a un peu diminué

par rapport à l’exercice précédent où elle se montait à 16 749 €. Votre contrat d’assurance doit faire apparaître la surface développée de l’immeuble. Votre

contrat doit se situer entre 1€ et 1,50 € du m2 développé selon votre sinistralité.

Préconisation : Vous avez tout intérêt à demander tous les ans une fiche de sinistralités sur 3 ans

afin de suivre les sinistres qui vous sont imputés et vérifier les remboursements effectués.

� Un contrat d’assistance XXX de 867,58 € par semestre soit un cout annuel de 1 735,16 €.

Il s’agit en fait d’une plate-forme d’appels en cas de besoins. Ce contrat est tout à fait inutile puisque c’est le travail du syndic de gérer les imprévus. La gestionnaire nous a informés que ce contrat datait de l’origine de l’immeuble lorsqu’il appartenait à XXX et qu’elle était tout à fait d’accord pour le résilier. Vous économiserez ainsi une somme annuelle de 1 735,16 € auquel s’ajoute une ligne téléphonique France Telecom - 01 XXXXXXX - qui semble dédiée à cette assistance pour un cout annuel de 252,16 € ne comprenant pratiquement pas de communications.

� LES CONTRATS DE MAINTENANCE

Ils ont couté 13 595,82 € à la copropriété en diminution de 21% sur l’année précédente. Ces contrats ont-ils été soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale ? Plusieurs problèmes sont à soulever sur ces types de contrat :

� De plus en plus de sociétés envoient les factures avant même de faire le travail. Or, comme aucun bon d’attachement n’est joint au dossier, on ne peut pas être certain que le travail payé a bien été effectué. Il est du rôle du syndic avec le gardien de gérer ces contrats

� Les contrats sont des charges récurrentes qui finissent dans le temps par couter cher même s’ils ne sont pas très élevés par an. Une intervention ponctuelle en cas de besoin est à favoriser d’autant qu’elle sera mieux suivie.

� Certains contrats ne servent à rien et ne sont pas obligatoires. A l’AG de décider si elle veut les poursuivre ou non.

Il s’agit de :

� Contrat XXXX pour la maintenance des XXX = Blocs Autonomes d’Eclairage de Sécurité pour 3 619,35 € sur cet exercice. Signalons que les blocs ne sont pas obligatoires partout, mais seulement dans les immeubles de grande hauteur (vous n’en faites pas partie) et les parcs de stationnement couverts d’une surface supérieure à 100m2. Vous avez de nombreux blocs (215). Sont-ils réellement tous existants ?

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Vous avez un contrat de vérification annuelle pour 2.306,28 € auquel s’est ajouté la facturation de 5 nouveaux blocs et diverses facturations. Ce contrat est beaucoup trop cher. Il faut savoir qu’ils ne font que vérifier visuellement si le bloc fonctionne ou changer l’ampoule ou le fusible. En moyenne, un contrat est de 10 € TTC par blocs et 100 € pour le changement d’un XXX. Une remise en concurrence de

ce contrat toutes fournitures comprises, est indispensable avec fixation dès le contrat du prix de

remplacement des XXX.

De plus une intervention a été facturée par XXX le 30/04/XX (hors période) à la demande du syndic pour remplacer un bloc défectueux (N°24) facturé au prix de 264,18 € HT. On retrouve une nouvelle facturation de ce bloc n°24 le 15/4/2011 au prix de 164,15 € HT ! Le syndic n’a pas fait son travail de vérification et vous êtes en droit de lui réclamer la somme de 184,69 € TTC pose comprise. Pourquoi le gardien n’a-t-il pas surveillé le travail effectué ? il aurait du signaler que ce XXX venait d’être changé.

Enfin XXX vous facture 163 « XXXXXX » au prix unitaires de 2,55 € HT sur une facture et 2,62 € HT sur l’autre. Ce n’est pas sérieux et le syndic aurait du réagir.

