Les prestations du numériseur industriel Tessi Documents...

Les prestations du numériseur industriel Tessi Documents Services

Mode opératoire n°2 : Le Portail Web Professionnel pour les guichets enregistreurs / instructeurs

Version du4 avril 2018

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Introduction

▪ Le présent mode opératoire détaille les fonctionnalités du Portail Web Professionnel (PWP) àdestination des guichets enregistreurs / instructeurs mis en place par le prestataire denumérisation industrielle Tessi Documents Services, dans le cadre du déploiement du « dossierunique ».

▪ Comme indiqué dans le document de présentation générale des prestations du numériseurindustriel, l’objectif du présent mode opératoire est de détailler les différentes étapes que lesguichets enregistreurs / instructeurs doivent suivre s’ils souhaitent

▪ imprimer les fiches récapitulatives et les bordereaux de transmission pour un envoi parvoie papier ou,

▪ transmettre par voie électronique les pièces justificatives d’un demandeur au prestatairevia le Portail Web Professionnel.

▪ Pour plus d’informations concernant les prestations de Tessi Documents Services et les autrescanaux de transmission des pièces justificatives, se référer au document de présentation généraledes prestations du numériseur industriel, ainsi qu’aux autres modes opératoires.

* Ou dans le système particulier de traitement automatisé, le cas échant ; cette remarque est valable pour tout le mode

opératoire, à chaque fois qu’il sera question de dépôt ou de télé-versement de pièces dans le SNE.

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Télé-dépôt d’un Mono-dossier1

1. Télé-dépôt

▪ Dans le cas où le guichet souhaite transmettre l’ensemble des pièces justificative d’un mêmedossier (Mono-dossier) au format numérique, il est invité à choisir l’option « MONO-DOSSIER »puis à saisir le numéro unique du dossier correspondant dans la case prévue à cet effet.

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1. Télé-dépôt

▪ Une fois le numéro de dossier renseigné, le guichet enregistreur doit cliquer sur le bouton devalidation qui se trouve à côté du champs de saisie du numéro unique


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1. Télé-dépôt

▪ Dans le cas où le numéro unique saisi est valide, des informations personnelles sur ledemandeur sont alors affichées à l’écran.


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1. Télé-dépôt

▪ Le guichet enregistreur doit alors ajouter le ou les fichiers PDF constituant le dossier en cliquantsur le bouton « Déposer mes fichiers» puis renseigner le nombre de pièces contenues dansl’ensemble du dossier afin que cette information soit intégrée dans le champ du QR Code prévuà cet effet.


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1. Télé-dépôt

▪ le navigateur Windows s’ouvre et permet la sélection d’un ou de plusieurs fichiers :


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1. Télé-dépôt

▪ Le récapitulatif des fichiers s’affiche :


▪ Il est possible d’en supprimer en cliquant sur la croix rouge et/ou d’en télécharger d’autres encliquant à nouveau sur « Déposer mes fichiers»

▪ Le guichet peut alors cliquer sur le bouton « Soumission » afin de soumettre son dossier par télé-dépôt (Il est à noter que la taille du fichier à déposer ne doit pas dépasser 20 Mo.)

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1. Télé-dépôt

▪ Après avoir cliqué sur le bouton « Soumission », un message informatif sera affiché à l’écrandès lors que le dossier aura été entièrement transmis à la plateforme de collecte des documentsau format numérique


▪ Le guichet peut alors poursuivre avec un nouveau télé-dépôt.

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Télé-dépôt d’un Multi-dossier2

1. Télé-dépôt

▪ Dans le cas où le guichet souhaite transmettre simultanément plusieurs dossiers déjà constitués(Multi-dossier) au format numérique, il est invité à choisir l’option « MULTI-DOSSIERS »

▪ Au préalable, l’utilisateur aura composé son dossier en lui associant le bordereau, les fichesrécapitulatives et les pièces, dans l’ordre : BdT + FR + Feuilles + FR + Feuilles + …. + FR +Feuilles.

▪ Les fiches et bordereaux devront contenir un QRCode

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1. Télé-dépôt

▪ L’utilisateur doit cliquer sur « Choisissez un fichier » pour choisir son dossier au format pdf

▪ Sa taille ne devra pas excéder 10 Mo

▪ Le guichet peut alors cliquer sur le bouton « Soumission » afin de soumettre son dossier par télé-dépôt (Il est à noter que la taille du fichier à déposer ne doit pas dépasser 20 Mo.)

