GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES : Cas de...
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Neuvième Cours de Maîtrise en Administration Sanitaire et Santé Publique Promotion 2006-2008 Mémoire présenté pour l’obtention du Diplôme de Maitrise en Administration Sanitaire et Sante Publique OPTION : SANTE PUBLIQUE Elaboré par : Dr Tarek LAAROUSSI JUILLET 2008 ROYAUME DU MAROC MINISTERE DE LA SANTE INSTITUT NATIONAL D’ADMINISTRATION SANITAIRE CENTRE COLLABORATEUR DE L’OMS GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES : Cas de L’Hôpital Mohamed V de Meknès
Transcript of GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES : Cas de...
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PPrroommoottiioonn 22000066--22000088
Mémoire présenté pour l’obtention du Diplôme de Maitrise
en Administration Sanitaire et Sante Publique
OPTION : SANTE PUBLIQUE
Elaboré par : Dr Tarek LAAROUSSI
JUILLET 2008
ROYAUME DU MAROCMINISTERE DE LA SANTE
INSTITUT NATIONAL D’ADMINISTRATIONSANITAIRE
CENTRE COLLABORATEUR DE L’OMS
GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES :
Cas de L’Hôpital Mohamed V de Meknès
ii
RESUME
Mots clés : archivistique, archives hospitalières, dossier patient, plan de classement,
calendrier de conservation, système d’archivage, record management, numérisation.
Le présent travail a été mené dans le but de contribuer à la mise en place d’un système
d’archivage à l’Hôpital Mohamed V de Meknès basé sur les techniques modernes de
l’archivistique. Partant du diagnostic de l’existant et de l’analyse des exigences
archivistiques, mais également des besoins exprimés par les utilisateurs, nous proposons
dans ce modeste travail un système d’archivage qui pourrait répondre aux attentes des
gestionnaires de cet hôpital.
La collecte des données a été réalisée par deux outils que sont :
L’inventaire des documents archivés, des locaux où ils sont disposés et des
équipements utilisés pour leur rangement et pour leur conditionnement ;
Le questionnaire qui a servi à étudier les besoins des utilisateurs et à recueillir
leurs attentes et leurs suggestions.
Au terme de l’étude, nous avons constaté l’existence d’un patrimoine d’archives chiffré à
714 ML dont 452 ML sont représentés par les archives médicales. La masse totale des
archives est constituée de 27% d’archives courantes et de 73% d’archives non courantes.
Nous avons noté par ailleurs que ces archives sont caractérisées par l’absence de structure
de gestion de dispositifs réglementaires, par l’absence de ressources humaines qualifiées,
l’inadéquation des locaux et des meubles de rangement, surtout pour les archives
médicales, l’insuffisance des moyens de conditionnement, et enfin, par l’absence de
procédure standardisé de traitement des archives pour le classement, la recherche, la
communication, le tri et l’élimination.
Pour remédier à cette situation nous avons proposé un projet global de gestion des archives
de l’Hôpital Mohamed V de Meknès. En premier lieu, la nécessité de mettre en place une
structure organisationnelle dédiée à la gestion des archives, nous proposons un croquis
d’aménagement d’un Service des Archives Centrales (SAC), la nécessité de pourvoir ce
service en ressources humaines et matérielles et enfin une description détaillée du
iii
processus de l’archivage, du procédurier de travail, ainsi que du tableau de bord à mettre
en œuvre.
SUMMARY
This work was undertaken with an aim of contributing to the installation of a management
system of archives to the Hospital Mohammed V of Meknès based on the modern archival
techniques. On the basis of the diagnosis of existing and the archivistic analysis of the
requirements, but also of the needs expressed by the users, we propose in this work a
management system of archives which could answer waitings of the managers of this
hospital. The data-gathering was realized by two tools that are: The inventory of the filed
documents, the buildings where they are laid out and the equipment used for their
arrangement and their conditioning. The questionnaire which was used the needs of the
users and to collect their waitings and their suggestions. At the end of the study, we noted
the existence of an inheritance of files quantified to 714 ml of which 452 ml are
represented by the medical files. The total mass of the files consists of 27% of current files
and 73% of noncurrent files. We noted in addition that these archives document are
characterized by the absence of structure of management of lawful devices, by the absence
of qualified human resources, the inadequacy of the buildings and the storage units,
especially for the medical files, the insufficiency of the means of conditioning, and finally,
by the absence of procedure standardized of treatment of the archives document for the
classification, the research, the communication, the sorting and elimination. To rectify this
situation we proposed project of management of archives document of the Hospital
Mohammed V of Meknès. Initially, the need for setting up an organisational structure, we
propose a sketch of adjustment of a Service of the Central Archives (SAC), the need on
human and material resources and finally a detailed description of the process, of the
procedure, as well as dashboard to be implemented.
iv
SOMMAIRE
INTRODUCTION 1
PREMIERE PARTIE
ENONCE DU PROBLEME ....................................................................................3
LES OBJECTIFS DE L'ETUDE ............................................................................4
CONTEXTE DE L’ETUDE .....................................................................................5
1. LA LÉGISLATION EN MATIÈRE D'ARCHIVES .....................................................5
2. PRÉSENTATION DU LIEU DE L’ÉTUDE : ............................................................8
REVUE DE LA LITTERATURE ..........................................................................11
DÉFINITIONS ET CONCEPTS DE BASE EN ARCHIVISTIQUE ...............................11
1 ARCHIVES ET INFORMATIONS ........................................................................11
2 CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS....................................................................12
3 RÔLE ET TYPOLOGIE DES ARCHIVES.............................................................15
SYSTÈMES DE GESTION DES ARCHIVES............................................................18
1 DÉFINITION.......................................................................................................18
2 PRINCIPES DE BASE DU SYSTÈME .................................................................18
3 COMPOSANTE D'UN SYSTÈME DE GESTION D'ARCHIVES ............................20
4 ETAPES DE CONCEPTION D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE .............................34
L'EXTERNALISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES .......................................37
1 DÉFINITION..................................................................................................................... 37
2 MOTIFS DE RECOURS À L'EXTERNALISATION DES ARCHIVES ................................. 37
3 DESCRIPTION DE LA SITUATION ACTUELLE DE L'ARCHIVAGE ................................ 38
4 LES PRESTATIONS EN ARCHIVAGE ............................................................................. 39
5 PRESTATIONS ET NIVEAU DE QUALITÉ EXIGIBLES.................................................... 40
6 SUIVI DE PRESTATION .................................................................................................. 40
7 LE CHOIX DU PRESTATAIRE ........................................................................................ 40
8 LE CONTRAT .................................................................................................................. 41
ARCHIVES ET TECHNONOGIE DE L'INFORMATION ............................................43
1 NUMÉRITÉ ET NUMÉRISATION ........................................................................43
v
2 TRAITEMENT INFORMATISÉ DES ARCHIVES ..................................................44
3 SYSTÈMES DE GESTION INFORMATISÉE DES ARCHIVES .............................45
DEUXIEME PARTIE
MÉTHODOLOGIE ................................................................................................48
1 L’INFORMATION RECHERCHÉE .......................................................................48
2 LES INSTRUMENTS DE COLLECTE DES DONNÉES ........................................49
3 LA POPULATION CIBLE: ...................................................................................50
4 LES CONTRAINTES ET LIMITES.......................................................................50
RESULTATS DE L’ETUDE .................................................................................52
ETUDE DE L’EXISTANT EN MATIÈRE D’ARCHIVES À L’HÔPITAL MOHAMED V DE
MEKNÈS ................................................................................................................52
1 VOLUMÉTRIE ET TYPOLOGIE DES ARCHIVES................................................52
2 LOCAUX DE RANGEMENT ET DE STOCKAGE DES ARCHIVES.......................57
3 EQUIPEMENTS DE RANGEMENT ET DE CONDITIONNEMENT........................59
4 LES RESSOURCES HUMAINES ........................................................................62
5 PROCÉDURES DE TRAITEMENT DES ARCHIVES............................................63
6 ETUDE DES BESOINS DES ENQUÊTÉS ...........................................................66
7 ETUDE DES ATTENTES ET SUGGESTIONS DES UTILISATEURS....................67
DISCUSSION
ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT EN MATIÈRE DE GESTION D’ARCHIVES À
L’HÔPITAL MOHAMED V DE MEKNÈS ..................................................................69
1 LA RÉGLEMENTATION ....................................................................................69
2 LE SERVICE « DOCUMENTATION ARCHIVES » ...............................................69
3 LE BUDGET.......................................................................................................69
4 LES LOCAUX.....................................................................................................69
5 LES ÉQUIPEMENTS ..........................................................................................70
6 LES RESSOURCES HUMAINES ........................................................................70
7 LES PROCÉDURES DE TRAITEMENT DES ARCHIVES ....................................70
8 L’USAGE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ..............................................71
9 PRÉSERVATION ET PROTECTION DES ARCHIVES ................................................71
vi
PROPOSITION D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE
LES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME..............................................................73
1 LA STRUCTURE RÉGLEMENTAIRE .......................................................................73
2 LES LOCAUX DE RANGEMENT .............................................................................74
3 LES ÉQUIPEMENTS DE RANGEMENT ET DE CONDITIONNEMENT..........................76
4 LES RESSOURCES HUMAINES ............................................................................77
ORGANISATION DU SERVICE CENTRAL DES ARCHIVES ...................................78
1 LE PROCESSUS DE GESTION DES ARCHIVES ......................................................78
2 LES PROCÉDURES DE GESTION DES ARCHIVES.................................................80
3 LES OUTILS DE GESTION ....................................................................................88
3.1 CALENDRIER DE CONSERVATION................................................................................................... 88
3.2 PLAN DE CLASSEMENT................................................................................................................... 89
3.3 LE TABLEAU DE BORD .................................................................................................................... 90
CONCLUSION GENERALE....................................................................................92
REFERENCES .......................................................................................................94
ANNEXES............................................................................................................101
vii
LISTE DES TABLEAUX
Nº Intitulé du tableau Page
1 Différences entre Un SAE et un système de GED 47
2 Répartition des enquêtés par entité 51
3 Volumétrie des archives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès 52
4 Répartition des archives administratives par grande unité administrative 53
5 Répartition des archives administratives selon leurs âges 53
6 Répartition des archives selon les entités de l’Hôpital Mohamed Vde Meknès
54
7 Répartition des archives entre les différentes unités de soins 55
8 Répartition des archives par groupe d’unité de soins 56
9 Répartition des archives médicales selon leurs phases de vie 56
10 Répartition des archives selon le lieu de conservation 57
11 Répartition des locaux selon leurs localisations et leurs capacitésde stockage
58
12 Répartition des enquêtés selon les problèmes posés par la conservationdes archives non courant dans les bureaux
59
13 Répartition des meubles selon leurs capacité de stockage en ML 60
14 Répartition des archives selon leurs conditions de rangement en ML 60
15 Répartition des archives administratives selon le matérielde conditionnement utilisé
61
16 Appréciation des équipements par les enquêtés 61
17 Appréciation du matériel de conditionnement par les enquêtés 62
18 Répartition des entités de l’Hôpital selon le classement utilisé 63
19 Répartition des enquêtés selon l’instrument de recherche utilisé 64
20 Répartition des enquêtés selon le mode de communication 65
21 Répartition des enquêtés selon les raisons qui les poussent à garderl’ensemble de leurs archives
66
22 Répartition des enquêtés selon l’importance qu’ils accordent auxarchives dans la gestion et la prise de décision
66
23 Répartition des enquêtés selon le degré de recours aux archives 66
24 Priorités accordées aux attentes du nouveau système d’archivage 67
viii
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
AMO Assurance Maladie Obligatoire
BAF Bureau d’Admission et de Facturation
GDA Gestion des Documents d’Archives
GED Gestion Electronique des Documents
ISO International Standard Organisation
ML Mètre Linéaire
NM Norme Marocaine
OAIS Open Archival Information System
PAA Pôle des Affaires Administratives
PAM Pôle des Affaires Médicales
PFGSS Projet de Financement et de Gestion des Services de Santé
PSI Pôle des Soins Infirmiers
SAE Système d’archivage électronique
SAC Service des Archives Centrales.
1
INTRODUCTION
« C’est à l’hôpital que l’on envoie les amnésiques. Il est heureux que l’hôpital lui même se
refuse d’être amnésique, il y perdrait dans l’immédiat ses moyens d’action et dans le long
terme son identité » telle, fut la citation de Jean Favier, Directeur des Archives de France
pour décrire l’importance des archives hospitalières.
Dotées d’une valeur administrative, légale et scientifique, les archives constituent une
source d’information primordiale pour le gestionnaire, le chercheur, le praticien…
Conscients de cette importance, et confrontés à de nombreux problèmes tels que la
prolifération des documents produits ou reçus dans le cadre de leurs activités, à la diversité
de leur nature et à leur duplication excessive, les décideurs au sein des organisations
publiques et privées, ont introduit depuis longtemps dans leurs procédures de gestion de
l’information, les pratiques managériales archivistiques. Ceci a généré un gain de temps,
d’espace, et d’argent [44].
Au Maroc, il y’a quelques années seulement, les systèmes d’archivages et les pratiques
managériales archivistiques ne faisaient pas partie intégrante des préoccupations des
responsables. Cependant, le besoin d’une gestion moderne et efficace des archives est
apparu progressivement dans les administrations publiques et notamment dans certains
ministères : Ministère des Affaires Etrangères, Ministère des Finances, Ministère de la
justice, Ministère de la Santé etc.
Actuellement, vu la loi nº 69-99 relative aux archives publiée dans le Bulletin Officiel N°
5588-9 Hija 1428 (20-12-2007) et vu l'arrêté nº 99-07 du 29 hija 1427 (19 janvier 2007) du
BO 5500 portant homologation de normes marocaines adoptant les normes NM ISO 11977
relatives aux prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques,
la restructuration de nos archives hospitalières devient une obligation.
Rappelons que, la Première Conférence Nationale de la Santé organisée en 1959 par le
Gouvernement de l’époque, a annoncé parmi ses nombreuses recommandations relatives
« à l’exploitation maximum des lits existants », la nécessité d’organiser « un service
d’archives par centre hospitalier » et d’expliquer que « de nombreux malades
2
sont…souvent réadmis dans les services, faute d’avoir trouvé le dossier médical établi
lors d’un précédent séjour à l’hôpital » [48].
Il fallait attendre 1991 pour que le Ministère de la Santé commandite une étude sur
l’Organisation des Archives de l’Administration Centrale [27].
Mais, en l’absence de structures hospitalières dédiées á cette activité et surtout faute de
ressources humaines qualifiées et d’une politique nationale d’archivage, l’état des archives
dans nos hôpitaux laisse beaucoup á désirer.
Cependant, dans le cadre de la Reforme Hospitalière en cours, pilier fondamental de la
reforme de notre système de sante, la mise à niveau de la gestion du système
d’information en général et celle de la gestion des archives hospitalières en particulier
constitue un des volets clé de la dite reforme.
L’Hôpital Mohammed V de Meknès, l’un des sites pilotes de la mise en œuvre de cette
reforme qui, rappelons le, rentre dans le cadre du Programme de Financement et de
Gestion des Services de Santé (PFGSS), porte beaucoup d’intérêt à la gestion future de ses
archives.
C’est dans cette optique que nous menons ce travail qui consiste en une étude de cas
centrée sur l’analyse de la gestion et l’exploitation des archives hospitalières dans ces deux
composantes médicale et administrative et ce, dans une tentative de concevoir un système
d’archivage approprié, rationnel, et adapté á l’Hôpital Mohamed V de Meknès et, si
possible, d’en tirer quelques éléments de base d’une politique générale de gestion des
archives hospitalières dans notre pays.
L’étude est structurée autour de deux parties : la première constituée de trois chapitres dont
le premier énonce la problématique et les objectifs de l’étude, le deuxième présente le
contexte réglementaire de l’archivage et du lieu de l’étude, et le troisième est une revue de
la littérature qui fixe les définitions de base et explique les règles de gestion en matière
d’archivistique. La deuxième partie est constituée de quatre chapitres. Le premier est une
présentation de la méthodologie, le deuxième est une présentation des résultats obtenus,
le troisième est l’analyse et la discussion de ces résultats, et enfin le dernier chapitre
propose un système d’archivage à l’Hôpital Mohamed V de Meknès.
PREMIERE PARTIE
3
ENONCE DU PROBLEME
Au Maroc, l'hôpital constitue une véritable entreprise dotée de missions spécifiques et de
fonctions bien déterminées [73]. Comportant des services et des centres de responsabilité
multiples et variés, il ne cesse de produire et de recevoir des documents de toute sorte
qu’on peut scinder aisément en documents administratifs et en documents médicaux. La
distinction entre ces deux catégories de documents est à la base de la segmentation des
archives hospitalières en archives médicales et archives administratives.
L’Hôpital Mohamed V de Meknès, inauguré en 1956, est un hôpital régional qui, depuis
son ouverture et durant les cinquante années écoulées, s’est constitué une masse
considérable d’archives médicales et administratives de nature et de typologie très
diversifiées. Malheureusement et à l’instar de la majorité des hôpitaux marocains, en
l’absence d’une politique rationnelle de gestion des archives, la méconnaissance des
techniques archivistiques modernes et l’inexistence de professionnels qualifiés dans ce
domaine, « l’état de ces archives n’est pas brillant »[13].
Pour leur consultation, on se trouve rapidement confronté à une multitude de problèmes
facilement identifiables et qui découlent de leur mauvaise gestion tant sur le plan
organisationnel, classement et conservation que sur celui de leur exploitation. Cet état de
désorganisation engendre tout naturellement, une perte de temps dans la recherche de
l’information et par conséquent des difficultés dans la prise de décision.
Actuellement, bien que la loi 69-99 oblige l’hôpital à organiser ses archives et que
l’organigramme hospitalier prévoie la création « d’un service de documentation et
archives » attaché au Pôle des Affaires Administratives, le service des archives demeure
encore non fonctionnel et n’a d’existence que sur le papier. Encore une fois, l’absence de
professionnels capables de mettre en place les jalons d’un système d’archivage approprié
en est la principale cause.
Toujours est il qu’à la lumière de l’analyse de la littérature nationale et internationale
publiées dans ce domaine et de l’étude de la situation actuelle des archives de l’Hôpital
Mohamed V de Meknès, le présent travail se propose modestement d’élaborer pour cet
4
hôpital, la conception d’un système adapté de gestion de ses archives en prenant en
considération les procédures modernes du management archivistique, les technologies de
l’information, les ressources disponibles, la réalité de l’existant ainsi que les besoins des
utilisateurs des archives.
LES OBJECTIFS DE L'ETUDE
Objectif général
Comme objectif général, cette étude se propose de contribuer modestement à la mise en
place d’un système d’archivage à l’Hôpital Mohamed V de Meknès
Objectifs spécifiques
Ces objectifs sont de trois ordres :
1. diagnostiquer l'existant en matière d'archives à l'Hôpital Mohammed V de Meknès ;
2. étudier les besoins et les attentes archivistiques des utilisateurs ;
3. proposer un système de gestion des archives adapté au contexte de cet hôpital.
5
CONTEXTE DE L’ETUDE
Dans l’objectif de connaître le fond documentaire de l`Hôpital Mohamed V de Meknès et
d’étudier l’archivage à son niveau, deux éléments nous semblent importants à connaitre :
la connaissance de la réglementation en matière d’archive en général et de celle des
archives hospitalières en particulier ;
la connaissance de l’établissement où sera menée l’étude.
Le présent chapitre rappellera donc les principaux textes en matière d’archives et tentera
par la suite de faire une présentation succincte de l’Hôpital.
1. La législation en matière d'archives
Au Maroc, les textes en matière d’archives, sont très anciens. Ils sont restés pendant
longtemps, non adaptés, limités et incomplets. En effet, le premier texte est un dahir qui
date de 1926 (Dahir du 1-11-1926 (24 Rabia II 1345) et qui érige en établissement public
la Bibliothèque Générale du Protectorat et particulièrement l'article 9 qui stipule que:
"Les documents d'archives ordinaires des directions et des services de la Résidence
Générale seront déposés à la Bibliothèque Générale du Protectorat, exception autorisée
par décision du Commissaire Résident Général"
Puis, en 1954, l'Instruction Résidentielle nº 7204 S.G.P. du 4-12-1954 explique l'article 9
du dahir sus cité en précisant que:
« L'obligation de verser les documents de plus de 10 ans est impérative. Les documents
sont, en accord avec les services d'origine, versés pour être soit gardés en attente, soit
incorporés au fond des archives, soit encore détruits. Aucune pièce déjà versée aux
archives ne peut être détruite sans l'accord du service dont elle provient ».
Depuis plus de cinquante ans, aucun texte n’est venu clarifier la situation des archives en
général ou leur devenir et ceux des archives hospitalières en particulier
6
Il a fallu attendre 1999 et la promulgation de la Loi nº 69-99 relative aux archives [annexe
-3-], publiée dans le Bulletin Officiel N° 5588 - 09 Hija 1428 (20-12-2007) pour avoir la
clarification légale sur la gestion des archives.
Selon cette loi, un organisme dénommé "Archives du Maroc" sera créé et jouira de la
personnalité morale et de l'autonomie financière. Cet organisme sera habilité à « collecter,
inventorier, classer et mettre à la disposition du public les archives publiques définitives
qu'il est d'ailleurs appelé à conserver et à préserver ».
Les administrations publiques et les organismes privés chargés d'un service public
sont tenus, en vertu de cette de loi, de conserver leurs archives courantes et intermédiaires
(article 07 et 08_loi 69-99) avant de pouvoir passer à une procédure de tri pour
sélectionner, avec le concours et l'assistance technique des "Archives du Maroc", les
archives définitives qui peuvent être conservées sur plusieurs supports différents.
Les organismes suscités sont également obligés de tenir, et de mettre à jour, un calendrier
de conservation de leurs archives.
La loi 96-99 comporte également un volet "sanctions" qui prévoit de lourdes peines contre
toute personne qui, intentionnellement ou non, détourne ou détruit des archives publiques
qu'elle détient.