� Contrat XXX pour la vérification des colonnes sèches pour 876,21 € avec une TVA à 19,6% alors que cette prestation bénéficie du taux réduit. Le syndic remboursera la somme de 103,30 € et il

demandera un avoir à XXX. En 2010, la prestation avait été facturée par XXX au prix de 558,73 € (avec une TVA à 5,5%). Comment le syndic peut-il justifier une telle augmentation ? Vous êtes en droit de lui

réclamer la différence de 214,18 €. � Contrat de désenfumage avec XXX pour 1 174,07 €. L’augmentation par rapport à 2010 est de 3,48% ce

qui n’est pas acceptable. Il faut vérifier la clause d’indexation au contrat et réclamer. � Contrat maintenance des espaces verts avec XXX pour 330,10 € sur 10 mois. Ce fournisseur semble ne

pas envoyer ces factures puisqu’en 20XX le syndic avait provisionné 6 factures. Ont-elles été reçues ? et en 20XX/20XX, le syndic provisionne à nouveau 3 factures. Une mise au point avec ce fournisseur est nécessaire.

� Contrat de désinfection des VO avec XXX. Le syndic doit ré imputer les 717,22 € qu’il a mis en charges générales dans chaque clef de bâtiment. Ce contrat est semestriel et l’augmentation semble être de 3,47% entre les 2 semestres ce qui n’est pas acceptable. Le syndic doit se rapprocher du fournisseur pour négocier. De plus, il faut être très vigilent avec ISS qui a tendance à facturer et oublier de faire les passages.

� Contrat de dératisation avec ISS ; à bien vérifier l’exécution. Les bons d’intervention n’existent pas. � Contrat d’entretien des toitures terrasses avec XXX au prix de 1 740,71 €. Il ne s’agit que de mettre de

l’anti mousse et retirer les mauvaises herbes. Si le gardien ne peut le faire, suite à des problèmes de sécurité (à valider), l’entreprise des Espaces Verts doit pouvoir vous le faire à moindre cout.

� Par contre, il manque sur l’exercice la vérification des extincteurs qui est obligatoire. Le travail a-t-il été fait ? Le syndic doit provisionner.

� Contrat de maintenance de la porte de parking avec XXX pour 684,07 €. � Contrat de curage des canalisations avec XXXX passé dans les charges Parking alors qu’il s’agit plutôt de

charges générales ou bâtiment selon le Règlement de copropriété.

En conclusion, en travaillant sur chacun de ces contrats, vous devriez pourvoir faire des économies.

� PRODUITS D’ENTRETIEN ET MATERIEL

L’augmentation par rapport à l’année précédente est très importante puisque le poste se monte à 11.570,11 € par rapport à 5 733,63 €.

Le remplacement des tapis brosse pour un total de 3 930 ,14 € a été compté dans ce poste. Si on les retire, on arrive à un montant de 7 639,97 €. L’augmentation est encore de 33%. Il s’agit principalement de factures XXX de produits d’entretien pour 5 380,31 €. Ce poste doit également être géré afin de ne pas observer de dérive. Au conseil syndical de mettre en place une vérification ; la confiance n’exclut pas le contrôle.

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� LES ASCENSEURS.

La copropriété dispose de 8 ascenseurs entretenus par XXX. La mise en conformité a été effectuée et un accord avait été conclu pour la gratuité du contrat sur l’année 20XX et l’application du prix réduit à compter du 1er juillet 20XX. A priori ces accords ne sont toujours pas régularisés et Melle XXX s’est engagée à les finaliser rapidement.

Sur les charges 20XX/20XX un seul semestre a été enregistré, ce qui est conforme à l’accord.

J’ai pu noter les anomalies suivantes :

� Electricité : il manque une facture EDF sur les ascenseurs A1, B2, C3. Le syndic doit les réincorporer afin d’avoir 6 factures par an et pouvoir comparer.

� Contrats téléphones ascenseurs : vous avez une ligne France Telecom sur les appareils afin d’appeler en cas de panne. Or, on ne constate aucune communication alors que le prestataire est tenu de vérifier les lignes à chaque passage. Vous ne savez pas si vos lignes d’appel fonctionnent à l’heure actuelle. C’est un manquement du prestataire qui doit

fournir des explications et un dédommagement puisqu’il ne fait pas son travail. Le syndic

doit vérifier.

