OBJECTIFS ET INDICATEURS RH

Accompagnement des ministères

10 avril 2014

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS -----------------------SECRETARIAT GENERAL -----------------------DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE -----------------------

L’élaboration de l’organigramme du ministère

L’élaboration d’un plan de formation

Le recensement des effectifs

L’installation de la DCRH

Le suivi des carrières

Les prochaines étapes

1

SOMMAIRE

2

2

4

3

5

6

3

1. L’élaboration de l’organigramme du ministère

1. Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités

2. Bâtir une première version de l’organigramme

3. Identifier les responsables de structures

4. Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux

5. Consolider l’organigramme

Cet outil est utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des agents, répertoire

des métiers, référentiel de fiches de poste,…).

Ministère de la Fonction Publique

DGAFP

Direction de la gestion

des personnels

Service des

emplois

Service des

carrières

2. L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION

1. Les concepts-clés de la formation

2. La formation dans la Fonction Publique gabonaise

3. L’élaboration d’un plan de formation

4

5

21.Les concepts-clés de la formation Les définitions

La formation

Au sein de la Fonction Publique gabonaise, la formation et le perfectionnement contribuent à l’amélioration des connaissances, aptitudes et attitudes de l’agent, en vue de réaliser les objectifs du service public auquel il appartient et d’assurer de manière efficace et efficiente les prestations servies aux clients ou usagers.

Elle constitue l’un des leviers de pilotage et d’amélioration de la performance.

L’ingénierie de formation

Elle vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs permettant aux apprenants d’acquérir des compétences, de savoir les combiner et les mobiliser pour agir avec efficacité.Elle comprend : l’ingénierie des dispositifs de formation, l’ingénierie pédagogique.

6

21.Les concepts-clés de la formation Les acteurs

  Rôle Acteurs Pilote de la formation - arrête la stratégie de formation de l'organisation

- fixe les enveloppes budgétaires- Ministre de la Fonction Publique- Ministre utilisateur

Responsable de la formation/Maître d'ouvrage

- traduit la stratégie en objectifs- formule les demandes de formation- choisit le maître d'œuvre- vérifie l'acquis des connaissances

- Directeur des ressources humaines- Service de la formation

Contributeurs - restitue les besoins en formation de son entité - Services déconcentrés de GRH- Directeurs et managers opérationnels des entités gérées

Maître d'œuvre - traduit de manière opérationnelle les demandes de formation- choisit le prestataire de formation- valide la programme pédagogique- contrôle le déroulement des actions de formation

- Service de la formation- Consultants externes

Prestataire de formation - propose un programme pédagogique- organise et dispense les sessions de formation

- Formateurs internes (permanents ou occasionnels)- Consultants externes- Ecoles et établissements de formation

21.Les concepts-clés de la formation Les outils

LE PLANDE FORMATION

Il présente les choix stratégiques effectués par l’organisation pour la période en matière de formation, ainsi que la hiérarchisation des objectifs qui en découle, les demandes de formations, le nombre de stagiaires concernés et les dépenses y afférentes.Il est généralement annuel et/ou triennal.

Sa validation donne lieu à la définition de l’ingénierie de formation.

LE CAHIER DE FORMATION

Il précise, sous forme de spécifications, les modalités de réalisation d’une demande de formation :

contribution attendue de la formation, caractéristiques de la population à former, objectifs d’activités, contraintes et objectifs de délai, modalités de réalisation, modalités d’évaluation, enveloppe budgétaire.

7

8

21.Les concepts-clés de la formation Les outils

LE PROGRAMME PEDAGOGIQUE

Elaboré par le prestataire de formation, il doit proposer un dispositif permettant de satisfaire les spécifications figurant dans le cahier de formation.Il présente :

les objectifs pédagogiques (compétences), les principes pédagogiques, les prérequis (parcours de formation), les contenus de formation, les méthodes et moyens d’apprentissage, les durées, les supports documentaires, le dispositif d’évaluation.

L’EVALUATION DES FORMATIONS

• Chaque formation fait l’objet d’une évaluation à chaud, puis d’une évaluation à froid.

• Un bilan de la formation est élaboré en début d’année suivante.

9

22.La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les types de stage

Il existe 2 types de stages :

Le stage de perfectionnement,  d’une durée comprise entre 8 et 18 mois ;

Le stage de formation :

• la formation verticale, un cycle complet d’études conférant au fonctionnaire qui l’a suivi avec succès une qualification nouvelle lui permettant d’exercer l’emploi correspondant dans la hiérarchie supérieure à celle précédemment occupée. La durée de ce type de formation est d’au moins 18 mois.