Cependant, notons que plusieurs années avant cette loi, nombreuses sont les
administrations qui ont pris conscience de la nécessité de mettre en place une politique de
gestion de leurs archives à même de réguler et de réglementer ce domaine. Parmi les
ministères pionniers en la matière on peut citer:
Le Ministère de la Justice:
Ce dernier possède un dépôt moderne de pré-archivage où tous les tribunaux de premières
instances et les cours d'appel sont tenus de déposer leurs archives. Les modalités de
versement et de conservation sont fixées par l'Arrêté du Ministre de la Justice Nº 539-80
du 2 Joumada II 1400 (18-avril-1980) réglementant le versement et la conservation des
archives des différentes juridictions du Royaume.
7
Selon l'article premier de cet arrêté, les durées de conservation sont fixées conformément
aux dispositions des tableaux qui figurent dans la fin de l’arrêté. Ces tableaux comprennent
trois colonnes titrées comme suit:
La nature des documents d'archives
La durée de conservation
La destination
Après expiration des délais fixés pour la conservation, les documents devront être transmis
à la Bibliothèque Générale et Archives (dorénavant Archives du Maroc selon la
loi nº69-99), détruits sur place ou livrés à l'Administration des Domaines pour être détruit.
Le Ministère de la santé,
En 1959, et comme cela a été mentionné dans l’Introduction, la Première Conférence de
Santé faisait déjà mention de la nécessité de mettre en place « un service d'archive par
centre hospitalier ».
En 1991, le rapport de mission du consultant national Mr Idsalah Mohammed, intitulé
"Organisation des archives de l'Administration Centrale du Ministère de la Santé:
introduction de méthodes modernes d'archivages, amélioration de la gestion des dossiers
du personnel, réorganisation du bureau d'ordre" proposait dans sa dernière partie, une
politique d'archivage des documents administratifs, soutenue par un calendrier de
conservation fixant les différentes échéances pour chaque type de document.
Sur le plan réglementaire, l’article 22 du Dahir du 25 Décembre 1992 portant promulgation
de loi relative aux obligations comptables des commerçants, stipule que "les documents
comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans".
En outre, l’article 45 du Décret n° 2-06-388 du 16 Moharrem 1428 (5 février 2007) fixant
les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat stipule :" ….Les éléments
ayant été à l’origine de l’élimination des concurrents doivent être conservés par le maître
d’ouvrage pendant un délai de cinq ans au minimum…"article 45,57]
Enfin le récent Décret n° 2-06-656 du 24 Rabii I 1428 (13 avril 2007) relatif à
l'Organisation Hospitalière, stipule que « sous l’autorité du Directeur de l’Hôpital, le
8
Chef du Pôle des Affaires Administratives est chargé de gérer et d’organiser le système
d’archives de l’établissement ».
Par ailleurs, le Règlement Intérieur des Hôpitaux du Ministère de la Santé [RIH.1992]
prévoit « qu’au cours de l'hospitalisation du malade et pendant toute la période de
surveillance médicale postérieure à l'hospitalisation, le dossier médical est conservé
dans le service, sous la responsabilité du chef de service. Le dossier médical est par la
suite conservé par le Bureau des Archives Médicales ». Cependant cette conservation des
dossiers « patients » dans les services sous la responsabilité du médecin chef de service a
été abrogé par le nouveau Manuel de référence des procédures du Bureau des
Admissions Facturation (BAF) des hôpitaux publics [33]qui précise que le dossier patient
doit être transféré au BAF dès la sortie du malade.
2. Présentation du lieu de l’étude :
2.1 L’Hôpital Mohamed V de Meknès
L’Hôpital Mohamed V de Meknès est le plus important des établissements de soins de la
Région de Meknès-Tafilalt. Il est parmi les plus grandes structures sanitaires du Royaume.
Crée en 1953, il a été inauguré le 17 juillet 1956, par feu sa Majesté Mohamed V. Il a été
érigé en SEGMA en 1987 conformément à l’arrêté conjoint du Ministre de la Santé et du
Ministre des Finances N° 6-87 de 27/11/1986.
L’hôpital est implanté sur une superficie de 4 ha 64 ares 40 centiares dont 3643 m²
construites et comporte neuf niveaux : 5 étages, 3 sous-sols et 1 R.C.
Sa capacité litière est de 531 lits dont 413 sont fonctionnels répartis entre 14 disciplines
médicales et chirurgicales.
Ressources humaines : l’effectif global opérant au sein de cet établissement est de 506
dont 79 personnels médicaux, 295 personnels infirmiers et 132 repartis entre techniciens,
ingénieurs, administrateurs et personnel de soutien.
Organisation administrative de l’hôpital : Cf. Organigramme Annexe 15
9
Trois pôles constituaient l’architecture principale de l’organisation générale de l’hôpital :
Le pôle des affaires médicales (PAM), le pôle des affaires administratives (PAA) et le pôle
des soins infirmiers (PSI). Chaque pôle est subdivisé en unités opérationnelles.
Nous identifions ci-après les centres d’activités constituant l’offre de services, destinés
donc à manipuler, produire, recevoir et conserver des documents d’archives.
Liste des composantes fonctionnelles de l’Hôpital :
Services cliniques
Services de médecine Services de chirurgie Pédiatrie Grands brûlés Réanimation Centre de la consultation externe Hémodialyse Kinésithérapie
Services médico-techniques
Urgences Laboratoires Centre de transfusion sanguine Imagerie médicale Bloc opératoire / Stérilisation centrale Pharmacie
Services administratifs
Direction Pôle des Affaires Administratives
Gestion des Ressources Humaines
Ressources Informationnelles Bureau d’Admission et de facturation (BAF) Service des archives Régie Unité de Recouvrement Unité de l’Assurance Maladie Obligatoire (AMO) Unité statistique Unité informatique Standard téléphonique
10
Ressources Financières Services Techniques et de Maintenance
Service alimentaire Entretien des équipements généraux et des installations Gestion des équipements biomédicaux (GBM) Approvisionnement et Distribution Parc auto Morgue
Pôle des Soins Infirmiers
Unité de la Planification des ressources et des soins Formation continue Hygiène hospitalière Nutrition
Pôle des affaires médicales
Unité de la Planification et gestion des ressources dudépartement
Unité de la Gestion des soins médicaux et des activitésdépartementales
Unité de la Communication, formation et recherche
2.2 Le Services des Archives
Pour le cas particulier du service des archives, comme cela a été dit dans l’énoncé du
problème, ce service n’a d’existence que sur le papier. Il se résume sur le terrain à un dépôt
ou sont entreposés des documents sans aucun traitement ni respect des conditions de
sécurité.
Toutefois, en tant que structure de soins, l’hôpital produit une masse considérable
d’informations consignée sur différents supports. L’importance de cette information pour
la pratique médicale de soin et pour la gestion administrative a fait que plusieurs structures
officieuses d’archivage sont apparues aux seins des services cliniques, médico-techniques
et administratifs. Il s’agit en effet de locaux utilisés comme dépôts d’archivages de
proximité.
Tel qu’il sera précisé dans les résultats de notre travail, ces dépôts d’archivage manquent
de professionnels, de moyens et se trouvent dispersé dans tout l’établissement.
REVUE DE LA LITTERATURE
11
Définitions et concepts de base en archivistique
1 Archives et informations
Les premières définitions des archives mettaient beaucoup plus l'accent sur le contenant
que sur le contenu. C’est ainsi que les archivistes hollandais Fruin, Muller et Feith les
considéraient comme les documents écrits officiellement reçus ou produits par une
administration ou un de ses fonctionnaires, "the hole written documents officially
received or produced by administrative body or one of its official" [43].
De nos jours avec la prolifération de l'information, on assiste à un enrichissement des
types de documents qui existaient déjà et à la création de documents de travail d'une
forme nouvelle, reprenant les informations des documents traditionnels pour les traiter
autrement ou plus facilement [29]. La définition de la notion d'archives a également suivi
le développement qu'a connu celle du document. Ainsi, il ne s'agit plus de vieux
documents poussiéreux et difficiles à déchiffrer ou des documents versés et conservés
seulement dans les services d'archives, mais plutôt : " des documents, quels que soient
leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de
leurs activités".
Cette définition officielle tirée du premier article de la loi marocaine 69-99 sur les
archives [Annexes 3] est la même que celle de la loi française 79-18 de janvier 1979.
Cette définition diffère de celle du dictionnaire de la terminologie archivistique du
Conseil International des Archives qui définit le mot anglais "archives" comme
"documentations qui ne sont plus nécessaires au travail courant et qui sont conservées
avec ou sans tri préalable, en raison de leur valeur de preuve ou d’information, par
l'organisme qui les a créées".
En 1994, Couture définit les archives comme étant des informations « organiques », c'est
à dire, élaborées, expédiées ou reçues dans le cadre de la mission de l'organisation et
existantes dans les bureaux[20]. Dans le même ordre d'idée, et dans le but de valoriser le
contenu informationnel des documents, Lopes définit les archives comme "l'ensemble des
informations organiques uniques et consignées sur support conventionnel ou support
12
électronique mesurable par leur ordre binaire (bits)"[61], et il a dégagé huit
caractéristiques de l'information archivistique:
1. La spécificité du moment où elle est consignée sur un support défini, accumulée par
un individu ou un organisme qui est en même temps producteur et récepteur ;
2. La nature organique de part sa relation ombilicale avec le producteur ;
3. L'originalité et l'unicité ;
4. La possibilité d'être évaluée en termes d'âge et d'utilisation ;
5. La limite de ses supports conventionnels ou organiques ;
6. L'accumulation : dans la mesure ou l'accumulation des informations produites ou
reçues peuvent donner une signification ;
7. La diversité des activités génératrices qui peuvent être administratives, techniques ou
scientifiques ;
8. Elle est la première forme que revêt une information consignée sur un support.
Etant des informations organiques consignées et fixées sur un support, les archives sont
donc des documents qui doivent être gérés en tant que contenant et contenu.
Autres sens du mot «archives»[93]
Le terme «archives» ne désigne pas seulement « documents» ; il est aussi employé
correctement pour désigner :
les administrations, institutions ou services responsables qui gèrent ces
documents ou qui en sont responsables. On parle ainsi des « Archives de la
société …» ou des «Archives nationales de ...»;
les bâtiments ou les locaux affectés à la conservation, au traitement et à la
communication de ces documents, dits «bâtiments d'archives».
2 Cycle de vie des documents
Les documents d'archives peuvent avoir des supports, des contenus et des natures
différentes, mais tous suivent un cycle commun tout au long de leur vie, depuis leur
création jusqu'à leur sort final. Deux théories ont marqué l'archivistique moderne: La
théorie des trois âges et la théorie du continuum.
13
2.1 Théorie des trois âges
C'est au tournant des années cinquante, que les bases de cette théorie sont apparues avec
Schllenberg [71] qui a révolutionné l'archivistique moderne en introduisant les notions de:
"Primary value" qui fait référence à la fonction de preuve administrative, légale et
financière que présente le document d'archive;
"Secondary value" qui fait référence à la fonction de témoignage patrimonial du
document d'archive vis-à-vis de l'organisme qui l’a créé ou reçu [20].
Les documents d'archives, selon cette théorie, franchissent trois stades de vie:
Stade des archives courantes ou actives où les documents ont une forte valeur
primaire, sont actifs et bénéficient d'une fréquence d'usage et d'une consultation
élevée. Elles sont de ce fait conservées dans les services producteurs.
Stade des archives intermédiaires ou semi-actives où la valeur primaire du
document et sa fréquence de consultation diminue. Ces archives sont conservées pour
des raisons légales et/ou techniques pendant une durée limitée et définie au sein d'un
dépôt de pré archivage.
Stade des archives définitives ou inactives où les documents ont une valeur
secondaire maximale. Elles sont conservées sans limitation de durée (ou pour une
durée très longue) en raison d'obligations légales ou parce qu'elles présentent un
intérêt à long terme: historique, de témoignage ou autre. Elles représentent
généralement 5 à 10 % des archives retenues après tri et élimination [29].
Il faut noter qu'il n'existe pas de règle ou de norme précise pour délimiter de façon précise
la période d'activité d'un document, mais la législation peut obliger l'administration à
conserver certains documents pour une période déterminée.
2.2 Théorie du continuum
Cette théorie a été développée par les archivistes canadiens dans les années 80, en réaction
à la séparation des fonctions de gestion de document et d'archivage, conséquence de
l'interprétation nord américaine de la théorie des trois âges, puis, dans les année 90, avec le
travail des Australiens le « New Australian Records Management Standard » a adopté
le Record Continuum Model qu’il décrit se rapporter à un régime cohérent et logique de
14
processus de gestion applicables dès la création des documents (et même dès la conception
des systèmes de gestion) jusqu’a leur préservation et leur utilisation en tant que documents
d'archives. «Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the
time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping
systems) through to the preservation and use of records as archives » [101].
C'est sur cette Théorie que se base le record management qui est le " Champ de
l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la
création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents
d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l’information liées à la forme des documents"[34][35]. Le mot « record » traduit de l’anglais
par document d'archive signifie, "Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et
d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations
légales ou la conduite de son activité"[34,35].
En résumé, ce que propose le Records Continuum Model, c’est une vision de la gestion des
documents d’archives en continuum, sans coupures et sans distinctions entre les différentes
phases des documents et sans non plus de définition des responsabilités à chaque étape du
cycle de vie.
Par conséquence ce modèle propulse les archivistes et les fonctions archivistiques à
l’avant-scène, au début du processus de cycle de vie des documents pour intervenir en
amont de la chaîne documentaire[4][44], en mettant en œuvre des stratégies et des
méthodologies pour l'évaluation, la description et la préservation des documents dès la
création des documents, et non pas à la fin du cycle de vie.
15
Le cycle de vie des documents tel que modélisé par Marie-Anne
Chabin:[72]
3 Rôle et typologie des archives
3.1 Rôle des archives:
L'étude de la littérature relative aux archives met en exergue leur utilité et le rôle qu'elles
jouent selon leur âge. Il s'agit du rôle de preuve, de mémoire de stratégie et de
communication. Elles permettent donc la connaissance du présent à partir d'une analyse du
passé et du patrimoine puisqu'elles représentent la mémoire collective.
L'Association des Archivistes Français dans son rappel des finalités qui justifient la mise
en œuvre d'une politique d'archivage au sein de l'entreprise explicite ces
quatre rôles [4][58][52] :
Le rôle de preuve consiste à apporter la preuve des engagements de l'entreprise et
l'exécution de ses obligations vis-à-vis d'un grand nombre de partenaires. Cette
fonction permet à l'entreprise de faire valoir ses droits et de justifier ses actes;
Le rôle de mémoire qui assure à partir du rassemblement d'éléments antérieurs une
base de référence en vue d'une action opérationnelle;
Le rôle de stratégie ou de compréhension de l'environnement de l'organisme;
Le rôle de communication qui permet de se faire une image de l'entreprise d'hier
et de demain.
16
D'après Gruy Braibant [9] les archives ont une triple fonction :
Conserver la mémoire d'une nation, d'une communauté, d'un organisme, d'une
entreprise, d'un individu. Il n'y a pas d'histoire sans archives;
Faciliter la gestion des administrations en leur fournissant la documentation dont
elles ont besoin pour l'exercice de leur activité. Il n'y a pas d'administration sans
archives;
Permettre aux citoyens d'exercer leurs droits en mettant à leur disposition la
documentation juridique qui les concerne. Il n'y a pas de société sans archives.
Cardin, quand à lui, détermine trois rôles essentiels des archives [47] :
Les archives représentent « la mémoire coutumière qui sert de conservatoire de
preuves en permettant à l'organisation d'établir et de structurer sa réalité dans le
temps, l'espace et dans le système social »;
Elles représentent « la mémoire pragmatique permettant de répondre aux besoins
vitaux de l'organisation en matière d'information et de stratégie »;
Elles sont également « la mémoire expressive qui sert de témoignage ».
3.2 Typologie des archives
Le parcourt de la littérature relative à la typologie des archives au sein des organisations ou
de l'entreprise montre que cette typologie est fonction de trois critères : l'information, la
fonction et la forme.
En se basant sur les grandes fonctions de l'organisation en générale et de l'entreprise en
particulier, quatre types d’archives [51][52] peuvent être distingués:
Les archives de présidence, conseil d'administration et direction générale :
constituées des documents relatifs à l'identité, à l'existence juridique et aux droits
des entreprises comme les registres d'actionnaires, les procès verbaux des conseils
d'administration, etc ;
Les archives du secrétariat général, direction administrative, juridique et
financière : constituées des dossiers contentieux et juridiques, des statistiques
diverses, du bilan annuel, grand livre…
17
Les archives du personnel : constituées des dossiers du personnel, des dossiers
d'accidents de travail, etc ;
Les archives du métier : constituées des dossiers relatant l'activité, le domaine de
compétence ou la spécialité de base de l'organisme.
D'un autre coté, une typologie des archives s'appuierait obligatoirement sur la
reconnaissance de la forme qui caractérise ces documents et leur fournit une individualité.
La forme du document est "l'ensemble des éléments externes et internes (relatifs au
contexte, contenu et à la structure) qui lui donne l'aspect…" [52].
3.3 Typologie des archives hospitalières
Au niveau de l'hôpital, l'information est diversifiée et provient de sources multiples. Deux
catégories d'informations coexistent à l'hôpital : l'information administrative et
l'information médicale [31] [11].
L'information administrative: c'est l'information dont l'hôpital a besoin pour accomplir ses
fonctions, tel que les documents de gestion des ressources et des activités, tant humaines
que matérielles et les documents de gestion des activités spécifiques hospitalières. Cette
information consignée, constitue les archives administratives. Elles représentent environs
20% du volume des archives produit par l'hôpital [60].
L'information médicale : émane de l'activité médicale proprement dite et couvre tous les
documents produits ou reçus dans le cadre des opérations médicales et de soins.
L'origine et le type des informations recueillies sur les patients sont divers. Il peut s'agir
d'informations provenant de l'interrogatoire, de l'examen physique, des examens de
laboratoire, d'imagerie médicale, de tracés divers (ECG, EEG,…). Toutes ces informations
nécessitent un support matériel pour les regrouper et permettre aux praticiens de suivre
l'évolution de l'état de leurs patients. Ce support n'est rien d'autre que le dossier médical
qui constitue un véritable dossier d'archive. Les archives médicales et de soins représentent
les 80% restant de la production archivistique hospitalière [60][11][55] .
18
Systèmes de gestion des archives
1 Définition
Un système est un ensemble d'éléments en interaction visant à réaliser un but commun par
l'intermédiaire de fonctions spécialisées assurées par des services fonctionnels ou par des
sous systèmes de l'organisation. Chaque sous système a une mission spécifique à remplir et
une fonction particulière à exécuter.
Dans la littérature archivistique la notion de système couplé aux archives est peut
fréquente. On rencontre beaucoup plus les concepts de programme d'archivage ou de
politique d'archivage. L'article 05 de la loi marocaine 69-99 relatives aux archives, stipule
que " les personnes, organismes et établissements ……….sont tenus, en collaboration avec
« Archives du Maroc » et conformément à ses missions, d'élaborer et de mettre en application un
programme de gestion de leurs archives courantes et des archives intermédiaires……., ce
programme désigne les structures, les moyens et les procédures qui permettent la gestion de
ces documents depuis leur création jusqu'à leur archivage définitif dans un service
d'archives public ou leur élimination. »
On remarque nettement que la définition officielle du programme d'archive est basé sur
une approche systémique :
Intrant ==== > Processus ==== > Extrant
D'un autre coté, la norme NM ISO 15489[34][35] , définit selon une approche systémique, le
record management comme étant un " domaine du management qui est en charge du
contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de l'usage et du sort final
des documents, incluant les procédures aptes à capturer et conserver la preuve et
l'information relative à l'activité et aux transactions sous forme de documents…"
2 Principes de base du système
D'après Carol Couture et Jean-Yves Rousseau, quatre éléments doivent être pris en
considération lors de l’implantation d’un système de gestion d'archives [20]:
19
a. Maintien du droit de propriété
L’unité administrative qui dépose ses documents dans un entrepôt centralisé, en conserve
la pleine propriété exclusive. Elle ne délègue aux responsables de l’entrepôt que la partie
de ses droits relatif à :
la gestion de l'entreposage,
l'accès aux documents.
Elle se réserve ceux:
d’emprunter temporairement ses documents,
de "réactiver" au besoin les dossiers en les reprenant,
de se garder l’exclusivité de la consultation, toute personne d’une autre unité ne
peut y avoir accès sans son autorisation.
b. Préservation de l'intégrité des documents
Il s’agit ici d’affirmer qu’aucune modification ne sera apportée à la forme et au contenu
des documents et des dossiers d’une unité sans l’accord explicite de cette dernière.
Cela signifie que personne ne pourra modifier l’organisation interne des documents
déposés, ni les éliminer, ni les traiter sans l’autorisation préalable de l’unité propriétaire.
c. Rapidité d'accès aux documents déposés
Les composantes administratives d’une organisation confieront leurs documents semi-
actifs à un entrepôt centralisé si elles obtiennent l’assurance d’un service de
communication rapide et efficace. Un retour des documents dans la journée qui suit la
demande constitue un délai acceptable; il faut cependant être en mesure de faire face aux
situations d’urgence.
d. Connaissance du sort ultime des documents déposés
L’entrepôt de documents semi-actifs n'est pas un simple lieu de stockage, c'est une plaque
tournante dynamique où on ne peut se permettre de conserver du matériel inutile.
Pour cela, il faut examiner minutieusement les documents lors de leur entrée à l'entrepôt et
n’accepter que ceux dont on connaît précisément la date de sortie, à des fins d’élimination
ou de versement aux archives définitives, d’où le rôle capital d'un bon calendrier de
conservation.