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif de l’ensemble de vos compteurs EDF. La copropriété en possède 14 ce qui est beaucoup même pour une copropriété de votre importance ? Il faut se rappeler que chaque compteur a son abonnement ce qui multiplie les abonnements donc les frais fixes. Une étude sur l’électricité doit être menée dans la copropriété aussi bien pour les compteurs généraux que pour les ascenseurs. Un regroupement de compteurs et une vérification de l’adéquation des puissances pourraient générer de substantielles économies. Le syndic réintroduira l’ensemble des factures manquantes. Les quotes-parts d’électricités réaffectées dans les différentes clefs en fonction du critère d’utilité doivent être vérifiées par rapport au Règlement de copropriété. Sinon, une résolution en AG doit en déterminer les pourcentages d’affectation. Sur chaque compteur un suivi des consommations doit être fait sur plusieurs années et réactualisé tous les ans.

N°compteur Puissance Tarif Commentaires

Chaudière 439 36 Tarif bleu manque 1 facture; 2 factures à enlever.

Asc A1 (1) 500 18 Tarif bleu voir si possible de baisser la puissance. Manque 1 facture

Asc B2 (2) 931 18 Tarif bleu manque 1 facture

Asc C3 (2) 69 18 " manque 1 facture

Asc D4 (1) 754 24 " Voir si possible de baisser la puissance

Asc E5 (1) 78 18 " Voir si possible de baisser la puissance

Asc E6(1) 77 18 " Voir si possible de baisser la puissance

Hall Ext+ Jardin ?? 630 6 " manque 1 facture

Bat XXX 935 18

Bat XXX 580 12

Bat XXX 76 18

Bat XXX 587 6 manquent 2 factures

Parkings 492 18 manque 1 facture

Parkings 491 18 "

� AUTRES REMARQUES sur les charges :

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� Facture XXX pour l’établissement du DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques)

pour un montant de 197,64 € : à refuser. Le syndic doit la prendre ne charge.

Il s'agit d'une obligation qui pèse sur l'employeur depuis le 2/11/20XX pour identifier les risques

professionnels des salariés pour leur santé et leur sécurité. Le texte ne prévoit aucune obligation de

faire établir ce document par un tiers spécialisé. De même qu'un employeur doit savoir établir des

fiches de payes, il doit savoir établir un DUER (Document Unique d’évaluation des risques). Il existe

même des documents simplifiés pour cela. Enfin précisons que cette tache, en copropriété, rentre

dans les obligations de XXX du syndic puisqu'elle est obligatoire ET répétitive (mise à jour), et que s’il

voulait la déléguer, l’autorisation devait être donnée par l’AG selon l’art 18 de la loi du 10 juillet

1965.

� Téléphone : Vous avez 3 lignes de téléphone :

• France Telecom : 01 XXXXX : il s’agit de la ligne concernant le contrat d’assistance

XXX vu plus haut. Les factures font apparaître un tarif pour sélection permanenté de

4,50 € tous les 2 mois inutile. Cette ligne est à résilier suite à la résiliation du

contrat.

• France Telecom : 01 XXXXX : il s’agit du n° de la loge. Il manque 1 facture sur

l’exercice à enregistrer. on constate :

- une sélection permanente d’appels nationaux pour 4,50 € tous les 2 mois. Cela

consiste à interdire les appels internationaux depuis ce n°.

- 3 postes en location : 2 postes Alto + 1 poste Amarys 220 pour 18,42 € tous les 2

mois.

• Orange : 01 XXXXX. Avec une sélection permanente d’appels nationaux à 4,50 € + 1

poste S63 à cadran au prix de 4 € tous les 2 mois.

Un état de l’utilité des différentes lignes et des 4 postes loués semble indispensable.

� L’enregistrement de l’achat et de la vente des émetteurs parking et des badges XXX n’est

pas conforme.

L’achat et les ventes ne doivent pas passer dans les charges de l’année, ce qui fausse les

dépenses courantes de l’exercice, mais en compte d’attente 471 = compte de stock.

Les ventes aux copropriétaires doivent venir créditer ce compte.

En fin d’année, un état de stock doit être fait et comparer avec le solde comptable. S’il

s’avère qu’il en manque réellement, c’est ce différentiel qui est passé en charge. Je précise

que les comptes d’attente sont tout à fait possible à partir du moment où ils sont justifiés.

En conclusion, sur les charges courantes, la copropriété a une marge importante d’économies à faire. Cela passe par un enregistrement des factures engagées dans l’année plus rigoureuse par le syndic et un suivi plus systématique du Conseil syndical. Vous n’y arriverez qu’en répartissant les taches à différents membres du conseil syndical.

