Guia_basica Gestion Recursos

8/3/2019 Guia_basica Gestion Recursos

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Gua bsicapara la gestin

econmico-financieraen organizaciones

no lucrativas

Equipo del Observatorio

del Tercer Sector de Bizkaia

Septiemb

re2008

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Gua bsica para la gestineconmico-financiera enorganizaciones no lucrativas

Equipo del Observatoriodel Tercer Sector de Bizkaia

Septiembre 2008


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GUA BSICA PARA LA GESTIN ECONMICO FINANCIERAEN ORGANIZACIONES NO LUCRATIVAS

ndice

1. Presentacin. ....................................................................................................................................................................... 5

2. Justificacin de la gua: por qu esta gua bsica de gestin econmico-financierapara organizaciones no lucrativas?...................................................................................................................... 6

3. Definicin de la gestin econmico-financiera: qu entendemos por gestineconmico-financiera? ................................................................................................................................................. 7

4. Importancia de la gestin econmico-financiera en las ONL: por qu es necesariauna adecuada gestin econmico-financiera?............................................................................................. 9

5. Principios fundamentales de la gestin econmico-financiera en las ONL .......................... 10

6. Utilidades de la gestin econmico-financiera en las ONL: para qu nos sirve lagestin econmico - financiera?............................................................................................................................11

7. Los procesos fundamentales de la gestin econmico-financiera .............................................. 137.1. El proceso de administracin y control interno econmico ............................................... 14

7.2. El proceso contable ......................................................................................................................................... 187.3. El proceso de planificacin y control financiero ......................................................................... 217.4. El anlisis, seguimiento y evaluacin de resultados............................................................... 26

8. Factores clave de xito en la gestin econmico-financiera en las ONL ............................... 28

Referencias bibliogrficas ................................................................................................................................................. 30

Anexo: Herramienta de autodiagnstico.................................................................................................................. 32


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1. Presentacin.

El Observatorio del Tercer Sector de Bizkaia es un centro de informacin y documentacin,investigacin aplicada y promocin, especializado en el tercer sector, y sin nimo de lucro eindependiente que persigue fortalecer el tercer sector e impulsar la innovacin y mejora de la

intervencin y gestin de las organizaciones.

El Observatorio inicia su andadura en 2007, como un proyecto en colaboracin entre el Departamentode Accin Social de la Diputacin Foral de Bizkaia, BBK-Obra Social y Fundacin EDE.

La presente publicacin, Gua bsica para la gestin econmicofinanciera en organizacionesno lucrativas,se enmarca dentro de la coleccin 3sgestin y pretende ofrecer, especialmente alas pequeas y medianas organizaciones, un marco orientativo e instrumentos que les permitanadquirir una visin global de la dimensin econmica de la organizacin e introducir mejoras en sugestin econmico-financiera.

Esta publicacin pretende facilitar la reflexin sobre la necesidad e importancia de realizar unaadecuada gestin econmico-financiera. En este sentido, establece los procesos fundamentalesencaminados a planificar, organizar, controlar y evaluar los recursos econmicos de la organiza-cin y proporciona una herramienta de autodiagnstico que permite a la organizacin autoeva-luar su situacin econmico-financiera a nivel global.

Para la elaboracin de la publicacin se han tenido en cuenta los nuevos planes contables y laadaptacin sectorial actualmente en vigor. La situacin de cambio de nuestro marco normativocontable, inmerso actualmente en un proceso de convergencia y adaptacin a la normativa contableinternacional, ha supuesto la aprobacin del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por elque se aprueba el Plan General de Contabilidad y del Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre,

por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeas y Medianas Empresas y loscriterios contables especficos para microempresas.

La entrada en vigor a fecha 1 de enero de 2008 de la nueva normativa contable exige una revisinde la adaptacin sectorial del Plan general contable de 1998: el Real Decreto 776/1998 , de 30de abril, por el que se aprueban las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad alas entidades sin fines lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades,que incorporaba al ordenamiento jurdico una norma contable aplicable con carcter general aorganizaciones no lucrativas.

No obstante, las adaptaciones sectoriales, tal y como recoge el Nuevo Plan General de Contabilidad,

mantendrn su vigencia en espera de su revisin, salvo que de forma expresa se opongan a loscriterios contenidos en el nuevo plan.


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2. Justificacin de la gua: por qu esta gua de gestin econmico-financiera para organizaciones no lucrativas?

En los ltimos aos las organizaciones no lucrativas, en lo sucesivo ONL, han sufrido importantescambios. Entre los ms importantes podramos destacar la asuncin por parte de las ONL de roles

cada vez ms relevantes y diversos y el reconocimiento social del tercer sector como uno de losagentes con mayor influencia para generar cambios sociales. Las ONL tienen una mayor presenciaen la sociedad y una mayor actividad, lo que supone que el volumen global de su actividad econ-mica y de los recursos que gestionan es tambin cada vez mayor.

Paralelamente, la sociedad les reclama una mayor rendicin de cuentas y la aplicacin de criteriosde transparencia en la gestin de sus recursos, lo que obliga a las ONL a trabajar por fortalecer sulegitimidad y credibilidad.

Sin duda, el incremento de las aportaciones externas de recursos, pblicos y privados, constituyeuna oportunidad para el cumplimiento de su misin, siempre que las organizaciones establezcan

relaciones coherentes con sus valores y que stas no impliquen la adopcin de comportamientosque comprometan su sostenibilidad a largo plazo. Pero supone tambin afrontar una serie de pro-blemas desde el punto de vista de la gestin econmico-financiera (incertidumbre, inestabilidad,riesgo de dependencia de un nico financiador, tensiones de tesorera, etctera), que es necesariogestionar adecuadamente.

Por ello, es necesario que las organizaciones refuercen sus dinmicas de planificacin, organiza-cin y control econmico-financiero, y desarrollen formas de pensar y gestionar sus recursos orien-tadas a garantizar su sostenibilidad - econmica, social y medioambiental - como una condicinnecesaria para cumplir con su misin.

Por otro lado, a excepcin de las grandes organizaciones que cuentan con equipos especficos degestin econmico-financiera, en muchas ONL esta rea de gestin se encuentra diluida en traba-jos de administracin, centrndose exclusivamente en el registro de entradas y salidas de dinero,sin apenas planificacin y control a medio y largo plazo. Adems, la mayora de las ONL, sobre todolas ms pequeas, carecen de personal y recursos para garantizar unos mnimos adecuados en sugestin econmico-financiera.

Esta gua est dirigida principalmente a estas pequeas y medianas ONL, que son las que ms difi-cultades puede encontrar en la organizacin, planificacin y control de sus recursos econmicos.

Y concretamente esperamos que permita a las entidades:

- Reflexionar sobre la necesidad e importancia de realizar una adecuada gestin econmico-financiera.

- Adquirir una visin global de la dimensin econmica de la organizacin y de los procesosfundamentales asociados a su gestin.

