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2011Kit d’information à l’intention des Fournisseurs

Procédure de la demande d’Achat au Paiement

Points essentiels

Bon de commande (PO) et procédure de modification des bons de commande

Comptes Fournisseurs (Accounts Payable - AP)Externalisation de la Comptabilité Fournisseur

Inscription sur le Portail en ligne des Fournisseurs

Accès en ligne aux conditions générales Schlumberger(Conditions d’Achat)

1Kit d’information à l’intention des Fournisseurs 2011

Table des matières

Page

2 Introduction

3 Procédure d’approvisionnement

6 Facturation et paiement

10 Conservation des données

10 Politique d’entreprise en matière d’éthique

11 Annexe 1 : Modèle de bon de commande

12 Annexe 2 : Modèle pour transaction sans commande

Kit d’information à l’intention des Fournisseurs 20112

Schlumberger est le leader mondial dans le domaine dessolutions technologiques, d’information et de gestion deprojet intégrée pour les clients opérant dans le secteur dupétrole et du gaz à travers le monde.

Les Services Supply Chain de Schlumberger ontétabli sur tous leurs sites des procédures de gestionfournisseur, de sélection stratégique des fournisseurs,d’approvisionnement, de logistique et de gestion desstocks. Dans le contexte actuel d’une économiemondiale compétitive, des relations solides avec lesfournisseurs sont plus importantes que jamais poursatisfaire les exigences des clients.

Notre mission :

Accroitre la compétitivité de Schlumberger enoptimisant la Planification de la demande,l’Approvisionnement stratégique, la Gestion desfournisseurs, la Gestion des contrats, la Gestion desstocks et la Logistique.

Nos fournisseurs travaillent avec nous d’une manièreprofessionnelle, éthique, compétitive et rentable, enconformité avec les politiques, les procédures et lesobjectifs d’entreprise de Schlumberger.Schlumberger souhaite établir des relationsprivilégiées avec ses Fournisseurs et favoriser lesmeilleures pratiques d’approvisionnement.

Ce document fournit des informations utiles auxfournisseurs qui livrent des produits et des servicesaux différents sites de Schlumberger.

Introduction

Ce Kit Fournisseur a pourbut d’aider nos fournisseursà se familiariser avec laprocédure de la demanded’achat au paiement parSchlumberger, depuis lacommande jusqu’aurèglement de la facture.


Processus d’approvisionnement

Un bon de commande (PO) est transmis auxfournisseurs au travers d’une application systèmed’approvisionnement électronique SWPS, sous laforme d’un courrier électronique, d’un fax ou d’unsupport électronique par l’ inscription àeMarketplace. Un exemple de bon de commandeSWPS est fourni à l’Annexe 1.

Tous les fournisseurs livrant des produits et servicesà Schlumberger doivent suivre les instructionssuivantes. Cela permettra la livraison efficace desproduits et des services et assurera le paiement desfactures dans les délais impartis.

Traitement de la commande

Chaque commande SWPS reçoit un numéro unique(format : AAAAnnnnnA) et est associée à un siteunique de Schlumberger. Une commande peutinclure plusieurs lignes, chacune d’elles pour unarticle ou une pièce spécifique et la quantité requise.

En acceptant une commande de Schlumberger, lefournisseur accepte les conditions générales d’achatde Schlumberger (“Purchase T & Cs”) qui peuventêtre consultées en ligne. Schlumberger ne transmetpas ses Conditions générales d’achat avec chaquecommande individuelle. Les Conditions généralesd’achat sont disponibles surwww.Schlumberger.com/resources/supply/supplierinfo.asp

Toutefois, si un contrat est signé entre unfournisseur et Schlumberger, les conditions généralescomprises dans ce contrat remplacent les Conditionsgénérales d’achat susmentionnées.

Le système d’approvisionnement électroniquesur le Web de Schlumberger (Web based E-Procurement System - SWPS) est utilisé pourgérer de manière efficace les commandes deproduits et de services.

Ce Kit Fournisseur faitspécifiquement référence àl’application systèmed’approvisionnementélectronique SWPS pour lesopérations sur les sitesd’exploitation. La divisiond’Ingénierie, et deproduction deSchlumberger (EMS) utiliseun système différent(MFGPro) pourl’approvisionnement. Lesfournisseurs travaillant à

la fois avec les sitesd’exploitation et avec lesorganisations EMS doiventappliquer les deux types

de systèmed’approvisionnementélectronique.

