Processus d'Appels d'Offrs

8/8/2019 Processus d'Appels d'Offrs

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PROCESSUS DOFFRES DE SERVICE ENCONTEXTE DAPPELS DOFFRES


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NOTE DORIENTATIONPROCESSUS DOFFRES DE SERVICE EN CONTEXTE DAPPELS DOFFRES

Principes et modalits

Objectif

La prsente note vise tablir une orientation pour lensemble des comptablesagrs relativement la prsentation doffres de service en contexte dappelsdoffres.

Champ dapplication

Cette note dorientation sapplique aux offres de service crites ou verbalesprsentes dans les secteurs priv et public. Elle sapplique aux missions devrification, dexamen et de compilation, ainsi quaux travaux spciaux.

Tous les membres de lOrdre y sont assujettis. Les lignes directrices qui y sontnonces doivent tre considres comme des conditions essentielles aurespect des normes professionnelles.

Raison dtre

Le processus dappels doffres sest gnralis au Qubec comme dans lesautres provinces canadiennes, aux tats-Unis et dans plusieurs autres pays. Ilsagit l de lune des facettes de la libralisation croissante des changes quelon observe au sein de la socit, en particulier dans le milieu des affaires et lemilieu professionnel. Les lgislateurs ont dailleurs manifest leur volont desoutenir cette tendance comme en tmoigne la vague de drglementation, laCharte canadienne des droits et libertet la Charte des droits de la personneensont des exemples.

Le temps o il tait interdit aux comptables agrs de prsenter des soumissionsest donc rvolu. Plusieurs membres de lOrdre ont toutefois manifest leur dsirde voir celui-ci encadrer le processus doffres de service, afin dassurer lemaintien dun service de qualit et le respect des normes professionnelles.

Avec lmergence des offres de service, les professionnels vivent en effet uncertain clivage entre les aspects professionnels et commerciaux de leursactivits. Ils doivent donc prendre les moyens ncessaires pour appliquer, quelque soit le contexte, les rgles dune saine concurrence, tout en respectant leursdevoirs et obligations envers le public, le demandeur de services, la profession etleurs collgues.


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Objectifs viss

Lintervention de lOrdre a pour but dassurer la qualit des services offerts par

ses membres. Elle ne vise aucunement empcher la concurrence entre eux, cequi contreviendrait aux dispositions de la Loi sur la concurrence.LOrdre veut donner ses membres les moyens de structurer leurs offres deservice de faon prserver lindpendance, lintgrit et la crdibilit de laprofession, la confiance des demandeurs de services ainsi que la qualit desrelations entre collgues, tout en permettant ltablissement dhonoraires justeset raisonnables.

cette fin, il nonce des lignes directrices et des orientations suivre afindencadrer la prsentation des offres de service et de favoriser une saineconcurrence, et de ce fait, un haut degr de professionnalisme.

Plus prcisment, cette note dorientation vise aider le professionnel :

offrir un service de haute qualit tout en respectant les normes de laprofession et les rgles dune saine concurrence;

conserver la confiance du public en mettant laccent sur des servicespersonnaliss et adapts aux besoins de la clientle.

Conformment sa mission dassurer la protection du public, lOrdre sestgalement proccup de proposer une procdure dappels doffres auxorganismes et aux entreprises qui ont recours aux services de ses membres.Ces demandeurs pourront ainsi tirer pleinement avantage de lexpertise descomptables agrs, tout en contribuant la mise en place de pratiques saines etquitables pour toutes les parties. Ainsi, une brochure explicative conue parlOrdre des comptables agrs du Qubec et intitule Bien choisir son CA estmise la disposition des demandeurs de services par les comptables agrs surle site Internet de lOrdre.

Principes

La note dorientation de lOrdre relative au processus doffres de serviceprsentes en contexte dappels doffres sappuie essentiellement sur lesexigences du Code de dontologieet sur les recommandations du Manuel delICCA.

Elle fait appel des notions comme lindpendance, le respect des collgues, laconnaissance gnrale des affaires du demandeur de services et les normes devrification, dexamen et de compilation gnralement reconnues. Dans cecadre, le professionnel devra toujours garder lesprit les principes dune saine


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gestion et attacher une grande importance la planification long terme desactivits de son cabinet.