- Establecer algunos aspectos claves a considerar y ofrecer algunas herramientas tiles parala mejora continua de su gestin econmico-financiera.


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3. Definicin de la gestin econmico-financiera: qu entendemos porgestin econmico-financiera?

Definimos la gestin econmico-financiera en una ONL como:

Un conjunto de procesos, coordinados e interdependientes, encaminados a planificar, organi-zar, controlar y evaluarlos recursos econmico-financieros disponibles en la organizacin, decara a garantizar de la mejor manera posible la consecucin de unos objetivos sociales fijadospreviamente y coherentes con su misin.

A continuacin se detallan los aspectos que aparecen en esta definicin:

- Un conjunto de procesos, es decir, una serie de pasos y acciones sucesivas e interrelacio-nadas dirigidas a alcanzar eficientemente unos objetivos o resultados sociales finales.

- Encaminados a: Planificar. La planificacin es un proceso clave dentro de la gestin econmico-finan-

ciera que permite anticiparse, en lo posible, a lo que se cree que va a ocurrir. Las ONLnecesitan definir sus objetivos, establecer las acciones para lograrlos, identificar laspersonas responsables de su ejecucin y elaborar un plan de financiacin que recojael estudio de inversiones necesarias, el anlisis de costes, la previsin de ingresos,las necesidades de tesorera, as como la estrategia financiera ms adecuada para lacaptacin de los fondos necesarios para llevar a cabo las acciones programadas.

Organizar. Los documentos de carcter econmico de la entidad han de estar correc-tamente organizados y archivados para asegurar la administracin y control interno de

los mismos, su registro contable, la elaboracin de informes financieros, etctera.

Controlar y evaluar. El control, seguimiento y evaluacin de los resultados son pasosimprescindibles para una correcta gestin econmico-financiera ya que permiten: lacorreccin de desviaciones mediante acciones reparadoras; el anlisis de la eficien-cia y eficacia en la gestin de los recursos econmicos; el anlisis de la solvencia,liquidez y sostenibilidad econmica de la organizacin; etctera.

- Con el fin ltimo de garantizar la consecucin de unos objetivos sociales fijados de ante-mano y coherentes con la misin de la organizacin.

Muchas ONL consideran que no necesitan una gestin eficiente de sus recursos econmi-cos, debido a que su objetivo es social y no la bsqueda de un beneficio econmico.

Esto es un error, ya que las ONL deben actuar de forma eficiente y eficaz para poder ob-tener los mayores beneficios sociales con los recursos obtenidos.En este sentido, mientras que las organizaciones con nimo de lucro persiguen maximizarsus beneficios econmicos, las ONL persiguen maximizar el cumplimiento de sus objeti-vos o fines sociales con los recursos econmicos de los que disponen.

- De la mejor manera posible, es decir, de forma eficaz y eficiente.


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A travs de la planificacin, la organizacin, el control, el seguimiento y la evaluacin las personasresponsables de la gestin econmico-financiera, podrn analizar y valorar si los recursos de laorganizacin son los que necesita, si comprometen su misin y si estn siendo gestionados de lamejor forma posible, adoptando una dinmica de mejora continua.

Grfico 1. Definicin de la gestin econmico-financiera en las ONL en trminos de mejora contina.


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4. Importancia de la gestin econmico-financiera: por qu es necesa-ria una adecuada gestin econmico-financiera?

La gestin econmico-financiera es una herramienta ms al servicio de la gestin integral de laorganizacin y, como tal, debe ayudar a que los propsitos y fines de la organizacin se sigan

alcanzando en el futuro.

El principal motivo para llevar una adecuada gestin econmico-financiera es cumplir con el finsocial de la ONL, garantizando la consecucin de sus objetivos sociales.

Adems de cumplir con su fin social, las ONL deben adoptar el compromiso de rendir cuentas de lagestin de los fondos obtenidos a quienes depositan su confianza, esfuerzo, tiempo y/o dinero enla organizacin y a todo su entorno en general, mostrando su informacin econmico-financiera ysus procesos de gestin y control, de forma abierta y clara.

La transparencia en el uso de los fondos y la eficacia y eficiencia en la gestin de los recursos

econmico-financieros son dos de los principales factores que contribuyen al mantenimiento dela confianza depositada en la organizacin por sus diferentes grupos de inters 1, garantizando asla supervivencia y sostenibilidad econmica de la organizacin, como condicin necesaria para elcumplimiento de sus fines y propsitos sociales.

Grfico 2. Importancia de la gestin econmico-financiera.

Por otro lado, las organizaciones del tercer sector necesitan llevar una adecuada gestin econmi-co-financiera para hacer frente a algunos aspectos que caracterizan a gran parte de las organiza-

ciones del sector, tales como:

- la dependencia econmica de financiacin ajena, principalmente pblica;- el alto nivel de incertidumbre en relacin a su nivel de ingresos y derivado de esto, la difcil

estabilidad econmica de sus proyectos y por tanto, de la propia organizacin;- la asuncin de continas tensiones en su tesorera;- la poca capacidad de adaptacin ante imprevistos de carcter econmico.

1 Se entiende por grupos de inters todas aquellas y aquellos que pueden verse afectados, en mayor o menor medida,

por las acciones desarrolladas por la organizacin: personas socias, personas usuarias, agentes privados, institucio-nes pblicas, etctera.


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5. Principios de la gestin econmico financiera en las ONL.

Partiendo de la reflexin realizada en torno a la importancia de una adecuada gestin econmica-financiera, subrayamos tres principios que deben orientar el quehacer diario, la toma de deci-siones y las tareas desarrolladas en la gestin global de la organizacin y, especialmente, en su

gestin econmico-financiera.

Principios:

Principio de transparencia.

Principio de sostenibilidad econmica.

Principio de las tres Es: economa, eficacia y eficiencia.

Principio de transparencia

La confianza y credibilidad social depositada en las ONL depende en gran medida del nivel detransparencia en la gestin de la organizacin.

La aplicacin de criterios de transparencia ha de ser un criterio fundamental en la gestin y, muyespecialmente, en la gestin de los recursos econmicos y deber estar presente en la forma dehacer y actuar de cada una de las acciones y procesos de la organizacin.

Constituye adems un instrumento de autorregulacin porque permite a la organizacin y a suentorno comprobar en qu medida las decisiones y comportamientos que sta adopta son cohe-rentes con su misin.

Principio desostenibilidad

Un propsito bsico de las ONL es su continuidad mientras perdure el fin social para el que fueroncreadas y su contribucin a la sostenibilidad del sistema en el que operan.

Para poder tener un impacto continuado en el tiempo, la sostenibilidad debe afectar a todos losprocesos y actuaciones de las organizaciones. Las organizaciones deben disponer de un modelo degestin sostenible, tanto en su dimensin econmica, como en la social y medioambiental.

