Formation Budget SIFAC

FormationBudget

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Direction des FinancesCaroline WOLFF

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Budget 2

Sommaire

Adresse budgétaire

Eléments de comptabilité analytique

Elaboration budgétaire

Editions et Consultations

Contrôles budgétaires

Gestion des opérations et des conventions

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Budget 3

Adresse budgétaireAxes budgétaires obligatoires

Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes :

1/ Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté.

2/ Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. C’est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM.

3/ Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et d’analyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …)

Ces 3 axes sont obligatoires.

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Budget 4

5/ Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent s’organiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles.

4/ Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs.Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP.

Ces 2 axes sont facultatifs.

Adresse budgétaireAxes budgétaires facultatifs

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Budget 5

Adresse budgétaireAdresse de budgétisation, adresse d’imputation

L’« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse.

L’adresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui

caractérisent un budget, à savoir : Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut s’exécuter le

budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnelEt éventuellement : La source de son financement : le fonds L’opération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement.

Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à l’adresse budgétaire saisie dans les pièces d’exécution.

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Budget

A l’UDS, les éléments budgétaires et analytiques (c-à-d les centres financiers, les centres de profits et les centre de coûts) ont été codifiés de manière homogène

Le budget et son exécution sont portés par des « centres financiers », c’est également sur ces éléments de structure que sont définis les contrôles de disponibilité des crédits.

Les CF de niveaux 1 sont les CF du rang le plus haut de chaque SACD (société dans Sifac)ETAB pour l’établissement principal hors SACDVALO pour le service de valorisationUNOH pour l’université ouverte des humanités

Les CF de niveau 2 correspondent aux composantes ou aux services communs et sont codés par les 3 caractères alphabétiques correspondantExemple : « ART » pour l’UFR des arts,« GEO » pour la faculté de géographie,« ILL » pour l’IUT d’Illkirch,« MED » pour la faculté de médecine,« SCD » pour le service commun de documentation« VIE » pour l’UFR des sciences de la vie

Adresse budgétaire1/ Centre financier

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Budget

Les CF de niveau 3 reposent sur une distinction par mission codée sur 1 caractère numérique :« 1 » pour la logistique immobilière « 2 » pour la logistique administrative« 3 » pour la formation aux diplômes nationaux« 4 » pour la formation aux diplômes universitaires« 5 » pour la formation non diplômante« 6 » pour les collections« 7 » pour les activités spécifiques (services de reprographie, magasins,…)« 8 » pour les bibliothèques

Exemple : GEO2 -> logistique administrative de la faculté de géographie IEP3 -> diplômes nationaux de l’IEP

Les CF de niveau 4 peuvent être créés pour adapter la structure budgétaire à l’organisation et/ou aux besoins de suivi de chaque composante

Exemple : GEO2VE -> véhicules de la faculté de géographie IEP3MR1 -> IEP master droit de l’union européenne

Le budget devra être prévu sur les seuls CF de niveau 3 et de niveau 4


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Budget

L’icône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour l’exercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de l’ouverture de l’exercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de l’exercice.

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La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle d’un périmètre financier (Etablissement)

La hiérarchie des centres financiers est définie par année (variante de hiérarchie) de manière à prendre en compte les changements de structure financière de l’établissement d’une année sur l’autre, tout en conservant l’historique des budgets votés et exécutés les années précédentes

Il est possible en cours d’année de créer des nouveaux centres financiers

Il est possible de créer jusqu’à quatre niveaux de centres financiers

Il est possible de visualiser la fiche d’un centre financier en double cliquant sur le code du centre

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Budget 9

Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier

Téléphone, fax …

Libellé,

Nom d’utilisateur,

Niveau de contrôle des disponibilités,

Adresse de facturation

Code de la hiérarchie,

Centre financier supérieur

Nom, rue, ville pour l’adresse de

livraison


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Budget 10

L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier

La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères)

L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom

La nature de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau

règlementaire (niveau 1), E pour faire un contrôle par enveloppe

sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour l’évaluativité du SAIC.

Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, N2, N3, N4, SAIC…)

L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison

Les adresses restent à renseigner


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Budget 11

La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires

Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier

L’exécution se paramètre dans SIFAC en début d’exercice.

Pour les comptes marqués du symbole , il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables

Les comptes marqués du symbole peuvent être dotés et sont exécutables.

Il est possible de visualiser la fiche d’un compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte

Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63P

Adresse budgétaire2/ Compte budgétaire

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Budget 12

Tous les comptes budgétaire sont ainsi dotables.