Ce Kit d’information pourfournisseurs ne s’appliquepas à Smith OFS, MI Swaco,Wilson et Geoservices quiont récemment fusionnéavec Schlumberger.

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Grâce à la nouvellefonctionnalité de gestion desmodifications de commande,le fournisseur a la possibilité,par voie électronique, de :

• revoir les modifications decommande proposées

• confirmer les modificationsen acceptant ou en refusant

• recevoir une copie réviséedu bon de commande

Ci-dessous un exemple du courrier électronique que le fournisseur recevra avec le bonde commande SWPS en pièce jointe sous format Pdf.

Réception de la commande (PO) etprocédure de modification descommandes Schlumberger annonce l’automatisation de lafonctionnalité de gestion de modification descommandes dans le système d’approvisionnementélectronique Web de Schlumberger (SWPS).

La gestion des modifications de commandereprésentait un problème tant pour le fournisseurque pour Schlumberger, des tâches manuelles etrépétitives, entrainant des erreurs de communication,des factures incorrectes d’où des retards de paiement.

Aujourd’hui, lorsque Schlumberger émet unecommande SWPS et l’envoie à l’adresse électroniquedu fournisseur, le fournisseur reçoit le bon decommande sous format Adobe Acrobat PDF,accompagné d’un lien pour accuser la réception de lacommande. En acceptant ou refusant la commande,au travers de ce lien, le fournisseur confirme qu’il esten mesure de satisfaire les spécifications de lacommande de Schlumberger. Les prestations servicesou envois de produits sans l’acceptation électroniquedevront être évitées, car elles pourraient entrainer unretard de paiement en raison des erreurs dans laréconciliation des factures.


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Problème Contact

Données de l’article par ligne decommande (notamment, le prix, ladevise, la quantité de commandeminimale, la disponibilité des produits)

Contact “Vendu à” sur la commande

Expédition, livraison et logistique Contact “Envoyer à” sur la commande

Paiement et Facturation

Contacter le service d’assistance d’Accentureou vérifier le statut de la facture sur le PortailFournisseurs pour les pays où les comptesfournisseurs (AP) ont été externalisés. Dansles autres cas, contacter le Centre localComptes fournisseurs (AP).

Modification des données de contactdu fournisseur

Contact Vendu à sur le bon de commande

Après acceptation du bon de commande, aucune différence ne sera acceptée dansla facture en termes de devise/quantité/prix unitaire/entité de facturation, etc. Toute variation donnera lieu à un refus de la facture et le fournisseur devra doncprésenter de nouveau une facture. * Le refus de la commande donnera lieu à une annulation automatique du bon decommande dans notre système .

1. Révision du bon de commande envoyé sous format .pdf et envoi d’une réponseélectronique, comme illustré dans l’écran ci-dessous

2. Communication immédiate des exceptions relatives aux demandes à la personnede contact identifiée sur le bon de commande (se référer au tableau ci-dessous).

Afin d’éviter de tels retards, lors de la réception d’une commande de Schlumberger, lesspécifications suivantes doivent être respectées :


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Facturation et paiement

Une facture commerciale originale doit être émisecorrectement suivant les instructions “Vendu à”figurant sur le bon de commande et expédiée àl’adresse identifiée sous “Envoyer facture àl’adresse” sur le bon de commande

Dans des circonstancesparticulières, il est possible queSchlumberger ne puisse pasémettre une commande SWPS. Detelles transactions sont identifiéescomme “Transactions sans bon decommande”.

Les instructions suivantes doiventalors être respectées :

• Les transactions sans commandene peuvent être utilisées que pourdes services (l’approvisionnementde produits doit toujours êtreaccompagné d’un bon decommande SWPS)

• Les approvisionnements qui nesont pas associés à une commandedoivent toujours se baser sur uneinstruction modèle sans commandede l’acheteur de Schlumberger,comme indiqué à l’Annexe 2.

• La facture doit refléter - L’entité juridique de Schlumberger- L’adresse d’expédition de la facture

- de Schlumberger (personnesollicitant les services)

- Les donnés comptables deSchlumberger (unité decomptabilisation et code d’activité)

• Modèle sans commande Il appartient au fournisseur des’assurer que toutes les donnéessusmentionnées ont été recueillieset sont soit imprimées sur/oujointes à leur facture. Lefournisseur doit refuser la demandesi l’acheteur de Schlumberger nelui fournit pas la totalité ou unepartie des données mentionnées.