• la formation horizontale (ou stage de spécialisation), lorsque l’emploi correspondant à la qualification obtenue équivaut hiérarchiquement à celui exercé avant le stage. Sa durée est d’au moins 9 mois.

10

22.La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les formations validées par la DGAFP

Cinq procédures peuvent être mises en œuvre en matière de formation :

la mise en stage ;

la prolongation de stage ;

le report de stage ;

la réorientation de stage ;

l’annulation de stage.

C’est le Comité Technique pour les Inscriptions en Stages Professionnels (CTISP) qui valide les demandes, après vérification de la conformité des candidatures, dans la limite des dotations budgétaires et des programmes d’octroi de bourses. Deux sessions ont lieu annuellement, en juillet et en septembre.

23.L’élaboration d’un plan de formation La démarche

11

Identification des compétences requises Compétences existantes

Formalisation des besoins en formation

Comptes-rendus des entretiens d’évaluation

Remontées des services et des écoles

Bilan de la formation N-1

Définition des formations nécessaires

Quantification et budgétisation des

actions de formation

Formalisation et validation du document

Evolutions anticipées

Fixation de la stratégie ministérielle de

formation

Détermination des objectifs

Note d’orientation nationale

Evaluation des formations

23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes

12

Fixation de la stratégie

ministérielle de formation

Détermination des objectifs

Note d’orientation

nationale

Ce sont ici les objectifs d’impact qui sont formulés : effets escomptés sur les performances, le fonctionnement ou l’organisation des services.

La formulation des objectifs doit :

• permettre d’identifier aisément les formations nécessaires ;

• faciliter l’évaluation de leur atteinte

1ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION

I - LE CADRE DE REFERENCE1°/ Les priorités2°/ Les projets de développement3°/ Les optimisations souhaitées4°/ L'évolution des métiers5°/ L'articulation entre formation collective et individuelle

II - LES AXES PRIORITAIRES DE FORMATIONIII - LES MOYENS ALLOUES

IV - LE RAPPEL DE LA DEMARCHE D'ELABORATION DU PLAN DE FORMATIONV - LE ROLE ATTENDU DES DIFFERENTS ACTEURS

VI - LES ORIENTATIONS CONCERNANT L'EVALUATION DES EFFETS DU PLAN DE FORMATION

23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes

13

Identification des compétences requises

Remontées des services et des écoles Evolutions anticipées

Il convient : d’analyser, de quantifier et de qualifier les besoins par entité (compétences

demandées / compétences existantes) nécessité du dictionnaire ; de les consolider au niveau ministériel (tableau récapitulatif) ; de les transformer en objectifs pédagogiques.

juridiques,

organisationnelles,

professionnelles,

managériales,

sociétales

Il est nécessaire de formaliser (note), harmoniser (tableaux à compléter) et expliquer (réunions) l’action.

Les remontées doivent intégrer :- la contribution attendue,- les objectifs d’activités ou de compétences (en situation professionnelle),- le calendrier souhaité,- la population concernée.

Elles constituent également l’occasion pour le terrain de signaler les éventuelles difficultés rencontrées.

2

Compétences existantes

23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes

14

Identification des compétences requises

Formalisation des besoins en formation

Comptes-rendus des entretiens d’évaluation

Bilan de la formation N-1

Les compétences requises (nécessaires pour effectuer des activités d’un métier ou d’un poste de travail) sont ensuite traduites en besoins de formation.

Les projets collectifs et individuels doivent être consolidés en un ensemble cohérent, ce qui implique une priorisation qui s’effectue sur les critères suivants :

- la note d’orientation nationale et la stratégie ministérielle de formation,- l’enveloppe budgétaire allouée.

Les actions non ou partiellement conduites en N-1 sont, si besoin, prises en compte, ainsi que les nouveaux besoins émergents.

3Le besoin exprimé dans les comptes-rendus est d’ores et déjà est exprimé sous forme de formations souhaitées.

Le bilan N-1 fait mention des formations qui n’ont pu être ou ont été partiellement dispensées, de celles qui n’ont pas donné les résultats escomptés, ainsi que d’éventuels besoins apparus lors de la mise en œuvre du plan.

23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes

15

Définition des formations nécessaires

Quantification et budgétisation des

actions de formation

Seuls les coûts supportés par le Ministère doivent apparaître dans le plan de formation.

Il convient de prendre en compte toutes les dépenses (y compris les rémunérations des stagiaires) et pour les formations internes : la location des locaux, la reprographie, les perdiems, les rémunérations des formateurs,…

La budgétisation doit se faire par type de formation.

4

La consolidation des besoins de formations détermine les actions de formation à mettre en œuvre.

