LOGICIEL ERP

COMMENT BUDGÉTER& FINANCER SON PROJET ?

THÈMESABORDÉS

Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) a pour objet de regrouper l’ensemble des fonctions nécessaires à la gestion d’une entreprise dans une base de données unique. Il est la colonne vertébrale d’une société : il centralise l’ensemble des informations, encadre la majorité des opérations et analyse l’activité pour fournir une aide au décisionnel précieuse.

Sa mise en place est un projet conséquent ; qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un

renouvellement. En effet, les entreprises dépensent en moyenne 1,5% à 1,8% de leur chiffre d’affaires annuel en investissements informatiques. Leur ERP se doit d’être le plus adapté aux besoins de cette dernière pour un ROI positif et rapide.

Aucune étape n’est donc à négliger ; et surtout pas l’estimation de l’investissement nécessaire et comment le financer.

LES DIFFÉRENTS POSTES D’UN BUDGET ERP ............................................ 3 L’AVANT-PROJET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

LES DROITS D’UTILISATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

L’INTÉGRATION DE VOTRE LOGICIEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

L’INFRASTRUCTURE & LE PARC INFORMATIQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

LA FORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

LA MAINTENANCE DES SERVEURS (MODE ON-PREMISE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

LES MONTÉES DE VERSION ET LES ÉVOLUTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

COMMENT FINANCER SON ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

NOS CONSEILS ........................................................................................... 11

CE QU’IL FAUT RETENIR ............................................................................ 12

DIVALTO, AU COEUR DE LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE DES PME ................... 13

Ce document, offert par l’éditeur Divalto, définit les différents postes de dépense dans le cadre de l’achat ou de la location d’un ERP, les aides à la disposition des entreprises mais aussi nos conseils pour bien choisir votre solution.

LES DIFFÉRENTS POSTES D’UN BUDGET ERPLA BUDGÉTISATION D’UN ERP EST UNE TÂCHE COMPLEXE. VOUS TROUVEREZ CI-DESSOUS UNE LISTE EXHAUSTIVE DES POSTES DE DÉPENSE AVEC LE DÉTAIL DES PRIX PRATIQUÉS.

Certaines entreprises font le choix de se faire accompagner par des cabinets conseil.

Ces consultants sont spécialisés dans la mise en place de solutions logicielles. En faisant appel à leurs services, vous bénéficiez de leur expérience. Les conseils vous accompagnent de l’analyse de vos besoins jusqu’au recettage ; en fonction de la prestation choisie. Ils apportent un regard extérieur intéressant dans le choix de la solution et permettent de piloter efficacement le projet.

Cet intermédiaire est idéal pour les sociétés recherchant un accompagnement avancé ou ne souhaitant pas internaliser des compétences ERP.

COMPTEZ EN MOYENNE 800€ À 1000€PAR JOUR-HOMME

La durée dépendra, évidemment, de vos besoins mais aussi de la taille de votre entreprise. L’audit des besoins, par exemple, peut aller de 4 à 5 jours pour une petite PME à plus de 20 jours pour une entreprise de plus de 200 salariés.

Si l’investissement peut paraître important, sachez qu’il sécurise votre projet et qu’il peut faire la différence dans sa réussite.

L’AVANT-PROJET

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L’ACQUISITION DU LOGICIELNous allons traiter dans un premier temps la partie qui vous est facturée par l’éditeur du logiciel pour utiliser sa solution.

Deux méthodes de facturation sont possibles : • Le mode licence : licence facturée une seule

fois et sans restriction d’usage dans le temps.• La location : abonnement facturé

périodiquement avec une période d’engagement.

A SAVOIR

La location est généralement pratiquée pour les logiciels en mode SaaS. Cette méthode consiste à mettre à disposition un logiciel sur un serveur distant. Ce tarif englobe les droits d’utilisation mais aussi la gestion de l’infrastructure et la mise à disposition des mises à jour par l’éditeur.

Qu’il s’agisse d’une licence ou d’un abonnement, vous pouvez être facturé par poste ou par utilisateur nommé. Le prix de chaque utilisateur dépendra de ses droits au sein de l’ERP.

