Gestion du contenu de l'entreprise (ECM, LSM, Shop).

Gestion du contenu d’entreprise« ECM : GED, Archivage, WCM, DAM

KM : e-Learning B2C : e-Business »

« Contenu d’entreprise un enjeux stratégique »« Contenu d’entreprise un enjeux stratégique »

Publication : mars 2010Catégorie : conférence

Auteur : Jimmy SIMEONVersion éditoriale : 4.0.0 du 05032010

Niveau :

Public : managertechnique métier

avancédébutant expert

Unité d’enseignement : Culture INFORMATIQUE.

Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2010

AGENDA

�Introduction à l’a gestion du contenu d’entreprise (ECM)

�Logiciels de gestion du contenu (+800 produits)

�Architecture de gestion du contenu (EDM, WCM, DAM)

�Aspect juridique (Creative Common)


Introduction à l’ECM

�Historique & Besoins de gestion du contenu

�Définitions : � CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM

� Front-Office et Back-Office de contenu

�Cycle de vie du contenu et processus

�Aspect juridique

�Analyse du marché logiciel en 2009


Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise !

�1 TRILLON de Page WEB sur InterNet � Google annonce que le Web comporterait pas moins de

1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de pages seulement !.

�Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel� Plusieurs TERA-Octets

�A la recherche de compétences informatiques« Offre d’emploi »


Historique : Logiciels de gestion du contenu

WebMaster (Développeurs)HTML, JavaScrpit

Site Web :Netscape Enterprise Server(WebPublisher)MS Internet Information ServerApache Web Server

Éditeurs Portails Web CMS :Vignette, BroadVision

Editeurs spécialisé CMS :Documentum EMC²Interwoven, OpenText, IBM FileNet

OpenSource : progiciel & programmePhp : Typo 3, eZPublish, Joomla,…Java : OpenCMS, Alfresco, …

WebMaster (Journalistes)WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux (FaceBook) Adobe Flash, YouTube,…DAM : YouTube, Flickr

1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN

Éditeur Portail ECM :MS Portal SharePoint Server, Office Live Small Business, Live WorkspaceEMC² Documentum ECMIBM WorkPlace WCM

DéveloppeursDreamwearverMS FrontPageNetScape Composer

2004 – 2009, Tim O’Reilly

15 ans plus tard !


� OpenCMS

� Alfresco,

� SPIP

� Typo3

� Joomla

� WordPress

� eZ Publish

� Drupal

� Microsoft Office Llive SB/WP

� …

Solutions CMS, entrée de gamme TPE, PME, GE

.Net

JAVA

PHP

Phyton


Solutions CMS pour les grandes entreprises

�Microsoft � SharePoint Portal Server, Microsoft Office SharePoint Designer,

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS), Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

�EMC²� Documentum EMC² avec la suite logicielle « WebTop »,

« WebPublisher », « DAM », etc.

�IBM � Workplace WCM / IBM Content Manager. Rachat de FileNet.

�Oracle� Universal Content Management, suite à l'acquisition de Stellent par

Oracle en novembre 2006.


Choisissez votre logiciel !


Solutions du marché


� + de 800 solutions dans le monde Open Source.

� Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de la nature du projet.

� Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les besoins réels en se posant les bonnes questions.

� Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.

Critères de choix


Besoins

�Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu � sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son

classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), … � sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence),� sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion).

�Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux � Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu.

�Rechercher et trouver le contenu� Moteur de recherche.

�Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias � Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…). � « Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF,

page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.


Définition : structure du contenu

� Non structuré : documents

� Semi-Structuré : information sauvegardée en base de données via un formulaire (fragment de texte, XML, …)

Document Formulaire


Différents domaines de gestion du contenu

�CMS : « Content Management System »� Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux

contributeurs éditoriaux (rédacteurs).

�ECM : « Enterprise Content Management » en 2009� EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu)

� « Electronic Document Management » � ou « Gestion Electronique des Documents » � Archivage

� DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images)� WCM : Web Content Management (Pages Web)� Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux

�CD : « Content Delivery »� Système de diffusion du contenu vers différents supports de

visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs »� Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.


Le contenu est partout ! et il faut le transformer !


Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu »

et semi-structurées,…


Définition : GED, Gestion Électronique de Documents

Documents, types, versions, taille, sécurité

Processus de production


Définition : ARCHIVAGE Légal

ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus une utilité immédiate mais qui peut encore servir :� à titre d’information,

� à titre de preuve dans le cas d’une contestation,

� en cas de litige devant les tribunaux,

� lors d’un contrôle (audit) administratif.

L’archivage correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intacte ultérieurement.

ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !

Contraintes réglementaires : � La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF)� Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002 Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO)


Définition : WCM, Web Content Management

WCM : La gestion de contenu web permet de gérer despage WEB qui seront publiées sur InterNet.

� Prévisualisation du contenu sur un serveur Web,� Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu,� Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait

référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents, image, audio, films)

De nombreux logiciels de Portails WEB disposent desfonctionnalités de gestion de contenu WEB.

HTML

Structure « contenant / contenu »


Définition : DAM, Digital Asset Management

DAM : La gestion des ressources numériques riches :� les photos numériques,

� les animations,

� les vidéos,

� ou encore la musique.

Gestion de différents formats :Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles, Flash light ou HD, DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG, VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP

Formulaire de contribution (vidéo)

Agrégateurs Agrégateurs de contenus :de contenus :Les réseaux sociauxLes réseaux sociaux


Définition : ILM, Information Life Cycle Management

ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information del'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de sonstockage.

Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockagedifférentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapterau mieux les critères suivants :

� utilité de la donnée, � exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des

données � exigences réglementaires sur les données, � temps d'accès aux données, � coût de stockage.


CMS et workflow de production du contenu

Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu !

AVANT

Depuis ~2001

Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office


Séparation contenu/présentation

�Le contenu est stocké dans une base de données

�La structure et la présentation sont définies dans des fichiers physiques

modèles, templates, gabarits, squelettes…

�Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au visiteur

�Un système de mise en cache permet de ne pas calculer la page à chaque affichage

Principes et technologies


Principe technologies de l’exécution d’un CMS


Front-Office et Back-Office de gestion du contenu

�Front Office� Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par

le CMS

� Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site

�Back Office� Partie « privée » nécessitant une authentification

� Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs autorisés


Architecture de gestion du contenu

Interface de saisie

Application CMS(Content Management System)

Contenuet métadonnées

Système d ’information(Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)

Contenuet métadonnées

Application Web

Présentationdu contenu

Poste du contributeur de contenuOutils : Navigateur Web, outils tiersExplorateur windows

Poste du lecteurOutil : Navigateur Web,Explorateur windows

Recette du contenuavant sa mise en production

Abonnement des Portailsaux canaux de contenus

BACK-OFFICE FRONT-OFFICE


Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas

Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo)

GED WCM DAM


Aspect juridique avec « Creative Common »


« Creative Common », le site web « ENS LYON »


Architecture de gestion du contenu

�Fonctionnalités de gestion du contenu

�Accès au Back-Office et Front-Office

�Processus de production du contenu

�Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu


Rédiger :gabarit contenu, page et présentationcycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire

Partager :contrôle d’accès (authentification, juridiction)syndication (achat, vente)travail collaboratif (verrou exclusif)

bibliothèque (images, données XML, documents)

Rechercher :catégoriser (taxonomie implicite, explicite)

Indexation (plein texte, métadonnées)

versions (majeur et mineur),

Valider :workflow de production (états),recette (unitaire ou globale dans le contexte de production)

Publier :multi-site, multi-canal, multi-lingue

Fonctionnalités de la Gestion du contenu

Gestion de la relation client

Client Relationship Management

Analyse statistique, marketing B2E, B2B, B2C

StratégieEDMWCMDAMECM

CDArchivage

eCRM

Diffusion Multimédia du contenu

Content Delivery

Contenu et métadonnées,Personnalisation

Mesure d’audience

Moteur de recherche,Workflow Administratif / BPM.

multi-terminal


� Support des métadonnées� Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une

ressource.� Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, …

� Valorise le contenu en augmentant sa pertinence � Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur� Établit des relations entre les différents contenus

� Indexation et recherche

� Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées

� Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site internet

� Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une optimisation de la recherche de l’information