20
3 Composante d'un système de gestion d'archives
La gestion des documents d'archives est un système structuré composé de politiques, de
normes, de procédures et de diverses activités intellectuelles et techniques qui ont pour
objet l'organisation, la conservation et l'utilisation optimale des documents
administratifs [42]. Il s’agit pour un organisme d’établir un contrôle sur l’information qu’il
génère et ce, depuis sa création jusqu’à son élimination ou son versement aux archives
définitives. C'est donc un système intégré portant sur tous les documents d’une
organisation y compris ceux consignés sur un support numérique.
Ainsi un système de gestion des archives est composé d'un ensemble de moyens, de
procédures et méthodes appliqués aux documents d'archives pour l'objectif ultime
d'utilisation et d'accès à l'information [59]. Il s'articule autour de quatre axes:
Collecte des dossiers,
Traitement matériel et intellectuel,
Conservation dans des locaux appropriés,
Diffusion et communication.
Selon Roberge [42], les composants d'un système complet de la gestion des archives
seraient à coté des intrants, les traitements, la structure réglementaire, les structures
matérielles et financières, les moyens humains et les extrants.
Tenant compte des exigences de la Reforme hospitalière actuellement en cours de mise en
œuvre dans notre pays, notamment l'approche adoptée pour l'élaboration des Projets
d'Etablissements Hospitaliers [14][8], basée sur une analyse systémique de tous les
domaines de gestion à savoir, l’étude des locaux, des équipements, des ressources
humaines, de l'organisation et du fonctionnement…des réajustements ont été apportés au
processus dans le modèle de Robergue [42], pour sortir avec le modèle dans la page
suivante.
21
MODELE CONCEPTUEL POUR UN SYSTEME DE GESTION
DES ARCHIVES HOSPITALIERES
22
3.1 Les intrants du système de gestion d'archives
Les intrants ou les inputs d'un système de gestion des archives sont constitués par
l'ensemble des documents produits ou reçus par l'organisation dans le cadre de l'exercice de
ses activités.
Il s'agit de toutes les correspondances, les rapports, les recueils statistiques et les dossiers
de toute nature ayant servis à l'organisation dans l'exercice de ces activités. À l'hôpital, les
dossiers patients représentent 80 %. [60] des intrants du système de gestion des archives.
3.2 Bâtiments et locaux d'archives
3.2.1 Caractéristiques de l'édifice ou du local
Le bâtiment d’archives n’est pas un simple lieu de conservation de documents. Il réunit des
fonctions nombreuses et complexes, parfois contradictoires comme assurer la protection
des documents tout en répondant aux besoins des utilisateurs [25].
Sa construction est un gros investissement qui doit tenir compte:
des entrées prévisibles de documents volumineux,
de l’extension éventuelle de la clientèle,
de l’évolution prévisible des supports due à l’usage de l’informatique et de la
numérisation.
Tout bâtiment ou local d'archives doit comporter trois blocs ou zones distincts pour la
conservation (magasins d'archives), le traitement (tri et classement...) et la diffusion. Ce
principe des trois zones est primordial et d'une grande importance fonctionnelle.
Les magasins représentent la partie la plus individualisée mais aussi la plus inaccessible
elle doit être spécialement protégée contre l’intrusion, l’incendie, l’inondation... Leur
capacité est calculée en mètres linaires ou ml. Une salle d’archives, pour des raisons de
"cloisonnement" en cas d’incendie, ne devrait pas dépasser 200 m2.
La Direction des Archives de France préconisait une résistance au sol de 850 kg/m2 pour
les rayonnages fixes et à 1450 kg/m2 pour les mobiles [24] [18].
23
3.2.2 Protection anti-solaire
Les ouvertures ne doivent pas dépasser la surface maximale de 10% des façades des
magasins et encore convient-il que celles-ci soient judicieusement et régulièrement
réparties [25][18] .
Le soleil ne doit jamais frapper directement les rayonnages. Son rayonnement est très nocif
pour la conservation des documents, en particulier des encres et colorants.
3.2.3 Sécurité incendie
Il convient d’insister sur le sérieux des mesures d’encloisonnement coupe-feu en faveur
des magasins. Pour cela il faut que tous les points suivants soient bien respectés [25] [18] :
Concevoir les magasins bien séparés des locaux de travail et d’habitation, soit par
l’éloignement physique, soit par des murs et planchers coupe-feu,
Encloisonner les monte-charges et les escaliers de service dans des murs à l’épreuve du
feu,
Veiller à ce qu’aucune gaine ne traverse les magasins qui puissent aller contre ce
principe, sinon des clapets coupe feu de 2 heures avec fermeture automatique sont
indispensables,
Prévoir une fermeture automatique des bouches et des gaines de ventilation d’aération
asservie au système de détection en liaison avec le système de détection d’incendie,
Veiller à ce que toutes les vitres extérieures soient coupe-feu comme les portes pendant
1 heure,
Installer des portes coupe-feu à fermeture automatique compatibles avec le passage
fréquent des chariots.
Les modes d’extinction recommandés sont les extincteurs à poudre pour les appareils
manuels, et extincteurs à gaz inerte pour les appareils à déclenchement à distance.
3.2.4 Traitement de l'atmosphère
Les normes ou "recommandations" en matière climatique au niveau international n’ont
guère évolué et ne devraient guère évoluer car elles ont fait leur preuve, On recommande
depuis toujours et généralement dans la littérature archivistique internationale [25][18] un
24
environnement climatique pour le papier de 18-20° de température et 45-50% d’Humidité
Relative. Néanmoins, d’autres normes vont de 14 à 20°C (+ ou – 2°C) et de 45 à 55 en HR,
voire chez les anglais de 13 à18°C et de 55 à 65 HR : c’est dire que nous ne sommes pas
face à des certitudes.
A l’issue de nombreuse observations et études, la Direction des Archives de France [75][24]
[25] est parvenue à la conclusion que température et humidité doivent être maintenues à un
taux moyen de 18 C° et de 55 HR avec une " tolérance" d’évolution régulière au sein d’une
fourchette pouvant aller de 16°C et 60% HR l’hiver à 20°C et 45 HR l’été dans les climats
tempérés du moins. On recommande généralement :
Pour les photos noir et blanc 12° C et 35 HR (+/-5),
Pour les photos couleur 5° C et 35 HR,
Pour les documents magnétiques 18° et 40 HR.
L’essentiel est d’éviter les variations brusques et de laisser les taux évoluer doucement
pour que les documents ne subissent aucun choc thermique.
3.2.5 Autre paramètre important : le brassage de l'air
En France, on préconise un brassage de l’air interne des locaux de conservation de trois
volumes d’air interne par heure dans les magasins et un volume /heure dans les locaux de
travail et le renouvellement d’air extérieur filtré et traité de 0,25 à 0,50 volume du local par
heure pour les magasins[25] pour éviter la formation de poches d’air humide avec
prolifération de moisissures ou champignons.
3.3 Équipements et autres ressources matérielles
3.3.1 Pour l'entreposage
Deux solutions d’équipement des magasins peuvent être adoptées dans les services
d’archives :
Rayonnages fixes comme leur nom l’indique fixés au sol (rarement au plafond),
Rayonnages mobiles sur des rails noyés dans une chape ou dans la dalle de ciment
constituant le sol des magasins ou sur des rails intégrés dans un plancher spécial si
on ne peut intervenir sur la structure béton du bâtiment.
25
Le gain d’espace procuré par les rayonnages mobiles est assez conséquent. Dans chaque
salle de 200 m2, on pourra installer 1150 ml de rayonnages fixes à la hauteur de 2,20
mètres ou 2100 ml en rayonnages mobiles en incluant les allées et circulations [24].
Les rayonnages doivent être en métal pour diminuer les risques d’incendie et les invasions
d’insectes du bois.
La hauteur des rayonnages reste fixée à 2,20 m (donc celle de la tablette la plus haute à
1,80 m) : de ce fait la hauteur des plafonds ne doit pas excéder 2,50 m dans les bâtiments
neufs. Elle ne doit pas être inférieure à cette hauteur de manière à laisser un passage d’air
au-dessus des rayonnages une fois qu’ils seront pleins.
La longueur maximale des épis est à 10 m surtout pour les rayonnages mobiles qui, une
fois chargés de documents parfois trop lourds, ont tendance à fléchir ou à se déformer
légèrement.
La largeur des tablettes est fonction de la nature des collections (ouvrages de bibliothèques,
presse et périodiques, documents larges ou étroits) : la moyenne est à 0,30 m pour les
archives de format standard.
Les contenants ou les boîtes servant à l’entreposage des documents doivent être [24]
en carton solide,
d'un format normalisé en fonction de la dimension du papier utilisé dans chaque
établissement.
Comme l’entrepôt peut servir à la conservation de documents sur divers supports, il va de
soi que le format des contenants doit être adapté.
3.3.2 Implantation dans les magasins: [24][94]
Les allées devront permettre le passage des chariots et du personnel, il faut donc prévoir
une largeur des allées principales de desserte du magasin entre 1m et 1,20 m.
Les circulations entre épis ne devraient pas être inférieures à 0,80m pour permettre le
passage de chariots de petite dimension.
26
En principe, pour éviter les dégâts des eaux, toute canalisation d’eau est interdite dans les
magasins : si elles ne peuvent être évitées pour des raisons techniques impérieuses, toutes
précautions seront prises pour éviter les dommages aux collections.
Il est préférable de ne point appuyer les rayonnages contre les murs, mais de prévoir un
espace de quelques centimètres qui, tout en laissant circuler l'air, protège les documents de
la montée des termites le long des parois, et évite le contact avec des murs extérieurs
parfois humides ou conducteurs de chaleur.
3.3.3 Pour le transport, le rangement et la référence
Comme le transport des boîtes, l’accès à l’information et la communication font partie des
éléments de base d’une bonne gestion des archives, on a besoin d’acquérir les équipements
et les autres fournitures matérielles nécessaires à l’accomplissement des tâches en ces
domaines. Il faut se procurer des chariots de divers types, des escabeaux ou des escaliers à
roulettes munis de tablettes et de diverses hauteurs [24] [94].
3.3.4 Matériel de gestion et de transmission
Pour la gestion de l’entrepôt et pour la transmission des documents demandés en
communication par les services, on a notamment besoin de divers formulaires
électroniques ou sous format papier, d’ordinateurs et d’accessoires périphériques
(numériseurs, imprimantes, etc.) et d’un système complet de communication (téléphones,
messagerie, courrier, télécopieur, Internet, etc.) [24][94].
3.4 Les ressources humaines
Le choix du personnel affecté au service des archive doit être fait:
en fonction de la nature des activités qui se déroulent dans un entrepôt,
en fonction de la quantité de documents entreposés.
3.4.1 Besoin en qualité
Comme il s’agit d’un service rendu à la clientèle qui demande souvent d’intervenir en
situation d’urgence, qui implique l’accès à des données confidentielles (renseignements
nominatifs ou autres) et qui exige une certaine force physique, tout en faisant preuve de
minutie, le personnel doit avoir les aptitudes pour faire face à ces diverses situations, car
c’est souvent de lui dont dépend le succès du système. En outre le responsable de
27
l'archivage doit connaître parfaitement l'environnement de l'organisation [36][51]. Il est
donc indispensable qu'il soit formé et qualifié en gestion d'archives.
De plus en plus, la gestion de ces activités est informatisée, il est donc nécessaire qu’une
bonne connaissance des ordinateurs et des logiciels soit exigée.
3.4.2 Besoin en nombre
Il est très difficile de préciser les besoins en personnel, cela dépend notamment de la nature
et de l’étendue des services offerts, de la proximité ou de l’éloignement de l’entrepôt, du
nombre d'entrées et de sorties de boîtes et surtout de la fréquence des rappels de
documents [36][39].
3.5 Les traitements
C'est l'ensemble des opérations que peut subir un document dans un système
d'archivage. Les principales activités [32][29][15] en ce domaine peuvent être regroupées de
la façon suivante :
Classification et classement,
Description et repérage,
Contrôle de la circulation,
Tri et application du sort finale .
3.5.1 Classification et classement
Qu’ils soient sous forme papier ou électronique, les documents d'archives doivent être
repérés facilement et, pour ce faire, leur gestion ne peut être laissée au bon vouloir de tous
et de chacun. C’est dans cette perspective que les spécialistes de la Gestion des Documents
d’Archives (GDA) préconisent le recours à une classification pour les documents de
l'organisme aboutissant à l'établissement d'un cadre de classement.
L'idée fondamentale d'un système de classement est de grouper les documents selon une
structure bien déterminée en utilisant des techniques, des procédures et des méthodes
structurées logiquement permettant leur classement par groupe ou catégorie [20][23].
La classification est généralement élaborée à partir de l'évaluation des besoins et de
l'inventaire des documents et sa structure doit être construite sur les fonctions de gestion et
d'exploitation de l'organisme auquel elle s'adresse.
28
3.5.1.1 Facteurs à considérer dans le choix d'une classification
Selon les auteurs Couture et Rousseau [20], dans leur ouvrage Les archives au XXe siècle :
une réponse aux besoins de l'administration, les facteurs décrits ci-dessous, devraient être
pris en considération.
a. La valeur ou l'importance des documents: plus les documents ont une valeur
stratégique, plus on devrait porter attention à leur classement ;
b. Les caractéristiques des documents : Si, par exemple, les documents sont tous de
même nature et représentent un fort volume, un système relativement simple peut
répondre aux besoins. C'est le cas par exemple des dossiers médicaux qui peuvent être
regroupés par ordre alphabétique de noms ou par ordre numérique du numéro d'entrée ;
c. La fréquence de consultation : plus les documents sont utilisés, plus la classification
doit être précise ;
d. Le volume et l'homogénéité des documents : Plus la masse documentaire est
volumineuse et hétérogène (diversifiée), plus la classification devrait être élaborée.
Cependant, une masse documentaire très volumineuse mais homogène ne nécessite pas
nécessairement un système complexe ;
e. La complexité des activités de l'organisme : Plus les activités sont complexes, plus
les documents générés le sont. La classification devrait refléter cette situation ;
f. L'envergure et l'étendue géographique de l'organisme : La classification doit être
adaptée à la dimension et, le cas échéant, à l'étendue géographique de l'organisme
auquel elle s'adresse ;
g. Le degré de centralisation ou de décentralisation des activités de classement : Si la
gestion documentaire est centralisée et effectuée par du personnel spécifiquement
formé à cette fin, la classification peut être plus sophistiquée que si le travail est
décentralisé et confié à du personnel dont ce n'est pas la responsabilité principale.
En résumé, la conception ou le choix d'une classification d'un organisme est liée au
recoupement d'un très grand nombre de facteurs. Ses qualités principales cependant
devraient être:
29
sa capacité à intégrer tous les documents de l'organisme,
sa simplicité et sa souplesse,
sa logique et sa capacité de normalisation (notamment au planterminologique).
3.5.1.2 Choix d'une base de division
Une des étapes fondamentales dans la conception d'une classification d'un organisme est de
déterminer quelle en sera la base de division, c'est-à-dire de choisir sur quoi va reposer la
structuration par classes.
Dans le domaine de la gestion des documents administratifs, on a le plus souvent recours
aux grandes fonctions de l'organisme et aux sujets qui en découlent comme base du plan de
classification de l'organisme concerné [10].
Ainsi, si la base de division retenue pour notre classification et le sujet correspondant aux
fonctions et activités de l’organisme, la structure identifiera d’abord la fonction la plus
générale avant de présenter des subdivisions correspondant à des fonctions ou activités de
plus en plus précises [41][10].
3.5.1.3 Rédaction des titres et des rubriques
Plusieurs éléments peuvent être pris en considération dans le choix de la terminologie
utilisée dans la classification et dans les outils servant à sa mise en application notamment :
un vocabulaire utilisé le plus largement possible au sein de l’organisme,
des titres clairs et concis reflétant le plus exactement possible les sujetsretenus,
des titres permettant de bien distinguer les divers niveaux de classification etla logique de leur présentation.
3.5.1.4 Codification de la classification
Diverses formes de codification peuvent être utilisées dans une classification des
documents administratifs comme :
La codification alphabétique (ex : F pour finances),
La codification alpha-numérique (ex : G 3000 Gestion – Finances),
La codification numérique (codes numériques consécutifs (1, 2, 3, 4, 5, 6…) ou
codes numériques significatifs (1000, 1000-01, 1000-01-01, etc.).
30
C’est la codification alpha-numérique qui correspond le mieux aux besoins du secteur
hospitalier [65][11] puisque le numéro d'entrée et les initiales du service accueillant le
malade permettent d'obtenir un code facile et significatif .
3.5.1.5 Opérations de classification et de classement
La première étape pour classer un document est de bien en identifier le sujet ou l'objet. Par
la suite, deux choix se présentent à l’usager [23] :
soit on peut consulter l’index des sujets du guide pour trouver celui qui se
rapproche le plus de notre sujet et voir les suggestions de classes et de sous-
classes qu’il nous fournit;
soit consulter les grandes classes et les sous-classes de façon hiérarchique
pour repérer la sous-classe la plus appropriée.
3.5.2 Description et repérage des documents
Le repérage des dossiers classés est essentiel dans tout système de gestion des documents.
Il s'agit d'avoir un index des dossiers qui permet de traduire en langage documentaire le
sujet défini dans le dossier à classer. Il servira par la suite à son repérage. Peu importe la
nature de la classification, il faut toujours un index de repérage des dossiers classés [23][36].
Le repérage peut se faire de façon directe ou indirecte.
La méthode de repérage direct permet de trouver immédiatement le dossier en consultant
directement le classement des dossiers. Le recours à l'ordre alphabétique est un bon
exemple de repérage direct.
Le repérage indirect implique deux étapes avant de retrouver le dossier, tout d'abord, il
faut consulter un index des dossiers qui présente, par ordre alphabétique, les descripteurs
et les renvois retenus au moment du classement; et dans un deuxième temps, ces
descripteurs et renvois nous réfèrent au titre du dossier et à sa cote.
Pour créer l’index de repérage des dossiers, l’utilisateur, après avoir classé le document,
doit en extraire les descripteurs les plus significatifs pour un repérage futur.
31
La marche à suivre est simple. Il faut, à partir du titre du dossier, de son contenu, de son
utilisation, inscrire les descripteurs nécessaires au repérage éventuel du dossier. Il peut
s’agir de mot du titre du dossier, de synonymes, d’acronymes, de chiffres, de dates et
même de termes spécifiques au lieu de travail. Il ne faut pas se donner de limite. Chaque
dossier peut nécessiter de trois à dix termes ou plus pour assurer un repérage optimal.
3.5.3 Contrôle de la circulation
Un des aspects de la gestion des documents d'archives qui pose souvent problème est la
circulation des documents et des dossiers [53].
Les opérations inhérentes à cette fonction facilitent le travail des préposés au classement en
assurant un contrôle des documents consultés et un mode de rappel des documents
empruntés.
En effet, si ce n'est pas le travail de tout le monde de classifier et de classer les documents,
tous les usagers doivent être en mesure de repérer les dossiers dont ils ont besoin et de
pouvoir les utiliser. Il faut donc établir des procédures de contrôle pour éviter la perte des
documents.
Ainsi, pour l’emprunt des documents par les utilisateurs du poste de classement, les
éléments suivants devraient être pris en considération :
sortir tout le dossier plutôt que des pièces isolées pour éviter des pertes,
remplir une fiche de sortie en indiquant divers renseignements permettantd’identifier l’emprunteur,
contrôler régulièrement les fiches de sortie,
donner accès aux documents à toute personne autorisée de l’unité.
Les informations relatives à l'emprunt (titre du dossier, nom de l'emprunteur, etc.)
pourraient être inscrites dans un registre ou dans une base de données.
Les documents retournés doivent être replacés par la personne responsable du classement.
La fiche de sortie doit être retirée et, le cas échéant, la date du retour indiquée dans le
registre des prêts ou dans la base de données conçue à cette fin.
32
3.5.4 Tri et application du sort final
Décider ce qui est à conserver pour les générations futures est certes la tâche la plus
délicate que les archivistes ont à accomplir dans le cadre de leurs fonctions parce que les
décisions prises à cet égard sont souvent irréversibles [62], du moins lorsque les documents
ont été éliminés. C'est donc au terme de la vie active et semi-active des documents que les
archivistes décident, en se référant à divers critères de sélection, de ceux qui seront
conservés en permanence pour servir à la recherche.
Il est primordial que l’organisme se dote d’une politique formelle de conservation et
d’élimination [50] pour tous les documents qu’il génère et ce, à toutes les phases de leur
cycle de vie :
pour diminuer les risques de perte,
pour accroître l’efficacité,
et pour réduire les coûts de la gestion de l’information.
C’est le calendrier de conservation qui joue ce rôle incontournable.
3.6 Le Calendrier de conservation
Dans la théorie des trois âges des archives, le calendrier de conservation est très souvent
qualifié de "pierre angulaire" ou de "clé de voûte" de tout programme ayant pour objectif
de permettre à un organisme de contrôler les documents qu'il génère de leur création
jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives définitives [50].
On dit que le calendrier de conservation est l'élément dynamique de tout programme de
gestion documentaire parce que c'est cet outil de gestion qui détermine quand et de quelle
façon les documents de l'organisme passeront d'une phase à l'autre de leur cycle de vie.
3.6.1 Définition des concepts
Dans la littérature archivistique, on retrouve de nombreuses définitions du calendrier de
conservation et les règles qui constituent cet outil de gestion et la terminologie permettant
de désigner le concept varient beaucoup [50].
Le calendrier de conservation est un système ou un élément d'un programme de gestion des
documents administratifs qui regroupe l'ensemble des activités liées à l'élaboration et à la
33
mise en application de ce qui est la politique de conservation et d'élimination des
documents d'un organisme [50][29].
Les fonctions principales de ce système sont :
1. d'inventorier et d'identifier les diverses catégories de documents de l'organisme;
2. d'évaluer les documents en tenant compte notamment des besoinsadministratifs, légaux et historiques ou de recherche;
3. d'élaborer et de faire approuver des règles de conservation pour toutes les sériesde documents et ce, quel qu'en soit le support;
4. de diffuser et de mettre en application les règles de conservation.