Puisque le processus touche la fois les professionnels et les demandeurs deservices, lOrdre estime quil sera plus facile datteindre les objectifs fixs si les

deux parties connaissent les rgles du jeu.LOrdre confie ses membres la responsabilit de sensibiliser les demandeursde services aux rgles suggres pour les appels doffres de service et leurfournit des outils pour le faire.

Avantages et contraintes

La note dorientation sur le processus doffres de service en contexte dappelsdoffres devrait contribuer clarifier la relation entre le professionnel et ledemandeur de services. Elle devrait aussi se rvler un outil de gestion trs utile.

Le fait de participer au processus doffres de service en suivant les rglestablies dans le prsent document comporte plusieurs avantages pour leprofessionnel, dont :

loccasion de remettre en question ses mthodes de travail et de lesamliorer;

une meilleure rpartition des tches entre lexpert-comptable et ledemandeur de services, surtout lorsquil y a un devis dtaill;

une meilleure planification du travail tout en incitant une surveillanceplus troite de son droulement;

la possibilit de dvelopper la clientle.

Par contre, compte tenu de la marge de manuvre extrmement limite prvuedans les prsentes, la relation entre le professionnel et le demandeur de servicepourrait tre moins souple, chaque partie devant sen tenir lessentiel de samission.

Par ailleurs, le professionnel doit tre attentif certains risques :

laccroissement du niveau de responsabilit professionnelle dcoulantdune rationalisation excessive des procds;

la perte dindpendance dcoulant de ltablissement dhonorairesdraisonnables;


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la projection dune image de mercantilisme plutt que deprofessionnalisme.

Modalits

Avant de rdiger une offre de service, le professionnel doit prendre en compte lefait que sil soumet un prix ferme, il a lobligation lgale dexcuter sa mission ce prix. Il serait prfrable quil prsente un prix distinct ou une grille tarifairepour les travaux spciaux ou les travaux non prvus dans la mission initiale.

En raison des contraintes lgales, le professionnel doit aussi, pour se protger,sassurer du respect des exigences du demandeur de services.

Dcision de prsenter une offre de service

Avant de prsenter une offre de service, le professionnel : se renseignera sur le processus de slection du professionnel et sur les

critres de slection;

prendra connaissance du cahier des charges ou dun documentquivalent qui identifie les services exigs et qui dcrit dune faondtaille le travail effectuer. dfaut dun cahier des charges ou dunedocumentation similaire, il devra consigner lui-mme la nature du travail etles besoins du demandeur de services et les faire approuver par cedernier;

sassurera davoir lexpertise et les ressources ncessaires pour excuterla mission, ainsi que lindpendance requise par les lois et le Code dedontologie;

prviendra le demandeur de services que, pour se conformer auxexigences du Code de dontologie, il a lobligation de communiquer aveclexpert-comptable prcdent;

rencontrera le demandeur de services afin dacqurir une meilleureconnaissance des dirigeants, des actionnaires et des apparents. Ilobtiendra alors une description sommaire du contrle interne et desregistres comptables. Lors de cette tape dacquisition duneconnaissance gnrale des affaires du demandeur de services, leprofessionnel se renseignera sur les lois, les rglements, les directives etles instructions qui rgissent ce genre dorganisme ou dentreprise, enplus de sinformer de lexistence dun manuel de normalisation ou dergles comptables particulires. Il prendra galement connaissance de


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lhistorique de lentreprise, de sa structure organisationnelle, ainsi que desa situation financire;

sassurera de consigner adquatement dans son dossier de soumission lanature du travail et les besoins du demandeur de services, de dterminer

le degr dexpertise requis et didentifier, par catgorie, le personnelncessaire la mission;

valuera le risque que prsente la mission et dcidera, en fonction descritres de son cabinet, de la pertinence de prsenter une offre de service.

