Version du 5 octobre 2020

PORTAIL ADHÉRENT :SAISIE D’UNE DEMANDE DE

PRISE EN CHARGEPrésentation du processus de saisie d’une demande de type « Formation tuteur ou maître d’apprentissage »

SOMMAIRE

Saisir une demande de prise en charge de type

« Formation tuteur ou maître d’apprentissage »

Initier une demande – p.3

…et gérer l’ensemble de ses demandes

de prise en charge

Créer des modules – p.6

Sélectionner des salariés – p.10

Saisir des frais annexes – p.11

Envoyer la demande – p.12

Valider le financement – p.20

Créer un nouveau prestataire – p.17

Créer un nouveau salarié – p.18

Visualiser les demandes – p.15

Accès à la liste des demandes

Initier une demande

3

2. Depuis n’importe quelle page, dans le

menu horizontal, cliquer sur l’onglet « Mes

demandes de prise en charge ».

1. Depuis la page d’accueil,

cliquer sur le bloc « Créer ma

demande de prise en charge »

Pour accéder à la liste de toutes vos demandes, deux chemins s’offrent à vous :

Après avoir entré vos informations de connexion, vous arrivez sur l’écran d’accueil suivant :

Les demandes de prise en charge correspondent à tous les parcours de formation pour lesquels

vous sollicitez des financements de la part de l’AFDAS.

Une demande de prise en charge peut comprendre plusieurs modules de formation.

Un module de formation est dispensé soit en interne, soit en externe par un prestataire unique.

Les modules peuvent être dispensés par des prestataires différents d'un module à l'autre sur une

même demande.

Un module peut être suivi par plusieurs stagiaires ; le nombre de stagiaires peut différer d'un

module à l'autre sur une même demande.

Vérifier que le prestataire répond aux critères de référencement. Vous pouvez consulter les

conditions sur https://www.afdas.com/prestataires

Démarrer la saisie

Initier une demande

Dans la fenêtre pop-up

qui s’affiche alors,

choisir le type de

parcours de formation

qui vous intéresse.

2

Pour continuer la

création, cliquer sur

« Oui, j’ai compris ».

3

4

Retrouver nos guides

spécifiques pour la

création des autres

types de demandes.

Une fois arrivé sur l’écran de la liste des

demandes, cliquer sur « Nouvelle demande ».

1

Avant de vous lancer dans la création de votre demande de prise en charge, une pop-up vous

rappelle les informations importantes à ne pas oublier ! Assurez-vous de bien en prendre

connaissance avant de continuer.

Démarrer la saisie

Initier une demande

Les champs obligatoires

sont indiqués par des

astérisques.

Les champs grisés ou

sans encadrement sont

en lecture seule : ils ne

sont pas modifiables.

Pour continuer, cliquer

sur « Suivant ».

4

Libellé du parcours : il s’agit du nom que

vous souhaitez donner au parcours de

formation. Pour votre confort de lecture,

nous vous conseillons de ne pas utiliser le

terme formation dans cet intitulé.

Choisir l’une des

natures d’action

proposées.

Les nombres prévisionnels de stagiaires et

de modules sont à compléter à titre indicatif.

NATURE DE L’ACTION

Formation tuteur: concerne les tuteurs pour les contrats de professionnalisation.

Formation maître d’apprentissage: concerne les maîtres d’apprentissage pour les contrats

d’apprentissage.

5

Un fil d’Ariane permet

de suivre l’avancement

de la création de la

demande.

Sélectionner le prestataire

Créer des modules

Si vous ne le retrouvez pas, il est possible

de continuer votre demande en complétant

le formulaire de renseignement sur votre

prestataire. Cf. Nouveau prestataire

La saisie du premier module démarre immédiatement, par la sélection du formateur.

Formation externe : dispensée par un prestataire externe à votre entité ou groupe. Vous

pourrez retrouver facilement les organismes de formation qui travaillent régulièrement avec

l’Afdas, c’est un gage supplémentaire de leur qualité.

Formation interne : elle peut être dispensée par un salarié de votre entreprise.