3.6.2 Règle de conservation
Un calendrier de conservation est établi grâce à la reconnaissance officielle d'un certain
nombre de règles de conservation.
"Une règle de conservation constitue une norme, fixée à partir de l’évaluation … des
documents établissant leur durée de conservation, leur cheminement et leur traitement …
depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur versement aux archives
historiques" [20].
En insistant sur le fait que la règle est une norme, on rappelle qu’il s’agit d’un élément
d’une politique officielle de l’organisme et que cette norme, approuvée par la haute
direction, doit être respectée comme telle par tous les membres du personnel.
L'ensemble des règles adoptées pour tous les types de documents par un
organisme constitue son calendrier de conservation.
3.6.3 Intervenants dans le système
L’élaboration et la mise en application d’un calendrier de conservation reposent sur un
ensemble d’intervenants qui, pour la plupart, font partie de l’organisme qui se dote d’un tel
outil.
Le nombre et le profil des intervenants peuvent varier d’un organisme à l’autre selon, la
structure de fonctionnement, le cadre juridique ou les ressources disponibles. D'une
manière générale les intervenants sont [23] :
34
La direction de l’organisme,
Le service responsable de la gestion des documents administratifs,
Le service responsable des archives définitives (Archive du Maroc),
Le service des affaires juridiques,
Toutes les unités administratives de l’organisme,
L'archiviste ou spécialiste de la Gestion des documents d’archives,
Chaque unité qui produit et utilise les documents,
L’instance chargée de l’approbation des règles.
Une instance décisionnelle (comité exécutif, comité de direction, etc.) devrait être
responsable de l'approbation des règles de conservation de l'organisme, avant que ce
dernier ne procède à leurs validation par l’établissement Archives du Maroc tel que
spécifié dans l’article 5, 9 et 10 de la loi relative aux archive.
4 Etapes de conception d'un système d'archivage
La conduite d'un projet d'archivage passe par des étapes bien définies et repose sur des
techniques et procédure de gestion de projet. Selon la norme marocaine NM ISO 15489
relative au record management, la conception et la mise en œuvre d’un système
d’archivage suggère un processus en huit étapes :
L’enquête préliminaire: Etude de l’organisme (missions et objectifs, structure…),
étude de son contexte (systèmes d'information existants, environnement
réglementaire…), étude des contraintes (financières, techniques, organisationnelles, en
ressources humaines…), étude des besoins et des pratiques des utilisateurs. Il s'agit en
effet d'un audit de l'existant, cette étape permettra de distinguer les trois âges des
archives, ainsi que leurs quantifications ;
L’analyse des activités: Identification et analyse des fonctions et des activités de
l’organisme pour déterminer les éléments du plan du classement ;
L’identification des exigences archivistiques: Recensement des catégories de
documents, identification des exigences de conservation en matière de preuve et en
matière d’information, et évaluation du risque à ne pas conserver ;
35
L’évaluation des systèmes existants: Permet l’analyse des systèmes d’archivage déjà
en place et l’évaluation de leur adéquation par rapport aux exigences définies à l’étape
antérieure ;
L’identification de la stratégie: Pour la satisfaction des exigences archivistiques, et
choix d'une solution, sur la base de scénarios précisant notamment l'impact sur les
utilisateurs ;
La conception d’un système d’archivage: Phase de la conception détaillée du système
d'archivage, de ces règles et de ces outils ;
La mise en œuvre du système d’archivage: Moment d’une réalisation systématique
effectuée sur la base d’un calendrier de projet dans le but d’intégrer le fonctionnement
du système d’archivage dans le déroulement du travail ;
Le contrôle a posteriori, Nécessaire à l’évaluation de la performance du système
d’archivage, ainsi qu’à la mise en place d’actions correctives et d’évaluations
régulières.
PROCESSUS DE LA CONCEPTION ET LA MISE EN ŒUVRE D’UN SYSTEME D’ARCHIVAGE
Selon La norme marocaine NM ISO 15489 relative au record management
36
L'encadré en pointillé rouge: cadre d'étude
L'encadré en pointillé noir: phase de collecte de données
37
L'EXTERNALISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES
1 Définition
Le mot externalisation, est un néologisme construit à partir du mot « externe », et
signifiant « faire traiter à l’extérieur » . Elle désigne le transfert de tout ou partie d'une
fonction d'une entreprise vers un partenaire externe [28]. Il s'agit d'un outil de gestion
stratégique qui se traduit par la restructuration d’une entreprise autour de sa sphère
d’activités : ses compétences de base et son cœur de métier (core business en anglais).
D’après la définition donnée par le lexique de termes juridiques, l’externalisation est : le
« nom donné dans le jargon des affaires à une stratégie économique en forte croissance
consistant, pour un opérateur économique, à confier à un ou plusieurs autres opérateurs
indépendants telle ou telle des activités ordinairement intégrée dans une même
entreprise… ».
« Il s’agit pour un prestataire, d’effectuer une tâche déterminée, de façon indépendante,
à titre onéreux, sans mécanisme de représentation ».
2 Motifs de recours à l'externalisation des archives [5][28]
Avant de confier des archives à un prestataire externe, il est de grand intérêt de bien
évaluer les besoins et ce, même si la décision doit être prise dans l'urgence, car un tel
engagement est par nature un engagement à long terme. C’est la raison pour laquelle, il
faudrait toujours se poser les questions suivantes :
Externaliser sera-t-il plus rationnel ? Recourir à la sous-traitance n'a de sens que si l'on
est sûr de ne pas avoir les moyens de gérer soi-même ses archives et de ne pas pouvoir
trouver ces moyens en s'organisant autrement.
Externaliser sera-t-il source d'économie ? C'est souvent dans l'idée de réduire les coûts
de gestion interne (et notamment de récupérer des locaux) qu'on a recours à
l'externalisation. Mais cela peut s'avérer finalement plus coûteux si les documents sont
souvent consultés (recherches et communications sont tarifées à des prix qui peuvent
être élevés) ou s'ils sont destinés à être détruits à court terme (payer, dans un court laps
38
de temps, pour la prise en charge, le stockage et la sortie définitive risque d'être d'une
rentabilité douteuse, voire nulle).
Externaliser sera-t-il plus sûr ? Confier ses archives à un prestataire extérieur ne doit
pas leur faire courir plus de risques que si on les avait conservées par-devers soi. C'est
particulièrement vrai s'agissant d'archives vitales.
3 Description de la situation actuelle de l'archivage [5]
Comme tout processus d'externalisation, il requiert au préalable une bonne expression des
besoins. Il faut en effet identifier les contraintes et exigences pour la gestion des archives,
décrire la situation actuelle et la configuration cible. Il convient de déterminer en
particulier :
1. La typologie des archives :
Archives vivantes devant supporter des flux importants des demandes
fréquentes, un délai de restitution très court,
Archives dites "intermédiaires" moins récentes, avec moins de flux, des délais
de restitution plus courts.
Cette typologie détermine un mode de stockage chez le prestataire et par conséquent
une base tarifaire différente ; le stockage d'archives vives coûte plus cher mais les
recherches sont moins chères ; le stockage d'archives définitives coûte peu cher mais
les recherches sont plus coûteuses.
2. Les volumes : un prestataire va toujours offrir des tarifs en fonction du volume
d'activité que on lui laisser entrevoir ;
3. Le nombre de points d'enlèvement et / ou de livraison ;
4. Présence d'un système de navettes internes : qui dispenserait de recourir au service
transport du prestataire ;
5. La gestion des habilitations : Le nombre d'interlocuteurs internes, le caractère
sensible des documents imposant un stockage sécurisé ou pas : qui fait quoi?, qui
peut demander quoi?
39
6. Les contraintes en terme de restitutions (= recherches) : Besoin de la restitution des
originaux ou simplement dans la majeure partie du temps, une copie vous convient-
elle (via fax ou messagerie) ;
7. Les délais de restitution demandés : plusieurs types de délais peuvent être demandé
et donc plusieurs niveaux de recherches ;
8. Le sort final réservé à ces documents : il s'agit d'un point très important dans les
contrats d'externalisation. Lorsque la conservation des documents n'est plus
nécessaire, il faut les détruire ; donc il faut obliger le prestataire à demander
régulièrement l'autorisation de détruire et exiger un certificat de destruction et / ou
une destruction confidentielle des documents.
4 Les prestations en archivage [95][98] :
En matière de prestations d'archivages le marché offre une gamme très variée de service
allant des missions d'audit jusqu'aux traitements effectifs des archives chez le donneur
d'ordre ou chez le prestataire. Il peut s'agir en effet de:
Préparation des dossiers : tri, mise en boite, référencement / listage des dossiers ou
inventaire, numérotation des boites / conteneurs ;
Conservation et stockage : Transfert des documents d'archives dans les bâtiments
du prestataire construits et aménagés à cet effet ;
Recherche dans les dossiers archivés : faire revenir, à chaque recherche, chaque
unité de conditionnement (boite ou dossier) et procéder à la recherche à l'intérieur
du dossier ; ou demander au prestataire de procéder lui même à la recherche dans le
dossier / boite : dans ce cas-là, on le laisser gérer le contenu et dans ce cas il faut
faire attention aux dossiers sensibles. Aussi, on doit pouvoir envoyer un document
à intégrer à un dossier déjà pris en charge par le prestataire ;
Délégation de personnel du prestataire chez le client: Mise à disposition du
personnel nécessaire pour trier, classer, conditionner vos archives selon le plan
d'archivage établi, en présence d'un de représentants du donneur d'ordre ;
Formation : suivi de formations adaptées en fonction d'objectifs définis avec le
donneur d'ordre, allant de l'action de sensibilisation à des formations plus poussées
40
visant à permettre à une ou plusieurs personnes de prendre en charge une fonction
d'archiviste ;
Prestation de dématérialisation : Les entreprises envoient au prestataire leurs
documents – factures, correspondance clients, demandes de prêt hypothécaire, etc.
– pour indexation et stockage. Les documents sont alors consultables par les
collaborateurs de l’entreprise via Internet ou un réseau étendu.
5 Prestations et niveau de qualité exigibles
Les exigences que l'on peut avoir à l'égard d'une entreprise d'archivage dépendent des
objectifs qu'on se fixe en recourant à l’externalisation [5][70]. Certains de ces objectifs
doivent être atteints dans tous les cas de figure et les exigences correspondantes sont par
là-même incontournables. D'autres sont fonction du travail demandé.
Ces objectifs sont :
1-la sécurité des documents,
2- la confidentialité du contenu des documents,
3- la qualité des prestations fournies.
6 Suivi de prestation :
L'externalisation requiert un minimum de contrôles, donc une personne qui puisse suivre la
prestation, contrôler le niveau de qualité de service, et contrôler les factures. L'absence de
contrôle faciliterait le développement des dérives.
7 Le choix du prestataire [5]
La réussite d'une opération d'externalisation de la gestion de l'archivage dépend
certainement du choix du prestataire. Pour faire un choix judicieux, un certains nombre
d'éléments sont à tenir en compte à savoir:
La taille du prestataire, sa part de marché et ses références commerciales (noms des
clients et types de prestations fournies), selon qu'on attache ou pas de l'importance
au fait qu'il est un des géants du secteur ou au contraire qu'il en est indépendant et a
des chances de le rester ;
41
Le nombre et les dimensions des locaux de stockage, selon que l'on tient ou pas à
voir ses archives réparties en plusieurs lieux pour diviser les risques en cas de
sinistre ;
L'implantation géographique de ces locaux, selon que l'on est soucieux ou pas que
restitutions et communications soient le moins possible tributaires d'aléas dus aux
transports ;
L’assurances : Le prestataire doit être assuré contre tout ce qui pourrait menacer
ses locaux et leur contenu car c'est son intérêt bien compris. Il doit avoir souscrit
une assurance responsabilité civile couvrant l'ensemble des sites où il conserve les
archives du client et toute la chaîne de traitement de celles-ci, depuis la prise en
charge jusqu'à la destruction.
Lors de la négociation avec le prestataire sélectionné, les points suivants doivent être
discutés:
Application ou non d'un prix forfaitaire minimum pour le stockage et/ou la
destruction ;
Propriété des conteneurs (il est toujours préférable d'acheter ceux-ci, et pas
nécessairement au prestataire retenu, afin d'éviter des frais supplémentaires de
manutention en cas de sortie définitive) ;
Choix du site de stockage ;
Définition des éléments permettant de garantir au prestataire un niveau d'activité
minimum en échange d'une stabilité des tarifs.
8 Le contrat [28][5]
Le contrat garantit les parties contre le non-respect des prestations à effectuer. Il légalise le
travail de référencement et de négociation entrepris. L’absence de contrat ou de cahier des
charges provoque un vide juridique préjudiciable notamment pour le client en cas de
conflit.
42
Le donneur d'ordre se doit de préciser d'emblée :
Le type d'archives concerné,
Les entités liées au contrat (maison-mère, filiales, etc.),
Le "périmètre" du contrat (contrat unique, contrat cadre). Privilégier une durée sur trois
ans, c'est la norme en matière logistique et on peut difficilement faire moins (ça ne
nous empêche pas de prévoir une reconduction sur deux ans),
Le sens donné aux termes et expressions employés, notamment aux unités de mesure
utilisées dans la grille tarifaire,
La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.
Le contrat doit contenir des clauses relatives aux éléments suivants:
Conditions de "restitutions de vos archives ": dans certains cas, vous pouvez devoir
reprendre votre stock et le prestataire doit être en mesure de le faire, sous un certain
délai ;
Conteneurs : la plupart du temps, ces conteneurs ont été achetés au moment où le
prestataire à pris en charge les archives. Celui-ci ne doit donc pas vous les refaire
payer au moment de la destruction ;
Conditions de révision des tarifs : dans certains cas, on doit pouvoir se prémunir contre
des hausses très importantes.
43
ARCHIVES ET TECHNONOGIE DE L'INFORMATION
Avec la technologie numérique, le créateur d'archives se trouve dans un environnement
nouveau où l'outil d'écriture n'est plus localisé dans un atelier ou sur un bureau, la frontière
entre la conception intellectuelle du document et sa matérialisation est de moins en moins
perceptible, on pourrait même dire que l'on tend vers l'osmose [29].
En matière d'archivistique, l'informatisation et le recours aux technologies de l'information
pour la gestion des archives deviennent indispensable et les archivistes se trouvent
contraints de se laisser porter par le courant et se mettre à niveau en matière d'utilisation de
l'outil informatique.
Dans ce cadre, Couture et Turner précisent que "l'archivistique saura poursuivre son
développement et prendre la place qui lui revient dans la société à la condition de pouvoir
appuyer ses interventions sur des fondements solides bien sûr, mais il lui faudra aussi (...)
mettre à profit les technologies de l'information. Et en ce domaine, elle doit poursuivre son
appropriation de l'informatique"[49].
Par ailleurs, l'informatisation ne se substitue en aucun cas à l'organisation manuelle des
archives et n'exclue pas l'organisation et le classement du fond documentaire. A cet effet
certains archivistes précisent qu'il faut abandonner l'idée de l'informatisation des archives
si les documents et les dossiers ne sont pas organisés et clairement identifiés [54].
1 Numérité et Numérisation [29]
Du point de vue nature d'archives, il y'a une différence considérable entre le fait de voir le
jour sous une forme numérique et le fait d'exister d'abord sous forme papier ou analogique
et de se voir convertir sur un support numérique d'où les deux concepts: Numérité et
Numérisation.
La numérité: correspond à l'usage de l'informatique pour la production des documents.
Elle est dite intégrale quand les documents n'existent que sous forme numérique et
comportent outre le message, toutes les données d'identification de l'auteur et du
destinataire. Elle est dite partagée quand le document numérique est doublé par un
équivalent sur un autre support.
44
La numérisation: correspond à un traitement "post production" de l'archive, elle suppose
que le document à connu une vie sous un autre support (Papier, Image...). Deux modes de
numérisation existent:
Le mode « image »: traite de la même façon un manuscrit et un document imprimé;
Le mode « texte » : suppose une opération plus complexe, soit la saisie du texte sur
ordinateur lorsque les documents à numériser présentent un format peu adapté à
l'automatisation (manuscrit), soit la reconnaissance automatique des caractères pour
les documents imprimés ou avec une écriture régulière.
Les techniques de reconnaissance optique des caractères (ROC) se sont grandement
développées ces dernières vingtaines d’années et elles atteignent une fiabilité de plus
de 95%.
2 Traitement informatisé des archives
Les techniques numériques sont intervenues dans le cycle de production des documents
pour les concevoir, les produire, les diffuser, les conserver, et plus largement, pour les
gérer, elles ont naturellement nécessité des méthodes et des réflexions qui leur sont
propres. Deux types de traitement informatisé sont possibles [21]:
Le traitement partiellement automatisé par l'usage de l'informatique uniquement pour
un certains nombres d'opérations telle le repérage des documents ;
Le traitement complètement automatisé par l'intégration d'un ensemble de technologie
au traitement. À ce niveau, la plupart des opérations sont automatisées (classement,
indexation, repérage, déclassement, ...).
Généralement la littérature archivistique relative à l'informatisation nous renseigne sur la
possibilité d'informatisation de plusieurs opérations, notamment, l'inventaire, le calendrier
de conservation, la classification des documents, le repérage, le contrôle de circulation et
de la gestion d'espace.
Les applications peuvent se présenter sous forme de système exhaustif intégrant tous les
aspects du traitement ou sous forme de système partiel incorporant seulement quelques
opérations.
45
3 Systèmes de gestion informatisée des archives
3.1 Définition générale
Il est possible de définir l’archivage électronique en se référant à la définition proposée par
l’Association Française de Normalisation (AFNOR) comme étant «l’Ensemble des actions,
outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme, des informations
dans le but de les exploiter » [1].
"Au-delà du stockage, de la sauvegarde et de la gestion électronique des documents,
l'archivage électronique peut être défini comme l'ensemble des actions visant à identifier,
recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un
support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales
ou des besoins d'information." Cette citation montre que la chaîne archivistique est
toujours au cœur du traitement tout en insistant sur le support adapté [6][7].
Deux système de gestion informatisée des archive existent : L’archivage électronique qu’il
ne faut confondre avec la Gestion Electronique des Documents.
3.2 Système d’archivage électronique (SAE)
Un SAE est d’abord une application pour gérer des archives électroniques, bien qu’on
puisse également l’utiliser pour gérer des archives « papier ». Il est souvent étroitement
articulé avec un système de gestion électronique de documents. Techniquement, un SAE
gère des documents archivés, tandis qu’un système de Gestion Electronique des
Documents (GED) gère des documents qui ne sont pas ou pas encore archivés. Toutefois,
particulièrement dans le cadre du travail quotidien, il est difficile de séparer leurs
fonctionnalités.
La mise en place d’un système d’archivage électronique repose sur les concepts formulés
dans la recommandation de l’Open Archival Information System (OAIS) [17]. Cette
recommandation définit une base commune de termes et de concepts s’appliquant à un
système ouvert d’archivage d’information OAIS. Elle fournit une base pour le
développement des futurs standards dans le domaine de l’archivage.
3.3 Gestion Electronique des Documents (GED) [21][29]
La GED est l’ensemble des solutions qui permettent, par des moyens informatiques, la
gestion du cycle de vie complet des documents relatifs à la production administrative,
46
qu'ils soient physiques (papier) ou numériques (e-mail, fichier bureautique, etc.). Cela va
donc de la création du document à sa destruction ou à son archivage selon des normes
légales et des contraintes de sécurité bien précises. Durant son cycle de vie, on doit pouvoir
modifier, publier ou diffuser ce document ainsi que l'information qu'il contient et
l'information qui le concerne, de manière à en optimiser l'accès.
Un système de GED est donc un ensemble de personnes, de processus, d’outils et de
matériels, organisés pour mettre en œuvre un processus systématique et industrialisé
permettant d'acquérir ou de créer sous un format informatique, de référencer et de classer,
de sauvegarder, d’archiver, de restituer, et de traiter.
3.4 Les systèmes de gestion électronique de documents Vs
Système d'archivage électronique
Certains systèmes d’archivage électronique fournissent des fonctions de GED complètes,
d’autres, une partie seulement. Inversement, certains systèmes de GED ont incorporé des
fonctions caractéristiques du records management et de l’archivage.
Pour clarifier les choses, le tableau ci-dessous met en évidence les différences [30]
essentielles entre les deux systèmes :
Tableau 1 : Différences entre Un SAE et un systèmes de GED
Un système de GED Un système SAE• permet la modification des documents et la
production de plusieurs versions ; interdit la modification des documents ;
• peut permettre la destruction des documentspar leurs auteurs ;
interdit la destruction de documents en
dehors d’un contrôle strict ;
• peut comporter la gestion de durées deconservation ;
comprend obligatoirement un contrôle
rigoureux des durées de conservation ;
• peut comprendre une structure organisée destockage, sous le contrôle des utilisateurs ;
comprend obligatoirement une structure
rigoureuse de classement (le plan de
classement), gérée et contrôlée par
l’administrateur ;
• est a priori dédié à la gestion quotidienne desdocuments pour la conduite des affaires.
peut faciliter les tâches quotidiennes mais
est aussi destiné à la constitution d’un
fonds sécurisé des documents probants de
l’entreprise.
47
3.5 Logiciels pour la gestion des archives
La gestion informatisée des archives peut se faire à partir d’application développé sur
mesure ou en utilisant des logiciels ou progiciels standards dédiés à la gestion de la
documentation archives. La plupart des expériences en la matière tendent vers l’emploi de
logiciel documentaire utilisé aussi pour les bibliothèques et les centres de documentations,
parmi ces logiciels on peut citer : MINISIS, Archivision, Alexandrie.
On peut aussi recourir à des logiciels comme CDS/ISIS distribués gratuitement par
UNESCO pour des pays comme le Maroc, ou le logiciel Maarch disponible
gratuitement sur le web.