Ces actions sont identifiées par domaine. Elles tiennent compte du résultat des évaluations des formations précédemment

suivies. Pour chacune d’entre elles, sont notamment précisés :

Evaluation des formations

1. l’intitulé,2. le domaine,3. les objectifs,4. la durée,5. les effectifs concernés,

6. le coût,7. le calendrier,8. le profil nécessaire,9. éventuellement, le changement de hiérarchie.

23.L’élaboration d’un plan de formation Les acteurs

• formalise et diffuse les orientations nationales• élabore le plan de formation interministériel

• définit la stratégie ministérielle • valide le plan de formation

• élabore le bilan de la formation N-1• traduit la stratégie ministérielle en objectifs• identifie les compétences requises• formalise les besoins en formation• définit, quantifie et budgétise les actions de

formation• rédige le plan de formation

• remontent leurs besoins en compétences et en formation

• organise, consolide, hiérarchise et transmet les besoins en compétences et en formation

La DGAFP

Le service RH de proximité

La DCP/DCRH

Le Ministre

Les managersLes agentsLes écoles 16

23.L’élaboration d’un plan de formation Le contenu type du document

17

I - LE RAPPEL DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE

II - LES OBJECTIFS (d’impact) POURSUIVIS

III - LES DOMAINES ET POPULATIONS PRIORITAIRES EN MATIERE DE FORMATION

IV - LES METHODES PEDAGOGIQUES RETENUES

V - LES ACTIONS DE FORMATION

A/ Les formations verticales

B/ Les formations horizontales

C/ Les stages de perfectionnement

VI - LE BUDGET

VII - LES MODALITES DE SUIVI ET D'EVALUATION DU PLAN DE FORMATION

VIII - LES TRAVAUX A MENER (modalités, acteurs et calendrier)

A/ Les formations à examiner en CTISP

B/ Les formations organisées par la DCP/DCRH

C/ Les formations organisées par les directions

23.L’élaboration d’un plan de formation Le plan d’actions type

18

Elaboration en année n du plan de formation pour l’année n+1

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Priorités « métier » pour n+1

Recueil des besoins des services

Campagne d’entretiens d’évaluation

Recueil des besoins des agents

Synthèse du recueil

des besoins

Elaboration et résultats du bilan de la formation n-1

Travaux d’analyse et de synthèse

pour la finalisation du projet de plan de formation

Validation du plan

Finalisation du cataloguede formation

Présentation du plan et du

catalogueRemontée des écoles

Directive nationale

d’orientation

Directive DGAFP

Bilan de formation

N-1

23.L’élaboration d’un plan de formation Les actions à mener en 2014

Les éléments de contexte • le CTISP se réunira en juillet et septembre 2014 ;• des formations doivent être organisées en interne afin de satisfaire lesbesoins de services ;• nous sommes début avril.

1. Définir les axes prioritaires de formation et les objectifs d’impact

2. Consolidation du budget ministériel alloué à la formation pour 2014

3. Recensement auprès des services RH des directions des besoins en compétences et des formations internes prévues en 2014 et 2015

Dès lors, les actions suivantes peuvent être utilement menées :

4. Définition, quantification et budgétisation des actions de formation

5. Objectivation des besoins pour le CTISP

6. Définition des rôles et responsabilités des acteurs pour les actions internes

7. Définition des modalités de suivi du plan

4. Elaboration du plan de formation 2015

19

20

• Pour la gestion des ressources humaines, il est nécessaire de disposer de données relatives aux effectifs de type :

quantitatif : COMBIEN ? qualitatif : QUEL PROFIL/ METIER ? situationnel : DANS QUELS SERVICES ?

• Ce recensement, qui doit être effectué dès à présent, s’enrichira avec la mise à disposition de nouveaux outils :

dans un 1er temps, un tableau Excel avec les données les plus utiles ;

d’ici la fin de l’année, des tableaux prédéfinis et des requêtes paramétrables dans le nouveau système d’information.

3. Le recensement des effectifs Les généralités

21

• Il peut être obtenu selon le mode opératoire suivant :

élaboration d’un tableau modèle par la DCP/DCRH ; transmission par le SG du tableau aux responsables des

différentes entités ministérielles ; consolidation des données par la DCP/DCRH.