Ms concretamente, las ONL sern sosteniblesen la medida en que puedan asegurar, entre otrascosas:

- un modelo de gestin econmico-financiera que incluya un buen sistema de control in-terno, econmico y contable, as como la realizacin de anlisis de viabilidad econmico-financiera de las actividades, planes de financiacin y una estrategia de diversificacin desus fuentes de financiacin.

- un rgano de gobierno que apueste por un modelo de gestin sostenible y una estructuraorganizacional capaz de sustentarlo.

- actividades, proyectos y/o programas sostenibles a nivel social, econmico y medioam-biental y habilidades para la correcta comunicacin y promocin social de los mismos.


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Principio de las tres Es (economa, eficacia y eficiencia)

Las ONL deben gestionar sus recursos econmicos siguiendo criterios de economa, eficiencia yeficacia:

Grfico 3. Principio de las tres Es.

- Criterio de economa. El atributo de economa se refiere a las condiciones en las que seadquieren los recursos: en un tiempo adecuado, con el coste ms bajo posible, en la can-

tidadadecuada y con una calidadadecuada preestablecida.

- Criterio de eficacia. La eficacia en la gestin de la organizacin tiene que ver con el gradode cumplimiento de los objetivos establecidos, sin tener en cuenta los medios necesariospara su alcance. Las ONL sern ms eficaces en su gestin en la medida en que alcancenel mayor nmero de los objetivos planteados.

- Criterio de eficiencia. Se considera que la gestin de los recursos ha sido eficiente si conlos recursos disponibles hemos obtenido los mayores resultados posibles o si con losrecursos mnimos se ha mantenido la calidad y cantidad de las actividades. Se tienen portanto en cuenta tanto los medios como los resultados.

6. Utilidades de la gestin econmico-financiera en las ONL: para qunos sirve la gestin econmico-financiera?

Buscando un enfoque prctico y cercano a la realidad de las ONL, a continuacin, se detallan di-ferentes herramientas de gestin econmico-financiera y su utilidad, sealando las principalesnecesidades que pretenden cubrir en una ONL:


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Cuadro 1. Herramientas de gestin econmico-financiera y principales necesidades que cubren.

Herramientas de planificaciny control financiero

Principales necesidades que cubren

- Plan econmico-financiero a medio y largo plazo.- Presupuesto anual.- Estudios de viabilidad econmica de losproyectos.- Estudio de necesidades de tesorera.- Estudio de estrategia de bsqueda y captacinde fondos.

- Reducir el nivel de incertidumbre y preverposibles ingresos y gastos.- Poder anticiparse a posibles tensiones detesorera.- Analizar la viabilidad econmica de losproyectos.

Herramientas de organizacin y controlinterno econmico y contable


- Registro contable de todos los movimientoseconmicos de un perodo de tiempo concreto.- Orden y archivo de los movimientos econmicos.- Elaboracin de las cuentas anuales 2:el balance, la cuenta de prdidas y ganancias,el estado de cambios en el patrimonio neto,el estado de flujos de efectivo y la memoria.- Elaboracin de los informes presupuestarios3:presupuesto de gastos, presupuesto de ingresosy distribucin del presupuesto por programas.

- Estimacin y distribucin de costes poractividad, proyecto o programa.

- Conocer y comparar la situacin pasada,presente y futura del estado econmico-financiero de la organizacin.- Presentar los estados contables finales einformes presupuestarios.- Estimar el coste por servicio o actividad.

Herramientas de anlisis, seguimiento yevaluacin de resultados


- Liquidacin del presupuesto.- Seguimiento de desviacionespresupuestarias.- Anlisis econmico-financiero.- Evaluacin de la actividad y de los logrosalcanzados.

- Obtener explicaciones e interpretaciones de losresultados econmicos y sociales obtenidos.- Evaluar los resultados econmicos y sociales.- Realizar la justificacin econmica de laaplicacin de los fondos obtenidos.

- Conocer el nivel de endeudamiento de laorganizacin.- Valorar y analizar la solvencia y capacidad depago de sus deudas.- Realizar un control presupuestario y analizarlos desajustes producidos.

2 Segn Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.3 Segn Real Decreto 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptacin del Plan General

de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades(Anexo II: Normas de informacin presupuestaria de las entidades sin fines lucrativos)


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7. Los procesos fundamentales de la gestin econmico-financiera.

Definida la gestin econmico-financiera como un conjunto de procesos interdependientes en-caminados a alcanzar, de la mejor manera posible, la consecucin de unos objetivos sociales, sedefinen como procesos fundamentales de la gestin econmico-financiera, los siguientes:

- El proceso de administracin y control interno econmico.- El proceso contable.- El proceso de planificacin y control financiero.- El anlisis, seguimiento y evaluacin, como proceso continuo.

Los tres primeros procesos conforman un continuo en la medida en que la adecuada realizacinde las operaciones propias de un proceso requiere, aunque no exige, la realizacin de operacionespropias de otro. As, una adecuada informacin sobre la actividad econmica de la organizacin(proceso de administracin y control interno econmico) permitir analizar su situacin econmi-co-financiera (proceso contable) y establecer objetivos respecto a la misma, realizando con poste-

rioridad el seguimiento de los mismos (proceso de planificacin y control financiero).

Por otro lado, si bien es cierto que no todas las ONL llevan a cabo, de forma integral, cada uno deestos procesos, la mayora realizan alguna de las acciones y pasos que forman parte de cada unode ellos.

As, a modo de ejemplo, la mayora de las ONL son conscientes y asumen la importancia de garan-tizar una adecuada administracin y control interno de sus recursos econmicos, ante la necesidadde justificar la gestin econmica de sus proyectos, servicios o programas, controlar sus cobros ypagos, etctera.

Sin embargo, no en todos los casos se aplican principios y normas de contabilidad generalmenteaceptadas para el registro de sus movimientos econmicos, o se desarrollan dinmicas de previ-sin y planificacin econmico-financiera, o se realizan estimaciones pormenorizadas de los cos-tes imputados a cada uno de sus proyectos, servicios o programas, o se evalan los resultadoseconmicos y sociales alcanzados, etctera.

Finalmente, en cada uno de los procesos, al igual que en la gestin econmico-financiera en suglobalidad, ha de adoptarse una actitud de mejora contina. Esto implica realizar una asignacineficaz y eficiente de los recursos, tomar decisiones racionales, pertinentes y coherentes con lamisin y mejorar e innovar los procesos de gestin econmico-financiera, junto con los demsprocesos con los que esta interacta dentro la entidad. As, el anlisis, seguimiento y evaluacin

constituye un proceso continuo y transversal los restantes procesos.


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Grfico 4. Procesos fundamentales de la gestin econmico-financiera en trminos de mejoracontinua 4.

7.1. El proceso de administracin y control interno econmico.

El proceso administrativo est directamente relacionado con otros procesos de gestin de la orga-nizacin (fiscal, laboral, contable,). An as, en esta gua nos vamos a centrar nicamente en lastareas administrativas directamente relacionadas con la gestin econmica y contable, es decir,en el proceso econmico-administrativo y en su vinculacin con el control interno dentro de laorganizacin.El proceso de administracin y control interno de carcter econmicoes fundamental para la buenamarcha de la organizacin y para una adecuada gestin de los recursos econmicos, ya que permite:

- Gestionar altas y bajas de personas afiliadas a la organizacin y/o usuarias de los servicios:gestin de personas asociadas.

