Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière- TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE...

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50, rue du faubourg St Antoine 75012 Paris Tél. : 01 53 33 32 60 Fax. 01 53 33 32 69 www.meah.sante.gouv.fr Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière Guide d’indicateurs Septembre 2009

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50, rue du faubourg St Antoine 75012 Paris

Tél. : 01 53 33 32 60 Fax. 01 53 33 32 69

www.meah.sante.gouv.fr

Optimiser la chaîne de

facturation-recouvrement

hospitalière

Guide d’indicateurs

Septembre 2009

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INTRODUCTION La mise en œuvre de la tarification à l’activité à 100 % dans les établissements sanitaires a donné une place clé à la chaîne de facturation - recouvrement dans le financement des activités de soins. Processus complexe, la facturation nécessite de pouvoir mettre des points d’alerte, de vigilance ou de suivi pour en assurer à tout moment la maîtrise. Mais comment suivre cette activité ? Quels indicateurs sont nécessaires pour accompagner les axes d’amélioration que peuvent se fixer les professionnels de ce domaine ? Répondre à ces questions et bâtir un tableau de bord facturation - recouvrement des produits hospitaliers a été l’une des actions d’importance entreprise par les 48 établissements, publics et privés, qui ont été accompagnés par la MeaH depuis 2006 sur cette thématique. Une difficulté pour mesurer Le premier chantier pilote mené avec 8 établissements a montré qu’il était difficile pour les établissements de quantifier des données pourtant considérées comme essentielles pour évaluer la performance de la chaîne de facturation recouvrement, tels que les taux et délais de recouvrement, les délais de codage, les RAR par débiteurs …. Avancer par étape Le chantier pilote a donc cherché à proposer des indicateurs capables de refléter les grandes étapes clés de la chaîne de facturation recouvrement, ainsi que des tableaux de bord permettant de suivre la performance de la chaîne. Cependant, le chantier de déploiement mené depuis 2008 sur 40 autres établissements a montré que les indicateurs étaient trop nombreux et parfois peu adaptés aux objectifs d’amélioration spécifiques, aux organisations et aux systèmes d’information des établissements. Les établissements ont donc développé leurs propres indicateurs, avec le soutien de leurs consultants. Identifier les essentiels Au regard de la diversité d’indicateurs finalement développés, reflétant la variété des organisations hospitalières et des maillons de la chaîne, nous avons souhaité mener une enquête auprès des établissements du chantier afin de recenser ces indicateurs et de connaître leur intérêt, leur mode de calcul, leur utilisation et les difficultés rencontrées, pour finalement identifier les indicateurs « essentiels ». 19 établissements ont répondu et se sont prêtés à l’exercice. Nous les en remercions : - le Centre hospitalier de Bagneres-de-Bigorre, - le Centre hospitalier de Beaujon, - le Centre hospitalier de Bourg-en-Bresse, - l’Hôpital de la Conception à Marseille, - le Centre hospitalier de Dieppe, - l’Hôpital Joseph Ducuing à Toulouse, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Grenoble, - l’Hôtel-Dieu de Paris, - le Centre hospitalier de Lons-le-Saunier, - le Centre hospitalier de Metz-Thionville, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Nantes, - le Centre hospitalier du Pays de Morlaix, - le Centre hospitalier de Perpignan,

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- le Centre hospitalier de Pontoise, - le Centre hospitalier de Saumur, - les Hôpitaux universitaires de Strasbourg (H.U.S.), - le Centre hospitalier du Sud Charentes, - le Groupe hospitalier du Sud Réunion, - le Centre hospitalier intercommunal de Toulon-La-Seyne-sur-Mer. Ainsi, 174 indicateurs ont été produits par les établissements -sources. Nous en avons extrait un tronc commun de 61 indicateurs, partagés par plusieurs établissements (voir tableau en annexe). 23 d’entre eux ont été identifiés par les établissements sources comme « essentiels » en termes d’optimisation de la chaîne de facturation - recouvrement. Ce sont ces 23 indicateurs que nous vous présenterons ici, en suivant le déroulé logique d’une chaîne de facturation-recouvrement des produits hospitaliers :

SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT ADMISSION

Facturation Admis.Pré adm.