Prparation de loffre de service

Le professionnel doit notamment sassurer :

quil a bien cern les services requis par le demandeur de services et lacollaboration quil recevra du personnel de celui-ci au cours de son travail;

que les chances quil aura respecter sont prcises et ralistes;

quil est au courant des principes comptables adopts par lesadministrateurs, ainsi que de leur application;

quil possde une connaissance suffisante des affaires gnrales dudemandeur de services;

quil a valu le risque relatif la mission, la lumire des connaissancesacquises lors de ltape prcdente;

quil communiquera avec lexpert-comptable prcdent selon lesexigences du Code de dontologie;

quil transmettra au demandeur de services un exemplaire de la brochureBien choisir son CA.

Contenu de loffre de service

En plus des lments dtaills mentionns lAnnexe 1 de la prsente notedorientation, le professionnel devra se proccuper des lments gnrauxsuivants :

sassurer de rpondre en dtail lappel doffres et de se conformer aucahier des charges ou au document quivalent. Ainsi, le document doffrede service devrait inclure les lments suivants :


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une lettre daccompagnement, une prsentation raliste du cabinet, une description de lexprience pertinente du personnel, la comprhension (linterprtation) de la mission et la description de

lapproche adopte pour cette mission,

la mthodologie utilise; prciser les aspects du travail auxquels les honoraires ont trait ainsi que

les conditions auxquelles ils sont assujettis, les documents et travaux quidoivent tre fournis par le demandeur de services, la collaboration requisede la part du personnel du demandeur de services, etc;

mentionner que si les conditions prcdentes ne sont pas respectes ousi les circonstances exigent des travaux supplmentaires, les honorairesvarieront en consquence et seront fonction du temps et de la nature dutravail requis.

Questions

Pour toute question au sujet de cette note dorientation, veuillez communiqueravec le Service de rfrences techniques de la direction Produits et servicesprofessionnels de lOrdre des comptables agrs du Qubec, au (514) 982-4609ou 1 800 363-4688, poste 4609.


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ANNEXE 1

Le document doffre de service doit rpondre point par point lappel doffreset tre conforme aux instructions du cahier des charges. Il pourrait ainsicomprendre les lments suivants :

une lettre daccompagnement;

une prsentation gnrale du cabinet (en veillant la pertinene de celle-cipar rapport loffre de service) :

les particularits du cabinet : cabinet rgional, national, serviceofferts, etc.,

lexprience pertinente dans le secteur concern, auprs du typedorganisation concerne ainsi que dans des domaines connexes,

les avantages faire affaires avec le cabinet;

une description de lexprience du personnel de vrification : la taille et la composition de lquipe, lidentification des membres de lquipe, leur exprience (inclure leur CV);

la description de lapproche adopte pour la mission : les rles du vrificateur ou de lexpert-comptable et des

administrateurs, les normes professionnelles respecter, le type de rapport devant tre dlivr, les communications avec la direction ou le comit de vrification, les lettres de recommandations;

la mthodologie utilise (si ncessaire) concernant : lvaluation des systmes et du contrle interne, la collaboration avec le secteur de la vrification interne et

lutilisation de son travail, les communications avec les dirigeants, les particularits de la mission dans un contexte informatique;

les autres points relatifs la mission, tels que : les interprtations des clauses de la lettre de mission, la description des lments sur lesquels loffre de service estbase, lnumration des documents et des travaux qui doivent tre

fournis par le demandeur de services, la description du travail effectuer et des documents produire par

lexpert-comptable, y compris :o une analyse des tats financiers des trois dernires annes,


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o un suivi des recommandations mises par le vrificateur lors delexercice prcdent,

le calendrier dexcution des travaux;

la collaboration consentie compte tenu de certaines chances trs

rapproches : missions dactions ou dobligations, etc.; les autres services compris1 :

laide la prparation et la prsentation des tats financiers, laide la rdaction des notes complmentaires aux tats

financiers, les divers conseils relatifs certaines politiques comptables, ou

linterprtation ou lapplication de principes comptablesgnralement reconnus,

les dclarations fiscales, laide la prparation de formulaires de rapports annuels,

laide la prparation dtats financiers maison, les prvisions financires, etc.;

le dtail des honoraires prvus pour excuter la mission : le budget des heures prvues, les honoraires prvus, avec ajout dune disposition de rvision

indiquant que si des vnements imprvus dpendant dudemandeur de services survenaient et avaient une incidence sur letravail, le montant des honoraires pourrait varier,

la dure de validit de loffre et les causes de variations au coursde la mission (inflation, etc.).