Fonctionnalités des CMS


�Fonctions d’édition simplifiée� Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page

le contenu� Deux mécanismes :

� Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur « WYSIWYG »

� Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu enforme

� Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de manière très intuitive

�Gestion des utilisateurs� Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS� Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est

attribué� Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et

leur permettent :� d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu� d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs

� Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits



�Chaîne de validation (Workflow)� Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents� Il gère les tâches que doivent accomplir les différents

intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis :� Le rédacteur écrit un article� Le rédacteur en chef valide l’article� L’éditeur décide de le publier

� Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant de l'état d'avancement du cycle

� Plannification des publications



� Contrôle des versions

� Chaque modification de contenu est enregistrée� Elles ne sont donc pas destructrices� L’historique des modifications facilite le travail collaboratif� Possibilité de rétablir une version antérieure de la page� Exemple : page « historique » de Wikipedia

� Intégration

� Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices, bases de données relationnelles, système de fichiers…

� Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe

� Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou les visiteurs (LDAP)



Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer

Fichiers côté serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office

Sauvegarde directementsur le serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB

Champs 1

Champs 2

Base de données

Donnée1

Donnée2


Front-Office : Portail WEB


Utilisation du contenu dans une entreprise !

Archivage Légal

EditiqueGED de production

Numérisation

de masse

Flux

d’impression

Archivage

Formats

initiaux

Web / Portail

Intranet et internet

DAM*

*DAM : Digital Asset Management =

Gestion de Contenu Numérique**WCM : Web Content Management

e-mail

employésActifs numériques :

Audio, vidéo, Rich Media

Streaming

Restitution Externe

CollaboratifGED

bureautique

Documents

Mail

Archive

Formats

transformés

WCM**

Contenus

Destruction Destruction PurgePurge

Consultation

Mail

Archives « Papier »


Architecture 3 tiers de l’ECM

CLIENTSCLIENTS

SERVICESSERVICES

Content Capture

BasicContentServices

Information Rights Management

Unified Desktop & Ent. Search

AutomaticInformationClassification

Document Image Management

Business Process Management

Web PublishingEmail Ingestion

CompoundDocumentManagement

SAP Archiving

Security &RightsManagement

Life-cycleManagement

Web site Management

Enterprise Reports Archiving

Business Process Optimization

CONTENUCONTENU

• Images• Flash• Sound• Video

Rich MediaRich Media

• Discussions• IM• Notes• Projects

CollaborativeCollaborative

• Paper• Fax Images• Reports• Scanned Images

FixedFixed

• Email Messages• IM Messages• Chats

MessagingMessaging

• Documents• Spreadsheets• Presentations• Notes

DocumentsDocuments

• HTML• SGML• WML• XML

WebWeb

1 ier tiers

2 ième tiers

3 ième tiers


Logiciels de gestion du contenu

�AMETYS,

�SPIP,

�TYPO 3,

�JOOMLA,

�WordPress.


CMS de l’université Pierre et Marie Curie


�« Système de Publication pour l’Internet Partagé »

�Projet français, IHM en créole,… �PHP, MySQL�Simplicité à tous les niveaux�Système de cache performant�Communauté très active�Plusieurs milliers de références�Traduit en 20 langues

Fonctionnalités

� Pas d’éditeur WYSIWYG

� Raccourcis typographiques un peu abscons

� Workflow limité : impossible de modifier le circuit de validation

� Modèle de donnée figé

� Personnalisation du Front Office compliquée

� Mises à jour parfois instable

http://www.spip.net


Back-Office


IHM de contribution


�Projet danois�PHP, MySQL�Fonctionnalités prêtes à

l’emploi très riches�Gestion des droits évoluée

et pointue�Moteur de template puissant�Optimisation automatique

des images�Multi-sites

http://www.typo3.fr

Nb : Installation possible avec cPanel et Fantastico.

