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Marché coopératif du secteur de l’éducation de l’Ontario

Au premier rang de la transformation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement

Association canadienne du personnel administratif universitaire

20 juin 2006

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Programme :

Aperçu du MCSÉO – Franca Gemignani

Aperçu des marchés électroniques – Yves Jobin

Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes – Renata Faverin

Représentants du MCSÉO et personnes-ressources –

Aperçu des marchés électroniques

Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes

Représentants du MCSÉO et personnes-ressources

Aperçu du MCSÉO

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Qu’est-ce que le MCSÉO? – Nos objectifs clés

Qui participe au MCSÉO? – Établissements qui participent actuellement

Pourquoi le MCSÉO? – Les avantages pour les établissements, les professionnels de l’achat et les fournisseurs

Aperçu du MCSÉO

Aperçu des marchés électroniques

Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes

Représentants du MCSÉO et personnes-ressources

Aperçu du MCSÉO :

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Qu’est-ce que le MCSÉO?

Le MCSÉO est un marché électronique qui permet de réunir des acheteurs et des fournisseurs et d’en arriver ainsi à un processus d’approvisionnement plus efficace

Le MCSÉO est dirigé par les acheteurs (nos établissements en tirent donc le plus grand profit)

Le modèle de fonctionnement et le modèle de gouvernance à long terme du MCSÉO sont actuellement à l’étude

Le gouvernement de l’Ontario finance le coût de développement du MCSÉO

20 juin 2006

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Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé

20 juin 2006

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Marché du MCSÉOMarché du MCSÉO

Gestion des contrats

Portail des fournisseurs

Analyse des dépenses

Services du marché

Réquisitions

Catalogues

Appels d’offres

Transactions et intégration des applications de l’entreprise

acheteursacheteurs

navigateur

système d’achats

fournisseursfournisseurs

navigateur

système de gestion des commandes

Commandes

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Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé

June 20, 2006

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Toutes les transactions d’achat (demandes et panier d’achat jusqu’à la saisie des données de facturation) créées et sauvegardées dans le marché

Les données de facturation sont envoyées au système principal de l’utilisateur (un peu comme pour PCard)

EduBuys / Edubuys

Plus

Procéder à des enchères normales et des enchères inversées Signaler les évènement d’enchères aux fournisseurs inscritsEnchères

Gestion électronique des appels d’intérêt, des DP, des appels d’offre et de l’affichage public des documents de RFX (parallèlement à l’affichage dans MERX)

Plusieurs utilisateurs peuvent élaborer en commun des contrats électroniques eRFX

Analyse électronique des données d’achat afin de découvrir les invariants et les tendances en matière de dépense pour une entité donnée

Analyse des dépenses

Créer, archiver, modifier et gérer tous les types de contrat Surveiller la conformité au contrat du fournisseur

Gestion des contrats

Services d’accueil des nouveaux fournisseurs, hébergement des catalogues, vérification automatisée

Comparaison du prix d’un article dans les catalogues de plusieurs fournisseurs Des services en option (par ex. conception de catalogues, automatisation de la facturation)

sont offerts

Portail des fournisseurs

Fonctionnalité au lancement

Fonctionnalité prévue

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Qui participe au MCSÉO? 20 juin 2006

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Les établissements qui participent actuellement au MCSÉO dépensent chaque année à peu près 1,3 milliard de dollars :

Un pouvoir d’achat important

Les écoles, les collèges et les universités de l’Ontario dépensent à peu près deux milliards de dollars annuellement.

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Qui participe au MCSÉO?

Et les candidats se bousculent au portillon…

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Établissements qui ont exprimé leur soutien

• Brock University• Carleton University• Dufferin-Peel Catholic District

School Board• Fleming College• George Brown College• Georgian College• Lakehead University• Université Laurentienne• Queen’s University• University of Guelph• University of Windsor• Wilfrid Laurier University• McMaster University

Établissements qui ont manifesté un intérêt

• Conseil scolaire catholique Franco-Nord

• Huron Superior Catholic District School Board

• Conseil d’administration du Niagara College of Applied and Technical Arts

• Upper Grand District School Board

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Pourquoi le MCSÉO?