1 Avant doffrir ces services, le comptable agr doit sassurer du respect des rgles dINDPENDANCEtablies dans le Code de dontologie aux articles 36.3 36.11 inclusivement et de larticle 25.2.


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ANNEXE 2Modle de lettre daccom t dune offre de service

Le texte suivant est suggr dans le cas dune mission de vrification. Le

ate)

onsieur, ou Madame,)

la suite de votre appel (crit, verbal) doffres de service du ., jai rencontr

soins

e me suis notamment renseign sur la qualit des documents comptables, sur

de

tret

es responsabilits :conformment aux normes de vrification gnralement

inion

ion

indiquerai par crit au [comit de vrification ou son quivalent] les liens quejai avec votre (organisme ou entreprise) (y compris les entits apparentes), et

pagnemen

texte devra tre adapt au type de mission.

(D(Mles dirigeants (identification des personnes sil y a lieu) afin dobtenir desrenseignements particuliers sur votre (organisme ou entreprise) et ses be

particuliers.Jle contenu des tats financiers et les particularits du rapport des vrificateurs,les divers rapports financiers, les prvisions de lexercice en cours et leshypothses sous-jacentes, les chances, la nature et le fonctionnementlentreprise, les lois et rglements, la structure organisationnelle, les pratiquescomptables, les recommandations des vrificateurs prcdents et les crituresde rgularisation. Jai tudi les moyens les plus efficaces et les plusconomiques de macquitter de la mission. De plus, jai tabli, avec voreprsentant, la liste des documents et des travaux comptables qui devronmtre fournis si cette mission mest confie.

MJexcuterai ma missionreconnues du Canada et dlivrerai un rapport de vrification. Ma vrificationcomportera par consquent les sondages et autres procds que je jugeraincessaires dans les circonstances afin dtre en mesure dexprimer une opsur la fidlit de vos tats financiers. Ces normes exigent que je planifie etexcute la vrification en vue d'obtenir l'assurance raisonnable que les tatsfinanciers donnent, tous les gards importants, une image fidle de la situatfinancire, des rsultats d'exploitation et des flux de trsorerie selon les principescomptables gnralement reconnus du Canada. En consquence, je planifieraiet excuterai ma vrification de manire fournir l'assurance raisonnable, maisnon absolue, que seront dtectes les fraudes et erreurs ayant une incidenceimportante sur les tats financiers dans leur ensemble, y compris les illgalitsdont les consquences ont une incidence importante sur les tats financiers.

J


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qui, selon mon jugement professionnel, peuvent raisonnablement treconsidrs comme susceptibles d'influer sur mon indpendance. De plus, jeconfirmerai mon indpendance par rapport votre (organisme ou entreMa vrification vise permettre d'obtenir l'assurance raisonnable que les tats

prise).

nanciers sont exempts d'inexactitudes importantes. Toutefois, si je relve l'un

s renseignements indiquant l'existence possible d'une

treutre qu'un acte considr comme tant sans consquence, a t

d)terne destin prvenir et dtecter les fraudes ou les erreurs;

rs s

lafin e vous permettre

t celles que jidentifierai au cours de marification. Les vrifications ne permettent normalement pas de relever tous les

en compte les facteurs qui influent sur les

antrle

ortent sur les points suivants :tats financiers

isme) seloncomptables gnralement reconnus du Canada, et la fidlit de

b)uit :

fiou l'autre des lments qui suivent, jen communiquerai l'existence au niveau dedirection appropri :a) des inexactitudes rsultant d'erreurs autres que des erreurs ngligeables;b) des fraudes ou de

fraude;c) des lments d'information indiquant qu'un acte illgal ou susceptible d'

illgal, acommis;des faiblesses significatives dans la conception ou la mise en place ducontrle in

e) des oprations entre apparents qui n'ont pas t conclues dans le counormal des activits et pour lesquelles la direction a d porter des jugementsignificatifs sur des questions d'valuation ou d'information.issue de ma vrification, je vous soumettrai une lettre de recommandationsde vous informer des points susceptibles damlioration et d

dapporter les corrections ncessaires.