• Le non respect des instructionsénumérées ci-dessus peut donnerlieu au refus de la facture, à unenouvelle présentation de la factureet à un retard du paiement.

Afin d’assurer le règlement des factures dans les délaisprévus, les instructions relatives au paiement détailléesci-après doivent être strictement respectées.

1. Les factures doivent être libellées à l’entité juridiquedésignée sur le bon de commande sous “Vendu à”

2. Toutes les factures doivent être envoyées uniquementà l’adresse correcte indiquée sous “Envoyer facture à”sur le bon de commande.

3. Les factures ne doivent être envoyées qu’après lalivraison des produits/services.

4. Les factures envoyées doivent être originales, à moinsque le fournisseur n’ait utilisé le processus de factureélectronique (fichier PDF envoyé par e-mail)

5. Les factures doivent inclure :• Le numéro de la commande (format: AAAAnnnnnA)• Le numéro d’article par ligne du bon de commande• Un numéro de lot• Une description• Une quantité • Une unité de mesure (la même unité de mesure quela commande)

• Un prix unitaire (dans la même devise que la commande)

• Un prix total (dans la même devise que la commande)

6. Il est essentiel que, pour les produits et services,toutes les factures soient conformes à la commande et à la liste d’emballage. Préalablement au paiement,la facture sera comparée à la commande et au bon delivraison. La facture ne sera pas payée si : 1) il existeune différence entre la quantité facturée et la quantitéreçue ; 2) les données de l’Entité facturée ne sont pascorrectes ; 3) la devise de la facture ne correspond pasà la devise de la commande ; 4) l’unité de mesurefigurant sur la facture ne correspond pas à l’unité demesure figurant sur la commande. Dans les cas où lesproduits n’auraient pas été livrés à une plate-formelogistique, mais envoyés directement à un sited’exploitation, la preuve de la livraison au destinatairedoit être jointe à la facture.


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7. Si des modifications interviennent au niveau de la structure d’entreprise du fournisseurou de ses coordonnées bancaires (numéro de compte, données de contact, banquebénéficiaire, etc.), le fournisseur doit informer Schlumberger de ces changements parune lettre rédigée sur papier à en-tête du fournisseur, signée par un responsableautorisé et envoyée à l’acheteur local tel qu’il est identifié sur le bon de commande

Frais de transport Les réglementations douanières internationales exigent qu’une taxe soit payée sur lavaleur nette réelle des produits importés. Pour cette raison, les frais correspondants àl’emballage, la manipulation, le transport (le cas échéant) des produits livrés doivent êtreintégrés au prix confirmé par le fournisseur et ne doivent pas être détaillés séparémentsur la facture. La TVA et les taxes sur les ventes ou similaires doivent être indiquées, lecas échéant, sur une ligne séparée et correspondre à un poste indépendant sur la facture.

Externalisation des comptes fournisseurs (AP) Schlumberger a externalisé la procédure des comptes fournisseurs chez Accenture. Pourles fournisseurs, les principaux avantages de l’externalisation des comptes fournisseurssont:

- Accès au portail des fournisseurs où les fournisseurs peuvent vérifier le statut de leursfactures

- S’informer sur le statut des factures directement auprès d’Accenture via le Serviced’assistance

- Directives claires en matière de conformité des factures des fournisseurs, ce quicontribue à une meilleure performance au niveau des paiements

Actuellement, Schlumberger a externalisé ses comptes fournisseurs dans plus de 60 payscomme indiqué ci-dessous :


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Processus de paiement

Légende

Commandeavec bon decommande ou sans bon de commande

Réceptiondes

produits/services

Facture émiseen conformitéavec les règles de

Schlumberger

Paiement de la facture 45jours aprèsréception de la facture

Responsabilitéde Schlumber

Responsabilitédu fournisseur

• les factures reçues qui ne sont pasconformes aux règles deSchlumberger seront refusées et denouvelles factures devront êtreprésentées.

• Correspondance avec la commande -la quantité facturée correspond à laquantité reçue et le prix facturécorrespond au prix figurant sur lacommande.

Tout écart causera un retard depaiement et pourra donner lieu aurefus de la facture

Acceptationde la

commande et livraison

Inscription sur le Portail defournisseurs

Afin d’assurer un processus optimal de paiement, lesfournisseurs doivent s’inscrire sur :

www.mysupplierportal.com/SLB

L’inscription sur notre Portail de fournisseurspermettra une meilleure visibilité et traçabilité toutau long du cycle de vie de la facture du fournisseur,ce qui contribuera par conséquent à uneamélioration du cycle de paiement des factures.