- Gestionar los cobros y pagos (entradas y salidas de dinero efectivo): gestin de tesorera.

4 En el grfico 2. se muestran, a modo de ejemplo, algunos de los pasos y acciones que conforman los procesos funda-

mentales definidos.

Grfico 4. Procesos fundamentales de la gestin econmico-financiera en trminos de mejoracontinua 4.


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- Ordenar y archivar la informacin econmica existente en la entidad, a fin de garantizar lafiabilidad de la informacin econmica mostrada: mostrar la imagen fiel del patrimonio y dela situacin financiera de la entidad.

- Proteger los activos existentes (material de oficina, mobiliario, dinero en caja, etctera) yevitar robos o fraudes.

Tal y como se recoge en el artculo 23 de la Ley 7/2007, de 22 de junio, de Asociaciones de Euska-di, las asociaciones que desarrollen sus actividades en la CAPV, debern presentar unas cuentas ypresupuesto, para su aprobacin por la Asamblea General, que permitan ofrecer una imagen fieldel patrimonio y de la situacin financiera de la asociacin. Para esto, tendrn que disponer de lossiguientes libros, debidamente actualizados y legalizados por el Registro General de Asociacionesdel Pas Vasco:

- un libro-registro de personas asociadas.

- un libro de actas.- un libro de cuentas.

En el caso de las fundaciones, la obligatoriedad de mostrar la imagen fiel de la entidad y de gestio-nar adecuadamente los fines fundacionales, se recoge en los artculos 26 y 27 de la Ley 12/1994,de 17 de junio, de Fundaciones del Pas Vasco, segn los cuales el rgano de gobierno debe pre-sentar al Protectorado dentro del primer semestre del ao los documentos contables que justifi-quen una adecuada gestin fundacional y que reflejen fielmente la situacin patrimonial, econ-mica y financiera de la fundacin. Estos documentos adems deben ser depositados en el Registrode Fundaciones.

Pero, qu acciones o pasos hay que dar para garantizar un adecuado proceso de administracin ycontrol interno econmico? A continuacin se detallan algunos de los pasos imprescindibles paragarantizar unos mnimos a nivel de control interno.

Paso 1. Organizacin y centralizacin de la informacin econmica disponible.

Paso 2. Registro de los documentos econmicos.

Paso 3. Clasificacin y archivo de los documentos econmicos.

Paso 1. Organizacin y centralizacin de la informacin econmica disponible.

En toda organizacin encontramos una serie de documentos o soportes econmicos, los cua-les van a estar presentes en el trabajo habitual de las personas responsables de las tareaseconmico-administrativas. Estas personas han de encargarse, en un primer momento, de larecepcin, organizacin y centralizacin de todos estos documentos o soportes econmicos.

Los principales documentos que debern manejar con asiduidad son:

- Facturas, recibos, tickets o justificantes de gastos por compras o servicios recibidos.


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- Emisin de facturas o justificantes de ingresos por ventas o servicios prestados.- Nminas y seguros sociales en el caso de existencia de personas contratadas.- Seguros de personas voluntarias.- Impresos de liquidacin con Hacienda Pblica como la declaracin de IVA, declaracin de

IRPF, Impuesto de Sociedades, etctera.

- Justificaciones de pago de las personas socias y donaciones.- Convenios de colaboracin con otras entidades privadas, pblicas o con particulares.- Notificaciones de la concesin de ayudas pblicas o privadas.- Memorias y justificaciones econmicas de proyectos, servicios o programas.

Paso 2. Registro de los documentos econmicos.

Una vez recogidos y diferenciados los diferentes documentos o soportes econmicos, el si-guiente paso es registrar el hecho econmico que recoge ese documento.

El registro de estos documentos contables se realizar aplicando obligatoriamente, tal y como

se recoga en la adaptacin sectorial y actualmente se recoge en el nuevo plan contable, lossiguientes principios contables:

- entidad en funcionamiento, se considera que la gestin de la entidad continuar en unfuturo previsible. En consecuencia, la aplicacin de los principios y criterios contables noir encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectos de su venta ni el importeresultante en caso de liquidacin.

- devengo, que nos dice que el registro de ingresos y gastos deber hacerse en funcin dela corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia delmomento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos (cobros

o pagos).

Veamos un ejemplo prctico aclaratorio:

El 1 de septiembre de 2008 nos confirman la concesin de una subvencin pblica porvalor de 3.000 y la cobramos el 1 de octubre.

Aplicando el principio de devengo, contabilizaramos:

- El 1 de septiembre un ingreso de 3.000 frente a un derecho de cobro contrado

contra la administracin pblica.- El 1 de octubre contabilizaramos el cobro y cancelaramos el derecho de cobro,puesto que ya hemos cobrado.

- uniformidad, una vez adoptado un criterio contable debe mantenerse en el tiempo y apli-carse de manera uniforme para hechos econmicos que sean similares, en tanto no sealteren los supuestos que motivaron su eleccin.

- prudencia, se deber ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condi-

ciones de incertidumbre.


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- no compensacin, salvo que una norma disponga de forma expresa lo contrario, no po-drn compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos, y sevalorarn separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales finales.

- importancia relativa, se admitir la no aplicacin estricta de algunos de los principios y

criterios contables cuando la importancia relativa en trminos cuantitativos o cualitativosde la variacin sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresin dela imagen fiel.

La aplicacin de estos principios contables en el registro de los documentos econmicos nospermitir que los informes finales anuales elaborados sean formulados con claridad y expresenla imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la entidad.

Paso 3. Clasificacin y archivo de los documentos econmicos.

Una vez registrados los hechos econmicos, estaremos en disposicin de archivar y guardar

los documentos. Para el archivo de stos hay que establecer un sistema de almacenaje, cohe-rente y lgico, que facilite el acceso y correcto uso de los mismos (justificaciones econmicas,rendicin de cuentas, etctera).

Algunos criterios de partida a considerar para su clasificacin y archivo pueden ser los si-guientes:

- perodo anual al que corresponden (2006, 2007, 2008, etctera),- clasificar los documentos econmicos, diferenciando los relativos a servicios generales y/o

de administracin de aquellos vinculados directa e inequvocamente a proyectos, servicioso programas.

- una vez clasificados, ordenarlos en base a su naturaleza, es decir, al tipo de documentoeconmico que sea (ver paso 1).

Grfico 5. El proceso de administracin y control interno: primeros pasos para el controleconmico-administrativo.


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7.2.El proceso contable.