Expédition / transmission

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif

patient

Compléments dossier administratif

patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de

recettes

Encaiss. en régie

Note de frais

Ce guide vous propose des indicateurs utilisés par les établissements du chantier de déploiement MeaH, il ne prétend pas être un guide exhaustif. Il s’agira pour vous, qui souhaitez vous engager dans une démarche d’amélioration de la chaîne de facturation - recouvrement des produits hospitaliers de pouvoir y puiser des idées d’indicateurs adaptés à votre établissement, vous permettant de construire un tableau de bord pérenne. Bonne lecture. Aurélie LEBRUN, chargée de projet, Et l’équipe de la MeaH - Anap Préfiguration

Indicateur

Pour tout renseignement : [email protected]

01.53.33.84.67

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TABLE DES MATIERES

1. INTRODUCTION 2

2. GLOSSAIRE 5

3. INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE DE PRE-ADMISSION/AD MISSION 6

- TAUX DE PRE-ADMISSION 7

4. INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE 8

- TAUX GLOBAL DE CODAGE 9

- DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE 10

- TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION » 11

- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATIO N » 12

- TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 13

- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 14

- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « URGENCES » 15

5. INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE-FACTURATION 16

- IDENTITOVIGILANCE 17

- NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE 18

6. INDICATEURS PORTANT SUR L’ENCAISSEMENT EN REGIE 19

- MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE 20

- TAUX D’ENCAISSEMENT EN REGIE 21

7. INDICATEURS PORTANT SUR LA FACTURATION 22

- DELAI MOYEN DE FACTURATION « HOSPITALISATION » 23

- DELAI MOYEN DE FACTURATION « EXTERNES » 24

- DELAI MOYEN DE FACTURATION « URGENCES » 25

8. INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJE TS DE TITRES 26

- TAUX D’ANNULATION DES TITRES EMIS 27

- TAUX DE REJET DES FLUX B2 28

9. INDICATEURS PORTANT SUR LE RECOUVREMENT 29

- TAUX DES RETOURS N.P.A.I. 30

- MONTANT DES R.A.R. 31

- TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR 32

- DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT 33

- NOMBRE DES A.N.V. 34

10. INDICATEUR PORTANT SUR LES RECETTES 35

- EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI 36

11. ANNEXES 37

- Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs 37

- Annexe 2 : tableau de bord mensuel Etablissement 1 37

- Annexe 3 : Exemple de tableau de bord Etablissement 2 – pour l’établissement, par pôle et par médecin 37

- Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 3 37

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GLOSSAIRE

A.M.E. Aide médicale de l’Etat

A.N.V. Admission en non-valeur

B.D.E. Bureau des entrées

B.O. Business Objects

C.M.U. Couverture maladie universelle

C.P.A.M. Caisse primaire d’assurance maladie

D.I.M. Département d’information médicale

F.F.E. Facturation au fil de l’eau

G.A.P. Gestion administrative des patients

N.P.A.I. N’habite pas/plus à l’adresse indiquée

R.A.R. Restes à recouvrer

S.I. Système d’information

S.I.H. Système d’information hospitalier

T2A Tarification à l’activité

T.P. Trésor Public

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6

INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE

DE PRE-ADMISSION/ADMISSION

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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TAUX DE PRE-ADMISSION

Présentation de l’indicateur

Définition Taux de patients hospitalisés dont le dossier administratif a été saisi avant l’hospitalisation

Objectif Mesurer le taux de pré-admission en hospitalisation

Vérifier l’application de la procédure de pré-admission

Intérêt Développer les pré-admissions afin d’éviter les pics de charge et assurer la qualité des dossiers administratifs

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de pré-admissions / nombre total d’admissions

Source et modalités du recueil

Recueil manuel à partir du S.I. (gestion des entrées)

Auteur du recueil B.D.E.