Fonctionnalités

� Flexibilité importante grâce aux modules

+ de 2000 modules

� Références importantes :Dassault, CNIL, Groupe PSA…

� Temps d’investissement important

� Back Office déroutant

� Communauté française restreinte


IHM de contribution


� Issu du projet « Mambo »� PHP, MySQL� 2nd meilleur CMS 2008� Convivialité du Back Office� Multilingue� Flexibilité important

plus de 3000 modules

� Equipe de développement importante

27 développeurs sur les 12 derniers mois

Fonctionnalités

� Impossible de gérer plusieurs structures de contenu

� Attribution des droits et workflow limitée

� Non respect des standards du W3C

� Activité du développement en perte de vitesse

http://www.joomla.org



Back-Office


IHM de contribution


� Plateforme de publication personnelle

� PHP, MySQL

� Installation très simple

� Légèreté, esthétisme

� Extensibilité importanteplus de 3 000 modules

� Respect total des standards du Web

http://fr.wordpress.com


Fonctionnalités

� Nombre de thèmes important

� Protection contre le spam� Protection de contenu par

mot de passe� Gestion globale figée� Pas de multilinguisme� Peu de commentaires dans

les codes sources


Etat de l’offre – WordPress


Gestion du contenu dans un site e-business

�PrestaShop

�Magento

�Thélia

�OSCommerce


Commerce en ligne en 3 étapes


Solutions du marcher e-Commerce


Origine

�Pourquoi

� Vendre de fournitures et services.

�Qui

� Créé au sein de l'école informatique Epitech

par cinq étudiants.

�Quand� PrestaShop créé en 2005 le projet d'origine, traduit en deux langues (français,

anglais) portait le nom de phpOpenStore (POS).

�Comment

� OpenSource, PHP. SaaS ou hébergement. BNP Paribas

Achat de modules pour la monétique


Front-Office

Navbar (http://www.html-kit.com/favico)


Back-Office, moyens de paiement


Back-Office, Gestion du contenu - CMS


Fonctionnalités (1/2)


Génération automatique d’une facture


Status de commande


Origine

�Gestion du site

�Commerce mobile

�Outils de marketing et promotions

�Multi-linguisme

�Optimisation du référencement naturel

Magento est une plateforme de commerce électronique lancée le 31 mars 2008. Elle a été créée par l'éditeur américain Variensur les bases du Framework Zend.

�Commande

�Paiement�Suivi du transport�Order Management�Service client�Espace client�Gestion du catalogue de

produits (physiques ou virtuels)


Interface Back-Office


Origine

Créé par la société Octolys est basé à Clermont Ferrand, en

Auvergne. Ses clients se situent dans toute la France.


Fonctionnalités

�Prend en charge les multi-devises

�Mise à jour automatique du taux de

change via l’administration

�Les clients peuvent voir leur

historique de commandes et les

statuts de suivi de commande (PDF automatique).

�Gestion du panier

�Recherche rapide et approfondie des produits

�Déclinaison possible d’une même référence produit (Ex : Tshirt taille M, L, XL…)

�Possibilité de créer des pages d’information avec un éditeur HTML avancé (conditions générales de vente, …)


Fonctionnalités

�Fonctionnalités de base qui répondent à la plupart des besoins principaux d'un commerce en ligne.

�Nombre de produits et de catégories illimitées

�Ajouter/supprimer/éditer les catégories, produits, fabricants, clients

�Factures PDF

�Administration multi-langues

�Création de promotions (pourcentage ou somme fixe)

�Interfaçable avec plusieurs solutions de paiement en ligne et hors ligne

�URL rewriting

�Gestion des shopbots

�Thelia dispose également depuis sa version 1.3 d'un système de plugins permettant d'étendre ses possibilités par du développement externe.


Front-Office


Origine

�Cette solution peut être déployée sur n'importe quel type de serveur Web sur lequel PHP et MySQL sont installés.

�OsCommerce a été créé en mars 2000 et a depuis conquis de nombreux professionnels.




� Fonctionnalités clients :- Catalogue produits et services- Historique et suivi des commandes en temps réel- Gestion de caddie- Gestion de carnet d'adresses- Présence d'un moteur de recherche- Affichage des critiques produits- Sécurisation des transactions (protocole SSL)- Paiement par chèque, Carte bancaire ou virement- Multilingue : Français, Anglais, Allemand et Espagnol- Multi-devises avec conversion automatique- Choix des produits par fabricant- Affichage des meilleures ventes,

des promotions et des nouveautés- Calcul des frais d’expéditions selon le poids et la destination- Gestion de la TVA pour différents tauxet bien d'autres fonctionnalités ...