Dans le secteur de l’éducation, des établissements partagent depuis de nombreuses années leurs bonnes idées en matière de gestion des activités d’approvisionnement

Il serait souhaitable de tirer profit des pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement et des exemples de réussite de l’Université de Toronto et du secteur public, e-Virginia (eVA)

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Source: sondage de l’Université de Toronto, février 2003

3,46 heures

L’approvisionnement électronique demande moins de temps, est plus efficace et coûte moins cher que les méthodes

traditionnelles

0,33

29+7

129 $12 $

Nombre d’heures consacré à une commande

Étapes d’une commande

Coût par transaction

Approvisionnement électronique

Approvisionnement traditionnel

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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements

Répondra aux besoins de la majorité des établissements, quels que soient la taille, le mode de gestion ou l’emplacement

La conception, le développement et la mise en œuvre du marché est financé par le ministère des Finances dans le cas des établissements signataires d’une lettre d’engagement

Le MFO, le MFCU, ainsi que l’EDU voient d’un très bon œil les établissements qui souhaitent participer au MCSÉO

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À venir à l’automne 2006 : campagne de recrutement de nouveaux établissements participants

Le MCSÉO souhaite vivement ajouter de nouveaux collèges, universités et conseils scolaires à sa liste d’établissements membres! Nous allons fournir au ministère des Finances une liste de membres mise à jour, conformément à ses exigences.

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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements

Maximiser l’efficacité en première ligne – simplifier des processus complexes et les rendre moins coûteux et plus convivial pour les utilisateurs

Des achats plus simples pour les chercheurs, le personnel administratif, les enseignants, etc.

Un plus grand poids aux yeux des fournisseurs – normalisation accrue, meilleurs services de traitement

Investissements réduits de la part de chaque participant sur le plan des technologies de la chaîne d’approvisionnement

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Que ferez-vous de votre part des économies réalisées?

Il est prévu que les économies réalisées grâce au MCSÉO sur le plan de l’efficacité opérationnelle et de la sélection stratégique des fournisseurs s’élèveront à plus de 85 millions de dollars d’ici l’exercice 2009-2010.

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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat

Veiller au respect des politiques en matière d’achats – le flux de travail du MCSÉO fait en sorte que les utilisateurs ne peuvent faire autrement que de respecter les politiques applicables, les lois et les approbations

Gagner du temps – le MCSÉO simplifiera le processus d’achat, et éliminera certaines tâches manuelles liées au support papier

Favoriser la reddition de comptes, et une piste de vérification complète – Le MCSÉO conserve des traces des actions et des décisions de chaque transaction

Faire plus avec moins dans un contexte d’austérité budgétaire –

L’automatisation permet de réduire le coût des transactions d’achat

Un pouvoir d’achat collectif plus important débouche sur des prix réduits pour les participants au marché

Les économies réalisées sont réinvesties dans l’éducation

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Le MCSÉO soutient la mission et les objectifs de l’Ontario University Purchasing Management Association (OUPMA)

Le MCSÉO soutient la mission de l’OUPMA, qui est de favoriser la collaboration et l’échange d’information (par ex. les pratiques exemplaires en matière d’achats) ainsi que l’objectif consistant à encourager les initiatives d’approvisionnement coopératif qui permettent de faire le meilleur usage possible du pouvoir d’achat des établissements.

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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat

Recevoir plus rapidement les biens et les services commandés – le marché électronique permet de réduire le temps de traitement des transactions

Améliorer l’exactitude des commandes grâce au MCSÉO en ligne, et aux catalogues de fournisseurs du marché électronique

Trouver de meilleurs produits et services – Les établissements ont des contacts avec une gamme plus vaste de fournisseurs grâce au MCSÉO

Mieux comprendre les activités d’achat –

Commander la bonne quantité au bon moment

Une plus grande marge de manœuvre dans la négociation des contrats

Capacité améliorée sur le plan des rapports de gestion

Rester à jour – le MCSÉO informera les établissements des mises à jour et des changements relatifs aux produits par l’entremise des catalogues des fournisseurs

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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les fournisseurs

Occasion d’accroître les recettes – point d’accès centralisé pour des universités, des collèges et des écoles dont les dépenses annuelles s’élèvent à 2 milliards de dollars

Réduire le coût par article vendu – Le MCSÉO propose un processus d’approvisionnement commun pour tous les acheteurs participants

Favoriser le libre jeu de la concurrence – les fournisseurs, quels que soient leur taille et leur emplacement, peuvent se faire concurrence pour obtenir des contrats des mêmes acheteurs

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Guichet unique d’un marché de 2 milliards de dollars

L’excellente proposition de valeur du MCSÉO aux fournisseurs permettra de proposer aux établissements participants un choix plus vaste de produits au meilleur prix possible.