Fréquence du recueil Mensuelle (ou quotidienne si traitement manuel)

Niveau de difficulté Facile

Freins Chronophage

Adhésion du personnel concerné

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord ou de la base de données

Résultats communiqués en réunion ou par mails

Pour aller plus loin

Il peut être intéressant de rapporter cet indicateur au taux d’annulation de dossiers, afin de déterminer s’il s’agit réellement d’un accroissement du nombre de programmations : nombre de dossiers de pré-admission annulés / nombre de pré-admissions.

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8

INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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9

TAUX GLOBAL DE CODAGE

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des dossiers codés, par médecin puis par service

Objectif Mesurer le taux global de codage

Intérêts Améliorer la qualité du codage afin de diminuer le nombre des dossiers non facturés

Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de dossiers codés / nombre total de dossiers

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom)

Auteur du recueil B.D.E.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Chronophage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués au D.I.M. et aux pôles

Pour aller plus loin

Les indicateurs de taux d’exhaustivité et de délais de codage ont été suivis par certains établissements :

- Sur l’établissement - Par pôle - Par médecin - Et ceci pour chaque type d’activité (hospitalisation, CE…)

Ces tableaux de bord sont communiqués à chaque médecin par mail et peuvent faire l’objet de communication en réunions de pôles.

Cf. ANNEXE 3

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10

DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE

Présentation de l’indicateur

Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers

Objectif Mesurer le délai moyen global de codage

Intérêt Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E.

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués par mails

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11

TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION »

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi de l’exhaustivité du codage des dossiers « Hospitalisation »

Objectif Mesurer le taux de codage des dossiers « Hospitalisation »

Intérêt Améliorer la qualité du codage

Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de dossiers « Hospitalisation » codés / nombre total de dossiers « Hospitalisation »

Source et modalités du recueil

Recueil sur le S.I.H.

Auteur du recueil D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION »

Présentation de l’indicateur

Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers « Hospitalisation »

Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers « Hospitalisation »

Intérêt Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E.

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier « Hospitalisation »

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I.H. (exemple : Pastel)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E.

D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’information

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13

TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi de l’exhaustivité du codage des dossiers externes

Objectif Mesurer le taux de codage des dossiers externes

Intérêt Améliorer la qualité du codage

Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de dossiers externes codés / nombre total de dossiers externes

Source et modalités du recueil

Recueil sur le S.I.H.

Auteur du recueil D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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14

DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES

Présentation de l’indicateur

Définition Délai moyen entre la date des consultations et la date de codage des dossiers externes

Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers externes

Intérêt Optimiser le délai de codage

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de la consultation et la date de codage du dossier externe

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I.H. (exemple : Médis)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E.

D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’information

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15

DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « URGENCES »

Présentation de l’indicateur

Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers « Urgences »

Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers « Urgences »

Intérêt Optimiser le délai de codage

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier « Urgences »

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I.H. (exemple : G.A.P.)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E.

D.I.M.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’informations

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16

INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE-

FACTURATION

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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17

IDENTITOVIGILANCE

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi du nombre de doublons d’identité dans la base de données administrative

Objectif Mesurer le nombre de doublons d’identité

Intérêt Réduire le nombre de doublons

Production de l’indicateur

Mode de calcul Comptage hebdomadaire

Source et modalités du recueil

Recueil manuel des lignes d’identité ayant une similitude dans le nom, le prénom et la date de naissance

Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)

Auteur du recueil B.D.E., D.I.M.

Fréquence du recueil Hebdomadaire

Niveau de difficulté Facile

Freins Chronophage

Repose sur un déclaratif des services

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion des cadres de santé ou sur l’intranet

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18

NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi du nombre de dossiers présentant une anomalie (erreurs de prise en charge, absence de données médicales, actes manquants…)

Objectif Mesurer le nombre de dossiers comprenant une anomalie avant le passage en facturation

Intérêt Améliorer la qualité du dossier « patient » afin d’accélérer la facturation

Production de l’indicateur

Mode de calcul Comptage au mois le mois

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I.H.

Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion

Fréquence du recueil Hebdomadaire

Niveau de difficulté Facile

Freins Nécessite une démarche de contrôle interne

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués par affichage

Pour aller plus loin Il peut être intéressant de rapprocher cet indicateur du taux de dossiers en anomalie afin d’évaluer leur poids dans la masse de dossiers traités : nombre de dossiers en anomalie / nombre de dossiers traités.

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19

INDICATEURS PORTANT SUR L’ENCAISSEMENT EN REGIE

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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20

MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des encaissements directs

Objectif Mesurer le montant des encaissements en régie

Intérêt Développer les encaissements en régie

Suivre la continuité des encaissements directs au regard de l’exercice précédent

Production de l’indicateur

Mode de calcul Comptage au mois le mois

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Clinicom)

Auteur du recueil B.D.E.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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21

TAUX D’ENCAISSEMENT EN REGIE

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi du taux d’encaissement direct

Objectif Mesurer le taux d’encaissement en régie

Intérêt Optimiser les encaissements en régie

Production de l’indicateur

Mode de calcul Montant encaissé en régie / montant encaissable en régie

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Pastel)

Requête sur le S.I. du T.P.

Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion, T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information, ou par l’intermédiaire des conseillers de gestion

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22

INDICATEURS PORTANT SUR LA

FACTURATION

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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23

DELAI MOYEN DE FACTURATION « HOSPITALISATION »

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi de la qualité de la facturation « Hospitalisation »

Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus Hospitalisation

Intérêt Réduire le délai afin de préparer la F.F.E.

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d’envoi du titre

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent

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24

DELAI MOYEN DE FACTURATION « EXTERNES »

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi de la qualité de la facturation des actes externes

Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus des consultations externes

Intérêt Réduire le délai de facturation

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’acte et la date d’envoi du titre

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P., Médis)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent

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25

DELAI MOYEN DE FACTURATION « URGENCES »

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi de la qualité de la facturation « Urgences »

Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus Urgences

Intérêt Réduire le délai de facturation

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d’envoi du titre

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.)

Recueil manuel à partir de Suivrecouv

Auteur du recueil B.D.E.

Contrôle de gestion

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent

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26

INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJETS DE

TITRES

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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27

TAUX D’ANNULATION DES TITRES EMIS

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des titres émis annulés

Objectif Mesurer le taux d’annulation des titres émis

Intérêt Mesurer la qualité d’émission des titres

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de titres émis annulés / nombre total de titres émis

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I.

Requête sur le S.I. du T.P.

Auteur du recueil B.D.E

T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement semestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent

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28

TAUX DE REJET DES FLUX B2

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des rejets des factures télétransmises

Objectif Mesurer le taux de rejet des flux B2

Intérêts Identifier les erreurs récurrentes

Mesurer la qualité de la facturation

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de factures télétransmises rejetées / nombre total de factures télétransmises

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I.

Recueil manuel à partir du retour de courrier C.P.A.M.

Auteur du recueil B.D.E.

Contrôle de gestion

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Chronophage

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués sous la forme de bilans d’activité, ou d’alertes en cas de dérapage

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INDICATEURS PORTANT SUR LE

RECOUVREMENT

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmission

Recouv. amiable / contentieux

Recouv. amiable / contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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30

TAUX DES RETOURS N.P.A.I.

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des retours N.P.A.I. des titres émis

Objectif Mesurer le taux des titres revenant en N.P.A.I.

Intérêt Réduire le nombre d’erreurs d’adresse afin d’améliorer le recouvrement et d’optimiser la facturation

Production de l’indicateur

Mode de calcul Nombre de titres N.P.A.I. / nombre total de titres émis

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I. du T.P.

Auteur du recueil B.D.E.

T.P.

Fréquence du recueil Hebdomadaire

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion, par mails, par affichage ou sur l’intranet

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MONTANT DES R.A.R.