� Fonctionnalités administratives (back-office) :- Ajout/suppression/modification des catégories, produits, fabricants, clients, photos et critiques- Sécurisation de l'Administration par protection par mot de pass- Sauvegarde et restauration de la base de données- Affichage automatisé des promotions- Administration des fournisseurs- Contrôle des produits en stock - Gestion de newsletter- Plusieurs fonctionnalités sur les frais d'expédition et les taxes- Gestion des factures et bons de livraisons- Statistiques par produits et clients- Mise à jour automatique du taux de change via l'administration- Import/Export des données de et vers Excelet bien d'autres fonctionnalités ...


Learning Management System

�Moodle

�Moodle-Google

�Moodlerooms


Origine

�Pourquoi :� Créer créer un environnement d'apprentissage en ligne (eLearning) et de Knowledge

Management par l'intermédiaire du réseau, d’interactions entre des pédagogues, des apprenants avec des ressources pédagogiques.

�Qui :� Moodle fut créé par Martin Dougiamas de l' Université de Curtin en Australie. Dans le

cadre de ses recherches doctorales et y introduit l’apport du constructivisme social dans la pédagogie en ligne.

�Quand :� La première version est sortie au mois d'août 2002. La version actuelle de l'application

1.9 est lancée en 2008.

�Comment : PHP, multi-OS, MySQL, PostgreSQL, etc.Nb : Installation possible avec cPanel et Fantastico.


�Acronymes dans le domaine du e-learning

� LMS (Learning Management System),

� MLE (Managed Learning Environment),

� VLE (Virtual Learning Environment),

� CMS (Course Management System),

� LSS (Learning Support System).

�SCROM :

� « Sharable Content Object Reference Model » est une suite de normes

techniques qui permet de construire des plate-formes eLearning et des

contenus de formation de manière à fonctionner ensemble.

Rq : SCO : « Sharable Content Object » est un objet de formation élémentaire

dans un ensemble de formations SCORM.


Front-Office


Fonctionnalités, modules

�Module Forum

�Module Test

�Module Ressource

�Module Consultation

�Module Atelier

�Module Glossaire

�Gestion du site

�Gestion des utilisateurs

�Gestion des cours

�Module Devoir

�Module Chat

�Module Sondage


Gestion des cours (1/2)

� Un enseignant a le contrôle total de tous les réglages de son cours. Il peut même en interdire l'accès aux autres enseignants.

� Choix de différents formats de cours : hebdomadaire, thématique et informel, centré sur la discussion.

� Choix de plusieurs activités de cours : forums, tests, ressources, sondages, devoirs, chats, ateliers.

� Les changements récents effectués dans un cours depuis la dernière connexion peuvent être affichés sur la page d'accueil du cours, pour offrir un meilleur sentiment de communauté.

� La plupart des champs de texte (ressources, messages des forums, etc.) peuvent être remplis et modifiés à l'aide d'un éditeur de texte WYSIWYG intégré.


Gestion des cours (2/2)

� Toutes les notes données dans les forums, tests et devoirs peuvent être affichées sur une page (et téléchargées comme fichier tableur).

� Enregistrement et suivi complet des activités des utilisateurs. Des rapports d'activité sont disponibles avec des graphiques et des détails pour chaque module (dernier accès, nombre de consultations, etc.), ainsi qu'un historique détaillé de chaque action des étudiants, y compris les messages des forums, etc.

� Intégration du courriel : des copies des messages des forums, feedbacks des enseignants, etc. peuvent être envoyés aux étudiants en format HTML ou texte.

� Barèmes personnalisés : les enseignants peuvent définir leurs propres barèmes pour les notes données dans les forums et les devoirs.

� Les cours peuvent être compressés dans un fichier zip à l'aide de la fonction de sauvegarde. Ils peuvent ensuite être réutilisés sur n'importe quel serveur Moodle.


Développements de nouveaux produits avec moodle

�Moodlerooms,

� mPower,

� joule.


E-Learning, Gestion du contenu et e-Business


Vos Questions

�http://www.antilloo.com

�[email protected]

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