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Technologie sous-jacente des marchés électroniques

Transformation des marchés électroniques (en Amérique du Nord, dans le secteur public)

1er étude de cas : eVA

2e étude de cas : les hôpitaux du Québec

Principales difficultés à surmonter sur le plan de la mise en œuvre

Aperçu du MCSÉO

Aperçu des marchés électroniques

Bilan de l’avancement du MCSÉOet prochaines étapes

Représentants du MCSÉOet personnes-ressources

Aperçu des marchés électroniques :

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Marchés électroniques – Technologie sous-jacenteÉléments principaux

Les quatre principales caractéristiques de la technologie des marchés électroniques :

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La technologie est un outil habilitant

qui permet l’amélioration continue des

pratiques d’appro-visionnement.

Offre la fonctionnalité de marché Compatible avec plusieurs types de serveurs et de bases de

données

Applications pour le marché

Les outils EAI assure l’interface entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs

Fournit des modèles prêt-à-utiliser pour accélérer le transfert de données entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs

Fournit le matériel et les réseaux pour des applications ayant une architecture à n-niveaux

Compatible avec des couches d’application, de sécurité et d’intégration

Sécurité de la transmission des données, des coupe-feu, de la détection et du blocage des virus et des intrusions, de la vérification de l’utilisateur

Sécurité

Couche d’interface

interentreprise et A2A

Infrastructure du système

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Transformation des marchés électroniques (Amérique du Nord)

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Fin des années 90

Premiers balbutiements des marchés électroniques grâce à l’arrivée de logiciels fiables d’approvisionnement en ligne

2000 – 2001

Réduction du nombre de joueurs après l’éclatement de la bulle Internet

Fin des années 90 à 2000-2001

Le secteur public et le secteur privé s’empressent de mettre en place des marchés électroniques.

Segmentation en fonction des divers types de marché : marchés axés sur les acheteurs; marchés axés sur les

fournisseurs; et marchés gérés par une tierce

partie.

2000-2001 à aujourd’hui

Les marchés électroniques cessent de jouer au champion du multi-services et proposent plutôt un ensemble de services qui répondent aux principaux besoins des participants.

Les nouveaux marchés cherchent à éviter les erreurs du passé et profitent de l’amélioration constante des logiciels.

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Transformation des marchés électroniques (Secteur public)

Le secteur public a su tirer profit de l’approvisionnement en ligne :

Niveau élevé de dépenses combiné à une dissémination des points de commande

Capacité d’utiliser le total des dépenses afin d’aller chercher le meilleur prix possible

Rapports transparents avec un grand nombre de fournisseurs

Plusieurs exemples de marchés électroniques, 2 cas seront décrits

1er étude de cas : eVA

2e étude de cas : les hôpitaux québécois

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« Aucun secteur n’est mieux placé que le secteur public, aujourd’hui et dans les prochaines années, pour ce qui est des occasions de tirer profit de l’approvisionnement en ligne, à cause du total très élevé des dépenses et de la dissémination des points de commande. »

Andy KyteVP directeur de

recherche, secteur interentreprise, Gartner

Group

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1er étude de cas : eVA

La difficulté à surmonter

Activités d’approvisionnement fortement décentralisées, plus de 180 points d’achat en l’occurrence (y compris des écoles, des collèges et des universités) – systèmes et procédés excédentaires

Les activités d’approvisionnement utilisaient divers logiciels, divers systèmes d’achats automatisés et divers procédés manuels

Aucune utilisation du pouvoir d’achat collectif

Absence de rapports sur les fournisseurs et les achats

Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires

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Une identité centrale pour l’appro-visionnement

En mai 2000, Le gouverneur James Gilmore décide de mettre en œuvre un nouveau système d’approvisionnement en ligne afin de centraliser l’approvisionnement pour les utilisateurs et les fournisseurs du Commonwealth.