A l’UDS, pour des questions de présentation du budget et de lisibilité des états budgétaires, le choix a été fait de budgétiser et d’exécuter les recettes et les

dépenses sur les mêmes comptes budgétaires.

(pas de contrôle automatisé du caractère non dotable d’un compte)

Le compte budgétaire est un élément obligatoire de l’adresse budgétaire

Adresse budgétaire2/ Compte budgétaire

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Budget 13

Adresse budgétaire3/ Domaine fonctionnel

A l’UDS, les domaines fonctionnels sont des axes de comptabilité budgétaire et analytique décrivant une activité relative à une mission assurée par la composante, et permettant d’associer cette activité à une destination LOLF. En effet, les domaines fonctionnels retenus dans l’application SIFAC constituent des déclinaisons fines des destinations réglementaires.

Les destinations LOLF sont : 111 Recherche en sc de l’homme101 Formation de niveau L 112 Recherche transversale102 Formation de niveau M 113 Diffusion des savoirs 103 Formation de niveau D 114 Immobilier105 Bibliothèque et documentation 115 Pilotage106 Recherche en sc de la vie 201 Aides directes vie étud 107 Recherche en math 202 Aides indirectes vie étud108 Recherche en physique 203 Santé des étudiants109 Recherche en phy nucléaire DZ… Dépenses non décaissables110 Recherche en sc de la terre R… Recettes

A l’UDS, le budget devra être prévu sur les seules domaines fonctionnels correspondant aux actions LOLF

(pas de contrôle automatisé)

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Budget 14


Les activités correspondent aux missions assurées par l’établissement et constituent des déclinaisons plus fines des destinations LOLF

Exemples : 101ENS = réaliser les enseignements en présentiel en licence102MOBETU = favoriser la mobilité des étudiants en master105ARCH = archiver les ressources documentaires des bibliothèques106ADM = administrer les unités de recherche en sc de la vie107SRCH = réaliser une prestation de recherche en math111PVALO = réaliser un programme de recherche valorisée en sc de l’homme114TSEC = effectuer des travaux de mise en sécurité115ADM = administrer les services

A l’UDS, l’exécution budget devra être réalisée sur les seules activités(pas de contrôle automatisé)

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Budget 15


Les domaines fonctionnels correspondant à une même action LOLF réglementaire sont regroupés dans un groupe.

Il a été procédé à la création d’un groupe de domaines fonctionnels « 100 », permettant d’imputer les dépenses de niveaux licence et master, ces dépenses devront être ventilées a posteriori sur les actions LOLF réglementaires. (Les activités déclinées dans ce domaine « 100 » ne peuvent être utilisées qu’en exécution, mais ne peuvent l’être lors de la construction du budget.)

L’élaboration budgétaire et l’exécution ne doivent pas être réalisées sur les groupes de domaines fonctionnels -> L’élaboration budgétaire s’effectue sur les actions LOLF réglementaires (ex : 101)-> L’exécution budgétaire se réalise sur les activités proposées (ex: 101ENS).

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Budget 16

La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF.

Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme

Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations

Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels.

Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting.


Le domaine fonctionnel est un champs obligatoire de l’adresse budgétaire

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Budget 17

Le fonds constitue également un axe de comptabilité budgétaire et analytique, il traduit l’origine des financements.

A l’UDS, il a été convenu de renseigner les fonds de la manière suivante : impérativement pour les recettes de la recherche et de la valorisation de la recherche

afin de répondre aux enquêtes ministérielles (SIREDO…) impérativement, en recettes et en dépenses, dans le cas des financements internes à

l’UDS (dotations du CEVU, CS…) afin de pouvoir suivre un certain nombre de dépenses (investissement pédagogique, plan réussite en licence, appels d’offre du CS...)

Adresse budgétaire4/ Fonds

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Budget 18

La transaction FM_SETS_FUND3 permet d’afficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur s’appelle « FONDS »

Les groupes de fonds apparaissent en bleu, les fonds en vert

Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et d’exécution.

Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires

Il est possible de voir le détail d’un fonds en cliquant sur le code

Adresse budgétaire4/ Fonds

Le fonds est un élément facultatif de l’adresse budgétaire

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Budget 19

Les opérations et les conventions sont modélisées dans Sifac par :

un programme de financement qui porte le budget

un ou plusieurs éléments d’OTP (organigramme technique de projet) qui permettent de décrire le projet

Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé.