LES OPTIONS• L’abonnement aux mises à jour (mode

On-premise seulement) : il permet de lisser le coût des mises à jour futures. Par exemple, votre entreprise souhaite passer à une version plus récente, elle n’aura pas à payer de nouvelles licences pour son ERP. Le coût de cet abonnement se situe entre 10% et 15% de vos licences et il peut évoluer chaque année en fonction d’un indice (type indice Syntec).

• Le contrat d’assistance : il vous permet d’avoir une assistance téléphonique. Ce contrat représente 10% à 15% du coût de vos licences. Il peut aussi être indexé sur un indice.

LES LICENCES TIERCESCertains ERP intègrent des outils tiers pour gérer leurs bases de données, connecter des sites e-commerce, intégrer une chaîne de dématérialisation ou encore une partie Business Intelligence. Vous pouvez, si vous souhaitez souscrire à ces services, avoir une facturation supplémentaire provenant de votre partenaire ou d’un éditeur tiers.

Cette facturation peut aller de quelques euros par utilisateur pour de la Business Intelligence comme Microsoft Power BI jusqu’à plusieurs centaines pour des outils avancés.

LES DROITS D’UTILISATION

>> TARIFS MOYENS POUR UNE SOLUTION ORIENTÉE PME-ETI

ACQUISITION DE LICENCE 1000€ À 2000€

PAR UTILISATEUR

MODÈLE SAAS +/-100€

PAR UTILISATEUR & PAR MOIS Les logiciels métier peuvent néanmoins être plus onéreux.

Ces tarifs concernent des utilisateurs à "temps plein" ; c’est-à-dire qui ont un accès à plusieurs fonctions de l’ERP et peuvent y modifier des informations.

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L’INTÉGRATION DE VOTRE LOGICIELVOTRE ÉDITEUR (SI VOTRE LOGICIEL EST DISTRIBUÉ EN MODE DIRECT) OU VOTRE INTÉGRATEUR (POUR LE MODE INDIRECT) SONT EN CHARGEDE VOUS LIVRER ET D’INSTALLER VOTRE ERP.

Pour cela, ils vont passer par plusieurs étapes que l’on regroupe sous le terme "intégration".

Cette phase va permettre de valider vos besoins, de paramétrer votre logiciel, de le personnaliser, de corriger les retours de vos utilisateurs et, enfin, de le mettre à la disposition de l’ensemble de l’entreprise.

Sa budgétisation se fait en jour-homme.

COÛT MÉDIAN (PAR JOUR)800€ À 1000€

VARIATION DE COÛT Ce coût dépend de la ressource et de la tâche que vous lui affectez :

• Développeur ERP : entre 800€ et 900€ par jour.• Chef de projet ERP : entre 900€ et 1000€ s’il effectue

du pilotage de projet.• Chef de projet ERP : entre 800€ et 900€ s’il effectue de

l’analyse.• Consultant ERP : entre 800€ et 900€ par jour.

La durée - à comprendre le coût - de cette étape dépend de plusieurs critères :

• Le nombre de briques à installer et, plus généralement, l’envergure fonctionnelle du projet.

• Le volume de développements spécifiques à prévoir.

• La gestion du projet ERP ; c’est-à-dire la disponibilité de vos collaborateurs et leur respect des délais.

• La reprise des données (le prestataire vous donnera un prévisionnel qui sera ensuite affiné grâce à l’analyse des données).

Une moyenne est utilisable pour estimer vos jours de développements. Ils correspondent au nombre d’utilisateurs multiplié par 1,5 à 2,2 en fonction de la complexité du dossier.

A SAVOIR

Il peut être tentant de penser que cette phase sera plus courte sur un projet

SaaS qu’On-premise. Or, seuls les coûts d’infrastructure et d’installation - que nous

verrons ci-dessous - sont différents pour ces deux modes.

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L’INFRASTRUCTURE & LE PARC INFORMATIQUE

Que sa mise en conformité soit gérée par votre service informatique ou votre partenaire ERP, vous devez anticiper :

• L’achat de serveur (si besoin).• La configuration du serveur et de la base de

données.• La gestion de vos serveurs (mise en place

de sauvegardes, maintenance, gestion des performances, sécurisation, etc.).

• La mise à jour de votre réseau et de votre parc informatique.