• Les données idéalement contenues dans ce tableau sont les suivantes :

3. Le recensement des effectifs Le premier tableau de collecte

N° Matricule Nom PrénomDate de

naissanceSexe

Statut(1)

Corps GradeHiérarchi

e

Secteur SpécialitéProfil

(2)Position

(3)Poste de travail

(4) En Formation

(5)Fonction

Affectation Lieu d'exerciceType de

services (6)Direction Générale

Direction Service Province Commune Etranger

(1) : Statut = Fonctionnaire, Contractuel sous statut local, Contractuel sous statut expatrié, Contractuel hors statut, Main d'œuvre non permanente(2) : Profil = Diplôme le plus élevé obtenu par l'agent(3) : Position = Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, (Sous les drapeaux)(4) : Poste de travail = Oui/Non(5) : Oui/non(6) : Type de services = Services centraux, services déconcentrés

3 niveaux de l’organigramme

4. L’installation de la DCRH Les généralités

22

Le mode opératoire retenu

• La mise en place des DCRH sera graduelle : déploiement prioritaire des services de gestion administrative ;mise en œuvre progressive des autres services, qui gèrent dans un premier

temps les dossiers incontournables (formation par exemple)

• La DGAFP fournit : l’organigramme calibré actualisé et les fiches de poste types ; les outils métiers et méthodologiques indispensables au démarrage ; l’appui des experts métiers sur site

Les prérequis

des responsables désignés des agents formés des locaux des équipements mobiliers des équipements informatiques

l’installation de FUR sur les postes les dossiers individuels des agents

4. L’installation de la DCRH Les actions à mener par les ministères

23

1 - Désigner les encadrants de manière provisoire

- le DCRH et l'adjoint dans l'attente des nominations

- les chefs de service (et chefs de bureau si besoin)

2 - Affecter les agents dans les bureaux (gestion administrative en priorité)

3 - Calculer le nombre de m2 nécessaires

- signaler à la hiérarchie les surfaces manquantes

- répartir les agents dans les locaux à disposition

4 - Equiper les bureaux (mobilier et informatique)

5 - Se rapprocher de la Direction Informatique de la DGAFP pour installation de FUR sur les postes

6 - Classer les dossiers individuels dans la salle d'archives

• Il ne faut pas omettre de dimensionner la salle d’archives au vu du nombre de dossiers individuels

• Sa mise en place constitue un préalable indispensable au déploiement de la DCRH

• Elle est impérativement située à proximité des services d’élaboration des actes.

existant DGAFP

Textes de référence

5. Le suivi des carrières

« Etre parvenu à un meilleur suivi des carrières »

AU PLAN OPERATIONNEL

en terme de gestion

les situations administratives des agents sont à jour les actes sont produits dans les délais

en terme de contrôle

un contrôle régulier est opéré afin de s’en assurer

1

2

Jusqu’à mise en place des DCRH, les actes de gestion sont élaborés par la DGAFP. Les dossiers individuels détenus par les ministères ne sont pas systématiquement mis à jour.

!

24

5. Le suivi des carrières

25

1 La gestion

• Les textes prévoient que seuls 4 types d’actes sont assortis d’un délai de production.

Il est possible d’anticiper leur élaboration.• Cette anticipation est également possible pour les reclassements.• S’agissant des autres évènements :

la nécessité d’élaborer un acte peut être détectée par le biais des dossiers déposés, à condition qu’il y ait une gestion du courrier entrant ;

sur quelle base fixer un délai « satisfaisant » de traitement des dossiers ?

2 Le contrôle

• Il parait difficile à mettre en œuvre avant déploiement de la DCRH.• Il nécessite la mise à disposition de listes informatisées pour identifier

les évènements à tracer.

5. Le suivi des carrières

26

• L’objectif est suivi à compter de la mise en place de la DCRH.• Dans un premier temps :

il porte sur les 4 actes identifiés et sur les reclassements ; dans l’attente du SIRH, il est demandé à la direction informatique

une liste mensuelle des évènements précités, qui est utilisée pour la gestion puis pour le contrôle.

• Le contrôle s’effectue comme suit :

EN RÉSUMÉ :

Actes Délai de calculModalités de calcul du délai de traitement

Date de début Date de fin

- Intégration/Engagement

- Titularisation/Confirmation

- Avancements

- Mises à la retraite

Validation

de

l’acte

Un à deux ans Attribution du poste budgétaire

Date anniversaireDate

anniversaire + 3 mois

6. Les prochaines étapes

27

PAP 2014

OUTILS DEVELOPPES A

TERME (modèles types)

• Les ministères finalisent les plans d’action à l’aide des outils présentés aujourd’hui.

• En fonction des remontées, des réunions d’appui sont organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d’actions RH.

• document de présentation des besoins en formation pour passage en CTISP

• plan d’actions pour le suivi du plan de formation

• contenu type du bilan de formation• mode opératoire de l’évaluation des

formations• boîte à outils d’installation de la

DCRH

RAP2014