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1. Télé-dépôt

▪ Après avoir cliqué sur le bouton « Soumission », un message informatif sera affiché à l’écrandès lors que le dossier aura été entièrement transmis à la plateforme de collecte des documentsau format numérique

▪ Le guichet peut alors poursuivre avec un nouveau télé-dépôt.

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2. Envoi postal

Dans le cas où le guichet souhaite transmettre l’ensemble des pièces justificatives par voie postale,il a la possibilité de choisir entre :

▪ L’impression d’une fiche récapitulative

▪ L’impression d’un bordereau de transmission

▪ L’impression groupée de plusieurs fiches récapitulatives et du bordereau de transmissioncorrespondant.

Outil d’impression de fiche récapitulative et de bordereaux de transmission avec QR Codepour un envoi postal

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2. Envoi postal

a. Impression d’une fiche récapitulative

▪ En sélectionnant le bouton Fiche Récapitulative, le guichet est invité à saisir un numéro uniquede dossier de logement social ainsi que :

▪ le nombre de pages

▪ le nombre de documents

Outil d’impression de fiche récapitulative et de bordereaux de transmission avec QR Codepour un envoi postal1

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2. Envoi postal


▪ En cliquant sur le bouton Soumission et si les informations saisies sont validées, le guichet a lapossibilité de télécharger la fiche récapitulative en cliquant sur le lien à droite.


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2. Envoi postal

▪ A titre d’exemple, ci-après une fiche récapitulative avec QR Code auto-générée par le PWP



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2. Envoi postal

b. Impression d’un bordereau de transmission


▪ Dans le cas où le guichet souhaite imprimer un bordereau de transmission, il doit fournir lesinformations suivantes:

▪ nombre de dossiers à envoyer

▪ nombre total de pages du fichier (y compris les fiches récapitulatives).

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2. Envoi postal

▪ En cliquant sur le bouton Soumission et si les informations saisies sont validées, le guichet a lapossibilité de télécharger le bordereau de transmission en cliquant sur le lien à droite.

b. Impression d’un bordereaux de transmission


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2. Envoi postal

b. Impression d’un bordereaux de transmission


▪ A titre d’exemple, ci-après un bordereau de transmission avec QR Code auto-générée par lePWP

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2. Envoi postal

c. Impression massifiée


▪ Dans le cas où le guichet souhaite imprimer plusieurs fiches récapitulatives ainsi que lebordereau de transmission associé, il doit saisir les uns sous les autres l’ensemble des numérosuniques des dossiers concernés.

▪ Après saisie de numéros, le guiche doit cliquer sur « Soumission »

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2. Envoi postal

▪ les informations des différents dossiers uniques sont résumées dans un tableau (nom, prénom,date de naissance et numéro unique du dossier).

▪ Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :

▪ Tous les numéros de dossiers sont valides :

▪ Pour chaque dossier, l’utilisateur doit renseigner le nombre de pages de chaque dossier ainsique le nombre de documents qui le compose.

▪ Lorsque toutes les informations seront renseignées, le guichet aura la possibilité de valider sademande en cliquant sur le bouton Valider



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2. Envoi postal



▪ Après avoir validé sa demande et si les informations saisies sont correctes, le guichet a lapossibilité de télécharger le bordereau de transmission et l’ensemble des fiches récapitulativesau format PDF.

▪ Pour rappel, ces documents sont générés avec des informations récupérées du SNE et saisiespar le guichet enregistreurs

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2. Envoi postal

▪ les informations des différents dossiers uniques sont résumées dans un tableau (nom, prénom,date de naissance et numéro unique du dossier).

▪ Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :

▪ Seule une partie des numéros est valide :

▪ 2 zones s’affichent. La première avec les numéros en erreur et la seconde avec les numéroscorrects



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2. Envoi postal

▪ Pour les dossiers en erreur, il est possible de les corriger et de cliquer de nouveau sur« Soumission »

▪ Si le numéro corrigé est correct, il apparait alors dans le tableau des dossiers valides :



▪ Une fois les dossiers corrigés :

▪ Pour chaque dossier valide, l’utilisateur doit renseigner le nombre de pages de chaquedossier ainsi que le nombre de documents qui le compose.