Conformément aux stipulations des Conditionsgénérales d’achat, veuillez noter que le délai depaiement est fixé à 45 jours à compter de la date deréception d’une facture entièrement conforme et deson enregistrement dans le système des comptesfournisseurs d’Accenture.

De plus amples informations sur l’externalisation descomptes fournisseurs chez Accenture, ainsi que surles avantages du Portail de fournisseurs sontdisponibles sur le sitewww.Schlumberger.com/resources/supply/supplierinfo.aspx

Afin d’optimiser le cycle de paiement des factures du fournisseur, la bonne pratiquepréconise l’envoi de la facture immédiatement après son émission (à condition que lesproduits/services aient été reçus par Schlumberger). Le délai de paiement de 45 joursn’entre en vigueur qu’après la réception d’une facture entièrement conforme par lesbureaux de Schlumbergerou par le Centre de numérisation d’Accenture.

Correspondanceentre la facture

reçue et lacommande


Versement (Notification de paiement):

• Toutes les données relativesaux versements sont émisespar Schlumberger sousforme de communicationpar courrier électronique

• Pour recevoir les donnéesrelatives aux versements,vous devez fournir voscoordonnées (se reporter à la page 6, point 7)

Le Portail des fournisseurspermet aux fournisseurs devérifier le statut destransactions, ainsi que lesdonnées complètes / le détaildes données de paiement.

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Aperçu de l’externalisation de la ComptabilitéFournisseur – Directives fournisseurs

ENVOI DE LA FACTURE Les factures sont envoyées DIRECTEMENT aux bureaux deSchlumberger ou aux Centres de numérisation d’Accenturesuivant les instructions figurant sur le bon de commande ence qui concerne l’envoi des factures.L’envoi des factures pour les factures correspondant à destransactions sans bon de commande DOIVENT êtrestrictement conformes aux instructions de facturation dumodèle pour transaction sans commande fourni par ledemandeur.Le processus d’envoi de factures électroniques ne doit paschanger dans les cas où les fournisseurs ont été informésqu’ils pouvaient envoyer des factures numérisées via e-mail.

DEMANDES PAR E-MAIL

Des demandes relatives aux comptespeuvent être envoyées via e-mail et seronttraitées par le Service d’assistanced’Accenture

[email protected]

SERVICE D’ASSISTANCELes fournisseurs peuvent prendre contact avec Accenture ets’adresser à l’un de ses collaborateurs spécialement qualifiés duService d’assistance

+ 1 312 237 2810 (Anglais)+ 40 372 286 214 (Arabe)+ 40 372 286 215 (Français)+ 40 372 286 216 (Russe)+ 40 372 286 249 (Allemand, Hongrois,

Italien, Roumain, Turc)+ 35 314 078 748 (Portugais, Espagnol)

• Réception des factures• Situation du processus• Paiement des factures• Recherches en ligne


PORTAIL DES FOURNISSEURS (Auto-inscription requise)Outil de recherche en ligne spécialement conçu pour que lesfournisseurs puissent vérifier le statut de leurs factures et lesnotifications de versement : www.mysupplierportal.com/SLB

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Conservation des données

Les données doiventêtre conservéespendant une périodede sept années, ouplus lorsque lalégislation localel’exige.

Même si les législations et réglementations enmatière de contrôle des échanges commerciauxvarient d’un pays à l’autre, la plupart des paysexigent d’une manière ou d’une autre la conservationdes données. Par conséquent, Schlumbergerdemande à ses fournisseurs de conserver une copiede tous les documents relatifs aux exportations,importations, réexportations et à toutes autresactivités de l’entreprise liées aux échangescommerciaux. Cela comprend les courriersélectroniques, les autres supports électroniques et lescopies imprimées sur papier des donnéespertinentes. Tous les documents doivent être lisibleset conservés dans un endroit où ils peuvent êtrerécupérés facilement lorsqu’ils font l’objet d’unedemande de la part du département de conformitéavec le contrôle du commerce de Schlumberger.

Politique d’entreprise en matière d’éthique

Schlumberger exige le plus haut niveau deconduite de sesemployés etcontractants en ce qui concerne l’éthiqued’entreprise.