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1er étude de cas : eVA

La solution Activités d’approvisionnement automatisées –

simplification et accélération de l’ensemble du processus (du besoin à l’adjudication)

Centre commercial électronique – les acheteurs font des recherches en ligne, comparent des offres; les fournisseurs ont un guichet unique pour tout le marché gouvernemental

Inscription en ligne des fournisseurs – les fournisseurs ne s’inscrivent qu’une seule fois; les acheteurs ont une source centralisée de renseignements lorsqu’ils cherchent des fournisseurs

Intégration avec les autres systèmes PRO du Commonwealth – permet un fonctionnement de type « branchez et payez » du système d’approvisionnement pour les diverses entités du Commonwealth

Entrepôt de données sur les fournisseurs et les achats – repérer les possibilités d’économies pour les produits courants, information financière en temps réel pour la prise de décisions

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Activités d’approvisionneme

nt automatisées

Centre commercial électronique

Catalogues en ligne

Inscription en ligne des fournisseurs

Intégration avec les systèmes PRO du Commonwealth

Entrepôt de données sur les

fournisseurs et les achats

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1er étude de cas : eVA 20 juin 2006

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Portail eVA

Entrepôt de transactions

d’achat

Entrepôt de données sur les

fournisseurs

Centre commercial électronique

Affichage public, Push

Inscription des fournisseurs

Données sur les

fournisseurs

Soumissions et passation de

marché

Enchères

Demandes d’achat et

commandes

Réception et facturation

Authentication Intégrité Efficacité Exhaustivité

Système d’approvisionnement de l’organisme

Enchères, données sur les fournisseurs

Commandes, offres

fournisseurs

Réception de la

commande

Catalogues en temps

réel

Envoi d’offres, factures EDI

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1er étude de cas : eVA June 20, 2006

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Économies de 114 M$

Économies annuelles de 36,5 M$, évitement des coûts

Le coût par achat réduit de 50 %

Durée du cycle de traitement (de l’appel d’offres à la passation de marché) réduite parfois de 70%

Traitement de plus de 960 000 commandes

Valeur totale des commandes : 8,8 milliards de dollars

983 catalogues

32 482 fournisseurs

171 organismes, 492 emplacements

9 100 utilisateurs

Les résultats eVA est la solution intégrée d’appro-visionnement en ligne la plus ambitieuse aux États-Unis, et sa mise en œuvre à l’échelle de l’État s’est fait en un temps record.

eVA est un modèle facilement transposable.

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2e étude de cas : les hôpitaux du Québec

La difficulté à surmonter

Cinq hôpitaux participants (plus de 11 000 employés) utilisant divers types d’infrastructures, de systèmes existants, d’enchaînement des opérations, de procédures administratives – systèmes et processus excédentaires

Processus d’achat long et pénible, beaucoup de manipulations, tâches devant être effectué deux fois

Erreurs dans les commandes à cause de la retranscription manuelle de longues unités textuelles

Manque d’informations à jour sur les produits

Pas d’utilisation du pouvoir d’achat collectif

Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires

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2e étude de cas : les hôpitaux du Québec

La solution

Mise en œuvre du premier fournisseur de services applicatifs (ASP) de SAP dans le secteur des soins de santé au Québec

Pratiques simplifiées, propositions de processus normalisés

Mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement

Mise en œuvre d’un marché électronique, de solutions de gestion du contenu et de services d’intégration en faisant appel à :

Connect Plus du Global Health Exchange (GHX)

GHX Content Centre

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2e étude de cas : les hôpitaux du Québec

Les résultats

Le traitement des commandes, qui prenait 2 jours en moyenne, ne prend plus que 10 minutes

L’Hôpital du Sacré-Cœur prévoit réaliser des économies de 1,8 M$ en heures de soins infirmiers au cours des cinq prochaines années, 1,2 M$ au chapitre des coûts

Élimination des renseignements désuets, redondants ou inexacts sur les produits

Réduction importante des erreurs de transactions en éliminant l’étape de la saisie manuelle des documents

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Principales difficultés à surmonter

Définir une fonctionnalité qui répond aux besoins les plus urgents de l’ensemble des établissements participants