Adresse budgétaire5/ Programme de financement

Le PFI est un élément facultatif de l’adresse budgétaire (à renseigner dans le cadre d’une convention)

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Budget

Adresse de budgétisationAdresse de budgétisation

CentreFinancier

CentreFinancier

Compte budgétaireCompte

budgétaire

Domaine Fonctionnel

Actions LOLF

Domaine Fonctionnel

Actions LOLFFondsFonds Programme

de financementProgramme

de financement

Adresse d’imputationAdresse d’imputation

Centre de coût / Centre de profitCentre de coût

/ Centre de profit

Groupe de marchandises /

Article

Groupe de marchandises /

Article

Domaine Fonctionnel

Activités

Domaine Fonctionnel

ActivitésFondsFonds éOTPéOTP

Adresse budgétaireAdresse budgétaireConclusion : adresse de budgétisation, adresse d’imputationConclusion : adresse de budgétisation, adresse d’imputation

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Budget 21

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Budget 22

Pour chaque centre financier, sont associés des centres de coûts et des centres de profit. Ces éléments constituent la structure analytique de l’arborescence et sont le point d’entrée de toutes les dépenses et les recettes de la composante.

La dépense est imputée sur un centre de coûts duquel est dérivé le centre financier.La recette est imputée sur un centre de profit duquel est dérivé le centre financier.

Ces éléments analytiques doivent permettre l’imputation directe sur des objets de coûts « finaux » (diplôme ou labos de recherche) ou intermédiaires, c’est-à-dire nécessitant une re-ventilation ultérieure (ex Logistique immobilière de l’UFR).

Enfin, les activités relevant de chaque mission assurée par la composante sont décrites par le « Domaine fonctionnel » (à rapprocher des destinations au sens de la LOLF).Ainsi, toute imputation de dépenses ou de recettes devra nécessairement référencer le groupe de marchandises (groupes articles pour les recettes), le centre de coût ou (de profit), le domaine fonctionnel, et éventuellement le fonds (cad l’origine du financement) et l’éOTP.

Eléments de comptabilité analytiquePrincipes de modélisation

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Budget 23

Eléments de comptabilité analytiqueStructure analytique de l’établissement

Coût de l’activité « faire connaître l’offre de formation » à l’UdS

Coût de la Licence Arts visuels à l’UdS

Les activités sont détaillées au sein des domaines fonctionnels

Les objets de coûts sont représentés par les centres de coûts

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Budget 24

Eléments de comptabilité analytiqueLes missions de logistique immobilière, administrative et les activités spécifiques

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Budget 25

Eléments de comptabilité analytiqueLes missions de formation

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Budget 26

Eléments de comptabilité analytiqueLes dépenses de personnel

Les dépenses de personnel dans SIFAC

Pour répondre aux contraintes du logiciel HARPEGE et aux modalités de réalisation de la paie à façon dans SIFAC, une UB technique « PAIE » est constituée, l’ensemble des dépenses de personnel y seront retracées. Pour les personnels payés sur ressources propres des composantes hors contrats de recherche, un centre financier dédié, par composante, est crée dans l’UB PAIE. Les dépenses des personnels payés sur contrats de recherche seront, quant à eux, imputés directement sur les eOTP correspondants.Les composantes conserveront par conséquent la maîtrise de la gestion de ce type de crédits.

Lors de l’élaboration budgétaire, il faudra veiller à construire des budgets de fonctionnement et d’investissement sur les centres financiers des composantes, et à construire un budget de dépenses de personnels sur le centre financier dédié dans l’UB PAIE. La re-ventilation des dépenses de personnels sur les centres de coûts de la composante sera fait a posteriori suivant des clés de ventilation définies en accord avec les composantes.

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Budget 27

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Budget 28

Elaboration budgétaireGénéralités

L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration.

La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion.

Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration.

Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire.

Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

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Budget 29

La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une Version de budget préparatoire vers un Budget Voté.

Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes)

Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes)

Mise à disposition du Budget voté (BP, DM)

Mise à disposition du Budget voté (BP, DM)

Versions préparatoiresVersions préparatoires Version exécutoireVersion exécutoire

PR1 V0

Vote du budget

Saisie des rectifications et des amendements

Saisie des rectifications et des amendements

Vote des grandes masses

Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2)

peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central peut saisir sur PR2.

Elaboration budgétaireFlux SIFAC

PR2

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Budget 30

FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données d’en-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type

de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie

FMBB: Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation

La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet d’avoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants

A l’UDS, pour le budget 2011, cette transaction ne devrait pas être utilisée.Le budget devrait être saisi via un tableur excel ou un logiciel spécifique.