Dans le cadre d’une formation externe, nous

vous proposons de retrouver votre prestataire

dans notre liste à l’aide de la barre de

recherche. Taper son nom ou numéro de

SIRET puis cliquer sur la loupe.

Préciser le type de formateur,

interne ou externe.

Dans le cadre d’une formation interne,

l’entreprise doit posséder les moyens

nécessaires à la réalisation de la

formation, votre déclaration est donc

obligatoire pour poursuivre la demande.

Pour terminer, cliquer

sur « Suivant ».

5

Une fois le prestataire

trouvé, le sélectionner et

cliquer sur « Valider ».

6

6

Créer des modulesSaisir les caractéristiques du module

Compléter le nombre d’heures

total du module de formation.

7

Les informations précédemment saisies sont reportées dans le formulaire. Les champs grisés ne

sont plus modifiables.

Pour sélectionner un ou plusieurs descriptifs de l’action,

cliquer sur les descriptifs souhaités puis sur la flèche vers la

droite. Pour supprimer un descriptif sélectionné, cliquer

dessus puis sur la flèche vers la gauche. Les valeurs

disponibles dépendent de la nature de l’action sélectionnée.

MODALITÉS PÉDAGOGIQUES

Présentiel : les stagiaires sont en salle avec un formateur.

A distance : les stagiaires accèdent au contenu de la formation en ligne.

AFEST : Action de Formation en Situation de Travail, les stagiaires sont formés à leur poste de

travail par des pairs

Mixte : les stagiaires effectuent un parcours de formation composé de plusieurs modalités

pédagogiques (présentiel et/ou à distance et/ou AFEST).

Créer des modulesSaisir le lieu de réalisation et le coût total du module

8

Par défaut, les coordonnées du prestataire s'affichent ; si la formation se

déroule ailleurs, les données doivent être modifiées. Pour les formations à

distance, ces champs ne sont pas obligatoires.

Vous devez indiquer à qui la

somme devra être réglée : au

prestataire directement ou à vous-

même si vous avez déjà réglé tout

ou partie de la formation.

La somme des deux doit être

égale au coût total.

Le coût pédagogique est le

prix de base de la formation.

Il s’agit ici de la somme des

coûts pour tous les

stagiaires.

Ils sont à compléter en hors

taxe (HT).

Le coût total est

calculé

automatiquement

.

Cliquer sur « Enregistrer » une fois que

toutes les informations nécessaires sont

complétées : vous avez créé votre premier

module !

7

La saisie des coûts du module permettra de faciliter les

étapes de facturation de la demande de prise en charge.

Tous les coûts sont à compléter en hors taxe (HT) dans

les différentes étapes de la création de la demande.

Créer des modulesRécapitulatif des modules

9

Cliquer sur « Suivant » si tous les modules

souhaités sont effectivement créés, et

donc visibles sur cet écran.

8

Le bouton « Nouveau » permet d’ajouter un module.

A titre informatif, on retrouve ici le

nombre de modules créés sur le

nombre de modules prévisionnels.

Le fil d’ariane avance.

Pour chaque module créé, il est possible de :

Supprimer le module

Modifier les éléments saisis

Sélectionner des salariésTrouver et sélectionner les stagiaires

10

Sélectionner le ou les

stagiaire(s) souhaités

en cochant la case

correspondante.

Il est possible de filtrer les

salariés affichés via ces

champs.

Cliquer sur « Suivant » quand au

moins un salarié a été choisi.

Si le stagiaire concerné n'est pas

encore dans notre base, vous

devez le créer. Cf rubrique

création d'un nouveau salarié.

Si vous souhaitez demander des frais

annexes, déplacer le curseur vers la

droite. L'écran suivant permettra de

saisir les montants demandés.

10

9

Saisir des frais annexesTableau récapitulatif

11

Le bouton rafraichir permet de remettre toutes

les informations à zéro.

Ces champs permettent de renseigner les

frais annexes pour chaque salarié et pour

chaque module.

Ils sont à compléter en hors taxe (HT).