Convaincre sans relâche un grand nombre d’intervenants (à savoir les acheteurs, les fournisseurs, le gouvernement et les citoyens)

Définir le mode de gouvernance et le PE entre les participants et le marché

Préserver le niveau d’engagement et de participation du comité directeur du MCSÉO

Trouver une expertise crédible en matière de marchés électroniques afin de livrer le MCSÉO

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Une gestion du changement efficace a plus d’importance que la technologie utilisée lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des marchés électroniques

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Bilan de l’avancement du MCSÉO

Prochaines étapes du MCSÉO

Représentants des établissements participants

Personnes-ressources du MCSÉO

Aperçu du MCSÉO

Aperçu des marchés électroniques

Bilan de l’avancement du MCSÉOet prochaines étapes

Représentants du MCSÉO et personnes-ressources

Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes :

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Bilan de l’avancement du MCSÉO 20 juin 2006

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mars 2004

AchatsOntario est lancé

aout 2005

Le MCSÉO débute la phase 1 de ses travaux, à savoir l’évaluation de la possibilité de mise en

œuvre d’un marché pour l’approvisionnement en

ligne

avril 2006

La phase 2 du MCSÉO

reçoit un financement de 1,2 M$

novembre 2005

Le MCSÉO complète la phase 1,

et relève d’importantes

économies à réaliser sur le plan des finances et des

opérations

mai 2006

Début de la phase 2 du MCSÉO : la sélection du logiciel et la conception

détaillée

mars 2005

Un petit groupe de professionnels en

approvisionnement, représentant des universités, des collèges et des

conseils scolaires, élaborent une demande de financement pour le ministère des Finances

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Les prochaines étapes du MCSÉO

Printemps-été 2006

Phase 2: sélection du logiciel et début de la conception détaillée (CGI est le fournisseur de service)

Élaboration d’un plan des communications et d’un plan de marketing afin de s’assurer que les intervenant reçoivent en permanence les nouvelles les plus récentes

• Le site Web est en construction et sera prêt à l’automne

• Élaboration de bulletins d’information pour les trois secteurs pertinents, qui seront distribués par intermédiaire des associations (le CNA transmettra des mises à jour pour l’ACPAU)

Élaborer des stratégies pour l’adoption du marché par les acheteurs, par les fournisseurs

Élaborer ce qui sera le modèle de gouvernance du MCSÉO

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Les prochaines étapes du MCSÉO

Printemps-été 2006

Élaborer un cadre de diligence raisonnable afin de :

• Vérifier le bien-fondé du modèle financier et des hypothèses utilisées grâce à un examen indépendant de l’analyse de rentabilisation

• Vérifier le degré de préparation technologique du secteur public en général à des marchés électroniques

• Définir les « traces écrites » virtuelles de vérification susceptibles de satisfaire aux exigences des divers intervenants

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Les prochaines étapes du MCSÉO

Automne 2006

Tenue de quatre (4) séminaires intensifs régionaux sur le projet du MCSÉO à l’intention des universités, des collèges et des écoles

Début de la campagne de recrutement d’établissements participants

La campagne de recrutement de fournisseurs se poursuit

Début des travaux de conception du marché

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Représentants des établissements participants

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MEMBRE ÉTABLISSEMENT PARTICIPANT

DAVIES, John VP, Services administratifs

Humber Human Institute of Technology and Advanced Learning

EVELYN, Allan Directeur, Services financiers, Seneca College

FAVERIN, Renata – présidente

Directrice, Services d’approvisionnement, York University

HAYES, Lorraine Gestionnaire, Services des achats, Trent University

KYRITSIS, Terry Contrôleur adjoint, Services administratifs, Toronto District School Board

MOORE, Bob Directeur, Achats, The University of Western Ontario

PITMAN, Wade Gestionnaire, Achats et paiement, Ryerson University

SBAHI, Abder Directeur, Approvisionnements et Services, Université d’Ottawa

WHITTAKER, Stephen Directeur,Services d’approvisionnement, University of Toronto

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Personnes-ressources du MCSÉO 20 juin 2006

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Renata Faverin, Présidente du comité directeur du MCSÉO,Directrice, Services d’approvisionnement, York University (416) 736-5143

Franca Gemignani, Coordinatrice de projet, MCSÉ[email protected] (416) 627-3489

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Merci