LES TABLEAUX DE BORD Vers une gestion anticipée Master 2. contrôle de gestion sociale.

LES TABLEAUX DE BORD

Vers une gestion anticipée

Master 2. contrôle de gestion sociale

Définition

« Un tableau de bord est un ensemble d’instruments mis à disposition de responsables, rassemblant et présentant l’information en vue de favoriser la décision »

B. Martory

1Master 2. contrôle de gestion sociale

« L’existence de la mise en place de nouvelles formes d’organisation du travail, de nouveaux modes de gestion des Ressources Humaines conduit à l’adaptation de systèmes d’information adaptés aux contraintes spécifiques du pilotage socio économique »

B. Martory

Master 2. contrôle de gestion sociale 2

Principes d’action (1)

Les tableaux de bord sont des moyens et non une fin en soi…


Ils s’élaborent toujours par rapport au contexte et au regard des finalités poursuivies

Principes d’action (2)


Le tableau de bord Un outil de pilotage

Le pilotage offensifMesurer la performance, optimiser les ressources, faire de la veille.

Le pilotage défensifMaîtriser les évolutions, détecter les dysfonctionnements, gérer les données sociales.

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Les questions que soulèvent les tableaux de bord

Qu’est ce qui justifie la mise sous contrôle (le pourquoi ?)

Comment mettre sous contrôle (le comment) ?

Quelles données mettre sous contrôle (le quoi)?

Quelles sont les conditions permettant de garantir le

performance et la pérennité des tableaux de bord?


Le pilotage… a quelles fins

Le pilotage de…quoi ?- La stratégie sociale, économique.- Les évolutions

Le pilotage… pourquoi?- La production

- Améliorer la performance des hommes

- Optimiser les ressources- Décider « efficacement »

- Communiquer pour impliquer


Les finalitésMaîtriser les évolutions économiques, sociales

Évolutions quantitatives : production, effectifs, masse salariale, temps de travail

Évolutions qualitatives : emploi, climat social, relations sociales, qualité de service…


Une difficulté cependant,

L’efficacité sociale se repère plus qu’elle ne se mesure

L’information sociale n’est pas systématiquement chiffrée, le fait social qu’elle traduit n’est pas toujours réductible à une donnée quantifiée.

Aussi, il faut être prudent et distinguer le mesurable, du quantifiable, de l’appréciable.

Une prise en compte délicate des quatre dimensions de l’information sociale : le quantitatif, le qualitatif, l’individuel et le collectif


Les conditions permanentes d’usage

Fiabilité L’origine des données est-elle incontestable?

Permanence Les données sont-elles aléatoires ou constantes?

Lisibilité Les tableaux de bord sont-ils lisibles par tous?

Efficience Le coût de collecte et de traitement des données est-il à la mesure des gains escomtés?

Efficacité Pourra-t-on agir sur ces données? Pertinence Les données permettent-elles des

mesures significatives? Adaptée aux fonctions RH, Directions, managers et aux niveaux


Finalités des tableaux de bord du point de vue des acteurs

ETAT

DIRECTION GENERALE

DIRECTION FONCTIONELLE

HIERARCHIE ET SERVICES OPERATIONNELS

SALARIES / AGENTS

ET PARTENAIRES SOCIAUX

DIRECTION DES RESSOURCES

HUMAINES

Tableau de bord

GRH

Master 2. contrôle de

gestion sociale14

Finalités des tableaux de bord en termes de problématiques

Vérifier que les orientations politiques et les choix stratégiques définis en amont sont mis en œuvre (choix stratégiques, budget…)

Vérifier que les activités de la direction sont correctement réalisée(moyens mis en œuvre, prestations internes -externes, qualité de process…

Vérifier que les variables d’action produisent bien les effets escomptés

(image + acquis; effets terrain)

Gérer les risques RH…

Tableaux de bord

GRH

Master 2. contrôle de

gestion sociale15

Les conditions préalables d’élaboration

Accepter que la mise sous contrôle ait un coût (logique

investissement)

Préférer le « bien contrôler » au « tout contrôler »

Formuler et expliciter des objectifs clairs pour chaque tableau de

bord

S’assurer d’une compréhension partagée des tableaux de bord

( par un lexique commun par exemple)