V. ANALYSE FINANCIERE

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L’annexe 1 qui doit être présentée avec la convocation à l’AG, nous a été fournie à la date du contrôle non

conforme et devait être refaite. A ce jour, nous ne l’avons pas reçue. Rappelons qu’elle doit obligatoirement faire apparaître en compte 12 le solde de l’annexe 5.

Les comptes financier sont donc erronés et doivent être refaits avant l’approbation des comptes.

Préconisation : Le syndic doit se conformer au décret comptable et présenter une annexe 1

conforme. L’AG ne peut approuver les comptes sans la fourniture d’une nouvelle annexe 1.

Nous pouvons dire : A/ TRESORERIE : COMPTES FINANCIERS

� Solde banque = 99 834,61 €

Vous avez un compte bancaire séparé ce qui est une très bonne chose. Son solde rapproché est de 99 834,61 €. Il ne permet pas de payer tout ce que la copropriété doit au 30.06.XX pour 152.998,10 €. La raison en est le dépassement de budget provisionnel ainsi que les impayés des copropriétaires que nous étudierons plus avant.

� Compte XXX= 5 183,18 €

Il s’agit du solde d’un ancien compte placé. Vous en avez demandé la restitution lors de la dernière AG. Hors, le syndic n’a pas fait la répartition. Vous auriez tout intérêt à ne pas rembourser cette somme aux copropriétaires mais à la mettre à leur compte soit en avance de trésorerie (voir chapitre suivant) soit en avance pour travaux, afin de commencer à constituer une réserve pour les travaux à venir. Cette décision doit être prise en AG et une résolution doit être préparée en ce sens dans la convocation.

� Avance de caisse = 237,22

Il s’agit d’une ancienne avance de caisse faite aux gardiens qui n’a pas été soldée puisqu’on retrouve la même somme l’année dernière. Le syndic aurait du la solder sur une année précédente. Il est fort probable que les gardiens n’aient plus cette avance. Les avances de caisse sont source à problèmes et sont à éviter.

B/ PROVISIONS ET AVANCES : COMPTES DE CAPITAUX

� Avance de trésorerie = 0 €

Vous ne possédez pas d’avance de trésorerie. Or, le syndic n’avancera pas la tresorerie nécessaire pour payer les fournisseurs en cas de dépassement de budget ou d’impayés de copropriétaires. Cela peut générer des frais d’impayés, des retards de paiement dommageables, des travaux repoussés faute de tresorerie suffisante……………… Une avance de tresorerie permettrait de faire le lien entre les différents appels. Les dispositions du décret du décret de 1967 modifié par le décret comptable de 2004 prévoient que cette avance doit être, au maximum de 1/6ème (soit deux mois) du montant du budget prévisionnel soit 72 629,50 € pour votre copropriété. Vous pourriez envisager de constituer cette avance au fur et à mesure des

excédents des travaux terminés ce qui ne ferait pas sortir de tresorerie aux copropriétaires.

� Avance Travaux art.18-6 = 0 €

Aucune avance de travaux n’a été constituée. Rappelons que l’avance travaux au titre de l’Art.18 correspond obligatoirement à un vote en AG pour constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à échoir et non encore décidés par l’AG (art 18-6 de la loi du 10 juillet 1965). Cette somme est une avance, c’est-à-dire une somme non affectée à des travaux précis validés par l’assemblée générale. En tant qu’avance, cette somme est affectée aux copropriétaires (et non aux lots) et de fait est remboursable à ces derniers en cas de mutation.

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Dans une copropriété ancienne comme la votre, il serait de bonne gestion de constituer une avance pour prévoir les gros travaux à venir inévitables. Cela vous permettrait de planifier les sorties d’argent des copropriétaires et donc de ce fait d’éviter des impayés. Vous pourriez également voter le placement obligatoire de ces sommes sur un livret A.

Préconisation : La prochaine AG devrait réfléchir à la constitution d’une avance de tresorerie et d’une

avance pour travaux ultérieurs. Si vous ne voulez pas faire d’appels spécifiques, vous pouvez décider d’y

verser les excédents des campagnes de travaux terminés.