La contabilidades una herramienta de gestin econmica que permite el registrosistemtico y ordenado de los hechos econmicos acontecidos en la organizacin,

en base a unos principios y normas de valoracin contable determinados, a partirdel cual se obtiene la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de losresultados de la organizacin; es decir, nos ayuda a conocer, interpretar y mostrar la

realidad econmica y financiera de una organizacin.

El Plan General de Contabilidad aprobado en el ao 1990, permiti la convergencia de las normascontables estatales vigentes en aquel momento con el Derecho comunitario en materia contable.

Las caractersticas especficas y la naturaleza de las actividades de las ONL, supuso en el ao 1998la aprobacin de la adaptacin sectorial de este Plan a travs del Real Decreto 776/1998, de 30

de abril, por el que se aprueban las Normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a lasentidades sin fines lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades.

Con fecha 1 de enero de 2008 ha entrado en vigor la nueva normativa contable, el Real Decreto1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad y del RealDecreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad dePequeas y Medianas Empresas y los criterios contables especficos para microempresas.

Ante esto, las adaptacionessectoriales y las resoluciones emitidas por el Instituto de Contabilidady Auditora de Cuentas vigentes actualmente, mantendrn su vigencia, hasta que se realice surevisin, salvo que de forma expresa se opongan a los nuevos criterios contenidos en el Plan. As,

las ONL hasta que se produzca la aprobacin de la nueva adaptacin sectorial, seguiremos rigin-donos contablemente por el Real Decreto 776/1998, siempre y cuando no contradiga lo recogidoen los nuevos planes contables.

Aclarado el marco contable actual en el que nos encontramos, pasamos a definir el proceso conta-ble como el registro sistemtico y ordenado de los hechos econmicos de cara a mostrar la imagenfielde la organizacin. Pero cules son las fases o pasos del proceso contable?

El proceso contable bsicamente se estructura en tres fases:- la fase de inicio, momento en el que se constituye la entidad;- fase de desarrollo de la actividad, en la cual se efecta el registro de los hechos econmi-

cos anualmente;- y la fase de regularizacin contable y cierre del ejercicio anual.

Ms concretamente:- El proceso contable comienza con la recogida de la informacin econmico-financiera en

el momento de constitucin de la entidad, establecindose lo que en trminos contablesdenominamos balance de situacin inicial, es decir, el inventario o patrimonio inicial.

- Durante el perodo o ejercicio econmico establecido se van contabilizando de forma sis-temtica y cronolgica los hechos econmicos que se van produciendo. Generalmente, elejercicio econmico es anual y lo ms habitual, es que coincida con el ao natural (del 1 deenero al 31 de diciembre).


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- Al final del perodo (31 de diciembre de cada ejercicio), se realizan las operaciones de ajustey regularizaciones previas al cierre del ejercicio y a la consolidacin de toda la informacinregistrada en los documentos finales del perodo econmico. Las cuentas anuales, juntocon el informe presupuestario, son los resultados o productos finales del proceso contablee integran varios documentos representativos de la realidad econmico-financiera de la

entidad en ese perodo.

Documentos contables que comprenden las cuentas anuales y la informacin presupuestaria.

Las cuentas anuales, tal y como recoge el Nuevo Plan General Contable (Real Decreto 1514/2007),a partir de ahora NPGC, comprenden el balance, la cuenta de prdidas y ganancias o cuenta deresultados y dos documentos adicionales incorporados a raz de la reforma contable: el estado decambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, junto con la ya conocida memoria,que completa la informacin contenida en los anteriores documentos.

En el balance se recogen los elementos patrimoniales de la entidad, que se han clasificado, tal y

como se recoge en el NPGC, en el activo, pasivo y patrimonio neto5

.

Los ingresos y gastos del ejercicio se imputarn a la cuenta de prdidas y ganancias 6 y formarn par-te del resultado, excepto cuando proceda su imputacin directa al patrimonio neto, en cuyo caso sepresentarn en el estado de cambios en el patrimonio neto, de acuerdo con lo previsto en el NPGC.

En el estado de cambios en el patrimonio neto, se recoge e informa de todos los cambios habidosen el patrimonio neto.

A travs del estado de flujos de efectivo, se pretende mostrar la capacidad de generar efectivo oequivalente de efectivo, as como las necesidades de liquidez. Este documento contable no ser

obligatorio, para las entidades que puedan formular el balance, la cuenta de resultados, estado decambios en el patrimonio neto y memoria en modelo abreviado.

El informe presupuestario, tal y como aparece en la adaptacin sectorial, recoge la previsin degastos presupuestarios de la entidad para el perodo considerado y los ingresos presupuestarioscon los que espera contar para hacer frente a dichos gastos.

5 El Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, determina que los

elementos del balance son:- Activos: bienes, derechos y otros recursos controlados econmicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados,

de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos econmicos en el futuro.- Pasivos: obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extincin la empresa espera

desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos econmicos en el futuro. A estos efectos, seentienden incluidas las provisiones.

- Patrimonio neto: constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye lasaportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitucin o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, queno tengan la consideracin de pasivos, as como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten.

6 El Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, determina que loselementos de la cuenta de perdidas y ganancias son:- Ingresos: incrementos en el patrimonio neto durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los

activos, o de disminucin de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socioso propietarios.

- Gastos: decrementos en el patrimonio neto durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor delos activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones,monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condicin de tales.


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Adicionalmente a lo indicado, el presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio debe recoger unadescripcin de las actividades de la entidad, es decir un presupuesto por programas.

Todos estos informes o documentos contables finales, a pesar de que cada uno proporciona unainformacin diferente a la de los otros informes, estn directamente relacionados entre s, y no es

probable que ninguno sirva por s solo para conseguir un nico propsito o contenga toda la infor-macin necesaria para los grupos de inters.

Estos informes nos van a servir como medio de informacin y por lo tanto, de rendicin de cuentas.Dicho esto, la informacin econmico-financiera obtenida ir destinada, tanto a los rganos de de-cisin, personas socias y usuarias, como a agentes externos como, por ejemplo, las institucioneso entidades financiadoras.

La contabilidad de costes

Por ltimo y como aporte a la contabilidad y a su proceso contable, las ONL por medio de las per-

sonas responsables de este proceso, junto con el equipo directivo, deberan disear un sistemade contabilidad de costes propio que enriquezca la informacin econmico-financiera que aportala contabilidad.

La contabilidad de costes, tambin conocida como contabilidad analtica, es una herramienta derecogida y tratamiento de costes que sirve para estimar, entre otras cosas, el coste econmico decada proyecto, servicio o programa de nuestra ONL, y calcular su distribucin entre las distintasfuentes de financiacin.

Entre las ventajas de la contabilidad analtica destacaramos que sta nos permite identificar si unproyecto, programa o servicio de nuestra organizacin es rentable o no. Si nuestra contabilidad no

diferencia los distintos proyectos, programas o servicios a los que se dedica nos podemos encon-trar con que al final del ejercicio tengamos prdidas y en este caso no podremos saber si las pr-didas las genera, por ejemplo, la venta de productos de comercio justo o los pisos tutelados,con lo que la toma racional de decisiones se hace imposible.