Présentation de l’indicateur

Définition Montant des restes à recouvrer, année en cours et années antérieures

Objectif Mesurer le montant des R.A.R.

Intérêt

Alerter sur le niveau de trésorerie

Identifier les tiers et/ou motifs de difficultés de recouvrement

Mesurer l’impact de l’accélération de la facturation sur le recouvrement

Production de l’indicateur

Mode de calcul Montant facturé – montant recouvré

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)

Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.)

Auteur du recueil B.D.E.

T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Tri et analyse des informations T.P.

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi du recouvrement par type de débiteur (patients, mutuelles, C.M.U./A.M.E.), année en cours et années antérieures

Objectif Mesurer le taux de recouvrement par type de débiteur

Intérêt

Mesurer l’efficacité du recouvrement

Qualifier le manque en trésorerie

Mesurer l’impact de l’accélération de la facturation sur le recouvrement

Production de l’indicateur

Mode de calcul Montant des factures réglées / montant total facturé par type de débiteur

Source et modalités du recueil

Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)

Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.)

Auteur du recueil B.D.E.

T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Tri et analyse des informations T.P.

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion des cadres des finances

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DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi du délai de recouvrement

Objectif Mesurer le délai moyen de recouvrement

Intérêts Réduire le délai de recouvrement

Disposer d’un outil afin de négocier avec les mutuelles au regard des conditions contractuelles

Production de l’indicateur

Mode de calcul Moyenne des délais entre la date d’envoi du titre et la date d’encaissement

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I. (exemples : G.A.P., Pastel, Médis)

Requête sur le S.I. du T.P.

Auteur du recueil B.D.E.

T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Difficile

Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.

Croisement de données issues de systèmes informatiques différents

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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NOMBRE DES A.N.V.

Présentation de l’indicateur

Définition Somme des admissions en non-valeur

Objectif Mesurer le nombre des A.N.V.

Intérêt Identifier les pertes définitives

Production de l’indicateur

Mode de calcul Comptage en nombre et en montant des A.N.V., par tiers et par motif

Source et modalités du recueil

Requête sur le S.I. du T.P.

Auteur du recueil T.P.

Fréquence du recueil Mensuelle

Niveau de difficulté Facile

Freins Néant

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

Pour aller plus loin Cet indicateur peut être lu en parallèle du montant des pertes dues aux ANV, afin de valoriser le manque à gagner.

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INDICATEUR PORTANT SUR LES

RECETTES

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmissionRecouv. amiable /

contentieuxRecouv. amiable /

contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION

FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.

Expédition / transmissionExpédition /

transmissionRecouv. amiable /

contentieuxRecouv. amiable /

contentieux

Ouverture / mise à jour dossier administratif patient

Compléments dossier administratif patient

Codification des actes

Caisse gestionnaire

Autre tiers

Emission de titres de recettes

Encaiss. en régieEncaiss. en régie

Note de frais

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EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI

Présentation de l’indicateur

Définition Suivi des recettes liées à la T2A

Objectif Mesurer l’évolution des recettes E-pmsi

Intérêt Piloter les recettes d’activité

Production de l’indicateur

Mode de calcul Recensement des recettes au mois le mois (données mensuelles et cumulées)

Source et modalités du recueil Requête B.O. sur le S.I. (E-pmsi)

Auteur du recueil Contrôle de gestion

Fréquence du recueil Hebdomadaire

Niveau de difficulté Facile

Freins Nécessaire sensibilisation des acteurs

Utilisation de l’indicateur

Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord

Résultats communiqués en réunion

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ANNEXES

- Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs - Annexe 2 : Tableau de bord mensuel Etablissement 1 - Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etabl issement 2 – pour

l’établissement, par pôle et par médecin - Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etabl issement 3

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Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 Indicateurs

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Annexe 2 : Exemple de tableau de bord mensuel Etab lissement 1

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Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablis sement 2

- Tableau de bord établissement :

-

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55

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57

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58

-

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60

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- Tableau de bord par pôle :

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62

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- Tableau de bord par médecin :

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Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablis sement 3

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