▪ Lorsque toutes les informations seront renseignées, le guichet aura la possibilité devalider sa demande en cliquant sur le bouton Valider

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2. Envoi postal



▪ Après avoir validé sa demande et si les informations saisies sont correctes, le guichet a lapossibilité de télécharger le bordereau de transmission et l’ensemble des fiches récapitulativesau format PDF.

▪ Pour rappel, ces documents sont générés avec des informations récupérées du SNE et saisiespar le guichet enregistreurs

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3. Espace de suivi

a. Traçabilité des documents déposés via le PWP

Espace de suivi1

▪ L’ « Espace de suivi » accessible en cliquant sur l’onglet « Documents » permet aux guichets

enregistreurs d’avoir une visibilité sur tous les fichiers qu’il aura transmis via le Portail Web

Professionnel pour qualification documentaire.

▪ Les dossiers transmis par le guichet enregistreur s’affichent dans l’ordre de dépôt, les plus

récents en tête de liste.

▪ Pour chaque dépôt seront mentionnés, la date, l’utilisateur, le guichet, le NU et nom du

demandeur, ainsi que le statut de transmission vers la plateforme Tessi (Etat actuel : Transmis ou

Non Transmis) et le statut de versement au SNE (Statut SNE – voir en page 27)

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3. Espace de suivi

a. Traçabilité des documents déposés via le PWP – Détail des statuts SNE

Espace de suivi1

▪ Signification des statuts SNE :

✓ OK : dossier ou document versé au SNE

✓ WORKING (WSS/MOB) ou vide (PWP) : dossier ou document en cours de validation

✓ PARTIEL : dossier partiellement versé au SNE (WSS/PWP uniquement)

✓ HP : dossier partiellement versé au SNE (certaines pièces HP)

✓ ERRPJU0019 : dossier partiellement versé (quota dépassé pour certaines pièces)

✓ ERRPJU0020 : dossier partiellement versé (certaines pièces refusées)

✓ INE : dossier partiellement versé (certaines pièces inexploitables)

✓ KO : dossier ou document non versé au SNE

✓ KO_MULTIPLES : multi-dossier non versé au SNE

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3. Espace de suivi

b. Affinage de la recherche

Espace de suivi1

▪ En cliquant sur la loupe, en bas à gauche, le guichet enregistreur a la possibilité de sélectionner

plusieurs filtres lui permettant d’affiner sa recherche.

▪ Le filtre apparait sous le tableau de suivi

▪ Le guichet peut choisir de lancer une recherche suivant 3 critères:

✓ La date d’ émission

✓ Le numéro unique

✓ L’ état d’avancement du traitement:

Transmis : Le dossier a été transmis à la plateforme Tessi.

Non transmis: Erreur de transmission. Le fichier n’a pas été transmis à la plateforme

Tessi.

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3. Espace de suivi

c. Nouvelle recherche

Espace de suivi1

▪ Afin de permettre la réinitialisation des paramètres de la recherche en cours, le bouton « Effacer

les filtres » est disponible en haut à droit du tableau de suivi

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4. Mon compte

▪ La rubrique « mon compte » permet à tous les utilisateurs de modifier leur mot de passe.

▪ Elle permet aussi, uniquement pour les utilisateurs concernés, de changer de guichet.

▪ Elle offre aussi la possibilité à l’utilisateur de choisir son mode de consultation des rapports :

réception par mail (mode par défaut) ou consultation sur le portail

▪ Selon les utilisateurs, l’affichage sera :

ou

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4. Mon compte

Changement de mot de passe1

▪ Après avoir cliquer sur « CHANGEMENT MOT DE PASSE »,

▪ l’utilisateur est invité à saisir son ancien mot de passe et à saisir 2 fois le nouveau mot de passe

souhaité.

▪ Le mot de passe doit avoir au minimum 8 caractères et contenir au moins 2 chiffres et 2 lettres

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4. Mon compte

Changement de mot de passe1

▪ En cas d’erreur, un message s’affiche et la nature de l’erreur est précisée

▪ Un message confirme la bonne prise en compte du nouveau mot de passe.