C/ CREANCES : SOMMES DUES A LA COPROPRIETE

� Copropriétaires débiteurs avant répartition de l’exercice = 47 812,37 €

Il s’agit ici de toutes les avances et provisions légalement engagées dont la date d’exigibilité est passée et pour lesquelles le règlement des copropriétaires concernés n’est pas effectif au 30.06.20XX. Le montant des impayés s’élève à 41 723,30 nettement inférieur aux impayés de l’exercice précédent qui se montaient à 108 228 €. Les impayés ont donc baissé de 61% ce qui est une très bonne chose. Il reste néanmoins les gros impayés suivants avec leur situation au jour du contrôle.

au 30.06.XX au 17.11.XX

SCI AJC GESTION 20 163,46 22 460,53

STE C&P ENTREPRISES M.COHEN 3 522,16 6 463,35

SCI MIRABEAU INVESTISSEMENT 4 952,83 3 123,40

SCI MC2P INVESTISSEMENT 3 440,38

SARFATI ALAIN 3 642,01 4 227,12

TOBAGI ROGER 9 004,07 11 932,11

TOTAL 41 284,53 51 646,89

De plus, l’état des impayés à la date du 17/11/XX fait apparaître un solde du de 84 620,87€ en nette progression. La copropriété ne peut se permettre de faire crédit aux copropriétaires. Je vous incite à créer une commission impayés qui devra faire un point tous les trimestres avec le syndic

sur l’état des impayés, le suivi des procédures………………

Afin d’anticiper au mieux les impayés des copropriétaires, je ne peux que vous inciter à faire voter à la

prochaine AG la mise en place d’un protocole de recouvrement que le syndic devra suivre à la lettre. Les grandes lignes sont : � Délai d’exigibilité des appels : le premier jour de chaque trimestre civil, selon la loi. � A défaut du paiement dans les …. (à déterminer par l’AG) jours suivant la date d’exigibilité, le syndic envoie une lettre de rappel simple � A défaut de paiement dans les …. (à déterminer), le syndic enverra une lettre recommandée avec AR de mise en demeure de payer. Des intérêts de retard (art.36 du décret du 17 mars 1967) seront alors comptés à partir de la 1ère présentation de la mise en demeure au profit du syndicat. Ces frais seront imputables aux seuls débiteurs. L’AG fixe le taux de ces intérêts à ……. (5% est tout à fait

possible).

� 15 jours après cette mise en demeure restée sans effet, le syndic devra délivrer un commandement de payer préalable à la prise d’hypothèque. La totalité des frais seront à la charge des débiteurs sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d’un plan de remboursement. Etc.……………………. (voir protocole de recouvrement in extenso en fin de rapport). D’autre part, je rappelle une procédure très intéressante mais encore très peu utilisée aujourd’hui : la procédure de « déchéance du terme » selon l’ARTICLE 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 :

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« À défaut du versement à sa date d'exigibilité d'une provision prévue à l'article 14-1, les autres provisions prévues à ce même article et non encore échues deviennent immédiatement exigibles après mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception restée infructueuse pendant plus de trente jours à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile de son destinataire. Après avoir constaté le vote du budget prévisionnel par l'assemblée générale des copropriétaires ainsi que la déchéance du terme, le président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé peut condamner le copropriétaire défaillant au versement des provisions prévues à l'article 14-1 et devenues exigibles. L'ordonnance est assortie de l'exécution provisoire de plein droit. Lorsque la mesure d'exécution porte sur une créance à exécution successive du débiteur du copropriétaire défaillant, notamment une créance de loyer ou d'indemnité d'occupation, cette mesure se poursuit jusqu'à l'extinction de la créance du syndicat résultant de l’ordonnance ». Cette procédure permet donc de réclamer à un débiteur toutes les charges de l’exercice en cours (approuvées dans le cadre du budget prévisionnel), dès la première échéance de retard. Concrètement, cette action en justice va avoir pour conséquence d’« annuler » les dates d’exigibilité

des provisions non encore échues et de les rendre toutes exigibles immédiatement.