Grfico 6. El proceso contable dentro de la gestin econmico-financiera.


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Todo este proceso contable, nico e integrado, ayudar a la organizacin a:

- Disponer en cualquier momento de informacin econmica ordenada sobre eldesenvolvimiento econmico y financiero de la entidad.

- Servir como fuente de informacin fiable y comparable frente a terceros y que ayudaa la rendicin de cuentas.

- Estudiar y analizar los costes de la organizacin.

- Estimar el coste econmico de cada proyecto, servicio y programa y la distribucinporcentual del coste entre los diferentes financiadores.

- Facilitar la toma de decisiones, ya que no solamente ayuda a conocer la situacin actual,sino que ayuda a prever situaciones futuras como, por ejemplo, los problemas de tesorera

que puedan afectar al futuro y a la viabilidad de los proyectos y de la organizacin.

7.3. El proceso de planificacin y control financiero.

El proceso de planificacin y control financiero se enmarca dentro del proceso de planificacin glo-bal de la ONL, e implica, tanto la elaboracin de la estrategia financiera de la organizacin a medioo largo plazo, como la elaboracin del presupuesto a corto plazo.

Definimos la planificacin financiera como la parte de la planificacin general de la organizacinque presta especial atencin al aspecto financiero, siendo el presupuesto, la expresin cuantitati-

va en trminos monetarios de la planificacin financiera.

En este proceso las ONL deben prestar especial atencin a:

- planificar a medio y largo plazo, definiendo el rumbo de la organizacin, estableciendolas estrategias o rutas a seguir y los objetivos a alcanzar en un perodo medio de tres acinco aos (plan estratgico y plan financiero).

- planificar a corto plazo, es decir, definir los programas, proyectos o actividades a rea-lizar, los recursos necesarios y cmo conseguirlos para un perodo medio de uno a dosaos (plan operativo o plan de gestin) y elaborar el presupuesto, es decir, convertir en

trminos monetarios la repercusin econmica de los proyectos, servicios o programasmediante la confeccin del presupuesto anual.

- controlar las desviaciones o desajustes presupuestarios a travs de un proceso con-tinuo de comparacin y anlisis de las variaciones o desviaciones producidas entre lopresupuestado y lo realmente acontecido, generalmente mediante controles mensuales,trimestrales o semestrales.

El plan estratgico y el plan financiero se enmarcan por tanto en el largo plazo y el plan de gestiny el presupuesto en el corto.


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Grfico 7. Fases del proceso de planificacin en las ONL.

El presupuesto, es la herramienta de planificacin financiera que cuantifica en trminos mone-tarios lo que se espera alcanzar en un perodo de tiempo concreto. No obstante, el presupuestono slo ha de ser utilizado como herramienta de planificacin, sino tambin como instrumento decontrol y seguimiento de lo planificado.

El proceso y control presupuestario

El proceso presupuestario carece de sentido en la medida en que no se controla y evala lo que hasido planificado, contrastndolo con lo que realmente ha ocurrido; es decir, si no se lleva a caboun control presupuestario. Podemos establecer, por tanto, dos fases: el proceso de elaboracin depresupuesto y el control presupuestario.

El proceso presupuestario

Cmo elaboramos nuestro presupuesto anual? A continuacin presentamos los principales pasosy aspectos a considerar en el proceso de elaboracin del presupuesto de la organizacin:

- En primer lugar y previamente a la elaboracin del presupuesto, tal y como ya se ha sea-

lado, hay que disear el plan operativo o plan de gestin, en el que definir los objetivoso resultados que se quieren alcanzar, las acciones necesarias para conseguirlos, as comolas personas responsables para su correcta ejecucin.

- Una vez identificados los objetivos y acciones, pasaremos a estimar los gastos nece-sarios para la buena marcha del plan operativo, as como las posibles necesidades deinversin, tanto de adquisicin de nuevos locales o acondicionamiento de los mismos,como de mantenimiento o mejora de los ya existentes, compras de mobiliario, maquina-ria, equipos informticos, etctera.

Estas inversiones en ocasiones conllevan la necesidad de establecer su propio plan de

financiacin, dada la envergadura financiera de las mismas. Por ejemplo, la compra deun local lleva implcita la necesidad de valorar las posibles alternativas financieras de lamisma, va recursos propios, solicitud de un prstamo a largo plazo, etctera.

- Tras la estimacin de los gastos e inversiones necesarias, habr que establecer la estra-tegia de bsqueda de fondos que permita equilibrar el presupuesto final. Para esto, seidentificarn las alternativas financieras y se elegirn las vas de financiacin ms acor-des a las necesidades financieras: financiacin propia (cuota de personas socias, cuotapor prestacin de servicios, donaciones, etctera) o financiacin ajena, pblica o de otrasentidades privadas (subvenciones pblicas, obra social de cajas de ahorros, otras asocia-ciones o fundaciones que conceden ayudas econmicas, etctera).


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- Elaboracin del presupuesto de tesorera. Es decir, analizar la repercusin de los aspec-tos anteriores en la tesorera de la organizacin a lo largo del perodo, vamos a suponeranual, recogiendo en el mismo el momento real en el que se espera que se produzcan loscobros o pagos, para poder prever con antelacin posibles tensiones de tesorera.

- Valorar la necesidad de financiacin bancaria, bien para cubrir las pequeas tensiones detesorera detectadas, motivadas por la concesin a posteriori de las ayudas concedidaso para financiar las necesidades de inversin en inmovilizado como la compra de locales,mobiliario, equipos informticos, etctera.

- El presupuesto final elaborado estar compuesto por el presupuesto de inversiones, laprevisin de ingresos y gastos y el presupuesto de tesorera, y ste tendr repercusionesen nuestras cuentas anuales, por lo que habr que ver cmo afecta el presupuesto finalprevisto, a la situacin patrimonial y al resultado contable.

Grfico 8. El proceso y control presupuestario.

As, a partir del proceso presupuestario obtenemos los siguientes documentos parciales que com-pondrn el presupuesto de la organizacin para un plan operativo concreto:

- El presupuesto de inversiones, en el cual se recogen las nuevas inversiones en inmovi-lizado (inversiones en capital), as como la alternativa financiera ms adecuada para sufinanciacin (prstamo a largo plazo,).


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Cuadro 2. Ejemplo de presupuesto de inversiones previstas.

Fecha Precio Amortizacin Plan de financiacin

ConceptoFecha

prevista

compra

Fechareal

compra

Precioprevisto

Precioreal

Amortizacinanual

Financiacinprevista

Financiacinreal

Adquisicin

local

Maquinaria

Equipo

informtico

Mobiliario

.

- El presupuesto de ingresos y gastos a partir del cual se estimarn todos los ingresos ygastos del ejercicio.

Cuadro 3. Ejemplo de presupuesto anual de ingresos y gastos.