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4. Mon compte

Fonctionnalité visible uniquement par les utilisateurs concernés

Changement de guichet2

▪ La fonctionnalité est accessible en cliquant sur « CHANGEMENT GUICHET » :

▪ Un menu déroulant propose à l’utilisateur la liste des guichets qui lui ont été affectés.:

▪ Il sélectionne alors le guichet de son choix et clique sur « Valider »

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4. Mon compte

Fonctionnalité visible uniquement par les utilisateurs concernés

Changement de guichet2

▪ Un message lui confirme la bonne prise en compte de ce changement :

▪ Dans la fenêtre de gauche du portail, les codes guichets et territoires sont remis à jour :

▪ NB : à tout moment, l’utilisateur peut savoir grâce à cette fenêtre de gauche pour quel guichet il

travaille.

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4. Mon compte

Gestion des rapports3

▪ Un message de confirmation s’affiche pour valider la bonne prise en compte de la demande :

▪ Par défaut, c’est l’envoi par mail qui est paramétré. Sans action de sa part via la rubrique

« Gestion des rapports », l’utilisateur les recevra par mail.

▪ En cochant « Consultation sur le PWP », il peut stopper l’envoi par mail et les rapports seront

alors mis à disposition sur le portail pour une durée de 2 mois.

▪ NB : en cas de choix de consultation via le PWP, seuls les rapports générés après la validation

de l’option seront consultables. Le choix effectué n’est pas rétro-actif.

▪ L’utilisateur fait son choix et clique sur « Valider » :

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5. Connexion au Help-Desk

▪ La rubrique « Connexion au Help-Desk » est proposée dans la barre de menu

• En cliquant sur cette rubrique, une nouvelle fenêtre s’ouvre avec connexion automatique au

service help-Desk. L’utilisateur n’a donc pas à ressaisir de login/mot de passe.

• Le descriptif du fonctionnement du Help-Desk n’est pas l’objet du présent document. Il sera

fourni pas le service concerné.

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6. Accès aux rapports

▪ La rubrique « Accès aux rapports » est proposée dans la barre de menu

• 3 types de rapports sont mis à disposition :

• Les rapports quotidiens qui sont consultables sous réserve que l’utilisateur ait fait le

choix de les consulter via le portail

• Les rapports hebdomadaires individuels qui sont consultables sous réserve que

l’utilisateur ait fait le choix de les consulter via le portail

• Les rapports hebdomadaires guichet qui ne sont disponibles que sur le PWP

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• Les rapports quotidiens sont alors consultables ( sous réserve que l’utilisateur ait fait le choix de

les consulter via le portail

Les rapports quotidiens1

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▪ Les rapports des 2 derniers mois s’affichent alors sous forme de tableau

• Pour visualiser le rapport ou

les vignettes associées, il faut

cliquer sur « Télécharger ».

Selon le paramétrage du

navigateur de l’utilisateur, soit

le document s’ouvre

directement, soit il se

télécharge et c’est à

l’utilisateur de l’ouvrir

• Dans le cas des vignettes, un

fichier zip est mis à

disposition. Il contient la ou

les images


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• Il est possible de faire une recherche sur un numéro unique en particulier.

• Pour cela il suffit de le saisir dans la zone ‘Recherche’ :


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• Les rapports hebdomadaires individuels sont alors consultables ( sous réserve que l’utilisateur ait

fait le choix de les consulter via le portail

Les rapports hebdomadaires individuels2

• Pour visualiser le rapport, il

faut cliquer sur

« Télécharger ».

• Le rapport prend la forme

d’un fichier xls.

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• Les rapports hebdomadaires guichet sont consultables uniquement sur le PWP

• Les utilisateurs ont accès aux rapports des guichets auxquels ils sont affectés

Les rapports hebdomadaires guichets

• Pour visualiser le rapport, il

faut cliquer sur

« Télécharger ».

• Le rapport prend la forme

d’un fichier xls.

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• Le code guichet/territoire est

affiché dans la colonne

« Guichet »

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7. Consultation des tutoriels vidéo

▪ Une fois connecté, l’utilisateur peut accéder aux tutoriels vidéo.

▪ Le lien d’accès aux vidéos se trouve dans le bandeau de gauche de portail, sous la zone

d’identification de l’utilisateur :

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▪ Après avoir cliqué sur ce lien, la liste des vidéos disponibles s’affichent :

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▪ En cliquant sur le bouton « Play », la vidéo se lance:

▪ Il est possible de la visionner en plein écran, en cliquant sur l’icone « Plein écran »:

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