Pour le secteur Hospitalier, le groupe français AMIG propose un progiciel de gestion des
archives Hospitalière « Ariane » [96] qui est à sa version 5.7.
Au Maroc, le progiciel KEWAN-santé acquit par le ministère de la santé dans le cadre de
la reforme Hospitalière intègre une fonction de gestion des archives Hospitalières [22].
DEUXIEME PARTIE
48
MÉTHODOLOGIE
Cette étude descriptive et analytique de la gestion et de l’exploitation des archives
hospitalières, dans ces deux composantes médicale et administrative s’inscrit dans le
champ des études préalables à la mise en place d’un système d’archivage. Elle vise le
développement d’un système approprié, rationnel et adapté en prenant en considération les
procédures du management archivistique, les technologies de l’information, les ressources
disponibles et la réalité de l’existant ainsi que les besoins des utilisateurs des archives.
L’étude a été réalisée à l’Hôpital Mohamed V de Meknès entre janvier et mai 2008. Durant
cette période nous avons essayé de répondre à un certain nombre de questions relatives aux
principaux éléments d'un système d'archivages: qui archive? Quoi? Comment? Pour
combien de temps? Par quels moyens? Et à quelle fin?
D'une manière plus détaillée et structurée, nos questions se sont articulées autour des axes
suivants:
o Volumétrie des archives
o Unités productrices
o Réglementation
o Locaux
o Moyens matériels
o Moyens humains
o Procédures de gestions
o Problèmes relatifs à la gestion des archives
o Besoin et attente des utilisateurs
1 L’information recherchée
Nous avons recueilli des données d'ordre général et des données d’ordre spécifique. Pour
les données d'ordre général nous avons cherché le nom de l'unité et ses coordonnées
physiques, la personne responsable du traitement et de la conservation des documents ou
des dossiers, et les systèmes structurés (officiels ou non) de gestion des documents
administratifs.
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Pour les données spécifiques, nous avons inventorié les documents dont nous avons
indiqué pour chacun:
Le titre et la description sommaire des séries, dossiers, fichiers...
La quantité de documents qu'elle représente et sa localisation exacte;
Les dates extrêmes : date du dossier le plus ancien et du dossier le plus récent pour
chaque lot ;
Le format ou support des documents (papier, numérique, etc.);
Le mode de classement et de repérage actuel;
La durée de conservation actuelle ou souhaitée;
La fréquence des consultations
Les informations d'ordre juridique;
Le matériel de conservation et d'entreposage.
2 Les instruments de collecte des données
Au niveau de l’hôpital, l’inventaire des documents et de l'information s'y afférant a été
réalisé en ayant recours à deux outils de recueil d'information: la distribution d'un
questionnaire et l'inventaire physique des archives.
a) La distribution d'un questionnaire (Annexe 1)
Cette technique a consisté en l’envoi d’un questionnaire à toutes les unités de soins et à
toutes les unités administratives pour qu’il soit renseigné par le responsable de l'unité ou
par une personne désignée par lui à cette fin.
Le questionnaire a été validé par un échantillon de cinq utilisateurs puis par l'encadrant
avant sa distribution à toutes les personnes préalablement identifiées.
Les questionnaires ont été ensuite reçus et exploités.
b) L'inventaire physique :
L'inventaire physique a consisté en un passage systématique dans les bureaux et les locaux
abritant les archives. Il nous a permis de susciter la collaboration des créateurs et des
principaux utilisateurs des documents.
50
Pour amorcer l'inventaire physique des documents, la Direction de l'hôpital a officiellement
annoncé l'étude en cours sur la gestion des archives, informé de notre visite prochaine
toutes les personnes impliquées dans le processus leur demandant une entière
collaboration.
Avant toute intervention dans une unité, nous informons au préalable son responsable de
notre visite prochaine, expliquons de façon détaillée la nature de l'intervention et
demandons de désigner une personne ressource pour nous servir de guide dans l'unité.
Pour mener à bien cette opération, nous avons constitué un dossier de visite comprenant une
note autorisant l’accès aux archives de l’établissement, les directives de la Direction au
regard du projet en cours et les outils de gestion qui pourraient être élaborés grâce aux
données générées par l'inventaire physique.
Enfin, nous avons élaboré un formulaire d'inventaire uniformisé (Annexe 2) pour que les
données recueillies dans toutes les unités de l'hôpital soit complètes et facilement
comparables.
3 La population cible:
La population cible de notre enquête a été choisie en se basant sur un échantillonnage
raisonné. En effet, l'inventaire physique a intéressé tous les centres de responsabilité de
l'hôpital, alors que le questionnaire a intéressé les chefs de service ou les personnes
désignées par eux. L’effectif global des personnes à qui le questionnaire a été remis est de
50 dont 17 médecins, 20 infirmiers, 13 personnels administratifs repartis entre les
différentes entités de l’hôpital : Cf. Tableau 2.
4 Les contraintes et limites
Compte tenu de la masse des archives de l'Hôpital Mohamed V de Meknès, de leur
diversité, de leur hétérogénéité, de leur dispersion dans les services et bureaux, et l'absence
d'un vrai service d'archivage, les principales contraintes ont été en rapport avec l'ampleur
du travail sur le terrain, au manque de moyens humains et au facteur temps.
Concernant les limites de ce travail, celles-ci sont essentiellement d'ordre géographique, le
champ de l'étude étant limité à l'Hôpital Mohamed V de Meknès. Mais vu la similitude
51
entre les hôpitaux publics sur le plan des documents d'archive et du contexte, nous pensons
que les outils qui seront développés dans cette étude pourraient éventuellement être utilisés
dans d'autres hôpitaux.
Tableau 2 : Répartition des enquêtés par entité :
Entités de l’Hôpital Effectif
Direction 1
Pôle des Affaires Médicales 3
Pôle des Affaires Administratives 1
Unité Gestion des Ressources Humaines 2
RessourcesInformationnelles
Responsable d’unité 1
BAF 1
Recouvrement 1
Régie 1
Informatique 1
Ressources financières 2
Service technique etMaintenance
Approvisionnement 1
Service alimentaire 1
Morgue 2
Pôle des Soins Infirmiers
Chef du Pôle 1
Planification et gestion des ressources 1
Hygiène hospitalière 1
Formation continue et Suivi 2
Services cliniques 20
Services médico-techniques 7
Total 50
RESULTATS DE L’ETUDE
52
Etude de l’existant en matière d’archives à l’HôpitalMohamed V de Meknès
À travers l’exploitation des informations recueillies par l’intermédiaire de notre
questionnaire et les données de l’inventaire physique, ce chapitre se propose d’étudier
l’état actuel des archives et de leur gestion à l’Hôpital Mohamed V de Meknès et ce, à
travers l’étude :
de la volumétrie et de la typologie,
des locaux de conservation et de stockage,
des équipements de conditionnement et de rangement,
des ressources humaines,
ainsi que les procédures de gestion des archives.
1 Volumétrie et typologie des archives
L’inventaire et le diagnostic des archives de Hôpital Mohamed V de Meknès nous ont
permis de faire l’évaluation quantitative du fond d’archives de l’établissement, la
connaissance de ses origines, de ses tranches d’âge et de sa typologie.
A l’issue de ce diagnostic, sept cents quatorze mètres linéaires (714ML) d’archives ont été
inventorié à l’hôpital dont 452 ML pour les Archives Médicales et de soins et 262 ML pour
les Archives Administratives. Les archives médicales et de soins sont constituées dans leur
majorité par les dossiers « patients » qui ont un format spécial dit « format radio ». Elles
représentent la plus grande production archivistique de l’Hôpital. Les archives
administratives sont caractérisées par une typologie très variable mais dont le volume n’est
pas aussi important.
Tableau 3 :Volumétrie des archives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès
Type d’archives Volume en ML Pourcentage%
Archive Médicales 452 63
Archives Administratives 262 37
Total 714 100
53
1.1 Volumétrie des archives administratives
Le volume totale des archives administratives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès est
estimé selon les données de l’inventaire à 262 ML reparti entre les différentes unités
administratives de l’établissement et appartenant à différentes catégories d’âges
administratives.
Tableau 4 : Répartition des archives administratives par grande unité administrative
Unité administrative Volume en ML Pourcentage %
Direction 21,7 8
Pôle des Affaires Administratives 215,9 82
Pôle des Affaires Médicales 1,6 1
Pôle des Soins Infirmiers 14,7 6
Les Unités de Soins 7,9 3
Total 261,8 100
Le tableau montre que la plus grande quantité d’archives administratives (82%) est
produite par le Pôle des Affaires Administratives. Les unités de soins, quant à elles, ne
participent que de 3% dans la production des archives administratives.
Selon leurs âges, les 262 ML d’archives administratives de l’Hôpital se répartissent de la
manière suivante :
Tableau 5 :Répartition des archives administratives selon leurs âges
Phases de vie Volume en ML Pourcentage %
Archives Courantes 70,5 27
Archives Intermédiaires et Définitives 191,3 73
Total 261,8 100
La consultation des archives au niveau des unités a montré que les archives intermédiaires
et définitives se trouvent entremêler, la part entre ces deux catégories d’archives n’a pu
être faite. De ce fait elles ont été groupées lors de leur quantification.
Nous remarquons que la part des archives intermédiaires et définitives est dominante avec
un pourcentage de 73%. Selon les entités administratives de l’Hôpital les archives
courantes, intermédiaires et définitives se répartissent ainsi :
54
Tableau 6 :Répartition des archives selon les entités de l’Hôpital Mohamed V de Meknès
Nature/volume
Entités
VolumeTotal
Archives Courantes
Volume ML %
Archives IntermédiairesDéfinitives
Volume ML %
Direction 21,7 7,2 33 14,5 67
Chefferie Pôle des AffairesAdministratives
10,6 1,8 17 8,8 83
Unité GRH 30,2 21,6 70 8,6 30
Ressources Informationnelles 96,6 15,3 16 81,3 84
Ressources Financières 18,9 5,8 31 13,1 69
Service Techniqueet Maintenance
59,6 11,2 18 48,4 82
Pôle des Soins Infirmiers 14,7 3,5 34 11,2 76
Pôle des Affaires Médicales 1,6 0,6 33 1 63
Unités des soins 7,9 3,5 44 4,4 56
Total 261,8 70,5 27 191,3 73
Ce tableau confirme que les unités administratives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès
détiennent un volume important d’archives essentiellement intermédiaires et définitives.
Ce volume dépasse les 80% pour la Chefferie Pôle des Affaires Administratives, l’Unité
des Ressources Informationnelles et le Service Technique et de Maintenance.
Le volume élevé des archives courantes est enregistré uniquement dans l’Unité GRH
avec 70%.
1.2 Volumétrie des archives Médicales et de soins
L’inventaire des archives médicales par passage systématique au niveau de toutes les
unités de soins de l’Hôpital nous a montré que le volume total de ces archives s’élève à
452 ML appartenant à différents âges et réparti entre les différentes unités de soins de la
façon suivante :
55
Tableau 7 : Répartition des archives entre les différentes unités de soins
Unité productrice Volume ML Pourcentage %
Traumatologie 51,2 11,4
Dépôt d’archives 41,5 9,2
Pharmacie 38,5 8,5
Laboratoire d’anatomo- pathologie 35 7,8
Neurochirurgie 27,9 6,2
Endocrinologie 27,6 5,9
Chirurgie B1 27 6
Médecine C2 19,9 4,4
Chirurgie Enfants 19,5 4,3
Pédiatrie 17,9 4
Médecine A1 17,8 3,9
Pneumologie 16,1 3,6
Médecine C1 13 2,9
Cardiologie 13 2,9
Chirurgie A 12,8 2,8
Chirurgie B2 10,7 2,4
Hémodialyse 10 2,2
Urgences 7 1,6
Réanimation 6,8 1,5
Service des Brulés 6,5 1,4
Centre de transfusion sanguine 6 1,3
Laboratoire de biologie 5,9 1,3
Imagerie médicale 5,5 1,2
Centre des Consultations Externes 5,5 1,2
Bloc opératoire 5 1,1
Kinésithérapie 2,5 0,6
Sociale (prisonniers) 2 0,4
TOTAL 452,1 100
La compilation des données dans le tableau ci-dessus montre que les services médicaux,
chirurgicaux et médicaux techniques participent à part égale dans la production des
archives médicale et de soins.
56
Tableau 8 : Répartition des archives par groupe d’unités de soins
Volume en ML pourcentage %Services de Chirurgie 149,1 33
Services de Médecine 148,6 33
Services Médico-techniques 154,4 34
TOTAL 452,1 100
Selon leurs phases de vie, les 452 ML d’archives médicales recensées au niveau des unités
de soins de l’Hôpital Mohamed V de Meknès se repartissent de la manière suivante :
Tableau 9 : Répartition des archives médicales selon leurs phases de vie
Age Volume en ML Pourcentage %Archives Courantes 110 24,5
Archives Intermédiaires et définitives 342 75,5
Total 452 100
Il faut signaler que le dépôt d’archives est une salle au niveau de la cuisine ! Le fond
d’archives qui y existe est inexploitable car très détérioré. De plus, aucune condition de
conservation n’est respectée dans ce dépôt : Inondations, humidité, poussière, insectes,
vermine, déménagements…
Le volume total des archives dans cette salle est de 50,5 ML dont 41,5ML d’archives
médicales faites en totalité des dossiers patients et 09 ML d’archives administratives.
Enfin, nous avons noté que la masse d’archives recensée ne reflète pas la production
archivistique exacte de l’établissement. En effet, d’après les discussions menées avec les
utilisateurs des archives lors de nos passages dans les unités, toutes les entités de l’hôpital
sans exception, signalent la perte d’une grande quantité de leurs archives malheureusement
non chiffrée, à cause des mauvaises conditions de stockage citées plus haut.
1.3 Typologie des archives à Hôpital Mohamed V de Meknès
Dans le cadre de ses activités, chaque entité de l’Hôpital produit et reçoit différents
documents d’archives. Ces documents présentent une typologie variée suivant les affaires
traitées et la nature de l’activité exercée.
57
L’enquête a permis de relever sur le terrain les principaux documents et dossiers détenus
par les entités de l’Hôpital tel que les résume l’annexe 4.
2 Locaux de rangement et de stockage des archives
D’après notre enquête, il s’est avéré que :
63 % des archives médicales sont conservées dans des locaux utilisés comme
dépôts d’archives au sein même des services producteurs, le reste est conservé dans
les espaces de travail,
56% des archives administratives sont conservées au niveau des bureaux
administratifs. le reste est conservé dans des locaux utilisés comme dépôts
d’archives.
Tableau 10 : Répartition des archives selon le lieu de conservation
Lieu de conservationVolume des archives Pourcentage des Archives %
Total médicales admin Total médical admin
Espace de travail 287 146 141 40 32 56
Dépôt 427 306 121 60 68 44
Total 714 452 262 100 100 100
Soixante pour cent des archives de l’établissement sont déposées dans des locaux utilisés
comme dépôts d’archives, il s’agit en effet de :
19 Salles utilisées comme dépôt d’archives
5 Salles de bains !
3 Couloires !
2 Salles de soins
1 Vestiaire
Parmi ces locaux, il y a ceux qui sont entièrement dédiés à l’archivage, alors qu’il y a
d’autres qui servent aussi de dépôt de fourniture de bureau, de médicaments, et/ou du
linge. Pour les unités de soins chaque salle accueille uniquement les archives du service où
elle se trouve.
58
Ces locaux présentent des capacités de stockages variables comme le montre le tableau
suivant :
Tableau 11 : Répartition des locaux selon leurs localisations et leurs capacités de
stockage
Unité productrice Locaux Capacité de stockage Volume
GRH Salle d’archives 24,3 25,8
Médecine A1 Salle d’archives 8,1 17,8
Endocrinologie Salle d’archives 21,6 25,1
Pneumologie Salle d’archives 9 6,2
Médecine C2 Salle d’archives 10,4 17
Hémodialyse Salle d’archives 7,2 8,2
Chirurgie A Salle d’archives 12 10
Chirurgie B1 Salle d’archives 20 16
Traumatologie Salle d’archives 24,5 48,7
Service des Brulés Salle d’archives 4 3,1
Neurochirurgie Salle d’archives 14,4 24,2
Pédiatrie Salle d’archives 14,4 17,2
Chirurgie enfants Salle d’archives 16,8 14
Anatomo- pathologie Salle d’archives 4,8 9
Unit financière Salle d’archives 4 3,2
BAF Salle d’archives 8,5 29,2
Service alimentaire Salle d’archives 4,4 16,5
Morgue Salle d’archives 2,7 34,4
Médecine C1 Salle d’archives 7,2 5,3
Dépôt d’archives Salle d’archives 14,4 50,5
Pneumologie Salle de bain 5 8,5
Médecine C1 Salle de bain 3 4
Cardiologie Salle de bain 2 3,6
Chirurgie B2 Salle de bain1 2 3,5
Chirurgie B2 Salle de bain2 3 2,5
Médecine C1 Salle de soins 3 2
Cardiologie Salle de soins 5 6,9
Sociale (prisonniers) Couloire 4,8 2
Pneumologie Couloire 1 1,4
Endocrinologie Couloire 2,5 2
Réanimation Vestiaire 1 6,4
TOTAL 265 424
59
Nous avons constaté une saturation de la majorité des salles. En effet, un dépassement de
169 ML est observé sur la capacité totale de stockage potentielle, aussi les visites
effectuées aux différents locaux, ont révélé un encombrement et un entassement des
dossiers ou sont mêlées archives intermédiaires, archives définitives et parfois même il y a
présence de dossiers courants en raison de l’encombrement des bureaux.
D’un autre coté, la majorité des enquêtés affirment que la conservation des dossiers pose
des problèmes d’encombrement, de pertes de documents, d’allergie…
Tableau 12 : Répartition des enquêtés selon les problèmes posés par la conservation desarchives non courant dans les bureaux
Nature du problème Effectif Pourcentage
Encombrement 35 70%
Pertes des documents 12 24%
Problème d’allergie 8 13%
Aucun problème 4 7%
Quatre enquêtés sur cinquante, soit 7%, ont affirmé n’avoir aucun problème pour la
conservation des dossiers non courants dans les bureaux. Il s’agit en effet des services qui
ont une très faible production d’archives. 93 % des enquêtés accusent au moins un des
problèmes suscités.
3 Equipements de rangement et de conditionnement
3.1 Meubles de rangement
A l’Hôpital Mohamed V de Meknès, l’inventaire a permis de recenser différents meubles
de rangement pour les archives, il s’agit de :
36 Rayonnages métalliques
8 Rayonnages en bois
41 Armoires murales
15 Armoires métalliques
4 Armoires en bois
26 Armoires á tiroir
37 Armoires á clapet
60
La capacité totale de stockage de ces meubles est de 594,3ML avec un taux d’occupation
de 67%.
Tableau 13 : Répartition des meubles selon leurs capacité de stockage en ML
Meuble Capacité de stockage Espace occupé Taux d’occupation
Rayonnage métallique 129,6 89,6 69
Rayonnage en bois 46,6 42 90
Armoire mural 162 127,6 79
Armoire métallique 76 31 41
Armoire en bois 14,8 8 54
Armoire á tiroir 91,3 66,7 73
A á clapet 74 31,1 42
Total 594,3 396 67
De plus, nous avons constaté la présence d’une quantité assez importante d’archives
entassées ou en vrac sur les meubles, sur des tables des bureaux et parfois posées à même
le sol.
Tableau 14 : Répartition des archives selon leurs conditions de rangement en ML
Etat de rangement Archives Médicales Archives Administratives Total
Volume % Volume % Volume %
Dans les meubles 237 52% 159 61% 396 55%
Hors meubles 215 48% 103 39% 318 45%
Total 452 100% 262 100 714 100
Quarante cinq pour cent (45 %) du total des archives sont déposées hors meubles. Cette
situation touche beaucoup plus les archives médicales que les archives administratives.
3.2 Matériel de conditionnement
Le conditionnement des archives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès montre un écart très
important entre les archives médicales et les archives administratives.
3.2.1 Les Archives Médicales :
Les Archives Médicales sont constituées essentiellement des dossiers « patients ». Ces
documents constitutifs sont groupés dans une pochette en papier unique et standardisée
pour tout l’établissement.
61
Les dossiers patients, véritables dossiers d’archives médicales, sont rangés au niveau les
unités de soins sans aucun type de conditionnement ou en liasses groupant un mois de
dossiers faites avec des moyens de fortune. En effet, aucun matériel permettant le
conditionnement des dossiers patients n’est disponible à l’hôpital, et ce d’autant plus que
leur format est spécial : Format « Radio », 45cm/36cm.
Mis à part les dossiers patients, le reste des archives des services cliniques, et les archives
des services médico-techniques sont conditionnées comme suit : 69 ML dans des boites
d’archives, 10ML dans des classeurs, 9ML dans des sacs à archives, 4ML dans des
chemises cartonnées et 2ML dans chemises suspendues.
3.2.2 Pour les archives administratives
Trente trois pour cent (33 %) des archives administratives sont emballées dans des boites
d’archives, le reste est reparti entre les chemises suspendues, les sacs à archives, les
chemises cartonnées, les classeurs ou seulement entassées en vrac.
Tableau 15 : Répartition des archives administratives selon le matériel
de conditionnement utilisé
Matériel de conditionnement Volume en ML Pourcentage (%)
Boites d’archives 85,8 32,8
Chemises suspendues 47 17,9
Chemises cartonnées 14,2 5,4
Sac à archives 7,5 2,9
Classeurs 0,8 0,3
Sans conditionnement 106,6 40,7
Total 261,9 100
Nous constatons que plus de 40% des archives ne sont pas conditionnées.
3.3 Appréciation sur les équipements utilisés
Les données recueillies par le questionnaire ont montré que 22 % des enquêtés trouvent les
meubles adéquats, 44 % les trouvent peu adéquats et 33 % les trouvent totalement
inadéquats.