Tout fournisseur travaillant/souscrivant un contratavec Schlumberger accepte et déclare qu’ilencouragera et respectera strictement le Codeéthique de Schlumberger (dont une copie peut êtreconsultée sur www.ethics.slb.com). Tout fournisseurtravaillant/ souscrivant un contrat avecSchlumberger a l’obligation d’informerSchlumberger de tout acte (ou omission) desemployés de Schlumberger allant à l’encontre ducode susmentionné. Le manquement à cetteobligation sera réputé être une violation substantielleen vertu des présentes conditions, qui donnera ledroit à Schlumberger de résilier immédiatement sonaccord avec le fournisseur, sans préjudice de tousautres droits dont Schlumberger pourrait bénéficieren vertu desdites conditions.

Les notifications seront effectuées en appelant lenuméro de téléphone +(1) 888 884 8849, ou enutilisant la page Internet /l’adresse e-mail suivantes :

www.slbethics.ethicspoint.comou [email protected]


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Exemple de Commande sur SWPS


Nom de L’Entité Légale de la société à Facturer

Référence du Fournisseur à rappeler sur la facture pour toutes correspondances Personne à contacter pour la commande Adresse de Facturation Adresse de Livraison

Quantité, Prix et Devises des éléments commandés



Nom de L’Entité Légale

de la société à Facturer

Référence du Fournisseur à rappeler sur la facture pour toutes correspondances Personne

à contacter pour la commande

Adresse de Facturation

Adresse de Livraison

Quantité, Prix et Devises des éléments commandés

Annexe 1

MODÈLE DE BON DE COMMANDE « SWPS » DE SCHLUMBERGER

COMMANDE SOUMISE AUX CONDITIONS GÉNÉRALES D’ACHAT DE PRODUITS ET/OUSERVICES DE SCHLUMBERGER, À MOINS QU’UN CONTRAT VALIDE SÉPARÉ N’AIT ÉTÉSOUSCRIT ENTRE SCHLUMBERGER ET LE FOURNISSEUR.


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Annexe 2

MODÈLE POUR TRANSACTION SANS COMMANDE

Non-PO Template

To: Vendor ID No.Supplier Name Address line 1 Address line 2 Address Line 3

Date: DD-MMM-YYYYSLB Contact Person: Mr/Mrs XXXXX YYYYYY !"#$%&'&()'%*+%,-./0-1#23Accounting Unit (AU): 1234567 !"#$%"/2-24/-.%566$#7-.3Activity Code (AC): 87654321 !"#$%"/2-24/-.%566$#7-.3

Accounting Unit Accounting Code *8%9#0: 5;#<2=%>%9<$$:24? @:A4$/61#2%#B%C:$7/4:

VAT or Similar TaxTotal Value of Non-PO

Payment Terms per Schlumberger "Purchase T&Cs"

BILL INVOICE TO: SEND/MAIL INVOICE TO:

Annex 2

!"#$%#&'$(&'$)*+,-"$)&$**#.*+/.&*/&*0#&123&4$+"+.5&$66)#%%&$%&&*0+%&4$(&7#&6+88#)#.*&*/&*0#&3+""+.5&9.*+*(&:66)#%%;

NON-PO INVOICE PROCESS/TEMPLATE

PLEASE ATTACH THIS DOCUMENT ALONG WITH YOUR INVOICE

As Supplier invoice is not supported by a SLB SWPS Purchase Order it is critical that Supplier submits this document or the information as highlighted below along with the invoice to ensure efficient processing within the Accounts Payable function. Failure to do so will result in delayed payment.

Building No/Street NameTown/City/Post or ZIP CodeCountry

The compliance to these rules will be enforced by Accounts Payable function. All invoices received that fail to comply with these rules will be rejected and returned to Supplier for correction and resubmission. Supplier MUST insist on receiving this template or as a minimum the information on the template highlighted prior to accepting the request. The templates may vary depending on local in-Country Requirements.

SLB Billing Entity Name SLB Mailing Entity Name & AddressBuilding No/Street NameTown/City/Post or ZIP CodeCountry

DE/A%/A%2#=%-%CF)C%)<$4E-A:%'$0:$


Nom et adresse

du Fournisseur

Nom de la personne à

contacter chez Schlumberger

Nom de

L’Entité

Légale de

la société

à Facturer Adresse de Facturation

www.Schlumberger.com/resources/supply/supplierinfo.aspx

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