Solution ECM IBM

Challenges liés à la gestion des informations non-structurées

Papier

Email

Documents bureautiques

• Beaucoup de gestion

• Inefficace

• Respect des obligations

• Règles de gestion

• Attachements

• Accès & diffusion• Capacités de

gestion

Coûts humains de la gestion du papier

Coûts de stockage

Qualité de service _ Satisfaction client

Productivité _ Temps de traitement

Accès aux documents _ Sécurité _ Traçabilité

Obligations légales

Développement durable

“The strongest driver for scanning and capture is improved searchability and knowledge sharing across the business, followed by productivity improvements, reduced office costs and better customer service.” — Harvey Spencer Associates 2011

IBM Enterprise Content Management

Dématérialisation & capture

•Dématérialisation – LAD / RAD -> ERP

•Collecte automatique de documents électroniques

Répondre à des problématiques métiers & fonctionnelles

Analyse de contenu

•Moteur de recherche global

•Content analytics

•Investigation

Workflows

•Gestion des dossiers et affaires complexes

•Collaboratif et règles métiers intégrés

•BPM orienté contenus

•Analytique - BAM

Cycle de vie de l’information

•Gestion des archives

•Records management

•eDiscovery

•Gouvernance

Gestion de contenu

•Gestion des fichiers bureautiques

•Contenus sociaux & collaboration

•Portails de contenu

Socle commun : CM – BPM

Composition Offre ECMObjectif : relier les acteurs, les processus et les documents pour surmonter les défis, atteindre les objectifs et optimiser les résultats

Acteurs Processus

Documents

Professionnels de la santé

Gestion de dossiers

Gestion de contenu

Capture, collecte de documents

Analyse des contenus

Gestion de la conformité

En fournissant une gestion intelligente et paramétrable de gestion des dossiers pour de meilleures décisions

En gérant l’ensemble des documents, formats de documents partagés dans un contexte métier, collaboratif, … en mode web mobile.

En capturant, indexant, classifiant automatiquement les flux émanant de diverses sources

En permettant de mieux tirer parti des diverses informations gérées via des outils de recherche d’analyse

En implémentant / automatisant les politiques de conservation des informations.

Evolution des modes de capture

Large variété de sources de capture Classification avec analyse de texte Capture mobile en croissance

Numérisation centralisée Classification manuelle avec

séparateurs Reconnaissance Optique de

caractères simple

Repositories: IBM and others

Web, mobile, desktop tools, dashboards and solution applications

Databases, app servers and directories Storage: digital and physical

WidgetsPortletFormsWebparts

Mobile services

ViewersREST services

Office integration

Content & documentsCatalog/metadata services

Folders

VersioningProcess servicesClassification

Search Content federation & integrationStorage/HSM

RetentionAuditing

LifecycleRenditions

System monitoring

Security

On-premise, appliance, cloud

GED AnalyseCollaboration Archivage Workflow

Référentiel partagé

• Gestion de tout type de contenu (numérisé, email, pdf, doc,…zip)• Plans de classement, Dossiers• Indexation (attributs, plein texte)• Cycle de vie, versions• Gestion d’évènements, actions• Annotations, Visionneuse• Sécurité• Tags, commentaire, likes

• Archivage technique et probatoire• Tracabilité, Gels, rétentions• Gestion des rétentions, compression, déduplication• ILM (Bulk move) • Performances et volumétries

• Gestion de processus• Workflows• Corbeilles de traitement• Routage conditionnel• Tableaux de bords

Comments

Référentiel partagé

• Client Desktop, Web/Mobile Content Navigator, Web Service, Multi-fonction (MFP), …

Interface utilisateur facile d’utilisation

Capture & envoi de documents …Code Barres, saisie additionelle, …Client Mobile

Interface Utilisateurs : IBM Content Navigator

• Expérience utilisateur• Facile d’utilisation• Facile pour la création de nouvelles

applications

• APIs Java, .Net Web Services et CMIS• Standards

• Dojo visual components• Oasis CMIS API• HTML5

• Extensible : plugins (O365, GMAIL,…)

• Accès Navigation, recherches, recherches par facettes, FilmStrip view, Rating, Commentaires, annotations, Corbeilles, Etapes workflow,…

ECM APIs

Des interfaces simples, adaptées, personnalisables

IBM Content Navigator – Expérience utilisateur• Content Collaboration

• Création, drag and drop, check in/out• Dossiers• Recherches propriétés et plein texte• Classification et taxonomy• Visualisation et annotations• Sécurité• Cycle de vie des Documents• Workflows• Publications• File Sync and Share• File Tracking• Intégration Office• Offline• Accès Web et mobile• …

• Contenu Social• Votes• Download• Tags• Commentaires

Viewers• Viewer Multi-document

• Navigation et édition directement dans le viewer

• Modification des propriétés• Document suivant

• 2 Viewers• Viewer Java

• Streaming TIFF et PDF • +300 formats• Annotations• imagettes• Redaction (option)

• Viewer HTML• annotations compatibles• Dédié aux appareils mobiles

BPM en Option Workflow configurable Workflow modifiable Gestion de corbeilles Lancements manuels ou automatisés Historiques Pilotage

Espaces d’équipes (vue partielle du référentiel)

Teamspace

My Documents replacement

Standard operating procedures

Quarterly and annual business

reviews

Events and conferences

Contracts/ vendor management

…

Fonctions Sociales

• Tags

• Commentaires

• Download

• Gestion de favoris

• Vote

Synchronisation and Partage

Workstation Mobile

Synchronisation dans les deux sens (ICN en 1er)

Gestion de conflits

Intégration Office – Ex : WORD Barre de fonctions ECM

Accès et navigation dans

le référentiel

Ajout ou recherche de

document

Intégration Office – Ex : Outlook

Déplacer le mail dans la GED

Import Automatique des

métadonnées

Mail importé et information Gérée

par IBM ECM

SharePoint Portal Integration Web parts URLs

– Recherche, navigation, – Custom web parts

MS SharePoint plug-in (de ICN vers MS SharePoint)

Integration au Portail MS SHP

IBM Content Collector for Mails/Files/SharePoint

• Capture de mails et fichiers ...• Archivage automatique ou manuel• Dé-duplication, indexation• Classification • Objectifs

– Optimisation du stockage– Besoins légaux – Gestion de Processus

Lotus Notes MS Outlook

Messagerie

ICC

IBM ECM

Leader de solution Ecm et CloudSolution de confiance et pérenne

Gestion de contenu efficace, sécuriséCollaboration et gestion de contenu à partir de n’importe où

Plateforme extensibleBasée sur les standards du marché

Facilité & rapidité d’utilisation en cloud, hybride, …

Delivered on

IBM Navigator en mode cloud

Merci