62
Tableau 16 : Appréciation des équipements par les enquêtés
Appréciation Effectif Pourcentage(%)
Adéquats 11 22
Peu adéquats 22 44
Non adéquats 17 34
Total 50 100
Concernant le matériel de conditionnement des dossiers patients, 55 % des enquêtés le
jugent non adéquat et réclament l’acquisition de boites d’archives adaptées au format du
dossier patient. Par contre, on note une bonne satisfaction quant au matériel de rangement
et de conditionnement des archives administratives.
Tableau 17 : Appréciation du matériel de conditionnement par les enquêtés
AppréciationEffectif
Archives Médicales Archives Administratives
Adéquat 6 16
Peu adéquat 6 4
Non adéquat 15 3
Total 27 23
4 Les ressources humaines
A travers le questionnaire et le passage systématique au niveau de tous les centres
d’activités de l’hôpital, nous avons constaté l’existence au niveau de certains services, d’un
personnel affecté à plein temps à la gestion des archives. Il s’agit :
d’une secrétaire: pour les archives de l’unité de gestion des ressources humaines,
d’un infirmier diplômé d’état affecté au niveau du service de traumatologie.
Pour le reste des entités de l’hôpital, aucune personne n’est affectée aux fonctions
d’archivage. Le travail est assuré à temps partiel par l’Infirmier chef pour les unités de
soins, par les cadres pour les dossiers les concernant, et par la secrétaire pour ce qui est des
archives de la Direction.
63
5 Procédures de traitement des archives
5.1 Classement des archives
A l’issue de l’enquête, nous avons constaté une grande diversité dans le classement des
dossiers d’archives. Le tableau 17 relate le détail des classements utilisés par les
différentes entités de l’Hôpital:
Nous avons remarqué que tous les services utilisent deux types de classements :
Soit le classement est chronologique et à l’intérieur duquel, les dossiers sont classés
par ordre numérique, c’est le cas de tous les services cliniques,
Soit il est thématique et à l’intérieur duquel les dossiers sont classés par ordre
chronologique ou alphabétique.
Ces systèmes de classements ont été jugés satisfaisants par 73 % des enquêtés. Cependant,
l’examen des archives lors du passage pour l’inventaire à montré une irrégularité dans
l’application du classement envisagé dans les services administratifs.
Tableau 18 : Répartition des entités de l’Hôpital selon le classement utilisé
Entités de l’HôpitalType de Classement
chronologique Numérique thématique alphabétique
Direction x x
PAM x
PAA x x
GRH x x
RessourcesInformationnelles
Responsable d’unité x
BAF x x
recouvrement x x
Régie x x
informatique x
statistique x x
AMO x x
Ressourcesfinancières
x x
ServiceTechnique/Maintenance
approvisionnement x
Service alimentaire x x
morgue x x
PSI Chef du Pôle x
64
Entités de l’HôpitalType de Classement
chronologique Numérique thématique alphabétique
Planification et gestiondes ressources
x
Hygiène hospitalière x x
Nutrition x
Formation continue etSuivi
x
Services cliniques x x
Médico-techniques
Biologie médicale
Anatomo-pathologie
x x x
kinésithérapie x x
Imagerie médicale x x
Bloc opératoire x x
Urgences x x
Transfusion x x
5.2 Les instruments de recherche
Parmi les cinquante personnes auprès de qui nous avons réalisé le questionnaire, 33 ont
affirmé l’utilisation d’un instrument de recherche pour le repérage des dossiers d’archives.
Ceux qui n’utilisent aucun instrument de recherche procèdent au hasard en se fiant à leurs
mémoires.
Les registres constituent l’unique instrument de recherche utilisé dans tous les services,
sauf pour le service de la gestion des ressources humaines, le service informatique et
statistique qui utilisent une liste des documents archivés.
Tableau 19 : Répartition des enquêtés selon l’instrument de recherche utilisé
Instrument de recherche Effectif Pourcentage %
Registre 30 60
Liste des documents 3 6
Aucun 17 34
65
5.3 Communication et contrôle de circulation des documents
d’archives
Les dispositions réglementant la communication des documents d’archives ne sont pas
vulgarisées à l’Hôpital Mohamed V de Meknès. En effet 70% des enquêtés ont signalé
l’absence de dispositions relatives à la communication des archives.
L’accès au document se fait de manière libre pour le personnel du service détenteur. Mais
pour les personnes extérieures au service, la communication peut se faire après accord du
chef de service ou du directeur de l’Hôpital.
Concernant le mode de communication des dossiers, dans 90% des cas, il s’agit d’une
consultation sur place. Parmi ces cas, il y’a ceux qui demandent un autre mode de
communication tel le prêt de dossier ou la photocopie.
Tableau 20 : Répartition des enquêtés selon le mode de communication
Mode de communication Effectif Pourcentage %
Consultation sur place 45 90
Prêt de dossier 15 30
Photocopie 10 20
A la question relative à l’existence ou non de documents confidentiels au sein de d’hôpital,
75 % des enquêtés affirment détenir des documents confidentiels dans leurs archives. En
effet, pour les unités de soins, le dossier patient et les résultats des examens et analyses
sont jugés confidentiels. Pour les services administratifs les dossiers du personnel ainsi que
certains documents relatifs aux marchés sont jugés également confidentiels.
Pour le contrôle de la circulation des documents, 84 % ont affirmé l’absence d’un tel outil
alors que les 16 % restants, soit 8 enquêtés, utilisent un instrument de contrôle de
circulation : sept enquêtés utilisent un registre de transmission et un enquêté utilise un
bordereau d’envoi. Les services utilisant le registre de transmission sont le service des
Urgences, la Neurologie, la Neurochirurgie, la Chirurgie Pédiatrique, la Médecine C2, le
Secrétariat de Direction et l’unité de Gestion des Ressources Humaines.
66
5.4 Tri et élimination des archives
La pratique du tri et de l’élimination des dossiers d’archives n’est pas fréquente à l’Hôpital
Mohamed V de Meknès. En effet, parmi les enquêtés, huit ont déclaré procéder à des tris et
éliminations des dossiers en se basant sur le critère de l’âge : dossiers de plus de cinq ans
pour le service des urgences, de plus de dix ans pour l’anatomie pathologique et la
neurochirurgie et les dossiers jugés inutiles et dont l’élimination n’entravent pas la marche
du service pour certaines entités administratives notamment le Service des Soins Infirmiers
(Les copie des Certificats Médicaux de Maladie, les fiches individuels d’absence).
Les raisons qui poussent les différentes entités à conserver tous les documents sont
regroupés dans le tableau suivant :
Tableau 21 : Répartition des enquêtés selon les raisons qui les poussent à garder
l’ensemble de leurs archives
Raisons Effectif Pourcentage %
Absence de réglementation pour le tri/ élimination 13 26
Importance pour la marche de service 17 34
Les deux raisons 20 40
6 Etude des besoins des enquêtés
Les archives sont reconnues être d’une importance indiscutable et constituent pour tous les
enquêtés une référence dans l’exécution de leurs travaux.
Tableau 22 : Répartition des enquêtés selon l’importance qu’ils accordent aux archives
dans la gestion et la prise de décision
Rôle des archives Effectif Pourcentage %
Très important 42 84
Important 8 6
Peu important 0 0
67
Tableau 23 : Répartition des enquêtés selon le degré de recours aux archives
Degré de recours aux archives Effectif Pourcentage %
Très souvent 42 84
Souvent 8 6
Peu souvent 0 0
A travers les résultats de l’enquête nous avons constaté que dans 30% des cas le recours
aux archives se fait pour la gestion hospitalière, dans 30% aussi pour la pratique médicale
et de soins et dans 40% des cas pour les deux raisons.
Par ailleurs d’autres raisons de recours aux archives ont été signalées. Il s’agit des travaux
de recherche (thèse de médecine, Mémoire des élèves infirmiers) et pour l’identification
de preuves dans certains dossiers médicolégaux.
7 Etude des attentes et suggestions des utilisateurs
Les résultats de l’analyse des réponses fournies par les enquêtés quant à leurs besoins et
suggestions vis-à-vis des prestations attendues d’un éventuel nouveau système de gestion
des archives, sont présentés dans le tableau suivant :
Tableau 24 : Priorités accordées aux attentes du nouveau système d’archivage.
Attentes des utilisateursOrdre de priorité
1ère 2ème 3ème 4ème 5ème Total
Faciliter la recherche et l'accès à l'information 28 13 4 3 2 50
Préserver la mémoire de l'Hôpital 8 11 2 15 14 50
Assurer la sécurité des documents 4 18 15 11 2 50
Diminuer la masse des archives 0 6 24 11 9 50
informatiser la gestion des archives 10 2 5 10 24 50
Total 50 50 50 50 50
Ainsi l’ordre des priorités des attentes des utilisateurs se présente comme suit :
1. Faciliter la recherche et l'accès à l'information,
2. Assurer la sécurité des documents,
68
3. Diminuer la masse des archives,
4. Préserver la mémoire de l'Hôpital,
5. Informatiser la gestion des archives,
L’informatisation vient en dernier lieu. Toutefois, l’importance qui lui est accordée par les
utilisateurs est très grande mais, selon les responsables de l’hôpital, il faudrait d’abord
mettre en place un système d’archivage physique avant de parler de l’informatisation. En
effet, 93% des enquêtés, soit 47 personnes, sont pour une gestion informatisée des
archives, 41 personnes parmi eux préfèrent un système qui assure le repérage et le
stockage des documents, trois préfèrent un système qui assurent uniquement le repérage.
La question relative aux suggestions pour l’amélioration du système d’archivage de
l’établissement a suscité des réponses chez 90% des enquêtés. Leurs propositions par ordre
de fréquence ont été :
La création d’un service d’archivage,
La dotation du service en ressources humaines et matériels,
L’informatisation de la gestion des archives,
La formation du personnel en gestion des archives,
L’adoption d’une réglementation (surtout un calendrier de conservation et
l’élaboration de procédures de gestion d’archivage).
DISCUSSION
69
Analyse critique de l’existant en matière de gestiond’archives à l’Hôpital Mohamed V de Meknès
Le système de gestion des archives étant défini comme l’ensemble des moyens, des
procédures et des méthodes appliqués aux documents d’archives pour l’objectif ultime
d’utilisation et d’accès à l’information [59], les différentes dimensions de cette définition
ont été explorées sur le terrain. L’analyse des résultats obtenus a permis de dégager un
certain nombre de dysfonctionnements en rapport avec l’absence ou l’insuffisance des
éléments constitutifs du système d’archivage.
1 La réglementation
L’absence de disposition réglementant la gestion des archives, notamment le calendrier de
conservation et le procédurier de la gestion des archives, se répercute négativement sur la
qualité de la fonction « archive ». A cet effet, une anarchie et une diversification en matière
de traitement ont été observées au sein des unités de l’Hôpital.
2 Le service « documentation archives »
Bien que prévu par le nouvel organigramme hospitalier, ce service n’est pas encore mis en
place. Cette situation accompagnée de manque de personnel qualifié, a entrainé un retard
dans le lancement du projet d’archivage.
3 Le budget
Passant en revue le budget de l’Hôpital, on note l’absence d’une ligne budgétaire relative à
la gestion des archives. L’approvisionnement pour la gestion des archives fait partie de la
rubrique fourniture de bureau. A cet effet, il devient difficile de mesurer avec précision les
dépenses consacrées à la gestion des archives. Par conséquent, les besoins budgétaires
nécessaires aux dépenses imprévisibles ou supplémentaires ne peuvent pas être satisfaits.
4 Les locaux
Les locaux où sont entreposés les archives de l’Hôpital demeurent insuffisants et
n’obéissent pas aux normes de la conservation en matière de luminosité, humidité,
propreté, température et sécurité, tel qu’il nous a été permis de le constater. En effet ces
locaux présentent un risque majeur de détérioration des documents.
70
5 Les équipements
Tel que présentés dans les résultats, les équipements de rangement et de conditionnement
mis à la disposition des utilisateurs ne sont pas suffisants. En effet, nous avons constaté un
dépassement de 169 ML sur la capacité totale de stockage qui sont déposés en vrac au
dessus des meubles, voir à même le sol. Cette situation touche surtout les archives
médicales. Ceci s’explique par leur abondance et par leur format qui ne s’apprête pas au
rangement dans des meubles autres que les rayonnages.
Enfin, notons que les équipements de rangement et de conditionnement ne remplissent pas
les conditions de qualité exigées par la loi pour une bonne protection et une bonne
conservation des archives.
6 Les ressources humaines
Nous avons noté que par manque de professionnalisme et de formation adéquate, le
personnel en charge des archives, se limite au rangement et au classement sans aucun
traitement poussé. En effet, chaque personne traite les dossiers sous sa responsabilité, à sa
guise et selon la méthode qu’il juge convenable. Ceci a été à l’origine de la multiplication
et de la diversification des systèmes utilisés et nuit à la rapidité d’accès à l’information.
7 Les procédures de traitement des archives
A l’Hôpital Mohamed V de Meknès, les procédures de traitement des archives sont
lacunaires et ce, à plusieurs niveaux. Ils n’obéissent pas aux règles modernes de gestion en
la matière. Cette situation ne peut qu’affecter le classement, le repérage, le tri,
l’élimination et l’usage des technologies de l’information.
7.1 Problème relatif au classement
Nous avons noté l’absence d’un plan de classement pour les archives et l’existence de
plusieurs classifications adoptées par les différentes unités de l’établissement. Aussi,
l’absence d’un système de classement au sein de l’établissement est à l’origine de mélange
de dossiers de différents thèmes et âges, ce qui retentit directement sur les délais d’accès à
l’information.
71
7.2 Problème relatif au repérage de l’information
Le repérage de l’information organique constitue l’un des objectifs de base de tout système
d’archivage, alors qu’à l’Hôpital Mohamed V de Meknès, ce problème se pose avec acuité
dans la mesure où 70 % des enquêtés ont affirmé avoir des problèmes de ce genre.
Ce problème de repérage est lié en premier lieu à l’absence d’instrument de repérage et au
déclassement des dossiers, mais d’autres causes ont été signalées, à savoir, la perte de
dossiers et/ou leur détérioration.
7.3 Problème relatif à l’absence de tri et d’élimination
L’absence des mesures de tri et d’élimination sont derrière l’accroissement de la masse
d’archives et par conséquence la saturation des salles et des meubles obligeant ainsi les
responsable d’archivage, en l’absence d’un calendrier de conservation, à entasser les
dossiers au dessus des meubles voir même sur le sol pour libérer l’espace pour les
documents récents.
La masse importante d’archives intermédiaires et définitives recensées à l’Hôpital
témoigne de ce problème.
8 L’usage des technologies de l’information
Les technologies de l’information garantissent évidemment la rapidité d’accès à
l’information. Cependant, bien que l’Hôpital Mohamed V de Meknès dispose d’un parc
informatique assez important : réseau, progiciel « Kewan », nombre assez important
d’ordinateurs (Cf. Annexe 16) et deux administrateurs réseau… ceci ne profite pas à
l’archivage car le réseau n’a pas encore été mis en marche et l’organisation d’un archivage
physique est considérée comme un préalable à leur gestion informatisée.
9 Préservation et protection des archives
Un programme de protection et de préservation des archives exige la mise en place des
conditions de conservation telle que l’appropriation de matériel et locaux conforme aux
normes de sécurité. En l’absence de ces dispositions nous pouvons affirmer que le
patrimoine archivistique de l’Hôpital Mohamed V de Meknès reste constamment en péril.
72
Au terme de ce chapitre, nous pouvons dire que l’inventaire par passages systématiques au
niveau de tous les centres de responsabilité de l’Hôpital et l’enquête menée par
questionnaire, nous ont permis d’avoir une idée précise de l’existant et d’analyser les
besoins et les attentes des différents acteurs pour ce qui est d’un nouveau système
d’archivage. A cet effet, nous avons pu recenser les archives courantes et non courantes,
inventorier les locaux et les équipements de rangement et de conditionnement, identifier
les personnes préposées à la gestion des archives, connaitre les modalités de classement,
relever et repérer les problèmes et les obstacles liés à la gestion des archives et enfin,
mettre en valeur les principaux besoin des utilisateurs.
PROPOSITION D’UN SYSTÈMED’ARCHIVAGE
73
A l’Hôpital Mohamed V de Meknès, l’état des archives administratives et médicales ainsi
que l’analyse des besoins exprimés par les utilisateurs, nous ont convaincu de la
nécessité de mettre en place un nouveau système d’archivage, plus moderne et plus
efficient.
Dans ce chapitre, nous nous proposons donc de soumettre aux responsables de cet hôpital,
un système d’archivage s’inspirant des principes de l’archivistique moderne en mesure de
répondre aux besoins exprimés par les utilisateurs.
La première partie sera consacrée aux éléments de base du système, à savoir la
réglementation, les locaux, les équipements de conservation et de rangement, les
ressources humaines. La deuxième partie traitera de l’organisation et du fonctionnement
du futur service des archives.
Les éléments de base du système
1 La structure réglementaire
La réglementation en matière d’archives constitue non seulement une assise juridique du
système mais également un guide qui précise les règles de gestion à mettre en œuvre. Pour
se mettre à niveau en matière de réglementation sur les archives, l’Hôpital ne peut pas
faire les frais de la mise en place d’une structure dont les attributions seraient de :
de rédiger une charte d’archivage qui, en adéquation avec la loi relative aux
archives et le manuel de réorganisation du BAF, définira la politique
d’archivage de l’établissement ;
de définir la mission et les responsabilités du Service des archives ;
d’élaborer les procédures de gestion des archives ;
de préciser les mesures de sécurité à mettre en œuvre ;
de valider le plan de classement et le calendrier de conservation ainsi que sa
mise à jour.
74
Cette structure appelée « Comité des archives » sera constituée des cadres suivants :
Le Directeur : Président,
Les Chefs de Pôles,
Les Chefs des Départements et des Services,
Le Responsable des ressources informationnelles,
Le Représentant du Comité des Médecins Dentistes et Pharmaciens CMDP,
Le Représentant du Conseil des Infirmiers et Infirmières CII.
2 Les locaux de rangement
Pour les archives courantes
Nous estimons que le problème ne se posera pas une fois les mesures de tri, d’élimination
et versement au Service des archives seront réalisées.
Pour les archives intermédiaires :
L’inventaire a montré l’existence de 452 ML de dossiers médicaux et 191 ML d’archives
administratives non courantes qu’il faudrait stocker après traitement et conditionnement.
Les locaux actuels où sont rangées ces archives sont éparpillés dans tout l’hôpital et ne
respectent pas les conditions de sécurité exigées pour une bonne conservation.
Pour remédier à cette situation, l’Hôpital Mohamed V de Meknès a prévu un local situé au
Centre de Consultation Externe et qui peut être aménagé de la façon suivante (voir croquis
page suivante) :
Une segmentation en trois zones : Zone de stockage, Zone de traitement, et Zone
d’accueil et communication ;
Une salle de destruction : déchiquetage ;
Un système adéquat de climatisation ;
Des mesures de sécurité comprenant des extincteurs adaptés, des installations de
lutte contre l’incendie, un thermomètre et un hygromètre, un déshumidificateur et
des pièges à insectes.
Nous estimons que la superficie des zones prévues pour le stockage est suffisante, 150 m2
et peuvent donc abriter 900 ML d’archives en rayonnages fixes.
150 m2 * 6 ML/m2 = 900 ML.
Croquis d’aménagement du Service des Archives Centrales (SAC)
Ra
yon
na
ge
75
Vers CentreConsultation
Externe
s
Rayonnage
76
3 Les équipements de rangement et de conditionnement
3.1 Pour le rangement
Les résultats du diagnostic ont montré d’un côté l’existence d’une variété de meubles de
rangement avec une capacité de 594 ML dont 130 Ml de rayonnages. Le reste est reparti
entre différents types de meubles. D’un autre côté l’existence de 70 ML d’archives
courantes nécessiteraient le stockage dans les espaces de travail. Par conséquent on peut
dire que les meubles disponibles sont largement suffisants pour le stockage des archives
courantes.
Pour les archives intermédiaires, les 130 ML de rayonnages disponibles ne seront pas
utilisés vu l’état de leur délabrement. Par conséquent, il faudrait prévoir l’équipement des
zones de stockage en 900 ML de rayonnages.
3.2 Pour le conditionnement
Selon les données de l’enquête, le conditionnement des archives administratives ne pose
pas de problème. Cependant, une dotation supplémentaire en chemises cartonnées pour le
rangement interne et en boites d’archives sont nécessaires pour le stockage des 100ML
d’archives non conditionnées.
Par contre, le problème se pose pour les dossiers patients. En effet, deux solutions sont
envisageables pour faciliter leur rangement et surtout leur manipulation :
des boites d’archives adaptées au format des dossiers patients (45cm/ 36cm),
des rayonnages à casiers.
3.3 Les autres équipements
Pour la bonne marche du SAC et la manutention des dossiers d’archives, il faut prévoir
l’acquisition :
d’ordinateurs et accessoires périphériques (numériseurs, imprimantes, etc.),
de chariots de divers types,
des escabeaux ou des escaliers à tablettes.
77
4 Les ressources Humaines
L’Hôpital Mohamed V de Meknès ne dispose pas de ressources humaines qualifiées en
matière d’archivistique. Il faudrait donc prévoir le recrutement ou la formation d’un
personnel qui sera qualifié dans la gestion des archives :
Un archiviste qui sera nommé responsable du SAC ;
Deux aides archivistes, pris parmi le personnel de l’Hôpital et qu’il faudrait former
à la tache du traitement et de la conservation des archives (analyse, classement) ;
Un agent d’exécution chargé de la réception, des versements, de rangement sur les
rayonnages, et d’entretien des locaux.
78
Organisation du Service Central des Archives:
La démarche d’organisation des archives à l’Hôpital Med V de Meknès définira trois
niveaux structurels : le processus, les procédures et les outils de gestion (plan de
classement, calendrier de conservation, tableau de bord).
1 Le processus de gestion des archives
Ce processus décrit le flux des dossiers et celui de l’information archivistique établis entre
les différentes entités de l’Hôpital et le SAC, jusqu’au sort final des documents.