Elaboration budgétaireTransactions utilisées

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Budget 31

Pour saisir du budget (hors conventions), il faut dans un premier temps saisir les données d’en-tête :

Renseigner : L’opération : saisie pour une saisie initiale

Le type de pièce : PREV pour prévision

Exercice : année du budget à voter

Version : PR1 pour la première version de travail

Période : TS pour toutes les périodes

FMBBElaboration budgétaireSaisie de budget

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Budget 32

Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes

Renseigner :

Le centre financier

Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes

Le domaine fonctionnel : destination LOLF

Le fonds : origine de financement (optionnel)

Le programme de financement (optionnel)

Le montant de la prévision

Il est possible :

De saisir autant de lignes souhaitées

Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes

FMBBElaboration budgétaireSaisie de budget

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Budget 33

Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification.

Il est nécessaire de choisir l’opération « Restituer » pour diminuer le montant d’une prévision ou « Fonds supplémentaires » pour l’augmenter.

L’opération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine s’il s’agit d’une augmentation ou d’une diminution

Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, c’est le système qui interprète le montant en fonction de l’opération.

FMBBElaboration budgétaireModification de saisie de budget

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Budget 34

La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet d’avoir un récapitulatif des saisies budgétaires.

La première page récapitule les critères de sélection de l’état :

Sélection de valeurs:

Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et l’exercice comptable

Sélection de valeurs :

Pour chaque élément, il est possible de renseigner:

Un groupe de valeurEx : CHM cumul de l’UB CHM

Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeursEx: Valeur PAG5 Centre financier PAG5

Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres d’une UB ou tous les comptes d’un chapitre.

FMRP_RW_BUDGETElaboration budgétaireConsultation des saisies

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Budget 35

Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît

Le budget d’origine (2) correspond aux saisies budgétaires

Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4)

Le budget actuel (1) correspond au budget d’origine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions

Les sous totaux par centre financier apparaissent en jauneLa ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant n’est inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement.

Budget actuel

=

Budget origine

-

Restitutions

+

Fonds supp.


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Budget 36

Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce d’origine.


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Budget 37

Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation.

Les données d’en-tête à saisir sont : L’opération « transfert » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce :

VIEX : Virements inter UB

VIIN : Virements intra UB

SAIC: Mouvements SAIC

REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre

les modifications budgétaires).

FMBBElaboration budgétaireVirements et réajustements

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Budget 38

Lors d’un transfert, il faut saisir au minimum deux lignes :

Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits

Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits

Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de l’écran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce

FMBBElaboration budgétaireVirements et réajustements

Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner l’écran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires.

Pour changer le mode d’affichage des lignes, il faut cliquer sur :

ou

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Budget 39

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Adresse budgétaire






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Budget 40


Quatre états de gestion pour l’élaboration budgétaire :

FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget

FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet d’avoir une vue croisée nature/gestion

FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions d’un même exercice (Exemple: PR1 & PR2)

FMEDDW permet d’avoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …)

Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

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Budget

1. Cliquer sur pour visualiser les variantes (personnelles ou établies par la DFI)

2. Sélectionner la variante ELAB BUDG UDS pour avoir la liste des ratios automatiquement

3. Il est possible de restreindre l’affichage par une combinaison d’axe budgétaire

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La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet d’avoir une vue croisée nature gestion

FMKFR01Editions et ConsultationsAnalyse selon ratio

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Budget

L’édition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts


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Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur

Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires

Permet de filtrer certaines valeurs

Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons

Il est possible d’avoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant

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Budget

Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes d’affichages suivantes:

Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / NATURE

Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / GESTION

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Budget 44

La transaction FMEDDW permet d’afficher les pièces saisies lors de l’élaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements.

Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et d’exporter dans Excel

FMEDDW

Les critères de sélection peuvent se faire sur :L’exercice comptable,La version,Le type de pièce,Les axes budgétaires,L’utilisateur qui a saisi, …

Editions et ConsultationsListe des pièces budgétaires

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Budget 45

La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires :

ZSIFACFMTR_BUDGETEditions et ConsultationsEtats règlementaires

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Budget 46

Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF)


Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte)

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Budget 47


L’Etat suivant s’affiche, directement éditable :

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Budget 48

Sommaire

Adresse budgétaire






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Budget 49

Contrôles budgétairesGénéralités

Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions d’exécution : engagement financier, commande d’achat, facture etc.

Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît. (Seuil fixe non paramétrable)

Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé),un message d’erreur bloquant apparaît

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Budget 50

Étanchéité des trois masses Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle règlementaire UB/Chapitre

disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches

entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement

Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-

delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans

autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées

Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

Contrôles budgétairesContrôles règlementaires

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Budget 51

A l’UDS, les contrôles de disponible ont été paramétrés de la manière suivante

Au niveau 1 c-à-d au niveau de l’établissement principal hors SACD, du service de valorisation et de l’UOH, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est prévu par la réglementation et seule une DBM permet de modifier les masses.

Au niveau 2 c-à-d au niveau des composantes, des services communs et centraux, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est paramétrable et s’effectue sur l’ensemble des crédits budgétisés au niveau 2 et aux niveaux inférieurs 3 et 4 (contrôles « agrégés »).

Aux niveau 3 et 4 c-à-d au sein des CF correspondant à l’organisation interne des composantes et des services, le disponible est contrôlé sur l’enveloppe totale du CF. Ce contrôle est paramétrable et s’effectue uniquement sur les crédits du CF (contrôle « à plat »).

A l’UDS, le budget devra être prévu et saisi sur les seuls niveaux 3 et 4

(pas de contrôle automatisé)

Contrôles budgétairesContrôles mis en place à l’Université de Strasbourg

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Budget 52Sifac - Séminaire métier novembre 2007

Contrôles budgétairesContrôles spécifiques aux conventions

TypologieeOTP

Type du PFI

DescriptionContrôles sur la convention (ou l'opération) dans la

limite du budget du Centre Financier supportContrôles sur l'Unité

Budgétaire

Ressource Affectée

RAENConvention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention

l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif

CONTRÔLE UB / CHAPITRE

RAMAConvention RA avec contrôle sur les masses de la convention

l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

RACHConvention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention

l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

RACOConvention RA avec contrôle sur les comptes de la convention

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Convention

CVENConvention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention

l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée



CVMAConvention non RA avec contrôle sur les masses de la convention

l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVCHConvention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention

l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVCOConvention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVSUConvention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

Opération sans contrat

OPENOpération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération

l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée



OPMAOpération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération

l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPCHOpération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération

l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPSUOpération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

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Budget 53

L’activation du contrôle optionnel sur l’enveloppe d’une convention simple ou d’une opération, se fait au cas par cas : C’est le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent

les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible d’étanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui

demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles d’autres composantes

Le contrôle d’étanchéité n’est pas optionnel pour les conventions à ressources affectées

Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions

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Budget 54

Sommaire

Adresse budgétaire






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Budget 55

Gestion des opérations et des conventionsGénéralités

Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions ».

Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; L’élément d’OTP est l’axe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de

l’élément d’OTP qui lui est associé.

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Budget 56

La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement

Le code du programme de financement comprend 8 caractères.

Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base

Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue

Les dates de début et de fin de validité

FMMEASUREGestion des opérations et des conventionsCréation du programme de financement

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Budget 57

Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de l’opération : Soit par saisie lors de l’élaboration budgétaire (Toutes les conventions et les

opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la

convention ou l’opération n’a pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations)Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents

La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur l’élément « programme de financement », un des cinq axes de l’adresse budgétaire.

FMBBGestion des opérations et des conventionsPrincipes de budgétisation

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Budget 58

Données d’en-tête

Opération : Saisie

Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité)

Type de pièce : CONV

Exercice : année du vote

Type de budget : Vote correspondant DM1

Version : Version préparatoire PR1

Données de postes

Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner.

Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de l’élaboration budgétaire dans une version préparatoire :

FMBBGestion des opérations et des conventionsBudgétisation au cours de l’élaboration budgétaire (ou DBM)

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Budget 59


Opération : Saisie


Type de pièce : CVRA

Exercice : année en cours

Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote)

Version : 0 (exécutoire)

Données de postes

Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner.

Les conventions RA peuvent être budgétées en cours d’exercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire.

Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur l’équilibre recette/dépense.

FMBBGestion des opérations et des conventionsBudgétisation en cours d’exercice (Conventions RA uniquement)

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Budget 60


Opération : Transfert


Type de pièce : VIIN (virement intra UB)

Exercice : année en cours

Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote)

Version : 0 (exécutoire)

Données de postes

Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA

Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter

Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents.

FMBBGestion des opérations et des conventionsBudgétisation par virements de crédits

Formation Budget SIFAC

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