Les constatations communiques seronvlments susceptibles d'intresser la direction aux fins de l'acquittement de sesresponsabilits. C'est en fonction de la nature et de l'importance desconstatations communiquer que sera dtermin le niveau de direction auquella communication sera adresse.Jexaminerai le contrle interne de votre entreprise pour identifier les typesd'inexactitudes possibles, prendrerisques d'inexactitudes importantes et dterminer la nature, le calendrierd'application et l'tendue des autres procds de vrification. Cet examen serinsuffisant pour me permettre d'exprimer une opinion sur l'efficacit du cointerne sur l'information financire.

Les responsabilits de la direction pa) la prparation des tats financiers de votre (entreprise ou organ

les principesl'image donne par ces tats financiers;lorsque des traitements diffrentiels ont t appliqus pour prsenter les tatsfinanciers, la reconnaissance de ce qui si) (lentreprise ou lorganisme) rpond aux critres d'application des

traitements diffrentiels,


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ii) la direction a fourni des informations appropries aux propritairessujet des traitements diff

aurentiels,

sue traitement diffrentiel auquel elle a

iv)Exhau ormationc) uments d'information financire

onnexes, ainsi que tous les procs-verbaux deset

d)ou rglementaires, dont les obligations

e) auxe tels actes;

les garanties, les oprations non

Frag) rne destin prvenir et

des et les erreurs;

de fraudes;

rle significatif en matire de contrle

on ngligeable sur les tats financiers;

fina des salaris, d'ex-salaris,

k)tion

Col) aisonnable des hypothses

formations en juste valeur

m) eent des actifs ou des passifs;

iii) la direction a obtenu le consentement crit et unanime des propritairerelativement l'application de chaqeu recours,

ce consentement n'a pas t retir;stivit de l'infme fournir et rendre disponibles les doccomplets et les donnes cassembles des actionnaires et des runions du conseil d'administrationdes comits relevant de celui-ci;m'informer de sa connaissance de cas constats ou probables de non-conformit aux exigences lgalesd'information financire;m'informer de sa connaissance d'actes illgaux ou susceptibles d'tre illget de tous les faits lis d

f) me fournir l'information concernant tous les apparents et toutes lesoprations entre apparents, y comprismontaires et les oprations sans contrepartie;udes et erreursla conception et la mise en place du contrle intedtecter les frau

h) une apprciation du risque que les tats financiers puissent contenir desinexactitudes importantes rsultant

i) m'informer de sa connaissance de toute fraude, avre ou souponne,concernant l'entit et qui implique :i) ou bien la direction,ii) ou bien des salaris qui jouent uninterne,iii) ou encore d'autres personnes, dans les cas o la fraude pourrait avoir un

effet nj) m'informer de toute allgation ou tout soupon de fraude concernant les tats

nciers de l'entit, port sa connaissance pardes analystes, des autorits de rglementation ou d'autres personnes;me communiquer un avis selon lequel les incidences des inexactitudes noncorriges dans les tats financiers et regroupes au cours de la vrificasont sans importance, tant isolment que collectivement, par rapport auxtats financiers pris dans leur ensemble;nstatation, valuation et informations fournirme fournir son apprciation du caractre rsignificatives sous-tendant les valuations et incontenues dans les tats financiers;me communiquer ses plans ou intentions qui pourraient avoir une incidencsur la valeur comptable ou le classem

n) me fournir des informations sur les valuations et informations concernant lesoprations entre apparents;