Tel que nous l’avons constaté dans le chapitre des résultats, les services administratifs et
médio- techniques n’accusent pas de problèmes majeurs de conservation dans les bureaux,
de leurs archives courantes. Le problème se pose pour les archives non courantes. De ce
fait le versement de leurs archives se fera à la fin de leur période de vie active.
La particularité est posée par les dossiers patients qui, selon le Manuel de réorganisation du
Bureau d’Admission et Facturation doivent être transférés à ce dernier dès la sortie du
malade. A cet effet, le BAF assurera l’étape de collecte des dossiers pour les verser selon
un rythme hebdomadaire au SAC.
Au niveau du SAC, les dossiers seront stockés et conservés pendant toute leur période de
vie intermédiaire pour les archives administratives, et courante et intermédiaire pour les
dossiers patients. A la fin de cette phase de vie, nous procéderons à une opération de tri qui
déterminera les dossiers à éliminer et les dossiers à numériser ou à conserver indéfiniment.
Toutes ces étapes du processus seront cadrées par l’information provenant des normes de
traitement des dossiers et du calendrier de conservation.
A chaque étape du processus, nous avons liés un ou plusieurs indicateurs, qui permettront
de qualifier les activités et suivre le fonctionnement du service par le biais d’un tableau de
bord.
79
Processus de la gestion des archives à l’Hôpital
Mohamed V de Meknès
Flux d’information Flux de document
80
2 Les procédures de gestion des archives
Ces procédures concrétisent les étapes du processus en terme opérationnel. Elles ont été
élaborées en prenant en considération les différents âges des archives.
2.1 Procédures de traitement des archives courantes
Pour une gestion efficace des archives courantes, la chaine de traitement se déclenche dès
leur création ou réception. Cette phase est sous la responsabilité des employés qui sont
appelés à participer activement aux opérations de classement, de rangement et de
reclassement des dossiers réutilisés.
2.1.1 Contrôle de création et de réception des documents actifs.
Pour éviter la duplication excessive des dossiers aussi bien à l’intérieur du SAC qu’entre
les différents services, les cadres de l’établissement seront invités à freiner la duplication
des dossiers par photocopies ou tirages excessifs, et à veiller à l’apurement des dossiers
clos en éliminant les doublons, les brouillons et les formulaires vierges.
2.1.2 Enregistrement des documents actifs
Il s’agit de l’enregistrement de tous les dossiers courants selon un ordre séquentiel de
clôture dans un registre qui peut prendre une forme manuelle ou informatisée. Cela servira
au suivi des documents mis dans le circuit de l’archivage ainsi que pour leur repérage.
Pour les dossiers patients, cette pratique et déjà de mise dans tous les services cliniques. Il
faudrait juste la normaliser et la pérenniser.
Exemple d’informations à spécifier dans le Registre d’enregistrement des archives
administratives
Nº d’ordre Date Descriptif du document Classement Localisation
121/08 24/03/08 Décisions de congé de MrXX
RH321 Armoire II
Exemple d’informations à spécifier dans le registre d’enregistrement des dossiers patients
Nº d’ordreDate
Nom et Prénom Diagnostic de sortie ClassementEntrée sortie
234/08 23/03/08 3/04/08 XX __YY HED NCH-08-234
81
2.1.3 Classement des archives courantes
Les dossiers actifs sont sujets à deux types de classements :
Classement interne : il s’agit de grouper selon un ordre logique, les documents constitutifs
d’un même dossier.
Classer les pièces les plus récentes au dessus,
Classer les sous dossiers en y mettant les pièces constitutifs,
Identifier les dossiers par un titre, des dates extrêmes et le nom de service.
Exemple de classement interne pour un dossier patient :
Sous dossiers DocumentsDossier administratif Billet de salle, autorisation de sortie,
factures…Dossier médical observation, ordonnances, résultats des
examens et analyses, lettre..Dossier de soins infirmiers Fiche de température, note
d’observation…Documents d’imagerie médicale Les classer par nature et par ordre
chronologique
Exemple de classement interne pour un dossier administratif :Dossier aménagement d’un local
Sous dossiers Documents
Généralités Documents relatifs au lancement du projet,montage technico financier,correspondances
Sous dossier « travaux d’assainissement » Etudes, Contrats, décomptes,correspondances
Sous dossier « entreprise » Contrats, décomptes, correspondances
Sous dossier « suivi des réalisations » P.V. d’expertise, PV et Notes sur l’étatd’avancement
Classement externe : Il émane du cadre de classement adapté à la structure et aux
fonctions de l’hôpital.
Pour les dossiers patients, le classement adopté par les services semble satisfaisant et
permet un repérage rapide des dossiers quant il est respecté. A cet effet, ce cadre de
82
classement numérique (séquentiel) et chronologique va être conservé en y ajoutant le code
du service.
Exemple de classement d’un dossier de Neurochirurgie :
NCH –08 – 234
Le classement est réalisé au niveau du service d’hospitalisation à la sortie du malade. Le
numéro sera inscrit dans le Registre d’enregistrement des archives et sur le dossier patient
dans le champ prévu à cette opération sur les pochettes cartonnées, soit manuellement soit
sur étiquette autocollante.
Pour les dossiers administratifs, le classement utilisé est celui du plan de classement des
documents administratifs de l’Hôpital, il est décrit au paragraphe plan de classement.
Exemple de classement d’un dossier de congés administratifs :
RH – 3 – 2
2.1.4 Le rangement des archives courantes
Pour faciliter le repérage et l’usage ultérieur des documents, les dossiers courants doivent
être emballés dans des boites d’archives et rangés selon le cadre de classement adopté.
Sur chacune des boites d’archives nous devons spécifier pour les dossiers à l’intérieur, le
code de classement, le titre, le numéro d’ordre, la date de création et la date supposée de
versement au dépôt d’archives centrales. Les armoires et les étagères doivent être
numérotés et porter des étiquettes spécifiant l’objet ou la classe des dossiers qui y sont
rangés.
GRH Conditions de travail
avantages sociaux
Congé
Neurochirurgie Année 2008 Numéro d’Ordre
83
Cette étape se déroulera au niveau du Service des Archives Centrales pour les dossiers
patients.
2.1.5 Communication et contrôle de circulation
Chaque personne qui détient des documents d’archives doit veiller à l’organisation des
documents sous sa responsabilité pour éviter toute perte ou déclassement des dossiers. A
cet effet l’empreint de tout document doit donner lieu au remplissage d’une fiche de prêt
en deux exemplaires(Cf. Model de fiche de prêt Annexe 5). Elles permettront le suivi des
dossiers actifs et le repérage des personnes qui les détiennent.
Une des fiches de prêt doit être insérée à l’emplacement exact d’où on vient de retirer le
dossier prêté, l’autre doit être classée par le prêteur du document dans un dossier dédié à
cette activité.
Pour les dossiers patients, le prêt des dossiers courants se fera essentiellement vers le
Centre de Consultation Externe situé au rez-de-chaussée du Service des Archives
Centrales. A cet effet, un registre sera destiné à cette activité et permettra de contrôler les
mouvements des dossiers patients entre les deux entités.
2.1.6 Procédures de gestion des archives intermédiaires
A la fin de la période d’utilité administrative, conformément aux délais prescrits par le
calendrier de conservation, les dossiers entament leur phase de vie semi active de ce fait ils
doivent être transférés dans le Service des Archives Centrales. Ceci permettrait la
récupération d’espace de stockage et du matériel de rangement.
D’après les résultats de l’inventaire, l’Hôpital Mohamed V de Meknès dispose de 191 ML
d’archives administratives au stade de vie non courante et de 452 ML de dossiers patients
qu’il faudrait trier et verser au Service des Archives Centrales après tri et classement.
2.1.7 Versement des archives au Service des Archives Centrales.
C’est l’opération par laquelle un service ou une unité de l’Hôpital transfert une quantité de
ses archives au Service des Archives Centrales.
84
Pour les archives administratives, les versements auront lieu périodiquement, une fois par
semestre ou une fois par an. Les services désireux de faire un versement doivent aviser le
SAC qui pourra apporter son aide pour préparer le versement.
Pour les dossiers patients, ils sont versés chaque fin de semaine par le Bureau des
Admissions et Facturations (BAF).
Les versements au SAC sont accompagnés par un bordereau de versement établi en deux
exemplaires (Cf. Annexe 6 et 7), un sera remis au service versant, le deuxième sera gardé
et classé par le responsable du SAC.
Avant d’accuser réception, le responsable du SAC doit s’assurer que :
toutes les boites ou dossiers envoyés ont été effectivement reçus ;
le contenu des boites est conforme à la liste;
le versement est effectué en conformité avec le calendrier de conservation de
l´Hôpital.
Les versements sans bordereaux ou accompagnés d’un bordereau non conforme doivent
être refusés.
2.1.8 Classement et cotation des archives
Le personnel affecté au SAC doit élaborer, en collaboration avec les entités de l’Hôpital,
un planning de traitement de leurs archives. Il s’agit des opérations de tri, de
rassemblement selon le système de classement adopté, d’enregistrement et de numérotation
séquentielle, et du conditionnement dans des boites d’archives avant de procéder au
versement au SAC.
Pour faciliter le rangement et le repérage des dossiers, une cote est attribuée à chaque
dossier versé. La cote est constituée de deux parties :
la première partie correspond à la transcription du code du service d’origine,
l’année de création et le numéro d’ordre d’enregistrement ;
la deuxième partie correspond à l’adresse physique exacte du dossier dans les
rayonnages.
85
Exemple de cotation d’un dossier patient :
NCH08234 - 1 - 1 - 4 - 3
Place sur la tablette de gauche à droite
Niveau de la tablette dans une section de haut
en bas
Section dans la rangée de gauche à droite
Rangée dans l’espace de stockage selon l'ordre
établi
Numéro d’enregistrement du dossier
Exemple de cotation d’un dossier administratif :
RH08127 -24 -2 - 4 - 3
Place sur la tablette de gauche à droite
Niveau de la tablette dans une section de haut
en bas
Section dans la rangée de gauche à droite
Rangée dans l’espace de stockage selon l'ordre
établi
Numéro d’enregistrement du dossier
Une fois la cote est attribuée, elle doit être transcrite sur les dossiers ou les boites et sur la
colonne dédiée à cette information dans le bordereau de versement en face de chaque
dossier.
2.1.9 Repérage des archives intermédiaires
Pour un repérage rapide et facile au niveau du SAC, deux répertoires ou index seront mis
en place, un pour les dossiers administratifs, l’autre pour les dossiers médicaux. Chacun
86
des répertoires doit contenir différentes entrées tel que cote, Nº d’enregistrement, service
versant …
Index des dossiers patients
Cote Date deversement
Serviced’origine
Non du patientCode
CIM10
Sort final PersonneversanteNature Date
Index des dossiers administratives
Cote Date deversement
Serviced’origine
TitreSort final Personne
versanteNature Date
2.1.10 Communication des archives intermédiaires
La communication des dossiers des archives intermédiaires se fait sur présentation d’une
demande de communication (cf. Annexe 8 et 9) en deux exemplaires par le service versant
ou mentionnant son accord pour les autres services.
Dans le cas où un dossier serait de nouveau réactivé, le service demandeur doit informer le
Service des Archives Centrales.
La communication aux personnes étrangères à l’Hôpital se fait par consultation sur place
après accord du Chef de Service ou du Directeur de l’Hôpital.
2.1.11 Contrôle de circulation
Tous les dossiers communiqués feront l’objet de remplissage de deux exemplaires de la
fiche de prêt (Cf. Annexe 5), l’une sera classée à l’emplacement exacte du dossier
communiqué l’autre sera classée au SAC pour servir d’instrument de suivi des empreints.
Au retour des dossiers, les deux fiches seront détruites après avoir noté les informations
nécessaires aux statistiques.
87
Les dossiers communiqués vers le Centre de Consultation Externe ne feront pas l’objet de
remplissage de Fiche de prêt, vu le nombre important des communications prévues dans le
cadre de la réorganisation du Centre des Consultations Externes. Le suivi des mouvements
des dossiers entre les deux entités se fera sur un registre qui sera dédié à cette activité.
Mouvement des dossiers patient entre le Service des Archives Centrales et le Centre des
Consultations Externes.
Cote dudossier
Sce d’origine Titre du dossier Date sortie Date retour
2.1.12 Tri et élimination des archives intermédiaires
Conformément aux délais prescrits dans le calendrier de conservation, le personnel du
SAC assure le tri des archives sous sa responsabilité. A cet effet, il interroge les index des
dossiers (manuel ou informatique) à une fréquence régulière (chaque semestre par
exemple) pour identifier les dossiers à éliminer, à numériser, ou à conserver indéfiniment.
Par la suite, le personnel prépare un avis d’application de sort final (Cf. annexe 10),
(élimination, numérisation ou de versement aux archives définitives), qu’il soumet aux
unités productrices pour approbation.
Après réception de l’approbation, le personnel prépare l’opération d’élimination :
vérifie la date de la dernière mention sur les dossiers patients, enlève les formulaires servant à répertorier le contenu des boîtes, retire les boîtes de leur emplacement, transporte les boîtes vers la salle de tri ou d’élimination, met à jour le système de gestion.
Pour chaque élimination, on doit établir un Procès Verbal de destruction. Ce dernier doit
comprendre les mentions suivantes :
La description des documents détruits,
L’approbation du service versant,
La date et le lieu de destruction,
Le nom et le prénom de la personne ayant procédé à la destruction.
88
Pour les dossiers à garder indéfiniment, le personnel du Service des Archives Centrales
prépare et transmet aux services d’archives définitives (Archives du Maroc) un bordereau
de versement qui énumère minimalement les titres et dates des documents visés. Dès
réception de la réponse du service des archives définitive, le transfert peut être réalisé.
3 Les outils de gestion
Autour des procédures, un certains nombre d’outils sont utilisés pour piloter les opérations
(calendrier, plan de classement) ou pour les documenter (tableau de bord).
3.1 Calendrier de conservation :
Le Calendrier de conservation est l’outil qui détermine les règles de passage du document
actif au semi actif puis au définitif. D’une façon pratique, il permet de répondre aux
questions suivantes : Que garder ? Que détruire ? Au bout de combien de temps ?
Son élaboration engage un ensemble de ressources, notamment les lois et textes en vigueur
en matière d’archives, les prescriptions juridiques et comptables, les avis des utilisateurs,
les recommandations de la société savante ainsi que les calendriers de conservation
d’autres établissements.
Dans le cadre des archives hospitalières, il n’existe pas à ce jour de calendrier de
conservation à proprement parler. L’expérience du CHU Ibn Sina en la matière a déjà
permis d’élaborer un calendrier relatif aux archives hospitalières ( Annexe 14) qu’il
faudrait valider localement aux niveaux de l’Hôpital Mohamed V de Meknès mais
également avec les responsables de l’établissement « Archives du Maroc ».
Pour les documents ne figurant pas dans ce calendrier, ou dont la règle de conservation ne
sera pas validée, nous proposons un projet de formulaire de proposition de délai de
conservation (Cf. Annexe 11) qui sera adressé aux responsables des différentes entités de
l’Hôpital pour être renseigné et retourné au responsable du SAC qui se chargera de
compiler les règles proposées pour les validées avec le Comité d’archive de l’Hôpital, la
Direction de l’Hôpital et enfin avec les Archives du Maroc.
89
3.2 Plan de classement :
Le plan de classement repose sur une structure alphanumérique regroupant les documents
d’une manière logique et uniforme. Pour l’Hôpital Mohamed V de Meknès, à travers
l’analyse de la typologie des documents d’archives recensés lors de l’inventaire et de la
structure organisationnelle de l’établissement (organigramme), nous proposons un cadre de
classement divisé en deux grandes catégories : les séries cliniques et de soins c’est-à-dire
les dossiers patients, et les séries de gestion, c’est-à-dire celles qui regroupent les dossiers
administratifs.
Pour les archives administratives
Les grandes classes ou catégories sont calquées sur les grandes fonctions et attributions de
l’Hôpital et sont codifiées par des lettres significatives ; les autres niveaux sont représentés
par des chiffres unitaires, des dizaines voir des centaines… (Cf. Annexe 13).
Les grandes classes des archives administratives
AG. ADMINISTRATION GÉNÉRALE
RH. RESSOURCES HUMAINES
RF. RESSOURCES FINANCIÈRES
AP. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DE STOCK
RI. RESSOURCES INFORMATIONNELLES
SS. SERVICES DE SOUTIENS
PH. PHARMACIE
MT. SERVICES MEDICO-TECHNIQUES
CL. SERVICES CLINIQUES
Pour les dossiers patients :
Les dossiers sont classés selon le service d’origine. Ce dernier étant représenté par un code
(Initiales du Service), les dossiers seront ordonnés selon le numéro d’ordre
d’enregistrement tel que spécifié dans la partie classement.
90
Codification des dossiers médicaux
Unité productrice Codification
Médecine A1 MA1
Endocrinologie END
Pneumologie PNO
Médecine C1 MC1
Médecine C2 MC2
Cardiologie CRD
Sociale (prisonniers) SOC
Hémodialyse HDY
Chirurgie A CHA
Chirurgie B1 CB1
Chirurgie B2 CB2
Traumatologie-orthopédie TRO
Service des Brulés BRU
Neurochirurgie NCH
Réanimation REA
Pédiatrie PED
Chirurgie Enfants CEN
Urgences URG
Centre des Consultations Externes CCE
3.3 Le tableau de bord
Le tableau de bord représente la partie émergée du schéma d’organisation, par la
structuration synthétique des indicateurs récoltés au cours des opérations. Il permet d’avoir
une vision globale de l’activité du service, d’objectiver les activités effectuées et de
planifier le travail ultérieur. La mise en évidence des variabilités permettra de justifier
entre autres: les écarts de budget, les besoins en nouveaux équipements ou en nouvelles
forces de travail.
A titre indicatif, les indicateurs qui figureront dans le tableau de bord
sont (Cf. Annexe 12) :
Pour le versement : Nombre de versements, Métrage linéaire versé.
91
Pour la recherche de dossier : Nombre de demandes, Taux de dossiers non retrouvés.
Pour le tri - élimination des dossiers : Métrage à éliminer dans l'année, Métrage à éliminer reporté, Métrage détruit, Métrage numérisé, Métrage versé à Archives de Maroc, Métrage réactualisé, Métrage restant à éliminer.
Différence versement / élimination ;
Cumul.
En guise de conclusion et en nous basant sur la littérature et sur les principes modernes de
l’archivistique, mais également sur les expériences de la conception et de la mise en place
des systèmes d’archivage, nous dirons que ce chapitre nous a permis de présenter les
éléments de base dudit système et a tenté d’expliquer les pratiques essentielles à mettre en
œuvre à l’Hôpital Mohamed V de Meknès pour assurer une meilleure gestion de ses
archives et en garantir la pérennité. Ainsi, nous pensons avoir contribué modestement à la
mise en place future de son Service des Archives Centrales et jeté les bases de son
fonctionnement optimal.
92
CONCLUSION GENERALE
Le but de ce travail est de contribuer modestement à la mise en place à l’Hôpital Mohamed
V de Meknès d’un système moderne répondant aux normes internationales en la matière.
Partant d’une analyse aussi précise que possible de la situation des archives de cet hôpital,
le présent travail a abouti à la réalisation d’un diagnostic de, aussi bien sur le plan matériel
qu’organisationnel. Un inventaire physique a donc été réalisé ainsi que l’exploitation d’un
questionnaire.
L’analyse des informations recueillies nous ont permis de dégager les points forts et les
points faibles de la gestion des archives de l’hôpital et de préciser les besoins des
utilisateurs. Nous avons pu constater que le contexte structurel et fonctionnel de l’hôpital
est caractérisé par la production et la réception d’une masse importante de documents
d’archives de typologie très variée et à laquelle on a très souvent recours pour la pratique
médicale de soin, pour la gestion hospitalière et de là pour toute prise de décision.
La masse d’archive inventoriée a été chiffrée à 714 ML dont 262 ML d’archives
administratives et 452 d’archives médicales. 27 % du patrimoine archivistique de l’hôpital
est constitué d’archives courantes, le reste étant représenté par les archives non
courantes (intermédiaires et définitives).
Sur le plan des locaux de rangement, l’hôpital ne dispose pas d’un service propre dédié à
l’archivage, les documents sont simplement stockés soit dans les bureaux à raison de 40%
soit dans des locaux utilisés comme dépôts d’archives dispersés dans tous les centres de
responsabilité de l’établissement. Les ressources humaines à charge de l’archivage sont
insuffisantes et manquent de qualification.
Sur le plan organisationnel et fonctionnel, la fonction archive est mal pratiquée et n’obéit
pas aux normes d’une gestion moderne. En effet, le classement par exemple, bien qu’il soit
pratiqué par toutes les unités de l’Hôpital, n’est pas partout uniforme et manque de rigueur.
Les autres volets organisationnels souffrent de l’absence d’une réglementation, notamment
le calendrier de conservation, le plan de classement, les moyens de recherches de
documents et de contrôle de leur circulation, l’insuffisance voir l’absence de mesures de tri
93
et d’élimination… Cette situation engendre un encombrement des bureaux et des dépôts et
rend difficile l’accès à l’information.
Par ailleurs, l’étude des besoins des utilisateurs a démontré l’intérêt qu’ils portent à leurs
archives et à l’amélioration de leur gestion par la mise en place d’un système moderne qui
assurerait l’accès facile à l’information, la sécurité des documents, la diminution de la
masse des documents, et la préservation de la mémoire de l'Hôpital. Dans ce sens les
enquêtés ont suggéré la création d’un service d’archivage, sa dotation en ressources
humaines et matérielles, ainsi que l’informatisation de sa gestion.