Distinguer les moments de contrôle des moments d’analyse

Intégrer, à toutes les étapes de l’activité GRH, l’élaboration, la

mise en œuvre et le suivi des tableaux de bord


Tableau de bordLes composantes

- Une cible et des objectifs clairs

- Des informations pertinentes

- Un choix de critères hiérarchisés

- Des indicateurs repérables

- Des signaux d’alarme positionnés


Les angles de vue des tableaux de bord La photo, ou l’état à un instant T-Pour contrôler la situation au regard d’un référent clair et « immobile » - donnés n Le film, ou l’évolution dans le temps

- Pour contrôler la tenue d’un cap – données « échéançables » La comparaison, ou la superposition de deux photos- Pour contrôler des écarts dans le temps et/ou dans l’espace – données comparables

18Master 2. contrôle de gestion sociale

Indicateur

« Variable dont certaines valeurs sont significatives (d’un état…) V. Indice, clignotant »

(Le Petit Robert)

Taux d’absentéisme par catégorie de population, budget formation par domaine de compétences, taux de turn-over par métier…

L’indicateur ne fait qu’indiquer; il alerte sur le degré de conformité (ou d’écart) mais ne sanctionne pas mécaniquement.


Système de captage

« Mode de recueil des données qui nourriront les indicateurs »

Le système de captage définit, pour chaque indicateur :• la nature de l’information à recueillir : questionnaires d’évaluation, base de données RH, enquêtes de motivation…

• le responsable du recueil : responsable RH, hiérarchie, …

• le moment du recueil : mensuel, trimestriel…

• les modalités du recueil : base de données, entretiens…


Processus d’élaboration des tableaux de bord

Étape 1 : Qu’est-ce que je veux mettre sous contrôle ?- Que dois-je mesurer, évaluer, observer ( thématique, acteurs, angle de vue)

Produit de sortie : les critères et problématiques du tableau de bord


Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 2 : Quels sont les indicateurs qui me renseigneront ?- Quelles sont les informations nécessaires, et donc le type de données à recueillir ?- Ces informations sont – elles significatives, représentatives de ce que je veux observer ?- Ces informations me permettront-elles de mieux piloter, rendre compte et/ou décider ?

Produit de sortie : Les indicateurs associés à chaque problématique



Étape 3 : Comment recueillir les informations ?

- puis-je obtenir ces informations aisément, à un coût raisonnable en fonction de mes priorités et enjeux ?

- comment obtenir ces données : auprès de qui, où, quand, comment ?

Produit de sortie : définition du système de captage – Quoi ? Qui ? Où ? Comment



Étape 4 (si distincte de l’étape 3) : comment traiter les

données ?

- Comment traiter les données ?

- Par traitement informatique ou traitement manuel ?

Qui ? Sur des supports déjà existants ou non ?

- Les modalités de traitement me permettront-elles de

nourrir les finalités poursuivies ?

Produit de sortie : définition des modalités de traitement :

Comment ? Qui ? Quand ?



Étape 5 : Quelle forme définitive je donne aux tableaux de bord ?

- Réaliser une maquette pour visualiser le tableau de bord et effectuer les modifications nécessaires, tout particulièrement si le tableau retenu est complexe.-Expliciter la finalité du tableau de bord, au besoin, la définition des termes.- Le soumettre aux interlocuteurs qui vont l’alimenter, le traiter, l’utiliser, vierge ou sur la base de données factices.

Produit de sortie : Maquette validée du tableau de bord


Étape 6 : Comment je fais évoluer mes tableaux de bord ?

- Veiller, dans les premiers temps notamment, à la maintenance du tableau de bord et à son adaptation au regard de l’évolution des données.

Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord.



Étape 7 : Comment j’évalue mes tableaux de bord pour garantir leur efficacité ?

- Performance : Toutes les informations sont-elles exportables et exploitées ? Donnent-elles lieu à des actions observables ?-Efficience : le recueil, la saisie, le traitement et l’exploitation de données représentent-ils un coût inférieur aux gains obtenus, quels qu’en soit leur nature ?- Pertinence : Peut-on améliorer la nature des données recueillies au regard de ce que je souhaite mettre sous contrôle ?

Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord ou élaboration de nouveaux tableaux de bord.



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