Retrouvez les conditions de financement

des frais annexes sur notre site LIEN Cliquer sur « Suivant » quand les

frais annexes ont été renseignés.

Les champs grisés sont

calculés automatiquement :

ils ne sont pas modifiables.

Seuls les salariés dont le bouton « frais annexes » a été validé précédemment sont affichés dans

ce tableau.

Si un stagiaire apparait sans les

champs « frais annexes », cliquer

sur la flèche à gauche du nom

pour les faire apparaitre.

11

L’icône corbeille permet de supprimer les frais

annexes pour un stagiaire sur un module donné.

Envoyer la demandePage récapitulative

Vérifier les informations et cliquer

sur « Envoyer » si vous souhaitez

transmettre votre demande.

Cliquer sur « Modifier »

pour modifier les données

chapeau de la demande.

Il reste possible d’ajouter

de nouveaux modules

et/ou stagiaires.

Par défaut, tous les stagiaires sont inscrits sur tous les

modules. Il est possible de moduler les participants dans la

section stagiaire(s) par module en supprimant des lignes.

Il est également possible de :

Modifier les éléments saisis

Visualiser des éléments saisis

Supprimer les éléments

12

Cliquer sur « Sauvegarder »

pour enregistrer votre saisie

sans envoyer la demande.

12

Envoyer la demandeConditions générales et pièces jointes

13

Une fois toutes les pièces jointes

téléchargées, cliquer sur « Valider ».

Ajouter ensuite les livrables nécessaires à l’instruction de votre demande de prise en charge au

format PDF. La taille maximum autorisée est de 20 Mo pour chaque pièce jointe.

Après avoir pris connaissance des

conditions générales, cliquer sur

« Accepté » puis sur « Envoyer » :

votre demande est transmise à l’Afdas !

14

13

Cycle de vie d’une demande de prise en charge

Envoyer la demande

14

De la création de votre demande de prise en charge à sa validation, votre demande suit un

chemin fléché, elle changera de statut au fur et à mesure de son avancement.

STATUTS PRINCIPAUX

Brouillon : la demande est en cours d’élaboration et n’a pas été transmise à l’Afdas. Depuis ce

statut, vous pouvez soit modifier votre demande avant de l'envoyer à l'Afdas, soit la supprimer.

Transmis : la demande est transmise à l’Afdas. A partir de ce statut, les modules de la demande

ne sont plus modifiables sur le portail et il sera nécessaire de contacter l’Afdas pour les modifier.

En cours d’instruction : la demande est étudiée par l’Afdas pour trouver un financement.

Proposition reçue : l’Afdas a adressé une proposition de financement. Un e-mail est adressé au

contact associé à la demande afin de l’informer de cette évolution de statut.

Validé : la proposition de financement a été accepté validée et la confirmation de financement

envoyée au prestataire.

Brouillon

Transmis

En cours d’instruction

Proposition reçue

Validé

En attente d’informations

Supprimé Abandonné AnnuléRefusé

Statuts principaux Cycle de vie principal

Fin de cycle, la demande n’est plus utilisable

Sortie du cycle

Statuts secondaires, permettentde revenir sur le cycle principalaprès modification de la demande

Entrée/Sortie du cycle

Liste des demandes de prise en charge

Visualiser les demandes

Sur l’écran de la liste des demandes, les informations essentielles sont affichées sous forme de

tableau :

• Numéro DPC : référence de la demande

• Titre : libellé de la formation

• Création : date de création de la demande

• Nombre de salariés sélectionnés : nombre de participants inscrits

• Coût total du parcours : montant total demandé

• Statut : statut d’avancement de la demande

• Type : catégorie de demande

Par défaut, les demandes de prise en charge sont rangées de la plus récemment saisie à la

plus ancienne.

15

Chaque icône correspond à une action :

Accéder à la proposition de financement.

Visualiser le récapitulatif de votre

demande. Selon le statut, il est possible

d’apporter des modifications à la

demande à partir du récapitulatif.