• La gestion de multisites si votre entreprise est implantée sur différents lieux.

• Etc.

Encore une fois, le coût dépend de votre installation. Sachez que nous constatons, en général, que 2 à 3 jours sont nécessaires à l’installation de la base de données et de l’ERP sur votre serveur.

TARIF D’UN EXPERT INFRASTRUCTURE (PAR JOUR)

800€ À 900€

ON-PREMISE : HÉBERGER SON ERP AU SEIN DE SON ENTREPRISE

Si vous souhaitez conserver vos données dans les murs de votre société, il vous faudra une infrastructure capable de supporter votre logiciel de gestion.

A SAVOIR

Le temps d’installation peut être allongési vous souhaitez utiliser des "clients légers". Les clients légers sont des interfaces qui réalisent toutes les opérations informatiques via une connexion réseau à un serveur central et n’effectuent qu’une faible partie du traitement sur le matériel lui-même.

Attention, si votre prestataire infrastructure n’est pas le même que votre ERP, n’oubliez pas de provisionner un budget pour une réunion de coordination. Ce temps est essentiel pour éviter toute incompréhension et il est souvent omis par les prestataires.

Pensez aussi à tous les terminaux qui doivent être achetés ou remplacés : postes informatiques, terminaux de saisie, douchettes à code-barres, etc.

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>> POUR LE CLOUD

Votre entreprise paie la location d’un serveur dédié à un data center ou directement à son intégrateur. Elle est facturée des autres pôles de dépense de la même façon qu’une installation On-premise.

Le prix d’un serveur Cloud est proportionnel au nombre d’utilisateurs et dépend aussi des services proposés.

SERVEUR CLOUD DÉDIÉ*500€ À 1000€ (PAR MOIS)

* sans haute disponibilité et plan de reprise d’activité, pour un ERP de 30 postes.

>> POUR LE SAAS

La gestion de l’infrastructure est intégrée dans votre abonnement.

PAS DE COÛT SUPPLÉMENTAIRE

A SAVOIR

Le point de fort du SaaS est la sécurité. Les moyens mis en place par les grands fournisseurs Cloud sont incomparables face à ceux qu’une société seule pourrait déployer en interne.

Le SaaS offre une meilleure sécurisation de vos données mais aussi des dispositifs avancés de disponibilité, de continuité du service et de sauvegarde des données (redondance, adaptation des capacités, etc.).

CLOUD ET SAAS : ACCÉDER À VOS DONNÉES À DISTANCE

Si vous ne souhaitez pas héberger votre ERP, deux possibilités s’offrent à vous :• Le Cloud : consiste à louer un serveur distant pour y installer votre logiciel de gestion.• Le SaaS : consiste à louer votre logiciel installé sur un serveur distant.

Les coûts pour ces deux solutions ne sont pas les mêmes.

ACCÉDEZ À DISTANCE À VOS DONNÉES

DEPUIS N’IMPORTE OÙ ET À TOUT MOMENT

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LA MAINTENANCE DES SERVEURS (MODE ON-PREMISE)L’ENVELOPPE D’UN ERP NE S’ARRÊTE PAS À SON INSTALLATION.POUR L’ON-PREMISE, VOUS DEVEZ ASSURER LE MAINTIEN EN CONDITIONS OPÉRATIONNELLES DE VOS SERVEURS.

Que la maintenance soit internalisée ou non, il faut provisionner un budget pour les tâches suivantes :

• Maintenance ou télémaintenance.• Journées de délégation (audits sur site, etc.).• Pilotage et surveillance des serveurs.• Contrôles récurrents (mise à jour, contrôle des

sauvegardes, contrôle anti-virus, etc.).• Pilotage des travaux.• Gestion des incidents.• Planification des arrêts du système pour

maintenances périodiques.• Planification et pilotage des modifications de

configuration.• Actualisation de la documentation.• Mise à disposition d’un outil de gestion de

tickets (helpdesk, etc.).• Etc.

VOUS SOUHAITEZ EXTERNALISER LA MAINTENANCE ?

Votre contrat de maintenance dépend de la taille de l’architecture serveur.