C’est la raison pour laquelle on parle « de procédure en déchéance du terme » : les dates d’exigibilité (le terme) sont « déchues » ; les provisions deviennent donc exigibles immédiatement. On comprend la grande utilité d’une telle procédure pour les débiteurs chroniques, ou les débiteurs qui viennent seulement de solder une dette suite à un jugement et qui commencent de nouveau à avoir du retard dans le paiement des charges. Cette procédure permet, en effet, de traiter un problème d’impayé de façon très précoce et avec un effet « psychologique » intéressant en obtenant un titre permettant de récupérer la totalité des charges de l’exercice en cours et de faire exécuter ce jugement par saisies successives , sans retourner devant le juge. Cette procédure a d’ailleurs été conçue pour contrer les « manœuvres » de propriétaires qui ne payent jamais leurs charges que contraints et forcés par la justice, mais jouent sur les lenteurs de cette justice ou les recours possibles. Ce n’est donc plus le débiteur qui profite du « temps », mais le syndicat des copropriétaires qui aura une « longueur d’avance »… Bien sûr cette procédure est à utiliser avec des copropriétaires solvables

de mauvaise foi et non pas forcément avec les propriétaires insolvables de bonne foi.

Préconisation : La prochaine AG devrait voter un protocole de recouvrement avec taux d’intérêt au

bénéfice du SDC à fixer. Le Conseil syndical devra suivre avec le syndic l’évolution des impayés et

demander le respect total du protocole voté.

� Copropriétaires vendeurs débiteurs = 1 052,12 €

Il s’agit des comptes : - XXX pour 965,11 € - XXX pour 87,01 €

Je rappelle ici le principe des comptes vendeurs : - Avant le 1er septembre 20XX : il était du devoir du syndic de retenir une provision suffisante

lors de la vente pour faire face aux dépenses révélées par l’approbation des comptes. - Depuis le 1/09/20XX, les comptes vendeurs n’existent plus puisque selon l’art 6-2 :

1. Le paiement de la provision exigible du BP incombe au vendeur. 2. Le paiement des provisions de dépenses non comprises dans le BP incombe à celui,

vendeur ou acheteur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité.

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3. Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes est porté au débit ou au crédit du compte de celui qui est copropriétaire au moment de l’approbation des comptes.

Il était donc du devoir du syndic de solder ces comptes lors des ventes. S’il ne l’a pas fait, c’est une faute de

gestion et il devra prendre la somme de 1.052,12 € à sa charge.

Préconisation : passer une résolution à la prochaine AG pour solder ces comptes et les faire prendre en

charge par le syndic.

D/ DETTES : SOMMES QUE LA COPROPRIETE DOIT AU TIERS

� Copropriétaires créditeurs avant répartition – 27 834,89€

Ce compte correspond à des sommes d’argent que la copropriété doit aux copropriétaires, à la suite, d’un règlement plus important que l’appel de fonds. Il sera déduit de l’appel de fonds après imputation du résultat de l’exercice suivant l’approbation des comptes.

� Copropriétaires vendeurs créditeurs : Le principe est le même que pour les vendeurs débiteurs. Il s’agit de :

- XXX : vente de 20XX ; Solde de 68,90 € qui aurait du aller au nouvel acquéreur. A régulariser. XXX : date de la vente inconnue. Solde de 92,42 €.

- XXX : date de la vente 20XX ; Solde de 227,59 €. - XXX : date de la vente 20XX. Solde de 20,88 €. - XXX : date de la vente 20XX. Solde de 93,96 € - XXX: date de la vente 20XX. Solde de 257,49 €

Pour quelle raison le syndic ne se conforme pas à la réglementation en cas de vente en vigueur depuis

septembre 20XX ?

Ces soldes doivent être portés aux crédits des acheteurs. Le syndic doit régulariser au plus vite.

D’autre part, on constate un crédit de 334,88 € sur l’Indivision XXXXXXX en compte 4503. Or, c’est le seul

copropriétaire ayant un compte d’avance. La copropriété n’en ayant pas voté, le syndic doit ré imputer ce

compte où il se doit.

Le conseil syndical demandera des explications sur les soldes suivants qui n’ont pas bougé lors de la

simulation de la répartition. Ce peut être d’anciens comptes vendeurs oubliés :

- XXX : solde créditeur de 373,80 €

- XXX : solde créditeur de 324,48 €.

- XXX : solde créditeur de 4,02 €.

- XXX : solde créditeur de 10,75 € mais il semble qu’elle soit encore copropriétaire d’un lot.

Le syndic doit s’expliquer sur ces soldes. Si les ventes sont antérieures au 1/9/20XX, une résolution sera

présentée en AG pour en décider l’affectation, soit en diminution des charges de l’année, soit en

abondement d’une avance de tresorerie ou de gros travaux ultérieurs.