Presupuesto de ingresos y gastos

Ingresos:Cuotas de personas sociasCuotas por prestacin de serviciosPromociones para captacin de recursosIngresos de patrocinadores y colaboracionesSubvenciones

DonacionesOtros

Gastos:Material de oficina, publicidadGastos de mantenimiento y reparacinAlquileresSuministrosGastos de personalGastos extraordinarios, imprevistosOtros

Resultado: diferencia entre ingresos y gastos

- El presupuesto de tesorera. Tanto el presupuesto de ingresos y gastos, como el presu-puesto de inversiones afectarn directamente en la tesorera de la organizacin. El pre-supuesto de tesorera es clave para la organizacin, ya que permite estimar el nivel deliquidez para ese perodo, ofreciendo as una base para actuar si se prev la existenciade problemas en la tesorera (dficit). En este caso, la organizacin deber buscar previa-mente alternativas financieras a corto plazo para solventar las necesidades de liquidez,como por ejemplo, solicitar una cuenta o lnea de crdito para subsanar esas situacio-nes.


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Cuadro 4. Ejemplo de presupuesto mensual de tesorera.

Conceptos Enero Febrero .. Diciembre

Saldo inicial:

Cobros:Cobro de cuotas de personas sociasCobro por prestacin serviciosCobro de subvencionesCobro de donaciones

Pagos:Por compra de aprovisionamientosPor arrendamientosPor reparaciones, mantenimientoPor suministros

Por sueldos y salariosPor inversiones: maquinaria, equipo informtico,mobiliario

Saldo cobros-pagos mes:

Saldo final(saldo inicial saldo cobros-pagos)

El control presupuestario

Ya hemos comentado que el presupuesto no slo es una herramienta de planificacin, sino quetambin debe ser utilizado como un instrumento de control. Por tanto, una vez confeccionado elpresupuesto, es imprescindible realizar un adecuado seguimiento del mismo y de sus posiblesdesviaciones. No olvidemos que el presupuesto es una previsin.

El control y seguimiento presupuestario servir a la organizacin para conocer los desajustes odesviaciones sobre lo previsto y la toma oportuna de medidas o acciones correctoras.

Entonces, cules son los pasos a seguir de cara a garantizar un correcto control y seguimientopresupuestario? Fundamentalmente son tres:

- Paso 1: Comparar lo realmente ocurrido con lo planificado mediante el clculo de la des-viacin real producida, es decir, mediante la liquidacin del presupuesto.

- Paso 2: Analizar las desviaciones, es decir, no slo calcular la desviacin, sino intentaridentificar las causas de la misma, as como las posibles implicaciones o consecuenciasde estas desviaciones en la organizacin. Es importante tener presente que los motivos deestas desviaciones pueden obedecer a aspectos no previstos, que escapan al control de lapersona o personas responsables de la gestin econmico-financiera.

- Paso 3: Tomar decisiones respecto a las posibles medidas correctoras que permitan mejo-rar la gestin econmico-financiera. El objetivo final del seguimiento y control presupues-tario es poder emprender medidas correctoras y preventivas de cara a poder mejorar en lagestin y seguir alcanzado los fines para los que la organizacin fue creada.


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Cuadro 5. El control presupuestario y seguimiento de desviaciones.

Control presupuestario y seguimiento de desviaciones

Previsin RealizacinDesviacin

Importe Causa Medida

correctora

Ingresos:Cuotas de personas sociasCuotas por prestacin de serviciosPromociones para captacin de recursosIngresos de patrocinadores ycolaboracionesSubvencionesDonacionesOtros

Gastos:Material de oficina, publicidadGastos de mantenimiento y reparacinAlquileresSuministrosGastos de personalGastos extraordinarios, imprevistosOtros

Resultado:

diferencia entre ingresos y gastos

7.4. El anlisis, seguimiento y evaluacin de resultados.

A travs de los procesos de administracin y control interno, proceso contable y proceso presupues-tario obtenemos informacin financiera sobre la situacin econmico-financiera pasada y presentede la organizacin y sobre la situacin previsible en el futuro ms cercano. El anlisis, seguimiento yevaluacin de esta informacin financiera es esencial dentro de la gestin econmico-financiera:

- para revisar los mecanismos de control interno dentro la organizacin.

- para comparar lo real con lo planificado y reconocer las desviaciones presupuestarias.- para evaluar la economa y la eficiencia en el uso de los recursos y la eficacia en el cumpli-miento de los objetivos sociales planteados.

- para establecer lneas de mejora en la gestin de los recursos de la organizacin.

El anlisis contable o anlisis econmico-financiero resulta til y es adecuado para el anlisis yevaluacin de la gestin en entidades lucrativas, en las que el resultado contable (maximizar susbeneficios econmicos), es un buen indicador de la buena o mala gestin de la organizacin. Sinembargo, en las ONL este indicador resulta insuficiente, dada la ausencia de beneficio econmicoy la escasa interrelacin entre los gastos originados y los ingresos obtenidos.


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8. Factores clave de xito en la gestin econmico-financiera en las ONL.

La principal pretensin de esta gua, tal y como sealbamos al principio, es generar en sus lec-tores una reflexin en torno al modelo de gestin econmico-financiera de su organizacin, as

como recoger algunos aspectos que les puedan resultar tiles en la medida en que favorezcan latransparencia, la sostenibilidad econmica y la eficiencia y eficacia en la gestin de la misma.

A modo de resumen, indicamos a continuacin algunos de los pilares bsicos para una buena ges-tin econmico-financiera en las ONL:

1. Contar con el apoyo y apuesta del rgano de gobierno de la ONL y con personas responsablesde la gestin econmico-financiera con habilidades y capacidades adecuadas.

2. Adoptar una actitud de mejora continua en la gestin de los recursos econmico-financieros,acercndose y asumiendo paulatinamente dinmicas de previsin y planificacin financiera,

organizacin y control, as como de anlisis y evaluacin de los resultados econmicos, decara a alcanzar los objetivos sociales planteados, de la mejor manera posible.

3. Garantizar un modelo de gestin sostenible,tanto en su dimensin econmica, como socialy medioambiental.

4. Gestionar bajo el principio de transparencia todos los procesos relacionados con la gestineconmico-financiera, as como la informacin financiera obtenida mostrando de forma abier-ta, clara y detallada los resultados econmicos y sociales obtenidos, el fin dado a las aporta-ciones recibidas y el cumplimiento formal de los requerimientos legales.

5. Gestionar los recursos econmico-financieros disponibles con criterios de economa (hacerlas cosas con el menor coste posible), eficacia (alcanzar los mayores resultados posibles) yeficiencia (alcanzar los mayores resultados posibles con el menor coste posible).

6. Garantizar unos pasos mnimos necesarios en la administracin y control interno econmicodentro de la organizacin, como son la organizacin y centralizacin de los documentos de ca-rcter econmico, su registro de forma sistemtica y ordenada y su posterior orden y archivo.