A l’issue de ce diagnostic situationnel et des suggestions des utilisateurs, nous avons
proposé un projet global de la gestion des archives de l’Hôpital Mohamed V de Meknès. A
ce titre, nous avons recommandé la mise en place d’une structure réglementaire, un
croquis d’aménagement d’un Service des Archives Centrales, le redéploiement ou le
recrutement de ressources humaines qualifiées et l’acquisition d’équipements adéquats.
Enfin, un projet d’organisation du service décrit le processus de l’archivage, le procédurier
de travail, ainsi qu’un tableau de bord pour le suivi du fonctionnement. Pour le volet de
l’informatisation tout en attirant l’attention sur son importance, nous avons insisté sur
l’importance de l’organisation de l’archivage physique comme préalable à sa mise en
place.
Nous avons ainsi mené cette étude dans l’objectif de contribuer un tant soit peu à la mise
en place d’un système d’archivage à l’Hôpital Mohamed V de Meknès en essayant de
mettre le doigt sur les éléments de base d’un système moderne de gestion des archives
hospitalières, et à même de contribuer à l’amélioration du système d’information
hospitalier. Dans cette optique, la présente étude s’est circonscrite à la conception d’un
projet de système d’archivage physique pour l’Hôpital Mohamed V de Meknès qui pourrait
être complété ultérieurement par des travaux sur :
L’évaluation du système de la gestion des archives hospitalière mis en place ;
La conception détaillée et la mise en œuvre d’un système informatisé de la gestion
des archives hospitalières ;
L’informatisation du dossier patient et de son archivage.
94
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100
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94. Bulletin des Bibliothèque de France : http://bbf.enssib.fr
95. Alti Archive :Alti Consultants organisme de formation et de conseil en entreprise
http://www.alti-consultants.com
96. AMIG le groupe français . Progiciel de gestion d’archives hospitalières Ariane :
www.amig-group.com
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18_05_2008) : http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento
.htm#abstract
ANNEXES
QUESTIONNAIRE A ADMINISTRER AUX RESPONSABLEUNITES
DE L'HÔPITAL MOHAMMED V DE MEK
Ce questionnaire s'inscrit dans le cadre d'un travaill'élaboration d'un système d'archivage, pour l'Hôpital Moconforme aux textes et norme en la matière.Prière de bien vouloir le remplir attentivement.Et merci pour votre collaboration.
Annexe -1-
S DES SERVICES ET
NES
de recherche qui visehamed V de Meknès,
I - IDENTIFICATION DES ENQUETES
Service:Fonction :Attribution de l'enquêté:
II - ROLES ET IMPORTANCE DES ARCHIVES1-Selon vous, quel serait le rôle des archives dans la gestion et la prise de décision:
Très important
Important
Peu important
Autres (précisez svp : )
2-Quel est le degré de recours aux archives dans vos activités:
Très souvent
Souvent
Parfois
Autres (précisez svp : )
3-Pour quels types de travaux avez-vous recours aux archives?
Pour la gestion hospitalière
Pour la pratique médicale
Pour la pratique des soins
Autres (précisez SVP: )
III - APPRECIATION SUR L'ORGANISATION ACTUELLE DES ARCHIVES
A- LES LOCAUX
1-.Ou conservez-vous vos archives ?
Dans les bureaux
Dans un local réservé aux archives
Autres (précisez svp):2-La conservation des dossiers non courants dans les bureaux pose-t-elle desproblèmes?
Oui (précisez svp: )
Non (précisez svp )3-Êtes-vous pour la conservation des dossiers non courants dans un depotd'archives loin du bureau?
Oui (précisez svp: )
Non (précisez svp )4-Quelles appréciations avez-vous sur l'adaptabilité des locaux pour laconservation des archive ?
Bien adaptés
Peu adaptés
Non adaptés
B-LES EQUIPEMENTS
1-Quel est le matériel de rangement utilisé pour les dossiers d'archives?
Armoires Rayonnages
Tiroirs de bureaux Autres (précisez svp: )
2-Quelles appréciations avez-vous sur le matériel de rangement?
Adéquat
Peu adéquat
Non adéquat
3-Quel est le matériel de conditionnement utilisé pour les dossiers d'archives?
Boites d'archives Chemises à sangles
Chemises à élastiques Chemises suspendues
Autres précisez svp:
4-Comment jugez-vous ce matériel?
Adéquat
Peu adéquat
Non adéquat
C - PERSONNELS S'OCCUPANT DE LA GESTION DES DOSSIERS D'ARCHIVES
1-Y a-t-il une personne qui s'occupe de la gestion de vos archives?
Oui Non
2-Si oui, s'occupe-t-elle des archives à:
Plein temps À temps partiel
3-Quelle est sa formation initiale (diplôme)?
4-A-t-elle reçu une formation dans le domaine de la gestion des archives
Oui Non
5-Si oui, dans quel cadre et par quelle instance?
D - TRAITEMENT DES DOSSIERS D'ARCHIVES
D-1 CLASSEMENT DES DOSSIERS D'ARCHIVES
1-Quels types de classement utilisez-vous pour le classement de vosdossiers?
Alphabétique Thématique
Numérique Chronologique
Géographique (par service) Autres (précisez svp: )
2-Etes-vous satisfait du système de classement adopté?
Oui Non
3-Si non, quel système de classement souhaitez-vous avoir pour vosdossiers?
Précisez s.v.p
D-2 REPERAGE DES DOSSIERS ET DE L'INFORMATION D'ORIGINEARCHIVISTIQUES
1-Disposez-vous d'instruments de recherche pour le repérage desdocuments?
Oui Non
2-Si oui les quels?
Liste de documents
Registres
Indexes
Autres (precisez svp: )
3-Si non comment procédez-vous au repérage d'un document?
4-L'accès aux documents est il :
Rapide
Lent
Très lent
5-Vous arrive-t-il d'avoir des problèmes de repérage d'un document oud'une information contenu dans un dossier?
Oui Non
6-Si oui, le problème est lié à:
Absence d'instruments de recherche
Déclassement des dossiers
Perte de documents
Détérioration des documents
Autres (précisez SVP:
D-3 CIRCULATION ET COMMUNICATION DES ARCHIVES
1-Existe-t-il des dispositions ou des textes régissant l'accès et lacommunication de vos archives?
Oui Non
2-Si oui, permet-il l'accès :
Seulement aux personnels du service
Aux personnels de l'hôpital
Aux personnes externes à l'hôpital
Aux malades
3-Comment se fait la communication de vos archives?
Par consultation sur place
Par prêt des dossiers
Par photocopie des dossiers
Autres moyens (précisez SVP: )
4-Y a-t-il des documents jugés confidentiels au sein de vos services?
Oui Non
5-Si oui, lesquels?
6-Quels sont les personnes ou services autorisés à les consulter?
7-Disposez-vous d'un système de contrôle de circulation des documents ausein de votre service?
Oui Non
8-Si oui, lequel?
Fiche de prêt
Bordereaux d'envoi
Registre de transmission
Autres (précisez SVP: )D-4 TRI ET ELIMINATION DES ARCHIVES1-Procédez-vous à l'élimination périodique de vos archives
Oui Non2-Si oui, quels sont les critères d'élimination sur lesquels vous vous basez?
_
_
_
3-Si non, quels sont les raisons qui vous poussent à conserver l'ensemble de vosarchives?
Absence de règlement régissant les éliminations des archives
Document important pour la marche du service
Autres ( (précisez SVP:___
IV - INFORMATISATION ET GESTION DES ARCHIVES
1-Êtes-vous intéressé par une gestion informatisé des archives?
Oui Non
2-Si oui, êtes-vous intéressé par un système qui permet:
Uniquement le repérage des documents
Le repérage et le stockage des documents
Autres (précisez SVP:
V - ATTENTES ET SUGGESTIONS POUR L'AMELIORATION DE LA GESTIONDES ARCHIVES
1-Quelles sont les prestations que vous attendez du nouveau système de gestion desarchives? (prière de préciser en les numérotant par ordre priorité)
Faciliter la recherche et l'accès à l'information contenue dans les dossiers d'archives
Préserver la mémoire de l'Hôpital
Assurer la sécurité des documents
Diminuer la masse des archives
Informatiser la gestion des archives
Autres (précisez SVP:2-Avez-vous des propositions pour l'amélioration de l'organisation et de la gestion desarchives à l'hôpital Med V de Meknès?(Vous pouvez utiliser le verso de la page)
1-
2-
3-
109
110
ANNEXE -3-
LOI 69-99 RELATIVE AUX ARCHIVESBULLETIN OFFICIEL N° 5588 —9 hija 1428 (20-12-2007)
111
LOI 69-99 RELATIVE AUX ARCHIVESBULLETIN OFFICIEL N° 5588 —9 hija 1428 (20-12-2007)
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LOI 69-99 RELATIVE AUX ARCHIVESBULLETIN OFFICIEL N° 5588 —9 hija 1428 (20-12-2007)
115
PRINCIPAUX DOCUMENTS
Entité de l’Hôpital
Direction
Unité de Communicationet de liaison
Pharmacie
Chefferie PAA
116
D’ARCHIVES DE L’HOPITAL MOHAMED V DE MEKNES
Dénomination du document
Correspondances départ/ arrivéeDossier CirculairesDossier DevisDossier Notes de servicesDossier Plaintes incidentsDossier Rapports autopsiesDossier Rapports d’activitésDossier Sociétés /fournisseursDossier Syndicats/ associationsDossier TribunauxDossier PV des réunionsRegistre courrier départ/arrivéeRegistre des naissancesDivers
AffichesBulletin interneDépliantsPlans de communicationRapports d’activités
Cahier de suivi des constantesCarnet à soucheDossier Bons de commandesDossier CourriersDossier FacturesDossier PVDossier RapportsDossiers des personnelsFiches de stocksMains courantesRegistre des stupéfiants
Dossier BudgetDossier CorrespondancesCahiers des Prescriptions Spéciales CPSDossier inspectionDossier Etat des stocksDossier Etats d’InventairesDossier Lois cadreDossier Notes de services/ circulairePlans ORSEC
Annexe -4-
117
Entité de l’Hôpital Dénomination du document
Dossier PVRapport d’activitésDossier Situation des recettes/dépensesDossier Sous ordonnancementDossier Statistiques
Unité GRH
Unité GRH
Dossier congésDossier des retraitésDossier des stagiairesDossier disciplinaireDossiers cessation/mutationDossiers de la formation continueDossiers décèsDossiers des accidents du travailDossiers du personnelDossiers limite d’âgeDossiers reforméDossier Epreuves des examensPlan d’effectifsPlan de développement des ressources humainesRegistre des accidents de travail
RessourcesFinancièresInformationnelles
Télécommunication Factures téléphoneRegistre des communications réaliséesRépertoire téléphonique
BAF :Bureau desAdmission et deFacturation.
Billets de salleBulletins de sortieFacturesRegistre des entrées /sortiesRegistre des examens de laboratoiresRegistre des examens de radiologieRegistre des explorations fonctionnellesRegistre des mouvements des maladesRegistre des scanners
Unité Statistique Etats des statistiques annuelles
Régie Dossier Bordereau de missionBulletin de Situation journalière, mensuelle,annuelleCarnet des certificats médicaux légauxDossier CongésDossier Déclaration de versementDossier Etat de produitLivre de caisseLivres de recettesDossier Note de service des collecteursDossier Ordre de recette
118
Entité de l’Hôpital Dénomination du document
Registre centralisateurDossier Situation de caisseCarnets des Quittances
Unité deRecouvrement
Avis de naissanceBordereaux d’envoisFactures
Unité de l’AMO Bordereaux d’envoisFacturesNotes d’honoraires
Unité financière
Unité financière
Dossier Acte d’engagementDossier BudgetDossier Certificat administratifDossier ConventionsDossier ConvocationDossier Copies des Bon de CommandeDossier Correspondances relatives à la gestioncomptable des fournisseursDossier CPSDossiers des appelles d’offresDossiers marchésDossier Etat d’engagementDossier FacturesDossier Ordre de virementDossier Ordres de paiementsDossier Rapport de jugementRapport de présentationDossier Règlement de consultationDossier Situation d’engagementDossier Situation des émissions
ServiceTechniqueet deMaintenance
Service alimentaire Dossier Bon de commandeDossier Bon de livraisonDossier Bon de réceptionDossier Certificats administratifsCopie des marchésDossier des internesDossier Fiche d’Effectif des maladesMain couranteDossier Planning des régimesRegistre des réceptions
Entretien deséquipementsgénérauxet installations
Bon de travauxBon pourCopie bon de livraison
119
Entité de l’Hôpital Dénomination du document
Gestion deséquipementsbiomédicaux(GBM)
Suivi des contrats de maintenanceInventaire matériels biomédicauxPlan d’intervention préventifBon pourRapport d’activité
Approvisionnementetdistribution
Dossier Bon de commande fournisseurDossier Bon de commande mensuelle fournituresde bureauDossier Bon de sortie quotidienne de matérield’entretienCahier général d’inventaire.Etats des mouvements de stockMain courante
MarchéDossier Situation de distribution mensuelle
ServiceTechniqueet deMaintenance(suite)
Approvisionnementetdistribution
Dossier Bon de commande fournisseurDossier Bon de commande mensuelle fournituresde bureauDossier Bon de sortie quotidienne de matérield’entretienCahier général d’inventaire.Etats des mouvements de stockMain couranteMarchéDossier Situation de distribution mensuelle
Morgue Dossier Avis de décèsDossier Bulletins de décès et de mortinatalitéRegistre des arrivés décédésRegistre des autopsiesRegistre des décès hospitaliersRegistre des sortants de la morgueDossier Réquisitions
Parc auto Dossier Cahier de bord.Dossier Facture et BLDossier Feuille de circulationDossier Situation des véhiculesDossier vignette
PSI Planification desressources et dessoins
Fiche individuel d’absencesPlanification horaire de travailRegistre des congés administratifsRegistre des congés de maladieRegistre des récupérations
120
Entité de l’Hôpital Dénomination du document
Hygiène hospitalière Carnet de sante du personnel de la cuisineClasseur des prélèvements et résultatsContrôle de la stérilisationFiche de suivi des activités du broyeurFiche de suivi des sacs et conteneursFiche journalière, mensuelle et trimestrielle desdéchetsFiche technique des prélèvements et du bionettoyageRegistre de la lutte anti vectorielleRegistre de la vaccination du personnelRegistre de suivi des activités de la buanderieRegistre de suivi des opérations du nettoyageRegistre du control des produits d’hygièneRegistre suivi du broyeur
Formation continue Dossiers thèmes de la formation continuePlanning de la formation continueRapport d’activité
Nutrition Bon de régimeEffectif des patients sous régimePlannings des régimesRapport d’activité
Dossier CII PV de réunionRapport d’activité
PAM Dossier Planification des ressourcesDossier Formation continueDossier planification des soinsPV des réunionsRapport d’activitéDossier CMDP
ServicesMédico-techniquesServices
Biologie médicale Fiches de stockInventaireMain courante des réactifsRegistre des examens externesRegistre des patients hospitalisésStatistiques
Anatomo-pathologie
Blocs de paraffineDossier compte rendue Anatomo-pathologieDossier OrdonnanceDossier Fiche de stockInventaireRegistre des entrées sortiesStatistiques
kinésithérapie Registre des rendez-vousInventaire
121
Entité de l’Hôpital Dénomination du document
statistiques
Imagerie médicale Registre des rendez vous.Registre des examens réalisésInventairesstatistique
Bloc opératoire Bon pourCahier de présenceDossier Commande pharmacieDossier Fiche horaire de travailDossier Notes de servicesDossier Programme opératoireRegistre des comptes rendus opératoiresStatistiques
Urgences Dossier des patientsCahier de la pharmacieDossier Fiches de priorisationsRegistre de la consultationRegistre des comptes rendus opératoiresRegistre des entrées sortiesStatistiques et rapport d’activités
Transfusion Dossier Bon de livraisonCarnet de demande de sangDossier des appareilsDossier des appareilsRegistre de stockRegistre des donneursRegistre des groupagesRegistre des sérologies
Services cliniques Dossiers patientsCahier de gardeCahier de la pharmacieCahier des visitesCahier des consignesCahier des sortantsCahier des décèsCahier d’archivages.Dossier : note de service circulaire et diversDossier Horaire de travailRegistre des consultations externesRegistre des entrantsstatistiques
122
123
124
125
126
127
128
Calendriers de con
I - Archives Médicales
Types de documents ou dossà conserver
Les dossiers Médicaux D’affectiHéréditaires
Les dossiers de pédiatrie
Les dossiers de neurologie et demaladies chroniques
Les autres dossiers médicaux
Les dossiers de consultations ext
Les registres de naissances
Les registres de décès
Les registres d’entrées et sortiesmalades
Les comptes rendus opératoires
* Les dossiers sont versés aux ser
X0 Archives à détruire
X1 Archives à numériser
X 2 Archives à conserver indéfinimen
servation des archives hospitalières
iersDurée de conservation
ArchivesCourantes
Archivesintermédiaires
ArchivesDéfinitives
ons* 5 X2
* 5 X2
* 5 X1
* 5 X1
ernes 5 5 X0
2 5 X2
2 5 X 2
des5 5 X2
2 5 X2
vices des archives dès la sortie du malade.
t
Annexe -14-
II - Archives Administratives
Types de documents ou dossiersà conserver
Durée de conservation
ArchivesCourantes
Archivesintermédiaires
ArchivesDéfinitives
Dossiers du personnel 40 X2 X2
Marché, Marchés cadre 2 10 X0
Dossiers des appels d’offres 2 10 X0
Convention 2 10 X1Copie de bons de commandes 2 10 X0
Etats d’inventaires 2 10 X1Etats de statistiques annuelles 2 10 X1
Etats de mouvements de stock 2 10 X0
Main levée des retenues degarantie
2 10 X0
Journaux de dépenses et derecettes
2 10 X2
Etats comptables 2 10 X1
Bordereau de trésorerie 2 10 X1Document régies d’avances 2 10 X0Correspondances relatives à lagestion comptable des fournisseurs
2 10 X0
Ordre de payements 2 10 X0Ordre de virement 2 10 X1Rapport de jugement 2 10 X1
Certificat administratifs 2 10 X2Rapports d’activités 2 10 X2Titres fonciers 2 10 X2
Demandes d’emploi 2 10 X0PV des résultats des concours 2 10 X0Epreuves de concours 2 10 X0
Liste des convoqués pour concoursou entretiens.
2 10 X0
Lois cadres 2 10 X2Budgets 2 10 X1
Notes, Circulaires 2 10 X2Courriers « Départ » 2 10 X0
X0 Archives à détruire
X1 Archives à numériser
X 2 Archives à conserver indéfiniment
II - Archives Administratives (suite)
Types de documents ou dossiersà conserver
Durée de conservation
ArchivesCourantes
Archivesintermédiaires
ArchivesDéfinitives
Registre Courriers ’’Départ’’ et’’arrivée’’
2 10 X0
Registre ’’Navette’’ 2 10 X0Documents juridiques 2 10 X2Registre des consultations externes 2 10 X0
Registre des accidents de travail 2 10 X2Registre de mouvement desmalades
2 10 X2
Bulletins de décès et demortinatalités
2 10 X2
Avis de décès 2 10 X2Avis de naissance 2 10 X2Bulletins de situation journalière 2 10 X0
Bons de régime 2 10 X0Bulletins d’effectif 2 10 X0Ordres de versement 2 10 X2
Livres de caisse 2 10 X2Livres de recettes 2 10 X2Situations de caisse 2 10 X1
X0 Archives à détruire
X1 Archives à numériser
X 2 Archives à conserver indéfiniment
DirecteurDr KERBALI Ahmed
Chef des affairesmédicales
Dr En-Nejjari
Chef des affairesAdministratives
Mr AGROUAZ Mohammed
Chef des soinsinfirmiers
MR ATMANI abdenbi
SECRETARIAT DE DIRECTIONMme CHERADI LkbiraMme REMMACH Fatima
Communication etrelations socialesMr GABES Aomar
Planification et gestiondes ressources
Gestion des soins médicauxEt activités départementales
CommunicationFormation
Gestion des soinsInfirmiers et unités
Planification et GestionDes ressources
Morbidité Hospitalière
Communication Formation
Hygiène hospitalière etNutrition diététique
Mr SEBBANI Mohammed
Hygiène hospitalière etAssainissement
Nutrition diététique
RessourcesHumaines
ServiceTechnique
et Maintenance
RessourcesInformationnelles
RessourcesFinancières
Annexe -15- Organigramme de l’Hôpital Med V de Meknès
ANNEXE -16-
Listing des ordinateurs et d'imprimantes au sein des services de l'hôpital
Mohammed V Meknès
Service ID PC PIV Imprimante Nombre
Directeur IBM ThinkCentre 1 Canon LBP800 1
Administrateur du C.H.PSAA
IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
S.A.M Compaq 1 HP Laser1000 series 1
U.S.T.M. IBM Net vista 1 HP Deskjet600 1
U.G.R.H IBM Net vistaCompaq
11
Canon LBN810HP Laser1000series
11
Pôle C, Unité informatique IBM Net vistaCompaq
11
Lexmark E210Canon LBN810
11
Cuisine Compaq 1 HP Laser1000 series 1
Statistiques IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
Bureau des admissions IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
Pharmacie Compaq 1 HP Laser1000series
1
Laboratoire IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
Anapaht IBM ThinkCentre 1 HP Laserjet1010 1
Gestion financière etcomptable
CompaqCompaqIBM ThinkCentre
111
Canon LBN810Lexmark E210Epson matricielLQ2180
1
1
S. S. I. Compaq 1 HP Laser1000series
1
Communication IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
MAGASIN IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
Soins intensifs IBM Net vista 1 Lexmark 1
Radiologie IBM Net vista 2 2B.O.C. IBM Net vista 1
Biomédical IBM ThinkCentre 1
Administration Réseau IBM Net vista 1 Lexmark E210 1
Salle des serveurs Serveur IBM X Série 235Xeon DP 2.80 GHz
2
Total en ScesCompaqIBM Net vistaIBM ThinkCentreServeur IBM X Série 235
08140402
Reste en stock 05
Total 43 24