5% À 10% DU MONTANT DE L’OFFRE INITIALE

DE L’ARCHITECTURE SERVEUR

Certains compléments de service influent sur les coûts ; par exemple si vous souhaitez une continuité de service qui couvre une période en dehors des jours ouvrés et des horaires de bureau.

LA FORMATIONLA FORMATION DE VOS UTILISATEURS REPRÉSENTE EN MOYENNE 20%* D’UN PROJET ERP. ELLE EST STRATÉGIQUE VU QU’ELLE ASSURE QUE VOS UTILISATEURS SOIENT CAPABLES D’UTILISER VOTRE NOUVEL ERP.

Elle est souvent découpée en deux phases :• Formation : on forme ici vos utilisateurs sur

les fonctions de base de l’ERP dans sa version standard et cela avant le déploiement.

• Analyse formation : on forme vos utilisateurs dans la version finale de l’ERP. Cette étape permet aussi de vérifier l’intégrité des données de l’ERP. Elle fait aussi office de recette.

Les formations peuvent être payées par votre OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés). Pour cela, votre intégrateur (ou votre éditeur en mode direct) doit être certifié et avoir un agrément de centre de formation. La prise en charge dépend de votre organisme de formation.

*Moyenne constatée par l’éditeur Divalto.

9 | LOGICIEL ERP - COMMENT BUDGÉTER & FINANCER SON PROJET ?

LES MONTÉES DE VERSION & LES ÉVOLUTIONSLES ÉVOLUTIONS SONT INDISPENSABLES SI VOUS SOUHAITEZ CONSERVER UN ERP PERFORMANT, CONFORME AUX NOUVELLES LÉGISLATIONS ET ADAPTÉ À VOS BESOINS.

ON-PREMISE & CLOUDPour les montées de version, il faut distinguer deux pôles de dépense : les licences et l’installation de la nouvelle version.

Les licences sont accessibles à tarif réduit pour les clients et peuvent être incluses dans les abonnements aux mises à jour que nous présentions précédemment.

L’installation, quant à elle, nécessite l’intervention de votre partenaire. En plus de déployer le nouveau produit, il aura la charge de vérifier que vos paramétrages et vos développements restent fonctionnels.

SAAS Les évolutions pour le SaaS sont gérées différemment. Toutes les évolutions sont mises à disposition dans le cadre de votre abonnement par votre éditeur. Vous n’avez pas besoin de souscrire à un abonnement mises à jour.

Néanmoins, il est à prévoir des prestations de mise à niveau de vos personnalisations par votre partenaire et, comme en On-premise, de potentiels déploiements de nouvelles fonctions.

De l’ajout d’utilisateurs jusqu’à la migration vers une nouvelle version en passant par l’installation de nouveaux services pack, une enveloppe est à prévoir.

A SAVOIR

Plus votre ERP se rapproche d’un standard (qu’il soit généraliste ou qu’il ait été adapté à un métier par un intégrateur), plus la migration est simple. Les développements spécifiques rendent les montées de version plus complexes parce qu’il faut vérifier que tous les ajouts sont compatibles.

Autre point de vigilance, les fonctions supplémentaires. Une nouvelle version peut embarquer des nouvelles fonctionnalités. Les installer fera l’objet d’un nouveau projet : analyse des besoins, paramétrage, déploiement et formation de vos utilisateurs.

10 | LOGICIEL ERP - COMMENT BUDGÉTER & FINANCER SON PROJET ?

COMMENT FINANCER SON ERP ?UN LOGICIEL ERP EST UN INVESTISSEMENT IMPORTANT POUR LES ENTREPRISES. C’EST POURQUOI IL EXISTE DE NOMBREUX DISPOSITIFS POUR SOUTENIR CET EFFORT.

Le premier, que nous citions ci-dessus, est la prise en charge de vos formations par votre OPCA. Il est aussi possible pour certains de vos collaborateurs souhaitant monter en compétences sur la thématique de l’ERP d’utiliser leur Compte Personnel de Formation (CPF).

A savoir, vous pouvez faire appel à des prestataires pour optimiser votre budget formation. En effet, des sociétés ont pour spécialité de trouver des financements et des cofinancements (FNE, FSE, etc.) complémentaires mais aussi de prendre en charge les demandes aux différents organismes.