7. Mostrar la imagen fiel de la entidad mediante el registro contable de los hechos econmicosen base a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados.

8. Contar con, y si es necesario disear, un sistema de contabilidad de costes o contabilidadanaltica, propio y especfico, que complemente la informacin aportada por la contabilidady su proceso contable y que favorezca la asignacin de cada coste al proyecto, servicio o pro-grama que lo gener, as como la estimacin de la distribucin porcentual del coste entre losdiferentes financiadores.

9. Elaborar el presupuesto anual tomando en consideracin el plan de gestin diseado, losgastos e inversiones necesarias para la buena marcha del plan, la estrategia de bsqueda defondos y la repercusin en la tesorera.


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10. Establecer, y si es necesario disear, un sistema de indicadores de evaluacin que se adaptea las necesidades y objetivos a medir en la organizacin. As:- la solvencia, liquidez, endeudamiento y rentabilidad de la organizacin se analizar a travs

de ratios o indicadores de carcter econmico;- el estado de liquidacin del presupuesto permitir comparar lo presupuestado con lo realmente

ejecutado y analizar las causas y posibles consecuencias de las desviaciones presupuestarias;- el nivel de eficiencia en la gestin de su actividad y el nivel de eficacia en la consecucin desus logros se evaluar a travs de indicadores de evaluacin de la actividad.

Finalmente, nos parece importante recalcar que es necesario encontrar un equilibrio entre la im-plantacin de estos cambios en la gestin de la organizacin y el coste, tambin econmico, deeste esfuerzo.

Para las ONL ms pequeas establecer o mejorar su gestin econmico-financiera puede suponer unesfuerzo importante que detraiga recursos de su atencin a las personas usuarias o beneficiarias.

A su vez, supone un planteamiento a medio plazo y, por tanto, hay que dar tiempo para incorpo-rar dinmicas de planificacin, organizacin y control econmico-financiero y asumir formas depensar y gestionar orientadas a la transparencia y rendicin de cuentas y a la sostenibilidad de laorganizacin en el sistema en el que acta.


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ANEXO. Herramienta de autodiagnstico.

Presentamos a continuacin una herramienta para analizar la gestin actual de los recursos eco-nmico-financieros de su organizacin. No se pretende, con ella, posibilitar un examen exhaustivosino un sencillo diagnstico que permita a su organizacin autoevaluar los principales aspectos

de la gestin econmico-financiera y realizar una reflexin sobre su prctica para mejorarla en loposible.

Tampoco se pretende establecer un patrn vlido para todas las organizaciones sino algunasorientaciones generales que cada organizacin deber adaptar a sus caractersticas. Cada organi-zacin tiene sus propias peculiaridades y su contexto, de modo que lo que puede ser bueno parauna organizacin en un momento dado puede no serlo para otra o en otro momento.

Adems, esta herramienta ha sido diseada como ayuda prctica, principalmente, para pequeasy medianas organizaciones, ya que son, como hemos comentado, las principales destinatarias deesta gua.

La herramienta de autodiagnstico analiza 16 factores, los cuales han sido formulados tomando enconsideracin los aspectos claves establecidos como pilares fundamentales de una buena gestineconmico-financiera.

En relacin a cada factor se plantea una pregunta con 5 alternativas de respuesta, teniendo cadarespuesta una puntuacin diferente.

Posibles respuestas:

Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre

Puntuacin 0 2 4 6 10

Cuanto mayor sea la puntuacin final, ms cerca se est de una adecuada gestin econmico-financiera, siendo la mxima puntuacin de 160 puntos.

Una puntuacin entre 96 y 160 puntos indica que se va en el buen camino.

Una puntuacin entre 95 y 64 significa que hay algunos aspectos de la gestin econmi-co-financiera de la organizacin que habra que mejorar.

Si la puntuacin es inferior a 64 puntos, parece conveniente revisar la gestin econmi-

co-financiera de la organizacin en profundidad.


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HERRAMIENTA DE AUTODIAGNSTICO.

1. Los rganos de gobierno de la ONL se implican y participan activamente en la gestin econ-mico-financiera de la entidad?

Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre0 2 4 6 10

2. La ONL realiza anlisis de viabilidad econmico-financieros de sus proyectos, servicios y/oprogramas?


0 2 4 6 10

3. La ONL establece estrategias de captacin y/o diversificacin de fondos para favorecer lasostenibilidad econmica de sus proyectos, servicios y/o programas?


0 2 4 6 10

4. La informacin econmico-financiera de la ONL es pblica y accesible para los diferentesgrupos de inters relacionados con la entidad?


0 2 4 6 10

5. La ONL aplica criterios de economa (menor coste posible), eficacia (mayor grado de cumpli-miento de los objetivos) y eficiencia (alcanzar los mayores resultados posibles con el menorcoste) en el desarrollo de sus actividades, proyectos y/o programas?


0 2 4 6 10

6. La ONL cuenta con un sistema de control interno de la informacin econmica que le permitaordenar los documentos econmicos en base al proyecto, servicio o programa, as como en-contrarlos de forma rpida y sencilla una vez hayan sido archivados?


0 2 4 6 10

7. La ONL registra sus movimientos econmicos en base a los principios y normas contablesgeneralmente aceptadas?


0 2 4 6 10

8. Los rganos de gobierno de la ONL tienen en cuenta la informacin que aportan los estadosfinancieros finales a la hora de tomar decisiones operativas y de carcter estratgico?


0 2 4 6 10


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9. Las personas responsables del proceso contable estiman y conocen el coste econmico decada proyecto, servicio o programa?


0 2 4 6 10

10. La ONL cuenta y utiliza habitualmente herramientas de previsin y planificacin financiera?Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre

0 2 4 6 10

11. La ONL identifica sus necesidades de financiacin y analiza las alternativas o vas de financia-cin ms acordes a sus necesidades financieras: financiacin propia (cuota de personas socias,cuota por prestacin de servicios, donaciones, etctera) y/o financiacin ajena (subvencionesy/o ayudas econmicas, patrocinio y mecenazgo, colaboracin con empresas, etctera)?


0 2 4 6 10

12. La ONL confecciona su presupuesto anual realizando previamente una estimacin de inver-siones y gastos y una estimacin de ingresos?


0 2 4 6 10

13. La ONL analiza las posibles tensiones generadas entre sus cobros y pagos, a travs del pre-supuesto de tesorera, conoce el nivel de liquidez de ese perodo y acta en base al dficit osupervit de su tesorera?


0 2 4 6 10

14. La ONL analiza las causas y consecuencias de las desviaciones o desajustes entre lo presu-puestado y lo realmente acontecido?


0 2 4 6 10

15. La ONL utiliza ratios e indicadores de carcter econmico para analizar y evaluar la situacineconmico-financiera de la entidad?


0 2 4 6 10

16. La ONL utiliza indicadores para analizar y evaluar el nivel de eficiencia en la gestin de suactividad y el nivel de eficacia en la consecucin de sus logros?


0 2 4 6 10

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