CONCLUSION

La copropriété est saine mais demande à être mieux suivie par le syndic et le Conseil syndical. Des régularisations devront être faites pour la prochaine AG afin :

- De passer les provisions et les régularisations des charges sur l’exercice. - D’avoir une situation financière claire.

Un bon syndic est un syndic suivi par un conseil syndical exigeant.

Protocole de recouvrement Afin d'éviter la détérioration de la trésorerie de l'immeuble, de prévenir l'endettement et de préparer toute éventualité en matière de recouvrement de créances, l'Assemblée générale décide du protocole de recouvrement des impayés suivant qui se substitue aux modalités prévues par le mandat du syndic :

Page 26: SYNDICAT DE COPROPRIETE DU XXXXXXXXXX Adhérent n° … · Page 1 sur 26 ARC-XXX SYNDICAT DE COPROPRIETE DU XXXXXXXXXX Adhérent n° XXXXXXX Contrôle des Comptes de l’exercice

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ARC-XXX

1. Délai d'exigibilité des appels d'avances, de provisions et de répartitions : le premier jour de chaque

trimestre civil (ou de chaque mois, selon vote d'AG) ; 2. Actions et recours : à défaut de paiement dans les 7 jours suivant la date d'exigibilité, le syndic devra,

si le débiteur ne s'est pas manifesté pour demander le bénéfice d'un plan d'étalement de la dette, adresser une lettre recommandée avec demande d'avis de réception de mise en demeure de payer au débiteur. Les intérêts de retard (art. 36 décret 17 mars 67) seront décomptés à partir de la première présentation de cette mise en demeure au profit du syndicat de copropriété. Conformément à l'article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables aux seuls débiteurs.

3. 15 jours après envoi de la lettre recommandée avec demande d'avis de réception restée sans réponse, le syndic devra faire délivrer au débiteur un commandement de payer préalable à une prise d'hypothèque. Le recouvrement est effectué auprès du syndic et non de l'huissier. La totalité des frais de recouvrement et de procédure seront à la charge des débiteurs, sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d'un plan de remboursement après instruction d'un dossier justificatif.

4. Ce plan d'apurement, conclu sous la forme d'une transaction assortie d'un échéancier devra prévoir, pour être valable, la reconnaissance de la dette, l'imputation de toutes les sommes versées à la dette la plus ancienne, la prise en compte de l'arriéré, des charges courantes ainsi que des charges travaux votés et des avances spéciales prévues par l'article 18-6 de la loi du 10 juillet 65. L'échéancier aura une durée maximale de 24 mois. Au cas où le plan de remboursement ne serait pas retenu par le syndic au regard des pièces justificatives permettant d'en apprécier le sérieux ou que ce plan, retenu par le syndic, ne soit pas respecté, le syndic devra engager, après s'y être éventuellement fait mandater par l'assemblée générale, le recouvrement judiciaire.

5. Les procédures de déclaration au greffe prévue par l'art. 847-1 du NCPC, d'injonction de payer art. 1405 et suivant du NCPC et de l'art. 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 pourront prioritairement être utilisées en fonction des dossiers ;

6. Dans tous les cas, les pénalités éventuellement prévues par le RC au profit du syndicat de copropriété, non remboursable, sont dues par le copropriétaire défaillant à compter de la date d'exigibilité.

7. Les dettes égales ou supérieures à un trimestre de charges courantes devront faire l'objet, par le syndic, d'une justification écrite de ces diligences. Les dettes égales ou supérieures à 4000 € (niveau à partir duquel la décision de vente judiciaire ne semble plus abusive) devront, de surcroît, faire l'objet, par le syndic, d'une proposition d'évaluation des sommes qu'il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées définitivement perdues ainsi que d'un projet de résolution pour procéder à la vente judiciaire du lot, conformément à l'art. 4 du décret comptable du 14 mars 20XX et 10 de l'arrêté comptable.

Après en avoir délibéré, l'Assemblée générale adopte les sept points du protocole de recouvrement ci-dessus présentés et donne mandat au syndic pour sa mise en œuvre. Le texte de la transaction et le plan d'apurement devront être visés par le Conseil syndical.

Cette résolution est mise au vote à la majorité simple de l'art. 25 de la loi