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o) me fournir une apprciation de tous les cas d'incertitude de mesure connusde la direction;

p) me fournir des informations concernant les rclamations en cours etrclamations ventuelles, y compris celles qui n'ont pas fait l'objet de

q) us, crites ou

r)

s)les tats

t)Confirmation crite des dclarations significatives

eoints :

ciers,aux

'autres, sont

iii)tants par rapport

Les tra termdiaire dbuteront vers le .. Je commenceraima vrification de fin dexercice vers le .. et un projet de rapport financier

isme) et lesnnexes requises (sil y a lieu), ainsi que (numrer les autres documents

ant sur les renseignements que vous mavez fournis et sur monxprience passe avec des (entreprises ou organismes) similaires la vtre, je

de

discussions avec les conseillers juridiques de votre entreprise;

me fournir des informations relatives aux autres passifs et aux gains opertes ventuels, y compris ceux qui sont associs aux garantieverbales, susceptibles d'engager la responsabilit de votre entreprise;me fournir des informations indiquant si votre entreprise possde des titres deproprit valables sur les actifs, s'il existe des privilges ou des chargesgrevant les actifs, ou si des actifs sont donns en garantie;me fournir des informations relatives au respect des clauses desengagements contractuels pouvant avoir une incidence surfinanciers;me fournir des informations concernant les vnements postrieurs;

u) me fournir une confirmation crite des dclarations significatives qui mseront fournies au cours de la mission sur les pi) directement lis des lments qui, seuls ou en combinaison avec

d'autres, sont importants par rapport aux tats finanii) non directement lis des lments qui sont importants par rapport

tats financiers, mais qui, seuls ou en combinaison avec dsignificatifs par rapport la mission,pertinents par rapport aux jugements ou aux estimations de la directionqui, seuls ou en combinaison avec d'autres, sont imporaux tats financiers.

vaux de vrification in

annuel sera prsent la direction pour discussion vers le .. Par la suite, lerapport dfinitif pourra tre prsent aux actionnaires (membres).

Je prparerai les dclarations fiscales de (lentreprise ou de lorganaproduire).

En me fondeprvois consacrer .. heures la mission, ce qui entranera des honoraires$ pour lexercice se terminant le .20 Si ma vrification rvlait deslacunes ou des irrgularits ayant une incidence directe sur le travail effectuer,ou des conditions autres que celles qui taient dcrites dans lappel doffres, jevous en informerai et demanderai votre approbation concernanttous honorairesadditionnels.


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Afin de vous faire mieux connatre mon cabinet, je vous communique en annexeles renseignements suivants (se reporter lAnnexe 1).

Esprant avoir le privilge de vous servir, je vous prie dagrer, (Monsieur, ouMadame,) lexpression de mes sentiments les meilleurs.

COMPTABLE AGR


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ANNEXE 3Lexique des termes utiliss 1

APPEL DOFFRES

Procdure dappel la concurrence, par laquelle un acheteur ventuel de biens,e fournitures ou de services invite un ou plusieurs fournisseurs lui prsenteres propositions prcises en vue de lattribution dun march. Lappel doffres est

g) lorsque tout fournisseur intress peut remettre uneffre ; il est dit restreint (limited tendering)lorsque seuls sont admis remettrene offre les fournisseurs que lAdministration a prslectionns.

OUMISSION

crit par lequel un soumissionnaire fait connatre ses propositions et sengage specter les clauses du cahier des charges [ou les exigences du demandeur de

ervices ventuel].OFFRE DE SERVICE

Document dcrivant lintention dun client potentiel les services quun cabinetpourra fournir pour raliser une mission donne et comportant, habituellement,une indication des dlais et du cot.

CAHIER DES CHARGES

Document annex un contrat ou une convention et dfinissant certainesobligations administratives, techniques, financires ou autres, imposes lundes contractants. [Dans certains appels doffres, le cahier des charges, en plusde dfinir la mission, indique les exigences relatives linformation sur la qualitdu travail des soumissionnaires, lexprience du personnel affect la missionou la rputation du cabinet, et sur les cots probables.]

DEVIS

tat dtaill descriptif et estimatif des services, tabli par un expert-comptable enrponse une demande.

dddit ouvert (open tenderinouSre

s

1Ces dfinitions proviennent du Dictionnaire de la comptabilit et de la gestion financire(Louis Mnard, FCA, etcollaborateurs, Institut Canadien des Comptables Agrs, Ordre des experts comptables France, Compagnie Nationaledes Commissaires aux Comptes France, Institut des Reviseurs dentreprises Belgique,2004.

Processus d'Appels d'Offrs

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