Supprimer votre demande, disponible

selon les statuts. Cf. cycle de vie de la

demande

Récapitulatif des demandes

Visualiser les demandes

16

Depuis le récapitulatif, les modifications sont possibles selon le statut de la demande.

Récapitulatif global :

informations essentielles

du parcours de formation.

Liste des modules et leurs

informations principales,

notamment le coût total du

module et sa durée.

Liste des stagiaires et leurs informations

principales, notamment les coûts qui

leurs sont affectés pour l’ensemble du

parcours de formation.

Détails des coûts affectés

par stagiaires et par

modules.

Statut d’avancement de la

demande.

Cf. Cycle de vie de la

demande

Compléter le formulaire de renseignement

Créer un nouveau prestataire

17

Si votre prestataire n’existe pas encore dans la liste, l’Afdas vous propose de le contacter

directement pour étudier sa référençabilité. Pour cela, veuillez compléter le formulaire de contact.

La saisie de la raison sociale et du

SIRET du prestataire est obligatoire

et permet notamment de vérifier que

l’organisme n’est pas déjà créé

dans la base.

Renseigner également dans la

mesure du possible les informations

connues permettant de contacter

directement votre prestataire.

Pour continuer la saisie,

enregistrer votre demande

de création de prestataire.

Compléter le formulaire de renseignement

Créer un nouveau salarié

Veuillez saisir les 13 premiers chiffres

du numéro de sécurité sociale (NIR).

Ex: 1850578006084

Il s’agit des 2 derniers chiffres du

numéro de sécurité sociale (NIR).

Ex: 36

Pour les ressortissants

hors espace Schengen, le

numéro et la date

d’expiration de la carte de

séjour sont obligatoires.

o

Le salarié est-il titulaire de la reconnaissance

de la qualité de travailleur handicapé ?

Si oui, est-il également Bénéficiaires de

l’obligation d’emploi des travailleurs

handicapés?

o

Choisir le niveau

de formation

parmi les valeurs

proposées.

o

Veuillez compléter le numéro et nom

de rue, ainsi que les compléments

d’adresse dans cet espace.

18

Si votre salarié n’existe pas encore dans la liste, il est possible de l’ajouter en cliquant sur le

bouton « Nouveau » à l’étape de sélection des stagiaires lors de la création de la demande de

prise en charge. Vous pouvez également ajouter des salariés dans le sous-onglet « Salariés » de

l’onglet « Mon compte ».

Compléter le formulaire de renseignement

Créer un nouveau salarié

19

Le nom du poste occupé par le

salarié et sa date d’entrée dans

l’entreprise sont obligatoires.

Préciser le type de contrat de travail

qui vous lie à votre salarié :

• CDI

• CDD

Pour les salariés titulaires d’une

carte de presse, son numéro est

à compléter.

Préciser la catégorie socio-professionnelle de

votre salarié :

• Artisans, commerçants et chefs d'entreprise

• Cadres et professions intellectuelles

supérieures

• Professions intermédiaires

• Employés

• Ouvriers

• Retraités

Veuillez préciser au moins

l’un des numéros de

téléphone du salarié.

PoL’adresse email

est obligatoire.

Po

Pour continuer la saisie,

enregistrer votre demande

de création de salarié.

Restitution de la proposition de financement et validation

Valider le financement

20

Récapitulatif global de la proposition de

financement.

Récapitulatif des montants demandés.

Tableau détaillé des financements

proposés, précise les montants pris en

charge par l’Afdas et les montant restant à

votre charge le cas échéant.

Informations sur les subventions éligibles

éventuelles.

Si la proposition vous

convient, pour continuer,

cliquer sur « Accepter ».

Si la proposition ne vous convient pas,

pour la refuser, cliquer sur « Refuser ».

En cas de prise en charge totale, donc avec un reste à charge nul, l’acceptation est automatique.

Vous pouvez toujours consulter la proposition de financement mais aucune action n’est

nécessaire de votre part.

Une fois votre demande envoyée à l'Afdas votre assistant formation l'étudiera et vous

communiquera la proposition financière que vous devrez accepter ou non en cas de financement

partiel.