Des aides régionales sont mises en place ou cataloguées par votre CCI : chèque numérique, chèque transformation numérique,

prêt numérique ou encore prêt industrie du futur, etc. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre chambre de commerce ou de vous rendre sur le site les-aides.fr qui liste les subventions et les financements accessibles par région.

Bien que le dispositif prévoyant un suramortissement des logiciels ERP ait pris fin en avril 2017, votre projet pourrait être éligible à d’autres aides gouvernementales. Votre société peut donc candidater au Crédit Impôt Compétitivité Emploi (CICE), à l’aide à la réindustrialisation, aux crédits impôt recherche et innovation, etc. Toutes ces aides sont répertoriées sur le site aides-entreprises.fr.

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NOS CONSEILSNOUS UTILISONS UN INDICATEUR POUR CALCULER LE COÛT D’UN ERP : LE TCO POUR TOTAL COST OF OWNERSHIP. IL ADDITIONNE L’ENSEMBLE DES COÛTS RELATIFS À L’ERP ET PERMET DE RÉPONDRE À DES QUESTIONS STRATÉGIQUES TELLES QUE "LE SAAS EST-IL PLUS RENTABLE ?", "QUEL EST LE ROI DE MA SOLUTION ?", ETC.

COMPARER LES SOLUTIONS À PÉRIMÈTRE ÉGAL

Tous les ERP ne proposent pas une technologie aussi pérenne, ne sont pas mis à jour régulièrement et n’ont pas ou peu de possibilités d’évolution. De la même façon, certains éditeurs sont plus "solides" financièrement et proposent un niveau de services plus conséquent, etc.

ÉVALUER VOS ALTERNATIVES SANS À PRIORI

Le SaaS a pour réputation d’être sensiblement plus cher que le mode On-premise mais ce n’est pas justifié. Au contraire, en calculant le TCO méticuleusement et à services égaux, le SaaS peut être plus accessible.

LES TÂCHES INTERNALISÉES OU EXTERNALISÉES

Soyez vigilant quand vous comparez deux offres à ce qu’elles prévoient le même niveau de prise en charge. En internalisant une partie des travaux, la facture sera moins élevée mais vous aurez plus de frais cachés.

Voici les éléments régulièrement oubliés de ce calcul :• Le coût horaire de vos ressources mobilisées par le projet

ERP. En effet, le nombre de jours nécessaires en interne est souvent équivalent voir supérieur à celui devisé par votre intégrateur.

• Le coût de vos ressources dédiées à la gestion de l’infrastructure (et pas seulement l’année de l’installation).

• Etc.

CE QU’IL FAUTRETENIREN SUIVANT POINT PAR POINT CE DOCUMENT, VOTRE ENTREPRISE POURRA ÉVALUER OU PRÉCISER L’ENVELOPPE NÉCESSAIRE À LA MISE EN PLACE ET À L’EXPLOITATION D’UN LOGICIEL ERP.

Ce chiffrage sera ensuite confirmé par votre futur partenaire.

Nous vous conseillons vivement de réaliser, en parallèle de votre budgétisation, un court cahier des charges. Ce dernier permettra de détailler vos besoins et votre interlocuteur pourra valider si votre budget semble cohérent, ou non.

N’oubliez pas d’y inclure les objectifs de l’entreprise à moyen voire long terme. Vos ambitions pourraient faire la différence lors du choix de votre logiciel.

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Divalto propose des solutions de gestion adaptées à toutes les entreprises et tous secteurs d’activité, ainsi que des solutions de mobilité et de portails collaboratifs.

Créé en 1982, Divalto est le champion français de l’ERP pour PME-PMI et ETI. Son offre ERP, accessible en SaaS comme en On-premise, ainsi que ses solutions de mobilité et de portails collaboratifs sont fortement personnalisables, puissantes et s’adaptent à tous les secteurs d’activité (industrie, négoce, services, etc.).

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"Notre monde et en particulier le monde des entreprises

vit une transformation numérique. Pour s’adapter, elles

comptent sur nous, créateurs de solutions de gestion

innovantes. Je conçois Divalto comme l’interlocuteur

privilégié des dirigeants ; un partenaire agile et à l’écoute,

qui a pour vocation de les emmener au succès."

Thierry MEYNLÉ - Président

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